DESAIN ORGANISASI
Presented by :
M Anang Firmansyah
1
2
Desain Organisasi yang Umum
Struktur sederhana
Struktur birokratis
Struktur matriks
Struktur tim
Struktur organisasi virtual
Boundaryless organization – tanpa tapal batas
3
Struktur Sederhana
Keunggulan: Simple. Fast and flexible, Inexpensive to maintain and accountability is clear
Kelemahan : Difficult to maintain in anything other than small
organizations. Increasingly inadequate its low formalization and high
centralization tend to create information overload at the top
4
OWNERS
(husband – wife)
Secretary Inventory
Balancer
Salespeople
STRUKTUR SEDERHANA
5
Struktur Birokrasi
Tugas sangat rutin Dicapai melalui spesialisasi, Aturan dan kebijakan sangat formal, Penugasan dikelompokkan ke dalam
departemen fungsional, Otoritas tersentralisasi, Rentang kendali sempit, Pengambilan keputusan mengikuti rantai
komando
6
Board of Directors
Secretary and
General Counsel
Executive Vice President
Operation
Department
HRM
Department
Finance
Department
Marketing
Department
- raw material
- quality control
-….
- counseling
- public relation
- …
- Taxation
- treasury
-…
-Product sales
- customer service
- …
CEO
MACHINE BUREAUCRACY Based on the standardization of WORK PROCESSES
7
SENATE
General
Administrators
Faculty of
Economics …..
Faculty of
Pharmacy Faculty of Law
Study Programs Study Programs
RECTOR
Vice Rector 1
Academic Vice Rector 4 Vice Rector 3
Vice Rector 2
Administration
Study Programs Study Programs
PROFESSIONAL BUREAUCRACY Based on the standardization of SKILLS of PROFESSIONAL
8
Departementalisasi Fungsional Mengelompokkan para spesialis bersama-sama, yg akan
meminimisasi jumlah yang dibutuhkan dan memungkinkan pengelompokkan dan penggunaan bersama sumberdaya khusus lintas produk.
Kelemahan utama adalah pada koordinasi tugas antar spesialis fungsional sehingga aktivitas yang dilakukan diselesaikan tepat waktu dan tepat anggaran
Departementalisasi Produk Memfasilitasi koordinasi antar spesialis untuk mencapai
penyelesaian yang tepat waktu dan tepat anggaran. Memberikan tanggungjawab yang jelas pada semua
aktivitas yang terkait dengan produk tetapi dengan duplikasi aktivitas dan biaya
THE MATRIX ORGANIZATION
9
ORGANISASI MATRIKS
KEUNGGULAN KELEMAHAN
Penggunaan sumberdaya yang
lebih efisien
Konflik tinggi antara 2 sisi matriks
Fleksibilitas dan adaptabilitas pada
lingkungan
Frustasi dan kebingunan karena
rantai komando ganda
Pengembangan ketrampilan
manajemen spesialis dan umum
Banyak pertemuan, diskusi
daripada tindakan
Kerjasama interdisiplin,
ketersediaan ahli utk semua divisi
Membutuhkan pelatihan hubungan
manusia
Pelebaran tugas bagi karyawan Dominasi kekuasaan oleh salah
satu sisi matriks
10
A
C
B
Financial HRD Operation
DEPARTMENT’S DIRECTOR P
RO
DU
CT
S
11
TEAM STRUCTURE
Teams have become an extremely popular
The primary characteristics : MENG-ELIMINASI batasan antar
departemen
Decentralizes decision making pada level teamwork.
Menuntut karyawan untuk dapat menjadi GENERALIS dan juga SPESIALIS
12
TEAM STRUCTURE KEUNGGULAN KELEMAHAN
Punya beberapa keunggulan
struktur fungsional Loyalitas ganda dan konflik
Mengurangi hambatan antar
departemen, meningkatkan
kompromi
Waktu dan sumberdaya lebih
banyak untuk pertemuan
Mengurangi waktu untuk
merespon, keputusan lebih cepat
diambil
Desentralisasi tidak terencana
Moril yang lebih baik, antusiasme
dan keterlibatan karyawan
Mengurangi biaya overhead
administratif rutin
13
PENDEKATAN JARINGAN - virtual
Disebut juga dengan ARANSEMEN VIRTUAL atau ORGANISASI MODULAR.
Biasanya inti organisasinya lumayan kecil karena melakukan OUTSOURCING pada FUNGSI BISNIS yang dilakukan
Dalam Terminologi struktural, ORGANISASI JARINGAN ini sangat TERSENTRALISASI dan terdapat SEDIKIT atau bahkan TIDAK ADA DEPARTEMENTALISASI
14
PENDEKATAN JARINGAN - virtual
KEUNGGULAN
Memungkinkan organisasi untuk mendapatkan fleksibilitas maksimum,
Menciptakan hubungan kerja/jaringan yang memungkinkan untuk melakukan kontrak keluar untuk produksi, distribusi, pemasaran, atau fungsi bisnis lainnya dimana manajemen melihat bahwa PIHAK LAIN dapat melakukannnya dengan LEBIH BAIK.
KELEMAHAN
Mengurangi kendali manajemen pada bagian-bagian bisnis yang dioutsource
15
Evolusi Struktur Organisasi : Pergeseran paradigma menuju Learning Organization
Struktur Vertikal Tradisional
Koordinasi Horisontal dgn Tim dan Manajer Proyek
Rekayasa ulang ke arah proses horisontal
Organisasi Pembelajar
Kurang Responsif pada Perubahan
• Gugus tugas untuk pemecahan masalah jangka pendek (ad hoc).
• Teamwork dari berbagai departemen secara reguler
• Project Manager untuk proyek temporer
• Business Process Reengineering • Struktur mulai menjadi flat dan tim
• Spider-web organization (tidak ada struktur yang kaku-fleksibel)
• May apply Team-based structure
16
Karakter Organisasi
MODEL MEKANISTIK
Biasanya direpresentasikan dengan tingkat departementalisasi tinggi, formalisasi tinggi, komunikasi ke bawah dan desentralisasi tinggi
MODEL ORGANIK
Lebih “cair” dan fleksibel. Struktur datas, menggunakan team, formalisasi rendah, desentralisasi tinggi.
Direpresentasikan dengan virtual dan organisasi tanpa batas…
17
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
1. Strategy. Structure-Follows-Strategy
Struktur tradisional lebih menekankan
pada cost efficiency LEBIH KE MEKANISTIK
Learning Organization lebih pada
diferensiasi dan inovasi. LEBIH KE ORGANIK
18
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
2. Environment/Lingkungan Kekuatan di luar organsiasi yang secara potensial
mempengaruhi kinerja organisasi, yang mungkin memunculkan hal-hal seperti: Meningkatnya perbedaan antar departemen Meningkatnya kebutuhan koordinasi antar departemen Kebutuhan untuk menyesuaikan dengan perubahan.
3 dimensi lingkungan
Kapasitas kemampuan utk mendukung pertumbuhan Volatilitas ketidakstabilan lingkungan butuh lebih
banyak alternatif keputusan Kompleksitas “bentuk”, “isi”, dan “penyebaran” dari
semua komponen pemain yang ada dalam lingkungannya
19
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
3. TECHNOLOGY. how an organization transfers its inputs into
outputs.
3 Tipe teknologi manufaktur arus kerja: – Small Batch Production customized – Mass production routines dalam volume
besar – Continuous Process Production
sophisticated manufacturing tech. – Trend terbaru Flexible Manufacturing
kustomisasi dalam jumlah besar!
20
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi : Routine-Non Routine Technology
Dimensi Struktur TECHNOLOGY
ROUTINE NON ROUTINE
KOMPLEKSITAS Kompleksitas rendah
Rentang kendali cenderung lebar
Kompleksitas tinggi, dilakukan
penyesuaian
Rentang kendali sempit,
Diferensiasi vertikal tinggi
FORMALISASI Keberadaan aturan, prosedur yang
banyak – formalisasi tinggi
Kontrol yang leluasa, fleksibel,
formalisasi rendah
SENTRALISASI
Struktur yang tersentralisasi Struktur yang terdesentralisasi
Hasil tidak konsisten karena dilunakkan dengan tingkat formalisasi
Rutin kontrol yang tersentral jika aturan minimum. Tetapi jika
formalisasi tinggi, dapat didesentralisasikan
21
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
4. UKURAN ORGANISASI
HOW BIG is “BIG” ?
Dilihat dari JUMLAH PEGAWAI
Tergantung pada SIAPA yang membuat DEFINISI
tersebut?
– Badan Statistik Negara
– Badan-badan perekonomian dunia
22
Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi
4. UKURAN ORGANISASI
Penambahan pegawai, makin lama bawa dampak MAKIN kecil pada struktur
Perubahan besaran memberikan dampak terbesar jika organisasi itu KECIL !
Terdapat hubungan yang kuat antara besaran dan kompleksitas
Semakin besar , terdapat tendensi melakukan kontrol aktivitas dan koordinasi yang relatif tinggi !
Tidak mungkin mengontrol organisasi yang besar dari atas untuk itu perlu dilakukan PENDELEGASIAN