1
Geert Wissink. 11 oktober 2012, BPUG Seminar
INVOEREN PRINCE 2 BIJ BEELD EN GELUID
22
AGENDA
1. ACHTERGROND2. ORGANISATIE3. PROJECTEN & PROGRAMMA’S4. TAILORING PRINCE 25. LESSONS LEARNED & ISSUES
30
1. ACHTERGROND
DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST
Text
Subsidie FES 2007 - 2014: 154 miljoen euro90 miljoen euro Beeld en Geluid
MASSA DIGITISATION & PRESERVATION
9 EU aanbestedingen
90.000 uur DIGIBETA17.000 uur FILM200.000 uur AUDIO1,2 miljoen FOTO’SPlatforms voor onderwijs, creatieve industrie, publiek
Restaureren, conserveren, digitaliseren, ontsluiten
DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST
Text
830
2. ORGANISATIE
ORGANOGRAM BEELD EN GELUID
AANPAK
200 FTE
Text
75 PRINCE 2
75 P2 PRACTIONER4 MSP
2 P3O
VERDERMoPMoR
+80 FTE DOOR BVDT
11
PROJECTBUREAU
5 junior/medior projectleiders
5 senior projectleiders
2 programma-managers
1 manager
1 secretaris
Daarnaast verspreid bij units nog 3-tal projectleiders
11
12
ROL PROJECTBUREAU
Fungeert als PMO
Hierarchische aansturing projectleiders
Centre of Excellence: templates, uitleg Prince 2 (intranet, workshops en gesprekken)
Adviesrol voor MT
Project Assurance
Progress
Financial Support
12
13
GROEIPAD
2010 - Reorganisatie, start projectbureau als afdeling
2011 - Project intake procedure opgestart
2012 - Afronding Prince 2 Implementatie
2012 - PMO inrichten (P3O)
2012 - 2013 Implementatie Programmamanagement (MSP)
2013 - Portfoliomanagement (MoP)
13
1430
3. PROJECTEN & PROGRAMMA’s
15
SOORTEN PROJECTEN
Beelden voor de Toekomst
Digitalisering VHS
Digitalisering DigiBeta
Digitalisering Gesneden Platen
Digitalisering Film
Digitalisering Foto
Preservation Film
Preservation Foto
Educational Access
Corporate
Tentoonstellingen
Public website
Sponsorships
Samenwerkingen
IT Projects
R&D
Europeana
NWO Catch
European research
16
PROGRAMMA’s
Emerging programme - Gebruiker Centraal
Change programme - Media Management
Change programme - Program X (Asset Management)
Zijn afgeleiden van strategisch meerjarenplan of geven daar invulling aan.
Doel: 80% projecten onder programma hangen
16
17
PROJECTLEIDERS
- Projectleiders doen 3-5 projecten simultaan
- Aanstelling binnen projectbureau, generalisten en specialisten. Werken vaak vooral met 1 Business Unit samen
- Peer review
- Carriere pad van junior-medior-senior projectleider tot programmamanager
17
30
4. TAILORING PRINCE 2
19
DOCUMENTATIE & PROCES
Voorbereiding: Project Mandaat
Initiatie: Project Brief / Project Initiatie Documentatie
Uitvoering: Maandelijkse statusrapportages / Highlight Rapportage / Change PlansAfsluiting: Lessons Learned, End Project Report
Proces
Mergen van stuurgroepen (6-wekelijks, meerdere projecten)
20
PROJECT MANDAAT
Afstemming van Project Mandaten in MT
Geschreven door opdrachtgever
Inhoud is verkorte Project Brief
-> 2013
Portfolio advies van PMO
20
21
STATUSRAPPORTAGE
21
30
5. LESSONS LEARNED & ISSUES
23
RISKS & ISSUES
ISSUES
1. Stuurgroepleden goed informeren over rol, nog vaak onduidelijk
2. Status en registers nu nog excel based, veel handwerkText
VRAAG: wie weet een robuust,eenvoudig PPM systeem?
RISKS
1. Vanaf 2015 veel minder subsidie voor projecten -> dus ook voor PMO. Business case PMO wordt belangrijker
2. COO (trekker projectmatig werken) vertrekt, werken aan sterkere inbedding in organisatie
24
LESSONS LEARNED
1. Beginnen bij de basis werkt: opleiden van projectleiders, management en projectmedewerkers.
2. Begin klein: wij leggen nu veel aandacht op productbeschrijvingen. Begrotingsformat wordt aangeleverd door Financiele Zaken.
3. PMO rollen nu nog vooral bij mij en secretaris, breder beleggen
4. Business case denken (en baten management) bij opdrachtgevers heeft aandacht nodig
24
25
TOT SLOT: QUOTE
“Sinds het projectbureau PRINCE 2 heeft uitgerold over de projecten is mijn agenda een stuk leger”
Hans Westerhof, adjunct-directeur Beeld en Geluid (Senior Executive in veel projecten)
25
30
FIN!
SOURCECollection Netherlands Institute for Source and Vision
LICENSE Creative Commons Attribution - Share Alike
30
PHOTO CREDITS