Draagvlak creëren voor
openstellen EPD.
Jolanda van Blaaderen - Productmanager patiëntenportaal
Petra Eland - Clusterhoofd zorg, projectleider implementatie
patiëntenportaal
• 2004
Voorstellen
• Draagvlak creëren bij de patiënt
• Wat is het portaal
• Cijfers in gebruik
• Ambities patiëntenportaal
Agenda
• Uitgangspunt: Het portaal moet zichzelf kunnen verkopen.
• Hoe ?
– Door een volledig, eenduidig, toegankelijk, helder en
overzichtelijk portaal te creëren zodat de patiënt wil
kennismaken en terugkeert.
– Door de patiënt te betrekken bij de ontwikkeling.
Draagvlak creëren bij de patiënt
• Regiegroep Patiëntenportaal opgericht
• Visie omgezet in Plan:
– Vorm: nieuwe vormgeving met heldere indeling ook geschikt voor
mobiele devices.
– Inhoud: realtime inzage, zo volledig mogelijke inzage, met daarbij
e-consult en herhaalrecepten.
– Toegang: alle patiënten automatisch toegang tot eenzelfde inhoud
• RvB Besluit bekrachtigen visie inclusief “Open, Tenzij”.
• Kerngroep met mandaat stelde adviezen op per functioneel portaal
onderdeel.
Hoe hebben we dit aangepakt
Realtime tonen van uitslagen = geen vertraging gegevens
Redenen voor deze keuze:
– Optimale transparantie
– Kunnen beschikken over dezelfde informatie
– Gelijkwaardige gesprekspartners: patiënt en behandelaar
– Patiënten hebben behoefte aan teruglezen van afspraken,
gespreksonderdelen
– Keuze is aan de patiënt om het dossier in te zien
– Merendeel van de patiëntenpopulatie “blij” met snelle uitslag.
Uitslagen realtime – Patiënt heeft de regie
Mogelijke oplossing bij
individuele gevallen:
portaal dichtzetten in
overleg met de patiënt
Wie is er blij met snelle uitslag?
Een beveiligde website waarmee alle patiënten, zonder vertraging, online
toegang hebben tot hun medische dossier. Daarin o.a:
• Realtime inzage in medisch en verpleegkundig dossier,
inclusief uitslagen.
• E-consult berichten sturen en ontvangen
• Herhaalrecepten aanvragen
Wat is het patiëntenportaal ‘Mijn UMC Utrecht’?
Toegang tot het portaal
• Registratie van BSN en ID bewijs is nodig voor brede inzage in eigen
dossier
• Ouders, voogden, curatoren en mentoren kunnen binnenkort
gemachtigd worden om zo met eigen DigiD in portaal kind of
wilsonbekwame patiënt in te loggen
• Voor het invullen van vragenlijsten is er de mogelijkheid om met
een tijdelijk (24 uur) account in te loggen
Impressie
Impressie
Impressie
- Uitslagen zonder vertraging zichtbaar, niet altijd bekend Extra
waarschuwing ingebouwd.
- Onduidelijkheid over inzage voor 1-1-2015. Per onderdeel wordt nu
aangegeven vanaf wanneer inzichtelijk.
- Openheid wordt gewaardeerd maar leidt (soms) ook tot
onduidelijkheid en ongerustheid.
- Extra uitleg door arts is nodig en kost veel tijd.
Quote van een patiënt:
Ik vind dat de juistheid van het dossier beter wordt als ik zelf mee kan lezen.
Wat vindt de patiënt – eerste indruk
Cijfers
Aantal unieke inlogs per
maand: + / - 5000
Aantal e-consulten
per maand: +/- 600
Aantal herhaalrecepten
per maand: +/- 230
Ambities patiëntenportaal
– Beeldmateriaal toevoegen.
– Video consult integratie.
– Leesbaarheid van het medische jargon in het portaal
verhogen.
– Registreren van thuismetingen middels portaal en/of
in “app” vorm.
– E-consult/herhaalmedicatie in “app” vorm.
– Uitbreiden van persoonlijke patiëntinformatie zoals
patiëntprofiel, behandelplan, behandel-
informatie, patiëntfolders.
• Draagvlak creëren bij de medewerkers
• Implementatie
• Eerste evaluaties
• Borging patiëntenportaal
Agenda
24 maart 2015 Persrelease Patiëntenportaal
Radio 1
Interview
kinderlongarts
RTL 4 – journaal: Interview internist en patiënt
RTV Utrecht
Persbericht breed opgepakt in media, o.a.:
22 september 2015 openstelling voor kinderen en ouders
Projectorganisatie patiëntenportaal UMC Utrecht
Raad van Bestuur
UMC Utrecht
Stuurgroep
patiëntenportaal
Algemeen
Projectleider
Technisch
Projectleider
Deelproject 1
Technisch Ontsluiten
Generieke Basis
Deelproject 2
Vormgeving en
Navigatie
Deelproject 3
Communicatie en
Implementatie
Implementatie - Uitgangspunten
• Besluit van Raad van Bestuur
• Verantwoordelijkheid divisies: divisies geven uitvoering aan het besluit
• Centrale projectteam ondersteunt divisies
• Co-creatie: samenwerking met:
• Afvaardiging van zorgprofessionals,
• UMC breed patiëntenpanel
• Beheerorganisatie ICT
• Marketing en communicatie
Beoogde resultaten van de implementatie
Patiënten en zorgverleners zijn op de hoogte van het feit dat
patiënten toegang hebben tot hun medisch dossier via het
patiëntenportaal en de mogelijkheid hebben tot e-consult en
aanvragen herhaalrecepten.
Zorgverleners zijn opgeleid in gebruik van het portaal en e-consult /
herhaalrecepten.
Patiënten en zorgverleners werken samen aan de beste zorg en
zetten hier het patiëntenportaal waar mogelijk bij in.
Implementatie - Voorbereiding
• Divisieleiding alle divisies
Standaardpresentatie, demonstratie portaal, analyse huidig portaalgebruik
• UMC Utrecht-brede gremia
Regiegroepen, conventen, commissies, overleggen
• Context-analyse met stakeholders
Redenen voor het patiëntenportaal – unieke patiënt
1. Transparantie door inzage in dossier
2. Shared decision making
Positief effect op empowerment
3. Toegankelijkheid en bereikbaarheid
van zorg vergroten
4. Kwaliteit en veiligheid van zorg verhogen
Redenen voor het patiëntenportaal – zorgverlener
1. Efficiëntere organisatie
• Efficiënter benutten consult door betere voorbereiding
• Mailwisseling in beveiligde omgeving
• Eenvoudig verzamelen van data voor onderzoek, minder invoerwerk
2. Effectievere zorg
• Verhoogde therapietrouw
• Actueel en volledig overzicht van patiëntgegevens
3. Makkelijk en snel online contact met de patiënt
• E-consult op tijdstip dat arts past
• E-consult gegevens automatisch onderdeel van dossier
Redenen voor het patiëntenportaal – beleid VWS
“Binnen 5 jaar heeft 80% van de chronisch zieken direct toegang tot
bepaalde medische gegevens, waaronder medicatie-informatie, vitale
functies en testuitslagen, en kan deze desgewenst gebruiken in mobiele
apps of internetapplicaties”.
Kamerbrief e-health en zorgverbetering juli 2014
Minister van Volksgezondheid
Staatssecretaris van Welzijn en Sport
Implementatie - Uitrol
• Plan en projectgroep per divisie
Verantwoordelijk voor planning en uitvoering van training, inrichting,
voorbereiding en instructie, vastleggen werkafspraken, ondersteuning, nazorg
• Procesworkshops: Werkafspraken over inzet patiëntenportaal als resultaat
• EZIS training volgens train-de-trainer principe
• Basistraining alle medewerkers
• Aanvullende training patiëntenportaal
• Werkinstructies online incl. filmpjes
• Presentaties, gesprekken met vakgroepen
• Inzet ambassadeurs; collegezaalbijeenkomsten
Ervaringen medewerkers en patiënt
https://vimeo.com/114962713 (wachtwoord: umc)
“Als patiënten in hun
dossier kunnen kijken,
hun uitslagen kunnen
zien, laat je zien dat je
maximale
transparantie hebt”
Implementatie uitrol - Procesworkshop
Doel: Werkafspraken vaststellen over inzet patiëntenportaal per divisie
Aanpak:
1. Voorbespreking met leidinggevende
2. In kaart brengen huidige werkwijze, met selecte groep
3. Procesworkshop met alle betrokken rollen (2 uur)
4. Terugkomsessie met alle betrokken rollen (0,5 - 1 uur)
Deelnemers: Afvaardiging per specialisme, met mandaat
Workshop: 1-3 afgevaardigden per rol: artsen, verpleegkundig specialisten,
verpleegkundigen, medisch secretaresses, teamleider, etc.
Implementatie uitrol – Communicatie per doelgroep
• ……….
Intern Patiënten Extern
JCItem nieuwsbrief Corporate website (UMC Utrecht /
WKZ) Huisartsen-nieuwsbrief
Yammer Uitleg in patiëntenportaal Mailing patiënten-verenigingen
Blog-posts intranet door arts en
voorzitter regiegroep Patiëntenfolder UMC Utrecht en WKZ Externe blog
Nieuws op intranet Flyer/ansichtkaarten bij go-live HoeGaatHet? Inlay in h-a-h-blad
Utrecht
UMC&Zo medewerkersblad Narrowcasting wachtruimtes Social Media
Film ervaringen medewerkers Instructiefilms Corporate website
Promotiemateriaal Animatie-filmpje Mailing verzekeraars
Protocollen en werkinstructies Persbericht
Kennisclips EZIS Artsen-ambassadeurs optredens in
de media
Informatiebijeenkomsten en
presentaties
op de afdelingen (alle divisies)
Flyer met cartoon
Flyer procesworkshop
Filmpjes voor verschillende momenten
Informeren van medewerkers
Ervaringsdeskundigen over het patiëntenportaal:
klik hier (wachtwoord ‘umc’)
Hoe werkt het? Demo-filmpjes (intern en extern)
Inloggen en functies patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht:
klik hier
Hoe werkt het machtigen? Animatie filmpjes
Machtiging aanvragen en inloggen als gemachtigde
Marketingcampagne (o.a. via social media)
Animatie activering gebruik patiëntenportaal:
klik hier
Gesprekstips voor
behandelaren
Procesworkshops
voor afdelingen
Help de
afdelingen met
concrete
middelen zoals
flyers, workshops.
Geef voorbeelden
van collega’s uit
dezelfde
beroepsgroep
Quotes van ervaren en bevlogen artsen:
Opmerking bij deze quote:
Ook benoemen wat onzeker is, met respect voor de
behandelaren. Erkennen dat je met zijn allen nieuw en
onbekend terrein betreedt
Patiëntencommunicatie: print en online
Implementatie – Nazorg
Dagen na de livegang van het patiëntenportaal:
• ICT-medewerkers bezoeken poliklinieken
• Dagelijks evaluatiemoment met implementatieteam
• UMC Utrecht-breed overleg met functioneel beheerders
• Technische issues direct oppakken via scrum methodiek
Overgang van project- naar beheerorganisatie
Implementatie – Stuurinformatie
Stuurinformatie beschikbaar vanaf Go Live:
• Inzage in aantal patiënten dat gebruikt maakt van het portaal per
afdeling
– Aantal logins
– Aantal patiënten voor wie portaal wordt uitgezet
• Aantal e-consulten:
– E-consulten
– Herhaalrecepten
– Snelheid van beantwoorden e-consulten
– Registratie van e-consulten als verrichting
Reacties pers: voorbeelden print en online
Financieel
Dagblad
Volkskrant
Nursing
Zorgvisie
Reacties van patiënten via de helpdesk patië[email protected]
‘’Ik heb begrepen, dat het portaal nog maar kort geleden geïntroduceerd is. Het ziet er fantastisch uit,
het menu is heel overzichtelijk. Mijn complimenten voor de ontwikkelaars’’.
‘’Heel erg blij met nieuwe portaal. Erg duidelijk en overzichtelijk. Ook ten opzichte van oude portaal waar ik
hiervoor al gebruik van maakte’’.
‘’Complimenten voor het nieuwe Patiëntenportaal. Erg fijn dat ik vanuit huis alle informatie en afspraken nog
eens rustig kan nalezen’’.
‘’Naar aanleiding van een bericht in de Telegraaf ben ik heel erg benieuwd naar het Patiëntenportaal. Werd
direct enthousiast en het lijkt mij geweldig om alle persoonlijke, medische en afspraak gegevens rustig in het
portaal te kunnen nalezen. Kunt u mij algemene informatie toesturen’’?
‘’Ben dan ook al gewend om het oude portal te gebruiken en heb zojuist het nieuwe uitgeprobeerd.
Complimenten voor het nemen van deze grote stap. Duidelijk, overzichtelijk, transparant. Precies zoals je
volgens mij als modern ziekenhuis hoort te zijn richting patiënt. Ik heb geluk dat mijn hematoloog, dr
Raijmakers, ook een groot voorstander van deze werkwijze is. Tenslotte nog een compliment voor uw Raad
van Bestuur die de visie heeft om de kwaliteit en efficiency verder te verbeteren door te investeren in ICT’’.
Belangrijke graadmeter: reacties in social media
• Juni 2015, evaluatie online en focusgroepbijeenkomst
• Een vragenlijst voor alle betrokkenen:
– behandelaren
– verpleegkundigen
– medisch secretariaten
• Vragen m.b.t.
– ervaring gebruik tot nu toe (acceptance)
– techniek
– implementatie
– aandachtspunten
Evaluatie medewerkers
• 400 respondenten
• Portaal is bekend, maar wordt nog weinig gebruikt
• Zorgverleners hebben weinig ervaring, bv met e-consulten
• Onbekendheid over werkinstructies en gevolgen van het portaal voor
contact met patiënten en organisatie van werk
• Zorgverleners promoten het portaal nauwelijks onder patiënten
• Zorg om verwarring bij tonen realtime verslagen
Resultaten 1e evaluatie medewerkers
• Zorgverleners aanmoedigen om het portaal te integreren in de
klinische praktijk
– patiënten informeren dat en wanneer uitslagen bekend worden
– consult vervangen door e-consult
– afspraken over informatie aan patiënten
• Best-practices identificeren, delen en collega’s inspireren
• Aanpassen radiologie en pathologie verslagen
• Bespreken van werkafspraken per afdeling voor het gebruik van e-
consulten, triage, afhandeling en indeling van postbussen
• Evaluatie na een half jaar herhalen
• Evaluatie bij patiënten
Aanbevelingen na 1e evaluatie medewerkers
• Augustus 2015:
– 3 dagen studenten op polikliniek
– via social media: facebook en twitter
– link naar vragenlijst op de website
– patiëntenpanel UMC Utrecht
• Patiënten die het portaal gebruiken (n=190)
• Patiënten die het portaal niet gebruiken (n=141)
• Patiënten die het portaal niet kennen (n=256)
Evaluatie patiënten
• Patiënten die het portaal al gebruikten zijn blij met
verandering en vinden het portaal belangrijk
• Patiënten gebruiken behandelverslagen, uitslagen en agenda
het meest
• Inloggen wordt niet als een probleem gezien door gebruikers
• Het portaal is eenvoudig en patiënten kunnen vinden wat ze
zoeken
• Zorgverleners stimuleren gebruik wisselend
• Patiënten die portaal niet kennen zijn nieuwsgierig
Voorlopige resultaten
Voorlopige resultaten
‘Super veilig en simpel, zou ieder ziekenhuis moeten hebben’
‘Ik wil graag dossier raadplegen en zonodig arts vraag stellen’
‘Niet iedereen kan met de computer overweg,
veel te ingewikkeld’
‘Ik doe dat soort dingen niet,
de arts is voldoende’
Borging en stimuleren gebruik
• Kernteam (manager zorg en ICT), plan voor delen best practices
• Centraal en decentraal beheer Patiëntenportaal (oa instructies en
werkafspraken)
• Marketing en communicatie
• Stuurinformatie, kwartaalrapportages RvB : verantwoordelijkheid
divisies
Meer informatie over Mijn UMC Utrecht
www.umcutrecht.nl/nl/Ziekenhuis/Mijn-UMC-Utrecht
Links
• Demo-video’s van het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht: klik hier
• KNMG-richtlijn Online arts-patiënt contact (2007): klik hier
• De V&VN-richtlijn verpleegkundige en verzorgende verslaglegging
(2011): klik hier
• De KNMG-publicatie van wet naar praktijk: implementatie van de
WGBO deel 2, informatie en toestemming (2004): klik hier
Reserve
Het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht
Sinds 2004 biedt het UMC Utrecht, op initiatief van de
afdelingen, groepen patiënten een patiëntenportaal aan.
Bijv. het HIV-portaal vanuit Interne Geneeskunde &
Dermatologie.
In februari 2015 is dit portaal vernieuwd, uitgebreid
(volledig dossier, realtime) en voor
alle patiënten van het UMC Utrecht,
vanaf 16 jaar, beschikbaar.
Oude versie patiëntenportaal
UMC Utrecht
Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (1/3)
• Verslagen
Consultverslagen (medisch en verpleegkundig)
Opname en OK-verslagen
• Uitslagen
Laboratorium, Virologie, Medicijnspiegel, Bacteriologie,
Endoscopie, Pathologie, Radiologie
• Metingen
Hartslag, bloeddruk, ademfrequentie, zuurstof, temperatuur,
lengte, gewicht, BMI, pijnscore (in rust))
Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (2/3)
• Medicatie
Overzicht actuele en historische medicatie
• Patiëntbrieven
O.a. poliklinische brieven, ontslagbrieven
• Berichten
E-consulten
Herhaalrecepten
• Vragenlijsten
Inzien en invullen van vragenlijsten voor zorg en onderzoek
Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (3/3)
• Patiëntgegevens
Inzien en updaten van persoonlijke informatie
Notitiepagina “Eigen aantekeningen”
• Afspraken
Overzicht van historische en toekomstige afspraken
Afspraken maken*
• Informatiefolders
Patiëntspecifieke informatie
Verwijzing naar corporate website