1
Den Danske Kvalitetsmodel
2
Hvem er vi?
Zainab Al-Zergani Kvalitetskonsulent, København Rådgiver på apoteksområdet T: 20679451
Lone Staun Poulsen Seniorkonsulent, Aarhus Projektleder og rådgiver på apoteksområdet T: 2482 2503 E: [email protected]
Formål med kurset
3
At introducere jer til DDKM og akkrediteringsprocessen
4
Dagens program
• Præsentation af deltagere
• Introduktion til DDKM
• Akkrediteringsstandarderne
• Dokumenter
• Kvalitetsudvikling
• Implementering af DDKM
• Akkrediteringsprocessen
• Afslutning på dagen
5
Kort præsentation af deltagere
• Navn
• Apotek
• Hvad er din funktion og erfaring på apoteket i forhold til kvalitetsarbejdet?
• Hvad er dine forventninger til kurset?
Introduktion til DDKM
6
7
Hvad er IKAS?
• Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet udvikler, planlægger og står for driften af DDKM
• Kontor i Århus og en mindre satellit København – 32 ansatte
• Ledet af en bestyrelse
• ISQua akkrediteret
8
Hvem deltager i DDKM
9
Den Danske Kvalitetsmodel • Modellen sætter rammerne og intentionen for arbejdet med kvalitet
• Den angiver ikke hvad, og hvordan man skal gøre konkret
• For apoteker er der 35 standarder
• En standards formål og baggrund beskriver
intentionen for standarden
• Hver standard har et antal indikatorer
• En indikator beskriver det konkrete krav, der skal
opfyldes for at opnå akkreditering af apoteket
DDKM og apoteker?
Apoteket får et kvalitetsudviklingssystem, der:
• er udviklet til apoteker og af apotekere i samarbejde med DA og IKAS
• fremmer kvalitetsudvikling og læring
• dækker alle apotekets ydelser og væsentlige arbejdsgange
• involverer alle apotekets medarbejdere
10
DDKM er ikke?
• Et kontrolsystem – tilsyn ligger hos Lægemiddelstyrelsen
• Et nyt sæt ”regler til overholdelse” – regler / lovgivning udsendes af Ministeriet (Sundheds- og Ældreministeriet) og Lægemiddelstyrelsen
11
12
DDKM bygger på akkreditering
Akkreditering kan defineres som
”Kvalitetsvurdering, hvor et anerkendt organ vurderer, hvorvidt en aktivitet, ydelse eller institution lever op til et sæt af fælles standarder.”
(Det Nationale Begrebsråd for Sundhedsvæsenet, 2006)
12
Akkrediteringsstandarder
• Sætter rammerne for god kvalitet
• Har ikke til formål at gøre alle institutioner ens
• Indeholder indikatorer, hvis formål er at udpege mål for kvalitetsudvikling, som konkretiseres af den enkelte institution
• Foreskriver ikke, hvordan målet nås
13
Akkrediteringsstandarder for apoteker
• Forord
• Læsevejledning
• Indledning
• Akkrediteringsstandarder
• Bilag, fx begrebsliste, oversigt over indikatorer på trin 3 og gode råd
14
Akkrediteringsstandardernes tre kategorier er organiseret i temaer
15
Rammestandarder – udgangspunktet for arbejdet med DDKM
• 1.1.1 – Virksomhedsgrundlag
• 1.2.1 – Kvalitetsstyring
• 1.3.1 - Dokumentstyring
16
Patientsikkerhedskritiske standarder
• 2.1.1 – Recepthåndtering
• 2.1.4 - Håndtering af dosispakket medicin
• 2.1.6 - Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner
17
18
Kvalitetscirklen - PDSA
• Trin 1 – Plan (planlægge)
• Trin 2 – Do (udføre)
• Trin 3 – Study (undersøge)
• Trin 4 – Act (handle)
Standardernes opbygning - grundskabelonen
19
Snak med din sidemand - 10 min
Læs baggrundsafsnittet i standard 1.1.5 - Apotekets indretning, faciliteter, rengøring, tilgængelighed og sikkerhed
• Hvilken information får I?
• Hvad kan I bruge baggrundsafsnittet til?
20
21
Kort pause
Planlægning
22
Planlægning
• Apoteket gør sig overvejelser om og tager aktivt stilling til overordnede principper
• Beskrives fx i en retningslinje
• Apoteket planlægger og beskriver relevante arbejdsgange
• Beskrives fx i en instruktion
• Indikatorerne beskriver hvilke fokusområder, apoteket skal tage stilling til og beskrive for at leve op til kravene i DDKM
• Indikatorerne beskriver minimumskrav
23
24
Apotekets dokumenter
• Politiker
• Retningslinje
• Instruks
• Procedurebeskrivelse
• Guideline
• Vejledning
• Formularer
• M.fl
Dokumenter
• Vigtigt at dokumenter afspejler jeres arbejdsgange
• Uddelegér gerne ansvaret for vedligehold af dokumenter
• Alle skal kende og have adgang til relevante godkendte dokumenter
• Undgå overimplementering
25
Dokumentstyring - Hvordan gør I?
• Kravene er angivet i rammestandarden 1.3.1 - Dokumentstyring
• Apotekets arbejdsgang for udarbejdelse, godkendelse og opdatering af dokumenter
• Nem godkendelsesprocedure – hvem?
• Godkendelsesdato = gyldighedsdato?
• Sikre at kun gyldige dokumenter og formularer, tjeklister, mv. er tilgængelige
• Kopier - hvordan sikres dokumentstyringen her?
26
Dokumenthoved
Ledelse
Ledelse
1.1.1 - Virksomhedsgrundlag Udstedt af : XX Gyldighedsperiode:
14.09.2016-14.09.2019
1.1.1 - Virksomhedsgrundlag
Udstedt af: AB
Dato: 02.09.2016
Godkendt af: AA
Dato: 14.09.2016
Gyldig fra:
14.09.2016
27
Øvelse 1 – Dokumenter
28
29
Opsamling på øvelsen
30
Frokost
Kvalitetsudvikling
31
Kvalitetsudvikling
Kvalitetsovervågning
Kvalitetsforbedring
32
Kvalitetsovervågning
• Apoteket skal overvåge kvaliteten af apotekets strukturer og processer samt de leverede ydelser
• Den enkelte indikator beskriver principperne for den konkrete kvalitetsovervågning og hyppigheden heraf
• I vid udstrækning er det overladt til apoteket at vælge den konkrete form for overvågning og metode
• Uddeleger gerne ansvaret for kvalitetsovervågninger
33
Kvalitetsovervågning
• En kvalitetsovervågning kan være en evaluering med faste intervaller
• Apoteket tager stilling til: • hvordan evalueringen skal foregå • hvilke input der skal anvendes som grundlag for
evalueringen
34
Definition på evaluering:
Dokumenteret systematisk vurdering af en indsats for at se, hvordan det går, og om den lever op til fastlagte mål og krav.
Evalueringen danner grundlag for fremadrettede beslutninger om kvalitetsforbedringer.
35
Kvalitetsforbedring
• Efter hver kvalitetsovervågning tages der stilling til, om kvalitetsniveauet er tilfredsstillende
• Overvej på baggrund af kvalitetsovervågningen:
• Om der opnås tilstrækkelig effekt?
• Om apoteket lever op til fastsatte kvalitetsmål?
• Hvad kan gøres bedre?
• Nye mål?
• Kvalitetsforbedringer prioriteres og iværksættes i samarbejde med kvalitetsorganisationen og ledelsen
• Dokumentation af kvalitetsforbedrende tiltag
36
37
Standard Hvad skal
kvalitetsforbedres? Mål
Hvilke tiltag der skal gennemføres
Deadline Ansvarlig
Overvågning af målopfyldelse
Opfølgning på effekten
Status
1.1.4
Resultat: Gennemsnitlig kø-ventetid de sidste 2 måneder: 7 minutter hverdage mellem kl. 11.30 - 13.30 og 94 % venter højst 10 minutter Dato: 12/4 2016: Der har gentagne gange været problemer med
ventetiden i forbindelse med afholdelse af
frokosten. Et problem kan være at for mange går til frokost samtidig.
Den gennemsnitli
ge kø-ventetid må højst være 5 minutter, og
95 % af kunderne må højst vente
10 minutter.
Maks 2-3 personer må gå til frokost ad gangen. Frokosten fordeles evt. over
længere tid. Skema over frokosttider
udarbejdes og udfyldes dagligt af
den skrankeansvarlige.
AA
Skema over frokosttider
præsenteres på morgenmøde d.
18. april.
Ventetiden overvåges løbende.
Resultat 14/6 2016:
Gennemsnitlig kø-ventetid de sidste
2 måneder: 5,5 minut hverdage
mellem kl. 11.30 - 13.30 og 95 % venter højst 10
minutter. Ventetiden er blevet meget bedre, men er
stadig for høj. Der iværksættes ikke noget nyt, men
ventetiden overvåges fortsat.
I gang
38
39
40
1.2.1 - Kvalitetsstyring
• Kvalitetsorganisationen/ledelsen kan vælge at placere/uddelegere ansvarsområder på relevante medarbejdere
• Hvem er tovholder?
• Overordnet plan for kvalitetsovervågning – Krav i 1.2.1 indikator 3
• Oversigt kvalitetsovervågning - Bilag 3 i Bogen om akkrediteringsstandarder
• Forskellige kvalitetsværktøjer
Øvelse 2 – kvalitetsudvikling
41
Opsamling på øvelse
42
43
Dagens kage - Kaffepause
Udføre
44
Implementering
Implementering af DDKM
• Er handlingsorienteret
• Viser at apoteket arbejder i overensstemmelse med apotekets dokumenter
• Der stilles ikke krav om særskilt skriftlig dokumentation for opfyldelse af indikatorer
• Vurderingen vil ske ud fra observation og interview ved ekstern survey
45
46
Drøftes i plenum - Implementering af en ny arbejdsgang. Tag evt. udgangspunkt i en arbejdsgang I fornylig har ændret på jeres apotek. Det kan være en arbejdsgang, som involverer alle eller kun få i organisationen.
• Hvordan implementeres den nye arbejdsgang?
• Hvem har ansvaret for at implementere den nye arbejdsgang?
• Hvilke medarbejdere skal informeres? I hvilket forum?
• Hvem har ansvaret for opfølgning?
• Hvor lang tid skal der gå, før der følges op?
47
Implementering af en kvalitetsforbedring
• Hvad er en kvalitetsforbedring? Store? Små?
• Hvordan implementeres en kvalitetsforbedring?
• Hvem implementerer en kvalitetsforbedring?
• Hvor mange kvalitetsforbedringer kan man arbejde med samtidig?
48
De 3 spørgsmål
• Hvad ønsker vi at opnå?
• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?
• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?
49
Hvad ønsker vi at opnå? - Flere medicinsamtaler
• Klart defineret mål: Fx 30 % flere samtaler/mdr.
Flere indikatorer:
• Antal gennemførte samtaler/mdr.
• Antal kunder der siger nej tak
• Antal kunder der får tilbudt ydelsen
• Fastlægge en tidsramme – fx 3 mdr.
50
De 3 spørgsmål
• Hvad ønsker vi at opnå?
• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?
• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?
51 Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet
Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? • Hvad er problemet? - undersøg problemet
Flere problemstillinger:
• Rekruttering: viden, træning/uddannelse, hjælpeværktøjer
• Organisering: lokale/omgivelser, hvilke ugedage, ressourcer
• Afholdelsen: mødeform (fysisk eller telefon), mødestruktur, forberedelse
52
De 3 spørgsmål
• Hvad ønsker vi at opnå?
• Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring?
• Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring?
53 Institut for Kvalitet og Akkreditering i Sundhedsvæsenet
Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? - og ikke bare en forandring • Vi skal kende udgangspunktet
• Vi skal kende målet
• Vi skal måle og dokumentere vores data
• Vi skal analysere på data
• Vi skal følge op på, om det gik som forventet
Planlægnings-møde
Ekstern survey
Rådgivning Fysisk
midtvejsbesøg
Rådgivning
Akkrediteringsproces
54
Akkreditering er en treårig cyklus
men
kvalitetsudvikling er en løbende proces
Plan
Do
Study
Act
Plan
Do
Study
Act
Plan
Do
Study
Act
55
www.ikas.dk
DIPUS App til IOS og Android
Brug af Logo
57
Den kvalitetsansvarliges rolle
Ambassadør – går forrest
Forståelse for standardernes indhold og krav
Kender akkrediteringsprocessen og guider apoteket herigennem
Støtter kolleger til at omsætte standarder til det faktiske arbejde
Medvirker til kontinuerlig læring og kvalitetsudvikling
Er bindeleddet mellem apoteket og rådgiveren fra IKAS
58
Inddragelse af kolleger
• Hvordan bliver kvalitetsudvikling til et fælles projekt?
59
60
Afslutning på kurset
• Formål: At introducere jer for DDKM for apoteker
• Jeres forventninger til kurset
• Hvad har været godt?
• Hvad har været mindre godt – hvorfor?
• Evaluering af kurset – hvilken e-mailadresse må vi sende til?
61
Tak for i dag