30 | septiembre | 2014 Municipio de Apodaca / Advanzer
HMAPS_Manual De Usuario_MM_Datos Maestros Página 2 de 8
Índice
......................................................................................................................... 3
1.1.1 Materiales ........................................................................................................................ 3
1.1.2 Proveedores .................................................................................................................... 6
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1. Gestión de Materiales: Administración de Datos
Maestros
1.1.1 Materiales
Descripción del Proceso: A través de este proceso se describe el proceso de alta
y cambio al maestro de materiales en SAP
Objetivo del Proceso: Contar con un catálogo de materiales que controle y
mantenga de forma central y eficiente todos los productos que se compran y se
almacenan en el Municipio mediante un Responsable de Alta.
Disparador: Al momento que se solicita la creación o modificación de un material.
Áreas involucradas:
Dirección de Adquisiciones
o Comprador
Proceso:
Quién: Área de Adquisiciones
Que: Valida si se trata de un material nuevo o un material ya existente y si la
información que requiere es la necesaria para la alta.
Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico u oficio).
Quién: Área de Adquisiciones
Que: Valida si se trata de un material ya existente en el maestro de materiales
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área de Adquisiciones
Que: No aprueba la creación del dato maestro debido a que ya existe notifica al
usuario solicitante.
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Paso 1. Validación de Material Nuevo
Paso 2. Validación de Material Duplicado
Paso 3. Notificación a usuario de material existente
Definición
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Quién: Área de Adquisiciones
Que: Elabora el cambio solicitado con información referente al material.
Cómo: Dependiendo del cambio solicitado se utilizan diferentes transacciones
MM02 Modificación en Información y Bloqueo de material seleccionando
el indicador “01”
MM03 Visualizar información del dato maestro
MM06 Borrado del Material
Quién: Área de Adquisiciones Que: Notifica al Usuario de la modificación realizada al material
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área de Adquisiciones
Que: Alta del material de acuerdo a la información enviada por el usuario solicitante
Cómo: Ejecutando la transacción MM01
Quién: Área de Adquisiciones Que: Notifica al Usuario del alta realizada
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área de Adquisiciones Que: Puede consultar la siguiente información en caso de requerirlo: información de
un rango de materiales sobre categoría de valoración, grupo de artículo, centro
asignado a ese material, tipo de material, unidad de medida, nombre del usuario que
dio de alta el material Cómo: Ejecutando la transacción MM60
Para controlar y mantener de forma central y eficiente todos los productos que se
compran y se almacenan.
Importancia del Proceso
Diagrama de Flujo
Paso 4. Cambio en Material ya existente
Paso 5. Notificación a usuario de material modificado
Paso 6. Alta de Material
Paso 7. Notificación al Usuario del Alta
Paso 8. Información de Materiales
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Revisado por: Jorge García – Líder MM
Proceso: 1.1 Datos Maestros
Versión: 1.0
1.1.1 Materiales
Estado: Aprobado
Fecha de Creación: 10 Junio 2014 Fecha de Modificación: 23 Junio 2014
Macroproceso: 1. Gestión de Materiales
Subproceso: 1.1.1 Materiales
Inicio
Fin
Solicitud de creación
de Material
MANUAL
¿Información
completa?
No
Si¿Material
Nuevo?No
¿Material
Duplicado?
SiSi
No
Datos
Bloqueo
Borrado
Modificar datos del
Material
MM02
Bloquear Material
MM02
Marcar para borrado
el Material
MM06
Aviso de numero de
material creado
MANUAL
Notificación a
usuario de Material
existente
MANUAL
Notificación a
usuario de Material
modificado
MANUAL
Tipo de cambio
a Material
MM01
MM02
MM03
MM06
MM60
Transacciones
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1.1.2 Proveedores
Descripción del Proceso: A través de este proceso se describe el alta y cambios al
maestro de proveedores en SAP.
Objetivo del Proceso: Contar con un catálogo Maestro de Proveedores que
controle y dé mantenimiento de forma central y eficiente a todos los proveedores que
prestan servicios al Municipio mediante un Responsable de Alta.
Disparador: Al momento que se solicita la creación o modificación de un proveedor.
Áreas involucradas:
Dirección de Adquisiciones
o Director de Adquisiciones
Dirección de Egresos
o Encargado de Egresos
Dirección de Contabilidad
o Encargado de Contabilidad
Proceso:
Quién: Usuario Solicitante
Que: Se solicita la creación o modificación de un proveedor mediante un formato
previamente establecido el cual deberá contener la información necesaria de las
diferentes áreas involucradas para la correcta alta o modificación del proveedor en
SAP.
A quién: Área responsable de alta de proveedores
Cómo: Actividad Manual (vía correo electrónico u oficio).
Quién: Área responsable de alta de proveedores
Que: Valida que la información necesaria esté completa.
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área responsable de alta de proveedores
Que: No aprueba la creación del dato maestro debido a que ya existe el proveedor
notifica al usuario solicitante.
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Paso 1. Generar solicitud de Alta/Cambio
Paso 2. Validación de información completa
Paso 3. Notificación a usuario de material existente
Definición
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Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Elabora el cambio solicitado con información referente al proveedor
Cómo: Dependiendo del cambio solicitado se utilizan diferentes transacciones
XK02 Modificación en Información
XK05 Bloqueo
XK06 Marcar para borrado
Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Notifica al Usuario de la modificación realizada al proveedor
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área responsable de alta de proveedores Que: Alta del proveedor de acuerdo a la información enviada por el usuario solicitante
Cómo: Ejecutando la transacción XK01
Quién: Área responsable de alta de proveedores
Que: Notifica al Usuario del alta realizada
A quién: Usuario Solicitante
Cómo: Actividad Manual
Quién: Área responsable de alta de proveedores y usuarios con acceso Que: Visualiza toda la información relacionada al dato maestro del proveedor
Cómo: Ejecutando la transacción XK03
Quién: Área responsable de alta de proveedores y usuarios con acceso
Que: Visualiza toda la información relacionada a los cambios que ha sufrido el dato
maestro del proveedor, sirve para llevar una auditoria
Cómo: Ejecutando la transacción XK04
Quién: Dirección de Abastecimientos y usuarios con accesos
Que: Consulta de información del dato maestro de proveedores
Cómo: Ejecutando la transacción MKVZ
Paso 4. Cambio en proveedor ya existente
Paso 5. Notificación a usuario del proveedor modificado
Paso 6. Alta de Proveedor
Paso 7. Notificación al Usuario del Alta
Paso 10. Reporte de proveedores de compra
Paso 8. Visualizar proveedores
Paso 9. Visualizar cambio del proveedor
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Para controlar y mantener de forma central y eficiente todos los proveedores con los
que se tienen relación.
Pro
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or
Dire
cció
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uis
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Revisado por: Jorge García – Líder MM
Proceso: 1.1 Datos Meestros
Versión: 1.0
1.1.2 Proveedores
Estado: Aprobado
Fecha de Creación: 10 Junio 2014 Fecha de Modificación: 24 Junio 2014
Macroproceso: 1. Gestión de Materiales
Subproceso: 1.1.2 Proveedores
Inicio
¿Información
completa?Si
¿Proveedor
Nuevo?No
Datos
Borrado
Bloqueo
Modificar datos del
proveedor
XK02
Bloquear Material
XK05
Marcar para borrado
el Material
XK06
Fin
Alta del nuevo
proveedor
XK01
Generar solicitud de
Alta/Cambio (Carta
de Datos)
MANUAL
No
Notificación de
creación de
Proveedor
MANUAL
¿Proveedor
Duplicado?
Si
No
Notificación de
Proveedor
modificado
MANUAL
Si
Notificación de
Proveedor que ya
existe dentro del
Padrón
MANUAL
Recibir Solicitud
MANUAL
Solicitud
Tipo de cambio
a proveedor
XK02
XK05
XK06
XK01
XK03
XK04
MKVZ
Importancia del Proceso
Diagrama de Flujo
Transacciones