LA GESTION DE PROJETS LA GESTION DE PROJETS APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA APPLIQUÉE AU SECTEUR DE LA
TRADUCTIONTRADUCTION
Module 1Module 1Préambule à la gestion de projets Préambule à la gestion de projets
Avril 2009
Auteur : Caroline BAJWEL/CBTranslation
Contributeur : Dominique Jaccard, Professeur HEIG-VD
© 2009 – Ce document peut être utilisé et divulgué librement sous réserve de mention de son auteur et de son contributeur
Module 1 - Page 2
Agenda • Qu’est-ce qu’une entreprise ?
• Pourquoi la "gestion de projet"
• Qu’est-ce qu’un projet ?
• Cartes des processus de vente
• Le contact client
• Collecte d’informations/classement
• Analyse préliminaire du projet
• Le devis
Module 1 - Page 3
Qu’est-ce qu’une entreprise ?Définition
Une entité économique
Une entité globale hiérarchisée, où convergent des compétences individuelles essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise
Une combinaison de facteurs de production
Un « distributeur » de revenus générés par les ventes, c’est-à-dire les clients
Un environnement commercial mondial et concurrentiel
Module 1 - Page 4
Qu’est-ce qu’une entreprise ? Fonctionnement/budget type d’une entreprise :
Postes :
Achats mat équipement
Fournitures diverses
EDF GDF
Fournitures entretien
Fournitures informatiques
Fournitures administratives
Crédit bail mobilier
Locations immobilières
Charges locatives
Locations mobilières
Entretien et réparations
Maintenance
Assurances
Documentation générale
Frais de salons
Honoraires divers
Commissions
Frais d'actes et contentieux
Frais de formation
Publicités
Cadeaux
Imprimerie
Dons et pourboire
Coursiers
Transport sur achat
Voyages et déplacement
Missions et réception
Frais postaux et télécom
Frais site WEB
Frais services Internet
Services bancaires
Autres frais et commissions
Prestations diverses
Taxe d'apprentissage
Formation continue
Taxe professionnelle
Organic
TVTS
Vignette
Rémunérations du personnel
Charges sociales
Tickets restaurant
Dotations aux amortissements
IFA
Total des charges fixes
chiffre d'affaires
Honoraires traduction
Honoraires divers
Marge
Taux de marge
Résultat avant impôt
Module 1 - Page 5
Pourquoi la "gestion de projet"
• Mise en place de processus industriels dans tous les domaines
• Accélération/Net économie
• Mondialisation/concurrence
• Développement exponentiel du savoir de l'humanité/complexité
Pourquoi parle-t-on de plus en plus de gestion de projet
?
Plusieurs signes
– Vulgarisation des certifications industrielles
– Utilisation croissante des logiciels de gestion de projet
– Loi sur la formation professionnelle/importance accordée à la gestion de projet
Module 1 - Page 6
Qu’est-ce qu’un projet ?
Origine et signification du terme
Latin proficere : jeter en avant
=> mouvement, trajectoire, rapport à l’espace et au temps
=> point de départ sur lequel on se base pour atteindre un but
Définitions• « Un projet se définit comme une démarche spécifique qui permet de
structurer méthodiquement une réalité à venir. Un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer la réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client ou d’une clientèle et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. » (AFNOR)
• « Une séquence d’activités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci doit être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications. » (Wysocki)
• « Un projet est une entreprise temporaire visant à créer un produit et/ou un service unique » (PMI)
Module 1 - Page 7
Qu’est-ce qu’un projet ? (suite)Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais)
• Un système dynamique à maintenir en équilibre– Chaque changement déséquilibre le projet
[Buttrick]PROJET
Objectif
Coûts Délais
=> Importance de la gestion de projet
Module 1 - Page 8
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
• ORGANISATION /
MANAGEMENT – Hiérarchie
– Coordination
– Communication
– Conflits
• TECHNIQUES– Pert
– Gantt
– Gestion des risques, coûts et délais
Facteurs humains
Outils et techniques
deux aspects de la gestion de projet
deux aspects de la gestion de projet
Module 1 - Page 9
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite)
Les principes de base
2 définitions…
• La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies.
• Selon le PMI :Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.
Module 1 - Page 10
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) L’école du caméléon
• Un objectif
• S’informer
• Ne pas faire cavalier seul
• S’adapter
• Être prudent
• Avancer sans précipitation
Module 1 - Page 11
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases
Projet : non répétitif, mais il y a des constantes
Une des constantes : possibilité de découper tout projet en quatre phases
Chaque phase pourra être découpée en étapes et en tâches
Planification LivraisonRéalisation
Analyse
Module 1 - Page 12
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Le découpage en phases (suite)
• Le découpage en phase permet de
– mettre en place une démarche "projet" qui donne une structure et facilite l’évaluation des différentes étapes
– développer et appliquer des méthodologies/techniques de gestion de projet
– fixer des points de repère qui permettent de contrôler la fin d’une étape avant le début de la suivante et l’avancement du projet
Module 1 - Page 13
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase d’analyse
Objectifs :
- Estimer les ressources, coûts et délais- Estimer les risques - Déterminer le prix de vente et la date de livraison
Projet avant le projet
- Établir le devis
Quel objectif ?
Module 1 - Page 14
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification
Objectifs:
Mise en place de la structure du projet
– Définition des responsabilités
– Planification détaillée
– Préparation des kits de traduction
– Affectation des ressources
– Contrôle des coûts et des délais
Planifier la réalisation...
Module 1 - Page 15
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite)
PROJET X
Sous-projet X1
Sous-projet X2
Sous-projet X3
Phase X1-1 Phase X1-2 Phase X1-3 Phase X3-1
Tâche X1-1-1 Tâche X1-1-2 Tâche X1-1-3planification planification
Décomposition arborescente du projet
Module 1 - Page 16
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite)
Représentation graphique du déroulement du projet
planification planification
Diagramme de Gantt
Module 1 - Page 17
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de planification (suite)
Réseau à nœuds => chemin critique
tâches permettant de diminuer la durée du projet
planification planification
• Réseau PERT
Module 1 - Page 18
Synthèse : Analyse / Planification
• Étude MIT – Harvard– Une augmentation du temps investi dans les phases de Conception-
Planification diminue la durée totale du projet
• Coût de l’erreur– Détectée en phases A/P << détectée en phases R/L
« Les gagnants passent deux fois plus de temps que les perdants sur les activités d’analyse et de planification »« Winners spend more than twice as many ressources on
pre-development activities as did losers »Bonak; 1994
Module 1 - Page 19
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation
Objectifs :
Amener le projet à sa fin
– Exécution du travail
– Pilotage coûts-délais-qualité
– Résolution de problèmes
Réaliser la planification...
Module 1 - Page 20
Suivi du projetConstat de la situation
Mise en oeuvre
InformationCommunication aux partenaires
DécisionsRespect des engagements
Replanification Mise à jour
ProjectionConséquences futures
Objectif :
Maîtriser le projet pendant la réalisation
RéalisationRéalisation
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite)
La démarche de suivi
Module 1 - Page 21
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de réalisation (suite)
Objectif : s'assurer que le projet se déroule comme prévuPlanification
Projet
Réalisé
Feedback- calendrier- budget- Objectif (qualité - spéc.)
• Contrôle– Actions correctives sur la base de mesures, rapports
– Objectif : rediriger le projet réel vers le projet planifié
RéalisationRéalisation
Contrôle de la réalisation
Module 1 - Page 22
Qu’est-ce que la gestion de projet ? (suite) Phase de livraison/terminaison
Objectifs :
Archivage de l'expérience
Engranger du savoir et savoir-faire
=> améliorer le déroulement des projets futurs
– Analyse des écarts entre planifié et réalisé
– Mémoire des opérations passées
– Évaluation du projet
Préparer l’avenir...
Module 1 - Page 23
Synthèse : livraison
• Archiver pour réutiliser
• Bilan – Délais et budget
– Forces et faiblesses/Montrer ses erreurs
• Informer– Transfert des acquis
• Suivre– Feedback du client
L’heure du bilan a sonné...
Module 1 - Page 24
Carte globale des processusDu besoin à la satisfaction du client
Processus de pilotage
Plan stratégique CommunicationPlan d’amélioration continue Revues de directionGestion des actions correctives et préventives Audits
Processus de support
Maîtrise des documents FacturationRessources Gestion des indicateurs
Analyse du projet/devis
Planification RéalisationProspection commerciale
Livraison Suivi
BESOIN
CLIENT
SATISFACTION
CLIENT
Achats
Interne
Externes
Module 1 - Page 25
Carte des processus du contact à la commande
Contact
Qualification du contactHistorique / Origine
Analyse préliminaire deséléments et calendrier
ProspectClient
Collecte d’informationsinternes et/ou externes
Accepté
Commande
DevisAction
commercialeRefusé
Éléments Éléments
Classement
Module 1 - Page 26
Le contact clientComment et pourquoi ?- Comment le client contacte-t-il l’entreprise ?
- Téléphone- E-mail- Fax- Courrier
- Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ?
- Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité
- Comment est-il amené à contacter l’entreprise ?- Prospection commerciale préalable- Publicité - Recommandation d’un tiers- Déjà client de l’entreprise
des circuits vitaux à exploiter pleinement
des informations essentielles
Module 1 - Page 27
Le contact clientComment et pourquoi ? (suite)- Comment le client contacte-t-il l’entreprise ?
- Téléphone- E-mail- Fax- Courrier
- Pourquoi contacte-t-il l’entreprise ?
- Parce qu’il a un besoin immédiat ou latent réactivité
- Comment est-il amené à contacter l’entreprise ?- Prospection commerciale préalable- Publicité - Recommandation d’un tiers- Déjà client de l’entreprise
des circuits vitaux à exploiter pleinement
des informations essentielles
Module 1 - Page 28
Le contact clientQualification du contactLa base de la relation commerciale…
Contact
Qualification du contactHistorique / Origine
ProspectClient
Module 1 - Page 29
Le contact client Qualification du besoin
Analyse préliminaire deséléments et calendrier
Collecte d’informationsinternes et/ou externes
Éléments Éléments
Classement
Module 1 - Page 30
Le contact client Qualification du besoin : checklist TraductionLangue source : Langue cible :Pays ciblé (ex. Espagne ou Portugal, Angleterre ou USA) : À qui s’adresse le document ? Document interne Diffusion à la clientèle Sujet du document : Volume (en mots, pages, signes, lignes ou feuillets*) : Existe-t-il un lexique ? Oui Sous quelle forme ? NonExiste-t-il des documents de référence ? (ex. version précédente du produit) Oui NonLe document est-il disponible sous forme électronique (logiciel et version) ? La mise en page est-elle à effectuer ? Oui Sous quel(s) logiciel(s) ? Non Sous quelle forme souhaitez-vous recevoir la traduction :- fichier électronique par e-mail (word, RTF, etc) ?- par courrier ?- par coursier ?- sur CD-ROM, etc. ?Si le document contient des illustrations devant être traduites, sous quelle forme et dans quel format sont-elles fournies (logiciel et version) ? Dans le cas où seule la traduction est demandée, quelles sont les contraintes en matière de saisie ? (gras, italiques, souligné, page par page, etc) Quels sont les délais souhaités ? * 1 page = 250 mots = 1 500 signes = 1 feuillet
Module 1 - Page 31
Le contact client Qualification du besoin : checklist Localisation de logiciels
PROGRAMME Est-il traduit ? Si oui : * Le programme sera-t-il fourni ? Oui Non
* Un lexique est-il disponible ? Oui NonCelui-ci est indispensable pour garantir la cohérence terminologique lors de la traduction du manuel.* Format sous lequel seront fournis les écrans traduits pour insertion dans la documentation ? Si non :* Une traduction est-elle envisagée ? Oui Non
* Quand ?* En interne ou en sous-traitance ? Interne Sous-traitance* Peut-il être fourni au traducteur pour référence ? Oui Non
Est-il à traduire ? Oui NonLe cas échéant, il convient d’obtenir l’ensemble des fichiers source avec toutes les spécifications nécessaires (longueur des chaînes de caractères, éléments à ne pas traduire, etc.).Volume des fichiers à traduire (mots ou signes) :MANUEL(S)Volume (pages, mots, signes ou feuillets) :
Logiciels utilisés :- Le manuel original est-il disponible sous forme électronique ? Oui Non-Logiciels utilisés : * Pour les fichiers texte ? * Pour les fichiers graphiques ?
Références :- Lexique disponible Oui Non Documents de référence disponibles Oui Non - Sous quelle forme ?Gestion du projet :- Un responsable technique pourra-t-il animer une réunion visant à présenter le produit au(x) traducteur(s) ? Oui Non- Nom de la personne chargée de valider les textes ?- Qui sera chargé de saisir les modifications éventuelles ? Vous Nous
Module 1 - Page 32
Le contact client Qualification du besoin : checklist Interprétation
DATE DE LA CONFÉRENCE :
LIEU DE LA CONFÉRENCE :
HORAIRE DE LA CONFÉRENCE (joindre programme, même provisoire) :
THÈME DE LA CONFÉRENCE :
NOMBRE ET TYPES DE PERSONNES ATTENDUES (presse, clients, distributeurs, etc.) :
LANGUES D’INTERPRÉTATION :
TYPE D’INTERPRÉTATION :
CONSÉCUTIVE : suite au discours de l’intervenant, avec prise de notes
SIMULTANÉE : parallèlement au discours de l’intervenant, en cabine
CHUCHOTÉE : interprète placé à côté d’une personne, lui chuchotant ce qui se dit lors de la conférence
LIAISON : interprétation phrase par phrase pour réunions en petit comité ou visites
VALISE/BIDULE : équipement portatif d’interprétation simultanée (sans cabine), pour espaces restreints ou visites
ÉQUIPEMENT DE LA SALLE : Cabines ? Micros ? Fournis par qui ?
NOM DU RESPONSABLE À CONTACTER SUR PLACE :
DOCUMENTATION POUR L’INTERPRÈTE (dossier de presse, agenda de la conférence, documentation technique sur les produits, documentation sur la société, etc.) :
Module 1 - Page 33
Le contact client Collecte d’informations/classement
Collecte d’informations externes et internes– Pour établir un cahier des charges clair, précis et concis
Classement– Facilité d’accès aux documents
Client
N° Projet
Source
Références
À traduire
Lexiques
CdC
Module 1 - Page 34
Analyse préliminaire du projetFormats des fichiers
Format des fichiers/identification à partir des extensions
Combinaisons linguistiques/domaines
Analyse des contraintes
Calcul du nombre de mots
Définition du processus/Calendrier
Module 1 - Page 35
Analyse préliminaire du projetLangues/domaines
Format des fichiers
Combinaisons linguistiques/domaines
Analyse des contraintes
Calcul du nombre de mots
Définition du processus/Calendrier
Module 1 - Page 36
Analyse préliminaire du projetAnalyse des contraintes
Format des fichiers
Combinaisons linguistiques/domaines
Analyse des contraintes
Calcul du nombre de mots
Définition du processus/Calendrier
Module 1 - Page 37
Analyse préliminaire du projet Calcul du nombre de mots
Format des fichiers
Combinaisons linguistiques/domaines
Analyse des contraintes
Calcul du nombre de mots
Définition du processus/Calendrier
Module 1 - Page 38
Analyse préliminaire du projetDéfinition du processus/calendrier
Format des fichiers
Combinaisons linguistiques/domaines
Analyse des contraintes
Calcul du nombre de mots
Définition du processus/Calendrier
Module 1 - Page 39
Le devisCalcul du prix de vente
AcceptéDevisAction
commercialeRefusé
Module 1 - Page 40
Le devis : contenuContenu d’un devis
- Mentions légales
- Détail des prestations/langues/fichiers
- Modalités de livraison
- Coût
- Délai
- Conditions de règlement
Module 1 - Page 41
Le devis : suivi
AcceptéDevisAction
commercialeRefusé
Un impératif commercial : le suivi de chaque devis
Module 1 - Page 42
La commande
Accepté
Commande
DevisAction
commercialeRefusé
La fin d’un processus et le début d’un autre !