2-й тренировочный модульТРУДОУСТРОЙСТВО ЧЕРЕЗ
КАРЬЕРНЫЕ ЦЕНТРЫ
Ярмарки вакансий и установление
контактов
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВСТРЕЧУ
• Тщательное планирование – залог успешности любого мероприятия– Начинать нужно как можно раньше– Требуется разработать детальный план управления, включающий
в себя расписание и смету расходовКак же выглядит такой план управления? Об этом вы узнаете за следующий час!
Пожалуйста, помните, что данное руководство является лишь образцом, который может не охватывать весь спектр необходимой информации и возможных требований.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Ключевые составляющие плана управления• Подробная информация о мероприятии• Организационный комитет (кадровое планирование)• План мероприятий• Финансовое планирование (бюджет)• Страхование• Место проведения• Организация движения транспорта и пешеходов• Список контактов• Оценка мероприятия
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Подробная информация о мероприятии
• Название мероприятия• Время и место проведения
– проверьте, не запланированы ли в этом месте иные мероприятия – не менее важно учитывать временные рамки – проводите мероприятие в то время, которое позволит расширить
целевую аудиторию и добиться наибольшей эффективности– помимо непосредственно времени проведения мероприятия,
указывайте также время проведения организационных работ до и после мероприятия
• Связь во время мероприятия
– за общую организацию мероприятия несет ответственность менеджер мероприятия
– необходимо обеспечить связь с менеджером мероприятия на стадиях планирования, проведения и оценки
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организационный комитет (кадровое планирование) (1)
• Как правило, одному человеку очень сложно организовать мероприятие, для этого требуется команда
• Необходимо провести распределение обязанностей и заблаговременно принять соответствующие решения согласно размеру вашего бюджета– Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы
каждый член команды понимал, что он должен делать и каков ожидаемый результат его действий
– Минимальный состав организационного комитета может выглядеть следующим образом: • Менеджер мероприятия• Казначей• Иные участники, ответственные за информационное освещение и
секретарскую работу• Рядовые члены комитета, обязанности которых будут назначаться
по мере работы
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организационный комитет (кадровое планирование) (2)
• Постарайтесь организовать работу таким образом, чтобы в ней участвовали как волонтеры, так и наемный персонал– Найдите решение, удовлетворяющее волонтеров и организационный
комитет
• При организации мероприятия комитетом ключевую роль играет менеджер мероприятия.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
План мероприятий
• Планирование мероприятий должно быть осуществлено заблаговременно– Практика показывает
• В зависимости от масштабов мероприятия его планирование должно начаться примерно за 6 месяцев до его начала
• Для фестивалей планирование должно начинаться за 10 месяцев до начала– Нужно распределить приоритеты – не все мероприятия могут
проводится одновременно
• Необходимо создать список планируемых мероприятий и ознакомить с ним членов комитета
• Необходимо разработать последовательный план-график• Необходимо назначить ответственных лиц
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (1)
Какой бы ни была ваша изначальная задумка, главное – обеспечить ее жизнеспособность в финансовом плане.
•Бюджет– Проведите планирование доходов и расходов с тем, чтобы
добиться бюджетного баланса– Используйте сводные таблицы– Некоторые организации не обязаны платить НДС – учитывайте это
при планировании– Для упрощения контроля средств создайте отдельный банковский
счет
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (2)
• Финансовая поддержка – Скорее всего ваше мероприятие не позволит получить столько
средств, сколько требуется для покрытия всех расходов, вследствие чего необходимо найти источники финансирования.
– Ими могут стать: • Государственные органы• Доверительные фонды, фондовые и неправительственные организации• Органы местного самоуправления • Частные лица • Предприятия
– Необходимо заняться поиском финансовой поддержки как можно раньше, поскольку утверждение и выделение средств может занять значительное время.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Финансовое планирование (3)
• Каким могут быть возможные доходы и расходы?Доход Расходы• Заработанный доход –
продажа билетов, атрибутики, питания и т.п.
• Накладные расходы - административные расходы, аренда офиса, телефон
• Нетрудовой доход – государственные гранты, пожертвования от частных лиц или фондов и т.п.
• Затраты на месте - аренда земель, монтаж навесов и сцены, буфетно-кухонной оборудование,
• Затраты на творческих работников – плата исполнителям, размещение, дорожные затраты, прокат инструментов
• Маркетинговые расходы - печать буклетов / листовок / программ, субподрядчики, освещение мероприятия
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Страхование
• Управление общественным мероприятием включает в себя обеспечение безопасности организаторов, волонтеров, внештатных сотрудников, вовлеченных в организацию мероприятия лиц и общественности.
• Менеджерам мероприятий рекомендуется проводить полное страхование гражданской ответственности и получать юридические консультации в рамках стратегии управления рисками
• Имущество и оборудование также должны быть застрахованы.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Место проведения (1)
• План местности– Очень важно разработать
ясный план местности– План местности – это карта
мероприятия. Такой план является неотъемлемой частью эффективного планирования и управления
– План местности должен быть доступным для понимания и размещен в ключевых пунктах
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Место проведения (2)
• Контрольный список– Что должно входить в план местности?
• Центр координации • Расположение мест для сидения• Способы связи• Рабочие площадки• Места для парковки• Туалеты• Пункты оказания первой помощи• Места выступления• Входы и выходы• Дополнительно:
– аварийный доступ– сотрудники безопасности– противопожарное оборудования– места для курения
Зависит от масштаба мероприятия
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Организация движения транспорта и пешеходов
• Необходимо организовать мероприятие таким образом, чтобы посетители не создавали неудобств ближайшим предприятиям и жилым домам, а также с целью обеспечения свободного доступа аварийно-спасательных служб и организаторов.
• Нужно обратить внимание на следующее: – Достаточное количество парковочных мест, включая резервные
места– Доступ для людей с ограниченными возможностями– Предпочтительные пути к месту проведения– Достаточное освещение (вечер / ночь)– Маршрутные такси (если необходимо)
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Список контактов
• Полезно создать список с контактными данными организаторов и внести туда дополнительные контакты, которые могут быть полезны в день мероприятия.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Оценка
• По завершении мероприятия важно оценить, насколько удалось достичь поставленных целей. Это позволит вам выявить недостатки и внести соответствующие изменения в план управления, способствующие дополнительному успеху следующего мероприятия.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Общие аспекты (1)
• Составьте список задач и график реализации проекта– Составьте список задач и график реализации в самом начале
планирования, указав окончательные сроки. Способствуйте тому, чтобы руководящий персонал сам ставил задачи, сроки и распределял обязанности в пределах области своей компетенции.
• Разработайте расписание очередных встреч и регистрации– Встречайтесь с вашей командой на регулярной основе (например,
раз в неделю), рассказывая о достигнутом прогрессе и обсуждая будущие действия. По мере приближения даты мероприятия может потребоваться повысить частоту проведения встреч.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
Общие аспекты (2)
• Внедряйте в управление онлайн инструменты– Рассмотрите возможность использования свободного
программного обеспечения для управления проектами, например Basecamp или Open Atrium. Dropbox, Google группы и документы, а также PBworks могут быть эффективными средствами обмена документами и управления информацией внутри команды.
• Веселитесь– Объем работ может быть настолько большим, что это будет
оказывать на вас давление. Старайтесь привнести в работу как можно больше веселья. Попробуйте сплотить коллектив: устраивайте совместные ужины после встреч, вместе посещайте различные развлекательные мероприятия.
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
А ТЕПЕРЬ ПОПРОБУЙТЕ СОЗДАВАТЬ СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ ПЛАН
УПРАВЛЕНИЯ!
www.fh-joanneum.atMANAGEMENT
КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ
Клаудия Линдич| Младший преподаватель| НИОКР |
E-Mail: [email protected]
Адрес:Эггенбергер-аллее 11 | A-8020 Грац | АВСТРИЯ
Тел: +43 (0)316-5453 6832Факс: +43 (0)316-5453 9 6832
| Институт международного менеджмента @ кафедра менеджмента |www.fh-joanneum.at/mem
СПАСИБО