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CONTRÔLE INTERNE
ACHATS & FOURNISSEURS
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1 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Réalité : toutes les factures enregistréescorrespondent à des achats réels.
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RISQUES POTENTIELS
Constatation d'une charge sans sa contrepartie oudouble enregistrement.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Lien entre le bon de réception et/ou l'entrée en stocket la facture, ou suivi des prestations reçues et la facture.
Identification des doubles de facturation à la réception(duplicata).
Comptabilisation des originaux des factures
uniquement en présence du bon de commande et dubon de réception.
Rapprochement des quantités commandées, reçues etfacturées.
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2 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Concerne la société : tous les achats facturés sonteffectués dans l’intérêt de l’entreprise qui lescomptabilise.
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RISQUES POTENTIELS
Engagement d'achats sans rapport avec lesbesoins réels de l'entreprise :
- confusion de patrimoine,
- sur stockage et risque d'obsolescence des stocks.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Autorisation préalable des commandes et contrôle decette autorisation ; liste des personnes habilitées à
signer les bons de commandes. Procédure permettant le recensement et le suivi desbesoins réels de l'entreprise.
Mise à jour régulière du fichier des fournisseurs.Séparation des fonctions réception et comptabilisation.
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3 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Tous les achats sont saisis et enregistrés.
Tous les retours de marchandises aux fournisseurssont saisis et enregistrés.
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RISQUES POTENTIELS
Non exhaustivité des enregistrements comptables.
Entrées en stock sans enregistrement de la charge.
Sorties de stock (retours au fournisseur) sansenregistrement du produit.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Séparation des fonctions réception et comptabilisation.
Sécurité physique des stocks et lien entre l'entrée en
stock et la constatation de la charge.
Rapprochement entre bon de réception, bon d'entréeen stock et/ou mouvement d'inventaire permanent, et
enregistrement de la charge. Prénumérotation des bons de réception.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Suivi des commandes non livrées par antériorité dedate de commande.
Suivi des réceptions non facturées. Suivi des factures en attente d'approbation.
Identification et appréciation régulière des charges
connexes aux achats (frais de transports, droits dedouane...).
Suivi des retours n'ayant pas donné lieu à l'émissiond'un avoir.
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4 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Toutes les livraisons (retours) ne sont facturées
qu’une seule fois.Toutes les factures (avoirs) ne sont comptabiliséesqu’une fois
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RISQUES POTENTIELS
Un double enregistrement comptable
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Rapprochement entre bon de réception, bon d'entrée en
stock et/ou mouvement d'inventaire permanent, etfacture.
Destruction des duplicata de facture.
Mention de la comptabilisation portée sur la facture.
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5 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Tous les achats ainsi que les produits ou chargesconnexes sont correctement imputés, totalisés etcentralisés.
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RISQUES POTENTIELS
Litiges fournisseurs non décelés.
Risque de règlement non justifié.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Règles d'imputation claires des fonctions mises à ladisposition des personnes chargées de la
comptabilisation et notamment :- code fournisseur
- plan comptable
- distinction charges et immobilisations- codification analytique.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Contrôle des imputations.
Rapprochement des relevés envoyés par les
fournisseurs avec le compte individuel.
Lettrage régulier des comptes fournisseurs.
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6 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Tous les achats enregistrés sont correctement
évalués.
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RISQUES POTENTIELS
Litige avec les fournisseurs ou surévaluation du
coût pour l'entreprise.
Mauvaise appréciation des dettes en devises.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES Rapprochement des éléments de la facture avec leséléments de la commande (prix, quantités, calcul, TVA).
Suivi et contrôle des rabais, remises et ristournes.
Les taux des devises doivent être régulièrementtransmis au service chargé de la comptabilisation desfactures (au service informatique en cas de conversion
automatique). Les montants en devises doivent être facilementidentifiables pour permettre leur actualisation à laclôture de l'exercice.
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7 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Tous les achats ainsi que les produits et chargesconnexes sont enregistrés dans la bonne période.
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RISQUES POTENTIELS
Mauvais rattachement des charges et desproduits à l'exercice considéré.
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
État des bons de livraison non facturées, lien avecl'entrée en stocks.
État des bons de retour et de réclamation sans avoir,lien avec la sortie de stock.
Dispositif de clôture et procédures d'audit diffusées
pour le recensement des services reçus non encorefacturés.
Méthode d'abonnement des charges récurrentes(loyers, assurances...).
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8 - OBJECTIF DE CONTRÔLE
Tous les paiements sont autorisés et correctementenregistrés
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RISQUES POTENTIELS
Règlements non justifiés sur des factures enlitiges.
Risque de non recouvrement (fournisseursdébiteurs).
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PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Autorisation préalable et contrôle des conditions derèglement.
Contrôle et suivi des avances accordées auxfournisseurs par commande.
Séparation des fonctions entre la trésorerie et la
comptabilité fournisseurs. Prénumérotation des titres de paiement et contrôledes séquences sur le journal de trésorerie.
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ACHATS & FOURNISSEURS
PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR
CONTRE CES RISQUES
Rapprochement des titres de paiement avec les pièces
justificatives. Lettrage des règlements avec comptes fournisseurs.
Contrôle des journaux de trésorerie pour éviter lesdoubles règlements.
Mise à jour régulière des signatures autorisées.
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