MPS Managed Print Service
Eine Herausforderung mit Spareffekt!
Dr. Hans-Werner Stottmeister VP & COO, Off Script GmbH Andreas Drechsler Off Script Consultancy Solutions & Sales Unabhängiger Berater
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2 Halle 3, Stand A20 (4d)
Agenda
1. Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor 2. Anforderungen an die Output-‐Infrastruktur aus
unterschiedlicher Sicht 3. Entwicklung des Marktes 4. MPS: von der Analyse über Op(mierung zum effek(ven
Output Management 5. Methoden und Werkzeuge für MPS 6. IT Trends bei Applika(onen und im Device Management 7. Prak(sches Beispiel eines Device Portals als SaaS 8. Résumé
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1. Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor
Deutsche Unternehmen geben 34 Mrd.€ für Drucken aus; 22,6 Mrd. € Inhouse, 11.1 Mrd.€ Outsourcing *)
In EMEA (23 Länder) betragen Druckosten 258 Mrd. € (mehr als Bru`oinlandsprodukt von Irland o. Finnland)
1 bis 3 % des Umsatzes großer und mi`elständiger Firmen wird für Output ausgegeben **)
Ursachen: o Drucken von Web Seiten und Emails o Beliebiger Druck in Farbe o Wildwuchs der Druckerinfrastruktur
mit – passendem Output Management und – Op(mierter Output – Infrastruktur
können Output -‐ Aufgaben schneller und Ressourcen schonender erfüllt und Einsparungen von 10% bis 30% erreicht werden *) Studie des cebr: eines bri;schen Wirtscha>sins;tutes im Au>rag von OKI **) Gartner/IDC/Printer vendors
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4 Halle 3, Stand A20 (4d)
2. Anforderungen an die Output Infrastruktur aus unterschiedlicher Sicht
Es liegt auf der Hand, dass zwischen den Wünschen nach Bequemlichkeit, Wechsel und Neuordnung der Unternehmensabläufe, grenzenloser Flexibilität der Nutzer sowie den Zwängen und Notwendigkeiten zur Kostenreduzierung eine Op(mierung der Output Prozesse in der Bürokommunika(onsbranche gefunden werden muss!
Dieses Modell wird durch Analyse der Outputgeräte-‐infrastruktur, Dokumenten Workflows & fortwährendem Repor(ng gefunden. Das Ergebnis ist:
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Typische Output Umgebung als Spielwiese des MPS
Electronic forms
Document storage
Files and directories
Data centre Printer
Net
wor
k P
rinte
r
Application systems
ERP Systems
Supply Chain Systems
Financial Systems
Office Applications
Mainframe System Plotter
MFP
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6 Halle 3, Stand A20 (4d)
3. Entwicklung des Marktes
Im Mi`elpunkt standen:
Im Mi`elpunkt stehen heute:
Fortwährende Workflow-‐ und Prozessgestaltung
Service Management und Systemüberwachung sowie Kostenkontrolle
Outsourcing oder Ou`asking der Dokumentenstrategie
Sokware
Hardware
Klick -‐ Verträge
Daraus folgen die neuen Schwerpunkte:
Fleet Management,
Servicebereitstellung und Koordination, Kostenkontrolle und Auswertung
…Output-Systeme werden als Teil der IT Infrastruktur betrachtet und eingesetzt
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7 Halle 3, Stand A20 (4d)
Erfolgreiche Voraussetzungen für Managed Services?
gezielte Analyse der Kundenprobleme und sachkundige Beratung von
Unternehmensberatern, Anbietern & Serviceprovidern
Bereitschaft zur Konsolidierung der
Budgets...
Bereitschaft zur Zentralisierung der Verantwortung…
Kunde
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8 Halle 3, Stand A20 (4d)
4. MPS: von der Analyse über Optimierung zum effektiven Output Management
Regelmäßige Vorschläge zur Verbesserung der Performance aus Service-, Workflow- und Finanzgesichtspunkten
Review
Erbringen der Dienstleistung und Management der Flotte. Dauerhaftes Monitoring der Outputflotte mit unserem „Device Portal“
Manage & Support
Roll out (Technologie) und Change Management (Anwender)
Aufstellung &
Einführung
Definition eines “business case”, Vorschlag über technische Lösungen und Einsparmöglichkeiten
Design
Grundsätzliches Verständnis über Druckverhalten, IT-Umgebung und Machbarkeiten
Analyse
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9 Halle 3, Stand A20 (4d)
Einsparpoten(ale im MPS Prozess
Bis 20% • technologische Standardisierung • Konsolidierung Output-Systeme • flexible Verträge • Professioneller Service
" 20% - 30% • Output-Steuerung (Software) • Reduzierung Druckvolumen • zentrale Vervielfältigung • Flottenoptimierung
" 30% - 50% • Workflow-Optimierung • Dokumenten-Management • Prozesskostenoptimierung • Outtasking/ Outsourcing
Quelle: Gartner
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10 Halle 3, Stand A20 (4d)
5. Methoden & Werkzeuge für MPS
„Turnschuh-‐Analyse“ manuelles Erfassen aller relevanten Daten der Output-‐Umgebung durch Rundgang Vorteil: Erfassung der Nutzergewohnheiten Nachteil: hoher manueller Zeitaufwand, hohe Fehlerquote
Device Scanner Analyse lokaler SNMP Scanner zur Erfassung aller Zählerstände, Netzwerkdaten der Geräte, Standorte und Tonerfüllstand; keine Sokwareinstalla(on nö(g Vorteil: große Zeitersparnis, quasi fehlerlos Nachteil: keine Informa(onen vom Nutzer Beispiel: RAK Printaudit S(ck von OFF SCRIPT
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11 Halle 3, Stand A20 (4d)
5. Methoden & Werkzeuge für MPS OFF SCRIPT -‐ MPS Analyse 2.0:
Visualisierung und Erfassung im Grundriss, automa/sche Auswertung, TCO Berechnung und Entwickeln eines Lösungsvorschlages
Digitalisierter Grundriss auf Table` PC, Einfügen der Geräte/Standorte sowie Hinzufügen der Gerätedaten vom Device Scanner RAK oder My Device Portal sowie Einfügen von Informa(onen des Nutzers
Beste Analyseform, sehr exakt, aussagefähig & schnell: Asset DB von Newfield IT zusammen mit RAK oder My Device Portal
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12 Halle 3, Stand A20 (4d)
5. Methoden & Werkzeuge für MPS
• Universal Device Management Portal (als SaaS in der Cloud)
EigenschaUen: – erfasst die Geräte aller Hersteller und deren wesentlichen technischen
Parameter (Zähler, Toner, Störungen, Alarme, Email-‐Informa(onen) – keine lokale Sokwareinstalla(on und Wartung nö(g, leichte Installa(on
ferngesteuert über das Internet, – Benutzerfreundlichkeit der Portalfunk(onen, – Standardinterface zu Dri`anbieter Sokware, – variables automa(sches Repor(ng – mit Einführung können sofort die vorhandenen Printer verwaltet werden – Installa(onen über 3 – 6 Monate als Analyse sehr effek(v für die
Beurteilung von saisonalen Schwankungen in der Output-‐Umgebung – Im Dauerbetrieb: als Fleet – Manager der Output -‐ Flo`e zu betreiben
Produkt von OFF SCRIPT: My Device Portal
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13 Halle 3, Stand A20 (4d)
5. Methoden & Werkzeuge für MPS
Printer Management SoUware lokale benutzerbezogene Analyse
Middleware, erfasst alle Output Systeme im Netzwerk und an lokalen PC, erfasst alle Printjobs und deren Verursacher (Device-‐ und User Management), Administratorplatorm zur Realisierung des komple`en Printmanagement als Ziel des MPS
EigenschaUen: – umfangreiches benutzerbezogenes Druckmanagement nach Regeln und Treibermanagement
Produkt von OFF SCRIPT:
– Printaudit PA 6 – Printaudit Assessor (60 Tage Lizenz von PA 6)
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14 Halle 3, Stand A20 (4d)
6. IT Trends bei Applika(onen und im Device Management
Die Cloud etabliert sich
SaaS ist das bevorzugte Modell! (Befragung *) – Sokware zur Miete: 20% – Platorm as Service: 16% – IT Outsourcing in Cloud: 15%
Wesentliche Gründe: -‐ Kostensenkung:22% (kein Hos(ng, keine Wartung, keine Update Probleme) -‐ bessere Skalierbarkeit und Verfügbarkeit:20% -‐ mehr Flexibilität: 19%
107 von 114 befragten IT Unternehmen schätzen, dass die Bedeutung von SaaS auch in Deutschland steigen wird **)
z.B. In den USA sind Cloud Compu4ng und SaaS weiter verbreitet!
Ist das deutsche IT Management konserva4v?
*) WOLFGANG MARTIN TEAM **) FRAUNHOFER IOA, BITKOM
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15 Halle 3, Stand A20 (4d)
7. Prak(sches Beispiel:“My Device Portal“ als SaaS von OFF SCRIPT powered by Print Audit
Lassen Sie sich das Device Portal bei OFF SCRIPT auf dem Stand A20 (4D) vorführen
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16 Halle 3, Stand A20 (4d)
8. Resümee MPS beherbergt für Endkunden ein erhebliches Einsparpoten(al und
ermöglicht eine bessere Anpassung von Vertriebs-‐und Serviceverträgen an neue Herausforderungen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung in Unternehmen sowie eine hochwer(ge Kosten-‐ und Inves((onskontrolle
Vertriebsorganisa(onen der Gerätehersteller stehen bei der Preiserosion
der Hardware vor der Aufgabe, mit Value Add Geschäksmodellen für den Anwendermarkt durch komplexere Serviceleistungen, wie etwa die Übernahme des komple`en Output Managements, die Margen wieder in die Gewinnzone zu heben.
Das Hauptaugenmerk wird schon jetzt auf Service-‐ und Workflow-‐management, Automa(sierung der Output Prozesse sowie auf eine flexible Anpassung der Service Verträge an die Kundenbedürfnisse gelegt
Durch die Komplexität der MPS Prozesse wird der Beratungsbedarf bei Endkunden-‐ sprich Anwendern-‐ stärker zunehmen, was unabhängige Unternehmensberatung in diesem Bereich mehr als bisher erforderlich macht. Eine Grundlage dazu soll der vom BITKOM herausgegeben Lei,aden Managed Print Services schaffen.
Master(nhal,ormat bearbeiten Wir sind für Sie da! Besuchen Sie uns in Halle 3,
Stand A20 (4d)
Dr. Hans-Werner StottmeisterPrinting Solutions & Professional Services OFF SCRIPT GmbH "Maternusstraße 44, "D-41352 Korschenbroich" Tel.+49 2161 675 738, Mobil: +49 151 240 44 549 """
Andreas Drechsler"Consultancy Solutions & Sales OFF SCRIPT "Markstädter Straße 23, "D-12555 Berlin" Tel.+49 30 2630 1044, Mobil: +49 160 70 30 777 ""123
Email: info@off-‐script.com www.off-‐script.com