V18.1.6
Leitfaden
Datenpflege
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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Dokument: Leitfaden_Datenpflege_IH_v02.docx
Datum: 13.05.2019 16:48:00
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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Inhalt
1 Excel Schnittstelle ..................................................................................................................... 3 1.1 Adressen ........................................................................................................................... 3 1.2 Artikel ................................................................................................................................. 5 1.3 Leistung............................................................................................................................. 6 1.4 Artikelbezug ...................................................................................................................... 7 1.5 Positionen aus Beleg in Excel ausgeben ......................................................................... 8 1.6 Feldname und Tabelle erkennen ..................................................................................... 9
2 Artikel ...................................................................................................................................... 10 2.1 Artikel-Baum-Schnellzuordnung..................................................................................... 11 2.2 Artikel-Schnelländerung ................................................................................................. 12
3 Leistungen .............................................................................................................................. 13 3.1 Leistungsstamm Felder und Funktionen ....................................................................... 13 3.2 Pflege Leistungen ........................................................................................................... 15 3.3 Leistung Baum-Schnellzuordnung ................................................................................. 16 3.4 Leistung Schnelländerung .............................................................................................. 17 3.5 Leistung inaktiv ............................................................................................................... 18
4 Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen ..................................................... 19 4.1 Kommentarzeilen für Artikel und Leistungen ................................................................. 19 4.2 Textmarken für Artikeltext und Leistungstext ................................................................. 20
5 Datanorm ................................................................................................................................ 22 5.1 Workflow Datanorm ........................................................................................................ 22
6 Artikelbezug ............................................................................................................................ 24 6.1 Artikelbezug in der Detailansicht .................................................................................... 25
7 Adressen ................................................................................................................................. 26 7.1 Adress-Infos .................................................................................................................... 26 7.2 Auswertung Adress-Infos ............................................................................................... 28 7.3 Adress-Ausdruck gesamt ............................................................................................... 29
8 Archivierung von Daten .......................................................................................................... 30 8.1 Dokman Archive anlegen ............................................................................................... 31
9 Revisionssichere Archivierung GOBD ................................................................................... 32 9.1 Revisionssicheres Archiv anlegen .................................................................................. 32 9.2 Revisionssicheres Archiv Einstellung in BIZS ................................................................ 32 9.3 GOBD – Probedruck Rechnung ..................................................................................... 33 9.4 GOBD - Revisionssichere Ablage von Belegen............................................................. 34
10 Reporte individuell anpassen ................................................................................................. 35 11 Anwendergruppe .................................................................................................................... 38
11.1 Mitarbeiter-Zuordnung .................................................................................................... 38 12 Inventur für HW ....................................................................................................................... 40 13 Musterkalkulationen ............................................................................................................... 41
13.1 Bestehende Musterkalkulation ‚Weiterverarbeiten‘ zu neuem Verkaufsbeleg .............. 41 13.2 In einem bestehenden Verkaufsbeleg ‚von Musterkalkulation übernehmen‘ ............... 41 13.3 Verkaufsbeleg direkt in der Adresse ‚aus Musterkalkulation‘ erstellen ......................... 42
14 Projektstatus ........................................................................................................................... 43 14.1 Projektstatus „Neuanlage“ ............................................................................................. 43 14.2 Projektstatus „Abgeschlossen“ ...................................................................................... 44
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1 Excel Schnittstelle
Der Austausch und die Bearbeitung von Daten sind direkt in den Anwendungsmasken verfügbar.
BIZS unterstützt dies aktuell in folgenden Masken: Adresse, Artikel, Leistung, Artikelbezug, HW-Beleg
GAEB
Der Excel Import funktioniert nach dem folgenden Prinzip:
Die Daten werden zeilenweise in Spalten getrennt erfasst. In der ersten Zeile steht die entsprechende
Spaltenüberschrift.
Die Spaltenüberschriften werden beim Import mit den BIZS Datenfeldern verknüpft und anschließend
werden die Daten in BIZS gespeichert.
Für den Import neuer Daten ist es hilfreich die Spalten abzustimmen, die in BIZS unterstützt werden.
Dafür bietet es sich an, eine Liste mit den gewünschten Spalten aus BIZS zu exportieren, und nur die
Spaltenüberschriften aus dieser Datei zu verwenden und die neuen Inhalte in die entsprechenden
Spalten einzufügen.
Wenn Sie vorhandene Daten aus BIZS überarbeiten möchten, ist es notwendig, das
jeweils eindeutige Primärfeld zu verwenden. Z.B. bei Adresse ist es die Spalte Adresse in
der die eindeutige Adressnummer gespeichert ist.
1.1 Adressen
Adressen exportieren (wie bisher) = Adressauswahl – Übergabe an Excel
Stellen Sie sich die
Exportliste nach Ihren
Anforderungen zusammen.
Entfernen Sie nicht benötigte
Spalten und ergänzen Sie
weitere Spalten. Alle
sichtbaren Spalten werden
bei der Excel-Übergabe
verwendet.
Adressen importieren = Aktionsmenü Adressen „Adressen Excel
Import“
Der Import erfolgt in 3
Schritten:
1) Excel-Datei öffnen
Geben Sie die Excel Datei
mit Ihren Importdaten an.
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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Falls Ihre Datei verschiedene
Arbeitsblätter enthält,
können Sie diese auswählen.
BIZS erkennt
übereinstimmende
Spaltennamen aus der
Exceldatei und ordnet diese
automatisch den BIZS
Datenfeldern zu.
Falls die Felder nicht auto-
matisch zugeordnet werden
konnten, ordnen Sie die
Felder manuell den
entsprechenden BIZS-
Datenfeldern zu.
Wenn Sie einzelne Spalten
nicht importieren möchten,
können Sie die Zuordnung
auch entfernen.
Nicht zugeordnete Felder
werden in BIZS
auch nicht
verändert.
2) übernehmen in Vorschau (Daten)
In diesem Schritt prüft BIZS, ob die Einträge, die übernommen werden sollen, fehlerfrei sind. Z.B. die
Länge der Daten usw. BIZS Informiert Sie über Fehler, bzw. korrigiert Inkonsistenzen automatisch.
Während der Verarbeitung zeigt BIZS das Wartesymbol an:
Nach Beendigung der Prüfung zeigt BIZS Ihnen eine entsprechende Meldung.
3) Mit „übernehmen nach BIZS“ werden die Daten in BIZS gespeichert.
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1.2 Artikel
Artikel exportieren (wie bisher): zuerst Artikelauswahl, dann Übergabe an Excel
Stellen Sie sich die
Exportliste nach Ihren
Anforderungen zusammen.
Entfernen Sie nicht
benötigte Spalten und
ergänzen Sie weitere
Spalten. Alle sichtbaren
Spalten werden bei der
Excel-Übergabe verwendet.
Artikel importieren: Aktionsmenü „Artikel Excel Import“
(Vorgang analog siehe
Adressen)
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1.3 Leistung
Leistung exportieren (wie bisher): Leistungsauswahl, dann Übergabe an Excel
Leistungen importieren: Aktionsmenü Leistung „Leistung Excel Import“
Stellen Sie sich die
Exportliste nach Ihren
Anforderungen zusammen.
Entfernen Sie nicht
benötigter Spalten und
ergänzen Sie weitere
Spalten. Alle sichtbaren
Spalten werden bei der
Excel Übergabe verwendet.
(siehe Adressen)
Der Leistungs-Import bezieht sich auf die Kopfdaten der Leistung. Es ist nicht möglich, die Kalkulation
(Artikel, Lohn, Geräte, usw.) zu importieren.
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1.4 Artikelbezug
Artikelbezug exportieren = Artikelbezug Auswahl – Übergabe an Excel
Stellen Sie sich die
Exportliste nach Ihren
Anforderungen zusammen.
Entfernen Sie nicht benötigter
Spalten und ergänzen Sie
weitere Spalten. Alle
sichtbaren Spalten werden
bei der Excel Übergabe
verwendet.
Artikelbezug importieren: Aktionsmenü Artikelbezug „Artikelbezug Excel Import“
(siehe Adressen)
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1.5 Positionen aus Beleg in Excel ausgeben
Positionen exportieren: im Beleg
– Positionen – Kontextmenü – in
Excel ausgeben
Positionen importieren = im
Beleg – Register
„Stückliste/Analyse“ – Button:
Gaeb/Excel
Der Inhalt der Excel-Datei wird
Ihnen angezeigt. Prüfen Sie die
Zuordnung der entsprechenden
Datenfelder aus der Excel-Datei.
Mit “übernehmen“ werden die
Daten in Ihren Beleg eingefügt.
Schließen Sie anschließend das
Fenster und bearbeiten Ihren
Beleg weiter.
Leitfaden - Excel Schnittstelle
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1.6 Feldname und Tabelle erkennen
In der Maske einen beliebigen Datensatz aufrufen
in das gewünschte Feld klicken
Leitfaden - Artikel
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2 Artikel
Funktionen zur Pflege von Artikeln finden Sie im Menü „Aktionen“:
Artikelkopfdaten
Artikelkalkulationsdaten Artikelbaum
Leitfaden - Artikel
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2.1 Artikel-Baum-Schnellzuordnung
Rufen Sie die Baum Schnellzuordnung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.
Stellen Sie evtl. die Spalten nach Ihren Wünschen ein, ändern Sie die Reihenfolge oder entfernen bzw.
fügen Sie notwendige weitere Spalten dieser Ansicht hinzu.
Zeigen Sie Artikel mit der Funktion Suchen oder mit der Auswahl einer Artikel Baum Position an.
Stellen Sie sich Ihre gewünschte Artikel Treffermenge zusammen und markieren Sie die Artikel, für die
Sie eine Baumzuordnung speichern möchten.
Wählen Sie im Artikelbaum die Position aus, zu der die markierten Positionen zugeordnet werden sollen.
Mit Ausführen von Baum zuordnen, werden die Änderungen gespeichert.
Leitfaden - Artikel
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2.2 Artikel-Schnelländerung
Rufen Sie die Artikelschnelländerung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.
Stellen Sie sich Ihre gewünschte Artikel Treffermenge zusammen und markieren Sie die Artikel, für die
Sie eine Änderung durchführen möchten.
Sie können verschiedene Werte für die markierten Artikel nach Ihren Vorgaben ändern.
Für die Änderung rufen Sie die Funktion „Artikel aktualisieren“ über das Aktionsmenü auf. Alternativ mit
der rechten Maustaste.
Artikel Löschen
In der Artikel Schnelländerung können Sie auch mehrere Artikel (Markierung) auf einmal löschen.
Die Funktion „Artikel löschen“ können Sie über das Aktionsmenü aufrufen.
Artikeltext „in RTF“ übernehmen
Falls bei der Datenübernahme z.B. über Datanorm oder Excel die Artikeltexte noch nicht in das RTF
Format übernommen worden sind, können Sie dies auch mit Hilfe der Artikelschnelländerung
durchführen.
Leitfaden - Leistungen
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3 Leistungen
3.1 Leistungsstamm Felder und Funktionen
Felder/ Optionen
Kennung Nummernkreis der Leistung zur Bestimmung der Leistungsnummer
(manuell oder Nummernautomatik)
Leistung Eindeutige Leistungsnummer
Suchbegriff Stichwort zur Leistung
Einheit pro 1 Einheit der Leistung – über F10 oder Stammdaten Einheiten
Kalk Datum letzte Änderung (Preis) innerhalb der Leistung
Kalkpreis Summe der kalkulierten Elemente
Zuschlag Differenz zum VK1 der Leistung
Marktpreis (VK1) = Kalkpreis + Aufschlag
Fixpreis Der VK1-Preis wird bei Fixpreis nicht geändert. Der Zuschlag wird
stattdessen angepasst.
Kalkpreis (Summe aller VKPreise innerhalb der Leistung)
+ Zuschlag
= VK1
Rundung Geben Sie den Wert an, auf den die Leistung gerundet werden soll.
Dies verändert den Zuschlag
Inaktiv Leistungen die Sie nicht veröffentlichen möchten, können Sie mit
dieser Option speichern. Diese Leistungen können nicht in Belege
hinzugefügt werden.
Leistungstext: RTF,
Leistungstext1,
Leistungstext2,
technische Beschreibung
Leitfaden - Leistungen
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Kürzel Kennzeichen Beschreibung
AR Artikel Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle HW Artikel auswählbar. Zu finden sind diese unter HW, HW Artikel
Lo Lohn Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle Lohnarten auswählbar. Zu finden sind diese unter Stammdaten,
HW, Lohnart.
Ge Gerät Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle HW Geräte auswählbar. Zu finden sind diese unter Stammdaten,
HW, HW- Gerät
Fr Fremd Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle HW Artikel auswählbar, die ein Häkchen bei Fremd gesetzt haben.
Zu finden sind diese unter HW, HW-Artikel
Le Leistung Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle Leistungen auswählbar und können als Unterleistung eingestellt
werden. Zu finden sind diese unter HW, Leistung
Te Text Bei Auswahl dieses Kennzeichens kann eine manuelle
Textbeschreibung eingetragen werden
Al Alternativ Bei Auswahl dieses Kennzeichens sind im unteren Bereich der Maske
alle HW Artikel auswählbar. Zu finden sind diese unter HW, HW Artikel.
Allerdings wird ein hier eingestellter Artikel in der Berechnung des
Gesamtpreises nicht berücksichtigt.
Berechnung innerhalb der Leistung
Kennzeiche
n
Nummer Artikeltext Menge Einheit EKPreis Zuschla
g
VKPreis Verschnitt PE Kalkmenge KalkEKPreis KalkPreis
Artikelnr
Lohnart
Gerät…
Menge
pro
Leistungs
einheit
In % =EKPreis
+
Zuschlag
In % Preise
inheit
=Menge+Ver
schnitt
=Kalkmenge
* EKPreis
Kalkmenge
*VKPreis
Summe Kalkpreis
= Kalkpreis der
Leistung
Kalkpreis (Summe aus Kalkpreis der Leistung)
+ Zuschlag in %
= VK1 (Marktpreis)
Sondersachen innerhalb der Leistungspositionen
Fix -> unabhängig der Positionsmenge im HW2-Beleg – immer die gleiche Menge
Aufmass-> Rechenweg
Leitfaden - Leistungen
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3.2 Pflege Leistungen
Die Stammdaten der Leistungen finden Sie unter HW – Leistungen
Funktionen zur Pflege von Leistungen finden Sie im Menü „Aktionen“:
Leistungskopfdaten
Leistungskalkulationsdaten Leistungsbaum
Leitfaden - Leistungen
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3.3 Leistung Baum-Schnellzuordnung
Rufen Sie die Leistung Schnellzuordnung im Leistungsstamm über das Aktionsmenü auf.
Stellen Sie evtl. die Spalten nach Ihren Wünschen ein, ändern Sie die Reihenfolge oder entfernen bzw.
fügen Sie notwendige weitere Spalten dieser Ansicht hinzu (siehe „Listen“).
Zeigen Sie Leistungen mit der Funktion Suchen oder mit der Auswahl einer Artikel Baum Position an.
Stellen Sie sich Ihre gewünschte Leistungen Treffermenge zusammen und markieren Sie die Leistungen,
für die Sie eine Baum Zuordnung speichern möchten.
Wählen Sie im Leistungsbaum die Position aus, zu der die markierten Positionen zugeordnet werden
sollen.
Mit Ausführen von Baum zuordnen, werden die Änderungen gespeichert.
Leitfaden - Leistungen
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3.4 Leistung Schnelländerung
Rufen Sie die Leistung Schnelländerung im Artikelstamm über das Aktionsmenü auf.
Stellen Sie sich Ihre gewünschte Leistungs-Treffermenge zusammen und markieren Sie die Leistungen,
für die Sie eine Änderung durchführen möchten.
Leitfaden - Leistungen
© PC-forum GmbH Seite 18
3.5 Leistung inaktiv
Leistungen, die Sie aktuell nicht verwenden möchten oder die noch nicht vollständig sind, können Sie in
der Leistungsmaske auf „inaktiv“ setzen.
Leistungen, die inaktiv sind, können nicht in Verkaufsbelege eingefügt werden, stehen Ihnen aber in der
Leistungsmaske weiterhin zur Auswahl.
Leitfaden - Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen
© PC-forum GmbH Seite 19
4 Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen
4.1 Kommentarzeilen für Artikel und Leistungen
BIZS bietet die Möglichkeit, Kommentare in Artikel- und Leistungstexten zu verwenden, die in der
Druckansicht nicht mitgedruckt werden und unsichtbar sind. Kommentarzeilen können Sie z.B. für
technische Information und interne Verwendungsinformationen einsetzen.
Beispiel: HW > Leistung
Im Leistungstext wurden
Kommentarzeilen eingefügt.
Kommentarzeilen beginnen mit: <<
Kommentarzeilen stehen identisch
auch im Artikel zur Verfügung.
In einem beliebigen Beleg wurden
eine Leistung und ein Artikel
eingefügt.
In der Positionsansicht sind die
Kommentarzeilen noch sichtbar.
In der Druckansicht werden diese
Zeilen ausgeblendet.
Leitfaden - Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen
© PC-forum GmbH Seite 20
4.2 Textmarken für Artikeltext und Leistungstext
BIZS bietet die Möglichkeit, Textmarken in Artikeln und Leistungen einzusetzen.
Die Textmarken liefern Adressdaten aus dem Projekt (Baustellenadresse) oder aus dem Beleg
(Lieferadresse).
Beispiel: HW > Leistung
In einer Leistung wurden alle
verfügbaren Textmarken inkl. Infotext
eingefügt.
Aufbau einer Textmarke:
[PRJNAME1]
Die Textmarken stehen identisch
auch im Artikel zur Verfügung.
In einem beliebigen Beleg wurden
eine Leistung und ein Artikel
eingefügt.
In der Positionsansicht sind die
Textmarken noch sichtbar. Die
Textmarken werden erst in der
Druckansicht durch die
entsprechenden Inhalte ersetzt
Leitfaden - Textmarken und Kommentare für Artikel und Leistungen
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In der Druckansicht wurden die
Textmarken durch die Inhalte aus den
entsprechenden Datenfeldern ersetzt.
Textmarken Projekt
[PRJNAME1] = Projektname1
[PRJNAME2] = Projektname2
[PRJNAME3] = Projektname3
[PRJSTRASSE] = Projekt Straße
[PRJORT] = Projekt Ort
[PRJPLZ] = Projekt PLZ
[PRJLAND] = Projekt Land
Textmarken Manuelle Lieferadresse
(Beleg)
[LIEFNAME1] = Lieferanschrift1
[LIEFNAME2] = Lieferanschrift2
[LIEFSTRASSE] = Lieferstrasse
[LIEFPLZ] = Liefer PLZ
[LIEFORT] = Liefer Ort
[ENTFERNUNG] = Entfernung
Leitfaden - Datanorm
© PC-forum GmbH Seite 22
5 Datanorm
5.1 Workflow Datanorm
Zugriff über: HW > Artikel > Aktionsmenü - „Datanorm einlesen“
Datanorm Quellen
Speichern Sie Datanorm-Daten jeweils getrennt in einem Ordner. Sollten die Daten in einem Archivformat
vorliegen, (*.zip, *.rar, usw) müssen die Daten vor dem Einlesen entpackt werden.
Datanorm-Daten enthalten mind. 1 Datei „xxx.001“ oder bestehen aus mehreren Dateien.
Neben Artikeldaten können Dateien für Rabattgruppen und /oder Warengruppen enthalten sein.
Es gibt aktuell zwei gängige Datanorm-Formate: Datanorm 4 + Datanorm 5. BIZS unterstützt beide
Formate.
Register: Daten
Geben Sie zuerst den Pfad
der Datanormdaten an.
BIZS erkennt automatisch den
Inhalt und das entsprechende
Datanorm-Format.
Wählen Sie, ob Sie die Artikel
anhand von Rabattgruppen
oder Warengruppen
auswählen möchten.
Sie können den Rabattsatz
der Artikel übernehmen oder
ändern. Mit dem Kontextmenü
können Sie die Änderungen
auch für Markierungen
durchführen.
Mit Hilfe der Option Auswahl können Sie die Rabattgruppen/Warengruppen bestimmen, die bei der
Artikelübernahme berücksichtigt werden sollen.
Leitfaden - Datanorm
© PC-forum GmbH Seite 23
Register: Einstellungen / Konfiguration
1) Sie können die gewählten
Artikel gleich mit dem
Artikelbaum verknüpfen.
2) Der manuelle Rabattsatz
gilt für alle Artikel, die Sie
importieren und überschreibt
die Werte aus dem Register
Daten.
3) Wenn Sie einen Zuschlag
angeben, errechnet BIZS den
entsprechenden VK1. Dies
können Sie auch nachträglich
über die
Artikelschnelländerung
durchführen.
4) Sie können bei den Artikeln direkt eine Lieferantenadresse in den Artikelstammdaten speichern.
Das Kennzeichen bestimmt den Nummernkreis, zu dem die Artikel zugeordnet werden.
BIZS übernimmt die Artikelnummer des Lieferanten, Sie können diesen Artikelnummern ein Kürzel
voranstellen zur leichteren Erkennung. Z.B. Fa. Schrauben Kramer Artikelnummer: 01 02 03 500 =
SK_01 02 03 500.
Register: Artikelliste
Mit „Artikel aktualisieren“ erzeugen Sie die Datanorm-Importliste unter Berücksichtigung der
vorgenommenen Einstellungen. Falls Sie anschließend noch weitere Einstellungen durchführen, ist es
notwendig die Liste erneut zu aktualisieren. Sie können mit der Auswahl/Mehrfachauswahl und dem
Kontextmenü die Auswahl für die Übernahme bestimmen und Elemente aus bzw. abwählen.
Mit dem Button „Daten in Artikelstamm“ übernehmen Sie die angezeigten Daten in Ihren BIZS
Artikelstamm
1
2
3
4
Leitfaden - Artikelbezug
© PC-forum GmbH Seite 24
6 Artikelbezug
Falls ein Artikel von mehreren Lieferanten bezogen wird, kann dies über den Artikelbezug realisiert
werden.
In der Registerkarte „ARTIKELBEZUG“ geben Sie alle Lieferanten an, die den ausgewählten Artikel
liefern.
1 Registerkarte Artikelbezug
2 Lieferant
3 Bestellnummer (Artikelnummer beim Lieferanten)
4 Artikeltext (Artikeltext beim Lieferanten)
5 Einkaufspreis (Preis beim Lieferanten)
6 Rabattsatz (Rabattsatz beim Lieferanten)
7 Preisdatum
Leitfaden - Artikelbezug
© PC-forum GmbH Seite 25
6.1 Artikelbezug in der Detailansicht
Mit Doppelklick auf den Lieferanten im HW-Artikel kann die Detailsicht des Artikelbezugs geöffnet
werden.
Hierbei wird der ausgewählte Artikelbezug im Detail angezeigt.
Ebenfalls kann eine Staffel (6) für den Artikel hinterlegt werden.
Die Ziffern 1 bis 5 entsprechen den Ziffern aus HW-Artikel.
Leitfaden - Adressen
© PC-forum GmbH Seite 26
7 Adressen
7.1 Adress-Infos
Mit Hilfe der Adress-Infos können Sie individuell und flexibel verschiedene Merkmale zu Adressen
verwalten und auswerten.
Sie können in die Liste Adress-Informationen beliebige Information manuell eintragen und speichern.
Zusätzlich bietet BIZS Ihnen die Möglichkeit mit Informationen zu arbeiten die in den Stammdaten als
Vorlage gespeichert wurden. Diese Vorgaben können auch definierte Auswahlmöglichkeiten enthalten.
Der Vorteil von vordefinierten Elementen ist die bessere Auswertungsmöglichkeit da diese einheitlich
sind.
Leitfaden - Adressen
© PC-forum GmbH Seite 27
Erstellen von vordefinierten Vorgaben:
Rufen Sie die Einstellung in den Stammdaten auf: BIZS > Stammdaten > Information
1 Einstellung Feldtyp z.B. „Dropdown“ für die Vorgabe von Auswahltexten
2 Reihenfolge – Bestimmt die Reihenfolge der Informationen bei automatischer Vorbelegung
Farbe –Informationen können unterschiedliche Farben haben, die in der Adresse angezeigt
werden
3 Vorbelegung = Bei Neuanlage einer Adresse wird diese Information automatisch eingefügt
Für Adresse / Projekte - Informationen können für Adressen und/oder Projekte verwendet werden.
4 Bei der Verwendung des Feldtyps „Combobox“ können Sie die Auswahlmöglichkeiten hinzufügen
1
2
3
4
Leitfaden - Adressen
© PC-forum GmbH Seite 28
7.2 Auswertung Adress-Infos
Die Funktion finden Sie unter: BIZS > Auswertungen
Die Adress-Infos können Sie z.B. über die Adressen-Auswertungen und über die Info-Auswertungen
verwenden.
Adressen-Auswertungen
Info-Auswertung
Leitfaden - Adressen
© PC-forum GmbH Seite 29
7.3 Adress-Ausdruck gesamt
Im Aktionsmenü der Adresse steht die neue Auswertung „Adress-Ausdruck Gesamt“ zur Verfügung.
Der Ausdruck listet alle relevanten Informationen zu einer Adresse in kompakter Form. Die Ausgabe der
Informationen kann individuell gesteuert werden. Die Ausgabe kann gedruckt oder z.B. als PDF-Format
gespeichert werden.
Leitfaden - Archivierung von Daten
© PC-forum GmbH Seite 30
8 Archivierung von Daten
BIZS wird immer mit einem Standard Archiv ausgeliefert.
Dieses Archiv wird für alle gespeicherten Daten eines Dokman verwendet und ist für alle Benutzer
zugänglich.
Zusätzlich können Sie weitere Archive angelegen und mit Rechten (Anwendergruppe) für den Zugriff von
nicht berechtigten Benutzern schützten.
Bei aktiver revisionssicherer Ablage werden entsprechende Daten in einem Systemarchiv für die Revision
gespeichert. BIZS Anwender können in diesem Archiv keine Änderungen vornehmen, z.B. sollen
archivierte Ausgangs- Eingangsrechnungen nicht mehr verändert werden.
Adresse > Dokman anlegen
Ansicht Dokman
Leitfaden - Archivierung von Daten
© PC-forum GmbH Seite 31
8.1 Dokman Archive anlegen
Aufruf Stammdaten: BIZS > Stammdaten > Dokman Archive
In diesem Beispiel wurde
ein Archiv „Vertraulich“
angelegt und der Zugriff nur
für Mitglieder der
Anwender-gruppen
„Geschäftsführung“ und
„Lohnbuchhaltung“
gewährt.
Erstellen eines Dokman in
einem geschützten Archiv.
Ansicht Infobaum für einen
Benutzer, in der
entsprechenden
Anwendergruppe.
Ansicht Infobaum für einen
Benutzer, der nicht in die
entsprechende
Anwendergruppe angehört.
Leitfaden - Revisionssichere Archivierung GOBD
© PC-forum GmbH Seite 32
9 Revisionssichere Archivierung GOBD
GOBD Verfahrensvorschrift
Für die Aktivierung der GOBD konforme Archivierung in BIZS sind folgende Schritte notwendig:
BIZS Update 18.1.x
9.1 Revisionssicheres Archiv anlegen
Beim Ersten Start von BIZS
mit ADMIN Berechtigung,
können Sie das
revisionssichere Archiv
automatisch anlegen lassen.
Berechtigung
erforderlich
Der BIZS SQL Benutzer muß im SQL-Server Datenbankverzeichnis die
Berechtigung Vollzugriff haben.
9.2 Revisionssicheres Archiv Einstellung in BIZS
Diese Einstellungen können
nachträglich nicht durch BIZS
Anwender verändert werden.
Bitte wenden Sie sich hierzu
an den BIZS Support und
vereinbaren Sie einen Termin
zur Konfiguration.
Leitfaden - Revisionssichere Archivierung GOBD
© PC-forum GmbH Seite 33
9.3 GOBD – Probedruck Rechnung
Bei aktivierter Einstellung für die GOBD-konforme Archivierung ist es nicht mehr möglich gedruckte oder
per Email versendete Rechnungen zu löschen. BIZS speichert bei jedem Druck automatisch eine PDF
Version der aktuellen Rechnung im Dokman (Büroklammer) des Vorgangs.
Während der Bearbeitung der Rechnung können Sie die Rechnung beliebig oft als „Probedruck“
ausgeben, ohne das automatisch und unveränderlich eine PDF Version gespeichert wird.
Probedruck ausgeben
Aufruf Belegdruck direkt im
Beleg
Aufruf Belegdruck in
Seitenansicht
Leitfaden - Revisionssichere Archivierung GOBD
© PC-forum GmbH Seite 34
Ansicht Probedruck
9.4 GOBD - Revisionssichere Ablage von Belegen
Voraussetzung ist die Aktivierung der revisionssicheren Ablage nach GOBD
Gedruckte Rechnungen
werden automatisch in BIZS in
revisionssicher abgelegt.
Sie erkennen an den grünen
Symbolen, ob ein Beleg
gedruckt wurde und ob eine
Ablage vorhanden ist.
Eine revisionssichere Ablage
erkennen Sie an dem
speziellen Symbol. Enthaltene
Dokumente lassen sich nun
nicht mehr entfernen.
Jeder weitere Druck erzeugt
automatisch eine neue Datei
in der Ablage.
Leitfaden - Reporte individuell anpassen
© PC-forum GmbH Seite 35
10 Reporte individuell anpassen
In BIZS stehen Ihnen an vielen Stellen Reporte zur Ausgabe von Informationen an.
Beispiel Projektstammblatt
Öffnen Sie ein Projekt in BIZS und ergänzen Sie Projektdaten.
Rufen Sie die Reportansicht über die „Seitenansicht“ auf.
Ihnen wird jetzt der Standardreport für das Projektstammblatt angezeigt.
Leitfaden - Reporte individuell anpassen
© PC-forum GmbH Seite 36
Bearbeiten eines Reportes im Designer
Rufen Sie den Belegdesigner auf mit „Beleg bearbeiten“.
Ansicht Beleg Designer
Leitfaden - Reporte individuell anpassen
© PC-forum GmbH Seite 37
Alternatives Projektstammblatt
Leitfaden - Anwendergruppe
© PC-forum GmbH Seite 38
11 Anwendergruppe
11.1 Mitarbeiter-Zuordnung
Mitarbeiter aufrufen
Admin Administrator / keine Einschränkung von Rechten Anwendergruppe Regelt die Zugriffsrechte innerhalb von BIZS
Leitfaden - Anwendergruppe
© PC-forum GmbH Seite 39
Aufrufen Programm erscheint in der Menüleiste links Neuanlage Im Programm ist der Button Neuanlage erlaubt Löschen Im Programm ist Löschen erlaubt Suchen Im Programm ist Suchen erlaubt Speichern Im Programm ist Speichern erlaubt Dokman Im Programm darf der Dokman verwendet werden
Auswertung HW Auswertung HW (Handwerk) Auswertung DL Auswertung DL (Dienstleistung) … Stammdaten aufrufen Darf Stammdaten aufrufen Baum bearbeiten Darf Artikel-, Leistungs- und Textbaum bearbeiten Keine Preise Keine Preise sichtbar Eigener Maskenpfad Hat einen eigenen Maskenpfad
Leitfaden - Inventur für HW
© PC-forum GmbH Seite 40
12 Inventur für HW
Zum Geschäftsjahresende kann in BIZS eine Inventur durchgeführt werden.
Wählen Sie hierfür LAGER – Inventur.
Klicken Sie zunächst auf Neuanlage (1.blauer Pfeil),
wählen Sie dann das Jahr aus (2.blauer Pfeil) und klicken
Sie dann auf das Diskettensymbol, um zu speichern.
Alle Artikel mit dem Häkchen Bestandsführung werden Ihnen dann im unteren Bereich aufgelistet.
Sie können sich über die Aktions-Schaltfläche „Zählliste drucken“ eine Zählliste ausdrucken.
Hinterher können Sie Ihre gezählten Werte in der Spalte Anzahl eintragen.
Dabei immer wieder auf das Symbol für Speichern klicken, damit Ihre aktuellen Werte gespeichert
werden.
Wenn Sie alles erfasst haben, so können Sie sich zum Schluss die Inventur ausdrucken über die Aktions-
Schaltfläche – Inventur drucken.
2. 1. 2.
Leitfaden - Musterkalkulationen
© PC-forum GmbH Seite 41
13 Musterkalkulationen
Mit Musterkalkulationen können Sie beliebig viele Vorlagen für Ihre Kalkulation erzeugen.
Musterkalkulationen können Sie direkt als neuen Verkaufsbeleg „Neue Musterkalkulation“ erstellen oder
über die „Weiterverarbeitung zu Musterkalkulation“ eines beliebigen Verkaufsbeleges, der als Vorlage
verwendet werden soll. Folgende Funktionen stehen Ihnen in BIZS für die Verwendung der
Musterkalkulationen zur Verfügung:
13.1 Bestehende Musterkalkulation ‚Weiterverarbeiten‘ zu neuem Verkaufsbeleg
Dafür ist es notwendig, zu der Adresse zu wechseln, bei der Sie die Musterkalkulationen gespeichert
haben (meist die eigene Adresse). Dort öffnen Sie die gewünschte Musterkalkulation und verarbeiten
diese z.B. zu einem Angebot. BIZS fragt Sie automatisch nach der neuen Adresse für diesen Beleg. Der
gesamte Inhalt der Musterkalkulation steht Ihnen nun in Ihrem neuen Verkaufsbeleg zur Verfügung und
kann angepasst werden.
13.2 In einem bestehenden Verkaufsbeleg ‚von Musterkalkulation übernehmen‘
Wenn Sie bereits einen neuen Verkaufsbeleg erzeugt haben,
können Sie in der Positionsansicht mit der rechten Maustaste
das Menü aufrufen. Mit der Funktion ‚von Musterkalkulation
übernehmen‘ rufen Sie die Auswahl an Musterkalkulationen auf.
Wählen Sie die gewünschte
Musterkalkulation aus
Markieren Sie entweder alle
Positionen oder wählen Sie
nur die Positionen aus, die Sie
in Ihren Beleg übernehmen
möchten.
Auf diesem Weg können Sie
aus verschiedenen Muster-
kalkulationen bequem Ihren
neuen Verkaufsbeleg
erzeugen.
Leitfaden - Musterkalkulationen
© PC-forum GmbH Seite 42
13.3 Verkaufsbeleg direkt in der Adresse ‚aus Musterkalkulation‘ erstellen
Sie können einen Verkaufsbeleg auch direkt in der gewünschten Adresse aus einer vorhandenen
Musterkalkulation erstellen. Die Funktion befindet sich im Aktionsmenü der Adresse.
Wählen Sie die gewünschte Belegart aus
und welche Musterkalkulation Sie
verwenden möchten.
BIZS erzeugt anschließend den neuen
Verkaufsbeleg mit den Inhalten der
Musterkalkulation für Sie und Sie können
direkt mit der Bearbeitung fortfahren.
Leitfaden - Projektstatus
© PC-forum GmbH Seite 43
14 Projektstatus
Für die Organisation Ihrer Unternehmensabläufe können Sie individuelle Projektstatus anlegen.
Zugriff über: MyBIZS > Stammdaten > Projektstatus
14.1 Projektstatus „Neuanlage“
Sie können einen Status
festlegen, welcher bei der
Neuanlage eines Projektes als
„Start“ Status verwendet
werden soll.
Leitfaden - Projektstatus
© PC-forum GmbH Seite 44
14.2 Projektstatus „Abgeschlossen“
Sie können einen Status
festlegen, welcher ein Projekt
automatisch auf
abgeschlossen setzt, wenn
der Status aktiviert wird.
Merkmal „abgeschlossen“ in
Projektmaske