5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 1/219
0
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 2/219
1
Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
Chức năng Backstage View
Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tấ t cả các ứng dụng trong gói
Office 2010.
Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), h ỗ
trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấ n.
Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhi ều lệnh, như cho phép
ai sửa tài liệu, kích cỡ file...
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 3/219
2
Thêm tính năng Sparkline
Excel luôn có dữ liệu đồ thị và bi ểu đồ r ất phong phú để mô tả dữ liệu và xu
hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới -
Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini)
hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cáchnhanh nh ất và đơn giản nh ất để thêm thành ph ần đồ thị hi ển thị vào một cell.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 4/219
3
parkline là cch hữu ích để thêm một y ế u t ố trực quan nhanh và gọn.
Tính năng Slicers
Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có th ể giúp bạn giải thíchdữ liệu của bạn d ễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực
quan sâu thông qua s ố lượng lớn dữ liệu.
Ví dụ, bạn có th ể sử dụng licers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có th ể
nhanh chóng tìm th ấ y những thông tin có liên quan
Khi dữ liệu trong bảng Pivot Table thay đổi, Slicer sẽ tự động được cập nhật.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 5/219
4
Định dạng dữ liệu có điều kiện
Chức năng conditional format mới bao g ồm nhi ề ki ểu định dạng và icons và
khả năng tô sng chỉ những mục được chỉ định như gi trị lớn nh ấ t, nhỏ nh ấ t...với chỉ 1 cú click chuột
Đây là chức năng rấ t hay trong Excel 2010. N ế u bạn có một bảng với nhi ều s ố
liệu khc nhau, thông thường để đnh gi dữ liệu, chúng ta thường dùng các
hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không c ần dùng
hàm, càng không c ần l ấ y dữ liệu ra khỏi bảng mà v ẫn có th ể đnh gi chính xcdữ liệu qua cách làm n ổi bật các ô theo một điều kiện định s ẵn. Thực hiện nhưsau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu c ần đnh gi, sau đó bấ m nút
Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:
Kiểu đánh giá sàng lọc:
Ki ểu đnh gi này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không
phải trích riêng ra ngoài như cc phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực
hiện “sàng lọc tại ch ỗ” bằng cách làm n ổi bật lên những ô đúng với điều kiện
hoặc quy luật do bạn quy định. au đây là hai nhóm quy luật chính:
Highlight Cells Rules: làm n ổi bật các ô theo một trong cc điều kiện:Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (b ằng) một giá
trị so snh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có
chứa chu ỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian),
Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).
Khi bạn chọn xong một điều kiện làm n ổi bật, sẽ xu ấ t hiện một hộp thoại
yêu c ầu bạn nhập giá trị c ần so sánh và màu tô n ổi bật cho ô phù hợp với
điều kiện so snh đó. Xong, bạn b ấ m OK để chương trình thực thi trongbảng tính.
Top/Bottom Rules: quy luật này g ồm cc điều kiện: Top 10 Items (đnhd ấ u 10 ô có giá trị lớn nh ất), Top 10% (đnh dấ u 10% s ố ô có giá trị lớn
nh ất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô
có giá trị lớn hơn gi trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có
giá trị nhỏ hơn gi trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đnh giá
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 6/219
5
theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu c ầu bạn nhập s ố
ô c ần làm n ổi, ch ẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùybạn tinh chỉnh, sau đó bấ m OK để hoàn t ấ t.
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:
Data Bars: bạn b ấ m chọn ki ểu đnh gi này, chọn một màu ưng { trongmenu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xu ấ t hiện cột màu
đnh gi mức độ dữ liệu giúp bạn d ễ dàng so snh cũng như nhận ra sự
tăng giảm của s ố liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì s ố liệu của bạn càng
có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị th ấ p.
Color Scales: ki ểu đnh gi này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu
khác nhau, ứng với m ỗi màu là mức độ th ấ p, trung bình và mức độ cao.
Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích
trong menu hiện ra và sẽ th ấy chương trình p dụng lên vùng chọn của
bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình b ằng cách chọn Color
Scales > More Rules.
Icon Sets: b ấ m chọn Icon Sets, chọn một nhóm bi ểu tượng mong mu ốn,
chương trình sẽ tự động đặt các bi ểu tượng trước ô dữ liệu của bạn,
giúp bạn có cái nhìn trực quan v ề bảng tính.
Ví dụ d ấ u bi ểu thị s ố liệu ở mức độ cao nh ấ t, d ấ u bi ểu thị s ố liệu ở mức trung
bình, và d ấ u bi ểu thị s ố liệu th ấp dưới cả mức trung bình, đng bo động. M ỗi
bi ểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so snh và tiến hành đặt bi ểu tượng
thích hợp vào từng ô theo giá trị ph ần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ
chung của cả cột hoặc dòng.
Bạn có th ể định lại quy luật đnh giá này b ằng cách chọn More Rules trong
nhóm Icon Sets.
Ngoài những ki ểu định dạng có điều kiện trên, bạn có th ể tạo riêng cho mình
những quy luật đnh gi khc bằng cách b ấ m nút Conditional Formatting >
New Rule, tuy nhiên việc này r ấ t m ấ t thời gian. T ốt nh ấ t bạn nên sử dụng
những quy luật có s ẵn mà Excel đã cung cấ p r ất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không
vừa ý với cc định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không m ấ t dữ liệu, bạn b ấ m
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 7/219
6
Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các ki ểu xóa như Clear
Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả
sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).
Có th ể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 r ấ t thú vị, nó cho phépchúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày r ấ t khoa học và b ắt m ắt. Đặc
biệt nh ấ t là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đnh gi,sàng lọc dữ liệu chu ẩn xc và độc đo. Chắc ch ắn khi sử dụng chức năng này,bạn sẽ th ấ y hứng thú hơn rấ t nhi ều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.
PivotTables và PivotCharts
Gi ống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách d ễ dàngtrong giao diện mới này. T ấ t cả những cải thiện mới v ề việc lọc được cung c ấ pcho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và
các menu nội dung được cung c ấp để bạn có th ể phân tích dữ liệu trong bi ểu
đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của bi ểu đồ hoặc các
thành ph ần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có th ể thực hiện cho các
bi ểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng bi ểu đồ mà bạn
áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một b ổ sung
nâng c ấp để theo cch mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.
Share Workbook
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 8/219
7
Microsoft Excel 2010 có th ể tích hợp với SharePoint để cung c ấ p các công cụ
quản lý nội dung d ễ hi ểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức,
nâng cao năng suấ t làm việc nhóm.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 9/219
8
Chương 1: Làm Quen Với Microsoft
Excel
Giới thiệu Excel
Excel là gì:
Microsoft Excel là một ph ần m ềm hay là một chương trình ứng dụng bảng,
giúp ta d ễ dàng hơn trong việc thực hiện:
Tính ton đại s ố, phân tích dữ liệu
Lập bảng bi ểu báo cáo, t ổ chức danh sách
Truy cập các ngu ồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và cc sơ đồ
Tự động hóa các công việc b ằng các macro
Và nhi ều ứng dụng khc để giúp chúng ta có th ể phân tích nhi ều loại hình bài
toán khác nhau.
Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc
(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì m ỗi workbook có th ể chứa nhi ều
sheet (bảng tính), do vậy bạn có th ể t ổ chức, lưu trữ nhi ều loại thông tin có liên
quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa r ấ t nhi ều
worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn gọi t ắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cònđược gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhi ều ô (cell), cc ô được t ổ chức
thành các cột và cc dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một
Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa
được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Một chart sheet r ấ t hữu ích khi bạn mu ốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 10/219
9
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ th ể hiện trên cc tab đặt tại góc tri dưới của
cửa s ổ workbook. Để di chuy ển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nh ấ pchuột vào tên sheet c ần đế n trong thanh sheet tab.
Các thành phần của Workbook
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLX” (dựa trên chu ẩn XML
giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được d ễ dàng hơn) thay cho định
dạng chu ẩn trước đây là “.XL”.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 11/219
10
Giao diện Excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh r ất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới,
mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh
Office gi ống như menu File của các phiên bản trước.
Chúng ta có th ể ch ế bi ế n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta
hay sử dụng nh ấ t. Nh ấ n vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh
c ần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. N ế u các nút lệnh ở đây còn qu ít
bạn có th ể nh ấ n chọn More Commands… để mở cửa s ổ điều ch ế thanh lệnh
truy cập nhanh.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 12/219
11
Các lệnh trong menu Office
Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 13/219
12
Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh
menu truy ền th ống thành các cụm lệnh d ễ dàng truy cập được trình bày ngay
trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình
làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các ki ểu m ẫu có s ẵn, chèn
hay xóa dòng hoặc cột, s ắp x ế p, tìm ki ế m, lọc dữ liệu,…
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 14/219
13
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng bi ểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,ký hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh v ề việc hi ển thị bảng tính và thi ế t lập in ấ n.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ ki ểm tra theo dõi công thức, điều khi ển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,
phân tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh ki ễm l ỗi chính tả, h ỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các
ô, các thi ế t lập bảo vệ bảng tính.
View: Thi ế t lập các ch ế độ hi ển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia
màn hình, …
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình
viên, những người có hi ểu bi ế t v ề VBA. Để mở nhóm này nh ấ n vào nút Office
Excel OptionsPopular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xu ấ t hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiệních b ổ sung, các hàm b ổ sung,…
Sử dụng menu ngữ cảnh (shortcut menu)
Khi mu ốn thực hiện một thao tc nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng bi ểu, đồ
thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nh ấ p phải chuột lên đối tượng đó. Lập
tức một thanh menu hiện ra chứa các lệnh thông dụng có th ể hiệu chỉnh hay
áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 15/219
14
Menu ngữ cảnh
Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa s ổ
Mở Excel
Thao tác:
B1. Từ màn hình (cửa s ổ) chính của Windows nh ấ p chuột nút Start ở góc dưới
bên trái
B2. Di chuy ển chuột lên trên đế n chữ All Programs, r ồi di chuy ển chuột sang
phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đế n chữ Microsoft OfficeExcel 2010 thì dừng lại.
B3. Nh ấ p chuột vào bi ểu tượng để khởi động Excel.
Phóng to, thu nhỏ cửa s ổ Excel
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 16/219
15
Các nút điều khiển cửa sổ Excel
Thu nhỏ cửa s ổ Excel
Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa s ổ đang mở to Nh ấ p chuột chuột vào
nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa s ổ Excel sẽ được thu gọn lại thành
một bi ểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start .
Phóng to cửa s ổ Excel
Thao tác:
Thao tác này chỉ thực hiện được khi cửa s ổ đang bị thu nhỏ
Nh ấ p chuột vào bi ểu tượng thu gọn của Excel trên thanh
Taskbar bên phía dưới màn hình
Thoát khỏi Excel
Nh ấ p chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng
có th ể thoát Excel b ằng cách nh ấ n nút Officech ọn Exit Excel .
Thao tác với ô và vùng
Nhận dạng ô và vùng (cells, range)
Địa chỉ một ô trong Excel được xc định bởi tiêu đề cột và s ố thứ tự của dòng.
Một vùng trong bảng tính được xc định b ằng địa chỉ của ô ở góc trên bên tráicủa vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có d ấu : phân cch). Đặc
biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xc định là <tên cột>:<tên cột> (ví
dụ cột A thì được xc định ng ắn gọn là A:A) và <s ố dòng>:<s ố dòng> (ví dụ
địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 17/219
16
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và
s ố dòng là 11, vùng được bao bởi nét ch ấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu
tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cu ối của vùng là H12.
Địa chỉ ô và vùng
Chọn vùng
N ế u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuy ển ô hiện hành đế n góc trênbên trái của vùng c ần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xu ống dưới qua phải đế nvị trí ô cu ối cùng của vùng và thả chuột. N ế u dùng phím thì sau khi chọn ô đầu
tiên bạn giữ phím Shift trong khi nh ấ n phímvàđể đế n ô cu ối của vùng và
thả các phím. (Bạn cũng có th ể làm ngược lại là chọn ô cu ối của vùng trước và
kéo chọn đế n ô đầu tiên).
Khi mu ốn chọn cả sheet hiện hành thì nh ấ n <Ctrl+A>, còn mu ốn chọn cả
workbook (nghĩa là chọn t ấ t cả các sheet) thì nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.
Sao chép và di chuyển vùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đế n một nơi nào đó trongbảng tính và dữ liệu g ốc còn nguyên, còn di chuy ển vùng thì cũng như sao chépnhưng dữ liệu g ốc sẽ được di dời đế n vị trí mới. Để sao chép hay di chuy ển
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 18/219
17
trước tiên bạn phải chọn vùng c ần sao chép hay di chuy ển, sau đó có th ể dùng
nút lệnh, phím t ắt hay dùng chuột để thực hiện:
Dùng Ribbon:
Chọn vùngHomenhóm Clipboard nh ấ n nút hay (Copy hay
Cut ), đến nơi đích và Homenhóm Clipboard nh ấ n nút (Paste). Bạn có
th ể gọi các lệnh trên từ menu ngữ cảnhnh ấ p phải chuột.
Chuột:
Chọn vùnggiữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n ế u là sao chép (không giữ
thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuy ển)kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay
di chuy ển đế n và thả chuột.
Dán đặc biệt (Paste Special)
Trong qu trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt
từ bộ nhớ vào với một s ố chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn
hãy sử dụng Paste Special… au khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao
chép đế n và nh ấ p phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste
Special có một s ố lựa chọn như bảng sau:
Giải thích hộp thoại Paste Special
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 19/219
18
H ạ ng mụ c Mô tả
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức, k hông định dạng
Values Chỉ dán giá trị và k ết quả của công thức, không định dạng
Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức
Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích
All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền
Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột
Formulas and number
formats
Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con số,
các định dạng khác bị loại bỏ.
Values and number
formats
Dán vào giá trị, k ết quả của công thức và các định dạng gốc của
các con số.
None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào
Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích
Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của
vùng nguồn.
Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của
vùng nguồn.
Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của
vùng nguồn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 20/219
19
Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng
đích
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngượ c lại
Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
Đặt tên vùng
Việc đặt tên vùng có lợi r ấ t lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán
như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và d ễ hi ểu công dụng của nó hơn làcc địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi ếu tính ton ít sai sót hơn vàdi chuy ển hay chọn các vùng đã được đặt tên r ấ t nhanh chóng từ Name box
(hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng tr ắng và
d ấ u ch ấ m, tên phải b ắt đầu là ký tự không được b ắt đầu là s ố, tên không được
đặt gi ống cc địa chỉ tham chi ế u. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng c ần đặt
tênchọn nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại
New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope,
nhập chú thích n ế u c ần, xong thì nh ấ n OK. Ngoài ra bạn còn có th ể đặt tên trực
ti ế p từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined
Names Create from Selection hoặc dùng menu ngữ cảnh.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 21/219
20
Mu ốn mở hộp thoại quản l{ cc tên đã đặt bạn vào nhóm FormulasDefined
NamesName Manager . Từ hộp thoại bạn có th ể đặt tên mới, hiệu chỉnh
thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của cc vùng không dùng đến,…
Thêm chú thích cho ô
hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hi ểu thông tin mà ô đang
chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm Review
CommentsNew Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có th ể
nh ấ p phải chuột lên ô c ần chú thích và chọn Insert Comment .
Để đọc chú thích chỉ c ần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review CommentsNext hay Previous.
Để ẩn/ hiện chú thích vào Review CommentsShow All Comments ( ẩn/
hiện t ấ t cả) hoặc Show/ Hide Comment ( ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).
Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô c ần hiệu chỉnh chú thíchReview
CommentsEdit Comment . Ngoài ra để nhanh bạn có th ể nh ấ p phải chuột
và chọn Edit Comment từ menu ngữ cảnh.
Xóa chú thích vào chọn ô c ần xóa chú thíchReview CommentsDelete.
Hoặc nh ấ p phải chuột và chọn Delete Comment .
Minh họa cho hiện các chú thích
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 22/219
21
Chèn, xóa ô, dòng và cột
Chúng ta có th ể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành
trong worksheet và dịch chuy ển cc ô đang chọn qua phải hoặc xu ống dưới.
Tương tự, ta có th ể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên
trái và có th ể xóa đi cc ô, cc dòng và cột.
Chèn ô tr ố ng
B1. Chọn các ô mà bạn mu ốn chèn các ô tr ống vào đó (muốn chọn các ô không
liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).
B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Cells… B3. Chọn lựa chọn
phù hợp trong hộp thoại Insert
Chèn dòng
B1. Chọn một hoặc nhi ều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu ốn chèn
s ố dòng tương ứng phía trên các dòng này.
B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Sheet Rows
Minh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 23/219
22
Chèn cột
B1. Chọn một hoặc nhi ều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu ốn chèn s ố
cột tương ứng phía bên trái các cột này.
B2. Chọn Homechọn nhóm CellsInsert Insert Sheet Columns
Xóa các ô, dòng và c ột
B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột c ần xóa
B2. Chọn HomeCellsDeletechọn ki ểu xóa phù hợp (xem hình)
Thay đổi độ rộng cột và chi ều cao dòng
Trong worksheet ta có th ể qui định độ rộng cột từ 0 đế n 255, đây chính là số ký
tự có th ể hi ển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi
độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chi ều cao của dòng qui định từ 0 đế n
409, đây là đơn vị đo lường b ằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chi ều cao
mặc định của dòng là 12.75 point, khi chi ều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Cc bước
điều chỉnh dòng cột:
B1. Chọn dòng hoặc cột c ần điều chỉnh chi ều cao hoặc độ rộng
B2. Chọn HomeCellsFormat Chọn lệnh phù hợp
Row Height: chọn lệnh này để qui định chi ều cao của dòng
AutoFit Row Height: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chi ều cao dòng cho
phù hợp với nội dung.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 24/219
23
Column Width: chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
AutoFit Column Width: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho
phù hợp với nội dung.
Default Width: chọn lệnh này khi bạn mu ốn qui định lại độ rộng mặc định cho
worksheet hay cả workbook. Ta có th ể qui định chi ều cao dòng và độ rộng cột
cho cả worksheet hay cả workbook b ằng cách chọn cả worksheet hay cả
workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngoài cch thay đổi chi ều cao dòng và độ
rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tc nhanh hơn. Muốn thay
đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đế n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xu ấ thiện ký hiệu và kéo chuột v ề bên phải để tăng hoặc kéo v ề bên tri để giảm độ
rộng cột. Tương tự, mu ốn thay đổi chi ều cao dòng nào hãy rê chuột đế n bêndưới s ố thứ tự dòng cho xu ấ t hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc
kéo xu ống dưới để tăng chi ều cao dòng.
Ta có th ể qui định chi ều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả
workbook b ằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện
lệnh.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 25/219
24
Ngoài cách thay đổi chi ều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng
chuột để thao tc nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đế n
phía bên phải tiêu đề cột đó cho xu ấ t hiện ký hiệu và kéo chuột v ề bên phải
để tăng hoặc kéo v ề bên tri để giảm độ rộng cột. Tương tự, mu ốn thay đổichi ều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới s ố thứ tự dòng cho xu ấ t hiện ký
hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ống dưới để tăng chi ều cao
dòng.
N ố i (Merge) và bỏ nố i các ô (Split)
N ố i nhi ều ô thành một ô
Khi n ối nhi ều ô thành một ô, n ế u t ấ t cả cc ô đều có dữ liệu thì bạn c ần chuy ển
h ế t dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô c ần merge vì chỉ có dữ
liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.
B1. Chọn các ô c ần n ối lại.
B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center . Để canh chỉnh dữ liệu
trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment .
Chuy ển một ô đã n ố i v ề lại nhi ều ô
Sau khi chuy ển ô đã nối v ề lại nhi ều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng
bên trái.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 26/219
25
B1. Chọn ô đang bị n ối.
B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells
đều được.
Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt
Bạn có th ể dùng chuột, các phím, thanh cu ốn dọc, thanh cu ốn ngang,
sheet tab, các t ổ hợp phím t ắt đề di chuy ển qua lại giữa cc sheet hay đi đế n
cc nơi bấ t kz trong bảng tính.
Thanh cuố n dọc, thanh cuố n ngang
Thanh cu ốn dọc và thanh cu ốn ngang được gọi chung là các thanh cu ốn (scrollbars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có th ể hi ển thị (cho xem) một ph ần của bảng
tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cu ố n d ọc để xem ph ần bên trên hay
bên d ướ i bảng tính và dùng thanh cu ố n ngang để xem ph ần bên trái hay bên
phải của bảng tính.
Thanh cu ốn dọc là thanh dài nh ấ t, n ằm dọc ở bên l ề phải; hai đầu có hai mũitên lên và mũi tên xu ống; ở giữa có thanh trượt để cu ốn màn hình lên xu ống.
Thanh cu ốn ngang là thanh n ằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đế m lên. Có
hình dạng gi ống thanh cu ốn dọc, chỉ khác là n ằm ngang.
Thanh cuốn ngang
Thao tác:
Nh ấ p chuột vào mũi tên sang tri để cu ốn màn hình đi sang tri.
Nh ấ p chuột vào mũi tên sang phải để cu ốn màn hình sang phải.
Thanh Sheet tab
Để di chuy ển qua lại giữa các sheet ta nh ấ p chuột lên tên của sheet trên thanh
sheet tab. Ngoài ra chúng ta có th ể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuy ển đế nsheet li ền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuy ển đế n sheet
li ền sau sheet hiện hành. Để trở v ề sheet đầu tiên bạn nh ấ p chuột và nút
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 27/219
26
trên thanh sheet tab và để đế n sheet cu ối cùng thì bạn nh ấ p chuột vào nút
trên thanh sheet tab. N ế u mu ốn đế n một sheet nào đó trong trường hợp có
quá nhi ều sheet thì bạn hãy nh ấ p phải chuột vào thanh và chọn tên
sheet c ần đế n.
Sử dụng các t ổ hợp phím t ắt để di chuy ển
Để đến được nơi cần thi ế t trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cu ốn các
thanh cu ốn ngang và dọc, cc phím mũi tên thì bạn nên nhớ các t ổ hợp phím ở
bảng bên dưới để giúp di chuy ển được nhanh hơn.
Nh ấ n phím Di chuy ển
→ hoặc Tab Sang ô bên phải
← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái
↑ Lên dòng
↓ Xuống dòng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 28/219
27
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
Thao tác với workbook
Tạo mới workbook
Chọn nút OfficeNew , một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung c ấ pnhi ều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo m ẫu
dựng s ẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ống,
bạn chọn Blank workbook và nh ấ p nút Create.
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 29/219
28
Mở workbook có s ẵn trên đĩ a
Một tập tin có s ẵn có th ể được mở b ằng nhi ều cách:
1. Chọn nút Officechọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có
th ể có t ối đa 50 tên tập tin được sử dụng g ần đây nhất trong danh sch này (để điều chỉnh thì nh ấ n vào nút OfficeExcel Options Advanceph ần Display
Show this number of Recent Documents ).
2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin
và nh ấ p chuột hai l ần lên tên tập tin.
3. Chọn nút OfficeOpen, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open,
chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin c ần
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 30/219
29
mở sau đó nhấ n nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp
thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được
những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in
Browser (Mở tập tin b ằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (R ấ thữu dụng trong trường hợp tập tin bị l ỗi).
Lưu workbook
Một điều c ần lưu { khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện
lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không
t ốn nhi ều thời gian nhưng nế u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có th ể m ấ ttong cả giờ làm việc của bạn. Nh ằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover , Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc
định là 10 phút lưu một l ần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút
OfficeExcel OptionsSave, sau đó đnh dấ u chọnvào Save AutoRecover
information every minutes.
Một s ố cch lưu workbook:
1. Chọn nút OfficeSave
2. Nh ấ p chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access
Tollbar ).
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 31/219
30
3. Dùng t ổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
N ế u tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiế p các ph ần cập nhật,
còn n ế u là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong
hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên chotập tin tại hộp File name, chọn ki ểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấ n nút
Save để lưu trữ.
Minh họa lưu tập tin
Qui t ắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui t ắt đặt tên tập tin của
Windows. Tên tập tin có th ể dài tới 255 ký tự bao g ồm cả khoảng tr ắng. Tuy
nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : *“
< > |
Để bảo mật tập tin, chúng ta có th ể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải bi ế tmật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cch tà đạo!).
B1. Nh ấ n nút OfficeSave As, hộp thoại Save As hiện ra.
B2. Nh ấ n nút Toolschọn General Options…, hộp thoại General Options hiện
ra
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 32/219
31
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau
để tăng bảo mật). au đó nhấ n nút OK
B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. au đó nhấ n nút OK
B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. au đó nhấ n nút OK
B6. Nh ấ n nút Save để hoàn t ấ t.
Dùng mật mã bảo vệ workbook
Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao
có đuôi .xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở
workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook),
Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
Đóng workbook
Một s ố cch đóng workbook:
1. Chọn nút OfficeClose
2. Dùng chuột chọn nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề).
3. Dùng t ổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. N ế u workbook có sự thay đổi
nội dung thì Excel sẽ nh ắc bạn lưu lại cc thay đổi đó.
S ắp x ế p workbook
Chi mở nhi ều workbook cùng lúc và c ần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta
nên s ắp x ế p lại: Rê chuột nh ấ n vào nhóm lệnh View chọn nút Arrange All
Chọn ki ểu b ố trí thích hợp.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 33/219
32
Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
Thao tác với worksheet
Chèn thêm worksheet mới vào workbook
Có nhi ều cách thực hiện:
1. Nh ấ n vào nút trên thanh sheet tab
2. Dùng t ổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
3. Nh ấ n chọn nhóm Homeđế n nhóm CellsInsert Insert sheet
4. Nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert …, hộp thoại Insert hiện
ra, chọn Worksheet và nh ấ n nút OK . Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiệnhành.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 34/219
33
Minh họa chèn sheet mới
Đổi tên worksheet
Nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ
tên mới vào, xong nh ấ n phím Enter. Tên sheet có th ể dài tới 31 ký tự và có th ể dùng khoảng tr ắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : /
\ ? *
Xóa worksheet
Mu ốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:
1. Chọn sheet mu ốn xóachọn nhóm Homechọn nhóm CellsDelete
Delete sheet
2. Nh ấ p phải chuột lên tên sheet mu ốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa
OK .
S ắp x ế p thứ tự các worksheet
Có nhi ều cách thực hiện s ắp x ếp worksheet như:
1. Nh ấ p trái chuột lên tên sheet c ần s ắp x ế p và giữ chuột kéo đế n vị trí mới và
thả chuột.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 35/219
34
2. Khi có quá nhi ều sheet thì dùng cách này, nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần
s ắp x ế p, chọn Move or Copy …. hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nh ấ p chọn
lên tên sheet trong danh sách mà bạn mu ốn di chuy ển sheet đến trước nó, sau
đó nhấ n OK .
Sao chép worksheet
Nh ấ p phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy …chọn vị trí đặt bản sao trong
vùng Before sheet đnh dấ u chọn vào hộp Creat a copy nh ấ n nút OK.
Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nh ấ n gi ữ ph í m Ctrl r ồi dùng chuột chọn lên
tên sheet c ần sao chépgiữ trái chuột rê đế n vị trí đặt bản sao trên thanh
sheet tabthả trái chuột.
Để sao chép nhi ều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhi ều
sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhi ều sheet bạn hãy giữ phím
<Ctrl + nh ấ p chuột> để chọn sheet.
Để chép một hay nhi ều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ
workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy … và nhớ chọn tên
workbook đích tại To book ( n ế u chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao
chép cc sheet đế n một workbook mới).
Chọn màu cho sheet tab
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 36/219
35
Việc tô màu giúp quản l{ thanh sheet tab được t ốt hơn. Để tô màu cho các
sheet tab bạn chỉ c ần nh ấ p phải chuột lên tên sheet c ần tô màu, ti ế p theo hãy
chọn Tab Color và chọn màu thích hợp.
Ẩn/ Hiện worksheet
Khi bạn không mu ốn ngưới khác th ấ y một hay nhi ều sheet nào đó thì bạn có
th ể ẩn nó đi. Không thể ẩn h ế t các sheet trong workbook mà phải còn lại ítnh ấ t một sheet không bị ẩn. Mu ốn ẩn sheet bạn chỉ c ần nh ấ p phải chuột lên
tên sheet mu ốn ần và chọn Hide th ế là sheet đã được ẩn. Khi mu ốn cho hiện
trở lại một sheet, bạn nh ấ p phải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide…sau đó chọn tên sheet c ần cho hiện và nh ấ n nút OK .
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 37/219
36
Sử dụng các ch ế độ hi ển thị trong quá trình thao tác
Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu
nhỏ các cửa s ổ để có được góc nhìn t ốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng một
worksheet dưới nhi ều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa s ổ worksheet thành
nhi ều Tab để d ễ dàng tham chi ế u, hay giữ c ố định tiêu đề một danh sách dài
trong khi cu ốn các thanh cu ốn,…
Sử dụng thanh Zoom
Excel 2010 b ố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm
việc của bảng tính. Thanh zoom n ằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có
th ể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đế n tới 400%, phóng to
thì nh ấ n và nút d ấ u cộng còn thu nhỏ thì nh ấ n vào nút d ấ u trừ.
Thanh Zoom
Xem và so sánh worksheet trong nhi ều cửa s ổ
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu ốn xem một worksheet hay các
worksheet trong cùng một workbook dưới nhi ều góc độ khác nhau, m ỗi một
nhân bản để xem sẽ được g ắn thêm chỉ s ố phía sau tên tập tin. Chọn nhóm
View Window New Window
Để so snh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn ti ế p nhóm View
Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu ốn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 38/219
37
thanh cu ốn ở cửa s ổ này thì cửa s ổ kia cũng được cu ốn theo. Để t ắt tính năngcu ốn đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (n ế u nó
đang bật).
Chia khung bảng tính làm nhi ều ph ần và c ố định vùng tiêu đề
Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong
tính toán c ần phải thực hiện nhi ều việc tham chi ếu. Để chia cửa s ổ bảng tính:
Đặt ô hiện hành tại vi trí c ần chia trên bảng tính, sau đó chọn View Window
Split . Để bỏ khung bảng tính thì nh ấ n nút Split lại một l ần nữa hoặc nh ấ pchuột 2 l ần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cu ốn
dọc và ngang có một ng ấ n nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có bi ểu tượng
(công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốnchia trên cửa s ổ làm việc của bảng tính.
Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngang
Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn h ỗ trợ bạn c ố định một vùng nào đótrên cửa s ổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c ố định
này r ấ t hữu ích vì nó giúp ta luôn th ấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn
hình xu ống phía dưới để nhập liệu. Để c ố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí
c ần c ố định, sau đó chọn View
Window
Freeze Panes
chọn ki ểu c ố địnhphù hợp. N ế u chọn:
Freeze Panes: Sẽ c ố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành
Freeze Top Row: C ố định dòng đầu tiên đang nhìn thấ y của danh sách
Freeze First Column: C ố định cột đầu tiên đang nhìn thấ y của danh sách
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 39/219
38
Minh họa cố định các tiêu đề
Để bỏ c ố định thì vào ViewWindowFreeze PanesUnfreeze Panes
Sử dụng Watch Window
Tính năng này giúp ta theo dõi cc ô trong qu trình tính ton. Bạn mu ốn giám
st ô nào thì đưa nó vào danh sch gim st ở cửa s ổ của Watch Window . Gọi
cửa s ổ Watch Window bạn chọn nhóm FormulasFormula Auditing
Watch Window , sau đó chọn ô c ần theo dõi và nh ấ n vào nút Add Watch
trên cửa s ồ Watch Window .
Cửa sổ Watch Window
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 40/219
39
Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong
Excel
Nhập liệu, hiệu chỉnh
Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học.
Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượ ng này không
chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
Nhập liệu
Nhập s ố , chu ỗi, thời gian, ngày tháng năm
B1. Trên worksheet, chọn ô c ần nhập liệu
B2. Nhập vào con s ố, chu ỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn c ần
B3. Nhập xong nh ấ n Enter (ô hiện hành chuy ển xu ống dưới) hoặc Tab (ô hiện
hành chuy ển qua phải) để k ế t thúc.
Lưu ý:
N ế u nhập các con s ố vào mà Excel hi ển thị ##### là do chi ều rộng cột không
đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột.
Mặc định Excel sẽ dùng d ấ u ch ấ m (.) để phân cách ph ần s ố nguyên và ph ần s ố
thập phân.
Khi nhập các con s ố mà các con s ố này không c ần tính toán thì bạn nên định
dạng ô là Text trước khi nhập (Homenhóm Number chọn Text từ danhsách).
Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong
Control Panel Regional and Language Options.
Khi nhập ngày dùng d ấ u / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-
2007. Khi mu ốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi mu ốn dùng định
dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 41/219
40
Khi nhập thời gian và mu ốn định dạng theo chu ẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P
vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, n ế u không Excel tự
hi ểu là AM. Khi mu ốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi
mu ốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ
<Ctrl+Shift+@>. Mu ốn nhập cùng một nội dung cho nhi ều ô, bạn hãy chọn các
ô và nhập liệu vào sau đó nhấ n <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có th ể sử dụng chức
năng AutoFill (ph ần sau). Mu ốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhi ều sheet,
bạn hãy chọn cc sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, ti ế p theo
nhập liệu (có th ể m ấ t dữ liệu do bị nhập đè lên cc ô có dữ liệu). Để bỏ chọn
các sheet thì nh ấ p phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.
Ví dụ nhập các loại dữ liệu
Nhập các ký tự đặc biệt
B1. Mu ốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong
ô.
B2. Chọ ọn Symbol
B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự c ần, có th ể đổi ki ểu Font tại hộpFont.
B4. Nh ấn nút Insert để chèn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 42/219
41
Ví dụ chèn vào ô
Hủy lệnh (Undo), phục h ồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng
Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nh ấ n chuột lên nút hay dùng phím
<Ctrl+Z>
Đang nhập liệu vào ô mu ốn hủy thì nh ấ n phím ESC
Để phục h ồi lệnh vừa hủy thì nh ấ n nút hay dùng phím <Ctrl+Y>
Để thực hiện lại lệnh sau cùng nh ấ n <Ctrl+Y>
Hiệu chỉnh nội dung
Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhi ều ô c ần xóa
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 43/219
42
B2. Nh ấ n Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung cc định
dạng của ô v ẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có th ể vào Homenhóm Editing
Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa t ấ t cả nội dung và định dạng
Clear Formats: Chỉ xóa ph ần định dạng của ô
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng
Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n ế u có
Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table)
Nhập đè lên ô có s ẵn nội dung
Mu ốn nhập đè lên cc ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập
vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ m ất đi và thay bằng nội dung
vừa nhập đè.
Hiệu chỉnh nội dung các ô
Mu ốn hiệu chỉnh nội dung s ẵn có của ô bạn làm các cách sau:
1. Nh ấ p chuột hai l ần lên ô c ần hiệu chỉnhdùng chuột hoặc cc phím mũi
tên di chuy ển đến nơi cần hiệu chỉnhdùng phím Backspace hoặc Delete để
xóa một s ố nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.
2. Chọn ô c ần hiệu chỉnh và nh ấ n F2 để vào ch ế độ hiệu chỉnh và làm tương tự
như trên
3. Chọn ô c ần hiệu chỉnh, sau đó nhấ p chuột vào thanh công thức (Formula)
Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu
Sử dụng chức năng AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các m ẫu
AutoFill có s ẵn. Ngoài ra bạn còn có th ể tạo thêm các m ẫu phục vụ cho công
việc của mình.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 44/219
43
Danh sách Auto Fill có s ẵn
Các giá trị khởi đầu Chu ỗi sau khi mở rộng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday
Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00
15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On
backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,...
1st Period 2nd Period, 3rd Period,...
Product 1 Product 2, Product 3,...
Bạn mu ốn điền các s ố lẻ trong khoảng từ 1 đế n 25 vào cột A bạn làm như sau:
B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào s ố 1
B2. Chọn ô ti ế p theo A2 nhập vào s ố 3 (bước nhảy b ằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng
s ố 2 vào ô chứa s ố lẻ trước đó để có được s ố lẻ k ế ti ế p).
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 45/219
44
B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuy ển chuột xu ống d ấ u vuông nhỏ màu đen (Fillhandle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột bi ế n thành d ấ u cộng màu
đen.
B4. Giữ trái chuột kéo xu ống phía dưới cho đế n khi hiện s ố 25 thì dừng lại.
Khi bạn mu ốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành
cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các
cách sau:
1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức c ần sao chép, sau đó giữ
Fill handle và kéo theo hướng bạn c ần (lên, xu ống, trái hay phải). Khi đó dữ
liệu hay bi ểu thức sẽ được sao chép.
2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) c ần sao chép và t ấ t cả các ô c ần sao dữ
liệu đến, sau đó vào Homenhóm EditingFill chọn hướng phù hợp
(Down, Right, Up, Left ).
Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút OfficeExcel OptionsPopular
trong ph ần trong ph ần Top options for working with Excel chọn Edit
Custom Listshộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh
sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nh ấ n nút Add để thêm vào
Custom lists và k ể từ lúc này bạn có th ể sử dụng chức năng AutoFill với danh
sách tự tạo của bạn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 46/219
45
Mu ốn xóa một danh sách thì bạn chỉ c ần chọn danh sch đó và nhấ n nút
Delete.
N ế u mu ốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sch đó và hiệu chỉnh trong ô
List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nh ấ n nút Add .
Sử dụng chức năng Automatic Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chu ỗi văn bản gi ống nhau
ở cc ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn
khó chịu, để bật t ắt bạn vào nút OfficeExcel Optionschọn Tab Advance
tại Editing optionsEnable AutoComplete for cell values.
S ử d ụng chứ c năng AutoCorrect
AutoCorrect giúp bạn sửa các l ỗi chính tả nhập liệu khi nhập b ằng ti ế ng Anh,
ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay cc đoạn văn bản lặp đi lặp
lại. Chúng ta có th ể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào
danh sách của AutoCorrect . Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo
cc bước sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 47/219
46
B1. Chọn nút OfficeExcel OptionsProofing AutoCorrect Options
B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới
có tác dụng
B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t ốc ký)
B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t ốc
ký)
B5. Nh ấ n nút Add để thêm vào danh sách
Ð ể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung
mới vào hai hộp Replace và With, sau đó nhấ n nút Replace. Mu ốn xóa một
mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấ n nút Delete.
Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 48/219
47
Định dạng
Định dạng chung
Cc nút định dạng thông dụng của Excel được b ố trí r ấ t thuận lợi truy cập trongnhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel,
m ỗi khi c ần định dạng bạn chỉ việc nh ấ n chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.
Định dạng văn bản và số
Khi c ần cc định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh
thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Homenhóm Cells
Format Format Cells…
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 49/219
48
Giải thích hộ p thoại Format Cells
Định dạng Mô tả
Tab Number
Category Danh sách các loại định dạng s ố, giá trị
Sample Hi ển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo
cc định dạng bạn chọn
Decimal places T ối đa có thể có 30 s ố sau d ấ u thập phân, chỉ áp dụng
cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage,
và Scientific.
Use 1000 Separator
(,)
Chọn ô này n ế u mu ốn có d ấ u phân cách giữa hàng
nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 50/219
49
Negative numbers Chọn loại định dạng th ể hiện cho s ố âm, chỉ áp dụng
cho dạng Number và Currency.
Symbol Chọn loại ký hiệu ti ền tệ, chỉ áp dụng cho dạng
Currency và Accounting
Type Chọn ki ểu hi ển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho
các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.
Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khc để áp dụng định dạng giá trị,chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special.
Tab Alignment
Text alignment
Horizontal
Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo
chi ều ngang. Mặc định Excel canh l ề tri cho văn bản,
l ề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các l ỗi được
canh giữa.
Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo
chi ều dọc. Mặc định Excel canh l ề dưới cho văn bản.
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Orientation Chọn cc hướng của văn bản trong các ô.
Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đế n 90
độ
Text control Wrap
text
Nội dung trong ô được xu ống nhi ều dòng tùy thuộc
vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi ti ế t ph ần
dưới)
Shrink to fit Giảm kích cở chữ để t ấ t cả nội dung trong ô vừa với độ
rộng cột
Merge cells N ối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên)
Right-to-left Text Xc định trình tự đọc và canh l ề
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 51/219
50
direction
Tab Font
Font Chọn ki ểu Font cho các ô, font mặc định là CalibriFont style Chọn ki ểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ,
ki ểu mặc định là Regular.
Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đế n 1638 và mặc định là
cở chữ 11 point.
Underline Chọn ki ểu gạch chân cho văn bản trong danh sách,
mặc định là None.
Color Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do
Excel tự chọn màu)
Normal font N ế u chọn sẽ loại bỏ cc định dạng Font khác và trở v ề
dạng bình thường
Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xu ống dưới
Preview Xem trước k ế t quả định dạng bạn vừa chọn
Tab Border
Line Chọn ki ểu và kích cở cc đường kẻ khung, sau đó chọn
các nút bên hộp Border để kẻ
Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ cc đường
phân cách giữa các ô
Color Chọn màu cho cc đường kẽ
Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các
đường bao các ô
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 52/219
51
Tab Fill
Background Color Chọn màu n ền cho các ô. Fill Effects cung c ấ p các hiệu
ứng tô màu n ền (xem chi ti ế t ph ần dưới).
More Colors B ổ sung thêm các màu và công cụ pha ch ế màu.
Pattern Color Các m ẫu màu n ền
Pattern Style các ki ểu m ẫu tô n ền ô. Xem trước k ế t quả chọn màu và
ki ểu m ẫu tại Sample
Tab Protection
Locked Khóa việc thay đổi, di chuy ển, xóa, … cc ô, chỉ có tác
dụng khi sheet được bảo vệ
Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được
bảo vệ (xem ph ần sau)
General Excel mặc định dùng ki ểu này để định dạng giá trị, khi
s ố dài hơn 12 s ố thì định dạng
General chuy ển sang dạng Scientific
Number Dùng để định dạng các con s ố, bạn có th ể chọn d ấ uphân cách thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ uthập phân, đồng thời có th ể chọn ki ểu hi ển thị s ố âm.
Currency Dùng để định dạng cc đơn vị ti ền tệ cho các giá trị, tacó th ể chọn d ấ u phân cách thập phân và định s ố con
s ố sau d ấ u thập phân, đồng thời có th ể chọn ki ểu hi ểnthị s ố âm.
Accounting Dùng để định dạng cc đơn vị ti ền tệ trong k ế toán, nó
đặt ký hiệu ti ền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau.
Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy
theo chọn lựa tại ph ần Type và Locale (location). Các
Type có d ấu () là định dạng l ấ y từ hệ th ống (Control
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 53/219
52
Panel ).
Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và th ờ i gian tùy
theo chọn lựa tại ph ần Type và Locale (location). Các
Type có d ấu () là định dạng l ấ y từ hệ th ống (Control
Panel ).
Percentage Định dạng này l ấ y giá trị trong ô nhân với 100 và thêm
d ấ u % vào sau k ế t quả, bạn có th ể chọn d ấ u phân cách
thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ u thập phân.
Fraction Định dạng này hi ển thị con s ố dưới dạng phân s ố tùy
theo Type bạn chọn.
Scientific Hi ển thị con s ố dưới dạng khoa học <Con s ố E+n>. Ví
dụ, s ố 12345678901 định dạng theo Scientific là
1.23E10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có th ể chọn d ấ uphân cách thập phân và qui định s ố con s ố sau d ấ uthập phân.
Text Định dạng nội dung ô gi ống như những gì nhập vào k ể cả các con s ố.
Special Định dạng các con s ố dạng mã bưu chính (ZIP Code), số
điện thoại, s ố bảo hi ểm …
Custom Dùng để hiệu chỉnh cc mã định dạng đang p dụng
hay tạo mới cc định dạng do bạn áp dụng. Ta có th ể
thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo
ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem ph ần sau)
Sử dụng Wrap Text
Khi bạn mu ốn đoạn văn bản dài trong ô có nhi ều dòng thì bạn dùng chức năngwrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xu ống dòng tại vị trí mong mu ốn.
B1. Chọn ô c ần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 54/219
53
B2. Chọn Home Alignment chọn Wrap Text ( ). N ế u dòng không tự
động mở rộng là do ô bị thi ế t lập chi ều cao c ố định, bạn vào HomeCells
Format tại Cells Size chọn AutoFit Row Height
Xoay chữ (Orientation)
B1. Chọn các ô c ần xoay chữ A1:D1
B2. Chọn Homenhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise
Định dạng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô
b ằng nét mãnh và màu t ấ t cả đường kẽ là màu đỏ.B1. Chọn danh sách c ần kẽ khung B2:E18
B2. Chọn Homenhóm CellsFormat Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Border , chọn màu là Red ( ) tại Color
B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset
B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset
B6. Nh ấ n OK hoàn t ấ t
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 55/219
54
Hiệu ứng tô n ền ô (Fill effect)
B1. Chọn vùng c ần tô màu n ền B2:E18
B2. Chọn Homenhóm CellsFormat Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects…
B4. Chọn các màu c ần ph ối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2
(Blue)
B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn ki ểu thứ 3
B6. Nh ấ n OK hai l ần để hoàn t ấ t.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 56/219
55
Tự động định dạng có điều kiện.
Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các m ẫu trong dữ liệu
và sử dụng r ất đơn giản. Chỉ c ần đnh dấ u một nhóm các ô và kích vào
Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn,
bạn sẽ th ấ y preview của nó ngay lập tức. Có th ể gán cho m ỗi ô một màu để
phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu
trong su ốt phản ánh giá trị của ô… Cch thức ti ến hành này cho phép đơn giản
hơn rấ t nhi ều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của
Excel 2003.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 57/219
56
Bảng và định dạng bảng (table)
Excel thi ế t lập s ẵn r ấ t nhi ều bi ểu m ẫu định dạng bảng và còn h ỗ trợ tạo thêm
các bi ểu m ẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các bi ểu m ẫu tự tạo thêm và cho
phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có th ể hiệu chỉnh định dạng bảng khi c ần
thi ế t.
Áp đị nh d ạng bảng cho danh sách và chuy ể n danh sách thành bảng
B1. Chọn danh B2:E18
B2. Chọn Homenhóm Styleschọn Format As Table
B3. Cửa s ổ Style liệt kê r ấ t nhi ều bi ểu m ẫu định dạng bảng, chọn một trong các
bi ểu m ẫu. Ví dụ chọn m ẫu Light s ố 9
B4. Cửa s ổ Format As Table hiện lên nh ấ n OK để xác nhận.
Để tạo m ẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style…, sau đó đặt tên cho
bi ểu m ẫu mới và nh ấ n Format để ch ế bi ế n bi ểu m ẫu.
Mu ốn xóa một m ẫu tự tạo thì vào HomeStyleFormat As Table, tại ph ần
Custom nh ấ p phải chuột lên bi ểu m ẫu và chọn Delete.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 58/219
57
Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table ToolsTab Design trên thanh
Ribbon
Xóa ki ểu định dạng bảng đang áp dụng và chuy ển bảng v ề danh sách
Để xóa một ki ểu định dạng bảng đang p dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại
Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ( )chọn Clear . Đế n lúc này
vùng chọn v ẫn còn là
bảng do vậy nó có cc tính năng của bảng.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 59/219
58
Để chuy ển một bảng v ề thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab
Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.
Sử dụng m ẫu định dạng tài liệu (Document Themes)
Các m ẫu tài liệu dựng s ẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ
chuyên nghiệp và r ấ t d ễ sử dụng. Các bi ểu m ẫu tài liệu được thi ế t k ế s ẵn với
nhi ều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhi ều hiệu ứng đẹp m ắt. Ngoài ra
chúng ta còn có th ể hiệu chỉnh và ch ế bi ế n các m ẫu này.
Để áp dụng bi ểu m ẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes
Chọn một bi ểu m ẫu từ danh sách.
Có th ể hiệu chỉnh bi ễu m ẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lạiki ểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.
Lưu { bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.
Tạo bi ểu m ẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themeschọn
Colorschọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themeschọn
Fontschọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo.
Khi đổi ki ểu m ẫu khc đồng loạt cc đối tượng được áp dụng bi ểu m ẫu thayđổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 60/219
59
Tìm và thay thế dữ liệu
Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th ế dữ liệu:
• Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
• Chọn Find hoặc Replace
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 61/219
60
• Hộp thoại Find and Replace xu ấ t hiện, nhập từ mu ốn tìm trong mục Find
What (n ế u bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu ốn tìm trong mục Find
What và từ thay th ế trong mục Replace with (n ế u bạn chọn Replace ở bước
trên).
• Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (s ắp x ế p) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu
trong một bảng tính được thi ế t lập dựa trên các tiêu chu ẩn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 62/219
61
S ắp x ế p
Để thực hiện một s ắp x ế p theo chi ều tăng dần hay giảm d ần trên một cột:
• Đnh dấ u các ô mu ốn được s ắp x ế p
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
Tùy chỉnh s ắp x ế p
Để s ắp x ế p nhi ều hơn một cột:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Chọn cột mà bạn mu ốn s ắp x ếp đầu tiên
• Kích Add Level
• Chọn cột ti ế p theo bạn mu ốn s ắp x ế p
• Kích OK
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 63/219
62
Lọc dữ liệu
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hi ển thị dữ liệu mà đp ứng các tiêu chu ẩn nh ất định.
Để sử dụng bộ lọc:
• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn mu ốn lọc
• Trên tab Home, kích ort & Filter
• Kích nút Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• Kích Text Filter
• Kích Words bạn mu ốn lọc
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 64/219
63
• Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter
• Kích Clear
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 65/219
64
Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các
Hàm
Giới thiệu công thức và hàm:
Giới thiệu công thức (Formula)
Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rấ t nhi ều, n ế u không có các công thức
thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức
để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công
thức này sẽ tự động cập nhật cc thay đổi và tính ra k ế t quả mới giúp chúng tađỡ t ốn công sức tính lại nhi ều l ần. Vậy công thức có các thành ph ần gì?
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó b ắt đầu là d ấu = và sau đó làsự k ế t hợp của các toán tử, các trị s ố, cc địa chỉ tham chi ế u và các hàm.
Ví dụ:
Ví dụ về công thức
Các toán tử trong công thức
Toán tử Chức năng Ví dụ K ế t quả
+ Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6
- Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41
* Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 66/219
65
/ Chia =3/3 3 chia 3 là 1
^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 L ấ y
căn bậc 4 của 16 thành 2
& N ối chu ỗi =”Lê” & “Thanh” N ối chu ỗi “Lê” và “Thanh”lại thành “Lê Thanh”
= B ằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE
> Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE
< Nhỏ hơn =A1<B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE
>= Lớn hơn hoặc
b ằng
=A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: FALSE
<= Nhỏ hơn hoặc
b ằng
=A1<=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE
<> Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: TRUE
, D ấ u cách các
tham chi ế u=Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế t
quả: 9
: Tham chi ế umãng
=Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K ế tquả: 9
khoảng
tr ắng
Trả v ề các ô
giao giữa 2
vùng
=B1:B6 A3:D3 Trả v ề giá trị của ô
Thứ tự ưu tiên của các toán tử
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 67/219
66
Toán tử Mô tả Ưu tiên
: (hai ch ấ m) (1 khoảng tr ắng) , (d ấ uph ẩy)
Toán tử tham chi ế u 1
– S ố âm (ví dụ –1) 2
% Ph ần trăm 3
^ Lũy thừa 4
* và / Nhân và chia 5
+ và – Cộng và trừ 6
& N ối chu ỗi 7
= < > <= >= <> So sánh 8
Giới thiệu hàm (Function)
Hàm trong Excel được lập trình s ẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chứcnăng nào đó. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta ti ế t kiệm được
r ấ t nhi ều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm. Các hàm trong
Excel r ất đa dạng bao trùm nhi ều lĩnh vực, có những hàm không yêu c ầu đối
s ố, có những hàm yêu c ầu một hoặc nhi ều đối s ố, và cc đối s ố có th ể là b ắt
buộc hoặc tự chọn.
Ví dụ:
=Rand(): hàm không có đối s ố
=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối s ố
=PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhi ều đối s ố và đối s ố tùy chọn
Trong Excel 2010 có cc hàm chính như sau:
Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 68/219
67
Hàm l ấ y dữ liệu từ A: Cubeset, Cubevalue,…
Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….
Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…
Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,…
Hàm luận l{: If, And, Or,…
Hàm tham chi ế u và tìm ki ếm: Choose, Vlookup, Offet,… Hàm ton và lượng gic: Log, Mmult, Round,…
Hàm th ống kê: tdev, Var, CountIf,…
Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…
Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên
ở các ph ần sau.
Nhập công thức và hàm
Nhập công thức trong Excel r ất đơn giản, mu ốn nhập công thức vào ô nào bạn
chỉ việc nhập d ấu = và sau đó là sự k ế t hợp của các toán tử, các trị s ố, cc địachỉ tham chi ế u và các hàm. Bạn có th ể nhìn vào thanh Formula để th ấy được
trọn công thức. Một điều h ế t sức lưu { khi làm việc trên bảng tính là tránh
nhập trực ti ế p các con s ố, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đế n tham
chi ế u.
Ví dụ:
Minh họa dùng tham chiếu trong hàm
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 69/219
68
Trong ví dụ trên, ở đối s ố thứ nh ấ t của hàm NPV chúng ta không nhập trực
su ấ t chi ế t tính 10% vào hàm mà nên tham chi ếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì
n ế u lãi su ất có thay đổi thì ta chỉ c ần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ
thu được k ế t quả NPV mới ngay không c ần phải chỉnh sửa lại công thức.
Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem
lại cch đặt tên vùng ở bài s ố 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có th ể
làm như sau:
B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(
B2. Nh ấ n F3, cửa s ổ Paste Name hiện ra
B3. Chọn LaiSuat và nh ấ n OK
B4. Nhập d ấ u ph ẩ y (,) và gõ F3
B5. Chọn DongTien và nh ấ n OK
B6. Nhập d ấu đóng ngoặc r ồi nhập d ấ u +
B7. Nh ấ p chuột vào ô B2
B8. Nh ấ n phím Enter
Chèn tên vùng vào công thức
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 70/219
69
Một trong những cách d ễ dàng nh ất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng
thư viện hàm. Khi bạn mu ốn sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon
chọn nhóm Formulas Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm c ần
sử dụng. Ngoài ra bạn có th ể nh ấ n vào nút để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi c ần tìm hi ểu v ề hàm này bạn chỉ c ần nh ấ n vào
Help on this function.
Hộp thoại Insert Function
Tham chiếu trong công thức
Các tham chi ế u sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi t ốn công sửa
chữa các công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chi ế usau:
Tham chi ếu địa chỉ tương đố i: Các dòng và cột tham chi ế u sẽ thay đổi
khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đế n vị trí khác một lượngtương ứng với s ố dòng và s ố cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4
Tham chi ếu địa chỉ tuyệt đố i: Các dòng và cột tham chi ế u không thay
đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4
Tham chi ế u h ỗn hợp: Ph ối hợp tham chi ếu địa chỉ tương đối và tuyệt
đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 71/219
70
Lưu ý: D ấu $ trước thứ tự cột là c ố định cột và trước thứ tự dòng là c ố định
dòng. Nh ấ n phím F4 nhi ều l ần để (tuyệt đối) c ố định/ bỏ c ố định dòng hoặc
cột.
Nh ấ n phím F4 nhi ều l ần để (tuyệt đối) c ố định/ bỏ c ố định dòng hoặc cột.
Ví dụ: Tính thành ti ền b ằng S ố lượng nhân Gi. Đổi sang giá trị Thành ti ền sang
VND. Tính t ổng các cột Thành ti ền và cột VND.
Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối
B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter . au đó quét chọn cả vùng D2:D14 và
gõ <Ctrl+D>. Vào các ô D3, D4... D14 ta th ấ y công thức các dòng tự động được
thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta
dùng địa chỉ tương đối của B2*C2 là vì chúng ta mu ốn khi sao chép công thức
xu ống phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ tự động thay đổi theo.
B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter , sau đó chép công thức xu ống các ôE3:E14. Chúng ta c ần c ố định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta mu ốn khi
sao công thức xu ống thì các công thức sao chép v ẫn tham chi ếu đế n ô B17 để
tính toán.
B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15.
Lưu ý:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 72/219
71
Tham chi ếu đến địa chỉ ở worksheet khc nhưng cùng workbook thì có dạng
Tên_sheet!Đị a_chỉ _ô. Ví dụ:
=A2*Sheet2!A2
=A2’Thong so’!B4
Khi tên sheet có chứ a khoảng tr ắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’
Tham chi ếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng
*Tên_Workbook+Tên_sheet!Địa_chỉ _ô.
Ví dụ:
=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4
=A2’*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4
Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản tr ắng để trong cặp nhy đơn ‘ ’
=A2’C:\Tai lieu\*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4
Khi tham chi ếu đế n workbook khác mà workbook này không mở
=A2’\\DataServer\Excel\*Bai tap 2.xlsx+heet3’!A4
Khi tham chi ếu đế n tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng
Các lỗi thông dụng (Formulas errors)
Lỗi Giải thích
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy
#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của
dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 73/219
72
chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số
dương
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa
#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
Các hàm trong excel
a. Nhóm hàm về thống kê
AVEDEV (number1, number2, ...) Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các
điểm dữ liệu theo trung bình của
chúng. Thường dùng làm thước đo về
sự bi ến đổi của tập s ố liệu
AVERAGE (number1, number2, ...) Tính trung bình cộng
AVERAGEA (number1, number2, ...) Tính trung bình cộng của các giá trị,bao g ồm cả những giá trị logic
AVERAGEIF (range, criteria1) Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện
AVERAGEIFS (range, criteria1,
criteria2, ...)
Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo nhi ều điều kiện
COUNT (value1, value2, ...) Đế m s ố ô trong danh sách
COUNTA (value1, value2, ...) Đế m s ố ô có chứa giá trị (không r ỗng)
trong danh sách
COUNTBLANK (range) Đế m các ô r ỗng trong một vùng
COUNTIF (range, criteria) Đế m s ố ô thỏa một điều kiện cho
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 74/219
73
trước bên trong một dãy
COUNTIFS (range1, criteria1, range2,
criteria2, ...)
Đế m s ố ô thỏa nhi ều điều kiện cho
trước
DEVSQ (number1, number2, ...) Tính bình phương độ lệch cc điểm dữ
liệu từ trung bình m ẫu của chúng, r ồi
cộng cc bình phương đó lại.
FREQUENCY (data_array, bins_array) Tính xem có bao nhiêu giá trị thường
xuyên xu ấ t hiện bên trong một dãy giá
trị, r ồi trả v ề một mảng đứng các s ố.
Luôn sử
dụ
ng hàm nàyở
dạ
ng công
thức mảng
GEOMEAN (number1, number2, ...) Trả v ề trung bình nhân của một dãy
các s ố dương. Thường dùng để tính
mức tăng trưởng trung bình, trong đólãi kép có các lãi bi ến đổi được cho
trước...
HARMEAN (number1, number2, ...) Trả v ề trung bình điều hòa (nghịchđảo của trung bình cộng) của các s ố
KURT (number1, number2, ...) Tính độ nhọn của tập s ố liệu, bi ểu thị mức nhọn hay mức ph ẳng tương đối
của một phân b ố so với phân b ố
chu ẩn
LARGE (array, k) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t thứ k trong mộttập s ố liệu
MAX (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t của một tập giá
trị
MAXA (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị lớn nh ấ t của một tập giá
trị, bao g ồm cả các giá trị logic và text
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 75/219
74
MEDIAN (number1, number2, ...) Tính trung bình vị của các s ố.
MIN (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t của một tập giá
trị
MINA (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t của một tập giá
trị, bao g ồm cả các giá trị logic và text
MODE (number1, number2, ...) Trả v ề giá trị xu ấ t hiện nhi ều nh ấ ttrong một mảng giá trị
PERCENTILE (array, k) Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong
một mảng dữ liệu
PERCENTRANK (array, x, significance) Trả v ề thứ hạng (vị trí tương đối) của
một trị trong một mảng dữ liệu, là s ố
ph ần trăm của mảng dữ liệu đó
PERMUT (number, number_chosen) Trả v ề hoán vị của cc đối tượng.
QUARTILE (array, quart) Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu.
Thường được dùng trong khảo sát dữ
liệu để chia các tập hợp thành nhi ều
nhóm...
RANK (number, ref, order) Tính thứ hạng của một s ố trong danh
sách các s ố
SKEW (number1, number2, ...) Trả v ề độ lệch của phân ph ối, mô tả
độ không đối xứng của phân ph ối
quanh trị trung bình của nó
SMALL (array, k) Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t thứ k trong một
tập s ố
STDEV (number1, number2, ...) Ước lượng độ lệch chu ẩn trên cơ sở
m ẫu
STDEVA (value1, value2, ...) Ước lượng độ lệch chu ẩn trên cơ sở
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 76/219
75
m ẫu, bao g ồm cả những giá trị logic
STDEVP (number1, number2, ...) Tính độ lệch chu ẩn theo toàn th ể tập
hợp
STDEVPA (value1, value2, ...) Tính độ lệch chu ẩn theo toàn th ể tập
hợp, k ể cả chữ và các giá trị logic
VAR (number1, number2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên m ẫu
VARA (value1, value2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên m ẫu, bao
g ồm cả các trị logic và text
VARP (number1, number2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên toàn th ể tập hợp
VARPA (value1, value2, ...) Trả v ề phương sai dựa trên toàn th ể
tập hợp, bao g ồm cả các trị logic và
text.
TRIMMEAN (array, percent) Tính trung bình ph ần trong của một
tập dữ liệu, b ằng cách loại tỷ lệ ph ần
trăm của cc điểm dữ liệu ở đầu và ở
cu ối tập dữ liệu.
b. Nhóm hàm về phân phối xác suất
BETADIST (x, alpha, beta, A, B) Trả v ề giá trị của hàm tính mật độ
phân ph ối xác su ất tích lũy beta.
BETAINV (probability, alpha, beta, A,
B)
Trả v ề nghịch đảo của hàm tính mật
độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.
BINOMDIST (number_s, trials,
probability_s, cumulative)
Trả v ề xác su ấ t của những l ần thử
thành công của phân ph ối nhị phân.
CHIDIST (x, degrees_freedom) Trả v ề xác xu ấ t một phía của phân
ph ối chi-squared.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 77/219
76
CHIINV (probability, degrees_freedom) Trả v ề nghịch đảo của xác xu ấ t một
phía của phân ph ối chi-squared.
CHITEST (actual_range,
expected_range)
Trả v ề giá trị của xác xu ấ t từ phân
ph ối chi-squared và s ố bậc tự dotương ứng.
CONFIDENCE (alpha, standard_dev,
size)
Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng
lý thuy ế t
CRITBINOM (trials, probability_s,
alpha)
Trả v ề giá trị nhỏ nh ấ t sao cho phân
ph ối nhị thức tích lũy lớn hơn hayb ằ
ng giá trị
tiêu chu ẩn. Thườ
ng dùng
để bảo đảm các ứng dụng đạt ch ấ t
lượng...
EXPONDIST (x, lambda, cumulative) Tính phân ph ối mũ. Thường dùng để
mô phỏng thời gian giữa các bi ế n c ố...
FDIST (x, degrees_freedom1,
degrees_freedom2)
Tính phân ph ối xác su ất F. Thường
dùng để tìm xem hai tập s ố liệu có
nhi ều mức độ khác nhau hay không...
FINV (probability, degrees_freedom1,
degrees_freedom2)
Tính nghịch đảo của phân ph ối xác
su ất F. Thường dùng để so snh độ
bi ế n thiên trong hai tập s ố liệu
FTEST (array1, array2) Trả v ề k ế t quả của một phép thử F.
Thường dùng để xc định xem hai
m ẫu có cc phương sai khc nhau haykhông...
FISHER (x) Trả v ề phép bi ến đổi Fisher tại x.
Thường dùng để ki ểm tra giả thuy ế tdựa trên hệ s ố tương quan...
FISHERINV (y) Tính nghịch đảo phép bi ến đổi Fisher.
Thường dùng để phân tích m ối tương
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 78/219
77
quan giữa các mảng s ố liệu...
GAMMADIST (x, alpha, beta,
cumulative)
Trả v ề phân ph ối tích lũy gamma. Có
th ể dùng để nghiên cứu có phân b ố
lệch
GAMMAINV (probability, alpha, beta) Trả v ề nghịch đảo của phân ph ối tích
lũy gamma.
GAMMLN (x) Tính logarit tự nhiên của hàm gamma
HYPGEOMDIST (number1, number2,
...)
Trả v ề phân ph ối siêu bội (xác su ấ tcủa một s ố l ần thành công nào đó...)
LOGINV (probability, mean,
standard_dev)
Tính nghịch đảo của hàm phân ph ối
tích lũy lognormal của x
(LOGNORMDIST)
LOGNORMDIST (x, mean,
standard_dev)
Trả v ề phân ph ối tích lũy lognormalcủa x, trong đó logarit tự nhiên của x
thường được phân ph ối với các tham
s ố mean và standard_dev.
NEGBINOMDIST (number_f,
number_s, probability_s)
Trả v ề phân ph ối nhị thức âm (trả v ề
xác su ấ t mà sẽ có number_f l ần th ấ tbại trước khi có number_s l ần thành
công, khi xác su ất không đổi của một
l ần thành công là probability_s)
NORMDIST (x, mean, standard_dev,
cumulative)
Trả v ề phân ph ối chu ẩn (normal
distribution). Thường được sử dụngtrong việc th ống kê, g ồm cả việc ki ểm
tra giả thuy ế t
NORMINV (probability, mean,
standard_dev)
Tính nghịch đảo phân ph ối tích lũychu ẩn
NORMSDIST (z) Trả v ề hàm phân ph ối tích lũy chuẩn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 79/219
78
t ắc (standard normal cumulative
distribution function), là phân ph ối có trị trung bình cộng là ero (0) và độ lệch
chu ẩn là 1
NORMSINV (probability) Tính nghịch đảo của hàm phân ph ối
tích lũy chuẩn t ắc
POISSON (x, mean, cumulative) Trả v ề phân ph ối poisson. Thường
dùng để ước tính s ố lượng bi ế n c ố sẽ
xảy ra trong một khoảng thời gian
nh ất định
PROB (x_range, prob_range,
lower_limit, upper_limit)
Tính xác su ấ t của các trị trong dãy
n ằm giữa hai giới hạn
STANDARDIZE (x, mean,
standard_dev)
Trả v ề trị chu ẩn hóa từ phân ph ối
bi ểu thị bởi mean và standard_dev
TDIST (x, degrees_freedom, tails) Trả v ề xác su ấ t của phân ph ối Student
(phân ph ối t), trong đó x là gi trị tính
từ t và được dùng để tính xác su ấ t.
TINV (probability, degrees_freedom) Trả v ề giá trị t của phân ph ối Student.
TTEST (array1, array2, tails, type) Tính xác xu ấ t k ế t hợp với phép thử
Student.
WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) Trả v ề phân ph ối Weibull. Thường sử
dụng trong phân tích độ tin cậy, như
tính tu ổi thọ trung bình của một thi ế tbị.
ZTEST (array, x, sigma) Trả v ề xác su ấ t một phía của phép
thử z.
c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 80/219
79
CORREL (array1, array2) Tính hệ s ố tương quan giữa hai mảng
để xc định m ối quan hệ của hai đặc
tính
COVAR (array1, array2) Tính tích s ố cc độ lệch của m ỗi cặpđiểm dữ liệu, r ồi tính trung bình các
tích s ố đó
FORECAST (x, known_y's, known_x's) Tính toán hay dự đon một giá trị tương lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, b ằng phương php hồi quy
tuy ế n tính
GROWTH (known_y's, known_x's,
new_x's, const)
Tính toán sự tăng trưởng dự ki ế n
theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các
dữ kiện hiện có.
INTERCEPT (known_y's, known_x's) Tìm điểm giao nhau của một đường
th ẳng với trục y b ằng cách sử dụng các
trị x và y cho trước
LINEST (known_y's, known_x's, const,stats)
Tính th ống kê cho một đường b ằngcch dùng phương php bình phươngt ối thi ểu (least squares) để tính đường
th ẳng thích hợp nh ấ t với dữ liệu, r ồi
trả v ề mảng mô tả đường th ẳng đó.Luôn dùng hàm này ở dạng công thức
mảng.
LOGEST (known_y's, known_x's, const,stats)
Dùng trong phân tích h ồi quy. Hàm sẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với
dữ liệu được cung c ấ p, r ồi trả v ề mảng
gía trị mô tả đường cong đó. Luôndùng hàm này ở dạng công thức mảng
PEARSON (array1, array2) Tính hệ s ố tương quan momen tíchpearson (r), một chỉ mục không thứ
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 81/219
80
nguyên, trong khoảng từ -1 đế n 1,
phản ánh sự mở rộng quan hệ tuy ế ntính giữa hai tập s ố liệu
RSQ (known_y's, known_x's) Tính bình phương hệ s ố tương quanmomen tích Pearson (r), thông qua
cc điểm dữ liệu trong known_y's và
known_x's
SLOPE (known_y's, known_x's) Tính hệ s ố góc của đường h ồi quy
tuy ế n tính thông qua cc điềm dữ liệu
STEYX (known_y's, known_x's) Trả
v ề
sai s ố
chu ẩ
n củ
a trị
dự
đon yđối với m ỗi trị x trong h ồi quy.
TREND (known_y's, known_x's,
new_x's, const)
Trả v ề các trị theo xu th ế tuy ế n tính
d. Các hàm tài chính - financian functions
ACCRINT (issue, first_interest,
settlement, rate, par, frequency, basis,calc_method)
Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán
trả lãi theo định kz
ACCRINTM (issue, settlement, rate,
par, basis)
Tính lãi tích lũy đối với chứng khoán
trả lãi theo kz hạn
AMORDEGRC (cost, date_purchased,
first_period, salvage, period, rate,
basis)
Tính kh ấ u hao trong m ỗi tài khóa k ế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài
sản (sử dụng trong các hệ th ống k ế toán theo ki ểu Pháp)
AMORLINC (cost, date_purchased,
first_period, salvage, period, rate,
basis)
Tính kh ấ u hao trong m ỗi tài khóa k ế
toán (sử dụng trong các hệ th ống k ế toán theo ki ểu Pháp)
COUPDAYBS (settlement, maturity,
frequency, basis)
Tính s ố ngày k ể từ đầu kz lãi tới ngày
k ế t toán
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 82/219
81
COUPDAYS (settlement, maturity,
frequency, basis)
Tính s ố ngày trong kz lãi bao g ồm cả
ngày k ế t toán
COUPDAYSCN (settlement, maturity,
frequency, basis)
Tính s ố ngày từ ngày k ế t toán tới ngày
tính lãi k ế ti ế p
COUPNCD (settlement, maturity,
frequency, basis)
Trả v ề một con s ố th ể hiện ngày tính
lãi k ế ti ế p k ể từ sau ngày k ế t toán
COUPNUM (settlement, maturity,
frequency, basis)
Tính s ố l ần lãi su ấ t phải trả trong
khoảng từ ngày k ết ton đến ngày đohạn
COUPPCD (settlement, maturity,frequency, basis)
Trả v ề một con s ố th ể hiện ngàythanh toán lãi l ần trước, trước ngày
k ế t toán
CUMIPMT (rate, nper, pv,
start_period, end_period, type)
Tính lợi tức tích lũy phải trả đối với
khoản vay trong khoảng thời gian giữa
start_period và end_period
CUMPRINC (rate, nper, pv,start_period, end_period, type)
Trả v ề ti ền v ốn tích lũy phải trả đốivới khoản vay trong khoảng thời gian
giữa start_period và end_period
DB (cost, salvage, life, period, month) Tính kh ấ u hao cho một tài sản sử
dụng phương php số dư giảm d ần
theo một mức c ố định (fixed-declining
balance method) trong một khoảng
thời gian xc định.DDB (cost, salvage, life, period, factor) Tính kh ấ u hao cho một tài sản sử
dụng phương php số dư giảm d ần
kép (double-declining balance
method), hay giảm d ần theo một tỷ lệ
nào đó, trong một khoảng thời gian
xc định.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 83/219
82
DISC (settlement, maturity, pr,
redemption, basis)
Tính tỷ lệ chi ế t kh ấ u của một chứng
khoán
DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) Chuy ển đổi giá dollar ở dạng phân s ố
sang giá dollar ở dạng thập phân
DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) Chuy ển đổi giá dollar ở dạng thập
phân s ố sang giá dollar ở dạng phân s ố
DURATION (settlement, maturity,
coupon, yld, frequency, basis)
Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa
trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn
hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện
tạ
i củ
a dòng luân chuy ể
n ti ề
n mặ
t và
được dùng làm thước đo về sự phản
h ồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phi ế u)
EFFECT (nominal_rate, npery) Tính lãi su ấ t thực t ế h ằng năm, biế ttrước lãi su ất danh nghĩa hằng năm vàt ổng s ố kz thanh toán lãi kép m ỗi năm
FV (rate, nper, pmt, pv, type) Tính giá trị kz hạn của sự đầu tư dựatrên việc chi trả c ố định theo kz và lãi
su ấ t c ố định
FVSCHEDULE (principal, schedule) Tính giá trị kz hạn của một v ốn ban
đầu sau khi áp dụng một chu ỗi các lãi
su ấ t kép (tính giá trị kz hạn cho một
đầu tư có lãi suất thay đổi)
INTRATE (settlement, maturity,
investment, redemption, basis)
Tính lãi su ấ t cho một chứng khoán
đầu tư toàn bộ
IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) Trả v ề khoản thanh toán lãi cho một
đầu tư dựa trên việc chi trả c ố định
theo kz và dựa trên lãi su ất không đổi
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 84/219
83
IRR (values, guess) Tính lợi su ấ t nội hàm cho một chu ỗi
cc lưu động ti ền mặt được th ể hiện
bởi các trị s ố
ISPMT (rate, per, nper, pv) Tính s ố ti ền lãi đã trả tại một kz nàođó đối với một khoản vay có lãi su ấ t
không đổi, sau khi đã trừ s ố ti ền g ốc
phải trả cho kz đó.
MDURATION (settlement, maturity,
coupon, yld, frequency, basis)
Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho
chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá
$100
MIRR (values, finance_rate,
reinvest_rate)
Tính tỷ su ấ t doanh lợi nội tại trong
một chu ỗi luân chuy ển ti ền mặt theo
chu kz
NOMINAL (effect_rate, npery) Tính lãi su ất danh nghĩa hằng năm,bi ết trước lãi su ấ t thực t ế và các kz
tính lãi kép m ỗi năm
NPER (rate, pmt, pv, fv, type) Tính s ố kz hạn để trả khoản vay trongđầu tư dựa trên từng chu kz, s ố ti ền
trả và tỷ su ấ t lợi tức c ố định
NPV (rate, value1, value2, ...) Tính hiện giá ròng của một khoản đầu
tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chi ế u kh ấ uvới các chi khoản trả kz hạn (trị âm) và
thu nhập (trị dương)
ODDFPRICE (settlement, maturity,
issue, first_coupon, rate, yld,
redemption, frequency, basis)
Tính giá trị trên m ỗi đồng mệnh giá
$100 của chứng khoán có kz đầu tiên
lẻ (ng ắn hạn hay dài hạn)
ODDFYIELD (settlement, maturity,
issue, first_coupon, rate, pr,
redemption, frequency, basis)
Trả v ề lợi nhuận của một chứng
khoán có kz tính lãi đầu tiên là lẻ
(ng ắn hạn hay dài hạn)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 85/219
84
ODDLPRICE (settlement, maturity,
last_interest, rate, yld, redemption,
frequency, basis)
Tính giá trị trên m ỗi đồng mệnh giá
$100 của chứng khoán có kz tính lãi
phi ế u cu ối cùng là lẻ (ng ắn hạn hay dài
hạn)
ODDLYIELD (settlement, maturity,
last_interest, rate, pr, redemption,
frequency, basis)
Tính lợi nhuận của chứng khoán có kz
cu ối cùng là lẻ (ng ắn hạn hay dài hạn)
PMT (rate, nper, pv, fv, type) Tính ti ền phải trả đối với khoản vay có
lãi su ất không đổi và chi trả đều đặn
PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) Tính khoả
n v ố
n thanh toán trong mộ
t
kz hạn đã cho đối với một khoản đầu
tư, trong đó việc chi trả được thực
hiện đều đặn theo định kz với một lãi
su ất không đổi
PRICE (settlement, maturity, rate, yld,
redemption, frequency, basis)
Tính giá trị chứng khon trên đồng
mệnh giá $100, thanh toán lợi tức
theo chu kz
PRICEDISC (settlement, maturity,
discount, redemption, basis)
Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100
của một chứng khon đã chiế t kh ấ u
PRICEMAT (settlement, maturity,
issue, rate, yld, basis)
Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100
của một chứng khoán phải thanh toán
lãi vào ngày đo hạn
PV (rate, nper, pmt, fv, type) Tính giá trị hiện tại của một khoảnđầu tư
RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) Tính lãi su ấ t m ỗi kz trong một niên
kim
REVEICED (settlement, maturity,
investment, discount, basis)
Tính s ố ti ền nhận được vào kz hạn
thanh toán cho một chứng khon đầu
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 86/219
85
tư toàn bộ
SLN (cost, salvage, life) Tính chi phí kh ấu hao (theo phương
php đường th ẳng) của một tài sản
trong một kz
SYD (cost, salvage, life, per) Tính kh ấ u hao theo giá trị còn lại của
tài sản trong định kz xc định
TBILLEQ (settlement, maturity,
discount)
Tính lợi nhuận tương ứng với trái
phi ế u cho trái phi ế u kho bạc
TBILLPRICE (settlement, maturity,
discount)
Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho
trái phi ế u kho bạc
TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) Tính lợi nhuận cho trái phi ế u kho bạc
VDB (cost, salvage, life, start_period,
end_period, factor, no_switch)
Tính kh ấ u hao tài sản sử dụng trong
nhi ều kz
XIRR (values, dates, guess) Tính lợi su ấ t nội hàm cho một loạt lưuđộng ti ền mặt không định kz
XNPV (rate, values, dates) Tính tỷ giá ròng cho một dãy lưu động
ti ền mặt không định kz
YIELD (settlement, maturity, rate, pr,
redemption, frequency, basis)
Tính lợi nhuận đối với chứng khoán
trả lãi theo định kz
YIELDDISC (settlement, maturity, pr,
redemption, basis)
Tính lợi nhuận h ằng năm cho chứng
khon đã chiế t kh ấ u
YIELDMAT (settlement, maturity,
issue, rate, pr, basis)
Tính lợi nhuận h ằng năm của chứng
khoán trả lãi vào ngày đo hạn
e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách
DAVERAGE (database, field, criteria) Tính trung bình các giá trị trong một
cột của danh sách hay các trị của một
cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 87/219
86
được chỉ định.
DCOUNT (database, field, criteria) Đế m các ô chứa s ố liệu trong một cột
của danh sách hay các trị của một cơ
sở dữ liệu, theo một điều kiện đượcchỉ định.
DCOUNTA (database, field, criteria) Đế m các ô "không r ỗng" trong một
cột của danh sách hay các trị của một
cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện
được chỉ định.
DGET (database, field, criteria) Trích mộ
t giá trị
từ
mộ
t cộ
t củ
a mộ
t
danh sch hay cơ sở dữ liệu, khớp với
điều kiện được chỉ định.
DMAX (database, field, criteria) Trả v ề trị lớn nh ấ t trong một cột của
một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DMIN (database, field, criteria) Trả v ề trị nhỏ nh ấ t trong một cột củamột danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ
định.
DRODUCT (database, field, criteria) Nhân các giá trị trong một cột của
một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ
định.
DSTDEV (database, field, criteria) Ước lượng độ lệch chu ẩn của một tập
hợp theo m ẫu, b ằng cách sử dụng các
s ố liệu trong một cột của một danh
sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo
một điều kiện được chỉ định.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 88/219
87
DSTDEVP (database, field, criteria) Tính độ lệch chu ẩn của một tập hợp
theo toàn th ể các tập hợp, b ằng cách
sử dụng các s ố liệu trong một cột của
một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ
định.
DSUM (database, field, criteria) Cộng các s ố trong một cột của một
danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,
theo một điều kiện được chỉ định.
DVAR (database, field, criteria) Ước lượng sự bi ế n thiên của một tập
hợp dựa trên một m ẫu, b ằng cách sử dụng các s ố liệu trong một cột của
một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DVARP (database, field, criteria) Tính toán sự bi ế n thiên của một tập
hợp dựa trên toàn th ể tập hợp, b ằng
cách sử dụng các s ố liệu trong một cộtcủa một danh sách hay của một cơ sở
dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ
định.
GETPIVOTDATA (data_field,
pivot_table, field1, item1, field2,
item2,...)
Trả v ề dữ liệu được lưu giữ trong báo
cáo PivotTable. Có th ể dùng
GETPIVOTDATA để l ấ y dữ liệu t ổng k ế t
từ một báo cáo PivotTable, với điềukiện là phải th ấy được dữ liệu t ổng k ế ttừ trong bo co đó.
Nói chung về Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách
Microsoft Excel cung c ấ p nhi ều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong danh
sch hay cơ sở dữ liệu. Những hàm này b ắt đầu b ằng chữ D.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 89/219
88
M ỗi hàm đều sử dụng 3 đối s ố là database, field và criteria; những đối s ố này là
các tham chi ếu đế n các mảng trong bảng tính.
* database : Là một dãy các ô tạo nên danh sch hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở
dữ liệu là một danh sách dữ liệu g ồm những m ẩu tin, và có cột dữ liệu là cáctrường (field). Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trường.
* field : Cho bi ế t cột nào được sử dụng trong hàm. field có th ể được cho ở
dạng text với tên cột được để trong cặp d ấ u ngoặc kép (như "Age", "Yield"...)
hay là s ố đại diện cho vị trí của cột (1, 2, ...)
* criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có th ể dùng b ấ t cứ dãy nào cho
ph ần điều kiện này, mi ễn là dãy đó có ít nhấ t một tên cột và một ô bên dưới
tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm bài Một s ố ví dụ v ề cách dùng
Criteria để nhập điều kiện ở sau đây).
HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN
Một s ố lưu { khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel:
Excel h ỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng
hệ ngày b ắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày b ắt đầu từ 1904. Tài liệu này
được di ễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows.
Hệ th ống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thi ế t lập trong Regional Options của
Control Panel. Mặc định là hệ th ống của Mỹ "Thng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có th ể sửa lại thành hệ th ống ngày của VN "Ngày/Thng/Năm"(dd/MM/yyyy).
Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chu ỗi
văn bản. Công thức tham chi ế u tới giá trị đó sẽ trả v ề l ỗi.
=NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ th ống
=TODAY() Cho ngày của hệ th ống
=DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả v ề thứ tự của ngày trong tháng từ một giá
trị ki ểu ngày tháng)
=MONTH(D) Cho giá trị tháng của D
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 90/219
89
=YEAR(D) Cho giá trị năm của D
=DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính s ố ngày giữa 2 m ốc ngày tháng dựa trên cơ sở
một năm có 360 ngày.
=EDATE Trả v ề m ốc thời gian xảy ra trước hoặc sau m ốc chỉ định
=EOMONTH Trả v ề ngày cu ối cùng của tháng xảy ra trước hoặc sau m ốc chỉ định
Hàm HOUR()
Cho bi ế t s ố chỉ giờ trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = HOUR(serial_number)
serial_number: Bi ểu thức thời gian hoặc là một con s ố chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ)
Hàm MINUTE()
Cho bi ế t s ố chỉ phút trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = MINUTE(serial_number)
serial_number: Bi ểu thức thời gian hoặc là một con s ố chỉ giá trị thời gian
Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút)
=MONTH Trả v ề s ố tháng của một giá trị ki ểu ngày tháng.
=NETWORKDAYS Trả v ề s ố ngày làm việc trong m ốc thời gian đưa ra sau khi trừ
đi ngày nghĩ và ngày lễ.
=NOW Trả v ề ngày giờ hiện tại trong hệ th ống của bạn.
Hàm SECOND()
Cho bi ế t s ố chỉ giây trong một giá trị thời gian
Cú pháp: = SECOND(serial_number)
serial_number: Bi ểu thức thời gian hoặc là một con s ố chỉ giá trị thời gian
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 91/219
90
Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây)
Hàm TIME()
Trả v ề một giá trị thời gian nào đó
Cú pháp: = TIME(hour, minute, second)
hour: S ố chỉ giờ, là một con s ố từ 0 đế n 23. N ế u lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đimột bội s ố của 24.
minute: S ố chỉ phút, là một con s ố từ 0 đế n 59. N ế u lớn hơn 59, Excel sẽ tính
lại và tăng số giờ lên tương ứng.
second: S ố chỉ giây, là một con s ố từ 0 đế n 59. N ế u lớn hơn 59, Excel sẽ tính lạivà tăng số phút, s ố giờ lên tương ứng.
Ví dụ:
TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM
TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM
TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM
Cũng như DATE(), hàm TIME() rấ t hữu dụng khi hour, minute, second là
những công thức mà không phải là một con s ố, nó sẽ giúp chúng ta tính toán
chính xc hơn
Hàm TIMEVALUE()
Chuy ển đổi một chu ỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để
có th ể tính ton được
Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text)
time_text: Chu ỗi văn bản c ần chuy ển đổi
Ví dụ:
TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM)
=WEEKDAY Trả v ề s ố thứ tự của ngày trong tu ần từ giá trị ngày tháng.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 92/219
91
=WEEKNUM Trả v ề s ố thứ tự của tu ần trong năm từ giá trị ngày tháng.
=WORKDAY Trả v ề ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau m ốc thời gian đưa ra.
Trong công việc h ằng ngày, ch ắc h ẳn chúng ta hay nghĩ đế n chuyện việc làm
này của mình m ấ t h ế t m ấ y ph ần trăm của một năm, ví dụ, một ngày ngủ h ế t 6
ti ế ng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ h ế t 25% (hic) thời gian...
Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào thng 5, lương tính theo năm,vậy công ty phải trả cho người đó bao nhiêu phần trăm lương khi cho nghỉ việc?
Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và
cho phép tính theo nhi ều ki ểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theoki ểu Mỹ hay theo ki ểu châu Âu...):
Hàm YEARFRAC()
(Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ)
Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])
start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúc
của khoảng thời gian c ần tính toán. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng
một k ế t quả trả v ề của một công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập
trực ti ếp ngày thng dưới dạng text.
basis: Một con s ố, quy định ki ểu tính:
* 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo ki ểu B ắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia
cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày.
* 1 : Tính toán theo s ố ngày thực t ế của năm và số ngày thực t ế của từng tháng
* 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhưng số ngày là s ố ngày thực t ế của từng tháng
* 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là s ố ngày thực t ế của
từng tháng
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 93/219
92
* 4 : Tính toán theo ki ểu Châu Âu,m ỗi tháng có 30 ngày (n ế u start_date hoặc
end_date mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày
30 của thng đó)
Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm:
YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37%
Tính s ố ngày chênh lệch theo ki ểu một năm có 360 ngày
Hiện nay, v ẫn còn một s ố hệ th ống k ế toán dùng ki ểu tính thời gian là một
thng coi như có 30 ngày và một năm coi như có 360 ngày!
Gặp trường hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực t ế thì
s ố ngày trong m ỗi thng đâu có giống nhau.
Có lẽ vì nghĩ đế n chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ
th ống k ế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAY360.
Hàm DAYS360()
Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method])
start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúccủa khoảng thời gian c ần tính toán. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng
một k ế t quả trả v ề của một công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập
trực ti ếp ngày thng dưới dạng text.
method: Một giá trị logic (TRUE, FALE) để chỉ cách tính toán, theo ki ểu châu
Âu hay theo ki ểu Mỹ.
* FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo ki ểu Mỹ: N ế u start_date là ngày 31
của thng, thì nó được đổi thành ngày 30 của thng đó. Nế u end_date là ngày
31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì end_date được đổi thành ngày 1
của tháng k ế ti ế p.
* TRUE: Tính toán theo ki ểu châu Âu: H ễ start_date hoặc end_date mà rơi vàongày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của thng đó.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 94/219
93
Ví dụ: So sánh s ố ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo ki ểu
một năm có 360 ngày và theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF)
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150
DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149
DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151
Tính s ố ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian
Bình thường, n ế u l ấ y ngày tháng trừ ngày tháng, k ế t quả sẽ bao g ồm luôn
những ngày l ễ, ngày nghỉ, v.v... Còn n ế u tính s ố ngày làm việc trong một
khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc.
Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai
khoảng thời gian mà không bao g ồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những
ngày nghỉ khc được chỉ định: Hàm NETWORKDAY (đúng nguyên nghĩa của
nó: net workdays).
Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tu ần,
chứ như chúng ta, làm tu ốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô
tác dụng!
Hàm NETWORKDAYS()
Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays])
start_date, end_date: Ngày thng đại diện cho ngày b ắt đầu và ngày k ế t thúc
công việc. Nên nhập b ằng hàm DATE(), hoặc dùng một k ế t quả trả v ề của một
công thức khác, vì có th ể sẽ xảy ra l ỗi n ế u bạn nhập trực ti ếp ngày thng dưới
dạng text.
holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật.
Danh sách này có th ể là một vùng đã được đặt tên. N ế u nhập trực ti ế p thì phải
bỏ trong cặp d ấ u móc {}.
Ví dụ: Công thức tính s ố ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày
10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày T ế t Tây (1/1):
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 95/219
94
= NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"})
Hàm DATEDIF()
Có lẽ cách d ễ nh ấ t khi mu ốn tính ton ngày thng năm là dùng hàm DATEDIF().
Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit)
start_day: Ngày đầu
end_day: Ngày cu ối (phải lớn hơn ngày đầu)
unit: Chọn loại k ế t quả trả v ề (khi dùng trong hàm phải gõ trong d ấ u ngoặc
kép)
y : s ố năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối
m : s ố tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối
d : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối
md : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cu ối, mà không phụ
thuộc vào s ố năm và số tháng
ym : s ố tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối, mà không phụ thuộc vàos ố năm và số ngày
yd : s ố ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cu ối, mà không phụ thuộc vào
s ố năm
Ví dụ:
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 96/219
95
*Tính tu ổi (2):
Ở bài trước, tôi đã đưa ra một cái công thức để tính tu ổi dài thoòng như vầy:
= YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate),
DAY(Birthdate)) > TODAY())
Đó là khi chưa biết đế n hàm DATEDIF().
Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ng ắn như vầy thôi, mà ra k ế t quả v ẫn
chính xác:
= DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y")
Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007:
* Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật r ồi),
DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39
Nhưng với ngày sinh là 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật),
DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38
*Tìm một giờ, phút, giây nào đó tính từ lúc này
Như tôi đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh k ế t quả của một giá trị thời gian khi những thông s ố trong hàm không hợp lý (giờ > 24, phút và giây >
60). Và do đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc
này (hoặc b ấ t kz lúc nào), người ta thường sử dụng hàm TIME().
Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra k ế t quả là thời gian vào 12 ti ế ng nữa k ể từ
lúc này:
= TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))
Không gi ống như hàm DATE(), bạn không th ể đơn giản cộng thêm giờ, phút,
hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm m ỗi chuyện là tăngthêm 1 ngày vào ngày thng năm và thời gian hiện tại:
= NOW() + 1
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 97/219
96
N ế u bạn mu ốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải
tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một
ngày thì có 24 giờ, nên một giờ được tính như là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ
thì có 60 phút, nên một phút sẽ được tính như là 1/24/60 (của một ngày). Và
cu ối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ được
tính b ằng 1/24/60/60.
*Tính t ổng thời gian
Khi tính t ổng thời gian, bạn nên phân bi ết hai trường hợp sau đây:
* Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 ti ế ng nữa, là
10 giờ... Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 ti ế ng nữa là 2 giờ sáng (chớ không
phải 26 giờ)... N ế u cộng ki ểu này thì bạn cứ cộng bình thường, dùng hàm
TIME() và n ế u c ần thì theo bảng hướng d ẫn ở trên.
* Cộng t ổng thời gian làm việc: M ỗi ngày tôi làm việc 18 ti ế ng, vậy hai ngày tôi
làm m ấ y ti ế ng? là 36 ti ếng. Nhưng nế u bạn dùng format bình thường dạng thời
gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00... Để được k ế t quả là 36:00, bạn
phải định dạng thời gian cho ô theo ki ểu:
[h]:mm:ss (giờ n ằm trong một cặp d ấ u ngoặc vuông)
L ấ y lại định dạng ngày tháng
Đôi khi, bạn nhận được một cái database mà không hi ểu vì một l{ do gì đó, cellchứa ngày thng năm nó như sau: 20070823,
nghĩa là nó được định dạng theo ki ểu YYYYMMDD.
Trường hợp này, không th ể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà
bạn phải dùng đế n hàm DATE(year, month, day)
và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() và RIGHT() để l ấ y các trị s ố ngày,
tháng, năm cho hàm DATE():
Tôi giả sử con s ố 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4)
sẽ cho ta trị s ố của năm, MID(A1, 3, 2) sẽ cho trị s ố của tháng
và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị s ố của ngày.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 98/219
97
Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu
dd/mm/yyyy, và cell nhận k ế t quả của bạn đã được định dạng theo ki ểu ngày
thng năm,
bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham s ố là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có:
=DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007
HÀM TÌM KI Ế M VÀ THAM CHI Ế U
Bao g ồm các hàm tìm ki ế m và tham chi ế u r ấ t hữu ích khi bạn làm việc với CSDL
lớn trong EXCEL như kế ton, tính lương, thuế ...
=ADDRE(row_num, column_num *, abs_num+ *, a1+ *, sheet_text+) Dùng để
tạo địa chỉ dạng chu ỗi ký tự, theo chỉ s ố dòng và chỉ s ố cột được cung c ấ p.
row_num: S ố thứ tự dòng của địa chỉ
column_num: S ố thứ tự cột của địa chỉ
abs_num: Ki ểu địa chỉ (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định là tuyệt đối
a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE
sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có
=AREAS(reference) Trả v ề s ố vùng tham chi ế u trong một tham chi ế u. M ỗi vùng
tham chi ế u có th ể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính.
reference: Là một hoặc nhi ều vùng tham chi ế u mà bạn c ần đế m. N ế u mu ốn
đưa nhiều vùng rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng b ằng d ấ u
ph ẩy, n ếu không ngăn bằng d ấ u ph ẩy, Excel sẽ không đế m (xem ví dụ 3 dướiđây)
=CHOOSE Trả v ề giá trị trong mảng giá trị tại vị trí được chỉ định.
=COLUMN(reference) Trả v ề s ố thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái
của vùng tham chi ế u.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 99/219
98
reference: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô. N ế u reference bỏ tr ống thì COLUMN()
trả v ề s ố thứ tự cột của ô chứa công thức.
=COLUMNS(array) Trả v ề s ố cột của vùng tham chi ế u.
array: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô, mảng tham chi ế u
=HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo một siêu liên k ế t, một liên k ết để
mở một tài liệu...
link_location: Đường d ẫn đế n tài liệu c ần mở, nhập ở dạng chu ỗi ký tự.
Link_location có th ể chỉ đế n một ô đặc biệt, tên của một dãy ô trong một trang
bảng tính hoặc một bảng tính, hoặc chỉ đế n một đnh dấ u (bookmark) trong
Microsoft Excel. Link_location cũng có thể chỉ đế n một tập tin lưu trên ổ cứng,hoặc một đường d ẫn truy xu ấ t nội bộ trên một máy chủ hoặc một đường d ẫn
tài nguyên URL trên mạng intranet, internet.
- Link_location có th ể là một chu ỗi ký tự đặt trong d ấ u nháy kép, hoặc một ô
nào đó chứa đường d ẫn dưới dạng chu ỗi ký tự.
- N ế u link_location liên k ết đế n một tài nguyên không t ồn tại, sẽ xu ấ t hiện l ỗi
khi bạn kích vào ô chứa hàm HYPERLINK() này.
firendly_name: Là nội dung hi ển thị trong ô chứa hàm HYPERLINK(), có th ể là
một s ố, hoặc chu ỗi ký tự. Nội dung này sẽ hi ển thị b ằng màu xanh và có gạch
chân, n ế u không có firendly_name thì chính link_location sẽ hi ển thị.
- Firendly_name có th ể là một giá trị, một chu ỗi ký tự, một tên mảng, hoặc một
ô liên k ết đế n một giá trị hoặc một chu ỗi văn bản.
- N ế u firendly_name liên k ết đế n một giá trị bị l ỗi, thì chính tên cái l ỗi đó sẽ
được hi ển thị để thay th ế cho nội dung bạn c ần.
Ví dụ:
=HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click
for report")
sẽ hi ển thị: Click for report, và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính
budget report.xls của trang web http://example.microsoft.com/report
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 100/219
99
=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)
sẽ hi ển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính
book2.xls ở thư mục GPE của ổ F
=HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10)
sẽ hi ển thị nội dung của ô F10 và khi bạn click vào ô này, Excel sẽ mở bảng tính
book2.xls ở thư mục GPE của ổ F
=MATCH Trả v ề vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu
=INDEX Trả v ề một giá trị trong bảng dữ liệu tương ứng với chỉ mục của nó.
Tìm ki ế m trong nhi ều cột
Đôi khi, cc dữ liệu dùng để tìm ki ế m không n ằm ở một cột mà trong nhi ều cột.
Ví dụ, bạn có một danh sch đã được tách s ẵn họ và tên riêng ra hai cột.
Người ta yêu c ầu dựa vào họ và tên để xc định chức vụ.
Chúng ta có th ể dùng một cột phụ để n ối họ và tên lại r ồi tìm theo cột phụ...
Nhưng có lẽ không c ần, vì tôi sẽ dùng hàm INDEX() và MATCH() với công thức
mảng.
Hàm MATCH() có một cú php ít người bi ết đến, đó là:
=MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type)
value1 & value2 là các dữ liệu để tìm (ví dụ họ và tên)
array1 & array2 là các cột (hoặc hàng) chứa các dữ liệu dùng để tìm ki ếm đó
Và đây là cú php dùng INDEX() ghép với MATCH() trong công thức mảng:
{=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))}
=INDIRECT(ref_text [, a1])
ref_text là tham chi ế u tới một ô (có th ể là dạng A1 hoặc dạng R1C1), là tên
định nghĩa của một tham chi ế u, hoặc là một tham chi ế u dạng chu ỗi.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 101/219
100
-N ế u ref_text không hợp lệ, INDIRECT() sẽ báo l ỗi #REF!
-N ế u ref_text chứa tham chi ếu đế n một bảng tính khác thì bảng tính này phải
đang mở, n ế u không, INDIRECT() cũng bo lỗi #REF!
a1 là giá trị logic xc định dạng tham chi ế u bên trong ref_text.
a1 = TRUE (hoặc là 1, hoặc không nhập) là ki ểu tham chi ế u A1
a1 = FALSE (hoặc là 2) là ki ểu tham chi ế u R1C1
Trả v ề giá trị của một tham chi ế u từ chu ỗi ký tự. Tham chi ếu được trả v ề ngay
tức thời để hi ển thị nội dung của chúng. Cũng có thể dùng hàm INDIRECT khi
mu ốn thay đổi tham chi ế u tới một ô bên trong một công thức mà không c ần
thay đổi công thức đó.
=LOOKUP Dò tìm một giá trị
Hàm LOOKUP
Dùng để dò tìm một giá trị từ một dòng hoặc một cột trong một dãy ô hoặc
một mảng giá trị.
Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) và Mảng (array form)
* Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiế m trên một dòng hoặc một cột, n ế u tìm th ấ ysẽ trả v ề giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) được chỉ định.
* Dạng Mảng: LOOKUP() tìm ki ế m trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của một mảng
giá trị, n ế u tìm th ấ y sẽ trả v ề giá trị của ô cùng vị trí trên dòng (hoặc cột) cu ối
cùng trong mảng đó.
Vector form (dạng vec-tơ)
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector)
lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm ki ế m trong lookup_vector. Nó có th ể
là một s ố, một ký tự, một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một
vùng ô hoặc một tham chi ếu đế n một giá trị.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 102/219
101
lookup_vector: Là một vùng mà chỉ g ồm một dòng (hoặc một cột) có chứa
lookup_value. Những giá trị chứa trong vùng này có th ể là một s ố, một ký tự
hoặc một giá trị logic.
- lookup_vector phải được s ắp x ế p theo thứ tự tăng dần, n ế u không, LOOKUP()có th ể cho k ế t quả không chính xác.
- N ế u không tìm th ấ y lookup_value trong lookup_vector thì LOOKUP() sẽ l ấ y giá
trị lớn nh ấ t mà nhỏ hơn hoặc b ằng lookup_value.
- N ế u lookup_value nhỏ hơn gi trị nhỏ nh ấ t trong lookup_vector thì LOOKUP()
sẽ báo l ỗi #NA!
result_vector: Là một vùng mà chỉ g ồm một dòng (hoặc một cột) chứa giá trị trả v ề. Kích thước của result_vector b ắt buộc phải b ằng kích thước của
lookup_vector.
^^ Array form (dạng mảng)
Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array)
lookup_value: Là giá trị LOOKUP() sẽ tìm ki ế m trong array. Nó có th ể là một s ố,
một ký tự, một giá trị logic, một tên đã được định nghĩa của một vùng ô hoặcmột tham chi ếu đế n một giá trị.
- N ế u không tìm th ấ y lookup_value trong array thì LOOKUP() sẽ l ấ y giá trị lớn
nh ấ t mà nhỏ hơn hoặc b ằng lookup_value.
- N ế u lookup_value nhỏ hơn gi trị nhỏ nh ấ t trong cột hoặc hàng đầu tiên
trong array thì LOOKUP() sẽ báo l ỗi #NA!
array: Là một vùng chứa lookup_value, có th ế là s ố, ký tự, hoặc giá trị logic.
Dạng mảng của LOOKUP() g ần tương đương như hàm VLOOKUP() hoặc
HLOOKUP().
Khác biệt ở ch ỗ VLOOKUP() và HLOOKUP() tìm ki ế m trên cột (hoặc dòng) đầu
tiên, còn LOOKUP() tìm ki ế m trên cột hoặc trên dòng tùy thuộc vào dạng mảng
được khai báo:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 103/219
102
- N ế u array là mảng có s ố cột nhi ều hơn số dòng thì LOOKUP() sẽ tìm trên dòng
đầu tiên.
- N ế u array là mảng có s ố dòng nhi ều hơn số cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên cột
đầu tiên.
- Trường hợp array là mảng có s ố dòng b ằng s ố cột thì LOOKUP() sẽ tìm trên
cột đầu tiên.
- VLOOKUP() và HLOOKUP() l ấ y k ế t quả trên cột (hoặc) dòng được chỉ định, còn
LOOKUP() luôn luôn l ấ y k ế t quả trên dòng (hoặc cột) cu ối cùng.
- Các giá trị trên dòng (hoặc cột) đầu tiên của array phải được s ắp x ế p theo thứ
tự tăng dần, n ế u không, LOOKUP() có th ể cho k ế t quả không chính xác.
Hàm GETPIVOTDATA()
Trả v ề dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có th ể dùng
GETPIVOTDATA() để l ấ y dữ liệu t ổng k ế t từ một báo cáo PivotTable, với điều
kiện là phải th ấy được dữ liệu t ổng k ế t từ trong bo co đó.
Để nhanh chóng nhập công thức GETPIVOTDATA(), bạn có th ể gõ d ấ u = vào ô
mu ốn nhận dữ liệu t ổng k ế t, r ồi nh ấ p vào ô chứa s ố liệu t ổng k ế t của báo cáoPivotTable.
Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2,
item2,...)
data_field : Tên trường chứa dữ liệu t ổng k ế t của báo cáo PivotTable. Tên này
phải được đặt trong một cặp d ấ u nháy kép.
pivot_data : Tham chi ếu đế n một ô, dãy ô, hoặc tên dãy ô bên trong một báoco PivotTable. Thông tin này được dùng để xc định báo cáo PivotTable nào
chứa dữ liệu trả v ề.
field1, item1, field2, item2,... : Có th ể có từ 1 đế n 126 (với Excel 2003 trở v ề
trước thì con s ố này chỉ là 14) cặp tên field và item mô tả dữ liệu mu ốn trả v ề.
Những cặp này có th ể thuộc b ấ t cứ loại nào. N ế u tên field và item không là
ngày tháng hoặc s ố liệu, c ần phải đặt chúng trong cặp d ấu nhy kép. Đối với
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 104/219
103
loại báo cáo OLAP PivotTable, items có th ể bao g ồm đầy đủ đường d ẫn l ẫn tên
của item. Một cặp field và item của OLAP PivotTable có th ể như sau:
"[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]"
Lưu {:
* Các field hay item tính toán và các phép tính tự tạo có th ể được đặt trong
phép tính GETPIVOTDATA.
* N ế u pivot_table là một dãy có chứa nhi ều hơn 1 bo co PivotTable, dữ liệu
trả v ề sẽ là từ bo co được tạo ra sau cùng.
* N ếu đối s ố field và cc đối s ố của item mô tả chỉ m ỗi một ô, giá trị của ô đósẽ được trả v ề mà không c ần bi ế t giá trị đó là chuỗi, là s ố, là l ỗi, hay là một thứ
gì đó...
* N ế u item chứa ngày tháng, giá trị phải được bi ểu di ễn dưới dạng một chu ỗi
s ố hoặc được thi ế t lập b ằng cch dùng hàm DATE() để giá trị đó sẽ không bi ế n
đối khi bảng tính được mở ở một máy khác, có hệ th ống định dạng ngày tháng
khác với nơi tạo ra nó. Ví dụ, một item tham chi ế u tới ngày 5 thng 3 năm 1999có th ể được nhập là 36224 hay DATE(1999, 3, 5). Thời gian có th ể được nhập
như một giá trị thập phân hoặc b ằng cách dùng hàm TIME().
* N ế u pivot_table không phải là một dãy có chứa báo cáo PivotTable,
GETPIVOTDATA() sẽ trả v ề l ỗi #REF!
* N ếu cc đối s ố miêu tả một field không th ể th ấy được, hoặc n ế u chúng g ồm
một trường không hi ển thị, GETPIVOTDATA() cũng sẽ trả v ề l ỗi #REF!
Hàm DGET()
Trích một giá trị từ một cột của một danh sch hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều
kiện được chỉ định.
Cú pháp: = DGET(database, field, criteria)
=OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả v ề một vùng tham chi ế u
từ một vùng xu ấ t phát.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 105/219
104
Đây là một trong những hàm r ấ t hay của Excel, và được ứng dụng r ấ t nhi ều.
Nó dùng để tham chi ếu đế n một vùng nào đó, bắt đầu từ một ô, hoặc một dãy
ô, với một khoảng cch được chỉ định.
reference: Là vùng mà bạn mu ốn làm điểm xu ất pht để tham chi ế u đế n vùng
khác. Reference phải chỉ đế n một ô hoặc một dãy ô liên tục, n ế u không, hàm sẽ
báo l ỗi #VALUE!
rows: S ố dòng dời lên (hoặc xu ống) tính từ reference, nhập s ố dương nế umu ốn dời xu ống, hoặc s ố âm n ế u mu ốn dời lên.
cols: S ố cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập s ố dương nế u
mu ốn dời sang phải, hoặc s ố âm n ế u mu ốn dời sang trái.
height: Là s ố dòng (độ cao) của vùng tham chi ế u c ần trả v ề.
width: Là s ố cột (độ rộng) của vùng tham chi ế u c ần trả v ề.
Ghi chú:
* N ế u s ố dòng (rows) hoặc cột (cols) vượt ra ngoài phạm vi bảng tính, hàm sẽ
báo l ỗi #REF!
Độ cao (height) và độ rộng (width) n ế u không nhập, thì xem như nó bằng với
độ cao và độ rộng của vùng xu ấ t phát (reference)
=ROW(reference) Trả v ề s ố thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô. Trả v ề s ố
thứ tự dòng của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chi ế u.
reference: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô. N ế u reference bỏ tr ống thì ROW() trả
v ề s ố thứ tự cột của ô chứa công thức.
=ROWS(array) Trả v ề s ố dòng của vùng tham chi ế u.
array: Là ô hoặc một vùng nhi ều ô, mảng tham chi ế u
=TRANSPOSE(array) Chuy ển một vùng dữ liệu ngang thành dọc và ngược lại.
Hàm TRANPOE() luôn luôn được nhập ở dạng công thức mảng (nh ấ n Ctrl-
Shift-Enter sau khi nhập)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 106/219
105
array: Là mảng dữ liệu c ần hoán chuy ển
N ế u s ố cột trong vùng nhập công thức nhi ều hơn số hàng của array, hoặc s ố
hàng trong vùng nhập công thức nhi ều hơn số cột của array, hàm sẽ báo l ỗi
#NA tại những ô bị dư ra.
=VLOOKUP(giá trị tìm, vùng c ần tìm, cột c ần l ấ y, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu tiên và trả v ề ...
Hàm tìm ki ế m và tham chi ế u theo cột.
Vùng c ần tìm: thường để ở ch ế độ giá trị tuyệt đối: $
Cột c ần l ấ y: ở vùng c ần tìm.
Cách tìm: Tìm theo 2 giá trị:
0: Cột bên trái của vùng c ần tìm không s ắp x ế p (ng ầm định)
1: S ắp x ếp tăng dần.
=HLOOKUP(giá trị tìm, vùng c ần tìm, hàng c ần l ấ y, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên hàng đầu tiên và trả v ề ... - gi ống hàm VLOOKUP
HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC
Bao g ồm các hàm v ề toán học và lượng giác giúp bạn có th ể giải một bài toán
đại s ố, giải tích, hoặc lượng giác từ ti ểu học đến đại học...
Lưu { đế n quy cách hi ển thị s ố của VN và của U. Để luôn nhập đúp một giá trị
ki ểu s ố bạn hãy sử dụng bàn phím s ố.
=ABS Tính trị tuyệt đối của một s ố
=ACOS Tính nghịch đảo cosin
=ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol
=ASIN Tính nghịch đảo sin
=ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol
=ATAN Tính nghịch đảo tang
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 107/219
106
=ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ
=ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol
=CEILING Là tròn đế n bội s ố g ần nh ấ t
=COMBIN Tính t ổ hợp từ s ố ph ần tử chọn
=COS Tính cosin của một góc
=COSH Tính cosin hyperbol
=DEGREE Đổi radians sang độ
=EVEN Làm tròn một s ố đế n s ố nguyên ch ẵn g ần nh ấ t.
=EXP Tính lũy thừa cơ số e
=FACT Tính giai thừa của một s ố
=FACTDOUBLE Tính lũy thừa c ấ p 2
=FLOOR Làm tròn xu ống đế n bội s ố g ần nh ấ t do bạn chỉ.
=GCD Tìm ước s ố chung lớn nh ấ t
=INT(X) Làm tròn xu ống s ố nguyên g ần nh ấ t (Hàm l ấ y giá trị là ph ần nguyên-
Hàm cho giá trị là ph ần nguyên của X)
=LCM Tìm bội s ố chung nhỏ nh ấ t
=LN Tính logarit cơ số tự nhiên của một s ố
=LOG Tính logarit
=LOG10 Tính logarit cơ số 10
=MDETERM Tính định thức của ma trận
=MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo
=MMULT Tính tích 2 ma trận
=MOD(a,b) Hàm cho giá trị là ph ần dư của phép chia a:b
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 108/219
107
=MROUND Làm tròn một s ố đế n bội s ố của s ố khác.
=MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa t ổng với tích các giai thừa của các s ố.
=ODD Làm tròn đế n một s ố nguyên lẽ g ần nh ấ t.
=PI Trả v ề giá trị pi
=POWER Tính lũy thừa của một s ố
=PRODUCT Tính tích các s ố
=QUOTIENT L ấ y ph ần nguyên của phép chia
=RADIAN Đổi độ sang radians.
=RAND Trả v ề một s ố ng ẫu nhiên trong khoảng 0 và 1
=RANDBETWEEN Trả v ề một s ố ng ẫu nhiên trong khoảng do bạn chỉ định
Hàm ROMAN()
Dùng để chuy ển đổi một s ố dạng Ả-rập sang dạng s ố La-mã
Cú pháp: = ROMAN(number, form)
number: S ố c ần chuy ển đổi
form: dạng chuy ển đổi
0 (hoặc TRUE, hoặc không nhập): Dạng c ổ điển
1 cho đế n 3: Dạng c ổ điển nhưng được rút gọn, s ố càng lớn rút gọn càng nhi ều
(xem thêm ở ví dụ)
4 (hoặc FALSE): Dạng hiện đại
Chú ý:
* number phải là s ố dương, nế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #VALUE!
* N ế u number là s ố thập phân, ROMAN() chỉ chuy ển đổi ph ần nguyên của nó
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 109/219
108
* Hàm ROMAN() chỉ xử l{ được tới s ố lớn nh ấ t là 3999, n ế u number > 3999
hàm sẽ báo l ỗi #VALUE!
au khi đã chuyển đổi, k ế t quả sẽ là một dữ liệu dạng text, và không th ể tính
toán với nó được nữa
Ví dụ:
ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE)
ROMAN(499, 1) = LDVLIV
ROMAN(499, 2) = XDIX
ROMAN(499, 3) = VDIV
ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE)
ROMAN(2008) = MMVIII
=ROUND(X,n) Hàm làm tròn n s ố của X
N ếu n dương (n>0) sẽ làm tròn s ố bên phải k ể từ vị trí d ấ u ch ấ m thập phân.
N ế u n âm (n<0) sẽ làm tròn s ố bên trái k ể từ vị trí d ấ u ch ấ m thập phân.
=ROUNDDOWN Làm tròn một s ố hướng xu ống zero
=ROUNDUP Làm tròn một s ố hướng ra xa zero.
=SIN Tính sin của một góc
=SINH Tính sin hyperbol của một s ố
=SUM Tính t ổng của các s ố
=DSUM (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng tiêu chu ẩn) Hàm tính t ổng trong cột giá
trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chu ẩn trong vùng dữ liệu.
VD: Tính t ổng ti ền lương những người 26 tu ổi.
Hàm SUMIF()
Tính t ổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện cho trước.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 110/219
109
Cú pháp: = SUMIF(range, criteria, sum_range)
Range : Dãy cc ô để tính t ổng, có th ể là ô chứa s ố, tên, mảng, hay tham chi ế uđế n các ô chứa s ố. Ô r ỗng và ô chứa giá trị text sẽ được bỏ qua.
Criteria : Điều kiện để tính t ổng. Có th ể ở dạng s ố, bi ểu thức, hoặc text. Ví dụ,
criteria có th ể là 32, "32", "> 32", hoặc "apple", v.v...
Sum_range : Là vùng thực sự để tính t ổng. N ế u bỏ qua, Excel sẽ coi nhưsum_range = range.
Lưu {:
* Sum_range không nh ấ t thi ế t phải cùng kích thước với range. Vùng thực sự để
tính t ổng được xc định b ằng ô đầu tiên phía trên bên trái của sum_range, và
bao g ồm thêm những ô tương ứng với kích thước của range. Ví dụ:
- N ế u Range là A1:A5, Sum_range là B1:B5, thì vùng thực sự để tính t ổng là
B1:B5
- N ế u Range là A1:A5, Sum_range là B1:B3, thì vùng thực sự để tính t ổng là
B1:B5
- N ế u Range là A1:B4, Sum_range là C1:D4, thì vùng thực sự để tính t ổng là
C1:D4
- N ế u Range là A1:B4, Sum_range là C1:D2, thì vùng thực sự để tính t ổng là
C1:D4
* Có th ể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: d ấu ? đại diện cho một ký tự,
d ấu đại diện cho nhi ều ký tự (n ếu như điều kiện là tìm những d ấ u ? hoặc *,
thì gõ thêm d ấ u ~ ở trước d ấ u ? hay *).
Khi điều kiện để tính t ổng là những ký tự, SUMIF() không phân biệt chữ
thường hay chữ hoa.
Hàm SUMIFS()
Tính t ổng các ô trong một vùng thỏa nhi ều điều kiện cho trước.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 111/219
110
Cú pháp: = SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, criteria_range2,
criteria2, ...)
um_range : Dãy cc ô để tính t ổng, có th ể là ô chứa s ố, tên, mảng, hay tham
chi ếu đế n các ô chứa s ố. Ô r ỗng và ô chứa giá trị text sẽ được bỏ qua.
Criteria_range1, criteria_range2... : Có th ể có từ 1 đến 127 vùng dùng để liên
k ế t với cc điều kiện cho vùng.
Criteria1, criteria2... : Có th ể có từ 1 đến 127 điều kiện để tính t ổng. Chúng có
th ể ở dạng s ố, bi ểu thức, hoặc text. Ví dụ, criteria có th ể là 32, "32", "> 32",
hoặc "apple", v.v...
Lưu {:
* M ỗi ô trong sum_range chỉ được tính t ổng n ế u t ấ t cả cc điều kiên tươngứng với ô đó đều đúng. Nế u thỏa cc điều kiện, nó sẽ b ằng 1, còn không, thì nó
b ằng 0.
* Không gi ống như những đối s ố range và criteria của hàm SUMIF, trong hàm
SUMIFS, m ỗi vùng criteria_range phải có cùng kích thước và hình dạng gi ống
như sum_range.
* Có th ể dùng các ký tự đại diện trong cc điều kiện: d ấ u ? đại diện cho một ký
tự, d ấu đại diện cho nhi ều ký tự (n ếu như điều kiện là tìm những d ấ u ? hoặc
*, thì gõ thêm d ấ u ~ ở trước d ấ u ? hay *)
Khi điều kiện để đế m là những ký tự, SUMIFS() không phân biệt chữ thường
hay chữ hoa.
Hàm SUMSQ()
Dùng để tính t ổng cc bình phương của các s ố
Cú pháp: = SUMSQ(number1, number2, ...)
number1, number2, ... : Có th ể dùng đế n 255 tham s ố (với Excel 2003 trở v ề
trước, con s ố này chỉ là 30)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 112/219
111
Các tham s ố (number) có th ể là một s ố, là một mảng, một tên, hay là một tham
chi ếu đế n một ô chứa s ố, v.v...
Ví dụ: SUMSQ(3, 4) = (3^2) + (4^2) = 9 + 16 = 25
Ba hàm sau đây có cch dùng và cú php tương tự nhau:
Hàm SUMX2MY2(), Hàm SUMXPY2() và Hàm SUMXMY2()
Để d ễ nhớ tên của ba hàm này, bạn đọc chúng từ trái sang phải với các quy
ước sau:
SUM = T ổng, M (Minus) = Trừ (hiệu s ố), P (Plus) = Cộng (t ổng s ố), 2 = Bình
phương, X và Y là hai mảng gì đó, có chứa nhi ều ph ần tử x và y
Vậy, định nghĩa và cch tính ton của 3 hàm này là:
= SUMX2MY2: T ổng của hiệu hai bình phương của các ph ần tử tương ứng
trong 2 mảng dữ liệu
= SUMX2PY2: T ổng của t ổng hai bình phương của các ph ần tử tương ứng trong
2 mảng dữ liệu
= SUMXMY2: T ổng của bình phương của hiệu các ph ần tử tương ứng trong 2mảng dữ liệu
Cú pháp:
= SUMX2MY2(array_x, array_y)
= SUMX2PY2(array_x, array_y)
= SUMXMY2(array_x, array_y)
array_x và array_y là các dãy ô hoặc giá trị ki ểu mảng
Lưu {:
* array_x và array_y b ắt buộc phải có cùng kích thước, n ế u không, hàm sẽ báo
l ỗi #NA!
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 113/219
112
* N ế u trong array_x hoặc array_y có những giá trị ki ểu text, ki ểu logic hoặc
r ỗng, thì sẽ được bỏ qua (không tính), tuy nhiên các giá tr ị = 0 v ẫn được tính.
=TAN Tính tang của một góc
=TANH Tính tang hyperbol của một s ố
=TRUNC C ắt bớt ph ần thập phân của s ố
Hàm SUMPRODUCT() Tính t ổng các tích các ph ần tử tương ứng trong các mảng
giá trị
Sum = T ổng-Product = Tích
SUMPRODUCT = T ổng của tích (các mảng dữ liệu)
Cú pháp: = SUMPRODUCT(array1, array2, ...)
array1, array2, ... : Có th ể dùng từ 2 tới 255 mảng (với Excel 2003 trở v ề trước
thì con s ố này chỉ là 30) và các mảng này phải cùng kích thước với nhau
Lưu {:
* N ế u các mảng không cùng kích thước, SUMPRODUCT sẽ báo l ỗi #VALUE!
* B ấ t kz một ph ần tử nào trong mảng không phải là dữ liệu ki ểu s ố, sẽ được
UMPRODUCT coi như bằng 0 (zero)
Hàm SUBTOTAL là một hàm r ấ t linh hoạt nhưng cũng là một trong cc hàm hơikhó sử dụng của Excel. Điều khó hi ểu thứ nh ấ t chính là cái tên của nó, vì nó
thực sự làm được nhi ều thứ hơn { nghĩa của tên hàm. Đối s ố thứ nh ấ t của hàm
b ắt buộc bạn phải nhớ con s ố đại diện cho phép tính c ần thực hiện trên tập s ố
liệu (trong Excel 2010 có tính năng AutoComplete giúp chúng ta khỏi nhớ cáccon s ố này). Hàm UBTOTAL được Microsoft nâng c ấ p k ể từ phiên bản Excel
2003 với sự gia tăng cc tuz chọn cho đối s ố thứ nh ấ t của hàm, tuy nhiên điều
này d ẫn đế n sự không tương thích với các phiên bản cũ nế u chúng ta sử dụng
cc tính năng mới b ổ sung này.
Đối s ố đầu tiên của của hàm UBTOTAL xc định hàm thực sự nào sẽ được sử
dụng khi tính ton (xem trong danh sch bên dưới). Ví dụ n ếu đối s ố là 1 thì
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 114/219
113
hàm SUBTOTAL hoạt động gi ống nhưng hàm AVERAGE, nếu đối s ố thứ nh ấ t là9 thì hàm hàm SUBTOTAL hoạt động gi ống nhưng hàm UM.
SUBTOTAL là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng
dữ liệu tuz theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối s ố thứ nh ấ t.
Cú pháp: = SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,...)
Function_num: Các con s ố từ 1 đến 11 (hay 101 đến 111) qui định hàm nào sẽ
được dùng để tính toán trong SUBTOTAL
Ref1, ref2: Cc vùng địa chỉ tham chi ế u mà bạn mu ốn thực hiện phép tính trên
đó.
Trong Excel 2010, bạn có th ể dùng đế n 254 ref (với Excel 2003 trở v ế trước thì
con s ố này chỉ là 29)
Ghi chú:
* N ếu có hàm UBTOTAL khc đặt l ồng trong cc đối s ố ref1, ref2,... thì các
hàm l ồng này sẽ bị bỏ qua không được tính, nh ằm trnh trường hợp tính toán
2 l ần.
Đối s ố function_num n ế u từ 1 đế n 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao g ồm
cả các giá trị ẩn trong tập s ố liệu (hàng ẩn). Đối s ố function_num n ế u từ 101
đế n 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập s ố
liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
* Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán t ấ t cả các hàng bị ẩn bởi lệnh
Filter (Auto Filter) mà không phụ thuộc vào đối s ố function_num được dùng (1
gi ống 101...).
Hàm UBTOTAL được thi ế t k ế để tính toán cho các cột s ố liệu theo chi ều dọc,
nó không được thi ế t k ế để tính theo chi ều ngang.
* Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D, do vậy n ế u dữ liệu tham chi ế u dạng 3-
D (Ví dụ v ề tham chi ế u 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo
l ỗi #VALUE!
Hàm SQRT()
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 115/219
114
Dùng để tính căn bậc hai của một s ố
Cú pháp: = SQRT(number)
number: S ố thực, dương (nế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #NUM!)
Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con s ố -16
SQRT(16) = 4
SQRT(A2) = #NUM!
SQRT(ABS(A2)) = 4
Hàm SQRTPI()
Dùng để tính căn bậc hai của một s ố nhân với Pi (= 3.14159265358979)
Cú pháp: = SQRTPI(number)
number: S ố thực, dương nhân với Pi (n ế u number < 0 hàm sẽ báo l ỗi #NUM!)
Ví dụ: Giả sử ở ô A2, có con s ố -16
QRT(1) = 1.772454 (căn bậc hai của Pi)
QRT(2) = 2.506628 (căn bậc hai của 2*Pi)
Hàm SIGN()
Trả v ề d ấ u của s ố: 1 n ế u là s ố dương, 0 (ero) nế u là s ố 0 và -1 n ế u là s ố âm.
Cú pháp: = SIGN(number)
Ví dụ:
SIGN(10) = 1
SIGN(4-4) = 0
SIGN(-0.057) = -1
Hàm SERIESSUM()
Dùng để tính t ổng lũy thừa của một chu ỗi s ố, theo công thức sau đây:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 116/219
115
series (x, n, m, a) = a1*x^n + a2*x^(n+m) + a3*x^(n+2m) + ... + ai*x^(n+(i-1)m)
Cú pháp: = SERIESSUM(x, n, m, coefficients)
x : giá trị nhập vào cho chu ỗi lũy thừa
n : lũy thừa khởi tạo để tăng tới x
m : bước tăng cho mỗi ph ần tử trong chu ỗi
coefficients : tập hợp hệ s ố sẽ được nhân với m ỗi lũy thừa của x
Các thông s ố này phải là các dữ liệu ki ểu s ố, n ế u không, hàm sẽ báo l ỗi
#VALUE!
Ví dụ:
SERIESSUM(5, 0, 2, {1, 2, 3, 4}) = 64,426
Di ễn giải chi ti ế t: (x = 5, n = 0, m = 2, coefficients = 1, 2, 3, 4)
=1*5^0 + 2*5^(0+2) + 3*5^(0+2*2) + 4*5^(0+3*2) = 64426
HÀM THỐNG KÊ
Bao g ồm các hàm s ố giúp bạn giải quy ế t các bài toán th ống kê từ đơn giản đế nphức tạp.
=AVEDEV Tính bình quân độ phân cực
=AVERAGE(vùng) Tính trung bình cộng các s ố.
=AVERAGEA Tính trung bình cộng các giá trị
=DAVERAGE (vùng dữ liệu, cột c ần tính, vùng tiêu chu ẩn) Hàm tính trung bìnhcác giá trị trong cột thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chu ẩn trong vùng dữ liệu.
Hàm AVERAGEIF()
Trả v ề trung bình cộng (s ố học) của t ấ t cả cc ô được chọn thỏa mãn một điều
kiện cho trước.
Cú pháp: = AVERAGEIF(range, criteria, average_range)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 117/219
116
range : Là một hoặc nhi ều ô c ần tính trung bình, có th ể bao g ồm các con s ố, các
tên vùng, các mảng hoặc các tham chi ếu đế n các giá trị...
criteria : Là điều kiện dưới dạng một s ố, một bi ểu thức, địa chỉ ô hoặc chu ỗi, để
qui định việc tính trung bình cho những ô nào...
average_range : Là tập hợp các ô thật sự được tính trung bình. N ế u bỏ tr ống
thì Excel dùng range để tính.
Lưu {:
* Các ô trong range n ế u có chứa những giá trị luận lý (TRUE hoặc FALSE) thì sẽ
được bỏ qua.
* Những ô r ỗng trong average_range cũng sẽ được bỏ qua.
* N ế u range r ỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIF sẽ báo l ỗi #DIV/0!
* N ế u có một ô nào trong criteria r ỗng, AVERAGEIF sẽ xem như nó bằng 0.
* N ế u không có ô nào trong range thỏa mãn điều kiệu của criteria, AVERAGEIF
sẽ báo l ỗi #DIV/0!
* Bạn có th ể các ký tự đại diện như ?, trong criteria (dấ u ? thay cho một ký tự nào đó, và dấ u * thay cho một chu ỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là
chính các d ấ u ? hoặc *, thì bạn gõ thêm d ấu ~ trước nó.
* average_range không nh ấ t thi ế t phải có cùng kích thước với range, mà các ô
thực sự được tính trung bình sẽ dùng ô trên cùng bên trái của average_range
làm ô b ắt đầu, và bao g ồm thêm những ô tương ứng với kích thước của range.
Hàm AVERAGEIFS()
Trả v ề trung bình cộng (s ố học) của t ấ t cả cc ô được chọn thỏa mãn nhi ều
điều kiện cho trước.
Cú pháp: = AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1, criteria1,
criteria_range2, criteria2, ...)
average_range : Vùng c ần tính trung bình, có th ể bao g ồm các con s ố, các tên
vùng, các mảng hoặc các tham chi ếu đế n các giá trị...
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 118/219
117
criteria_range1, criteria_range2, ... : Vùng chứa những điều kiện để tính trung
bình. Có th ể khai báo từ 1 đế n 127 vùng.
criteria1, criteria2, ... : Là cc điều kiện để tính trung bình. Có th ể khai báo từ 1
đến 127 điều kiện, dưới dạng s ố, bi ểu thức, tham chi ế u hoặc chu ỗi...
Lưu {:
* N ế u average_range r ỗng hoặc có chứa dữ liệu text, AVERAGEIFS sẽ báo l ỗi
#DIV/0!
* N ế u có một ô nào trong những vùng criteria_range r ỗng, AVERAGEIFS sẽ xem
như nó bằng 0.
* Những giá trị logic: TRUE sẽ được xem là 1, và FALSE sẽ được xem là 0.
* M ỗi ô trong average_range chỉ được tính trung bình n ế u thỏa t ấ t cả điều kiện
quy định cho ô đó
* Không gi ống như AVERAGEIF(), mỗi vùng criteria_range phải có cùng kích
thước với average_range
* N ế u có một ô nào trong average_range không th ể chuy ển đổi sang dạng s ố,
hoặc n ế u không có ô nào thỏa t ấ t cả cc điều kiện, AVERAGEIFS sẽ báo l ỗi
#DIV/0!
* Có th ể các ký tự đại diện như ?, cho cc điều kiện (d ấ u ? thay cho một ký tự
nào đó, và dấ u * thay cho một chu ỗi nào đó). Khi điều kiện trong criteria là
chính các d ấ u ? hoặc *, thì bạn gõ thêm d ấu ~ trước nó.
Hàm COUNT() Đế m ô dữ liệu chứa s ố (đế m s ố ô không tr ống) - đế m s ố ô có
trong vùng. Nhưng chỉ đế m những ô có ki ểu dữ liệu là ki ểu s ố.
Cú pháp=COUNT(vùng)
=COUNTA Đế m s ố ô chứa dữ liệu
=COUNTIF(Vùng c ần đếm, ô điều kiện) Hàm đếm có điều kiện - đế m s ố ô có
trong vùng với điều kiện đã chỉ ra ở ô điều kiện.
Hàm COUNTIF đế m ô có ki ểu dữ liệu là ki ểu s ố và cả ki ểu ký tự.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 119/219
118
=DCOUNT(vùng dữ liệu, cột c ần đế m, vùng tiêu chu ẩn) Đế m s ố ô chứa lượng
giá trị s ố trong cột thoả mãn đk trong vùng tiêu chuẩn tìm ki ế m trong vùng dữ
liệu.
VD: Đếm xem có bao nhiêu người có mức lương là 500000.
=MAX(vùng) Tìm s ố lớn nh ấ t trong vùng
=MAXA Tìm giá trị lớn nh ấ t
Hàm DMAX()
Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria)=DMAX (vùng dữ liệu, cột giá trị,vùng tiêu chu ẩn)
Hàm tính giá trị cao nh ấ t trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu
chu ẩn trong vùng dữ liệu.
VD: Tìm xem những người 26 tu ổi ai cao lương nhấ t.
=MIN(vùng) Tìm s ố nhỏ nh ấ t trong vùng
=MINA Tìm giá trị nhỏ nh ấ t
Hàm DMIN()
Cú pháp: =DMIN(database, field, criteria)=DMIN (vùng dữ liệu, cột giá trị, vùng
tiêu chu ẩn)
Hàm tính giá trị nhỏ nh ấ t trong cột giá trị thoả mãn điều kiện của vùng tiêu
chu ẩn trong vùng dữ liệu.
VD: Tìm xem những người 26 tu ổi ai th ấp lương nhấ t.
=RANK(ô c ần x ế p thứ, vùng c ần so sánh) Tìm vị thứ của một s ố trong dãy s ố.
Vùng c ần so snh: Thường để ở ch ế độ giá trị tuyệt đối: $
Hàm DVARP()
Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 120/219
119
Tính toán sự bi ế n thiên của một tập hợp dựa trên toàn th ể tập hợp, b ằng cách
sử dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ
liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
Hàm DVAR()
Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria)
Ước lượng sự bi ế n thiên của một tập hợp dựa trên một m ẫu, b ằng cách sử
dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,
theo một điều kiện được chỉ định.
Hàm DSUM()
Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria)
Cộng các s ố trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo
một điều kiện được chỉ định.
Hàm DSTDEVP()
Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria)
Tính độ lệch chu ẩn của một tập hợp theo toàn th ể các tập hợp, b ằng cách sử dụng các s ố liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,
theo một điều kiện được chỉ định.
Hàm DSTDEV()
Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria)
Ước lượng độ lệch chu ẩn của một tập hợp theo m ẫu, b ằng cách sử dụng các s ố
liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điềukiện được chỉ định.
Hàm DPRODUCT()
Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria)
Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu,
theo một điều kiện được chỉ định.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 121/219
120
Đế m s ố ô r ỗng trong bảng tính
Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISBLANK(range), 1, 0))} với range là vùng dữ
liệu c ần ki ểm tra.
Đế m s ố ô chứa những giá trị không phải là ki ểu s ố
Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISNUMBER(range), 0, 1))} với range là vùng
dữ liệu c ần ki ểm tra.
Đế m s ố ô bị l ỗi
Dùng công thức mảng: {=SUM(IF(ISERROR(range), 1, 0))} với range là vùng dữ
liệu c ần ki ểm tra.
HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU
Bao g ồm các hàm xử lý chu ỗi văn bản như trích lọc, tìm ki ế m, thay th ế , chuy ển
đổi chu ỗi văn bản trong Excel.
Hàm ASC()
Dùng để đổi các ký tự double-byte sang các ký tự single-byte cho những ngôn
ngữ sử dụng bộ ký tự double-byte.
Cú pháp: = ASC(text)
text : Là chữ hoặc tham chi ếu đế n một ô có chứa chữ. N ế u text không chứa b ấ tkz m ẫu tự nào thuộc loại double-byte, thì text sẽ không được chuy ển đổi.
Ví dụ: = ASC("Excel") = Excel
=CHAR Chuy ển s ố thành ký tự
=CLEAN Xóa ký tự không phù hợp
=CODE Trả v ề mã s ố của ký tự đầu tiên
Hàm CONCATENATE
Công dụng: Dùng n ối nhi ều chu ỗi lại với nhau
Công thức: =CONCATENATE(text1,text2,...)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 122/219
121
Ví dụ: =CONCATENATE("Giải pháp", "Excel", " - ", "Công cụ tuyệt vời của bạn)
→ Giải pháp Excel - Công cụ tuyệt vời của bạn
=DOLLAR Chuy ển định dạng s ố thành ti ền tệ
Hàm EXACT
Công dụng: Dùng để so sánh hai chu ỗi với nhau.
Công thức: =EXACT(text1,text2)
Hàm EXACT phân biệt chữ thường và chữ hoa.
N ế u 2 chu ỗi text1, text2 gi ống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả v ề TRUE; n ế u không,
sẽ trả v ề trị FALSE
Ví dụ:
=EXACT("Giải pháp", "Giải php") → TRUE
=EXACT("Giải pháp", "Giải Php") → FALE
=FIXED Chuy ển một s ố sang định dạng văn bản
=LEFT(X,n) Hàm LEFT l ấ y n ký tự từ bên trái sang của văn bản X
=LEN Tính độ dài một chu ỗi
=LOWER Chuy ển thành chữ thường.
=PROPER Chuy ển ký tự đầu m ỗi từ thành chữ hoa
Hàm MID Dùng để trích xu ấ t một chu ỗi con (substring) từ một chu ỗi
Công thức: =MID(text, start_num, num_chars])=MID(X, m, n)
Hàm MID l ấ y n ký tự trong chu ỗi X b ắt đầu từ vị trí m.
text: chu ỗi văn bản c ần trích xu ấ t
start_num: vị trí b ắt đầu trích ra chu ỗi con, tính từ bên trái sang
num_chars: s ố ký tự của chu ỗi con c ần trích ra
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 123/219
122
- num_chars phải là s ố nguyên dương
- start_num phải là s ố nguyên dương
- N ế u start_num lớn hơn độ dài của chu ỗi thì k ế t quả trả v ề sẽ là chu ỗi r ỗng
Ví dụ: =MID("Karen Eliabeth Hammond", 7, 9) → Eliabeth
Hàm REPLACE
Công dụng: Dùng để thay th ế một ph ần của chu ỗi b ằng một chu ỗi khác, dựa
vào s ố ký tự được chỉ định
Công thức: =REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)
old_text: chu ỗi văn bản c ần được xử lý
start_num: vị trí b ắt đầu tìm cái sẽ thay th ế , tính từ bên trái sang
num_chars: s ố ký tự của chu ỗi c ần được thay th ế
new_text: chu ỗi văn bản sẽ thay th ế cho s ố ký tự đã chọn bởi start_num và
num_chars
Cái khó của hàm này là xc định được bởi start_num và num_chars. Làm saobi ết được b ắt đầu từ đâu và thay thế bao nhiêu chữ? Tôi gợi ý nhé:
- Bạn dùng hàm FIND() hoặc EARCH() để xc định vị trí b ắt đầu (start_num)
- Dùng hàm LEN() để xc định s ố ký tự của chu ỗi sẽ được thay th ế (num_chars)
Ví dụ: đế thay s ố 2007 b ằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007
Dùng công thức như sau:
=REPLACE(A1, FIND("2007", A1), LEN("2007"), "2008")→ Expense Budget for
2008
Với A1 = Expense Budget for 2007
Hàm RIGHT Dùng để trích xu ấ t ph ần bên phải của một chu ỗi một hoặc nhi ều ký
tự tùy theo sự chỉ định của bạn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 124/219
123
Công thức: =RIGHT(text [,num_chars])=RIGHT(X,n)
Hàm RIGHT l ấ y n ký tự từ bên phải sang của văn bản X
text: chu ỗi văn bản c ần trích xu ấ t ký tự
num_chars: s ố ký tự c ần trích ra phía bên phải của chu ỗi text, mặc định là 1
- num_chars phải là s ố nguyên dương
- N ế u num_chars lớn hơn độ dài của chu ỗi thì k ế t quả trả v ề sẽ là toàn bộ
chu ỗi text
Ví dụ: =RIGHT("Karen Eliabeth Hammond", 7) → Hammond
=REPT Lặp lại một chu ỗi
=SUBSTITUTE Thay th ế một chu ỗi xc định
Hàm FIND và Hàm SEARCH
Công dụng: Dùng để tìm vị trí b ắt đầu của một chu ỗi con (substring) trong một
chu ỗi
Công thức:
=FIND(find_text, within_text [, start_num])
=SEARCH(find_text, within_text [, start_num])
find_text: chu ỗi văn bản c ần tìm (chu ỗi con)
within_text: chu ỗi văn bản chứa chu ỗi c ần tìm (chu ỗi mẹ)
start_num: vị trí b ắt đầu tìm trong chu ỗi within_text (mặc định là 1)
Một s ố lưu {:
- K ế t quả của hai hàm này là một con s ố, chỉ vị trí b ắt đầu (tính từ start_num)
của find_text trong within_text
- Dùng SEARCH() khi mu ốn tìm một chu ỗi b ấ t kz. Ví dụ: SEARCH("e",
"Expenses") sẽ cho k ế t quả là 1.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 125/219
124
- Dùng FIND() khi mu ốn tìm chính xác một chu ỗi có phân biệt chữ hoa, chữ
thường. Ví dụ: FIND("e", "Expenses") sẽ cho k ế t quả là 4.
- N ế u không tìm th ấ y find_text, hàm sẽ báo l ỗi #VALUE
- Có th ể dùng những ký tự đại diện như , ? trong find_text của hàm SEARCH()
- Với hàm SEARCH(), n ế u mu ốn tìm chính ký tự * hoặc ? thì gõ d ấu ~ trước ký
tự đó ( ~ hoặc là ~?)
=TEXT Chuy ển một s ố sang text.
Hàm T
Công dụng: Trả v ề một chu ỗi n ế u trị tham chi ế u là chu ỗi, ngược lại, sẽ trả v ề chu ỗi r ỗng - Ki ểm tra dữ liệu ki ểu text
Công thức: =T(value)
Hàm này ít khi được dùng.
Hàm SUBSTITUTE
Công dụng: Dùng để thay th ế một chu ỗi này b ằng một chu ỗi khác. Hàm này
cũng tương tự hàm REPLACE(), nhưng dễ sử dụng hơn.
Công thức: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text [,instance_num])
text: chu ỗi văn bản g ốc, c ần được xử lý
old_text: chu ỗi văn bản c ần được thay th ế
new_text: chu ỗi văn bản sẽ thay th ế vào
instance_num: s ố l ần thay th ế old_text b ằng new_text, n ế u bỏ qua thì t ấ t cả
old_text tìm được sẽ được thay th ế b ằng new_text
Ví dụ: đế thay s ố 2007 b ằng 2008 trong câu Expense Budget for 2007
Dùng công thức như sau:
=UBTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007", "2008") → Expense Budgetfor 2008
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 126/219
125
HÀM THAY TH Ế CHUỖI NÀY BẰNG CHUỖI KHÁC (Substituting One Substring for
Another)
Có nhi ều chương trình có khả năng tìm kiế m một s ố đoạn văn và thay thế nó
b ằng đoạn văn khc.
Excel cũng có khả năng làm chuyện đó bằng cch dùng hàm. Đó là hàmREPLACE và hàm SUBSTITUTE.
=TRIM Xóa những ký tự tr ắng bên trong chu ỗi.
=UPPER Chuy ển ký tự thường thành hoa.
Hàm VALUE
Công dụng: Dùng để đổi một chu ỗi đại diện cho một s ố thành ki ểu s ố
Công thức: =VALUE(text)
text phải là định dạng s ố, ngày tháng hoặc b ấ t kz một thời gian nào mi ễn là
được Excel công nhận.
N ế u 2 chu ỗi text1, text2 gi ống nhau hoàn toàn, hàm sẽ trả v ề TRUE; n ế u không,
sẽ trả v ề trị FALSE
Ví dụ:
Để trích ra s ố 6500 trong SQA6500, bạn có th ể dùng hàm RIGHT()
=RIGHT("QA6500", 4) → 6500
Tuy nhiên k ế t quả do hàm RIGHT() có được sẽ ở dạng text, bạn không th ể nhân
chia cộng trừ gì với ci "6500" này được.
Để có th ể tính toán với "6500", bạn phải đổi nó sang dạng s ố:
=VALUE(RIGHT("QA6500",4)) → 6500
Cũng là 6500, nhưng bây giờ bạn có th ể cộng trừ nhân chia với nó.
*Trích xu ấ t họ và tên (ví dụ dùng để trích cho tên ti ế ng Anh, bỏ qua tên đệm)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 127/219
126
Cch làm là dùng hàm FIND() để tìm những khoảng tr ắng phân cách giữa họ và
tên, sau đó dùng hàm LEFT() để tách ph ần tên, và hàm RIGHT() để tách ph ần
họ.
Để l ấ y ph ần tên (First Name), chúng ta dùng công thức sau (giả sử họ tên n ằmở cell A2):
=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1)
Nghĩa là dùng hàm FIND() để tìm vị trí của ký tự tr ắng đầu tiên k ể từ bên trái, ví
dụ nó là vị trí thứ 5,
khi đó hàm LEFT() sẽ xc định được cái tên này g ồm có 4 chữ (= 5-1).
Để l ấ y ph ần họ (Last Name), chúng ta dùng công thức:
=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2))
Bạn tự dịch câu này nhé!
*Trích xu ấ t họ, tên đệm và tên (ví dụ với tên ti ế ng Anh, ph ần tên đệm được
vi ế t t ắt)
Cách làm gi ống như bài Trích xuấ t họ và tên ở trên, tuy nhiên có khác mộtchút, để trích thêm ph ần tên đệm.
Giả sử Họ và Tên (full name) n ằm ở cell A2, và đang có gi trị là Karen E.
Hammond
Đầu tiên, như bài trên, dùng công thức sau để tách ph ần Tên (first name):
=LEFT(A2, FIND(" ", A2) - 1) → Karen
Công thức FIND(" ", A2) sẽ cho k ế t quả là 6, là vị trí của khoảng tr ắng đầu tiên
(sau chữ Karen).
Để tìm vị trí của khoảng tr ắng thứ hai, thì bạn phải gán vị trí b ắt đầu tìm
(start_num) là 7, hoặc là b ằng k ế t quả của FIND(" ", A2) cộng thêm 1:
=FIND(" ", A2, FIND(" ",A2) + 1)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 128/219
127
R ồi dùng k ế t quả của công thức này làm tham s ố cho hàm RIGHT() để trích ra
ph ần Họ (last name):
=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, FIND(" ", A2) 1)) → Hammond
Để trích ph ần tên đệm, dùng hàm FIND() để tìm vị trí của d ấ u ch ấ m (.) r ồi đưavào trong công thức của hàm MID() để tìm ký tự đứng trước d ấ u ch ấ m:
=MID(A2, FIND(".", A2) - 1, 1) → E
HÀM LOGIC
Hàm AND
Có lẽ khỏi giải thích nhỉ. AND có nghĩa là VÀ. Vậy thôi. Dùng hàm này khi mu ốnnói đế n cái này và cái này và cái này......
Cú pháp: AND(logical1 [, logical2] [, logical3]...)
logical: Những bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)
N ế u t ấ t cả các bi ểu thức đều đúng, hàm AND() sẽ trả v ề giá trị TRUE, và chỉ c ần
1 trong các bi ểu thức sai, hàm AND() sẽ trả v ề giá trị FALSE.
Bạn có th ể dùng hàm AND() b ấ t cứ ch ỗ nào bạn mu ốn, nhưng thường thì hàm
AND() hay được dùng chung với hàm IF().
Ví dụ:
=IF(AND(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")
N ế u giá trị ở B2 và ở C2 lớn hơn 0, thì (thưởng) 1.000, còn n ế u chỉ c ần một
trong 2 ô B2 hoặc C2 nhỏ hơn 0, thì không thưởng chi cả.
=FALSE(): Có th ể nhập trực ti ế p FALSE vào trong công thức, Excel sẽ hi ểu đó làmột bi ểu thức có giá trị FALSE mà không c ần dùng đế n cú pháp của hàm này
Hàm IF
=IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) : Dùng để ki ểm tra điều kiện
theo giá trị và công thức
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 129/219
128
Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) N ếu điều kiện đúng thì hàm trả v ề giá
trị 1, ngược lại hàm nhận giá trị 2
Cái lập luận: "N ếu tôi đúng thì làm cho tôi ci này, nế u tôi sai thì làm cho tôi cái
kia".. Có lẽ trong chúng ta ai cũng hiểu.
Một tình hu ống đơn giản nh ấ t
Cú pháp: IF(logical_test, value_is_true)
logical_test: Một bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)
value_is_true: giá trị trả v ề khi bi ểu thức logical_test được ki ểm tra là đúng(TRUE)
Ví dụ:
=IF(A1 >= 1000, "It's big!")
Nghĩa là, nế u giá trị ở A1 lớn hơn hoặc b ằng 1000, thì k ế t quả nhận được sẽ là
"It's big!", còn không, n ế u A1 nhỏ hơn 1000, kế t quả sẽ là FALSE.
Một ví dụ khác, giả sử bạn có một bảng đnh gi mức độ bán ra, mua vào của
một danh mục hàng hóa dài, và bạn mu ốn theo dõi những mặt hàng có doanhs ố bn ra không đạt yêu c ầu để điều chỉnh chi ến lược kinh doanh của mình,
b ằng cách gán những d ấ u "<" bên cạnh nó, h ễ ph ần trăm doanh số càng th ấ pthì những d ấ u hiệu "<" càng nhi ều...
Bạn có th ể dùng hàm IF(), theo m ẫu:
=IF(cell<0, flag)
Với cell là giá trị doanh s ố mà bạn mu ốn theo dõi, và flag là d ấ u hiệu để mô tả,ví dụ, cell chứa giá trị doanh s ố là B2:
=IF(B2<0, "<<<<<")
Để những d ấ u "<" tỷ lệ thuận với mức sụt giảm doanh s ố bán hàng, bạn có th ể
dùng hàm REPT(), với công thức:
REPT("<" , B2 * -100)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 130/219
129
Ở đây, phải nhân giá trị của B2 với -100, bởi vì chúng ta chỉ xét những trường
hợp B2<0
Và công thức hoàn chỉnh để th ể hiện mức độ sụt giảm doanh s ố của từng mặt
hàng sẽ là:
=IF(B2<0, REPT("<" , B2 * -100))
Những hàm IF l ồng nhau
Trong cuộc s ống đời thường, có m ấ y ai d ễ dàng ch ấ p nhận chuyện "một cái
n ế u", phải không các bạn.
Chúng ta thường sẽ dùng ki ểu, n ế u... r ồi nhưng mà nế u... nhi ều khi kéo dài đế n
vô tận!
Trong Excel cũng vậy. Giả sử, chúng ta x ế p loại học tập, n ếu điểm trung bình
(ĐTB) lớn hơn 9 thì giỏi, vậy ĐTB nhỏ hơn 9 thì dở? Chưa, ĐTB nhỏ hơn 9nhưng lớn hơn 7 thì kh ci đã, rồi ĐTB nhỏ hơn 7 nhưng chưa bị điểm 5 thì
trung bình, chỉ khi nào ĐTB nhỏ hơn 4 thì mới gọi là dở (cái này tôi chỉ ví dụ
thôi, các bạn đừng sử dụng để x ế p loại nhé).
Khi đó, chúng ta sẽ dùng những hàm IF() l ồng nhau, IF() này n ằm trong IF() kia.Sau này chúng ta sẽ học cách ghép thêm nhi ều điều kiện khác vào nữa.
Ví dụ, tôi l ấ y lại ví dụ đã nói ở bài trước:
=IF(A1 >= 1000, "Big!", "Not big")
Bi giờ thêm chút, A1 lớn hơn 1000 là "big" rồi, nhưng chẳng lẽ 10000 thì cũngchỉ là "big" ? Có lẽ nên tặng thêm một danh hiệu cao hơn:
=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), "Not big")
Hoặc là, đồng ý r ằng <1000 là "Not big", nhưng nó khc "mall" chứ (tui không
lớn, chưa chắc tui nhỏ), vậy chúng ta thêm một định nghĩa "mall" thử xem:
=IF(A1 >= 1000, "Big!", IF(A1 < 100, "Small", "Not big"))
Bạn để ý nhé, ở đây tôi đặt cái IF "con" không gi ống như ở trên, sao cũng, miễn
là đừng sai cú pháp của IF().
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 131/219
130
Và n ế u thích, bạn có th ể ghép t ấ t cả lại:
=IF(A1 >= 1000, IF(A1 >= 10000, "Really big!!", Big!"), IF(A1 < 100, "Small", "Not
big"))
Chĩ cần một lưu {, là những d ấu đóng mở ngoặc đơn. Nế u bạn đóng và mở
không đúng lúc hoặc không đủ, Excel sẽ không hi ểu, hoặc là cho các bạn k ế tquả sai đấ y.
Hàm IFERROR
Trong quá trình thao tác với bảng tính, không ít l ần chúng ta gặp l ỗi, và cũngkhó mà trnh được l ỗi. Ví dụ, một công thức đơn giản thôi =A/B có th ể gây l ỗi
#DIV/0! n ếu như B bằng 0, hoặc gây l ỗi #NAME? n ế u A hoặc B không t ồn tại,gây l ỗi #REF! n ếu có ô nào đó liên kế t với A hoặc B bị xóa đi...
Tuy nhiên, đôi lúc chúng ta lại c ần phải lợi dụng chính những cái l ỗi này, ví dụ
sẽ đặt ra một tình hu ống: n ế u có l ỗi thì làm gì đó... Gọi nôm na là BẪY LỖI.
Có lẽ vì vậy mà hàm này có hai chữ đầu là IF; IFERROR = n ế u xảy ra l ỗi (thì)...
MS Excel 2003 trở v ề trước có hàm ISERROR(value), với value là một bi ểu thức.
N ế u bi ểu thức này gặp l ỗi, ISERROR() sẽ trả v ề giá trị TRUE, còn n ế u bi ểu thứckhông có l ỗi, ISERROR() trả v ề giá trị FALSE.
Và chúng ta thường dùng ISERROR() kèm với IF:
=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)
N ếu như biểu thức (expression) có l ỗi, công thức trên sẽ l ấ y giá trị ErrorResult
(một ô r ỗng, hoặc một thông báo l ỗi, v.v..), ngược lại, sẽ l ấ y chính giá trị bi ểu
thức đó.
Ví dụ: =IF(ISERROR(A/B), "", A/B)
Cái b ấ t tiện khi phải dùng vừa IF() vửa ISERROR() là chúng ta phải nhập cái bi ểu
thức hai l ần: một l ần trong hàm ISERROR() và một l ần ở tham s ố value_is_False
của IF()
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 132/219
131
Có th ể cái b ấ t tiện vừa nói trên không đng kể, tuy nhiên cách sử dụng này làm
cho công thức của chúng ta trở nên khó dùng hơn,
bởi vì n ế u thay cái bi ểu thức(expression), thì chúng ta phải thay đổi nguyên cả
công thức.
Excel 2010 dường như hiểu được sự b ấ t tiện đó, nên đã gộp hai hàm IF() và
ISERROR lại thành một, đó là IFERROR()
Cú pháp: IFERROR(value, value_if_error)
_____value: Bi ểu thức có th ể sẽ gây ra l ỗi
_____value_if_error: k ế t quả trả v ề n ế u value gây ra l ỗi
N ế u bi ểu thức value không gây l ỗi, IFERROR() sẽ l ấ y bi ểu thức đó, còn nế u nó
có l ỗi thì l ấ y cái bi ểu thức value_if_error.
Ví dụ, công thức =IF(ISERROR(A/B), "", A/B) n ế u dùng IFERROR() thì sẽ là
=IFERROR(A/B, "")
Bạn th ấy đấ y, IFERROR() ng ắn gọn và d ễ hi ểu hơn nhiều.
=NOT (logical) : Đảo ngược giá trị của cc đối s ố
Hàm OR
OR có nghĩa là HOẶC. Dùng hàm này khi mu ốn nói đế n cái này hoặc cái này hay
cái kia... ci nào cũng được, mi ễn là phải có ít nh ấ t 1 cái!
Cú pháp: OR(logical1 [, logical2] [, logical3]...)
logical: Những bi ểu thức sẽ được xét xem đúng (TRUE) hay sai (FALE)
N ế u t ấ t cả các bi ểu thức đều sai, hàm OR() sẽ trả v ề giá trị FALSE, và chỉ c ần 1
trong các bi ểu thức đúng, hàm OR() sẽ trả v ề giá trị TRUE.
Gi ống như hàm AND(), bạn có th ể dùng hàm OR() b ấ t cứ ch ỗ nào bạn mu ốn,
nhưng thường thì hàm OR() hay được dùng chung với hàm IF().
Ví dụ:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 133/219
132
=IF(OR(B2 > 0, C2 > 0), "1000", "No bonus")
N ế u giá trị ở B2 hoặc ở C2 lớn hơn 0 (tức là chỉ c ần 1 trong 2 ô lớn hơn 0), thì(thưởng) 1.000, còn n ế u cả 2 ô B2 hoặc C2 đều nhỏ hơn 0, thì không thưởng
chi cả.
=TRUE(): Có th ể nhập trực ti ế p TRUE vào trong công thức, Excel sẽ hi ểu đó làmột bi ểu thức có giá trị TRUE mà không c ần dùng đế n cú pháp của hàm này
Bỏ qua những ô bị l ỗi khi chạy công thức
Ví dụ: Cột Gross Margin (cột D) của bảng tính dưới đây có chứa một s ố ô gặp
l ỗi chia cho 0 (#DIV/0!), do bên cột C có những ô tr ống.
Để tính trung bình cộng của cột D, k ể những ô có l ỗi #DIV/0!, phải dùng công
thức mảng như sau:
{=AVERAGE(IF(ISERROR(D3:D12), "", D3:D12))}
(nghĩa là nế u gặp những ô có l ỗi thì coi như nó bằng r ỗng)
Xc định tên của cột (Determining the Column Letter)
Trong Excel có hàm COLUMN(), cho ra k ế t quả là s ố của cột (ví dụ, gõ hàm nàytrong cột B thì k ế t quả sẽ là 2).
Nhưng đôi khi bạn mu ốn k ế t quả là tên của cột chứ không mu ốn đó là con số
(B chứ không phải là 2), thì làm sao?
Đây là một v ấn đề đòi hỏi sự khôn khéo một chút, vì tên cột trong bảng tính
chạy từ A đế n Z, từ AA đế n AZ... và cho tới tận cùng là XFD (!)
Có một hàm giúp chúng ta tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, đó là hàmCELL("address"), ví dụ $A$2, hoặc $B$10...
Hàm CELL(info_type [,reference])
Với info_type là một tham s ố đã được định nghĩa (sẽ nói kỹ hơn trong những
bài sau)
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 134/219
133
Và reference là cell mà bạn chỉ định, n ế u bỏ tr ống thì Excel sẽ l ấ y ngay cái cell
có chứa công thức CELL().
Trong bài này, để tìm địa chỉ tuyệt đối của một cell, chúng ta sẽ dùng công thức
CELL() với info_type là "address"
Tinh ý một chút, ta th ấ y tên của cột chính là những chữ cái n ằm giữa hai d ấ udollar ($) trong ci địa chỉ tuyệt đối này.
B ắt đầu làm nhé: dùng hàm MID() trích ra chữ cái từ vị trí thứ 2 trong địa chỉ tuyệt đối của cell:
=MID(CELL("Address"), 2, num_chars)
Ci khó là ci num_chars này đây, vì tên cột thì có th ể là 1, 2, hoặc 3 ký tự (ví
dụ: A, AA hoặc AAA). Vận dụng hàm FIND thôi:
FIND("$", CELL("address"",A2), 3) - 2
Giải thích chút nhé: Dùng hàm FIND(), tìm vị trí của d ấu $ trong ci địa chỉ tuyệt
đối của cell, và b ắt đầu tìm từ vị trí thứ 3 trong ci địa chỉ này.
Tại sao phải trừ đi 2? Công thức trên sẽ chỉ ra vị trí (là một con s ố) của d ấ u $
thứ hai trong địa chỉ tuyệt đối của cell, tức là cái d ấ u $ phía sau tên cột,
phải trừ đi 2 tức là trừ bớt đi 2 ci $, lúc này k ế t quả sẽ chính là s ố ký tự của
tên cột (1 chữ, 2 chữ hoặc 3 chữ)
Bây giờ, công thức hoàn chỉnh sẽ như sau:
=MID(CELL("Address"), 2, FIND("$", CELL("address"), 3) - 2)
Công thức này áp dụng cho chính cell chứa công thức.
N ế u mu ốn tìm tên cột tại một cell nào đó, bạn chỉ việc thêm địa chỉ (hoặc một
ci gì đó tham chiếu đến địa chỉ này) của cell mu ốn tìm vào phía sau cái
"address"
Ví dụ, mu ốn tìm tên của cell AGH68, bạn gõ:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 135/219
134
=MID(CELL("Address", AGH68), 2, FIND("$", CELL("address", AGH68), 3) - 2) →AGH
Lập mã s ố tự động
Có nhi ều danh mục khách hàng hoặc danh mục hàng hóa được lập mã s ố b ằng
cách dùng vài ký tự đầu của tên khách hàng (hoặc tên hàng hóa) k ế t hợp với
một con s ố.
Cch đặt mã s ố tự động như vậy r ấ t d ễ làm trong Excel, b ằng cách sử dụng
những hàm xử l{ văn bản và chu ỗi.
Giả sử danh mục của chúng ta n ằm ở cột A và b ắt đầu tại cell A2.
Trước tiên, chúng ta hãy tách 3 ký tự đầu tiên của danh mục và định dạng cho
nó thành những chữ in hoa, b ằng công thức:
UPPER(LEFT(A2, 3))
Ti ế p theo, tận dụng chính s ố của những hàng trong bảng tính để lập mã s ố tự
động: ROW(A2),
và định dạng sao cho những con s ố này luôn có 4 chữ s ố, b ằng công thức:
TEXT(ROW(A2),"0000")
Và đây là công thức hoàn chỉnh:
=UPPER(LEFT(A2, 3)) & TEXT(ROW(A2), "0000")
Hàm BETADIST()
Trả v ề giá trị của hàm tính mật độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.
Thông thường hàm này được dùng để nghiên cứu sự bi ế n thiên v ề ph ần trămcác m ẫu, ví dụ như khoảng thời gian mà người ta dùng để xem TV trong một
ngày ch ẳng hạn.
Cú pháp: = BETADIST(x, alpha, beta, A, B)
x : Giá trị giữa A và B, dùng để tính mật độ hàm.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 136/219
135
alpha & beta : Tham s ố của phân ph ối.
A : Cận dưới của khoảng x, mặc định là 0.
B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
Lưu {:
* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, BETADIST() trả v ề giá trị l ỗi
#VALUE!
* N ếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETADIT() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!
* N ế u x < A, x > B hay A = B, BETADIST() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!
* N ế u bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETADIST() sẽ sử dụng
phân ph ối tích lũy beta chu ẩn hóa.
Hàm BETAINV()
Trả v ề nghịch đảo của hàm tính mật độ phân ph ối xác su ất tích lũy beta.
Nghĩa là nế u xác su ấ t = BETADIST(x, ...) thì x = BETAINV(xác su ấ t, ...)
Thường dùng trong việc lên k ế hoạch dự n, để mô phỏng s ố l ần mở rộng xácsu ấ t, bi ế t trước thời gian b ổ sung kz vọng và độ bi ến đổi.
Cú pháp: = BETAINV(probability, alpha, beta, A, B)
Probability : Xác su ấ t của bi ế n c ố x trong phân ph ối xác su ất tích lũy beta.
alpha & beta : Tham s ố của phân ph ối.
A : Cận dưới của khoảng x, mặc định là 0.
B : Cận trên của khoảng x, mặc định là 1.
Lưu {:
* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #VALUE!
* N ếu alpha ≤ 0 hay beta ≤ 0, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!
* N ếu probability ≤ 0 hay probability > 1, BETAINV() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 137/219
136
* N ế u bỏ qua A và B, nghĩa là mặc định A = 0 và B = 1, BETAINV() sẽ sử dụng
phân ph ối tích lũy beta chuẩn hóa.
* BETAINV() sử dụng phương php lặp khi tính mật độ phân ph ối. Với
probability cho trước, BETAINV() lặp cho tới khi k ế t quả chính xác trong khoảng±0.0000003. N ế u BETAINV() không hội tụ sau 100 l ần lặp, nó sẽ trả v ề giá trị l ỗi
#NA!
Ví dụ:
BETAINV(0.6854706, 8, 10, 1, 3) = 2
Hàm BINOMDIST()
Trả v ề xác su ấ t của những l ần thử thành công của phân ph ối nhị phân.
BINOMDIT() thường được dùng trong các bài toán có s ố lượng c ố định các
phép thử, khi k ế t quả của các phép thử chỉ là thành công hay th ấ t bại, khi các
phép thử là độc lập, và khi xác xu ất thành công là không đổi qua các cuộc thử
nghiệm.
Ví dụ, có th ể dùng BINOMDIT() để tính xác su ấ t khoảng hai ph ần ba đứa trẻ
được sinh ra là bé trai.
Cú pháp: = BINOMDIST(number_s, trials, probability_s, cumulative)
Number_s : S ố l ần thử thành công trong các phép thử.
Trials : S ố l ần thử.
Probability_s : Xác su ấ t thành công của m ỗi phép thử.
Cumulative : Một giá trị logic để xc định hàm tính xác su ấ t.
= 1 (TRUE) : BINOMDIST() trả v ề hàm tính xác su ất tích lũy, là xc suấ t có s ố l ần
thành công number_s lớn nh ấ t.
= 0 (FALSE) : BINOMDIST() trả v ề hàm tính xác su ất điểm (hay là hàm kh ối
lượng xác su ấ t), là xác su ấ t mà s ố l ần thành công là number_s.
Lưu {:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 138/219
137
* N ế u number_s và trials là s ố thập phân, chúng sẽ được c ắt bỏ ph ần lẻ để trở
thành s ố nguyên.
* N ế u number_s, trials hay probability_s không phải là s ố, BINOMDIST() trả v ề
giá trị l ỗi #VALUE!
* N ế u number_s < 0 hay number_s > trials, BINOMDIST() trả v ề giá trị l ỗi
#NUM!
* N ế u probability_s < 0 hay probability_s > 1, BINOMDIST() trả v ề giá trị l ỗi
#NUM!
Ví dụ:
BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781
BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125
Hàm CHIDIST()
Trả v ề xác xu ấ t một phía của phân ph ối chi-squared.
Phân ph ối chi-squared k ế t hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh các
giá trị quan sát với các giá trị kz vọng.
Ví dụ, một thí nghiệm v ề di truy ền có th ể giả thi ế t r ằng th ế hệ k ế ti ế p của các
cây tr ồng sẽ thừa hưởng một tập hợp các màu s ắc nào đó; bằng cách so sánh
các giá trị quan st được với các giá trị kz vọng, có th ể th ấy được giả thi ế t ban
đầu là đúng hay sai.
Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom)
x : Giá trị dùng để tính phân ph ối.
degrees_freedom : S ố bậc tự do.
Lưu {:
* N ếu cc đối s ố không phải là s ố, CHIDIST() trả v ề giá trị l ỗi #VALUE!
* N ế u x < 0, CHIDIST() trả v ề giá trị l ỗi #NUM!
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 139/219
138
* N ế u degrees_freedom không phải là s ố nguyên, ph ần thập phân của nó sẽ bị c ắt bỏ để trở thành s ố nguyên.
* N ế u degrees_freedom < 1 hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả v ề giá
trị l ỗi #NUM!
CHIDIT() được tính toán theo công thức: CHIDIST = P(X > x), với X là bi ế nng ẫu nhiên chi-squared.
Ví dụ:
CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001
Hàm NORMINV()
Trả v ề nghịch đảo của phân ph ối tích lũy chuẩn.
Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev)
probability : Xác su ấ t ứng với phân ph ối chu ẩn
mean : Giá trị trung bình cộng của phân ph ối
standard_dev : Độ lệch chu ẩn của phân ph ối
Lưu {:
* N ế u có b ấ t kz đối s ố nào không phải là s ố, NORMINV() sẽ báo l ỗi #VALUE!
* N ế u probability nhỏ hơn 0 hoặc lớn hơn 1, NORMINV() sẽ báo l ỗi #NUM!
* N ế u standard_dev nhỏ hơn hoặc b ằng 0, NORMDINV() sẽ báo l ỗi #NUM!
* N ế u mean = 0 và standard_dev = 1, NORMINV() sẽ dùng phân b ố chu ẩn.
* NORMINV() sử dụng phương php lặp đi lặp lại để tính hàm. N ế u NORMINV()
không hội tụ sau 100 l ần lặp, hàm sẽ báo l ỗi #NA!
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 140/219
139
Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc)
Sort (s ắp x ế p) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu
trong một bảng tính được thi ế t lập dựa trên các tiêu chu ẩn.
Sắp xếp
Để thực hiện một s ắp x ế p theo chi ều tăng dần hay giảm d ần trên một cột:
• Đnh dấ u các ô mu ốn được s ắp x ế p
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)
Tùy chỉnh sắp xếp
Để s ắp x ế p nhi ều hơn một cột:
• Kích nút Sort & Filter trên tab Home
• Chọn cột mà bạn mu ốn s ắp x ếp đầu tiên
• Kích Add Level
• Chọn cột ti ế p theo bạn mu ốn s ắp x ế p
• Kích OK
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 141/219
140
Lọc dữ liệu
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hi ển thị dữ liệu mà đp ứng các tiêu chu ẩn nh ất định.
Để sử dụng bộ lọc:
• Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn mu ốn lọc
• Trên tab Home, kích ort & Filter
• Kích nút Filter
• Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
• Kích Text Filter
• Kích Words bạn mu ốn lọc
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 142/219
141
• Để ko áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter
• Kích Clear
4.2 PivotTable và PivotChart
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 143/219
142
Là những công cụ phân tích dữ liệu r ấ t mạnh trong Excel. Chúng có th ể bi ế nnhững con s ố dường như vô nghĩa trong một kh ối dữ liệu kh ổng l ồ thành
những con s ố có nghĩa. PivotTable và PivotChart rấ t d ễ sử dụng, nhưng chúngcũng có một s ố v ấn đề phức tạp không th ể tránh khỏi.
Giới thiệu PivotTable và PivotChart
Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản
Giả sử chúng ta có bảng tính sau đây:
Đây là một trong những loại bảng tính mà bạn có th ể dùng để tạo ra mộtPivotTable. Dữ liệu thông kê doanh thu của 3 cửa hàng (store) bán dụng cụ th ể
thao, đại diện cho 3 mi ền (region) trong một tu ần (từ ngày 06 đế n ngày
12/6/2005). Cột D là s ố khách hàng của từng loại dụng cụ th ể thao, cột E là
t ổng doanh thu, và các cột còn lại là doanh thu chi ti ế t của từng mặt hàng.
Đây là một s ố câu hỏi mà bạn có th ể phải trả lời dựa vào bảng tính đó:
Doanh thu của dụng cụ c ắm trại (Camping) tại m ỗi mi ền ?
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 144/219
143
Tại m ỗi cửa hàng, ngày nào trong tu ần là ngày đông khch nhấ t?
Tại m ỗi cửa hàng, mặt hàng nào bn được nhi ều nh ấ t?
Ngày nào trong tu ần (nói chung) là ngày bán ế nh ấ t?
Tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi đầu tiên. Tôi sẽ hướng d ẫn bạn tạo ra một
PivotTable để th ấy được t ổng doanh thu mặt hàng Camping của m ỗi mi ền.
Để b ắt đầu, bạn c ần bảo đảm r ằng bạn đang chọn môt ô (b ấ t kz ô nào) n ằm ở
trong vùng chứa dữ liệu mà bạn mu ốn tạo PivotTable. R ồi, bạn nh ấ n nút
PivotTable n ằm trong nhóm Insert của thanh Ribbon:
Excel sẽ hi ển thị hộp thoại Create PivotTable như hình sau đây:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 145/219
144
Trong hộp thoại này, bạn th ấ y r ằng địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu (A2:K44) đãđược nhập s ẵn trong hộp Table/Range. N ếu như cc nút tùy chọn được chọn
gi ống hệt trong hình: Select a table or range và New Worksheet, bạn hãy nh ấ n
OK để đóng hộp thoại này.
Excel sẽ tạo một Sheet mới, và nó sẽ trông gi ống như hình sau đây:
Người ta gọi đây là ci vỏ của một PivotTable. Trong cái vỏ này, bạn sẽ th ấ y: Ở
bên trái là vùng báo cáo PivotTable, là vùng sẽ hi ển thị các yêu c ầu của bạn sau
khi bạn đã hoàn tấ t một PivotTable. Ở bên phải là cửa s ổ PivotTable Field List,
là nơi mà bạn sẽ quy ết định những dữ liệu nào sẽ được hi ển thị trên
PivotTable, và cách s ắp x ế p của chúng. Tôi sẽ trình bày với bạn chi ti ế t v ề cái
PivotTable Field List này trong một bài khác. Còn bây giờ bạn cứ ti ế p tục đã.
Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn hãy nh ấ n vào mục Region để chọn
nó (hoặc bạn nh ấ n vào hộp ki ểm ngay bên cạnh nó cũng được). Bạn sẽ th ấ ymục Region này tự động xu ấ t hiện trong vùng Row Labels của PivotTable Field
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 146/219
145
List, đồng thời PivotTable cũng tự động hi ển thị tên của 3 mi ền: Midwest,
Northeast và South trong côt A:
Ti ế p tục, bạn nh ấ n vào Camping để chọn nó. Ngay lập tức, Sum of Caming xu ấ thiện trong vùng Values ở phía cu ối PivotTable Field List, đồng thời, ở cột B
hi ển thị t ổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với m ỗi mi ền.
Cu ối cùng, bạn nh ấn vào ci mũi tên bé tí nằm ngay bên cạnh mục Sum of
Camping trong khung Values, chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 147/219
146
Hộp thoại Value Field Settings xu ấ t hiện. Nh ấ n vào cái nút Number Format.
Hộp thoại Format Cells quen thuộc sẽ mở ra, chọn Currency. Xong nh ấ n OK hai
l ần để đóng tấ t cả các hộp thoại. PivotTable của bạn sẽ gi ống như sau hình say.N ếu thích, và cũng dễ xem hơn, bạn nh ấn vào ô A3, nơi đang có chữ Row
Labels, sửa nó lại thành Region:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 148/219
147
Hy vọng r ằng bạn sẽ th ấ y việc tạo ra một PivotTable d ễ như thế nào. Vâng, nó
r ất đơn giản, và n ế u có những yêu c ầu phức tạp hơn, thì cũng vậy thôi. Xin nói
thêm một vài khía cạnh khác của PivotTable:
Khi môt PivotTable được kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List sẽ xu ấ t hiện.Những Field được chọn vào trong báo cáo PivotTable sẽ được in đậm và có
một d ấ u ki ểm ở ngay bên cạnh, đồng thời chúng cũng xuấ t hiện ở những vùng
bên dưới của PivotTable Field List, cho chúng ta bi ế t vai trò của chúng trong
PivotTable. Để kích hoạt một PivotTable, bạn nh ấ n vào một ô b ấ t kz trong vùng
báo cáo PivotTable. Còn n ế u không mu ốn kích hoạt nó, thì bạn chỉ việc nh ấ n ra
ngoài, b ấ t kz ch ỗ nào trong bảng tính.
Bạn sẽ th ấ y ở bên phải của tiêu đề Region trong vùng báo cáo (ô A3) có mộtnút mũi tên xổ xu ống (drop-down arrow). Nút này có chức năng tương tự chức
năng AutoFilter. Nh ấn vào đó, bạn có th ể lựa chọn những mục mu ốn xem
thuộc danh sách Region, mà mặc định của nó là Select All (xem t ấ t cả). Ví dụ,
bạn chỉ mu ốn xem doanh thu dụng cụ c ắm trại của riêng mi ền Midwest mà
thôi, bạn nh ấ n vào nút này, nh ấ n vào mục (Select All) để t ắt nó đi, rồi nh ấ n vào
mục Midwest, bạn sẽ có k ế t quả như hình sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 149/219
148
Tạo một báo cáo PivotTable với nhi ều cột
Ví dụ ở bài trước chỉ là một trong những bo co PivotTable đơn giản nh ấ t.Trong bài này, bạn sẽ học cách tạo một báo cáo PivotTable phức tạp hơn, cónhi ều cột cũng như nhiều hàng hơn.
Bạn xem dữ liệu sau đây. Nó là dữ liệu của những cửa hàng cho thuê băngvideo:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 150/219
149
Các hàng dữ liệu trong bài này được thi ế t k ế khác với bài trước. M ỗi hàng
trong bảng đại diện cho một th ể loại video của một cửa hàng (được ghi ở cột
B). Con s ố ở cột Title là s ố lượng đầu phim thuộc th ể loại đó. Mục đích của
chúng ta là tạo một PivotTable để trình bày những thông tin ở một dạng d ễ
xem hơn.
Cc bước để tạo ra một cái vỏ của PivotTable, tôi đã trình bày ở bài 1. N ế u bạn
làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List của bạn sẽ gi ống như sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 151/219
150
Trong danh sách các Field sẽ có Store, Category và Titles. Hãy nh ấ n chọn cả ba.
Excel sẽ làm giúp bạn các việc sau:
Đem Store và Category vào trong hộp Row Labels
Đem Tiltes vào trong hộp Values, với cái tên là Sum of Titles
Trình bày các thông tin vào vùng báo cáo PivotTable
K ế t quả được minh họa ở hình sau đây:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 152/219
151
Có th ể những gì hi ển thị trên máy của bạn không gi ống cái hình này. N ếu nhưbạn mu ốn nó gi ống hệt hình này, hãy nh ấ n nút phải chuột vào tên của một cửa
hàng nào đó trong cột A (Clarkville ch ẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, r ồi bạn
đnh dấ u vào các tùy chọn của tab Layout & Print gi ống như tôi đã làm tronghình sau đây; và nếu như ci tên trong ô A3 đang là RowLabels, hãy đổi nó
thành Store. Bạn sẽ có một PivotTable y hệt như hình ở trên.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 153/219
152
Cho dù đây là một báo cáo PivotTable r ất chính xc, nhưng nó không phải là cái
tôi mu ốn. Trong trường hợp này, Store và Category đang nằm chung trong một
hàng, đều là Row Labels; còn tôi thì mu ốn Category phải là một cột riêng, là
Column Labels.
Làm th ế nào để chuy ển một mục ở Row Labels thành Column Lables? Có hai
cách:
Trong hộp thoại PivotTable Field List, trong vùng Row Labels, bạn hãy
nh ấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, và chọn lệnh Move To
Column Labels.
N ếu như bạn khéo sử dụng chuột, bạn có th ể "n ắm" và "kéo" cái mục
Category ra khỏi vùng Row Labels r ồi "thả" nó vào vùng Column Labels.
Sau khi làm xong một trong 2 cách trên, bạn sẽ th ấ y PivotTable gi ống như sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 154/219
153
So sánh với bảng dữ liệu ban đầu, PivotTable d ễ đọc hơn nhiều. Nhìn vào bảngbáo cáo này, chúng ta có th ể so sánh s ố lượng đầu phim của từng th ể loại
video giữa các cửa hàng với nhau (xem theo cột), hoặc so sánh s ố đầu phim
giữa các th ể loại video của một cửa hàng với nhau (xem theo hàng). Nhìn vào
PivotTable, bạn có th ể trả lời ngay cửa hàng nào có nhi ều phim hành động
nh ấ t, phải không?
Bạn có th ấ y r ằng: việc di chuy ển một Field từ Row Labels sang Column Labels,
làm cho PivotTable dường như là xoay bảng dữ liệu từ dọc thành ngang. Chữ "xoay", trong ti ế ng Anh, là "pivot". Vậy bạn hi ểu PivotTable là gì r ồi chứ?
N ếu như từ nãy giờ, bạn vừa đọc bài này, vừa tự thực hành, thì bạn hãy lưu lại
bảng tính. Chúng ta sẽ sử dụng PivotTable vừa tạo ra này cho bài sau: Tạo một
bi ểu đồ xoay (PivotChart). Hẹn gặp lại.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 155/219
154
Tạo một PivotChart
Một PivotChart ch ẳng có gì khc hơn là một bi ểu đồ Excel, được tạo ra từ dữ
liệu của một PivotTable. Thật ra thì cũng có một vài tính năng mà bạn không
tìm th ấ y ở những bi ểu đồ bình thường. Tuy nhiên, ph ần lớn thì một PivotChart
cũng giống như bấ t kz một bi ểu đồ nào trong Excel, những thao tác với các
bi ểu đồ, hoặc việc định dạng cho nó, ch ẳng có gì khác.
N ế u bạn bi ế t ch ắc r ằng bạn sẽ c ần đế n một PivotChart, bạn có th ể tạo ra
PivotTable và PivotChart cùng một l ần. Thay vì nh ấ n vào nút PivotTable trong
nhóm Insert trên thanh Ribbon (như tôi đã trình bày ở bài 1), bạn hãy nh ấ n vào
ci mũi tên nhỏ ở dưới ci nút đó, và chọn lệnh PivotChart. R ồi thì bạn cũng sẽ
gặp hộp thoại tạo một PivotTable như ở những bài trên, nhưng khi tạo xong
PivotTable, thì Excel cũng sẽ tự động tạo luôn một PivotChart đi kèm theo.
Bây giờ chúng ta sẽ học cách tạo ra một PivotChart từ PivotTable mà bạn đãthực hành ở bài s ố 2, bài toán v ề các cửa hàng bán video. Bạn l ần lượt theo các
bước sau:
Ch ắc ch ắn r ằng bạn đang kích hoạt PivotTable. N ếu như không muốn
th ấ y cái hộp thoại PivotTable Field List, bạn có th ể t ắt nó đi. Hộp thoạinày có th ể bật t ắt b ấ t cứ lúc nào b ằng cái nút này (trong nhóm
PivotTable|Options trên thanh Ribbon):
Nh ấ n nút PivotChart trong nhóm PivotTable|Options trên thanhRibbon. Excel sẽ hi ển thị hộp thoại Insert Chart, như hình sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 156/219
155
Chọn Column trong danh sách Templates ở bên trái, r ồi nh ấ n vào bi ểu
tượng thứ hai (stacked column) ở hàng đầu tiên trong khung bên tay
phải.
Nh ấ n OK để tạo bi ểu đồ.
Bạn sẽ có một bi ểu đồ như hình sau. Mỗi cửa hàng (tore) được đại diện bởi
một "bar" trong bi ểu đồ, và trong m ỗi "bar" này chứa s ố lượng th ể loại phim(Category) có trong cửa hàng đó, được phân biệt bởi các màu khác nhau.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 157/219
156
Khi bạn nh ấ n vào bi ểu đồ, tức là bạn kích hoạt PivotTable, Excel sẽ hi ển thị hộp
thoại PivotChart Filter Pane như bạn th ấ y ở hình trên. Bạn có th ể dùng AxisFields và Legend Fields trong hộp thoại này để lọc các dữ liệu, điều chỉnh
PivotChart hi ển thị hay không hi ển thị bi ểu đồ của một loại dữ liệu nào đó. Bấ tkz việc lọc dữ liệu nào bạn thực hiện trong hộp thoại này, cũng sẽ được áp
dụng trong PivotTable, và bi ểu đồ sẽ tự động vẽ lại theo những thay đổi trong
PivotTable.
Ví dụ, tôi nh ấ n vào Axis Fields, và chỉ chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd.
Bi ểu đồ sẽ tự động vẽ lại như sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 158/219
157
Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable
Chúng ta có th ể sử dụng nhi ều loại dữ liệu để làm ngu ồn cho một PivotTable:
Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong cùng một Workbook
Sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel trong một Workbook khác
Sử dụng dữ liệu k ế t hợp từ nhi ều ngu ồn khc nhau nhưng có cấ u trúc
gi ống nhau (consolidate ranges)
Sử dụng dữ liệu từ một báo cáo PivotTable khác
Những bài sau đây sẽ l ần lượt điểm qua từng loại dữ liệu này.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 159/219
158
Sử dụng dữ liệu của cùng một bảng tính Excel
Có lẽ cách d ễ nh ất và cũng được nhi ều người sử dụng nh ấ t là sử dụng dữ liệu
của một bảng tính Excel để làm ngu ồn cho PivotTable. Dữ liệu này có th ể n ằm
trong cùng một bảng tính, như đã được trình bày ở bài 1.
Mọi việc sẽ trở nên r ất đơn giản khi bạn tạo một PivotTable trong cùng bảng
tính chứa dữ liệu ngu ồn. Dữ liệu này phải được thi ế t k ế theo dạng một List
(trong Excel 2003), một Table (Excel 2010), với những yêu c ầu sau:
Hàng đầu tiên chứa tên các Field (hoặc tên của các cột)
Hàng thứ hai và những hàng ti ế p theo chứa dữ liệu
Không có hàng bỏ tr ống, nhưng có thể có những ô tr ống
Để tìm hi ểu kỹ hơn về c ấ u trúc của một Table, bạn có th ể tham khảo ở bài
"Phân tích dữ liệu vớ i các Table".
N ế u có một ô n ằm ở đâu đó trong vùng dữ liệu ngu ồn này được chọn khi bạn
mở hộp thoại Create PivotTable, Excel sẽ tự động xc định địa chỉ của toàn bộ
vùng dữ liệu và nhập nó vào trong mục Table/Range của hộp thoại. N ế u bạn
mu ốn xc định chính xc địa chỉ của vùng dữ liệu ngu ồn, bạn có th ể chọn một
trong 3 cách sau:
Chọn một ô trong vùng dữ liệu trước khi mở hộp thoại. Địa chỉ của vùng
dữ liệu sẽ được nhập vào tự động
Nhập trực ti ếp địa chỉ của vùng dữ liệu trong mục Table/Range của hộp
thoại
Sử dụng nút Select trong hộp thoại để chọn vùng dữ liệu
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 160/219
159
Có một cách r ấ t hay và r ất nên làm để chỉ cho Excel bi ế t vùng dữ liệu n ằm ở
đâu, là tạo một cái tên (Name) cho vùng dữ liệu. Sử dụng Name thì tiện lợi hơnviệc nhập địa chỉ hoặc chọn vùng dữ liệu m ỗi khi bạn mu ốn tham chi ếu đế nchúng.
Tuy nhiên, n ế u bạn sử dụng một Table của Excel 2010 để làm dữ liệu ngu ồn
cho PivotTable, thì bạn khỏi c ần quan tâm đế n Name, bới chính bản thân Table
đã có sẵn một cái tên, khi bạn tạo nó. Và khi đã có Name của dữ liệu ngu ồn,
bạn chỉ việc nhập trực ti ế p cái tên này vào trong mục Table/Range của hộp
thoại Create PivotTable. Ví dụ, ở hình sau đây, dữ liệu ngu ồn của PivotTable là
một dãy có tên là SalesData:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 161/219
160
Sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một bảng tính Excel khác
N ế u dữ liệu mà bạn sẽ dùng trong PivotTable n ằm tron một bảng tính khác, các
bước th ể tạo PivotTable hơi khc một tí. Bạn sẽ phải xc định dãy ô (địa chỉ)chứa dữ liệu ngu ồn, và tên của workbook chứa dữ liệu ngu ồn.
Cách d ễ nh ất để thực hiện việc này, là mở đồng thời hai bảng tính. Môt cái sẽ
chứa PivotTable, một cái chứa dữ liệu ngu ồn. R ồi làm theo cc bước sau:
Chọn (kích hoạt) workbook sẽ tạo PivotTable.
Nh ấ n nút PivotTable trong tab Insert của Ribbon để mở hộp thoại
Create PivotTable.
Hãy ch ắc ch ắn r ằng tùy chọn Select a Table or Range đang được chọn.
Nh ấ n nút Select n ằm ở phía bên phải của khung Table/Range, một hộp
thoại Create PivotTable "nhỏ" như sau đây sẽ xu ấ t hiện:
Nh ấ n Alt+Tab hoặc nh ấ n vào workbook chứa dữ liệu ngu ồn để kích hoạt
nó. Bạn sẽ v ẫn th ấ y cái hộp thoại Create PivotTable "nhỏ".
Chọn dãy chứa dữ liệu ngu ồn cho PivotTable. Địa chỉ của nó, bao g ồm cả
tên của workbook, sẽ tự động nhập vào trong hộp thoại Create
PivotTable "nhỏ":
Nh ấ n vào nút Select trên cửa s ổ Create PivotTable "nhỏ" để ch ấ p nhận
vùng chọn và đóng nó lại, quay v ề hộp thoại Create PivotTable "lớn".
Nh ấ n OK để quay v ề bảng tính với PivotTable vừa tạo.
Khi một PivotTable được "link" tới một bảng tính bên ngoài, bạn chỉ có th ể cập
nhật (update) PivotTable n ếu đường link này tới bảng tính ngu ồn còn t ồn tại.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 162/219
161
Khi bảng tính chứa dữ liệu ngu ồn bị đổi tên, bị dời đi chỗ khác, hoặc bị xóa,
bạn sẽ không th ể cập nhật PivotTable. Excel sẽ hi ển thị một thông báo l ỗi n ế ubạn c ố làm việc đó.
Có th ể bạn th ắc m ắc là tại sao có nhi ều người không làm một PivotTable trongcùng một bảng tính, mà lại làm PivotTable trong một bảng tính khác? Việc này,
thật ra r ấ t hữu ích, nh ất là đối với những dữ liệu kh ổng l ồ, c ồng k ềnh. Có lẽ bạn
đã biế t những bảng tính chứa một bảng dữ liệu lớn thì chạy chậm như thế nào.
Khi đặt PivotTable trong một bảng tính khác, bạn v ẫn có th ể có được những
th ống kê, mà không c ần thi ế t phải mở dữ liệu ngu ồn ra. Hoặc khi bạn mu ốn
th ống kê dữ liệu từ nhi ều ngu ồn khác nhau, bạn có th ể tạo một workbook
trung gian, chứa nhi ều PivotTable, mà m ỗi PivotTable thì "link" đế n một dữ
liệu ngu ồn riêng.
Có một điều bạn c ần nên bi ế t, là bản thân PivotTalbe không bao giờ tự
"refresh" dữ liệu, nghĩ a là nó không th ể tự động cập nhật khi dữ liệu ngu ồn
thay đổi, b ấ t k ể dữ liệu ngu ồn n ằm trong cùng một workbook với PivotTable
hay n ằm trong một worbook khác. Việc tính toán lại bảng tính (recalculated)
cũng không cập nhật lại dữ liệu cho PivotTable.
Bạn phải thực hiện chuyện "refresh" b ằng tay. B ằng hai cách:
Nh ấ n chuột phải vào PivotTable và chọn lệnh Refresh Data
Nh ấ n vào nút Refresh n ằm trong tab PivotTable|Option trên Ribbon
(bạn chỉ th ấ y tab này khi bạn kích hoạt PivotTable).
Sử dụng nhi ều dãy dữ liệu có cùng c ấ u trúc (Multiple Consolidation
Ranges)
Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhi ều dãy dữ liệu có cùng c ấ u
trúc), thật ra không phức tạp như ci tên của nó. T ấ t cả chỉ đơn giản là tạo một
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 163/219
162
PivotTable dựa trên hai hoặc nhi ều bảng dữ liệu (là Table, hay là List trong các
version trước). Những ngu ồn dữ liệu này có th ể n ằm trong cùng một bảng tính,
hoặc n ằm trong những bảng tính khc nhau. Nhưng, chức năng Create
PivotTable của Excel 2010 mà chúng ta đã làm quen từ đầu đế n giờ, lại không
h ỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, và không có tùy chọn này. Để sử dụng
được Multiple Consolidation Ranges, chúng ta phải c ầu viện đế n chức năngPivotTable and PivotChart Wizard, một chức năng có trong những version
trước của Excel. Trong Excel 2010, chức năng này v ẫn còn, nhưng bị ẩn đi. Để
gọi nó ra, bạn phải sử dụng những phím t ắt dùng để gọi PivotTable and
PivotChart Wiard trong Excel 2003, đó là: Alt+D+P.
N ếu như bạn thuộc t ấ t cả các phím t ắt để gọi lệnh trên menu của Excel 2003,
thì bạn có th ể sử dụng chúng trong Excel 2010, cho dù Ribbon của Excel 2010
thì ch ẳng gi ống gì Menu Bar của Excel 2003.
Để sử dụng được Multiple Consolidation Ranges, b ắt buộc m ỗi danh sách mà
bạn mu ốn dùng làm dữ liệu ngu ồn cho PivotTable phải có cùng c ấ u trúc, có
nghĩa là tấ t cả những tiêu đề cột (n ằm trên hàng đầu tiên) và tiêu đề dòng
(n ằm trong cột đầu tiên bên trái) phải gi ống hệt nhau. N ếu như có một hàng
nào, hoặc cột nào n ằm riêng lẻ, thì chúng sẽ không được tích hợp vào trong
báo cáo PivotTable.
Đây là một ví dụ v ề các ngu ồn dữ liệu có th ể sử dụng với chức năng MultipleConsolidation Ranges:
Để khởi động "Wizard", bạn hãy nh ấ n Alt+D r ồi nh ấ n thêm phím P. Và tại Step
1, nh ấ n vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 164/219
163
Sau khi nh ấ n Next để sang Step 2a, bạn sẽ có 2 tùy chọn:
Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo ra một Page
Field đơn, với m ỗi vùng dữ liệu ngu ồn là môt mục (item) trong Page
Field đó. Page Field có thể tạm hi ểu như là chức năng lọc "c ấ p 1" của
PivotTable. Trong cửa s ổ PivotTable Field Lists, Page Field chính là
những mục n ằm trong khung Report Filter. N ếu không có, xem như PageField = All (xem t ấ t cả các dữ liệu).
I will create the page fields — Dùng tùy chọn này để tự tạo các Page
Field của riêng bạn. Bạn có th ể tạo t ối đa là 4 Page Field, m ỗi Page Field
lọc ra một thành ph ần nào đó của các dữ liệu.
Tạo một trang tổng hợp duy nhất với chức năng Create a single page field for
me
Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tôi vừa trình bày ở bài trước. Bạn sẽ
th ấ y có 3 danh sách, m ỗi danh sách là một phương n tuyển dụng nhân viên cụ
th ể cho các bộ phận. Và cả 3 danh sch đều có cùng c ấu trúc, cũng như tiêu đề
của các hàng, cột này là gi ống nhau. Để tạo một PivotTable dựa vào 3 danh
sách này, bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo cc bước tôi
đã trình bày ở bài trước, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đnh dấ u vào tùy
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 165/219
164
chọn Create a Single-Page Field, r ồi nh ấ n Next để sang Step 2b, r ồi theo các
bước sau:
Nh ấ n vào nút Select ở bên phải hộp Range
Chọn dãy A3:B9 trong bảng tính.
Nh ấ n lại vào nút Select để đưa dãy vừa chọn vào trong khung Range.
Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà chỉ cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9
trong bảng tính, Excel sẽ tự hiểu là bạn đã nhấn nút Select rồi, nên cũng sẽ bỏ qua
luôn bước 3 này. Khi bạn kết thúc việc chọn dãy bằng chuột, Excel sẽ đưa bạn vào
thẳng bước 4 sau đây.
Nh ấ n nút Add để thêm dãy vừa chọn vào trong danh sách All Ranges.
Lập lại bước 1 đến bước 4 để chọn và thêm vào danh sách All Ranges hai
dãy D3:D9 và G3:G9. Tới đây, màn hình của bạn sẽ gi ống như sau:
Nh ấ n Next để sang Step 3.
Tại đây, bạn có th ể chọn New Worksheet để tạo PivotTable trong một
Sheet mới, hoặc chọn Existing worksheet và nh ấ n chuột vào nơi bạn
mu ốn tạo PivotTable ngay trong bảng tính này.
Click Finish.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 166/219
165
Bạn sẽ có một PivotTable như sau:
Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có một mũi tên xổ xu ống, bạn có
th ể dùng nó để lọc ra cột mu ốn xem. Trong trường hợp này, do các dữ liệu
ngu ồn chỉ có một cột (Employees), nên nút này không c ần dùng đến, nhưngn ế u các dữ liệu ngu ồn của bạn có nhi ều cột, bạn sẽ c ần dùng đế n nó. Nhãn
Row Labels cũng có một mũi tên xổ xu ống, dùng để lọc ra những hàng mu ốn
xem. Những nút x ổ xu ống này là điểm đặc trưng mà bạn có th ể th ấ y trong t ấ t
cả các PivotTable.
Còn nút x ổ xu ống của nhãn Page1 thì có gì đặc biệt? Nó cho phép bạn lọc ra dữ
liệu ngu ồn nào mu ốn xem, như bạn th ấ y ở hình sau đây, khi nhấ n vào nó. Các
mục Item1, Item2 và Item3 tham chi ếu đế n 3 dữ liệu ngu ồn mà bạn đã dùnglàm dữ liệu ngu ồn cho PivotTable. Bạn có th ể chọn t ổng hợp dữ liệu theo t ấ t cả
các ngu ồn (All), hoặc chỉ 1 ngu ồn nào đó. Nế u mu ốn t ổng hợp nhi ều hơn 1
ngu ồn dữ liệu, bạn phải nh ấ n vào tùy chọn Select Multiple Items.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 167/219
166
Bạn hãy thử sử dụng các nút x ổ xu ống bên cạnh cc nhãn, để xem chúng làm
việc như thế nào. Lọc là một trong chức năng quan trọng nh ấ t của một
PivotTable, bạn c ần hi ểu rõ cách lọc của một PivotTable, để có th ể d ễ dàng ti ế pcận với những chức năng cao cấp hơn.
Trong PivotTable mà chúng ta đã thực hành trong bài này, có cột Grand Total,
là một mặc định của PivotTable. Tuy nhiên, bởi vì các dữ liệu ngu ồn của chúng
ta chỉ có 1 cột, nên không c ần thi ết đế n cột Grand Total, tôi sẽ nói v ề cách bỏ
cái cột này đi trong bài sau.
Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùngcấu trúc
Trong công việc h ằng ngày, nh ấ t là khi phải thường xuyên t ổng hợp những dữ
liệu ki ểu như: Bo co doanh thu qu{ I, Bo co doanh thu qu{ II, Bo codoanh thu quý III, v.v..., bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ 2 khi
đang ở trong Step 2a của PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the
page fields.
Tùy chọn này r ấ t thích hợp khi t ổng hợp từ nhi ều ngu ồn dữ liệu có cùng c ấ utrúc, mà những ngu ồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con s ố dùng để
t ổng hợp (theo qu{, theo năm, theo thng...), chẳng hạn như bảng tính này:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 168/219
167
Đây là 4 bảng t ổng hợp s ố học sinh đạt yêu c ầu theo từng môn, và theo từng
học kz trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ...
Semester ....
Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các
bước tôi đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đnh dấ u vàotùy chọn I will create the page fields, r ồi nh ấ n Next để sang Step 2b, r ồi theo
cc bước sau:
1. Nhập kh ối dữ liệu ngu ồn thứ nh ấ t (A2:B8) vào trong khung Range
2. Nh ấ n nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges
3. Lập lại hai bước trên ba l ần, để thêm 3 kh ối dữ liệu còn lại (D2:D8,
A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này,màn hình của bạn sẽ gi ống như hình sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 169/219
168
4. Nh ấ n vào tùy chọn 2 ở ph ần How many page fields do you want?
5. Bạn sẽ th ấ y ph ần đang mờ mờ ở dưới cùng của hộp thoại PivotTable and
PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có th ể có
t ối đa 4 trang tổng hợp).
6. Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài { tưởng cho việc
th ống kê dữ liệu. Bạn c ần có bao nhiêu trang t ổng hợp? Hay nói cách
khác, bạn c ần th ống kê dữ liệu theo m ấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề
của 4 dữ liệu ngu ồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai
học kz (semester): học kz 1 và học kz 2. Vậy, { tưởng hay nh ấ t, có lẽ là
th ống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm; vàđồng thời cũng thống kê theo từng học kz, để lọc ra dữ liệu của từng học
kz hoặc cả 2 học kz. Như vậy, chúng ta c ần có hai trang t ổng hợp, đó là l{do tại sao ở bước 4 trên đây, tôi nói bạn nh ấ n vào tùy chọn 2. Mời bạn
ti ế p tục:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 170/219
169
7. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là s ố liệu
của học kz 1 năm 2002.
8. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
9. Nhập Semester 1 vào trong Field two.
10. Chọn ti ế p dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là s ố liệu của học kz 1 năm 2003.
11. Nhập Year 2003 vào trong Field one.
12. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có th ể
chọn nó từ nút mũi tên xổ xu ống.
13. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là s ố liệu của học kz 2 năm 2002.
14. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xu ống cho Field one.
15. Nhập Semester 2 vào trong Field two.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 171/219
170
16. Chọn dãy cu ối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester
2 cho Field two từ cc nút mũi tên xổ xu ống.
Nh ấ n Next để hoàn t ấ t PivotTable và đặt nó ở trong cùng Sheet hay trong một
Sheet khác, tùy bạn. Thành quả của chúng ta gi ống như sau, là một PivotTablet ổng hợp t ấ t cả s ố học sinh đạt yêu c ầu của cả hai năm học 2002 và 2003,
th ống kê chi ti ế t theo từng môn học:
N ế u bạn nh ấ n nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003;
cũng vậy, khi nh ấ n nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và
Semester 2.
Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có th ể bỏ cái Grand Total đib ằng cách: nh ấ n phải chuột vào ngay nhãn Grand Total, và chọn Remove
Grand Total từ menu mở ra.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 172/219
171
Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một báo cáo
PivotTable đã có
Lựa chọn cu ối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable
hoặc một PivotChart đã có. Nói cch khc, ta sử dụng Summary Data của mộtPivotTable đã có làm Raw Data cho bo co thứ hai.
Có hai cch để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:
N ế u bạn sử dụng Excel 2010, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable
như vẫn thường làm, và chọn một PivotTable có s ẵn làm dữ liệu ngu ồn
cho nó.
N ế u bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đnh dấ u vào tùychọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bước 1 (tùy chọn này
chỉ xu ấ t hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nh ấ t một PivotTable).
Sau khi bạn nh ấ n Next, bạn sẽ th ấ y một danh sách các PivotTable hoặc
PivotChart đang có, rồi bạn chọn một ci để làm dữ liệu ngu ồn.
Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu ngu ồn cho một
PivotTable khác? Trong nhi ều trường hợp, ít nh ất là lúc ban đầu, bản
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 173/219
172
PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu ngu ồn với bản PivotTable thứ nh ấ t.
Nhưng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra được hai
cách xem cho cùng một dữ liệu ngu ồn, r ấ t hữu dụng cho một s ố giải pháp xử lý
dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable t ổng hợp dữ liệu, nhưng có lẽ v ẫn còn
một ít r ắc r ối (vì dữ liệu có nhi ều v ấn đề c ần xử lý). B ằng cách tạo thêm một
PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ th ể
hơn, dễ xem hơn về dữ liệu ngu ồn.
Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu ngu ồn từ một PivotTable
đã có, sẽ ít chi ế m dụng bộ nhớ hệ th ống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu
ngu ồn. Thi ết nghĩ đây cũng là một v ấn đề c ần cân nh ắc khi chúng ta phải xử lý
những dữ liệu lớn.
Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable
Excel có một s ố công cụ được thi ế t k ế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn
sẽ th ấ y những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xu ấ t hiện khi có
một PivotTable được kích hoạt.
Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design
Tìm hi ểu PivotTable Field List
Có lẽ công cụ mà bạn sẽ phải đụng đến thường xuyên nh ấ t khi làm việc với
PivotTable là Field List. Bạn dùng Field List để chỉ ra loại dữ liệu nào sẽ được
đưa vào bo co PivotTable, và sắp x ế p chúng trong báo cáo.
Khi bạn vừa ra lệnh tạo mới một PivotTable, bạn sẽ có một báo cáo r ỗng. Khi
đó, PivotTable Field List hiển thị t ấ t cả những Field có trong dữ liệu ngu ồn. Đâylà một ví dụ:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 174/219
173
Một PivotTable mới tinh, phía bên phải là PivotTable Field List, chưa có field nào được
chọn
Để thêm một field nào vào trong báo cáo PivotTable, bạn chỉ c ần đnh dấ u vào
hộp ki ểm ngay bên cạnh tên field. Excel sẽ thêm field đó vào một trong 4 vùng
n ằm ở ph ần dưới của PivotTable Field List.
B ốn vùng này là:
1. Report Filter: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ đượcdùng để lọc toàn bộ dữ liệu ngu ồn. Nói cách khác, PivotTable chỉ hi ển thị những dữ liệu nào thỏa mãn điều kiện của Report Filter.
2. Columns Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ
được dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable.
3. Row Label: Những Field nào được thêm vào trong vùng này, sẽ được
dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 175/219
174
4. Values: Những Field nào được thêm vào trong vùng này sẽ được tính
t ổng theo mặc định và hi ển thị trên vùng nội dung chính (main body) của
PivotTable, nói cch khc, đây chính là những th ống kê từ dữ liệu ngu ồn,
mà bạn mu ốn có khi sử dụng PivotTable.
Khi bạn đnh dấ u ki ểm vào một field nào đó, làm sao Excel biế t bạn mu ốn đemfield đó vào vùng nào ? Đơn giản thôi: N ế u field chỉ chứa những dữ liệu là s ố,
thì nó sẽ được đem vào trong vùng Values, còn n ế u field có chứa những loại
dữ liệu khác (text, ngày tháng...) thì nó sẽ được đem vào trong vùng Row
Labels. Tuy nhiên, việc Excel đem field vào trong vùng nào thì không quan
trọng. Bởi vì bạn có th ể di chuy ển các field từ vùng này sang vùng khác, n ế uth ấ y c ần thi ế t.
Xem ví dụ sau đây, minh họa một PivotTable cùng với Field List của nó. Bạn sẽ
bi ế t cách tạo ra PivotTable này trong bài sau. Còn bây giờ, hãy lướt qua các
vùng mà tôi đã đnh số trong hình, tương ứng với 4 vùng của Field List mà tôi
vừa trình bày ở trên.
1. Region được đặt trong vùng Report Filter, và nó n ằm trong vùng Filter
của báo cáo (ở trên cao, góc trái), có chức năng lọc toàn bộ dữ liệu
ngu ồn.
2. Date được đặt trong vùng Row Labels, và nó là cc tiêu đề hàng của báo
cáo PivotTable.
3. Store được đặt trong vùng Column Labels, và nó là cc tiêu đề cột của
báo cáo PivotTable.
4. Camping (chính xc hơn, là um of Camping) được đặt trong vùng
Values, và nó là các dữ liệu đã được lọc ra trong báo cáo PivotTable.
Bài ti ế p theo sẽ trình bày cách sử dụng Field List để s ắp x ế p cách trình bày một
PivotTable theo như { bạn mu ốn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 176/219
175
........
PivotTable Field List , với các field đã được thêm vào trong 4 vùng bên dưới
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 177/219
176
Sử dụng PivotTable Field List
Ở bài trước, bạn đã biế t r ằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field
List, thì nó sẽ n ằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cch khc, việc đưa Fieldvào một trong b ốn vùng của Field List sẽ ảnh hưởng th ế nào đế n c ấ u trúc của
PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi c ấu trúc đó bằng cách sử
dụng Field List.
Trước h ế t, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cu ối bài này). Yêu
c ầu đặt ra là th ống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bnđược theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region).
Bạn theo cc bước sau:
1. Nh ấ n con trỏ vào b ấ t kz ô nào trong vùng dữ liệu.
2. Nh ấ n nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create
PivotTable.
3. Nh ấ n OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "r ỗng" như hình sau:
Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 178/219
177
4. Trong Field List, chọn (click vào hộp ki ểm ở ngay bên trái) các Field Store,
Region, Camping, và Date.
Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ gi ống hình 3.5.
PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa
Bạn th ấy đấ y. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi
Excel th ấ y chúng chứa toàn các dữ liệu ki ểu s ố. Field Region và Date được đemvào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu ki ểu ngày tháng
và text.
Dĩ nhiên, cấ u trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta c ần, chính xác
hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là th ống kê
lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bn được theo cửa hàng
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 179/219
178
(Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). T ấ t cả những gì c ần làm để
đạt được mục đích, là sắp x ế p lại các field trong các vùng của Field List.
Bạn có th ể di chuy ển một field sang vùng khác b ằng hai cách:
Click vào field mu ốn di chuy ển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.
Nh ấn vào nút mũi tên xổ xu ống bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào
đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn mu ốn
dời field này đế n).
Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter
Và thực hiện những việc sau:
Dời field Region vào vùng Report Filter
Dời field Store (đang mang tên là um of tore) vào vùng Column Labels
PivotTable của bạn lúc này sẽ gi ống như hình sau:
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 180/219
179
PivotTable sau khi được chỉnh sửa
Cu ối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng ti ền tệ:
Nh ấn vào nút mũi tên xổ xu ống cạnh field Sum of Camping trong vùng
Values
Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại
Value Field Settings.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 181/219
180
Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping
Nh ấ n vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen
thuộc.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 182/219
181
Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells
Chọn loại định dạng Currency (ti ền tệ), r ồi nh ấ n OK hai l ần để trở v ề
PivotTable.
PivotTable của bạn cu ối cùng sẽ gi ống như sau, và đó cũng là tấ t cả những gì
chúng ta mu ốn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 183/219
182
PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu
Thi ế t lập các tùy chọn cho PivotTable Field List
Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra m ỗi khi bạn nh ấ n chuột vào b ấ t kz ch ỗ
nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field
List sẽ tự động mở ra. Tuy nhiên, bạn có th ể đóng hộp thoại Field List b ằng
cách nh ấ n vào nút Field List trên Ribbon Options (và nh ấ n vào một l ần nữa để
mở nó ra lại).
Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List
Cũng giống như mọi hộp thoại khác, bạn có th ể di chuy ển Field List tới b ấ t kz
nơi nào bạn thích b ằng cách nh ấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi,hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra b ằng cách nh ấ n và kéo các cạnh biên.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 184/219
183
Bình thường, hộp thoại Field List hi ển thị danh sách các Field ở phía trên, và
s ắp x ế p 4 vùng dữ liệu sẽ hi ển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có th ể thay
đổi sự s ắp x ế p này b ằng cách nh ấ n vào cái nút n ằm ở phía trên bên phải của
hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 ki ểu hi ển thị từ menu mở ra:
Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Fiel d List
Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, n ằm ở góc dưới bên trái: Defer
Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật dữ liệu trong
PivotTable.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 185/219
184
Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable
Bình thường, tùy chọn này không được bật. B ấ t kz những thay đổi nào của bạn
trong hộp thoại Field List (di chuy ển, thêm, xóa các field, thi ế t lập định dạng s ố
cho một field nào đó, v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức kh ắc trong PivotTable.
N ế u bạn có môt PivotTable lớn, phức tạp, nh ấ t là khi PivotTable sử dụng ngu ồn
dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ di ễn ra khá chậm chạp
và m ấ t thời gian. Bạn có th ể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng
việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách b ố trí các Field vào cácvùng dữ liệu, bạn nh ấ n nút Update để t ấ t cả những thay đổi của bạn được cập
nhật cùng một lúc.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 186/219
185
Chương 5: Đồ Thị Trong Excel
Giới thiệu đồ thị
Đồ thị giúp trình bày cc số liệu khô khan b ằng việc vẽ thành cc hình ảnh trực
quan, d ễ hi ểu. Đồ thị được liên k ết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó
khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tươngứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ d ễ dàng và đẹp như bâygiờ. Excel có r ấ t nhi ều ki ểu đồ thị khc nhau phục vụ cho nhiều mục đích khcnhau của r ấ t nhi ều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau
khám phá th ế giới đồ thị của Excel trong bài học này. Đồ thị là một đối tượng
(object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và bi ểu di ễn thành hình ảnhvới màu sắc và ki ểu dáng r ấ t phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó là
đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và Chartheet. Để
chuy ển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thịChart
ToolsDesignLocationMove Chart chọn Object in + Tên Sheet (đồ thịn ằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhậ p tên ChartSheet vào.
Chọn ChartSheet hay Embedded chart
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 187/219
186
Vẽ đồ thị Phần này trình bày cc bước vẽ đồ thị từ một bảng s ố liệu cho trước và một s ố
tùy chọn của đồ thị. Kế t quả nghiên cứu v ề sự thõa mãn của cc nhóm khch
hàng phân theo độ tu ổi được cho như hình bên dưới, nế u chúng ta dùng k ế tquả này để bo co cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên bo co sẽ sinh động vàthuy ết phục hơn nế u chúng ta bi ến cc con số này thành đồ thị để được nhìnth ấ y một cch trực quan hơn.
ảng số liệu nghiên cứu
Hãy làm theo cc bước sau để vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn
luôn cc nhãn của cc cột. B2. Chọn ki ểu đồ thị từ RibbonInsert Charts.Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khc nhau, ví dụ chúng ta chọn nhóm
ColumnClustered Column.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 188/219
187
Chọn kiểu đ thị
B3. Xong bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy
nhiên chúng ta có thể đổi cc bố trí của cc thành phần trên đồ thị. họn đ thị Chart ToolsDesignChart Layout Chọn cch bố trí thích hợp. Ví dụ tachọn ki ểu Layout 3 trong Chart Layout.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 189/219
188
Lựa chọn layout
B4. Đảo cc chuỗi s ố liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart ToolsDesign
DataSwitch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi cc đồ thị ởbước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhóm cc
nhóm tu ổi lại để dễ so snh giữa cc thng với nhau.
Đảo dòng cột
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 190/219
189
B5. Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang ki ểu khcb ằng cch: Chart ToolsDesignTypeChange Chart Type, hộp thoạiInsert Chart hiển thị liệt kê toàn bộ cc kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ chobạn lựa chọn.
Hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đ thị khác
B6. Ngoài ra, nếu bạn thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart
ToolsDesignChart Styleschọn More ( ).
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 191/219
190
Chọn Chart Style
Các thao tác trên đồ thị
Nhận biết các thành phần trên đồ thị
Các thành phần thông dụng
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 192/219
191
1. Chart Title 7. Horizontal Axis
2. Chart Area 8. Data Table
3. Plot Area 9. Horizontal Axis
itle
4. Data Label 10. Vertical
Gridlines
5. Legend 11. Vertical Axis
6. HorizontalGridlines
12. Vertical AxisTitle
Một số thành phần chỉ có trong đồ thị -D
Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị
Side wall: Màu/ hình nền ở cc cạnh bên của đồ thị
Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị Column depth: Độ sâu của cc thành phần biểu di ễn chu ỗi s ố liệu dưới
dạng 3-D.
b. Các thao tác với đồ thị
Chọn thành phần trên đồ thị
Cch dễ nh ất là dùng chuột nh ấp lên thành phần cần chọn, thành phần được
chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xu ấ t hiện bao quanh.
Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có th ể dùng cc phím mũi tên để di
chuy ển đến cc thành phần trong đồ thị.
Ngoài ra, bạn có th ể chọn cc thành phần tại Chart Tools Format Current
Selection
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 193/219
192
C họn thành phần trên đ thị
Di chuyển đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, nhấp tri chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọnđồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm k{ hiệu mũi tên 4 chiều(xem hình dưới).
Giữ tri chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khc.
Thay đổi kích thước đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, hấp tri chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọnđồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm.
Di chuyển chuột vào cc nút này, giữ tri chuột và kéo hướng vô tâm đồ thịđể thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.
Sao chép đồ thị
Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím <Ctrl+C> để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di
chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn <Ctrl+V> để dn đồ thị vào.
Xóa đồ thị
Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart heet, trướctiên hãy chọn Chart heet, sau đó nhấ p phải chuột và chọn Delete từ menu
ngữ cảnh hiện ra.
Thêm các thành phần của đồ thị
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 194/219
193
Chọn đồ thịchọn Chart ToolsDesignChart Layouts Sử dụng cc nhómlệnh tạo cc thành phần tương ứng trên đồ thị được thi ế t k ế s ẵn như tựa đề,
chú thích, cc nhãn, đường lưới,…
Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thịMột s ố thành phần trong đồ thị có thể di chuy ển được như tựa đề, chú thích,
nhãn. Mu ốn di chuy ển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau
đó nhấp và giữ tri tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị.
Ngoài ra có thể vào Chart ToolsLayout chọn từ cc danh sch thiế t k ế s ẵn.
Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và nhấ nphím Delete.
Các thành phần trên đ thị
In đồ thị In đồ thị cũng giống như in cc đối tượng khc của Excel lưu { Print Preview
trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.
N ế u bạn mu ốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấ pnút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn.
Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
Việc hiệu chỉnh và định dạng cc thành phần trên đồ thị ta có thể dùng Ribbonhay dùng cc hộp thoại. Cch dễ thực hiện nh ất là nhấ p phải chuột lên thànhphần cần định dạng và chọn Format … hay nhấ n <Ctrl+1>. au đây là minh họa
hiệu chỉnh và định dạng một s ố thành phần của đồ thị.
Hiệu chỉnh Chart Area
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 195/219
194
Chúng ta có th ể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng…cho Chart Area b ằnh cch: chọn Chart Areanh ấ p phải chuộtchọn Format
Chart Area…
Định dạng Chart Area
Ngoài ra bạn có th ể vào RibbonChart ToolsFormat nhóm Shape
Styles có cung c ấ p r ấ t nhi ều m ẫu định dạng dựng s ẵn r ất đẹp.
Ghi chú:
Fill: Nhóm lệnh liên quan đế n tô n ền cho thành phần đang chọn
Border Color: Nhóm lệnh liên quan đế n kẻ khung và màu sắc của thànhphần đang chọn
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 196/219
195
Border Styles: Cc kiểu đường két kẻ khung của thành phần đang chọn.
Shadow: Liên quan đế n việc đổ bóng cho thành phần đang chọn
3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang chọn.
Định dạng bng ibbon
Hiệu chỉnh Flot Area
Chọn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn ki ểu địnhdạng
Mu ốn phóng to/ thu nhỏ Plot Area Nh ấ p chuột tri vào cc nút bao quanPlot Area và kéo hướng vô Plot Area để thu nhỏ và hướng ra ngoài Plot Area
để phóng to.
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…
Tùy theo ki ểu đồ thị đang xử l{ mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh cc loại tiêu
đề của ki ểu đồ thị đó.
Để thêm tiêu đề chính cho đồ thị vào: Chart ToolsLayout LabelsChart
Titlelựa chọn ki ểu từ danh sch
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 197/219
196
Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart ToolsLayout
Labels Axis Titleslựa chọn ki ểu từ danh sch
Để thêm chú thích vào Chart ToolsLayout LabelsLegend lựa chọn
ki ểu từ danh sách
Để thêm nhãn dữ liệu vào Chart ToolsLayout LabelsData Labels
lựa chọn ki ểu từ danh sch
Để thêm bảng dữ liệu vào Chart ToolsLayout LabelsData Tablelựa
chọn ki ểu từ danh sch.
Ngoài ra chúng ta có thể chèn cc Text Box vào đồ thị Chart ToolsLayout
Insert Text Box .
Hiệu chỉnh chú thích cho đ thị t hộp thoại Data Source
Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 198/219
197
Mu ốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn Plot Area, rồi vào Chart
ToolsLayout AxesGridlineschọn ki ểu phù hợp từ danh sch.
Để hiệu chỉnh màu sắc, ki ểu của đường lưới nào thì chọn nó và vào Chart
ToolsFormat Shape Stylechọn ki ểu và màu sắc theo nhu cầu.
Hi ệu chỉnh t Mu ốn hiệu chỉnh thông s ố cho trục trên đồ thị thì bạn hãy
chọn trụcnh ấ p phải chuộtchọn Fomat Axis… au đây là giải thích ccthông s ố trong hộp thoại Format Axis.
Hộp thoại Format xis tùy theo giá trị của trục mà bạn chọn
Value Axis
Hầu hết cc đồ thị trình bày gi trị trên trục tung và phân nhóm trên trụchoành. Cc bạn nên chọn thử để bi ết rõ hơn công dụng của cc tùy chọn.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 199/219
198
Minimum Xc định gi trị nhỏ nh ất trên trục (gi trị khởi đầu)
o Auto Để Excel tự xc định
o Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục
Maximum Xc định gi trị lớn nhất trên trục (gi trị kế t thúc)
o Auto Để Excel tự xc định
o Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục
Major unit Xc định gi trị cc khoảng chia chính trên trục.
o Auto Để Excel tự xc địnho Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục
Minor unit Xc định gi trị cc khoảng chia phụ trên trục.
o Auto Để Excel tự xc định
o Fixed Qui định gi trị nhỏ nh ất cho trục
Values in reverse order Đảo thứ tự s ắp x ếp cc gi trị trên trục Logarithmic scale Chuy ển cc gi trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do taqui định tại Base (không th ể dùng cho gi trị âm hay bằng 0)
Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục.
Show display units label on chart Cho hi ển thị cc nhãn đơn vị trên đồ thị
Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồ
thị.
o None Không sử dụng
o Inside Hi ển thị phía bên trong trục
o Outside Hi ển thị phía bên ngoài trục
o Cross Hi ển thị cắt ngang trục
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 200/219
199
Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồthị.
Axis labels Xc định cch hiển thị cc nhãn trên trục
o None Không sử dụng
o High Hi ển thị phía bên phải trục
o Low Hi ển thị phía bên tri trục
o Next to Axis Hi ển thị kế bên trục (theo mặc định)
Horizontal axis crosses Cc lựa chọn qui định cch mà trục tung cắt trục
hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at )
o Automatic Do Excel tự xc định.
o Axis value Xc định gi trị mà cc trục sẽ giao nhau
o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại gi trị lớn nhất trên trục(tung)
Category Axis
Interval between tick marks Xc định sự th ể hiện cc nhóm theo khoảng chia
(có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm).
Interval between labels Xc định sự xu ấ t hiện của nhãn theo khoảng chia
o Automatic Excel tự xc định (thường là 1)
o Specify interval unit Xc định nhãn sẽ xuấ t hiện sau bao nhiêu khoảng
chia trên trục.
Categories in reverse order Cc nhóm thể hiện theo thứ tự ngược lại
Label distance from axis Xc định khoảng cch của nhãn so với trục
Axis Type Xc định loại trục sử dụng như Automatic , Text axis hoặc Date axis
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 201/219
200
Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồthị.
Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồ
thị.
Axis labels Xc định cch hiển thị cc nhãn trên trục
Vertical axis crosses Cc lựa chọn qui định cch mà trục tung cắt trục tung
o Automatic Do Excel tự xc định.
o At category number Xc định số nhóm mà tại đó cc trục sẽ giao nhau
o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại gi trị lớn nhất trêntrục
Position Axis Qui định cch hiển thị của cc nhóm và nhãn trên trục (Dùngcho đồ thị 2-D area, column, và line).
o On tick marks Hiện ngay k{ hiệu phân cách
o Between tick marks Hiện giữa cc k{ hiệu phân cách
Time Scale Axis
Minimum Xc định gi trị (ngày) nhỏ nh ất trên trục (ngày bắt đầu)
Maximum Xc định gi trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kế t thúc)
Major unit Xc định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, thng haynăm)
Minor unit Xc định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, thng haynăm)
Base Unit Xc định đơn vị tính cho trục
Dates in reverse order Hi ển thị theo thứ tự ngược lại trên trục
Axis Type Xc định loại trục sử dụng như Automatic , Text axis hoặc Date axis
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 202/219
201
Major tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch chính trên đồthị.
Minor tick mark type Qui định cch hiển thị k{ hiệu phân cch phụ trên đồ
thị.
Axis labels Xc định cch hiển thị cc nhãn trên trục
Vertical Axis crosses Cc lựa chọn qui định cch trục tung giao với trục hoành
o Between dates Do Excel tự xc định
o At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào
o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục
Position Axis Qui định cch hiển thị của cc nhóm và nhãn trên trục (Dùngcho đồ thị 2-D area, column, và line).
o On tick marks Hiện ngay k{ hiệu phân cch
o Between tick marks Hiện giữa cc k{ hiệu phân cch
Các thao tác với chu ỗi s ố liệu trong đồ thị
Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị
Chọn chu ỗi s ố liệu trên đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung)
Nh ấ n phím Delete trên bàn phím để xót chu ỗi khỏi đồ thị
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 203/219
202
Minh họa xóa chui đường cung khỏi đ thị
Thêm chuỗi mới vào đồ thị
Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào.
Chart ToolsDesignDataSelect Data. Hộp thoại Select Data Source
xu ấ t hiện.
Nh ấ p nút Add , hộp thoại Edit Series xu ấ t hiện
Đặt tên cho chu ỗi mới tại Series Name (b ằng tham chi ế u hoặc nhập trực ti ếptên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values
Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chu ỗi mới vào đồ thị bằng cch chép (Ctrl+C )
dữ liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dn (Ctrl+V ) vào đồ thị.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 204/219
203
Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3200 vào đồ thị
Thay đổi chuỗi số liệu
Cũng với ví dụ trên nhưng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản ph ẩm Giày và Dép
Chọn đồ thị cần chỉnh sửa
Chart ToolsDesignDataSelect Data. Hộp thoại Select Data Source
xu ấ t hiện.
Chọn chu ỗi cần chỉnh sửa, nh ấ p nút Edit , hộp thoại Edit Series xu ấ t hiện
Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương tự cho cc chuỗi s ố
liệu khc.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 205/219
204
Minh họa thay đổi chui số liệu
Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm eries cho đồ thị. Cú php như sau: =
Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó:
Series_name: (tùy chọn) tham chi ếu đế n ô chứa tên chu ỗi, bạn có th ể nhập
văn bản trực ti ếp vào nhớ đặt trong cặp nhy kép.
Category_labels: (tùy chọn) tham chi ếu đế n vùng chứa cc nhãn cho ccnhóm s ố liệu trên trục, nế u bỏ tr ống Excel tự đnh số cc nhóm bắt đầu là số 1.
Có th ể nhập trực ti ếp cc nhãn vào Tab cch nhau bằng d ấ u ph ẩy và đặt trong
cặp ngoặc móc {}.
Values: (b ắt buộc) tham chi ếu đế n vùng chứa s ố liệu của cc chuỗi cần vẽ.
Order : (b ắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của cc chuỗi (n ếu đồ thị
có nhi ều hơn 1 chuỗi)
Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chi ếu đế n vùng
chứa dữ liệu v ề kích thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (sử dụngtrong phân tích tài chính). Cc gi trị có thể nhập trực ti ế p Tab cch nhau bằng
d ấ u ph ẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 206/219
205
Minh họa hàm Series của chuỗi số liệu tháng 3200
Thêm đường xu hướng vào đồ thị
Khi vẽ cc đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xuhướng để bi ết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập s ố liệu
có th ể có nhi ều đường xu hướng tùy theo cch phân tích của chúng ta. Để
thêm đường xu hướng bạn vào:
Chart ToolsLayout AnalysisTrendlinechọn ki ểu đường xu hướngtừ danh sách hay vào More Trendline Options…
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 207/219
206
Minh họa thêm đường xu hướng vào đ thị
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 208/219
207
Chương 6: Định Dạng Trang Và In
Bảng Tính
Các ch ế độ hi ển thị trang trong Excel
Excel 2010 h ỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấ n, với nhi ều ch ế độ xem trực quan
giúp bạn có th ể th ấy được k ế t quả in ngay trên màn hình.
Có 3 ch ế độ hi ển thị là Nornal View , Page Layout View và Page Break Preview .
Để truy cập các ch ế độ xem vào nhóm View chọn Workbook Viewschọn
ki ểu xem. Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình
nhập liệu, tính ton,… trên bảng tính và là ch ế độ mặc định của Excel.
Page Layout View: Là ch ế độ xem trước khi in, trong ch ế độ này bạn v ẫn
có th ể tính toán và nhập liệu.
Page Break Preview: Hi ển thị bảng tính Excel với các d ấ u phân trang, tại
đây bạn có th ể chia lại trang b ằng cách kéo thả cc đường chia cáchtrang.
Thi ế t lập thông s ố cho trang in
T ấ t cả các tùy chọn thi ế t lập thông s ố trang in có tại nhóm Page Layout
nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn l ề trang, Orientation: chi ều trang
ngang hay dọc, Size: tùy chọn kh ổ gi ấ y, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks:
tùy chọn ng ắt trang, Background : chèn hình n ền, Print Titles: tùy chọn in tiêu
đề lặp lại trên m ỗi trang,…). Bạn có th ể thi ế t lập các thông s ố tại đây hoặc vào
hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào
nhóm Page Layout đế n nhóm Page Setupnh ấ n vào nút
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 209/219
208
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 210/219
209
Chiều trang in (Orientation)
1. RibbonPage LayoutPage SetupOrientationchọn Portrait (trang
dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)
2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn PageOrientationchọn chi ều
trang in Portrait / Landscape
Kh ổ gi ấ y (Size)
1. RibbonPage LayoutPage SetupSizechọn kh ổ gi ấ y
2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn PagePage sizechọn gi ấ y
Canh l ề gi ấ y (Margins)
1. RibbonPage LayoutPage SetupMarginschọn ki ểu chừa l ề
2. Trong hộp thoại Page Setupchọn ngăn Marginsnhập các giá trị vào Top
(l ề trên), Bottom (l ề dưới), Left (l ề trái), Right (l ề phải), Header (l ề tiêu đề đầu
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 211/219
210
trang), Footer (l ề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa:
Horizontally (canh giữa trang theo chi ều ngang) và Vertically (canh giữa trang
theo chi ều dọc)
Chọn vùng in (Set Print Area)
Quét chọn vùng c ần in, vào RibbonPage LayoutPage SetupPrint Area
Set Print Area.
Ngắt trang (Page Break)
Chèn ng ắt trang ngang: Di chuy ển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ng ắt
trang tại cột A, sau đó vào RibbonPage Layout Page Setup
BreaksInsert Page Break . (N ếu không để ở cột A sẽ ng ắt trang theo
chi ều ngang và dọc)
Bỏ từng d ấ u ng ắt trang: Di chuy ển ô hiện hành đế n ô n ằm ngay dưới
d ấu, sau đó vào RibbonPage Layout Page SetupBreaks
Remove Page Break .
Bỏ t ấ t cả đnh dấ u ng ắt trang: RibbonPage Layout Page Setup
BreaksReset All Page Breaks.
Thêm hình nền (Background)
Vào Ribbon Page Layout Page Setup Backgroundchọn hình lưu trữ
trên máynh ấ n nút Insert
In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)
Vào Ribbon Page Layout Sheet Options Headings chọn Print
In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang
B1. Vào RibbonPage LayoutPage SetupPrint Title
B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng s ố 1 vào$1:$1
B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A$A:$A
B4. Nh ấ n OK hoàn t ấ t.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 212/219
211
Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A
Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in
Trong một s ố trường hợp ta c ần in nén hay phóng to nội dung vào một s ố trang
nh ất định khi đó ta dùng RibbonPage Layout Scale To Fit Scale. Ta có
th ể thu nhỏ tài liệu đế n 10% và phóng to tới 400%.
Ngoài ra ta có th ể ép Excel in tài liệu ra với s ố trang ta qui định tại Ribbon
Page Layout Scale To Fit Width và RibbonPage Layout Scale To
Fit Height.
In đường lưới của các ô
Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn RibbonPage Layout
Sheet OptionsGridlinePrint.
Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)
Header chứa các thông tin xu ấ t hiện ở đầu m ỗi trang và Footer chứa các thông
tin xu ấ t hiện ở cu ối m ỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 213/219
212
Footer trong hộp thoại Page etup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản
này làm b ằng một cách khác d ễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có th ể chèn
hình vào.
Vào RibbonView chuy ển sang ch ế độ xem Page Layout Ti ế n hành thêmHeader và Footer vào.
Lưu ý bạn phải nh ấ p chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design
mới hiện ra.
Các nút lệnh trong thanh Design
Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer
Nút lệnh Mã lệnh Chức năng
&[Page] Hi ển thị s ố trang tài liệu
&[Pages] Hi ển thị t ổng s ố trang được in
&[Date] Hi ển thị ngày hiện tại
&[Time] Hi ển thị giờ hiện tại
&[Path]&[File] Hi ển thị đường d ẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin
và Tên tập tin
&[File] Hi ển thị tên tập tin
&[Tab] Hi ển thị tên sheet
Không có Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đế n hình
c ần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture,
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 214/219
213
chọn hình và nh ấ n nút Insert.
Không có Thi ế t lập các thông c ố cho hình chèn vào.
Do Excel dùng ký hiệu & để b ắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn
văn bản trong Header và Footer c ần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu
này 2 l ần &&. Ví dụ bạn mu ốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãynhập “Công thức && Hàm”. Cc lựa chọn khác của Header và Footer:
Different First Page: N ế u chọn thì bạn có th ể thi ế t lập thông tin khác vào
header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trangcòn lại trong tài liệu.
Different Odd & Even Pages: N ế u chọn, thì bạn có th ể đặt header/
footer khác nhau cho các trang ch ẵn và các trang lẻ.
Scale With Document: N ế u chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ
tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.
Align With Page Margins: N ế u chọn, l ề trái và l ề phải của header/ footer
canh đều với l ề trái và l ề phải của tài liệu.
Thi ế t lập thông s ố hộp thoại Print
Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Officechọn Print hay nh ấ n t ổ hợp phím
<Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang c ần in, chọn s ố lượng
bản sao và một s ố tùy chọn khác.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 215/219
214
Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nh ấ n lệnh OfficePrint
Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay cc sheet đang chọn.
Entire workbook: In toàn bộ workbook
Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, n ế u chọn
thì chỉ in bảng này.
Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua t ấ t cả các thi ế t lập vùng in
đã thực hiện.
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 216/219
215
Các lưu ý khác
Ngăn không cho in một số vùng
Trong một s ố trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn khôngmu ốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông
tin đó. HomeCellsFormat Chọn lệnh ẩn.
Tô màu chữ gi ống với màu n ền của các ô.
Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.
Ngăn không cho in các đối tượng
Một s ố đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn khôngmu ốn in thì làm như sau:
B1. Nh ấ p phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.
B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại
B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object .
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 217/219
216
Chương 7: Làm Việc Với Macro
Macro
Macros là cc tính năng cao cấ p, có th ể làm tăng t ốc độ chỉnh sửa hay định
dạng mà bạn có th ể thực hiện thường xuyên trong một bảng tính Excel. Chúng
ghi lại những hành động mà bạn đã chọn ở menu để cho một chu ỗi các hành
động đó có thể được hoàn thành trong một bước.
Ghi một Macro
Để ghi một Macro:
• Kích tab View trên vùng Ribbon
• Kích Macros
• Kích Record Macro
• Nhập tên cho Marco (không chứa d ấ u cách)
• Nhập một phím t ắt
• Nhập vào mục Description để giải thích hay mô tả
5/7/2018 Excel 2010 Final - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/excel-2010-final-559abca12934a 218/219
217
Để thực hiện Macro:
• Kích Macro
• Kích Stop Recording
Thực thi Macro
Để thực thi một Macro từ phím t ắt, chỉ c ần ấ n vào phím mà bạn đã chọn để
chạy Macro. Hoặc bạn có th ể xem t ấ t cả các Macro và thực thi b ằng cách:
• Kích Macros
• Kích View Macros
• Chọn một Macro và kích Run