UNIVERSIDA ESTATAL A DISTIANCIA
ESCUELA DE CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES
PROGRAMA DE INFORMATICA
CIENCIAS EXACTAS
Trabajo Colaborativo No. 1
NOMBRE DEL CURSO: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOSTELE-INFORMÁTICOS
GRUPO No. 01
NOMBRE DEL TUTOR: ALVARO ROJAS ARAYA
Integrantes:
David Gerardo Masis Quirós
3-0367-0232
Julio Sáenz Cordero
3-0424-0134
CARTAGO-SAN JOSE
03/03/13
I CUATRIMESTRE
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las empresas se encuentran inmersas en mercados globalizados
donde la competencia es fuente y los cambios de estrategia son necesarios
para vencer los obstáculos y generar ventaja sobre los demás. Lograr estos
cambios requiere herramientas administrativas dinámicas que permitan
enfrentar las variables del entorno y aprovechar al máximo las oportunidades.
Para Electro Sur Este S.A.A. generar ventajas competitivas es fundamental
para mantenerse fuerte dentro del mercado eléctrico, es por ello que debe
alinear las estrategias de cada una de sus áreas de trabajo con sus objetivos
estratégicos generales.
El presente documento muestra el plan estratégico de tecnologías de
información y las comunicaciones (PETIC) para Electro Sur Este S.A.A. con la
finalidad de ser el marco de referencia en la toma de decisiones tecnológicas,
además explica los errores más comunes que se cometen al realizar un PETIC.
PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
Analizar el entorno en materia de TIC.
Antes de comenzar, con la exposición de la tarea vamos a aclarar que se
tuvieron que establecer varios supuestos necesarios para el menor manejo de
la propuesta del PETIC. Como por ejemplo el hecho de que el departamento de
TI se dedica en su mayoría a los sistemas de gestión de la red eléctrica, pero
no así para las áreas administrativas de la compañía, y así se expondrán
algunos más supuestos necesarios.
Situación actual de la empresa Electro Sur Este S.A., con respecto a TIC.
En la actualidad la empresa cuenta con un departamento de TI, el cual se
encarga de tareas tanto de soporte, así como del desarrollo, mantenimiento y
actualización de sistemas de cómputo propios de la compañía que cumplen
funciones específicas en el área de la producción y distribución de la energía
eléctrica.
En dicho departamento se manejan los sistemas de cómputo que interactúan
con la infraestructura tecnología de generación de energía eléctrica, tanto en
forma térmica como hidráulica así como la distribución de la misma (por
ejemplo el manejo de, turbinas, sistemas de control de distribución eléctrica,
manejo de voltajes, control de las subestaciones etc.). El software que maneja
el departamento de TI está casi en su totalidad destinado al trabajo dentro del
objetivo principal de la compañía que es satisfacer la necesidad de energía de
los clientes.
Dentro del estado actual de la empresa en materia de TI, se muestra que el
departamento de TI se encuentra muy separado, de las demás áreas
estratégicas de la compañía, como por ejemplo la administración de proyectos
(como la apertura de nuevas subestaciones por ejemplo), así como del área
financiera, recursos humanos etc. Lo anterior se nota, en que mientras tanto
todo el proceso de generación y distribución eléctrica es soportado por TI,
gracias a el software propio que se maneja, las demás áreas controlan todas
sus funciones de manera independiente en cada departamento, bajo sus propio
equipos y aplicaciones (principalmente aplicaciones de uso común como las
diversas aplicaciones dentro del paquete Microsoft office).
Lo anterior dificulta de gran manera la administración de la compañía como un
todo, ya que a pesar de que existe una red interna que conecta los equipos no
se tienen procesos estandarizados por ejemplo para la presentación de
documentos, el respaldo global de datos, así como de comunicación interna de
departamentos, la cual solo se realiza principalmente de manera tradicional a
través de la internet.
Debido a las situaciones expuestas anteriormente se quiere, establecer un
modelo de integración de todas las áreas dentro de la empresa, utilizando para
esto como columna vertebral y obvia al departamento de TI. Lo que se necesita
es poder normalizar los procesos, reportes, presentación de documentos,
comunicación entre departamentos de manera que sea común a todos,
además de fortalecer el área de respaldo de todos los departamentos, de tal
forma que se pueda salvaguardar la información crítica de la empresa tanto en
los aspectos técnicos de generación de energía, así como en los aspectos
administrativos que van desde el área de recursos humanos, pasando por la
administración general hasta el área comunicación con el cliente.
Para lograr lo anterior se requerirá no solo mejoras en el área tecnológica
(mejoras en redes, servidores, administración de redes etc.), sino como punto
clave será la capacitación del personal actual en los procesos que se requiera,
así como la contratación de personal calificado y comprometido con los
objetivos de la empresa por medio del departamento de TI. Para esto se
establecerán programas de capacitación en las áreas en que se tendrán más
mejoras dentro de ti, como por ejemplo redes, administración de bases de
datos, así como la construcción y manejo de servicios web que puedan agregar
valor y dinamismo a la organización.
Todo lo anterior se tendrá que manejar dentro de un plan de actividades a
presentar a la gerencia general para su evaluación y consiguiente asignación
de recursos. Los aspectos mencionados tendrán que ser ejecutados en un
término de corto a mediano plazo debido a la importancia de las actividades
implicadas.
ANALISIS FODA:
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES
En vista de que a nivel mundial ha habido una clara disminución de la
crisis económica mundial que afecto a diversas industrias hace unos 2
o 3 años. Muchas empresas han ido paulatinamente mejorando sus
ganancias, lo que permitirá poder realizar inversiones dentro del área
de TI en materia de inversiones, y mejoras de infraestructura
tecnológica.
Se prevé que la empresa tenga participación en nuevos proyectos,
tanto de manera individual así como con socios (gubernamentales y
privados), para satisfacer la creciente demanda eléctrica dentro del
Perú, lo que introducirá más fondos a la compañía y se tendrá más
posibilidad de ejecutar proyectos dentro de TI, para controlar de
manera adecuada dichos proyectos.
Posibilidad de diversificación de los servicios que la compañía Electro
Sur Este, brinda hasta el momento, debido a la existencia de nuevas
tendencias por parte de los clientes como por ejemplo la formación de
un centro de servicios de soporte tecnológico que venda estos
servicios a otras empresas. En este nicho es vital el desarrollo a mayor
escala que la actual del departamento de TI.
Aprovechamiento de las nuevas tecnologías existentes y emergentes
para mejorar los procesos de la empresa, como por ejemplo al gran
auge y la reducción de costos de las redes inalámbricas.
AMENAZAS
Todos los convenios con otras empresas y especialmente con los
organismos gubernamentales llevan un proceso tedioso y largo para
ser aprobados y ejecutados, por lo que en algunos casos las
inversiones en TI deben de caminar un camino complicado para lograr
ponerse en práctica.
Nuevas empresas también dedicadas a la misma área de generación
de energía que cuentan con departamentos de TI más desarrollados y
mejor estructurados tanto en los procesos administrativos, como
técnicos del negocio, y utilizando tecnologías de punta, especialmente
de compañías transnacionales.
Nuevos empleados, provenientes de otros negocio u otra empresas
que no se logran acoplar a las necesidades y proyectos de TIC,
debido a aspectos como de intereses personales, lugar de residencia,
principios y/o costumbres traídos de otras empresas etc.
Existe lo que se llama “clientes libres”, que pueden decidir a quién
comprarle la energía eléctrica. Lo que genera perdida de ingreso de
recursos a la empresa y por ende la disminución de inversiones en
todos los departamentos especialmente el de TI.
Aparición de empresas que realizan outsourcing de prácticamente
todo tipo de procesos informáticos, pero que muchas veces no se
adaptan a las condiciones propias o necesarias de los negocios lo que
genera pérdidas tanto de tiempo como de recursos económicos en vez
de ganancias.
FORTALEZAS
Gran experiencia en el manejo del negocio desde hace muchísimos
años lo que facilita poder saber, hacía que áreas se puede mejorar y
encaminar el negocio. Por ejemplo la instalación de servicios web para
el pago automático de recibos.
Disposición de personal altamente calificado y con amplia experiencia
en el manejo de redes de distribución eléctricas desde el área de TI.
Programas de cómputo de producción propia para la administración de
la red eléctrica de la empresa. Lo que facilita que los procesos y
funciones sean acorde a lo que Electro Sur del Este requiere.
Muchos de los procesos dentro de TI, se tendrían que aplicársele
mejoras y no se tendrían que construir de cero por lo que se ahorraría
en tiempo y recursos económicos.
Conexiones ya establecidas entre diferentes plantas de distribución de
energía eléctrica, controladas por el área de TI, lo que facilitaría la
expansión de estas redes hacia nuevos nichos de mercado.
Disposición de la gerencia general a mejorar procesos como el
fortalecimiento de la comunicación interna, fortalecer el control de la
gestión empresarial, cumplir con la directiva de transparencia etc., lo
que implicaría la obligación de hacer mejoras e inversiones dentro del
área de TI.
Disposición de muchos proveedores para el área de Ti lo que facilita la
adquisición de equipos tanto software hardware así como de
capacitación del personal.
DEBILIDADES
Rezago en materia de tecnológica y de capacitación de personal en
especial en el uso de las nuevas aplicaciones y manejo de áreas como
las redes inalámbricas tan acogidas actualmente a nivel mundial.
Lentitud en las compras y las adjudicaciones de recursos para el área
de TI debido a procesos burocráticos dentro de la empresa o a la mala
administración de recursos.
Perdida de empleados clave o con mucha experiencia, por falta de
condiciones (económicas, de desarrollo personal y profesional, etc., de
elementos laborales básicos), dentro de la empresa, lo que provoca
que estos busquen nuevos rumbos.
Ineficiencia en la administración y elección de los proyectos de
prioridad para el departamento de TI, lo que genera pérdida de
recursos en áreas de prioridad para la empresa.
Establecer la misión, visión y estrategias de TIC
Misión del departamento de TI.
Proporcionar de soluciones informáticas actualizadas y de tecnología de
punta para facilitar la consecución de los objetivos de la empresa Electro
Sur del Este, mediante el manejo de las áreas de planeación, desarrollo
y mantenimiento de sistemas, además de consultoría y capacitación de
personal en los departamentos que la compañía requiera automatizar o
actualizar en materia tecnológica.
Visión del departamento de TI.
Ser eficiente y solido durante los próximos años para facilitar la
realización de todos los objetivos y planes de expansión de Electro sur
del Este, manteniendo estándares de calidad de reconocimiento mundial
y ser el motor interno dentro de la compañía eléctrica a la que se
pertenece, dándole servicios a la misma que vallan acorde con los
avances tecnológicos y las tendencias de mercados.
Valores del área de TI
Satisfacción del cliente: El trato hacia los clientes debe ser con
respeto y cortesía, atendiendo sus necesidades con una actitud
que genere confianza y seguridad.
Innovación: Investigación e implementación de nuevas
tecnologías que permitan el crecimiento constante de la
capacidad del área de las TICs, mejorando de forma continúa los
productos y servicios.
Calidad en los productos y servicios: Ofrecer servicios y
productos que cumplan o superen las expectativas de los clientes.
Compromiso: Con los clientes, con la sociedad y con el medio
ambiente.
Solidaridad: Trabajar para alcanzar objetivos y metas en conjunto,
donde la responsabilidad es compartida.
Responsabilidad social: Compromiso en la contribución activa al
mejoramiento de la sociedad.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESPECIFICOS DEL AREA DE TI DE LA
EMPRESA ELECTRO SUR DEL ESTE S.A
AREA FINANCIERA
REALIZAR INVERSIONES
De nuevos equipos e infraestructura tecnológica apegándose a los
estados presupuestarios de la empresa. Para esto solo se harán las
compras necesarias en las áreas de mayor urgencia e interés para el
desarrollo de los servicios informáticos de la empresa.
DESARROLLAR POSICICION DE MERCADO
Ubicarse en una posición dominante frente a la competencia por medio
de servicios de punta dentro del área de TI de tal manera que coloquen
a la empresa con una ventaja competitiva que ayude a atraer a más
clientes y así mejorar las finanzas.
AREA SERVICIO AL CLIENTE.
MEJORAR LA SATISFACCION DE CLIENTES-USUARIOS
Mediante la elección de herramientas tecnológicas adecuadas (tanto de
hardware como software), mejorar el trabajo del cliente con los
productos que el departamento de TI ofrece, esto tanto para los clientes
internos (usuarios dentro de la empresa Electro Sur) así como los
externos, (clientes de la compañía, como por ejemplo los que hacen
consultas por medio de la página web). Para los primeros mediante la
utilización de herramientas de gestión de negocios que permitan agilizar
procesos administrativos y automatizar los mismos en las áreas en
donde esto todavía no se ha realizado. Y para los segundos la
introducción de servicios dentro de la página web que permitan una
interacción más rápida, y adecuada para los tiempos actuales como por
ejemplo el uso de servicios de consultas de saldos por medio de
dispositivos móviles.
MEJORAR LA COBERTURA DEL SERVICIO
Innovar la página web de la empresa, y permita que esta sea más
funcional y que pase de ser de una página informativa (dirección de las
plantas, teléfonos, historia de la empresa etc.), a ser un servicio web,
seguro robusto, intuitivo y funcional para darle mayores opciones a los
clientes de la empresa para realizar sus trámites con la empresa.
PROMOVER USOS EFICIENTES DE ENERGIA ELECTRICA
Definir un área de educación dentro del servicio web de tal forma que se
pueda informar a los clientes sobre medios para ahorro de energía, y la
utilización de buenas prácticas de rendimiento energético. Lo anterior
también aplicaría para los usuarios internos (empleados de la empresa),
en el uso que se le da a la electricidad dentro de la empresa.
CUMPLIR CON LA DIRECTIVA DE TRANSPARENCIA
Para esto se utilizara por parte del departamento de Ti un programa de
comunicados oficiales que mantengan informados a los usuarios de los
lineamientos de la empresa, por ejemplo cambios de tarifas, cortes
eléctricos programados etc. Ya para los empleados internos se
ejecutara co9municados oficiales por parte de las gerencias de la
empresa con anuncios de interés para los empleados como concursos
internos para plazas, cambios en horarios etc.
ARE DE PROCESO INTERNO
FORTALECER EL CONTROL DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL
Esto mediante políticas de control dentro de TI que permitan, respaldar
todos los datos importantes que se generen dentro de la empresa desde
el ámbito financiero hasta el de administración de personal. De este
modo las autoridades de la empresa tendrán a disposición toda la
información relevante de la empresa para tomar las decisiones
necesarias para el futuro así como de los errores cometidos en el
pasado para que estos puedan ser estudiados y corregidos de manera
eficiente.
Además implementar herramientas de tal forma que los procesos de la
compañía queden respaldados de manera automática cada cierto tiempo
para evitar pérdidas de datos por errores humanos. Y junto con lo
anterior, la formulación de políticas de acceso o restricción a datos en
específicos para las personas según su área de trabajo y función dentro
de la empresa.
MANTENIMIENTO DE LOS PRODUCTOS DE TI ACTUALIZADOS
Todos los equipos de TI, especialmente los de software necesitan tener
un plan de actualizaciones que permitan poder sacarle el mayor
provecho al hardware con que se dispone. Por lo tanto se deberán de
tener fondos suficientes para las compras de licencias y de nuevos
productos informáticos que la empresa necesite y que no puedan ser
desarrollados dentro de la empresa. Por ejemplo gestores de bases de
datos actualizados, y licencias de antivirus por ejemplo.
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
FORTALECER VALORES
A los nuevos empleados del departamento de TI, se capacitaran en la
importancia de su trabajo para la empresa y de cómo las aplicaciones y
herramientas tecnológicas que utilizan son de indispensable importancia
para el logro de los objetivos del departamento de Ti, así como de la
empresa, y al final de cuentas del propio trabajador, ya que si la
empresa, gana todos ganan. Y los empleados antiguos se les seguirá
informando de manera esporádica y aleatoria de los objetivos de la
empresa, tanto de los nuevos lineamientos así como los que continúen
vigentes.
FORTALECER EL SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA DENTRO
DE TI
Tanto a los empleados nuevos como los antiguos se les mantendrán en
constante comunicación de los procesos que ocurran dentro del
departamento de TI, para de esta forma integrar a todo el personal en
las decisiones relevantes. Así como que estos formen parte de las
decisiones que se quieran tomar, de tal forma que se tenga un
intercambio de ideas, con la posibilidad de que algunas de estas puedan
ser tomadas en cuenta, para bien del departamento o de la empresa en
general. Todos los cambios serán informados antes de su implantación
para ser valorados por el grupo de trabajo.
PROMOVER EL DESARROLLO DE PERSONAL DENTRO DE TI
A pesar de que se quiere contratar a nuevos empleados que estén
altamente capacitados, la tecnología avanza a pasos agigantados por lo
que, se mantendrá un rol de capacitaciones constantes para todos los
empleados según su área de trabajo (programación, redes, soporte etc.),
de tal forma que cada empleado se sienta motivado y tenga
posibilidades tanto de crecimiento personal, lo que también da valor a la
empresa frente a la competencia al tener y formar ventajas competitivas
únicas.
Mapa Estratégico del Departamento de TIC
Identificar las iniciativas y proyectos estratégicos de TIC
1. Implementación de una mesa de servicios:
Con la finalidad de colaborar con Electro Sur Este S.A.A. en el
fortalecimiento de la gestión empresarial se piensa implementar una mesa
de servicios para atender las incidencias y requerimientos relacionados con
las tecnologías de información y las comunicaciones.
Descripción de la mesa de servicios
La Mesa de Servicio, o Service Desk, debe ser el único punto de contacto
(SPOC) entre los usuarios y las áreas de tecnología. Ayudando a los
usuarios a hacer el mejor uso de la tecnología informática,
suministrándoles asistencia técnica y funcional para sus consultas,
requerimientos o problemas.
Busca solucionar una gran variedad de problemas, tales como:
Baja Satisfacción de usuarios.
Varios puntos de contacto para las solicitudes de servicio y reporte
de incidentes.
Operación Reactiva.
Ausencia de información sobre el comportamiento de la Organización
de TI.
Ausencia de información que facilite la toma de decisiones sobre
cambios, control de demanda, satisfacción de usuarios, etc.
Dedicación de recursos altamente especializados en temas básicos y
operativos.
Prolongados tiempos en la solución de incidentes.
Ausencia de método o herramientas para hacer el seguimiento
efectivo de los temas operativos.
Dificultad para la estandarización de Procesos.
Dispersión de la información concerniente al comportamiento de TI.
Ausencia de mecanismos de control y medición del desempeño de
diversas áreas de TI. (ITCA, n. d.)
La mesa de servicios se implantará según Cobit (DS8 Administrar la Mesa
de Servicio y los incidentes), cumpliendo con los objetivos de control:
DS8.1 Mesa de Servicios
Establecer la función de mesa de servicio, la cual es la conexión del usuario
con TI, para registrar, comunicar, atender y analizar todas las llamadas,
incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de
información.
DS8.2 Registro de Consultas de clientes
Establecer una función y sistema que permita el registro y rastreo de
llamadas, incidentes, solicitudes de servicio y necesidades de información.
Debe trabajar estrechamente con los procesos de administración de
incidentes, administración de problemas, administración de cambios,
administración de capacidad y administración de disponibilidad.
DS8.3 Escalamiento de Incidentes
Establecer procedimientos de mesa de servicios de manera que los
incidentes que no puedan resolverse de forma inmediata sean escalados
apropiadamente de acuerdo con los límites acordados en el SLA y, si es
adecuado, brindar soluciones alternas.
DS8.4 Cierre de Incidentes
Establecer procedimientos para el monitoreo puntual de la resolución de
consultas de los clientes. Cuando se resuelve el incidente la mesa de
servicios debe registrar la causa raíz, si la conoce, y confirmar que la acción
tomada fue acordada con el cliente.
DS8.5 Análisis de Tendencias
Emitir reportes de la actividad de la mesa de servicios para permitir a la
gerencia medir el desempeño del servicio y los tiempos de respuesta, así
como para identificar tendencias de problemas recurrentes de forma que el
servicio pueda mejorarse de forma continua. (IT Governance Institute,
2007).
Resultados esperados
Contar con un único punto de contacto en donde los usuarios pueden
canalizar consultas o problemas.
Administrar de manera centralizada los requerimientos y problemas
asociados a una plataforma informática.
Ayudar a la organización en el seguimiento y mejora de procesos.
Facilitar la implementación de sistemas de control empresarial.
2. Optimización de la arquitectura tecnológica
Buscando el beneficio en el mantenimiento del equilibrio económico en
todas las actividades empresariales con el concepto de beneficio – costo, el
departamento de TI debe velar por el máximo aprovechamiento de la
arquitectura tecnológica.
Para Electro Sur Este S.A.A. es muy importante contar con una
infraestructura tecnológica fuerte que permita desarrollar eficientemente las
tareas de procesamiento tanto internas, como lo es el funcionamiento de los
sistemas de información, y de las tareas externas como puede ser el
soporte remoto a clientes. Para esto necesita equipos que sean fiables en
cuanto a rendimiento y que las empresas que los producen sean
reconocidas y faciliten el soporte técnico en caso de ser necesario. (Gómez,
C., 2001)
Descripción de la arquitectura tecnológica
La plataforma tecnológica está compuesta tanto de hardware como de
software, ya sea para el procesamiento o almacenamiento de la información
o para la comunicación y la transferencia de datos.
Los recursos tecnológicos de hardware se pueden separar según las
funciones que realizan en: servidores, estaciones de trabajo y equipos de
red. A continuación se detallan las características que deben cumplir estos
recursos para equilibrar el concepto costo – beneficio:
Servidores:
Se contará con una granja de servidores Intel Xeon, con tolerancia a fallas y
capaces de soportar la carga de trabajo que requiere Electro Sur Este
S.A.A. para satisfacer la demanda de procesamiento de datos. Las
características de estos servidores son:
Case media torre negra
Fuente de poder Silent Pro M 700W
Tarjeta Madres MSI Intel H61 Sonido, Red Video y conexión
Ethernet10/100 integrado
Procesador Intel® Xeon® E5-2640 2.50GHz, 15M Cache, 7.2GT/s
QPI, Turbo, 6C, 95W
Memoria Ram 4GB RDIMM, 1600 MT/s, Standard Volt, Dual Rank,
x8 Data Width
Disco Duro 2TB (2000GB) SATA
Unidad Lectora DVD Writer Sata 22X
Kit Mouse teclado y parlantes GENIUS
Monitor AOC LCD 18.5 Pulgadas
Estaciones de trabajo:
Las estaciones de trabajo deben tener capacidad para ejecutar aplicaciones
complejas como acceso a base de datos y reproducción de audio y video.
Sus características son:
Case: negra media torre sencilla
Fuente de poder: ATX de 500 watts
Tarjeta madre: MSI H61 1155, compatibilidad con DDR3, sonido y
video integrados
Conexión de área local 10/100 Integrada en tarjeta
Procesador: Intel CORE i3, 2100 3.1 GHZ
Memoria: 2GB DDR3
Disco Duro: 500 GB, Sata 7200 rpm
Unidad Lectora: DVD Writer 22X
Teclado Multimedia ZK , tipo USB y adaptador para PS2
Mouse Óptico, tipo USB y adaptador para PS2
Parlantes genéricos, Salida de 250 watts
Monitor AOC, LCD 18.5 Pulgadas
Equipo de red:
Para lograr una eficiente comunicación a nivel interno y externo, la empresa
requiere:
Cable de Red UTP categoría 5.
Conectores RJ45.
Switch de 24 puertos 10/100 ENCORE ENH924-AUT.
Enrutadores Linksys 300N WRT160N.
Resultado esperados
Disminuir costos de desarrollo, soporte y mantenimiento de software.
Mejorar la capacidad para atender asuntos que afectan toda la
organización como la seguridad.
Maximizar el retorno de inversión en la infraestructura existente.
3. Mejorar la eficiencia de la comunicación interna
Para fomentar y fortalecer los canales de comunicación interno, el área de
TI propone varias acciones y lineamientos que regulen y guíen la forma
como se comunican las personas dentro de la empresa.
Medidas tomadas
La utilización de la intranet y del correo institucional está permitido solo para
comunicación de la organización y bajo autorización del área de TI, los
usuarios deben abstenerse de utilizarlo para conversaciones personales.
Las actualizaciones de este software de mensajería instantánea solo están
permitidas por el área de TI.
El uso del sistema de correo electrónico es para el uso exclusivamente de
asuntos relacionados con la empresa. Bajo ninguna circunstancia se deberá
utilizar en forma privada o para el beneficio único del trabajador.
La aplicación del correo electrónico cuenta con una sistema antivirus que
bloqueará y le avisará al usuario de un equipo cuando el correo que desea
ver pueda contener virus o algún tipo de programa peligroso, se deben
acatar estas disposiciones y no descargar este tipo de correos.
Electro Sur Este S.A.A. se reserva el derecho de vigilar o monitorear el uso
del sistema de correo electrónico de acuerdo con las leyes y
reglamentaciones aplicables, y si se comprueba que existe un uso indebido
de éste, se puede estar sujeto a sanciones. El uso indebido del correo
electrónico incluye, pero no se limita a:
Enviar o recibir deliberadamente material pornográfico, indecente u
otro material sexual.
Enviar información confidencial, o secretos comerciales sin la
autorización pertinente.
Utilizar el correo electrónico para acoso sexual.
Enviar correo electrónico con insultos.
Enviar cartas en cadena.
Enviar correo electrónico vulgar.
Enviar correo electrónico que incluya discriminación sexual o racial.
Enviar correo electrónico “basura”.
Enviar correo electrónico religioso o político.
Utilizar el correo electrónico para actividades comerciales privadas o
publicidad no oficial.
Enviar cualquier tipo de correo electrónico que pueda crear
responsabilidad alguna para la empresa.
Revisar siempre el nombre del receptor antes de hacer el envío de un
correo. Proporcionar siempre un tema o asunto significativo.
Revisar la claridad y el profesionalismo del correo. Digitar mensajes en
letras mayúsculas implica mal genio o que se está gritando a la otra
persona.
Utilizar las casillas “CC (copia a) y CCO (copia oculta a)” y la opción
“Responder a todos” con moderación. Informar sólo a quienes necesitan
saberlo. Cada copia creada para una persona crea un mensaje adicional en
la red.
Los usuarios deben abstenerse de adjuntar archivos muy grandes a su
correo electrónico. Los mensajes largos y voluminosos aumentan
considerablemente el tráfico de la red, representan más carga para los
recursos tecnológicos y son difíciles de leer. Los anexos deben comprimirse
utilizando herramientas como WinZip o equivalentes.
El correo electrónico no debe reemplazar el contacto personal. Existe la
tendencia a ser menos formal o cuidadoso lo cual algunas veces genera
malestar. Se debe recordar que el contacto directo persona a persona es lo
mejor para manejar asuntos difíciles, complejos o emocionales.
(Corporación Autónoma Regional del Cauca).
Resultados esperados
Maximizar el aprovechamiento de los recursos tecnológicos.
Favorecer la productividad.
Promover un clima positivo dentro de la empresa.
Transmitir conocimiento e ideas.
ERRORES COMUNES EN LA REALIZACION DE UN PLAN ESTRATEGICO DE TI.
NO INCLUIR O CONSULTAR A LAS PEROSNAS NECESARIAS EN EL PROCESO.
Este es uno de los errores más comunes por eso lo incluimos de primera, ya
que en muchas ocasiones las decisiones de planificación solo se toman en las
más altas gerencias dejando por fuera a la parte operativa del departamento,
que al final de cuentas serán los que pongan en desarrollo las propuestas o los
cambio.
Lo anterior provoca problemas de resistencia al cambio, incomprensión de
objetivos y roces entre directores y empleados por diferencias en los
pensamientos. Al definir un plan estratégico a pesar de que las decisiones
finales de implementación del mismo corresponde para las altas gerencias (en
este caso para el director del departamento de TI), todos los trabajadores del
área de TI deben de ser de alguna forma consultados de tal forma que puedan
expresar su opinión, hacer preguntas aclaratorias, o incluso promover otras
formas de propuestas. Ya que en muchas veces las altas gerencias por estar
inmersos en sus labores propias de administración, no se pueden enterar de
manera total de algunos temas operativos, por lo que la información de todos
los involucrados es vital.
CONSTRUIR UNA PLANIFICACIÓN SIN ANALIZAR LA SITUACIÓN ACTUAL
En muchas ocasiones, se forman planes estratégicos, pensando en la situación
futura a la que se quiere llegar pero sin hacer el debido estudio de la situación
actual en donde se muestren los problemas y ventajas internas, así como los
riesgos y oportunidades externas. Lo anterior provoca que se cometan errores
por ejemplo en las compras de tecnología que incluso se podría haber evitado
si se hubiera descubierto que ya se contaba con los elementos necesarios para
desarrollar el plan. Además el no hacer dicho estudio se desconoce la posición
de la competencia, para saber que tan bien o que tan rezagados estamos con
respecto a ellos, además se puede pasar inadvertida una ventaja competitiva
que no se haya descubierto que está presente dentro de la empresa.
NO ESTABLECER LAS ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
Muchas veces se definen muy bien los objetivos y se establece hacia donde se
quiere llegar, pero no se establece como se va a llegar hasta ahí. Lo anterior
deja el plan a medias ya que no se tiene una idea clara de la manera de llegar
a los objetivos en el tiempo establecido. Además al no definir una ruta
establecida muchos de los responsables de conseguir el plan, pueden tomar
caminos variados con tal de alcanzar los objetivos, y muchos de estas rutas no
llegan a nada y al no lograrlo se pierden recursos y tiempo, así como la no
consecución del plan estratégico.
Cada estrategia debe de contar con una lista de acciones necesarias para
lograr el objetivo y que de este modo se llegue a cumplir la totalidad del plan
estratégico.
TAMAÑO EXCESIVO Y MALA REDACCIÓN.
En muchas ocasiones se quiere detallar tanto el plan estratégico que se
construye un documento interminable, de muchísimas páginas que lo hace
pesado tanto de leer así como de analizar. Los usuarios que hacen lectura del
plan aparte de cansarse se terminan perdiendo en las definiciones detalladas y
objetivos de cada proyecto que el departamento tenga que realizar.
Muchas veces el lenguaje que se utiliza para escribir el plan es tan técnico y
dirigido a gente de TI, que las gerencias de las compañías se terminan
perdiendo en las definiciones técnicas, lo que provoca rechazo, malas
interpretaciones etc. Los gerentes no quieren que les expliquen términos
aburridos sobre aspectos técnicos, por más entusiastas que sea la gente de TI,
al resto de la empresa solo le interesa ver como mediante los objetivos de Ti se
llegan a alcanzar las metas de la empresa en general.
EL PLAN ESTRATÉGICO DEBE DE SER DE USO RUTINARIO.
Por mejor que este hecho un plan estratégico no servirá si este se encuentra
guardado en una gaveta. Claro que después de realizado y establecido el plan
este se revisa y se pone en práctica, pero hay que tomar en cuenta que
durante el proceso muchos de los puntos se pueden ir desviando por lo que
una revisión periódica o cuando sea necesario del plan, nunca estará de más.
Además el plan debe de ser conocido por los nuevos empleados tanto de Ti,
así como de otros departamentos de interés común como el financiero, por lo
que dicho plan debe de estar disponible, para los interesados.
EL PLAN ESTRATÉGICO ES UN ELEMENTO “VIVO”
A pesar de que se trabaje bien en la realización del plan y que este valla acorte
con los objetivos tanto de TI como de la empresa en general, no se puede
descartar de ninguna manera el hecho de que en algún momento de la
ejecución del mismo este tenga que ser modificado para mejorarlo.
Lo anterior se da ya que en vista de que se está en el negocio de la informática
que cambia prácticamente todos los días. Cada se da más la entrada de
nuevas herramientas y nuevas tecnologías, los usuarios y por ende los
mercados pueden cambiar de manera vertiginosa en plazos menores a un año.
Debido a lo anterior ningún plan puede estar escrito en piedra, hay que valorar
hacerle ajustes pequeños o grandes según el caos pero siempre tratando de
mantener la columna vertebral del mismo, ya que si se diera el caso de que en
algún momento se tenga que cambiar todo el plan, esto implicaría que el
mismo está hecho.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Desarrollar un adecuado plan estratégico de tecnologías de información y
comunicación alineado con el plan estratégico empresarial facilita el
cumplimiento de objetivos y metas pues los esfuerzos se coordinan y
concentran hacia una misma dirección. Un adecuado aprovechamiento de los
recursos tecnológicos por parte de Electro Sur Este S.A.A. facilitaría la
aplicación de sus redes de baja tensión, media tensión y el número de sub
estaciones de distribución.
El departamento de TI debe jugar un papel importante en la contribución a la
estrategia de la empresa, pues debido al mercado en el cual compite Electro
Sur Este S.A.A. contar con tecnología de punta es fundamental para cubrir la
demanda de energía eléctrica.
Un buen plan debe de ser conciso y especifico, lo que se busca es dar una idea
general de todos los planes y no definir en un único documento las metas
objetivos y problemas que puedan haber en todas las tareas y proyectos que
vaya a tener el equipo de TI en un periodo establecido como por ejemplo 1 o 2
años.
Para Electro Sur Este S.A.A. la satisfacción del cliente es uno de sus objetivos
principales, tanto así que la incluyen en su misión. El área de TI mediante la
implementación de herramientas tecnológicas puede superar las expectativas
de los clientes y generar confianza al brindar servicios de calidad.
Un plan estratégico genera beneficios económicos para Electro Sur Este S.A.A.
pues se vuelve mucho más atractiva para los accionistas e inversores
potenciales, al contrario de otras compañías que no poseen organización
empresarial. Un alto nivel de organización dentro de la empresa, junto a
una dedicación para lograr sus objetivos a corto plazo y a largo plazo, puede
hacer que sea más fácil reunir capital y seguir creciendo tanto en tamaño como
en rentabilidad.
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