NAPA3 Personalwirtschaft
Beste Voraussetzung für effiziente Personalarbeit.
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NAPA3 Personalverwaltung – Ein Personeninformationssystem
Die NAPA3 Personalverwaltung ist in erster Linie ein Personeninformationssystem und bietet Ihrem Unter-
nehmen die Möglichkeit alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern zentral abzulegen und somit
eine ausführliche Übersicht in elektronischer Form für jeden Arbeitnehmer zu führen. Alle Informationen
sind ort- und zeitübergreifend stets verfügbar. Zeitraubendes Suchen in häufig unstrukturierten Papierak-
ten entfällt.
Bei den Informationen kann es sich bspw. um Daten zum Arbeitsvertrag, Sprach- oder IT-Kenntnisse,
erlangte Bildungsabschlüsse oder um die Dokumentation von Beurteilungsgesprächen handeln. Zu jeder
Information können Dokumente und Bemerkungen hinterlegt werden. Mithilfe der NAPA3 Personalver-
waltung lassen sich komplexe Prozesse, wie Weiterbildungsmaßnahmen oder Vorsorgeuntersuchungen
einfach und schnell für ein oder mehrere Mitar-
beiter gleichzeitig planen und verwalten.
Die Notwendigkeit wiederkehrende Aufgaben
auf Termin zu legen entfällt, da das Programm
einrichtungsgesteuert in der Lage ist automa-
tisch Erinnerungen zu generieren und besonders wichtige Aufgaben direkt auf dem Startbildschirm an-
zuzeigen.
NAPA3 Person Karte
Das Tor zu allen weiteren Informationen ist die NAPA Person Karte in der u.a. die Stammdaten zum Mit-
arbeiter erfasst und verwaltet werden. Neben der Erfassung von Adress- und Kommunikationsdaten
können z.B. auch Informationen zu den Angehörigen der Mitarbeiter und ein Lichtbild hinterlegt wer-
den.
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Durch die Angaben im Register „Organisation“ wird der Mitarbeiter in die Unternehmensstruktur einge-
bettet. Im Register „Sonstiges“ können bis zu zehn Felder mit selbst definierten Bezeichnungen einge-
blendet werden.
NAPA3 Personeninformationenübersicht
Die Struktur der elektronischen Personalakte wird bestimmt durch die Klassifikationen (Aktenregister) und
die Informationen (Mitarbeitermerkmale), die jedes Unternehmen nach eigenen Wünschen und Bedarf
selbst definieren und jederzeit anpassen und erweitern kann.
NAPA3 Informationstypen
Jede Information verfügt über die Standard-Angaben Code, Beschreibung, von- / bis- / Wiedervorlage-
und Ablaufdatum, Bewertung, Kosten, Klassifikation (Personalaktenregister) und Typ.
Der „Typ“ bestimmt die
übrigen Datenfelder der
NAPA Personeninforma-
tionenkarte.
Zur Abbildung unter-
schiedlicher Sachverhal-
ten verfügt die Software
über ca. 18 verschiede-
ne Eingabemasken, wie
Sprache, Untersuchung,
Zeugnis, Spezifikation,
Arbeitsvertrag, Mutter-
schutz, Beurteilung etc.
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Mit dem Informationstypen „Vertrag“ werden alle Daten zum Arbeitsverhältnis und zur Kündigung nie-
dergeschrieben und
sind somit jederzeit
verfügbar
Auswertungen und Berichte
Diverse voreingestellte Berichte bieten kompakte Übersichten auf Detailinformation für einen oder meh-
rere Mitarbeiter. Optimale Such- und Filterbedingungen ermöglichen die schnelle und effektive Recher-
che nach perso-
nenbezogenen
Informationen.
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Mit dem Schema können unternehmensspezifische Berichte zusammengestellt werden. Alle Berichte
lassen sich zur weiteren Bearbeitung durch eine Export-Funktion nach Excel verschieben.
Integration
Das System ist voll integrierbar. Durch die Personensynchronisation werden Stamm- und im Bedarfsfall
zusätzliche Daten der Mitarbeiter zwischen der NAPA3 Personalverwaltung und anderen Modulen (Per-
sonalabrechnung, Reisekostenmodul, Ressourcen) ausgetauscht. Doppelpflege entfällt.
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NAPA3 Gesundheitsmanagement
Aus der Pflicht heraus die Mitarbeiter des Unternehmens regelmäßig zu bestimmten Vorsorgeuntersu-
chungen zu schicken, ergibt sich die Notwendigkeit eines Planungs- und Organisationsprozesses. Dieser
Prozess wird durch das NAPA3 Gesundheitsmanagement unterstützt.
Vorsorgeuntersuchungen sind (Personen)Informationen
Im Sinne von NAPA handelt es sich bei Vorsorgeuntersuchungen um Informationen, die als Personenin-
formation bei einem Mitarbeiter hinterlegt werden.
Zum Erfassen von Vorsorgeuntersu-
chungen existiert ein eigener Informa-
tionstyp, in dem die Ergebnisse der
Untersuchung hinterlegt werden.
Einrichtungsgesteuert werden wieder-
kehrende Vorsorgeuntersuchungen
entsprechend eines hinterlegten Zyklus
automatisch vom System neu geplant
sobald eine Untersuchung stattgefun-
den hat.
Pendelblätter, Berichte und Erinnerungen
Aus dem voreingestellten Reports in der NAPA3 Personalverwaltung lassen sich sowohl Berichte über
geplante oder bereits stattgefundene Untersuchungen als auch ein Pendelblatt zur Dokumentation
von Untersuchungsergebnissen generieren.
Mittels des Personaldatenmonitors lassen sich Nachrichten erstellen, die an bevorstehende Gesund-
heitsuntersuchungen erinnern.
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NAPA3 Qualifikationsmanagement
Das NAPA Qualifikationsmanagement dient der effizienten Planung und Dokumentation interner und
externer Weiterbildungsmaßnahmen im Unternehmen.
Schulungsbedarf evaluieren
Mittels dem Abgleich von Anforde-
rungsprofilen (z.B. auf Basis der
Anforderungen einer Stelle) und
den Qualifikationen der Mitarbeiter
kann der Schulungsbedarf im Un-
ternehmen evaluiert werden.
Die Planung der nötigen Entwick-
lungsmaßnahmen erfolgt direkt
aus dem Abgleich der Profile.
Weiterbildungsmaßnahmen planen und durchführen
Eine Kartei aus Maßnahmen und Anbietern dient als Vorlage zur konkreten Veranstaltungsplanung.
Alle hinterlegten Informationen aus der „NAPA Seminar Karte“ werden in die Veranstaltungsplanung
übertragen und können dort bei Bedarf editiert werden. Teilnehmer können nach unterschiedlichen
Kriterien einer Veran-
staltung zugeordnet
werden.
Die Informationen
über eine geplante
Maßnahme oder eine
erlangte Qualifikation sowie Bewertungen von bestandenen Prüfung oder die entstandenen Kosten,
werden als personenbezogene Information gespeichert und automatisch in der elektronischen Perso-
nalakte des Mitarbeiters übertragen.
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Darüber hinaus ist der Personalentwicklungsverlauf mit allen geplanten, erfolgten und abgesagten Ver-
anstaltungen inkl. der Teilnahme- oder evtl. entstandener Stornogebühren über die NAPA Personenkar-
te abrufbar.
Berichte und Auswertungen
Durch voreingestellte Berichte unterstützt das System die Erstellung von Entwicklungsplänen und Entwick-
lungshistorien. Die Kosten für Weiterbildungsmaßnahmen können für einzelne Veranstaltungen, Mitarbei-
ter und/oder bezogen auf eine Periode ausgewertet und bei Bedarf nach Excel exportiert werden.
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NAPA3 Ausstattungsverwaltung
Durch die NAPA3 Sachmittelverwaltung wird der aufwendige Prozess der Sachmittelvergabe an Mitar-
beiter im Unternehmen gesteuert und dokumentiert. Der Bestand und Verbleib von Ausstattungsgegen-
ständen ist jederzeit einzusehen und historisch nachvollziehbar.
Benutzerrechte
Das NAPA Ausstattungslager muss nicht zwingend von der Personalabteilung gepflegt werden. Durch
eine besondere Kombination von NAV Zugriffsrechterollen und Einstellungen in der NAPA3 Benutzerein-
richtung lässt sich die Pflege und Verwaltung in die zuständigen Ausgabestellen verlagern.
Das NAPA3 Ausstattungslager
Das NAPA3 Ausstattungslager bietet jederzeit Übersicht über den verfügbaren und den bereits zugeteil-
ten Bestand an Sachmitteln.
Im Ausstattungslager wird der Artikel inkl. aller seiner Attribute Seriennummer, Rückgabepflicht oder
Ablauffrist erfasst und hinterlegt.
Vorgänge erfassen
Mit dem NAPA3 Buchblatt „NAPA Erfassung Ausstattungen“ werden alle Vorgänge – wie Bereitstellun-
gen ins Lager, Auflösungen, Ausgaben an den Mitarbeiter und Rückgaben - erfasst.
Gemäß vordefinierter
Ausstattungsgruppen
(z.B. Produktion oder Vertrieb) oder der rückgabepflichtigen Artikel im Mitarbeiterbestand generiert das
Programm Vorschlagswerte bei Ein- und Austritten.
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Ausstattungen und Ausstattungsposten
Über die NAPA3 Person Karte lassen sich sowohl nur die offenen Ausstattungen des Mitarbeiters einse-
hen als auch ein historischer Verlauf der Aus- und Rückgaben mithilfe der NAPA Ausstattungsposten.
Laufzettel und Berichte
Zur besseren Kontrolle der (rückgabepflichtigen) Sachmittel beim Austritt des Mitarbeiters unterstützt das
System die Erstellung von Laufzettel.
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Einzelziele
"Personenziele"
Personenebene
"Personenvereinbarung"
Unternehmensebene
"Zielvereinbarung"
ZV 2012
MA 30001
Z001
Unternehmensziel
Kostenreduktion
Z002
Bereichsziel
Umsatzsteigerung
Z0003
Individualziel
Teilnahme am Zollseminar
MA 30004
NAPA3 Zielvereinbarungen
Das Formulieren von Mitarbeiterzielen unterstützt das Erreichen der Unternehmensziele, indem die Per-
formance der Mitarbeiter unmittelbar auf diese Ziele gelenkt wird. Meist wird eine Zielerreichung mit
einem leistungsbezogenem Entgelt (Prämie) gekoppelt.
NAPA3 Zielvereinbarungsprozess
Der Zielvereinbarungsprozess gliedert sich in drei Ebenen:
Durch die oberste Ebene – die Zielvereinbarung – kann der Gesamtprozess inkl. aller beteiligten Mitar-
beiter und der kumulierten monetären Werte betrachtet werden.
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Die NAPA3 Personenvereinbarung
In der Personenvereinbarung werden die Ziele und Prämien für einen bestimmten Mitarbeiter festgehal-
ten.
Durch die Definition von Soll-Größen und Prämien in der Planungsphase werden die in der Beurteilungs-
phase eingegebenen erreichten Zielwerte automatisch in Zielerreichungsgrade umgerechnet und der
damit erlangten Prämienanspruch ausgegeben.
Ziele vereinbaren
Nachdem die Ziele vereinbart wurden kann die Vereinbarung über einen Bericht ausgedruckt und un-
terzeichnet werden.
Übergabe der Prämien an die NAPA3 Personalabrechnung
Über eine einfache Funktion können einzelne oder die Gesamtheit der erreichten Prämien zur Auszah-
lung an die NAPA3 Personalabrechnung übergeben werden.
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NAPA3 Virtuelle Personentabelle & Personaldatenmonitor
In vielen Unternehmen sind Arbeitsbereiche stark voneinander getrennt. D.h., dass die Personalabrech-
nung und die Personalverwaltung nicht von der gleichen Abteilung bearbeitet werden. Benutzerrechte
verweigern entsprechend den Zugriff auf die Module. Dennoch muss der Austausch gewisser Informati-
onen gewährleistet sein
Zusatzdaten
Um den Prozess des Datenaustausches so unbürokratisch und flexibel wie möglich zu halten, ist es
durch die Definition von VPT-Felder (Virtuelle Personen Tabelle) möglich den Inhalt eines Feldes aus eine
Tabelle mit personenbezogenen Daten aus einem frem-
den Modul ins eigene Modul zu spiegeln.
Eingerichtete „Zusatzdaten“ werden sowohl im NAPA3-
Modul Personalverwaltung als auch in der Personalab-
rechnung angezeigt.
NAPA3 Personaldatenmonitor
Der NAPA3 Personaldatenmonitor dient als Erinnerungsfunktion. Einrichtungsgesteuert übernimmt er die
Aufgabe Datenfelder zu beobachten und eine Nachricht zu erzeugen, wenn der Wert des Feldes eine
Bedingung erfüllt, d.h. einen Schwellenwert erreicht oder überschreitet. Mögliche zu überwachende
Sachverhalte sind z.B.:
• Ein- und Austrittsdaten
• Ende von Probezeiten und Befristungen
• Ablauffristen
• Zeiten zum Mutterschutz oder der Elternzeit
• Geplante Mitarbeiterbeurteilungen, Vorsorgeuntersuchungen oder Belehrungen
Die Sachverhalte, die durch den Personaldatenmonitor überwacht werden sollen können - zugeschnit-
ten auf die eigenen Bedürfnisse – vom Unternehmen selbst definiert werden. Ebenso ist frei zu entschei-
den mit welchen Vorlauffristen an das Ereignis erinnert werden soll.
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NAPA3 Aktivitäten
Das Teilmodul der NAPA3 Aktivitäten bietet die Möglichkeit Serienbriefe zu erstellen, in denen die in der
Software erfassten Daten ausgegeben werden.
Beispiel „Arbeitsvertrag“
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Die Features der NAPA3 Personalverwaltung im Überblick:
� Personeninformationssystem – „Elektronische Personalakte“
� Gesundheitsmanagement
� Qualifikationsmanagement
� Sachmittelverwaltung
� Zielvereinbarungen
� Erinnerungsfunktion
� Berichte und Berichtsgenerator
� Serienbrieffunktion
Die Vorteile der NAPA3 Personalverwaltung:
� Zentrale Sammelstelle für alle Informationen, die über den Mitarbeiter vorliegen
� Unternehmensindividuelle Darstellung von Registern und Inhalten
� Sehr gute Auswertbarkeit durch die Abbildung von Sachverhalten mittels eindeutiger Codes
� Umfangreiche Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern, dauerhafte Einbindung von Filtern in die
Menüleiste
� Dezentrale Erfassung und dezentraler Abruf der Informationen über unterschiedliche Standorte
möglich
� Keine Doppelerfassung von Daten durch Datensynchronisation fördert die Fehlerminimierung
und eine redundanzfreie Datenhaltung
� Personeninformationen sind zeit- und ortsunabhängig greifbar
� Unternehmensweite Recherche nach vorhandenem Know-how, Erstellung von Berichten und
Auswertungen
� Sicheres Berechtigungskonzept durch die Kombination von NAV Zugriffsrechten und der NAPA
Benutzereinrichtung mit Personenkreisen und Schutzcodes
� Tätigkeitsabhängige Benutzeroberfläche
� Benutzerspezifische Anpassungen von Aktions- und Menüleisten
� Erstellen von Diagrammen
Beste Voraussetzung für effiziente Personalarbeit