in het digitaliseringsproces bij lokale besturen
Eddy Van der StockAfdelingshoofd ICT & GIS – stad en ocmw LokerenVoorzitter Vlaamse ICT OrganisatieVoorzitter Linked Organisation of Local Authorities
Roodborstje versus Koolmeesje
Geschiedenis digitalisering Loc Gov• Één oplossing voor één probleem• Het ontstaan van silo gebaseerde oplossingen• Weinig compatibele systemen … • Algemeen gebruik authentieke gegevensbronnen (RR, VKBO, …)
zeer beperkt doorgevoerd …• Permanent vernieuwende regelgeving =
vraagt vernieuwende systemen• Geen tijd voor doorgedreven aanpak
sterk bevraagde productieomgeving
Silo’s don’t come down by themself, they just age and get rusty
Rijksregister
Lokaal Bevolkingsbestand
Burgerlijke Stand Secretariaat Financiële dienst Aankoopdienst
AankoopsysteemBesteksysteem …
Notuleringssysteem Boekhoudsysteem
VKBO
???Burger (klant)
E-procurement
Technisch systeem
Technische dienst
Aankoopproces in a nutshell
• Behoefte – budget • Formalisering behoefte – bestek• E-procurement (e-notification / e-tendering)• Digitale offertes – verwerking aankoopverantwoordelijke• Advies• Beslissing • Meldingsfase • Bestelling • Levering / Uitvoering• Facturatie
e-Procurement
e-Notification
e-Tendering SoftwareOverheids-opdrachten
Quid? e-Catalogue
De componenten …
Bestel-administratie
Boekhouding
Notulering
Technischemodules
De flow …Opmaak behoefte
Opmaak AK-dossier
e-Notificatione-Tendering
Verwerking offertes
AgenderingRMW/GR
Verwerking beslissing
Beslissings-flow
Archiveren beslissing
Boekhouding
Ontvangst goederen/dst
Budget-controle
Bestel-administratie
Goedkeuring bestelling
(flow)
Aanmaak bestelling
Melden beslissing
De “aankoopflow” technisch
• inter-dienstelijke betrokkenheid – organisatie?• Integratie diverse systemen is vereist
• grote diversiteit van geautomatiseerde systemen en/of manuele verwerking
• er is geen algemeen “gestandaardiseerde omgeving” (vrije markt versus overheid)
e-Procurement in lokale overheden• Sterke vooruitgang van het automatiseringsproces
• Vervolledigen door volledig gebruik e-catalogue• Inventaris van de kaderovereenkomsten op diverse overheidsniveaus
(federaal, Vlaams movi ict, …)• Inventarisering van de kaderovereenkomsten binnen de lokale overheden
• De resterende pijnpunten (lees schoonheidsfoutjes) …
De oplossing brengt nieuwe vragen …Integratie van systemen vraagt geïntegreerde oplossingen
Digitaal is niet gelijk aan automatisch• Gescand gehandtekende documenten (pdf’s) moeilijk integreerbaar• Digitale documenten zijn niet officieel(?) getekend• Rechtsgeldigheid zoekt men nog vaak in gehandtekende (lees met de
hand getekende) documenten … • Quid? bruikbaarheid in digitale, geautomatiseerde systemen
De ingediende dossiers …
• Eenduidigheid van indiening (excel, pdf, open formaten?, …)• De saga van de slecht gescande en de verplicht gehandtekende
documenten … oplossing?• Rechtsgeldigheid van een getotaliseerd ingediend dossier?• Individuele stukken?
Standaarden
• OSLO – open standaarden voor lokale overheden• Betrokkenheid Vlaamse en federale overheid• Betrokkenheid vrije markt en academische wereld• Convergentie problematiek compatibiliteit
Systemen aan elkaar koppelen
Systemen een standaard opleggen
betere dienstverlening
beleidondersteunen
gegevens die voorkomen in verschillende applicaties en die daarom het best centraal worden beheerd
kerndata
contact-informatie
lokalisatie dienstverlening
Dienstverlening (= ‘dossier’)
E-procurement
Bestek Offerte Boekhouding
Quid samenwerking gemeente en ocmw?• Toegangsbeheer ambtenaren Gemeente/Stad versus OCMW• Waarom twee toegangsbeheersystemen voor één oplossing?• Eenduidigheid naar bevoegdheden/verantwoordelijkheden gemeente
en OCMW bij ondersteunende dienstverlening (aankopen, ICT, …)
De adoptietips …
• De ‘schrik overwinnen’• Succesverhalen blijven brengen• Integratiemogelijkheden communiceren (samenbrengen op een forum)
• Waarom moet iedereen het wiel blijven uitvinden / bij uitbreiding het wiel kopen?
• Hoe begin ik er aan, de schrik voor het falen van een zoveelste IT project …• Van groenboek naar witboek?
• Begeleiding?!• Opleidingen!
• Opleidingsronde van Vlaanderen (we werken hier graag aan mee vanuit regionale kenniskringen …)