Jesús Feás Muñoz
Emprendedor, Consultor y Formador
Experto en TIC’s
Aplicaciones web.
Asesoramiento y consultoría web a emprendedores.
E-learning. Formación.
NUEVAS TECNOLOGÍAS APLICADAS A LA GESTIÓN EMPRESARIAL
3 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
¿Qué vamos a ver hoy?
• Herramientas de gestión empresarial de software libre: ERP, CRM
• Aplicaciones de Google
• El sistema GTD
• Big Data
4 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE SOFTWARE LIBRE: ERP Y CRM
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
5 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Definición de ERP y CRM
• ERP (Enterprise Resource Planning)
– Sistema de gestión de la información que automatiza las prácticas de negocio.
• CRM (Customer Relationship Management):
– Sistema informático de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.
6 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Características de un ERP
• Objetivos -> Productividad, eficiencia
– Optimizar los procesos y el uso de los recursos.
– Acceder y compartir información. Mejores decisiones
– Eliminar datos y operaciones innecesarios.
– Minimizar los errores.
• Compuestos por varios módulos independientes interconectados: producción, ventas, logística, contabilidad, proyectos, almacenes, nóminas…
7 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Características de un ERP
• Configurable.
• Base de datos centralizada.
• Adaptación a la empresa. La empresa también se adapta al ERP.
• Sistema complejo y difícil de implementar.
• No es un sistema de gestión.
8 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Análisis inicial para implementar un ERP
• http://openerpspain.com/como-realizar-el-analisis-inicial-para-implantar-un-erp/
Pasemos a los CRM…
11 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Características de un sistema CRM
• Gestiona las ventas y los clientes.
• Funcionalidades:
– Automatización y promoción de ventas.
– Informes, dashboards e indicadores claves de negocio.
– Seguimiento de campañas de marketing.
– Gestión de oportunidades de negocio.
– Predicción y proyección de ventas.
12 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Ventajas de un sistema CRM
• Las de los ERP.
• Mejor uso de la información sobre los clientes.
• Mayor control del proceso de venta.
• Motivación de los empleados. ¿Helpdesk?
• Mejor servicio al cliente -> fidelización.
• Mejor planificación.
• Mejor segmentación. Nichos. Clientización.
13 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
• Web ERP-CRM adaptado a la ley española.
• Linux, Apache, Mysql, PHP.
• Licencia GNU General Public Licence.
• Simple de desarrollar, instalar y usar.
• Versiones: – DoliWamp (Windows)
– DoliMamp (Mac)
– Dolibarr (Linux)
19 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Funcionalidades principales
• Gestión de usuarios, grupos y permisos.
• Gestión de productos y servicios.
• Gestión comercial.
• Gestión financiera.
• Gestión de proyectos.
• Gestión de terceros y CRM.
• Gestión documental.
• Gestión de contratos.
• Gestión de intervenciones.
• Gestión de registro y agenda.
• Gestión de RRHH.
• Gestión de miembros.
20 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Otros módulos
• Generación de PDFs.
• Importación y exportación de datos.
• Emailing.
• Control de impuestos.
• Integración con Paypal, Paybox, Click to dial, Skype, Gravatar…
• Integración con Prestashop, Magento, OSCommerce…
21 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
¿Quién lo usa?
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Para la gestión de almacenes de elementos no inventariables.
Para optimizar procesos específicos en áreas financiera, contable y administrativa.
Para optimizar el proceso comercial offline y online con Prestashop.
Para integrar a todas las franquicias y gestionar la venta offline y online con Prestashop.
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
23 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• Dar de alta clientes y proveedores con sus correspondientes contactos.
• Introducir productos y servicios en categorías.
• Uno de los clientes tiene la consideración de cliente principal por lo que se le concede un descuento del 10% en todos los productos de la empresa. A este cliente, además, nunca se le cobrará la elaboración de presupuestos.
25 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• Inserte una nota privada en este cliente principal indicando la excepción a la elaboración de presupuestos.
• Configure la aplicación para que todos los clientes puedan recibir las principales notificaciones del sistema.
• Cree una cuenta de usuario externo para el contacto correspondiente al cliente que ha categorizado como cliente principal.
26 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• El día 30/03/2014 uno de los clientes que ha dado de alta anteriormente le pide presupuesto para la compra de 1000 sillas. Dada la cantidad solicitada se decide incluirle un descuento del 5%.
• El cliente aprueba el presupuesto el día 10/04/2014 y hace entrega de 1000 € en concepto de anticipo. Genere el correspondiente pedido y la factura de anticipo correspondiente.
• La entrega del pedido se realiza en dos partes: – El día 25/04/2014 se entregan 500 sillas que han salido del almacén 1. – El día 30/04/2014 se entrega el resto. La mercancía ha salido del almacén 2. Genere la nota de entrega correspondiente.
27 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• Realice la factura correspondiente a esta venta con fecha 01/05/2014. El pago se realizará a 30 días. Recuerde aplicar el anticipo que el cliente ya pagó.
• El cliente paga el 30% del importe total de la factura el día 01/06/2014. El resto será abonado mediante un cheque el día 15/07/2014.
• El día 17/07/2014 el cliente devuelve 100 sillas. Realice el correspondiente abono.
• Con motivo de la devolución programe en la agenda la llamada al cliente por parte de su comercial para el día 18/07/2014 a las 10:00 h. AM. A las 15:00 h. del mismo día, la tarea se confirma como realizada.
28 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• Registre en el sistema tres presupuestos, tres pedidos, tres envíos y tres facturas mediante la copia y posterior modificación de cualquiera de los documentos ya creados. Las fechas de todos estos documentos estarán comprendidas entre el 01/06/2014 y 31/12/2014.
• Eventos Reunidos, S.L. es un nuevo cliente que, el día 01/08/2014 le solicita presupuesto para que, a partir del día 01/09/2014, cada mes, le envíe 100 sillas. El día 02/08/2014 aprueba el presupuesto. Registre al cliente y genere el presupuesto y la factura recurrente a aplicar. Registre también las 4 facturas de 2014.
29 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
• Visualice las estadísticas de los presupuestos, pedidos, envíos y facturas generados.
• Cree una cuenta de acceso a Dolibarr para alguno de los contactos de sus clientes y acceda al sistema identificado como ellos para visualizar la información y documentos que se comparten.
• Exporte los datos relativos a presupuestos, pedidos, envíos y facturas en formato CSV y abra los archivos resultantes en Excel, Calc o cualquier otra aplicación de gestión de hojas de cálculo.
• Visite las secciones “Impuestos” y “Márgenes”, ¿qué información puede visualizar y para qué decisiones puede usarla?
30 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
La oficina online
• Sistema online que proporciona funcionalidades para crear, colaborar, compartir, vincular y publicar objetos internos y externos.
• Objetos:
– Documentos, presentaciones.
– Proyectos, tareas, registro de horas, calendarios.
– Usuarios, clientes, contactos, emails
– Enlaces, notas y comentarios.
31 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
La oficina online
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• Presentación:
– https://www.youtube.com/watch?v=GIYEXsklXrQ
• Manual:
– https://archive.org/details/ManualFengOffice
– http://www.fengoffice.com/web/wiki/doku.php/es:home
– https://www.youtube.com/playlist?list=PL4HH3rNWOlTd5ffVqMyubMSUxhPoINC3z
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Vamos a manejarlo
34 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Conclusiones
• ¿Qué te parecen Dolibarr y/o FengOffice como sistemas de gestión para tu proyecto de negocio?
• ¿Echas de menos alguna funcionalidad?
• Si no vas a usar Dolibarr o FengOffice, ¿de qué manera vas a trabajar en tu empresa?
36 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
APLICACIONES DE GOOGLE
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
37 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Google Drive: drive.google.com
• 15 Gb. de almacenamiento gratis. – Incluye:
• Gmail: mensajes y archivos adjuntos. • Drive: archivos de hasta 5 TB que hayas guardado en Drive, como PDF,
imágenes y vídeos. • Google Fotos: subidas como "Original".
– No cuentan: • Archivos creados de Google Docs. • Fotos subidas como “Alta calidad” (hasta 20148x2048px) • Archivos compartidos contigo.
• Sincronización con el PC y el smartphone. • Disponible sin conexión.
38 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Google Drive: consejos para su uso
• No guardes todos lo nuevo ni borres lo antiguo; organiza. • Nombra los archivos de forma que al verlos en un listado, te
provean de suficiente información. • Usa un máximo de 4 niveles de carpetas. • Guarda inmediatamente los archivos nuevos en el lugar que le
corresponde. Puedes usar una carpeta temporal, separada de las demás, para los “Archivos para mirar” o “En proceso”.
• Cada archivo debe estar en un único sitio excepto si es una copia de seguridad.
• Decide quién debe acceder a los archivos y compártelos en consecuencia.
• Usa la herramienta para destacar y colorear carpetas.
39 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Herramientas ofimáticas
• Creación colaborativa multidispositivo online de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos y Mapas.
• Límites: – Documentos: hasta 1,02 M. de caracteres y 50 MB. – Hojas de cálculo: 2 M. de celdas. – Presentaciones: 100 MB. las convertidas. – Otros: 5 TB.
• Conexión con otras aplicaciones: Gantter, Pixlr, Mindomo…
• Compartir con distintos permisos e inserción en web.
41 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Hangouts: hangouts.google.com
• Aplicación multiplataforma de mensajería instantánea desarrollada por Google Inc.
• Unifica los servicios Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts.
• Límites: – Chat: 100 personas. – Videollamada: 10 personas.
• Las conversaciones se guardan en la nube para sincronizarse entre varios dispositivos.
• Permite retransmitir en directo.
42 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
HERRAMIENTAS EN LA NUBE PARA SER MÁS PRODUCTIVOS: GTD
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
43 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Principios de GTD
No recuerdes lo que tienes que hacer, almacénalo y hazlo.
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial 44
Principios de GTD (Getting Things Done)
1. Recopilar:
– Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas que hacer.
– Todo va a la bandeja de entrada.
– No hagas nada más, sólo envía a la inbox.
45 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Principios de GTD (Getting Things Done)
2. Procesar:
– Sacar las tareas de la bandeja de entrada.
– ¿Requiere acción? Delégala o posponla.
– Si no requiere acción, archívala o elimínala.
– Si se puede hacer en 2 minutos, hazla ya.
46 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Principios de GTD (Getting Things Done)
3. Organizar en el calendario:
– Acciones próximas: “Escribir un informe” -> “Preguntar a X los requisitos del informe”.
– Proyectos: lo que requiere más de una acción. Revisar periódicamente.
– En espera: si es una acción delegada o a la espera de algo.
– Quizás: cosas para hacer que actualmente no son posible.
47 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Principios de GTD (Getting Things Done)
4. Revisar:
– Reasigna o mueve.
– Cada día, en cada momento libre.
– Prepara cada día al final del día anterior.
5. Hacer.
48 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Trucos para listas de tareas
• (Sujeto +) Verbo + Predicado.
• Incluir fecha límite.
• Apuntar si depende de alguien o necesita de algo para realizarse.
• Subdivide.
Urgente No urgente
Importante Crisis Última hora
Tareas del trabajo
No importante
Interrupciones Emails Llamadas
Distracciones
49 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Gmail: mail.google.com
• Gratuito.
• Puede usarse para cuentas midominio.com
• App móvil.
– Eliminar en vez de archivar.
– Vista de conversación.
– Confirmar acciones.
• Sorpresas en opciones de Configuración.
50 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Ajustes generales
Gmail: extensiones
• Checker Plus: gestión del correo desde Chrome. • Gmail Meter: estadísticas de uso. • Activeinbox: GTD desde Gmail. • mxHero: navaja suiza para Gmail (autodestrucción,
programación, seguimiento…) • Cloudy: adjuntar ficheros desde Dropbox, Onedrive, Drive,
Facebook, Evernote… • Wisestamp: firmas personalizadas profesionales. • Postponer email: recordatorio para correos no procesados. • Rapportive: información avanzada de tus contactos. • Boomerang: programar el envío de correos.
51 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Gmail: consejos
• Mejorar la visualización: – Destacados – Vista de conversación.
• Organizar con: – Pestañas – Etiquetas (colores) – “Carpetas” – Borrado sencillo: older_than:1y
• Automatizar con Filtros • Revisar Labs y buscar extensiones.
52 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Calendar: calendar.google.com
• Crear, compartir y publicar calendarios.
• Integración con otras aplicaciones.
• Vista superpuesta de calendarios.
• Control de asistencia a reuniones y etiquetar contactos.
• Compatibilidad con otros sistemas (ical, ics, csv)
• Varias formas de recordatorio.
• Añadir desde Gmail (botón Más)
• Incluir localizaciones (integración con Maps).
• Adjuntar archivos (integración con Drive)
53 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Calendar: gestión de tareas
• https://www.youtube.com/watch?v=xIsv2kZLxu8
54 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
• Aplicación multidispositivo para organizar y compartir información mediante libretas, notas y etiquetas. Versiones Basic, Plus, Premium, Business
• Jerarquizar: pilas de libretas y subetiquetas • Notas: fotos, texto, voz, escritura manual… • Permite crear y gestionar tareas. • Extensión para Chrome y Firefox: Web Clipper. • Permite encriptar texto (versión escritorio). • Permite fusionar notas (versión escritorio). • Arrastrar y soltar documentos a notas (escritorio).
55 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
evernote.com
• Algunos usos:
– Bloc de notas: ideas, sugerencias, recortes…
– Lista de la compra.
– Agenda de viaje.
– Manual de instrucciones.
– Guardar contraseñas.
– Organizar documentos.
– Plantillas de reuniones y calendarios.
56 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
If This, Then That: ifttt.com
• Servicio web gratuito que permite crear cadenas de eventos condicionales (“recetas”) usando como desencadenantes (“triggers”) y consecuencias (“acciones”) otros servicios web (“canales”).
• App móvil.
57 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Algunos usos
• Apagar wifi y bluetooth cuando tengas poca batería.
• Guardar adjuntos de Gmail en Dropbox.
• Publicar automáticamente en redes sociales.
• Controlar dispositivos del hogar.
• Notificaciones de gangas y ofertas.
58 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
INTRODUCCIÓN AL BIG DATA
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
60 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
¿A qué nos referimos con BigData?
• Al almacenamiento de grandes cantidades de datos y a los procedimientos usados para encontrar patrones dentro de esos datos para la creación de informes estadísticos y modelos predictivos.
• Tipos de datos: – Estructurados: fechas, nombres, números… BD
– No estructurados: documentos, emails, imágenes…
– Semiestructurados: datos con metadatos.
61 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Proceso de BigData
62 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Captura
• Generados por personas: emails, mensajes, estados, hojas de cálculo, formularios…
• Por transacciones de datos: transferencias bancarias…
• Web: movimientos de ratón, tiempo en las páginas…
• Generados por máquinas: medidores, sensores, GPS, routers…
• Biométrica: escáners de retina, huella digital, lectores de ADN
Proceso de BigData
63 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Transformación
•Extracción
•Transformación
•Carga en la base de datos
Proceso de BigData
64 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Transformación
•Extracción
•Transformación
•Carga en la base de datos
Proceso de BigData
65 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Almacenamiento
•No SQL
•Clave-valor
•Grafo
•Orientado a columnas
Proceso de BigData
66 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Análisis
• Asociación por causalidad: venta cruzada
• Minería de datos: estadística para predicciones
• Agrupación por similitud
• Análisis de texto
Proceso de BigData
67 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial
Visualización
• Gráficos
• Tablas
• Cuadro de mando integral
• Infografías
Ejemplos de BigData
• Policía: 68% de acierto sobre crímenes futuros en una zona.
• T-Mobile: reducción de portabilidad en un 50% por conocer exactamente a cada cliente -> ofertas personalizadas.
• Wal-Mart: 10% más en ventas online por ofrecer resultados más relevantes en las búsquedas.
• Lyon: informes en tiempo real sobre el tráfico para prevenir atascos.
• Illustreets: aplicación para buscar vivienda.
Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial 68
Herramientas de SmallData
• Public Data.
• Consumer Barometer.
• Google Analytics.
• Survey Monkey.
• Mailchimp.
• Alexa.
• Similarweb.
• Google Trends.
• IBM Watson Analytics.
• Tranzlogic.
• InsightSquared.
• Qualtrics.
69 Nuevas tecnologías aplicadas a la gestión empresarial