Kennismaken met LEANVerbetertips en trucs
21.08.2014Tobias op den Brouw
Remco Glashouwer
• Informatie geven
• Aan de hand van 11 tips
• Kennis delen
• Onze praktijkervaringen met jullie delen
• Enthousiasme om verder te leren
• Interactief programma: jullie gaan ook aan de slag!
Ons doel van vandaag
• Opleidingen o.a. • Projectmanagers Creatieve Industrie
• Staf & Kader
• Management & Marketing
• Trainingen o.a.• Preventiemedewerker
• Communiceren & Leidinggeven
• LEAN Manufacturing
• Workshops o.a.• Customer Experience
• Kwaliteit in bedrijf
• Eet en weet bijeenkomsten
• Gezond Ondernemen o.a. • Juridische Advies
• Arbeidsrisico´s
• Duurzame Inzetbaarheid
• Duurzaam Produceren o.a.• CO2 neutraal produceren
• Milieu- en Energie management
• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
• Excellent Presteren o.a.• Marketing, Verkoop en Strategie
• Kwaliteit en LEAN Manufacturing
• Informatiebeveiliging
Aanleiding van LEAN Grafimedia?
• Duidelijke behoefte vanuit onze markt: de ISO 9001 is vaak niet effectief/daadkrachtig genoeg
• Ontwikkeling LEAN Grafimedia (fase 1) met:
• Internationale door-ontwikkeling van LEAN Grafimedia (fase 2) door middel van het Europese STIVAKO-project Leonardo LEAN
• Fase 3 (aanvraagfase) Principles of Human LEAN
• Trends in de markt:
• Huidige klantvraag (levertijd, prijs)
• Overleven of Optimaliseren
• Nieuwe communicatie-behoeften leiden tot nieuwe producten en een nieuwe positie van grafimedia bedrijven richting hun klanten
• Wat kunt u ermee / wat biedt LEAN:
• Een middel waarmee u organisaties kunt verbeteren
• Operationeel: Prestatieverbetering (kwaliteit, levertijd)
• Strategisch: Rendementsverbetering
Waarom deze workshop?
• LEAN betekent …
• ‘slank’ – geen fratsen
• LEAN invoeren begint dus ook met …
• eenvoudige oplossingen
• LEAN is een …. methodiek en een … cultuur
• verbeter
• LEAN heeft historisch een achtergrond …
• Japans-Amerikaanse auto-industrie (Toyota)
• LEAN wordt nu toegepast in …. branches
• Bijna alle!
LEAN: wie weet wat?
• Zoek mensen in de organisatie die het moeten én kunnen gaan doen
• Betrokkenheid bij de directie en betrokkenheid op de werkvloer
In de praktijk:
• LEAN (in de operatie) kan een bedrijf niet verbeteren wanneer het niet past binnen de strategische koers
• Zoek naar ambassadeurs van LEAN (verbetering) binnen het eigen bedrijf: door sociaal effect volgt de massa.
TIP 1: Begin met het mensenwerk
• Zorg er voor dat er mensen zijn die het proces kunnen observeren en feedback kunnen geven
In de praktijk:
• Na elke verandering neemt eerst de doorlooptijd (communicatie) toe. En worden er weer meer fouten gemaakt.
• Laat iemand van óp, en iemand van buiten de afdeling meekijken. Voorkom eilandjescultuur.
• Grootste eilanden in grafische bedrijven: verkoop & opmaak vs ‘de productie’.
TIP 2: Alle begin is moeilijk
• Gebruik LEAN of je verbetermethode niet als verkapte sanering.
• Durf wel te benoemen waar dingen mis gaan en beter moeten
In de praktijk:
• Eerst reorganiseren, daarna medewerkers motiveren en LEAN toepassen
• Grafimedia bedrijven voeren in het algemeen slechte functioneringsgesprekken
• Dat je de oplossing nog niet kent, betekent niet dat je geen probleem hebt
TIP 3: Wees eerlijk
Elke verandering draait om mensen!
Mensen moet je activeren. Iemand moet voorop lopen.
Wie durft?
Let op:
• Gedrag (verandering)
• Prestatie (verbetering)
• Gebruik op de werkvloer technieken voor betere inrichting en beheersing en maak kleine horizontale teams van gemotiveerde verbeteraars
• De grote massa heeft pioniers nodig om naar te kijken
In de praktijk:
• Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’
• LEAN A3 projecten
TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering
Japans Engels Nederlands
Seiri Sort out Scheiden
Seiton Set in order, systematize Schoonmaken
Seiso Shine Schikken
Seiketsu Standardize Standaardiseren
Shitsuku Self-discipline, maintain/
sustain
Systematiseren
TIP 4: Laat iedereen werken aan verbetering
In de praktijk:
• Toepassen van de LEAN techniek ‘5S’
• Projectteam samenstellen en een werkplek definiëren
Voorbeelden van 5S
• Werk met zichtbare getallen, mensen en plannen op de werkvloer (Gemba)
In de praktijk:
• Kiyoshi Suzaki: ‘7 types of waste’.
• Breng mogelijke verspillingen in kaart
• Beeldscherm met relevante informatie
over het werk, voor iedereen zichtbaar
(bijvoorbeeld alle e-mails verwerken)
TIP 5: Houdt het praktisch en zichtbaar
Overproductie
Sneller/eerder of grotere
aantallen maken dan de
klant vraagt
Overbodige Bewerking
Processen uitvoeren waar
de klant niet om gevraagd
heeft, bijv.
Talent
Ongebruikt talent, kennis
en ideeën van
medewerkers
Beweging
Nutteloze beweging
omdat de werkplek niet
goed is ingericht of
uitgerust
Fouten
Herhaling van een
proces of verbetering
van het resultaat
(defecten)
Transport
Verplaatsing van bijv.
materiaal formulieren of
kennis
Voorraad
Alles meer dan het
minimum nodig je werk te
doen, bijv. volle mail-
boxen, stapels materiaal
Wachten
Wachten op materialen
of een reactie en/of
besluit
7 verspillingen
• Zorg ervoor dat, wanneer de cultuur er rijp voor is, dat er voldoende betekenisvolle ‘grote’ veranderingen gestart worden.
• Als het roer echt om moet, doe dat dan
In de praktijk:
• Dat kan in het kleine (operationeel, ‘ondercapaciteit’) of
• Groter: aanschaf totaal nieuwe techniek (digitale rotatiepers)
• Nog groter: stap uit de klassieke druk en ga in flyers via internet (geen eigen productiecapaciteit), ga 3D printen of printed electronics doen, wordt leverancier van informatie (Layar)
TIP 6: Verander op het juiste moment
• Doorvragen om tot de kern van een probleem om verbetering te kunnen komen.
In de praktijk:
• Van een gevoelde operationele problematiek (de snijmachine snijdt niet goed genoeg) tot een strategische oplossing (er gaat meer flexibele capaciteit in mensen naar die afdeling én we investeren voor betere automatische verwerking ‘s nachts)
• Waarom verkoopt de verkoper nog dezelfde producten als 5 jaar geleden, gericht op het vullen van staal.
TIP 7: Vraag waarom
• Opdracht ‘Verspillingen’
• Opdracht 5x waarom
Jullie gaan aan de slag!
Opdracht: 7 verspillingen
Type verspilling Omschrijving van de verspilling binnen jullie bedrijf
1 Overproductie
2 Transport
3 Voorraad
4 Wachten
5 Overbodige bewerking
6 Fouten
7 Beweging
8 Talent
• Zoek en vind het knelpunt in je proces c.q. waardestroom (VSM)
• Doe hetzelfde voor de dingen waarvoor de klant wil betalen
In de praktijk:
• De eerste stap voor veel bedrijven is vaak het in kaart brengen van het feitelijke proces
• Welke handelingen voeren wij uit, hoe vaak en hoelang wachten we in het proces
• Analyseer het proces en definieer de knelpunten (resultaat: veel te verknoopte processen uit wens om ‘brede dienstverlener’ te zijn)
TIP 8: Veranderingen op basis van feiten
• Een methode om nuttige tijd en nutteloze tijd in beeld te brengen: wanneer voeg ik werkelijk waarde toe?
• Een methode om processen te meten en te verbeteren
Value Stream Map
23
WachtenReizen
Parkeren
Lopen
Aan-melden
Wacht-kamer
Diagnose
Formulier
Vervolg-afspraak Reizen
LopenWachten
Reizen
Parkeren
Lopen
Aan-melden
Wacht-kamer
BellenWachten
Behandeling
5 min. 5 min. 3 weken 35 min. 10 min. 15 min.5 min.5 min.
5 min. 35 min. 4 weken 35 min. 10 min. 15 min. 20 min.
Afspraak maken
Waarde = 25 min. (12,5%) Verspilling = 175 min. (87,5%) En zo verder voor onderzoek, en uitslag...
Patient kan weg niet vinden
Formulier X in 40% niet voorhanden
Wachtijd 25 minuten
(bron: HAN LEAN Grafimedia)
• Maak die producten waarvoor de klant het beste betaalt.
• Laat zoveel mogelijk betalen voor advies, innovatie of creatieve activiteiten die misschien niet tastbaar zijn maar wel door de klant benoemd worden als waardevolle dienstverlening.
In de praktijk:
• Een klant hoeft niet rechtstreeks voor uren te betalen indien ontwikkelwerk een unieke marktpositie geeft.
• Grafische bedrijven nemen afscheid van slechte klanten
• En die klanten komen soms terug als goede klant
TIP 9: Meet de wens van de klant
Welke behoefte heeft mijn klant?
• Wat verkoopt NS?
• Wat verkoopt Shell?
• Wat verkoopt een reisbureau?
• Wat verkoopt een uitgever?
• Wat verkoopt burgerzaken van de gemeente?
Welke behoefte heeft mijn klant?
• Wat verkoopt een prepress bedrijf?
• Wat verkoopt een drukkerij?
• Wat verkoopt een binderij?
• Wat willen JOUW klanten nu echt van JOU?
Welke behoefte heeft mijn klant?
Meer verkopen & winst Beter imago
Meer klanten Trouwe werknemers
Beter moreel Geen gedoe
Meer vrije tijd Meer bekendheid
• Kortom: Stabiliteit, Continuïteit en Waarde
• Hamvraag: WAT voeg jij toe aan je klant?
• Kies dus uitvoerbare, handzame en waardevolle verbeteracties.
• Laat de mensen van de werkvloer presenteren aan hun collega’s hoe dit blijvend bijdraagt aan een beter bedrijf voor iedereen.
In de praktijk:
TIP 10: Vier je successen
• Meer betrokkenheid personeel
• Kortere doorlooptijd (-30%, -50%), meer leverbetrouwbaarheid
• Meer overzicht en rust gedurende het volledige proces
• Minder verspilling
• Mensen flexibeler inzetbaar
• Productie-apparaat 10 % productiever
• Afdeling ordervoorbereiding 25% productiever
(graficus 2013)
• Het bedrijf wordt niet beter van een hogere productiecapaciteit als er niet meer producten verkocht kunnen worden. Geld verdienen met productiecapaciteit is alleen mogelijk voor uitzonderlijk grote bedrijven.
• Denk niet alleen aan verkopen: denk aan marketing en customer experience, juist vanwege de benutting van de eigen creatieve kracht.
In de praktijk:
• Bedrijven die expliciet ‘kwaliteitsniveau’ aanbieden
• Creatieve kracht door productenmix
• Fotografie, beeldcreatie, database publishing -> communicatiebeheer, app development
TIP 11: Denk niet alleen na over ‘productie’
• Opdracht: ‘Wie ben ik en wie wil ik zijn’
Jullie gaan weer aan de slag!
• Opdracht ‘Product analyse’
Jullie gaan weer aan de slag!
Verder ontwikkelen?
• LEAN Manufacturing
• 7 bijeenkomsten
• Start: 22 september 2014
• € 1.750,-
• LEAN Marketing
• 4 bijeenkomsten
• Start: 4 november 2014
• € 1.500,-
• LEAN in bedrijf: 7 stappen snel thuis!
• 2 bijeenkomsten
• 2 en 4 september
• € 490,-
Direct in uw bedrijf aan de slag?
• Dienstencentrum maatwerktraject: LEAN Manufacturing
• 2 - 8 bedrijfsbezoeken
• Combinatie tussen theorie en praktijk
• Mogelijke koppeling met implementatie ISO 9001:2008
• € 3.000,- tot € 10.000,-
Bedankt voor jullie aandachtGraag tot ziens ……..
21.08.2014Tobias op den Brouw
Remco Glashouwer