Gestión de las adquisiciones
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados
necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo
Los procesos incluyen:
Planificar las Adquisiciones
Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
Efectuar las Adquisiciones
Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato
Administrar las Adquisiciones
Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos,
gestionar los cambios (debidamente documentado)
Cerrar las Adquisiciones
Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema
abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto
Planificar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas 1. Línea Base del Alcance
2. Documentación de Requisitos
3. Acuerdos para Trabajar en Equipo
4. Registro de Riesgos
5. Acuerdos Contractuales
Relacionados con los Riesgos
6. Requisitos de Recursos de la
Actividad
7. Cronograma del Proyecto
8. Estimaciones de Costos de las
Actividades
9. Línea Base del Desempeño de
Costos
10. Factores Ambientales de la
Empresa
11. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas 1. Análisis de Hacer o Comprar
2. Juicio de Expertos
3. Tipos de Contrato
Salidas 1. Plan de Gestión de las
Adquisiciones
2. Enunciado del Trabajo Relativo a la
Adquisición
3. Decisiones de Hacer o Comprar
4. Documentos de la Adquisición
5. Criterios de Selección de
Proveedores
6. Solicitudes de Cambio
Efectuar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentos de la Adquisición
3. Criterios de Selección de
Proveedores
4. Lista de Vendedores Calificados
5. Propuestas de los Vendedores
6. Documentos del Proyecto
7. Decisiones de Hacer o Comprar
8. Acuerdos para Trabajar en Equipo
9. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas 1. Conferencias de Oferentes
2. Técnicas de Evaluación de
Propuestas
3. Estimaciones Independientes
4. Juicio de Expertos
5. Publicidad
6. Búsqueda en Internet
7. Negociación de Adquisiciones
Salidas 1. Vendedores Seleccionados
2. Adjudicación del Contrato de
Adquisición
3. Calendarios de Recursos
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Administrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas 1. Documentos de la Adquisición
2. Plan para la Dirección del Proyecto
3. Contrato
4. Informes de Desempeño
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
Herramientas y técnicas 1. Sistema de Control de Cambios del
Contrato
2. Revisiones del Desempeño de las
Adquisiciones
3. Inspecciones y Auditorías
4. Informes de Desempeño
5. Sistemas de Pago
6. Administración de Reclamaciones
7. Sistema de Gestión de Registros
Salidas 1. Documentación de la Adquisición
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
Grupo del Proceso de Cierre
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo del Proceso de Cierre
La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de
Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Cerrar las adquisiciones
Involucra completar y liquidar cada contrato de adquisición
El equipo del proyecto debe:
Finalizar reclamaciones abiertas
Determinar si toda la adquisición se cumplió correctamente y en forma satisfactoria
Documentar las lecciones aprendidas
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
Aceptar los entregables
Reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del
cierre y afectar otros procesos.
Un caso especial, es el caso de finalización anticipada
De acuerdo a los términos del contrato
Puede deberse a un acuerdo mutuo o por una de las partes
Cerrar el contrato
Involucra completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema
abierto
El equipo del proyecto debe:
Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma
satisfactoria
Actualizar los registros de los resultados finales
Archivar la información para uso futuro
El contrato se acepta y cierra, de acuerdo a las cláusulas del contrato
referentes a los requisitos para aceptación formal y cierre
Cerrar las adquisiciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Documentación de la Adquisición
Herramientas y técnicas 1. Auditorías de la Adquisición
2. Acuerdos Negociados
3. Sistema de Gestión de Registros
Salidas 1. Adquisiciones Cerradas
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Cerrar proyecto o fase
Para cerrar un proyecto, se deben finalizar todas las actividades,
asegurarse que los objetivos se han alcanzado y entregar el trabajo
completo a las personas apropiadas
Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los productos y
servicios finales
Incluso si los proyectos no se han completado, debería poder aprenderse
del pasado
En el cierre, la mayoría de los proyectos incluyen:
Los archivos del proyecto
Lecciones aprendidas
Procesos organizacionales de actualización de los activos de la organización
Los procesos de cierre administrativo
Los procesos de cierre del contrato
Los productos finales, servicios, o los resultados
Un informe final
Presentación ante el auspiciador o directivos
Herramientas para ayudar en el cierre del contrato
Auditorías de adquisiciones
Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones
Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones
Documentos organizados
Fácil acceso a los documentos
Archivados adecuadamente
Cerrar Proyecto o Fase
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Entregables Aceptados
3. Activos de los Procesos de la
Organización
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos
Salidas 1. Transferencia del Producto,
Servicio o Resultado Final
2. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Cierre
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Entrega y sustentación final
Documentos soporte de la gestión (congelado en DVD)
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Memoria del proyecto
Lecciones aprendidas
Postmortem (Team Software Process (TSP), Personal Software Process (PSP))
Producto (funcionando, sustentación en grupo y congelado en DVD)
Documentación del producto
Instalación
Usuarios
Presentación y venta
Sistema (análisis, diseño, metodología de implementación y anexos)
Testimonio
Carta testimonio del curso
Elaborar una carta testimonio sobre el curso
Enviar por correo el borrador del testimonio el día 14 de Noviembre
Entregar en físico el testimonio el día 19 de Noviembre
Dirigida a un estudiante que posiblemente desea tomar la asignatura
Indicar de forma explícita:
Ciudad y fecha
Nombre de la asignatura
Semestre académico en que cursó la asignatura
Nombre del profesor que dictó la asignatura
Testimonio
Identificación completa del estudiante que hace el testimonio
Actividades pendientes
Producto en Beta - Octubre 31
Control – Noviembre 7
Reunión(es) con el líder de aseguramiento de calidad
Mirar la calidad del producto y de la preparación de la sustentación; las pruebas hechas al producto y cumplimiento de todos los requerimientos
Acordar fecha(s) de reunión(es) – Duración aproximada: 1 hora
Acordar fecha de sustentación
Sustentación final
Presentación del producto
Muestra de correcto funcionamiento
Sustentación de la aplicación de la metodología del PMBOK en gerencia, gestión y desarrollo del producto
Sustentación de cada miembro del grupo mostrando el trabajo adelantado durante la realización del producto
Examen final – Noviembre 21