Instructores: Instructores:
Adrián JudzikAdrián Judzik
Leandro NineLeandro Nine
Mariano TranfoMariano Tranfo
Camilo RomeCamilo Rome
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/320 al 24 de Septiembre de 20 al 24 de Septiembre de
20042004
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Objetivos del Curso
El objetivo propuesto para el presente curso es introducir a los participantes a los aspectos generales de la seguridad y controles de procesos de negocios de la plataforma de procesamiento SAP R/3.
A través del mismo, se cubrirán los conceptos principales del módulo Basis y los procesos de negocios comercial, abastecimientos y financiero
El objetivo propuesto para el presente curso es introducir a los participantes a los aspectos generales de la seguridad y controles de procesos de negocios de la plataforma de procesamiento SAP R/3.
A través del mismo, se cubrirán los conceptos principales del módulo Basis y los procesos de negocios comercial, abastecimientos y financiero
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Agenda
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09:00 - 10:45
Conceptos básicos de la arquitectura de SAP R/3Concepto de sistemas y mandantes
Introducción al concepto de autorización
Introducción al Modelo de Procesos en SAPConceptos Básicos del Ciclo Comercial
Conceptos Básicos del Ciclo Abastecimiento
Conceptos Básicos del Ciclo Financiero
10:45 - 11:00
11:00 - 12:45
Modelo Cliente – Servidor de SAP R/3Descripción de la estructura organizativa de SAP R/3
ObjetosAutorizacionesPerfiles
Procesamiento de Órdenes de Venta
Procesamiento de Órdenes de Compra
General Ledger y Estados Contables
12:45 - 14:00
14:00 - 15:45
Descripción de la estructura de tablas
RolesUsuarios
Entregas y Distribución RecepcionesIntegración de los ciclos financieros de cuentas por cobrar y pagar
15:45 - 16:00
16:00 - 17:45
Concepto de transacciones, reportes y programas
Herramientas básicas de consulta de la seguridad en SAP R/3Introducción al concepto de transporte.
Facturación y Cobranzas
Procesamiento de Facturas y PagosDatos Maestros de Materiales
Datos Maestros de Proveedores Datos Maestros de Clientes
17:45 - 18:00
Break
Consultas
DIAHora
Break
Almuerzo
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/3
SeguridadSeguridad
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Una colección de aplicaciones que pueden ser utilizadas para administrar todo el negocio.
Los Sistemas ERP integran ventas, producción, recursos humanos, logística, contabilidad, entre otras funciones empresariales.
Permite compartir una base de datos y herramientas de analisis del negocio entre todas las funciones.
Qué es SAP?
EnterprisEnterprisee
ResourcResourcee
PlanningPlanning
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Complejidades del Sistema SAP R/3
Todos los modulos se encuentra integrados de Todos los modulos se encuentra integrados de forma on-line o bien por interfaces internas.forma on-line o bien por interfaces internas.
Los datos no son almacenados de forma Los datos no son almacenados de forma redundante (Base de datos totalmente redundante (Base de datos totalmente relacionada).relacionada).
Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser mantenidas en forma directa por el usuario.mantenidas en forma directa por el usuario.
Miles de reportes estándar, junto a la capacidad Miles de reportes estándar, junto a la capacidad de definición de nuevos reportes.de definición de nuevos reportes.
Aproximadamente mas de 100.000 programas.Aproximadamente mas de 100.000 programas. Cientos objetos de autorización diferentes para Cientos objetos de autorización diferentes para
proteger programas y datos.proteger programas y datos. Facilidades para la importación de todo tipo de Facilidades para la importación de todo tipo de
datos datos
Todos los modulos se encuentra integrados de Todos los modulos se encuentra integrados de forma on-line o bien por interfaces internas.forma on-line o bien por interfaces internas.
Los datos no son almacenados de forma Los datos no son almacenados de forma redundante (Base de datos totalmente redundante (Base de datos totalmente relacionada).relacionada).
Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser Miles de tablas, muchas de las cuales pueden ser mantenidas en forma directa por el usuario.mantenidas en forma directa por el usuario.
Miles de reportes estándar, junto a la capacidad Miles de reportes estándar, junto a la capacidad de definición de nuevos reportes.de definición de nuevos reportes.
Aproximadamente mas de 100.000 programas.Aproximadamente mas de 100.000 programas. Cientos objetos de autorización diferentes para Cientos objetos de autorización diferentes para
proteger programas y datos.proteger programas y datos. Facilidades para la importación de todo tipo de Facilidades para la importación de todo tipo de
datos datos
R/3R/3Client/ServerClient/Server
FIFI
COCOAMAM
PSPS
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ISIS
MMMM
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PPPP
QMQM
PMPM
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FIFI
COCO
AMAM
PSPS
WFWF
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
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QMQM
PMPM
Módulos del Sistema SAP R/3
R/3R/3Client/ServerClient/Server
Sales & DistributionSales & Distribution
Asset Management
Asset Management
Cost Accountin
g
Cost Accountin
g
Materials Management
Materials Management
ProductionPlanningProductionPlanning
QualityAssuranceQualityAssurance
Plant MaintenancePlant Maintenance
Human ResourcesHuman Resources
ProjectSystems
ProjectSystems
WorkflowWorkflow
Industry SolutionsIndustry Solutions
Financial AccountingFinancial Accounting
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Capa FuncionalCapa Funcional
Sistema Base Sistema Base
Software de BaseSoftware de Base
• Finanzas
• Compras
• Ventas
• Inventarios
• Workbench
• Customizing
• Cross Appl
• Seguridad
• Sistema Operativo
• Motor de Base de Datos
Arquitectura Básica de SAP R/3
BASISBASIS
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1010
Qué es BASIS?
• Es la estructura técnica que hace que Es la estructura técnica que hace que el sistema funcione.el sistema funcione.
• Es la estructura técnica que hace que Es la estructura técnica que hace que el sistema funcione.el sistema funcione.
BASISBASIS
FIFI
COCOAMAM
PSPS
WFWFISIS
MMMM
HRHR
SDSD
PPPP
QMQM
PMPM
• BASIS se refiere al interior, o BASIS se refiere al interior, o capa “Middleware”, del capa “Middleware”, del producto SAP R/3.producto SAP R/3.
• BASIS se refiere al interior, o BASIS se refiere al interior, o capa “Middleware”, del capa “Middleware”, del producto SAP R/3.producto SAP R/3.
• Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, Reportes, etc.)Reportes, etc.)
• Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP Es necesario para poder realizar cualquier uso del sistema SAP R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, R/3 (Finanzas, Logística, Administración de Proyectos, Reportes, etc.)Reportes, etc.)
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Terminología SAP
• Mandante:Mandante: Es una entidad organizacional y legal. Posee su Es una entidad organizacional y legal. Posee su propio conjunto de datos. En términos técnicos se lo refiere a propio conjunto de datos. En términos técnicos se lo refiere a un sistema lógico con datos maestros y transaccionales un sistema lógico con datos maestros y transaccionales totalmente diferenciados. totalmente diferenciados.
• Landscape Sistema SAP:Landscape Sistema SAP: Todos los sistemas SAP (Instancias) Todos los sistemas SAP (Instancias) involucradas en el proyecto de implementación y sus involucradas en el proyecto de implementación y sus respectivas arquitecturas de mandantes. Estos sistemas respectivas arquitecturas de mandantes. Estos sistemas deben acceder a un directorio de transporte común a todos deben acceder a un directorio de transporte común a todos ellos. ellos.
• Customizing:Customizing: Método de configuración de la funcionalidad Método de configuración de la funcionalidad del sistema SAP R/3. Permite establecer el funcionamiento del sistema SAP R/3. Permite establecer el funcionamiento del sistema de forma que cumpla con las necesidades del sistema de forma que cumpla con las necesidades específicas del negocio de la compañía. específicas del negocio de la compañía.
• Development:Development: La creación de reportes, interfaces, programas La creación de reportes, interfaces, programas de conversión y mejoras se realiza utilizada el conjunto de de conversión y mejoras se realiza utilizada el conjunto de herramientas de desarrollo (ABAP Development Workbench, herramientas de desarrollo (ABAP Development Workbench, RFC, etc.) RFC, etc.)
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Arquitectura SAP R/3
ProductionPlanning
MaterialsManagement
Finance andControlling
Sales andDistribution
Human Resources
BASE DE BASE DE DATOSDATOSBASE DE BASE DE DATOSDATOS
HARDWAREHARDWAREHARDWAREHARDWARE
BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3BASIS SAP R/3SISTEMA SISTEMA
OPERATIVOPERATIVOO
SISTEMA SISTEMA OPERATIVOPERATIV
OO
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Presentation
Aplication Database
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TiersTiers
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TiersTiers
Landscape SAP R/3Modelo cliente/servidor
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TransaccionesTransacciones
DESDES TSTTST PRDPRD
MANDANTESMANDANTES(Entidad Lógica)(Entidad Lógica)
MANDANTESMANDANTES(Entidad Lógica)(Entidad Lógica)
Perfil de la
instancia
Perfil de la
instancia
Landscape SAP R/3Estructura del ambiente SAP R/3
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Interfaces Sistema SAP R/3
Database interface
Presentationinterface
Operating systeminterface
R/3 Base SystemR/3 Base System
Operating Operating systemsystem
R/3 ApplicationsR/3 ApplicationsUsuarios
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The Presentation Layer
The Application Layer
The Database Layer
Agrupamiento Lógico
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Presentation Layer Software: SAPGUI
• MS DOS 3.3, o mayorMS DOS 3.3, o mayor
• Windows 3.1, o mayorWindows 3.1, o mayor
• 80486 procesador o mayor80486 procesador o mayor
• 30-60 MByte disco libre (min.)30-60 MByte disco libre (min.)
• MS DOS 3.3, o mayorMS DOS 3.3, o mayor
• Windows 3.1, o mayorWindows 3.1, o mayor
• 80486 procesador o mayor80486 procesador o mayor
• 30-60 MByte disco libre (min.)30-60 MByte disco libre (min.)
Servidor de Presentación
The Presentation Layer
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reside en:
Servidor de Aplicación
The Application Layer
Application Servers: Application Servers: Equipamiento Equipamiento especializado con gran cantidad de CPU y especializado con gran cantidad de CPU y memoria RAM.memoria RAM.
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reside en:
Servidor de Base de Datos
The Database Layer
Database Servers: Database Servers: Sistemas especializados Sistemas especializados con dispositivos de alta velocidad y gran con dispositivos de alta velocidad y gran capacidad de almacenamiento.capacidad de almacenamiento.
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Mandantes y usuarios por defecto
MandantMandanteses
MandantMandanteses
• 000 Sap 000 Sap TemplateTemplate
• 001 Sap 001 Sap TemplateTemplate
• 066 066 EarlywatchEarlywatch
• 000 Sap 000 Sap TemplateTemplate
• 001 Sap 001 Sap TemplateTemplate
• 066 066 EarlywatchEarlywatch
UsuariosUsuariosUsuariosUsuarios
• SAP*SAP*
• DDICDDIC
• EarlywatchEarlywatch
• SAPCPICSAPCPIC
• SAP*SAP*
• DDICDDIC
• EarlywatchEarlywatch
• SAPCPICSAPCPIC
SAP’s Audit and Control AreasSAP’s Audit and Control Areas
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Procesos de
Negocios
Infraestructura IT
Otros Sistemas•Seguridad de
Aplicación•System Testing•Administración
del Control de Cambios •Riegos de la
Globalización•Controles de los
procesos de negocio SAP
•E - Commerce•Business Continuity
Planning
•Seguridad•Interfaces/
Conversiones•Integridad de la
información
•Riesgos del negocio y la industria
•Riesgos tecnológicos
•Acceso General
•Integridad Tecnológica
•Guias de seguridad
•Disaster Recovery Planning
SAPSystem
SAPSystem
Infraestructura TécnicaInfraestructura Técnica Sistemas LegacySistemas Legacy
Procesos de NegocioProcesos de Negocio
Sistema de control interno y Externo
Sistema de control interno y Externo
Ambiente de ControlAmbiente de Control
SAP R/3 SAP R/3
Marco de Control
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• Seguridad de aplicación• Configuración• Control de cambios• Transmisión de datos /
interfaces
• Seguridad de aplicación• System testing• Integridad de interfaces• Integridad de la información• Transformación de datos
• Controles de procesos
• business continuity planning
• tax & legal risk management
• Riesgo de la industria
• regulatory & compliance risks
• privacy risks• globalisation
risks
• Autentiucación / encripción
• Elasticidad operacional• Servicios de terceras
partes confiables• penetration testing• disaster recovery
planning• Accesos físicos• Guías de seguridad
customer
supplier/catalogue
risk environment
Aplicación SAPAplicación SAPAplicación SAPAplicación SAP
Aplicación E-businessAplicación E-businessAplicación E-businessAplicación E-business
Procesos de negocioProcesos de negocioProcesos de negocioProcesos de negocio
Ambiente de controlAmbiente de controlAmbiente de controlAmbiente de control
Marco de Control
internetintranetextranet
marketsite
Infraestructura técnicaInfraestructura técnicaInfraestructura técnicaInfraestructura técnica
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Marco de Control
Financial Integrity
Operational Efficiency & Effectiveness
Legal & Regulatory Compliance
Basis
Tables
LAN/W
AN
UNIX
Reven
ue &
Receiv
ab
les
ControlesControles
TecnologíaTecnología
ProcesoProcesoss
Authoriz
ation C
oncept
SAP Hie
rarc
hy
Fin
an
cia
l R
ep
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Focos de Control
Integración SAPIntegración SAPIntegración SAPIntegración SAPSAP es altamante integrado – los SAP es altamante integrado – los procedimientos de control no procedimientos de control no funcionaríanfuncionarían
SAP es altamante integrado – los SAP es altamante integrado – los procedimientos de control no procedimientos de control no funcionaríanfuncionarían
InversiónInversiónInversiónInversión SAP representa una inversión SAP representa una inversión significativa para cualquier compañíasignificativa para cualquier compañíaSAP representa una inversión SAP representa una inversión significativa para cualquier compañíasignificativa para cualquier compañía
Impacto del negocioImpacto del negocioImpacto del negocioImpacto del negocio SAP fuerza a un cambio en la forma SAP fuerza a un cambio en la forma que los negocios son llevados a caboque los negocios son llevados a caboSAP fuerza a un cambio en la forma SAP fuerza a un cambio en la forma que los negocios son llevados a caboque los negocios son llevados a cabo
Mejoras del procesoMejoras del procesoMejoras del procesoMejoras del proceso Los nuevos procesos deben ser Los nuevos procesos deben ser controladoscontroladosLos nuevos procesos deben ser Los nuevos procesos deben ser controladoscontrolados
TecnologíaTecnologíaTecnologíaTecnologíaRiesgos de Client / Server – los Riesgos de Client / Server – los controles no son tan fuertes como en controles no son tan fuertes como en MainframeMainframe
Riesgos de Client / Server – los Riesgos de Client / Server – los controles no son tan fuertes como en controles no son tan fuertes como en MainframeMainframe
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Riesgos de Seguridad, Auditoría y Control
Database server
Presentationserver
Seguridad Física
Administración de integredad de la base de datos
Control de cambios
Seguridad de sistema operativo
Administración y control de la configuración
Backup, Recovery y Contingency Planning
Application Server
Seguridad de redes
Políticas, normas y Procedimientos de
la compañía
SAP- Controles de SAP- Controles de procesos de negocioprocesos de negocioSAP- Controles de SAP- Controles de
procesos de negocioprocesos de negocio
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Objetivos de la Auditoría
• Basado en controles versus auditoría sustantiva
– Examinar la estructura de registración del sistema contable, versus la evaluación detallada del contenido del sistema.
• Comprender la diferencia entre controles:
– Inherente (Nativo del Sistema) • Métodos incorporados en el sistema para restringir las
actividades ilícitas
– Configurables• Métodos configurados por el usuario para prevenir las
actividades ilícitas
– Seguridad del sistema, parámetros, etc.
– Manuales• Comparaciones de reportes
• Firmas de aprobación
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Controles componente SAP Basis
ComponentComponente de e de
RevisiónRevisión
Seguridad
Seguridad
Mantenimie
Mantenimie
nto de nto de
tablastablas
Cambios a
Cambios a
los los
programas
programas
Segregació
Segregació
n de n de
funcionesfunciones
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Controles componente SAP Basis
• Riesgos:
– Debilidades asociadas a la Segregación de funciones debido a inadecuados procedimientos de seguridad en SAP
– Procesamiento de errores debido un inadecuado control sobre el mantenimiento de tablas
– Procesamiento de errores debido a alteraciones no autorizadas a los elementos de configuración de SAP
– Cambios a los programas ABAP no autorizados
– Programas incorrectos o defectuosos puestos en producción
– Modificaciones incorrectas en programas dentro del ambiente de producción
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3030
Controles componente SAP Basis
• Riesgos:
– La seguridad de SAP puede ser facilmente vulnerada por individuos informados
– SAP* puede ser utilizado para ejecutar transacciones invalidas
– Una inadecuada administración soslaya cualquier intento de control
– Administradores inexpertos pueden causar brechas en los controles
– Riesgo de fraudes mediante la utilización de usuarios inactivos o nunca utilizados
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Seguridad R/3 : BASIS, pero realmente…
• La seguridad de acceso está incluida en el BASIS de SAP R/3
• Direcciona TODA interacción con SAP R/3
• Complicada
• Expresamente diseñada
• Multiplicidad de variables
• Evolución Rápida
SAP R/3 Concepto de SAP R/3 Concepto de autorizaciónautorización
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3333
SAP R/3 Concepto de autorización… que es lo que se necesita?
• Prerequisitos
– Política de seguridad corporativa
– Un intento de establecer una adecuada segregación de funciones• Funciones de negocio
• Administradores de seguridad
• Departamente de sistemas
– Diseño basado en el módelo:Accesos otorgados en base a las necesidades del negocio
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Ele
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tos d
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eg
uri
dad
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tos d
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uri
dad
SA
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R/3
R/3
Ele
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uri
dad
SA
P
Ele
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tos d
e s
eg
uri
dad
SA
P
R/3
R/3
USUARIOSUSUARIOSUSUARIOSUSUARIOS
SAP R/3 Concepto de autorización(Con Profile Generator)
PERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOSPERFILES COMPUESTOS
PERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLESPERFILES SIMPLES
GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD COMPUESTOSCOMPUESTOS
GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD COMPUESTOSCOMPUESTOS
GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD SIMPLESSIMPLES
GRUPOS DE ACTIVIDAD GRUPOS DE ACTIVIDAD SIMPLESSIMPLES
AUTORIZACIONESAUTORIZACIONESAUTORIZACIONESAUTORIZACIONES
OBJETOS DE OBJETOS DE AUTORIZACIONAUTORIZACION
OBJETOS DE OBJETOS DE AUTORIZACIONAUTORIZACION
Perfil Perfil simple 1simple 1
Perfil Perfil simple 1simple 1
Perfil Perfil simple Nsimple N
Perfil Perfil simple Nsimple N
Grp. Grp. Actividad Actividad
compuesto compuesto 11
Grp. Grp. Actividad Actividad
compuesto compuesto 11
Grp. Grp. Actividad Actividad
compuesto compuesto NN
Grp. Grp. Actividad Actividad
compuesto compuesto NN
Grp. Grp. Actividad Actividad
simplesimple
Grp. Grp. Actividad Actividad
simplesimple
Grp. Grp. Actividad Actividad
simplesimple
Grp. Grp. Actividad Actividad
simplesimple
Grp. Grp. Actividad Actividad
SimpleSimple
Grp. Grp. Actividad Actividad
SimpleSimple
AutorizacióAutorizaciónn
AutorizacióAutorizaciónn
AutorizacióAutorizaciónn
AutorizacióAutorizaciónn
Valor Valor CampoCampo
Valor Valor CampoCampo
Valor Valor CampoCampo
Valor Valor CampoCampo
Valor Valor CampoCampo
Valor Valor CampoCampo
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3535
Secuencia de verificación de seguridad
El usuario accede al sistema SAP R/3El usuario accede al sistema SAP R/3
Ejecuta una transacciónEjecuta una transacción
El programa SAP es
invocado
El programa SAP es
invocado
Las rutinas de seguridad identifican
los objetos de autorización y valores
Las rutinas de seguridad identifican
los objetos de autorización y valores
Los valores requeridos por el programa se comparan
contra los valores de las autorizaciones
Los valores requeridos por el programa se comparan
contra los valores de las autorizaciones
Access
gra
nte
d
Access
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Cuando un usario SAP ejecuta una transacción... el usuario está ejecutando un programa ABAP
Cuando el programa ABAP es ejecutado, en ciertos puntos se verifica que el usuario haya sido autorizado para desarrollar las operaciones que conforman la transacción.
Cómo la seguridad es invocada dentro de SAPCómo la seguridad es invocada dentro de SAP
Secuencia de verificación de seguridad
if t043t-bukrs = space. message w103 with bkpf-bukrs. endif.
*------- Berechtigungspruefung fuer BUKRS ------------------------------ if g_status eq 1. _actvt = act_hinz. else. _actvt = act_vor. endif.
authority-check object f_bkpf_buk id 'ACTVT' field _actvt id 'BUKRS' field bkpf-bukrs. if sy-subrc ne 0. message e083 with bkpf-bukrs. endif.
*------- Kalkulationsschema lesen -------------------------------------- if tax-bukrs = space. call function 'FIND_TAX_SPREADSHEET' exporting buchungskreis = t001-bukrs importing schema = t005-kalsm exceptions not_found = 04. if sy-subrc ne 0. message e470 with t001-bukrs. endif.
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3737
Cómo la seguridad es invocada dentro de SAPCómo la seguridad es invocada dentro de SAP
Secuencia de verificación de seguridad
Transaction: XXXXCheck Objects:
1. S_TCODE= FS02 (Trans. code)
2. F_BKPF_BUK that Field 1 has value A that Field 2 has valueB ... … Return Code :
User Master RecordUser:XXXActivity Groups/Profiles ... ...Authorizations Field 1 has value from __ to __ Field 2 has value from __ to __
TEST
CONFIRMACION
EJECUTA LA TRANSACCION
FA
IL
ERROR MESSAGE(Not Authorized to...)ERROR MESSAGE(Not Authorized to...)
PA
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TRANSACTION EJECUTADATRANSACTION EJECUTADA
Una transacción puede requerir un conjunto de autorizaciones para ser procesada en forma completa. Por ejemplo, la ejecución de una transacción podría requerir hasta 10 autorizaciones individuales.
USUARIO
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• Objetos de Autorización
– Agrupación lógica de objetos
– Habitualmente establecidas por módulo funcional
Jerarquización a través de clasesJerarquización a través de clases
Introducción al concepto de seguridad
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• Objetos de Autorización
– Identificados unívocamente
– Se encuentran definidos en la tabla TOBJ
– Son utilizados durante el proceso de verificación de acceso
– Compuesto por:
• Nombre técnico y Descripción
• Campos
F_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUK
BUKRSBUKRSBUKRSBUKRS
ACTVTACTVTACTVTACTVT
OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO
CAMPOCAMPOCAMPOCAMPO
CAMPOCAMPOCAMPOCAMPO
Nociones sobre Objetos de AutorizaciónNociones sobre Objetos de Autorización
Introducción al concepto de seguridad
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4040
• Autorización
– Valores para un objeto determinado
– Relación univoca con el objeto de autorización
– Son utilizadas en el proceso de verificación de acceso
– Compuesta por:
• Nombre y descripción
• Valores
F_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUKF_BKPF_BUK
BUKRSBUKRSBUKRSBUKRS
ACTVTACTVTACTVTACTVT
OBJETOOBJETOOBJETOOBJETO
CAMPOCAMPOCAMPOCAMPO
CAMPOCAMPOCAMPOCAMPO
Z.FANCREDZ.FANCREDZ.FANCREDZ.FANCRED
1000100010001000
01010101
Nociones sobre AutorizacionesNociones sobre Autorizaciones
Introducción al concepto de seguridad
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
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PA
Advis
ory
- S
PA
4141
HER
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S B
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SH
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ICA
S SU03 - Actualizar autorizacionesSU03 - Actualizar autorizaciones
•Organización de objetos por Organización de objetos por clases de objetosclases de objetos
•Alta de autorizacionesAlta de autorizaciones
•Baja de autorizacionesBaja de autorizaciones
•Modificación de autorizacionesModificación de autorizaciones
SU03 - Actualizar autorizacionesSU03 - Actualizar autorizaciones
•Organización de objetos por Organización de objetos por clases de objetosclases de objetos
•Alta de autorizacionesAlta de autorizaciones
•Baja de autorizacionesBaja de autorizaciones
•Modificación de autorizacionesModificación de autorizaciones
Metodología ClásicaMetodología Clásica
Generación de autorizaciones
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
4242
– Contienen las autorizaciones
– Pueden ser asignados a los usuarios
– Son la base de la creación de autorizaciones del “Profile Generator”
Perfiles CompuestosPerfiles Compuestos
Perfiles SimplesPerfiles Simples
– Contiene Perfiles Simples
– Contiene otros Perfiles Compuestos
– Son asignados a los usuarios
– No son necesarios si es utilizado el “Profile Generator”
Introducción al modelo de perfiles
Advis
ory
- S
PA
Advis
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Advis
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- S
PA
4343
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AS
ICA
S SU02 - Actualizar perfiles de SU02 - Actualizar perfiles de autorizaciónautorización
•Creación de perfilesCreación de perfiles
•Baja de perfilesBaja de perfiles
•Modificación de perfilesModificación de perfiles
SU02 - Actualizar perfiles de SU02 - Actualizar perfiles de autorizaciónautorización
•Creación de perfilesCreación de perfiles
•Baja de perfilesBaja de perfiles
•Modificación de perfilesModificación de perfiles
Metodología ClásicaMetodología Clásica
Generación de perfiles
Advis
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- S
PA
Advis
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PA
Advis
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PA
Advis
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- S
PA
4444
CO
NC
EP
TO
DE
CO
NC
EP
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DE
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TO
RIZ
AC
ION
AU
TO
RIZ
AC
ION
CO
NC
EP
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DE
CO
NC
EP
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DE
AU
TO
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ION
AU
TO
RIZ
AC
ION
FI
HR
CLASE DE OBJETO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
TEXTO LARGO
NOMBRE TECNICO
OBJETO DE AUTORIZACION
AUTORIZACION
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
CAMPO
VALOR DE CAMPO
PERFIL
PERFIL GENERADO
PERFIL GENERADO
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
Jerarquía de Autorizaciones y Perfiles SimplesJerarquía de Autorizaciones y Perfiles Simples
Estructura de seguridad en SAP R/3
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
4545
AUTORIZACION
AUTORIZACION A
AUTORIZACION B
AUTORIZACION C
AUTORIZACION D
PERFIL SIMPLE
PERFIL SIMPLE M
PERFIL SIMPLE P
PERFIL COMPUESTO
PERFIL COMPUESTO X
PERFIL COMPUESTO Y
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
PERFIL SIMPLE N
PERFIL SIMPLE O
CO
NC
EP
TO
DE
CO
NC
EP
TO
DE
AU
TO
RIZ
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AU
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RIZ
AC
ION
CO
NC
EP
TO
DE
CO
NC
EP
TO
DE
AU
TO
RIZ
AC
ION
AU
TO
RIZ
AC
ION
Jerarquía de Autorizaciones, Perfiles Simples y Jerarquía de Autorizaciones, Perfiles Simples y CompuestosCompuestos
Estructura de seguridad en SAP R/3
Advis
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- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
4646
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ICA
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ICA
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S B
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ICA
S
TransaccionesTransaccionesTransaccionesTransacciones AutorizacionesAutorizacionesAutorizacionesAutorizaciones
ObjetosObjetosObjetosObjetos
Relaciones objetos / transaccionesRelaciones objetos / transacciones
Estructura de seguridad en SAP R/3
Advis
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- S
PA
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- S
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4747
HER
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AS
ICA
S PFCG - Actualizar grupos de PFCG - Actualizar grupos de actividadesactividades
•Alta de grupos de actividadesAlta de grupos de actividades
•Baja de grupos de actividadesBaja de grupos de actividades
•Modificación de grupos de Modificación de grupos de actividadesactividades
•Asociación a usuariosAsociación a usuarios
•Asociación a WorkflowAsociación a Workflow
PFCG - Actualizar grupos de PFCG - Actualizar grupos de actividadesactividades
•Alta de grupos de actividadesAlta de grupos de actividades
•Baja de grupos de actividadesBaja de grupos de actividades
•Modificación de grupos de Modificación de grupos de actividadesactividades
•Asociación a usuariosAsociación a usuarios
•Asociación a WorkflowAsociación a Workflow
Profile GeneratorProfile Generator
Desarrollo de la seguridad en SAP R/3
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
4848
–Estructura asociada al “Profile Generator”
–Menú de transacciones
–Transacciones
–Autorizaciones
–Basado en perfiles simples
TRXTRX
Grupos de ActividadGrupos de Actividad
Estructura de seguridad en SAP R/3
Advis
ory
- S
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Advis
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- S
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Advis
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- S
PA
4949
AUTORIZACION
AUTORIZACION A0..1 - A0..N
AUTORIZACION A1..1 - A1..N
AUTORIZACION BD..1 - B0--N
PERFIL SIMPLE
PERFIL SIMPLE A0
PERFIL SIMPLE B
GRUPO DE ACTIVIDADES
GRUPO DE ACTIVIDADES X
GRUPO DE ACTIVIDADES Y
USUARIO
USUARIO1
USUARIO2
PERFIL SIMPLE A1
CO
NC
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TO
DE
CO
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RIZ
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DE
CO
NC
EP
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DE
AU
TO
RIZ
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AU
TO
RIZ
AC
ION
Jerarquía de autorizaciones y G. A.Jerarquía de autorizaciones y G. A.
Estructura de seguridad en SAP R/3
Advis
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PA
Advis
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Advis
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Advis
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- S
PA
5050
Registro Maestro de Usuario
– Le son asignados los perfiles simples y compuestos y/o grupos de Actividades simples y compuestos
– Grupo de Usuarios
– Tipos de Usuarios
– Validez del Usuario
– Parámetros del Usuario
– Contraseña
– Marca de Bloqueo
Conceptos BásicosConceptos Básicos
Administración de usuarios
Advis
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PA
5151
HER
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ICA
SH
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RA
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S B
AS
ICA
S SU01 - Actualización de usuariosSU01 - Actualización de usuarios
•Alta de usuariosAlta de usuarios
•Baja de usuariosBaja de usuarios
•Modificación de usuariosModificación de usuarios
•Asociación de perfilesAsociación de perfiles
•Asociación de Grupos de Asociación de Grupos de ActividadesActividades
•Parámetros del usuarioParámetros del usuario
•Cambio de contraseñaCambio de contraseña
•BloqueosBloqueos
SU01 - Actualización de usuariosSU01 - Actualización de usuarios
•Alta de usuariosAlta de usuarios
•Baja de usuariosBaja de usuarios
•Modificación de usuariosModificación de usuarios
•Asociación de perfilesAsociación de perfiles
•Asociación de Grupos de Asociación de Grupos de ActividadesActividades
•Parámetros del usuarioParámetros del usuario
•Cambio de contraseñaCambio de contraseña
•BloqueosBloqueos
Generación de usuariosGeneración de usuarios
Administración de usuarios
Advis
ory
- S
PA
Advis
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PA
Advis
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PA
Advis
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- S
PA
5252
La información referente a la seguridad en SAP R/3 se encuentra almacenadas en las siguiente tablas.
USR01
USR02
Datos básicosDatos básicos
Datos AccesoDatos Acceso
UST04 Perfiles por usuarioPerfiles por usuario
UST10CPerfiles simples / Perfiles simples / CompuestosCompuestos
UST10S Perfiles Simples / Perfiles Simples / AutorizacionesAutorizacionesUST12Datos AutorizacionesDatos Autorizaciones
Tablas y reportes de seguridadTablas y reportes de seguridad
Seguridad en SAP R/3
Promoción a ProducciónPromoción a Producción
Advis
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PA
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Advis
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- S
PA
5454
El Sistema de TransporteEl Sistema de TransporteEl Sistema de TransporteEl Sistema de Transporte
Desarrrollo Test Producción
Servidores de aplicación
Servidor de Base de Datos
VisiónVisión GlobalGlobal
Sistema de transporte
Advis
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- S
PA
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PA
Advis
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PA
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PA
5555
Servidor Desarrollo Servidor de QA Servidor de Producción
11
Sistema de transporte
200CUST200
CUST
220CUST
+DATOS
220CUST
+DATOS
SANDSAND22
300TEST300TEST
400PROD400
PROD
33
310CAPA310
CAPA
Advis
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Advis
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PA
5656
Sistema de transporte
Servidor Desarrollo Servidor de QA Servidor de Producción
300TEST300TEST
400PROD400
PROD
44
11 200CUST200
CUST
220CUST
+DATOS
220CUST
+DATOS
SANDSAND22
310CAPA310
CAPA
Advis
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- S
PA
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PA
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- S
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- S
PA
5757
Sistema de transporte
Servidor Desarrollo Servidor de QA Servidor de Producción
55
11
200CUST200
CUST
220CUST
+DATOS
220CUST
+DATOS
SANDSAND22
300TEST300TEST
400PROD400
PROD
310CAPA310
CAPA
Advis
ory
- S
PA
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Advis
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PA
5858
Transport Management System (TMS):Utilidad para la migración de objetos de SAP y control de cambios de la aplicación. Se accede, básicamente, mediante las transacciones SE09, SE10 y STMS para la administración.
Que es TMS?????
Advis
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- S
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- S
PA
5959
Que es TMS?????
• El Workbench Organizer – es la herramienta primaria para la orgranización y mantenimiento de los desarrollos. La herramienta es usada para registrar los cambios a los objetos de desarrollo y customizing como son:
– Objetos y programas del ABAP/4 Data Dictionary
– Pantallas, definiciones en las interfaces con los usuarios y documentación.
– Objetos transaportables de la aplicación y el customizing.
Advis
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PA
6060
El Workbench Organizer mantiene un registro de los cambios siguiente la siguiente jerarquia:
El mecanismo por el cual el sistema de transporte (TMS) registra y controla todos los cambios realizados al repositorio o al customizing.
Es un documento utilizado con el propósito de transportar los cambios a los objetos del repositorio y de las parametrizaciones del customizing a un sistema destino.
Task
Task
Task
Change Requests(Transport)
Que es TMS?????
Advis
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- S
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Advis
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PA
6161
El proceso: Create, Maintain, and Transport Customizing Settings
CREAR Y DOCUMENTAR
LA CORRECCION
CREAR Y DOCUMENTAR
LA CORRECCION
SELECCIONAR LOS CONTENIDOS EN
LAS TRANSACCIONES DE
CUSTOMIZING
SELECCIONAR LOS CONTENIDOS EN
LAS TRANSACCIONES DE
CUSTOMIZING
CREAR LA ORDEN DE TRANSAPORTECREAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE
LIBERAR LA CORRECCIÓN EN LA ORDEN DE TRANSAPORTE
LIBERAR LA CORRECCIÓN EN LA ORDEN DE TRANSAPORTE
LIBERAR Y EXPORTAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE
LIBERAR Y EXPORTAR LA ORDEN DE TRANSAPORTE
VERIFICAR EL LOG DE
TRANSPORTE
VERIFICAR EL LOG DE
TRANSPORTE
IMPORTAR EN EL SISTEMA DESTINO
IMPORTAR EN EL SISTEMA DESTINO
Sistema de información de Sistema de información de usuariosusuarios
Advis
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- S
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6363
User Information System
• Utilizando el sistema de información de usuarios se puede visualizar desde SAP los datos relacionados con el Concepto de Autorización.
Transacción
Transacción
PathPath
SUIMSUIM Tools Administration User Maintenance Information system
Tools Administration User Maintenance Information system
Quien tiene acceso a una transacción determinadaQuien tiene acceso a una transacción determinada
Perfiles que contengan una autorización especificaPerfiles que contengan una autorización especifica
Autorizaciones con un valor especifico para un campo
Autorizaciones con un valor especifico para un campoCambios realizados en los registros maestros de usuarios
Cambios realizados en los registros maestros de usuariosCambios realizados en los perfilesCambios realizados en los perfiles
Ejemplos de información que puede ser obtenidaEjemplos de información que puede ser obtenida
Parámetros del sistemaParámetros del sistema
Advis
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- S
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ory
- S
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- S
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Advis
ory
- S
PA
6565
Parámetros
• Los parámetros del sistema son los valores por defecto utilizados para establecer el funcionamiento de ciertos aspectos del ambiente SAP R/3, como son:
– Características de performance
– Ubicación de directorios y archivos
– Reglas de construcción de contraseñas
– Mandante por defecto
• Se almacena en el archivos DEFAULT.PFL
• Los parámetros pueden ser visualizados mediante la transacción RZ11 o ejecutando el reporte RSPARAM
Advis
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- S
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- S
PA
6666
Parámetros
ParámetroParámetro
login/min_password_lng login/min_password_lng
Valor por Defecto
Valor por Defecto
33
Valor Recomendad
o
Valor Recomendad
o
66
Contraseñas
login/password_expiration_time login/password_expiration_time 00 30 - 4530 - 45
login/fails_to_session_endlogin/fails_to_session_end 33 33
login/fails_to_user_locklogin/fails_to_user_lock 1212 3-63-6
login/failed_user_auto_unlocklogin/failed_user_auto_unlock 11 00
login/system_clientlogin/system_client PRDPRD
login/disable_password_logonlogin/disable_password_logon 00
login/ext_securitylogin/ext_security
Advis
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- S
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- S
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6767
Parámetros
ParámetroParámetro
login/no_automatic_user_SAP* (or SAPSTAR)
login/no_automatic_user_SAP* (or SAPSTAR)
Valor por Defecto
Valor por Defecto
00
Valor Recomendad
o
Valor Recomendad
o
11
Seguridad
auth/no_check_in_some_casesauth/no_check_in_some_cases NN YY
login/disable_multi_gui_loginlogin/disable_multi_gui_login 00 11
login/multi_login_userslogin/multi_login_users
rdisp/gui_auto_logoutrdisp/gui_auto_logout 00 < 3600< 3600
auth/tcodes_not_checkedauth/tcodes_not_checked NN
auth/auth_number_in_userbufferauth/auth_number_in_userbuffer 10001000 20002000
auth/object_disabling_activeauth/object_disabling_active YY NN
Procedimientos de Procedimientos de auditoriaauditoria
Advis
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- S
PA
Advis
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- S
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- S
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- S
PA
6969
Procedimientos básicos de auditoría
• Obtener información básica del sistema SAP R/3:
– Versión de SAP
– Sistema operativo (SCO, AIX, Linux, Windows NT, etc.)
– DBMS (Oracle version, DB2, Informix, etc.)
– Mandante definidos en el sistema de producción
– Modulos implementados (FI, CO, MM, etc.)
– Cantidad y distribución de usuarios
– Estructura organizacional definida en el sistema (Sociedades, plantas, planes de cuentas, etc. )
– Nivel de customización del sistema
– Estructura organizacional del equipo de mantenimiento del sistema.
– Interfaces con desde y hacia otras aplicaciones
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7070
Procedimientos básicos de auditoría
• Obtener y evaluar las políticas de seguridad de la compañía
• Obtener y evaluar los procedimientos para la alta, baja y modificación de usuarios.
– Los usuarios temporarios deberían ser creados con fecha de vencimiento.
– How are initial passwords created
• Obtener y evaluar los procedimientos para la creación y modificación de perfiles y/o grupos de actividades.
Advis
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- S
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7171
Procedimientos básicos de auditoría
• Determinar quienes pueden ejecutar las transacciones relacionadas con la seguridad del sistema SAP R/3:
– Transacciones PFCG, SU01, SU02, SU03, SU...
– Authorizaciones
• S_USER_GRP (Users)
• S_USER_PRO (Profiles)
• S_USER_AUT (Authorizations)
• S_USER_AGR (Activity Groups)
• S_USER_TCD (Transaction Codes)
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- S
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7272
Procedimientos básicos de auditoría
• Passwords por defecto del sistema
– Utilizando la transación SA38 ejecutar el reporte RSUSR003
– Verificar para todos los mandantes los usuarios SAP*, DDIC, CPIC, Earlywatch.
– El resultado establece si las contraseñas para estos usuarios han sido cambiadas o no. • SAP* - 06071992 or PASS
• DDIC - 19920706
• Earlywatch - SUPPORT (exists in client 066 only)
• SAPCPIC - ADMIN
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- S
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7373
Procedimientos básicos de auditoría
• Todos los usuario deberían pertenecer a un grupo, especialemente en donde se encuentre un esquema de seguridad descentralizada.
– Utilizar laTransactión SE16, tabla USR02, o
– Mediante la transacción SA38, ejecutar el reporte RSUSR200
– El Grupo SUPER esta reservado para usuarios sensitivos como ser:
• Administradores de seguridad centralizada, DBAs, SAP*, DDIC
• Analizar los usuarios que se encuentren bloqueados o no que no hubieran accedido al sistema.
– SA38, report RSUSR200
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7474
Procedimientos básicos de auditoría
• El acceso a transacciones de programación normalmente no debería estar permitido en el ambiente de producción.
– Transaciones• SE01, SE09, SE10 - Transport Commands
• SE11-15 - data dictionary
• SE37 - ABAP Function Modules
• SE38 - ABAP Programming
• SE41 - Menu Painter
• SE80 - Workbench
– Objetos de autorización• S_DEVELOP
• S_PROGRAM
• S_TRANSPORT
Advis
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7575
Procedimientos básicos de auditoría
• El uso de perfiles con accesos a transacciones sensitivos debería estar prohibido.
– SAP_ALL
– SAP_NEW
– S_A.ADMIN
• El acceso a las siguientes transacciones debería estar restringido en el ambiente productivo.
– SA38
– SM49 (Unix)
– SM69 (Unix)
– SM52
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7676
Procedimientos básicos de auditoría
• Solo usuarios explicimante autorizados deberían poseer autorizaciones para los siguientes objetos de autorización.
– S_ADMI_FCD (System Administration Functions)
– S_BTCH_ADM (Batch Administrator)
– S_BTCH_JOB (other than RELE)
– S_SPO_ACT (Spool Administration)
– S_IMG (Implementation Guide)
– S_BDC_MONI (Monitor batch sessions)
– S_BTCH_NAM (Specify another user when executing a job. Job get authority of the named user)
– S_TCD_ALL (All transactions)
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- S
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Advis
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7777
Procedimientos básicos de auditoría
• Solo usuarios expresamente autorizados deberían tener acceso a la modificación de tablas.
– Transaciones
• SCC4 (updates T000, clients and system change options)
• SE16, SE17, SM30, SM31
– Authorizations
• S_TABU_DIS
• S_TABU_CLI (maintain client independent tables)
Advis
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PA
7878
Procedimientos básicos de auditoría
• Verificar que los procedimientos de control de cambios solo permitan incorporar modificaciones autorizadas en producción.
– Revisar las normas y procedimientos relacionadas con el control de cambios y promoción a producción.
– Revisar las opciones de modificación para todos los mandantes del sistema.
– Verrificar que no fueran incluidas modificaciones en producción
• Transaction SE16
• Table TADIR
• Enter ‘R’ in filter entry SRCDEP
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/3
Introducción al Introducción al modelo de modelo de ProcesosProcesos
Advis
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- S
PA
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8080
Sistema Facturador
Centro concentrador(60 en todo el país)
Sucursales Automatizadas(360 en todo el país)
Sucursales Manuales(940 en todo el país)
Parte diario de cierre de caja
Sistema Mosaic
Carga de transacciones en Mosaic
Carga de transacciones en sistema Concentrador
Correo Central (Adm. de Facturación Centralizada)
Actualización batcinput
al sistema SAP
=Conciliación Partes diarios
vs cargado en SAP
Actualización batcinput al sistema SAP
Sucursales con SAP(Vtas Corporativas: Productos
Postales, Monetarios, Telegráficos, Puerta a puerta)
Carga online de notas de pedidoen SAP
Carga online de NP recibidos en formularios
Formulario automático de nota de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)
Carga de transaccionestelegráficas online
Carga de transacciones online
Bajada de la transacciones
a diskette
Envío al Centro Concentrador
Sistema delMinisterio de
Trabajo
Telegramas Laborales
Ministerio de Trabajo
Lotes a facturar
Lotes a facturar al Ministerio de trabajo
CLP por Telefonogramas
Sistema Catrasco
Ingreso de CLP para facturación
Facturas a telefónicas
Contabilización manualsobre el sistema SAP
Movimiento físico de formularios
OnlineBatch
Productos Telegráficosen Cta.Cte.
(sistema por sucursal)
SIT /STS
Conceptos Generales - Modelo de Procesos
Sistema Concentrador
Formulario manual de nota de pedido (Vtas. en Cta. Cte.)
Parte diario de cierre de caja
Advis
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8181
ComercialComercialLogísticaLogística ProducciónProducciónP
R
O
V
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O
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P
R
O
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D
O
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Financiero / ControllingFinanciero / Controlling
C
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E
S
Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual concentra el total de información de la Organizaciónconcentra el total de información de la Organización..
MMMM PPPP SDSD
FIFI COCO
Modelo de Negocios SAP
Características Características PrincipalesPrincipales
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
8282
Overall SAPSystem
Accounting
FinancialAccounting
Controlling
GeneralLedger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
OverheadCost
Controlling
Product
Costing
Profit Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
ProductionPlanning
Quality
Management
Logistics
EnterpriseControlling
Conceptos Generales - Entorno Funcional SAP R/3
R/3R/3Client/ServerClient/Server
FIFI
COCO
AMAM
PSPS
WFWF
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
PPPP
QMQM
PMPM
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
Advis
ory
- S
PA
8383
Cliente
Area de Controlling
Plan de Cuentas
Area de Control de
Crédito
SociedadArea de
Negocios
Canal de Distribución
CentroOrganización de Compras Org. de
VentasDivisión
Area de Ventas
Esta relación sostiene las ventas de la sociedad.
Oficina de Ventas
Grupo de Ventas
Grupo de Compras
Puesto de Expedición
Almacén
Centro de Carga
Conceptos Generales - Estructura Organizativa
Advis
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- S
PA
Advis
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- S
PA
Advis
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- S
PA
Advis
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- S
PA
8484
Los Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos tradicionales
Los Datos Maestros son almacenados a través de tablas, lógicamente conectadas
Las actividades de alta / modificación / baja de datos se realizan una única vez
Los datos son disponibles desde todos los módulos
Los Maestros de Datos son específicos por cliente - mandante
La información de los Datos Maestros está determinada por vistas
Existen tablas dependientes e independientes del mandante
Un mal diseño de los Datos Maestros provoca problemas severos en el 80 % de las implantaciones
Conceptos Generales - Datos Maestros
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/3
Ciclo ComercialCiclo Comercial
Advis
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- S
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Advis
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- S
PA
8686
Ventas / Entregas / Facturación y Cobranzas
Toma de Toma de contactocontacto
Toma de Toma de contactocontacto
Gestión Gestión de de
pedidospedidos
Gestión Gestión de de
pedidospedidos
Modficación Modficación de stocksde stocks
Modficación Modficación de stocksde stocks
EntregaEntregaEntregaEntrega Pago de Pago de clientesclientes
Pago de Pago de clientesclientes
Planificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisis
Advis
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Advis
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PA
Advis
ory
- S
PA
8787
• AvailabilityCheck
• Transfer ofRequirements
• Shipping Point and Route Determination
• Delivery scheduling
• Pricing
• Credit Checking
• Output Creation(order confirmation, etc.)
1997
Visión General de Ventas
Advis
ory
- S
PA
Advis
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PA
Advis
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- S
PA
Advis
ory
- S
PA
8888
1997
Packing
Creating Shipping Papers
Shipping Point• Create deliveries• Check availability• Monitor order deadlines
Picking• Picking confirmation
Goods Issue• Transfer of goods
• Planning dates• Group deliveries
for shipment
Transportation Planning Point
Sales Order
Visión General de Despachos
Advis
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Advis
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- S
PA
8989
Order
Delivery
Invoice
Credit MemoRequest
Credit Memo
Debit MemoRequest
Invoice CancellationDocument
15.00
15.00
15.00
15.00
100.00
100.00
100.00
100.00
Debit Memo X
11 2A2A 2B2B
33
Visión General de Facturación
Advis
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- S
PA
Advis
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Advis
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PA
Advis
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- S
PA
9090
Business Process Integration in SAP Order Processing - Document Flow
QuotationInquiry Order DeliveryGoodsissue
Billingdocument
Update demand
Management
Run MPS/MRP
Inventory
Management
Update
Financials
SD
Sales orders ATP
PP
MM
FI/CO
Visión Integrada del Proceso Comercial
Advis
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- S
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- S
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- S
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Advis
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- S
PA
9191
OrderOrder
DeliveryDelivery InvoiceInvoice
OrderOrder DeliveryDelivery InvoiceInvoice
DeliveryDelivery InvoiceInvoice
OrderOrder DeliveryDelivery
OrderOrder DeliveryDelivery
OrderOrder
InvoiceInvoice
InvoiceInvoice
DeliveryDelivery
Invoice split
Multiple deliveries/invoicesper order
Collective invoice
OrderOrder DeliveryDelivery InvoiceInvoice
OrderOrder
OrderOrder
Consolidated Orders
Visión Integrada del Proceso Comercial - Variantes del Proceso
Advis
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9292
Sociedad FIÁrea de Ventas Organización de Ventas Canales de Distribución División
Área de Ventas
Nociones de elementos organizacionales del ciclo
Advis
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- S
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Advis
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PA
Advis
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PA
9393
Representa una unidad de ventas legal. Una Organización de Ventas es asignada a una Sociedad. Es, entre otros, responsable por el cumplimiento de los aspectos legales
relacionados con los productos u de otros aspectos relacionados con los clientes. Es responsable por la distribución de bienes y servicios. Es responsable por las negociaciones comerciales. Ejecuta toda la transacción empresarial. Cada transacción de negocio es procesada dentro de una Organización de Ventas.
Nociones de elementos organizacionales del ciclo
SalesOrganization
SAP
1
SalesOrganization 2
SalesOrganization
3 SalesOrganization
4
Sociedad 2Sociedad 1 Sociedad 3
Organización de Organización de VentasVentas
Advis
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- S
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Advis
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PA
Advis
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- S
PA
Advis
ory
- S
PA
9494
Usado para definir los materiales que llegan a los clientes y para asegurar que se cumple con la demanda del mercado en forma eficiente.
Dentro de una Organización de Ventas, un cliente puede ser provisto desde varios canales de distribución.
Diferentes requerimientos de clientes y contratos pueden ser asignados para cada Canal de Distribución definido.
Los canales de distribución incluyen:• Comercio Minorista• Comercio Mayorista• Venta Directa
Nociones de elementos organizacionales del ciclo
Canales de Distribución
Comercio Minorista
Comercio Mayorista
VentaDirecta
Organización de Ventas
Canal de Canal de DistribuciónDistribución
Advis
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- S
PA
Advis
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- S
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Advis
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- S
PA
Advis
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- S
PA
9595
Grupo de Productos donde cada producto es asignado. Acuerdos específicos de clientes pueden ser asignados para cada División. Se pueden realizar reportes de análisis estadísticos y estrategias de marketing para
cada División. Realizan, con fines internos, balances y cuentas de pérdida y ganancias. Todas las Sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las divisiones.
DivisiónDivisión 1 1 DivisiónDivisión 2 2 DivisiónDivisión 3 3
SociedadSociedad FI 1 FI 1 SociedadSociedad FI 2 FI 2
Nociones de elementos organizacionales del ciclo
DivisióDivisiónn
Advis
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- S
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9696
(División)
(Canal deDist.)
(OrganizaciónDe Ventas)
Organizaciónde Ventas
Organizaciónde Ventas
Área de Ventas 1
Área de Ventas 2
Área de Ventas 3
Área de Ventas 4
Área de Ventas 5
Nociones de elementos organizacionales del ciclo
Área de Área de VentasVentas
Advis
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- S
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- S
PA
9797
Lista de Lista de DistribuciónDistribución
Documentación Documentación de Materialesde Materiales
Orden Orden
Picking / Picking / PackPack
EnvíoEnvío
DistribuciónDistribución
Documentación Documentación de Contabilidadde Contabilidad
Proceso de Proceso de DespachoDespacho
FacturaciónFacturación
Actualización del Maestro de Materiales
Actualización en FI
Modelo del Proceso Comercial
Advis
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- S
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- S
PA
9898
Procesamiento de Ordenes Entrega y Distribución Facturación Cobranzas Administración del Maestro de Clientes
Conceptos del Proceso Comercial
Advis
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- S
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9999
Puntos de Integración
= MM
= MM & FI
= FI
Puntos de Integración
= MM
= MM & FI
= FI
Soporte de VentasSoporte de Ventas
VentasVentas
EnvíosEnvíos
Actividades de Venta
Actividades de Venta
Inquiry MMInquiry MM
DevolucionesDevoluciones
Quotation MMQuotation MM
Orden de Venta MM, FI
Orden de Venta MM, FI
Envío MM, FIEnvío MM, FI
Factura FIFactura FIFacturaciónFacturación
ContratoContrato
Contrato MarcoContrato Marco
Entregas GratuitasEntregas Gratuitas
DespachoDespacho
Nota de DébitoNota de Débito
Despacho de Entregas Gratuitas
Despacho de Entregas Gratuitas
Nota de CréditoNota de Crédito
Gestión de Órdenes de Venta
Integración del Integración del procesoproceso
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- S
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- S
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100100
1 Transacción de Negocio = 1 Documento
Factura 123
To Wool Ltd.From Sweaters for Thee
1 Bale of Wool 100Tax 10 % 10Total 110
1600012345
Documento No.
From Sweaters for Thee 110
Sales revenue 100Output Tax 10
1600012345
Gestión de Órdenes de Venta - Fundamentos
Advis
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- S
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- S
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101101
DeliveryScheduling
Sales InformationSystem
PricingText
Output
Delivery
Incompletion Procedure
Partner Determination
Number Assignment
Billing
SalesDocument
Gestión de Órdenes de Venta - Funciones de una Orden de Venta
Advis
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- S
PA
102102
Standard Order
DeliveryFree of Charge
Debit/Credit Memo Requests
Quotation
Inquiry
SchedulingAgreement
Returns Contract
Rush Order Cash Sale
SalesDocument
Types
Gestión de Órdenes de Venta - Tipos de Documentos Estándar
Advis
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PA
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- S
PA
103103
IN = InquiryQT = QuotationAV = Quotation for
contractSI = Sales information
OR = Standard orderSO = Rush orderCQ = ContractCO = Scheduling agreement
Sales Phase
RE = Return delivery
DR = Debit memo requestCR = Credit memo requestSD = Subsequent delivery
free of chargeFD = Delivery free of charge
Complaint
Processing
Pre-SalesPhase
SalesCycle
Gestión de Órdenes de Venta - Tipos de Documentos de Venta
Advis
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PA
104104
Cabecera
Items
Detalle
Cliente: 6Orden: 590Envío Requerido: 12/31/96Valor Neto: $5,000 USD
1. Material ABC
Cantidad 10
12/31/96 10 ordenados 10 confirmados
2. Material XYZ
Cantidad 20
12/31/96 20 ordenados 0 confirmados
01/08/97 0 ordered 20 confirmed
Gestión de Órdenes de Venta - Estructura de una Orden de Venta
Advis
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Advis
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- S
PA
105105
Tipos de documentos
Template de Controles
Verificación del crédito
Verificación de duplicados
Ventas significativas
Tipos de documentos de ventas
Sistemas de numeración
Rangos de numeración
Intervalos
Número actual
Internas vs. Externas
Gestión de Órdenes de Venta - Estructura de una Orden de Venta
Cabecera del Cabecera del DocumentoDocumento
Advis
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PA
106106
Categorías de Items
Template de Controles
Datos de despachos y facturación
Activación de Control de Crédito
Procedimientos de precios
Gestión de Órdenes de Venta - Estructura de una Orden de Venta
Posición del Documento Posición del Documento (Ítems)(Ítems)
Advis
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- S
PA
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- S
PA
107107
Cliente: 6
Control de Límite de Crédito: S10.000
Items abiertos: $ 9.980
Crédito restante: $ 20
El límite de crédito ha sido excedido
Sold-to Party: 6Payer 6Net Value $100.00
Item Material Valor10 XYZ $50.0020 ABC $50300
Gestión de Órdenes de Venta - Controles de una Orden de Venta
Verificación del Límite de Verificación del Límite de CréditoCrédito
Advis
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- S
PA
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PA
Advis
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- S
PA
108108
Incompleto:
Condiciones de Pago
No facturación
Incompleto:
Condiciones de Pago
Punto de Envío
No Despacho / No facturación
No Despacho
/
No Facturación
ORDEN DE VENTASALES ORDER
CNCNCN
VNVNV
Gestión de Órdenes de Venta - Controles de una Orden de Venta
Información Incompleta: Información Incompleta: EfectoEfecto
Incompleto:
Punto de Envío
No despacho
Advis
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PA
109109
General Despacho Facturación
Pricing
X
X X
X X
Status Grupo
01
02
03
:
ProcedimientoOrden
~~~~ ~~~~ ~~~~ ~~~~~~~~ ~~~~
Campos Status Grupo
P.O. # 01Condiciones de Pago 03
Gestión de Órdenes de Venta - Controles de una Orden de Venta
Información Información Incompleta: LogIncompleta: Log
Advis
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Advis
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- S
PA
110110
EnvíoEnvíoOrdenOrden
Pendientes de Envío
LogLog+
EnvíoEnvíoOrdenOrden
OrdenOrden
OrdenOrdenOrdenOrden
OrdenOrdenOrdenOrden
EnvíoEnvío
EnvíoEnvío LogLog+
EnvíoEnvío
Gestión de Órdenes de Venta-Generación de una Orden de Venta
Advis
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111111
Envío
Papel 65 pc
Warning !Tolerancia Excedida
Orden de Venta 7100
Material QTYPapel 100 pcTolerancia inferior = 20 %
Registro de Materiales / Clientes
Gestión de Órdenes de Venta - Tolerancias
Inferior / Inferior / Underdelivery Underdelivery
Advis
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- S
PA
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- S
PA
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- S
PA
Advis
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- S
PA
112112
Envío
Papel 120 pc
Warning !Tolerancia Excedida
Orden de Venta 7100
Material QTYPapel 100 pcTolerancia superior = 10 %
Registro de Materiales / Clientes
Gestión de Órdenes de Venta - Tolerancias
Superior / Superior / Overdelivery Overdelivery
Advis
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113113
Procedimiento de determinación de preciosNivel Concidición
Tipo Descripción
1 PR00 Precio
2 K005 Descuento / UOM
3 K007 % descuento
OR - Orden de ventas
Cliente: 6Area de ventas: ESUS, DR,DLTipo de precio de lista: RT
Item10 XYZ 520 PC
PR00 90 USDK005 1- USDK007 2- %
Tipo condición: PR00
Secuencia de acceso: PR00
1. Cliente / material2. Precio de lista / material3. Material
Registro condicionalRT / XYZ - valid to 12 / 31 /
99From 1 - 499 100 USD 500 - 999 90 USD 1000 80 USD
No existen registros
Gestión de Órdenes de Venta - Determinación de Precios
Advis
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- S
PA
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- S
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Advis
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- S
PA
Advis
ory
- S
PA
114114
K007Scale Basis Calculation Type
100 PCs 1.5 - % 10,000 PCs 2.0 - % 100,000 PCs 3.0 - %
K029Scale Basis Calculation Type 1,000 lbs. USD 0.50 - per 1lb
10,000 lbs. USD 1.00 - 40,000 lbs. USD 1.50 -
Example Example 11
DescriptionDescription Control DataControl DataCondition TypeCondition Type
Price
Discount %
Discount/Weight
PROO
K007
K029
Calculation TypeAs a Percentage
Scale Basis Quantity
Calculation TypeAmount/Weight
Scale Basis Weight
Example Example 22
Determinación de Precios - Clases de Condición
Advis
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- S
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- S
PA
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- S
PA
115115
Item ConditionsPR00 Price 850 USDK005 Discount 1 %K032 Discount -10 USD
Automatic Pricing Manual Changes
Item ConditionsPR00 Price 1,000 USDK005 Discount 1 %
Determinación de Precios - Modificación manual en O. Venta
Advis
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- S
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- S
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- S
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- S
PA
116116
PackingPacking PickingPicking
CreateCreateDeliv.Deliv.
OrderOrder
Transp.Transp.PlanningPlanning
GoodsGoodsIssueIssue
•Startprocess
•With or without
warehouse
management
Sales Order
DeliveryShipping Doc.
Gestión de Entregas - Overview
Advis
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- S
PA
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PA
117117
Valid for Entire Document: • Sold-to party and Ship-to party• Shipping point• Delivery and transportation scheduling information
Valid for Each Item:• Material • Quantity to be delivered• Plant and storage location• Transportation information• Picking Specifications
Header DataHeader Data
Item 10Item 10
Item 20Item 20
Item 30Item 30
Gestión de Entregas - Estructura de un Documento de Entrega
Advis
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- S
PA
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- S
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- S
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- S
PA
118118
11
22
3
OrderOrder DeliveryDelivery LogLog+
OrderOrder DeliveryDelivery
DeliveryDelivery
DeliveryDelivery
Delivery Due List
LogLog+
DeliveryDelivery
OrderOrder
OrderOrder
OrderOrder
OrderOrder
OrderOrder
Gestión de Entregas - Creación de una Entrega
Advis
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- S
PA
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- S
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- S
PA
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- S
PA
119119
Sales Order Delivery Note
Header
Item
Header
Item
ScheduleLine
Gestión de Entregas -Transferencia de datos de la Orden de Venta
Advis
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- S
PA
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- S
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- S
PA
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- S
PA
120120
La mercadería sólo puede ser entregada si:
Los datos de entrega son completos
El proceso de Picking está completo (la entrega de mercadería solo ocurre para la cantidad cargada (picked)
Si se requiere una confirmación de carga (picking), debe tener status de “completa”.
Cuando se contabiliza una entrega de mercadería, la fecha corriente viene dada por defecto con la fechade dicha entrega, sin embargo, el usuario puede cambiar esta fecha lo que puede derivar en problemasde corte en las entregas.
Gestión de Entregas - Requisitos para la Entrega
CondicionCondicioneses
Advis
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- S
PA
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- S
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- S
PA
121121
Balance SheetXX XX
Billing Due List
Delivery
OrderQuotation
Updated
XYZ 60PC
Sales Price 300 USDCost 100 USD
Order #2077Delivery
Requirements
Stock
Gestión de Entregas - Efectos de la Salida de Mercaderías
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- S
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- S
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122122
ItemDetails----- ---- --- --------- --
1
2
ItemDetails----- $---- --- --------- --
--------- --003 --- --- --004 ---- -- --
Total
AccountingDocumentHeader---- ------------- ------------ --4900000140
MaterialDocumentHeader---- ------------- ------------ --4900000244
Item 49000001401 001 99 300000 40.00
002 81 400000-40.002 003 99 300000 5.00
004 81 400000- 5.00
Gestión de Entregas - Documento de Material
Advis
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- S
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- S
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- S
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- S
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123123
100100
10 10
1010
100 100
EntregaOrden
Pedido deN. Crédito
Pedido deN. Débito
Factura
Nota deCrédito
Nota deDébito
Factura
Documento deCancelación
4
1
2
3
Gestión de Facturación
Métodos de Métodos de FacturaciónFacturación
Advis
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- S
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- S
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- S
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- S
PA
124124
Tipos de Facturación:
Factura
Nota de Crédito
Nota de débito
Cancelación
Devoluciones
Gestión de Facturación
Documentos de Documentos de FacturaciónFacturación
Advis
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- S
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- S
PA
125125
Restricción de tipos de documento de facturación
Rango suficiente de numeración
Cambio manual de precios
Copia de controles para cantidad y precio
Procedimientos para el control de facturas
Determinación de cuentas
Gestión de Facturación
Controles Controles ClaveClave
Advis
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- S
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PA
126126
Gestión de Facturación
Contabilidad
Contabilidad
LiberaciónLiberación
Documento de Facturación
Bloqueo de Contabilización
Documento de Facturación
Interfase a la Interfase a la ContabilidadContabilidad
Advis
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- S
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127127
Billing Document
Chart of Accounts
Sales Organisation
Customer Account Assignment Group
Material Account Assignment Group
Account Key
G/L Account
Material Master Record
Payer Master Record
Company Code
Assigned to
Pricing Procedure
Price 100.00 ERLDiscount 10.00 ERS
Account Key
ERL = Revenue
ERS = Sales Deduction
Gestión de Facturación - Asignación de Cuentas
Advis
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- S
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- S
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Advis
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- S
PA
Advis
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- S
PA
128128
Todas las entregas fueron facturadas? Lista de pendientes de facturación Documentos de facturación bloqueados Documentos incompletos Documentos bloqueados o con datos rechazados
Las Órdenes de Venta y los documentos relacionados están configuradas correctamente para crear los documentos de facturación?
Gestión de Facturación - Riesgos
Ventas no Ventas no registradasregistradas
Advis
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- S
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PA
129129
Gestión de Cobranzas - Proceso
Post
Open Items• Selection ?• Processing
Bank Data
Selection ?
Document Header
Advis
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PA
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- S
PA
130130
Document Number Document Date Amount Discount
100000117 01/06/99 10000.00 200.00100000135 03/12/99 2000.00 30.00100000190 06/10/99 30000.00 700.00
Amount entered 29300.00Allocated 29300.00Difference postings Not assigned 0.00
Clientes AClientes A
Activate the item(s)
Gestión de Cobranzas - Selección de Partidas Abiertas
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PA
131131
Se deberían segregar las actividades de creación / modificación de ordenes de las correspondientes a la administración del Maestro de Cliente, administración de Precios de Venta y aplicación de las cobranzas.
Se deberían segregar las actividades de Facturación de las correspondientes al mantenimiento de los precios y aplicación de pagos.
Se deberían segregar las actividades de Aplicación de cobranzas de las reconciliaciones bancarias.
Se deberían segregar las actividades de mantenimiento del Maestro de clientes de otras tareas operativas relacionadas con el ciclo comercial.
Segregación de Funciones
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Nociones de los elementos organizacionales
Aspectos del ciclo comercial
Documentos
Tolerancias
Facturación
Determinación de precios
Cobranzas
Datos Maestros
Segregación de Funciones
Ventas / Entregas / Facturación y Cobranzas - Resumen
RESUMENRESUMEN
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/3
Ciclo de Ciclo de AbastecimientoAbastecimiento
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ComercialComercialLogísticaLogística ProducciónProducciónP
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Financiero / ControllingFinanciero / Controlling
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Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual concentra el total de información de la Organizaciónconcentra el total de información de la Organización..
MMMM PPPP SDSD
FIFI COCO
Modelo de Negocios SAP
Características Características PrincipalesPrincipales
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Overall SAPSystem
Accounting
FinancialAccounting
Controlling
GeneralLedger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
OverheadCost
Controlling
Product
Costing
Profit Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
ProductionPlanning
Quality
Management
Logistics
EnterpriseControlling
Conceptos Generales - Entorno Funcional SAP R/3
R/3R/3Client/ServerClient/Server
FIFI
COCO
AMAM
PSPS
WFWF
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
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QMQM
PMPM
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Cliente
Area de Controlling
Plan de Cuentas
Area de Control de
Crédito
SociedadArea de
Negocios
Canal de Distribución
CentroOrganización de Compras Org. de
VentasDivisión
Area de Ventas
Esta relación sostiene las ventas de la sociedad.
Oficina de Ventas
Grupo de Ventas
Grupo de Compras
Puesto de Expedición
Almacén
Centro de Carga
Conceptos Generales - Estructura Organizativa
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Necesidades Necesidades de de
mercancías y mercancías y serviciosservicios
Necesidades Necesidades de de
mercancías y mercancías y serviciosservicios
PedidoPedidoPedidoPedidoEntrada de Entrada de mercancíasmercancías
Entrada de Entrada de mercancíasmercancías
Control de Control de facturasfacturas
Control de Control de facturasfacturas
Pagos a Pagos a proveedoresproveedores
Pagos a Pagos a proveedoresproveedores
Planificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisisPlanificación, reporting y análisis
Nociones de elementos organizacionalesNociones de elementos organizacionales
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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales
Sociedad FI Centro Almacén Organización de Compras Grupo de Compras
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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales
CentroCentro
Unidad organizacional central de la administración de materiales. Unidad operativa usada en el módulo MM relacionada con la
producción y planificación; o puede ser simplemente una combinación de ubicaciones con stock de material, conocidas como almacenes (storage locations).
Una Organización de Ventas puede vender productos desde varios Centros. El procesamiento de las ventas Intercompany ocurre cuando la organización de ventas es asignada a una Sociedad distinta que la correspondiente al Centro.
Ejemplos : Almacén central de suministros Oficina de ventas regional Fábrica de producción
Un centro fabrica mercancías, presta servicios o pone mercancías a disposición de una expedición.
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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales
AlmacéAlmacénn Conjunto de depósitos de un Centro que son administrados en
forma conjunta desde el módulo MM.
Son unidades organizativas que permiten diferenciar los stocks dentro de un centro.
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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales
Organización de Organización de comprascompras Unidad organizacional que compra materiales o servicios, y negocia
las condiciones generales de compra con los proveedores.
Establece condiciones generales de compra para uno o varios centros de una empresa:
Las condiciones de precios se determinan a nivel de la organización de compras. Cuando una organización de compras está ligada a varios centros, los precios determinados pueden ser válidos para todos los centros.
La autorización de compras se define frecuetemente a nivel de organización de compras.
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Nociones de elementos organizacionales Nociones de elementos organizacionales
Grupo de Grupo de comprascompras División de la Organización de Compras responsable por las tareas
operativas.
Es la clave que designa al encargado de compras o al grupo de encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra.
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Conceptos - Ciclo de Abastecimiento Conceptos - Ciclo de Abastecimiento
PagosPagos
PedidoPedido RemitoRemito
Recepción de mercadería yRecepción de mercadería ymanejo de inventariomanejo de inventario
ComprasCompras
Procesamiento de la ordenProcesamiento de la ordende comprade compra
Selección deSelección deproveedoresproveedores
Requisición de Requisición de comprascompras
Planeamiento de comprasPlaneamiento de compras
Verificación de Verificación de facturafactura
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Conceptos - Ciclo de Abastecimiento Conceptos - Ciclo de Abastecimiento
Actividades de Compra Recepción de Mercaderías y Servicios Procesamiento de Facturas de Proveedores Pagos Administración del Maestro de Materiales Administración del Maestro de Proveedores Administración de Stocks
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Conceptos - Documentos Conceptos - Documentos
Requisición de compraRequisición de compra
RequerimientoRequerimientodedecotizacióncotización
CotizaciónCotización
Orden de compraOrden de compraabiertaabierta
ContratoContrato
Orden deOrden decompracompra
RFQRFQ
AA BB
ContratoContratoOrdenOrden
dedeCompraCompra
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Conceptos - Documentos Conceptos - Documentos
Documentos standards Documentos customizados (a medida) Los documentos son creados con referencia a uno anterior Existen fuertes controles de numeración de documentos:
Numeración interna Numeración externa
Un documento se crea a través de la copia del documento al cual se le hace referencia.
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Conceptos - Requisición de Compras Conceptos - Requisición de Compras
MRP
• Estadísticas de Consumo• Administración de Inventario• Pronóstico• Determinación de la cantidad de
la orden y fecha de entrega
Manualmente (por el sector usuario)
• Estadísticas de Consumo• Administración de Inventarios• Pronóstico• Determinación de la cantidad
de la orden y fecha de entrega
Requisición de Compra
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Conceptos - Proceso de Liberación de DocumentosConceptos - Proceso de Liberación de Documentos
SIN CLASIFICACION
• Liberación a nivel de item• Condiciones basadas en:
• valor (precio*cantidad)• planta• grupo de materiales• categoría de asignación de
cuenta (account assignmentcategory)
CON CLASIFICACION
• Requiere la aprobación a nivelde documento
• Pueden asignarse distintas condiciones para cada clase a través del “MM classification”,con más criterios disponibles (como también valor, planta, grupo de material y acount assignment)
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Conceptos - Proceso de Liberación de DocumentosConceptos - Proceso de Liberación de Documentos
CONDICIONES DE LIBERACION
• valor• grupo de material• account assignment category• planta• A que se aplica la estrategia?
ESTRATEGIA DE LIBERACION
• quien está autorizado a liberar?• En que orden la liberación
debe ocurrir?• Que es el indicador de
liberación?• Quien puede hacerlo?
CODIGO DE LIBERACION • son 2 dígitos asociados al user ID• quien está autorizado para
liberar?
INDICADOR DE LIBERACION
• Liberado/bloqueado• Liberado/bloqueado para
cotización• Para que puede ser liberada
la requisición?
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Conceptos - Categorías de Item de CompraConceptos - Categorías de Item de Compra
El Item Category define si el pedido requiere la siguiente información: Un número de material Una asignación a una cuenta Un GR y/o un IR Si la mercadería será destinada a stock
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Conceptos - PreciosConceptos - Precios
Determinado a través de “price conditions” Incluye precios, descuentos y recargos Puede ser establecido a nivel cabecera o a nivel item El propósito del info record es seguir las modificaciones en los
precios
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Conceptos - Campos clave del PedidoConceptos - Campos clave del Pedido
GR IR GR non-val
También usado para la requisición
Overdelivery Tolerance (Tolerancia en exceso de la entrega)
Unlimited Overdelivery (Tolerancia en exceso ilimitadas)
Verificación de factura basada en GR
Definido en el maestro de materiales y permite especificar tolerancias en exceso de hasta 99%
Permite tolerancias en exceso sin ningún límite de restricción
Usado también en el maestro de proveedores
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Conceptos - Historial de Cambios en el PedidoConceptos - Historial de Cambios en el Pedido
Cuando fueron realizados los cambios
Quien realiza los cambios
Que cambios fueron realizados
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Conceptos - Recepción de Mercaderías para un PedidoConceptos - Recepción de Mercaderías para un Pedido
La recepción de mercaderías con referencia a un pedido permite: Copiar datos de un pedido a un documento de recepción para
simplificar la entrada Establecer una notificación de envío Verificación de factura basada en una cantidad recibida Valuación de mercadería basada en una Orden de Compra o
Factura Actualización del historial de pedidos
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Selección de tipos de movimientos
Conceptos - Recepción de Mercaderías - Selección de tipos de movimientos
101 Recepción de bienes para Orden de Compra 102 Reversión de GR para Orden de Compra 103 GR en Stock Bloqueado 105 Liberación del Stock Bloqueado en GR 122 Devolución de entrega al Proveedor 501 Recepción de Bienes sin Orden de Compra 561 Ingreso Inicial a Stock
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Efectos en GLConceptos - Recepción de Mercaderías - Efectos en GL
Entrega deEntrega deMaterialMaterial
MercaderíasMercaderíasRecibidasRecibidas
GR/IRGR/IRClearingClearing
Inventario/Inventario/ConsumoConsumo
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - DestinoConceptos - Recepción de Mercaderías - Destino
STOCK
• Stock de uso irrestricto• Inspección de Calidad• Stock Bloqueado
CONSUMO
• Centro de Costo• Proyecto• Activo
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Cuenta GR / IRConceptos - Recepción de Mercaderías - Cuenta GR / IR
FacturaFactura Recepción deRecepción de MercaderíasMercaderías
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Riesgos de GR / IR
Conceptos - Recepción de Mercaderías - Riesgos de GR / IR
Que los débitos y créditos no matcheen
Permanencia de items no matcheados en la cuenta, aún después que el programa de “limpieza” ha sido ejecutado
Doble contabilización de gastos, activo o inventario si la recepción de mercaderías ocurre en MM, pero la factura es ingresada en FI
No se puede realizar una “limpieza” directa de la cuenta GR / IR
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Mitos de la cuenta GR / IR
Conceptos - Recepción de Mercaderías - Mitos de la cuenta GR / IR
EN TEORIA
Cantidades y precios son registradas en GR/IR
Diferencias del pedido originalson registradas en GR/IR
La cuenta GR/IR es automáticamente manejada por SAP. No es necesario la intervención del usuario
EN REALIDAD
• La cuenta GR/IR solo registra diferencias entre las cantidadesdel pedido y las registradas en la recepción de mercaderías
• El proceso es irrelevante para el proceso de GR/IR
• El usuario debe iniciar el procesode “limpieza” y resolver los items
que no matchean
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Consideraciones para reducir los riesgos de las cuentas GR/IR
Conceptos - Recepción de Mercaderías - Consideraciones para reducir los riesgos de las cuentas GR/IR
Que procedimiento es realizado a fin de limpiar los items que matchean y que procedimiento es efectuado para reconciliar y resolver los items que no matchean? Cuando fue la última vez que este proceso fue realizado?
Que procedimientos existen a fin de asegurar que las facturas referidas a un pedido son ingresadas por MM y no por el módulo FI?
Cómo es el saldo de la cuenta GR/IR (debe ser generalmente de saldo acreedor) ?
Cuantos items abiertos existen en la cuenta? Es una cantidad excesiva, es inusual, son saldos antiguos?
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - Under / Over Delivery
Conceptos - Recepción de Mercaderías - Under / Over Delivery
UnderliveryUnderliveryTolerance 10%Tolerance 10%
Orden de compraOrden de compraCantidad = 100pcCantidad = 100pc
OverdeliveryOverdeliveryTolerance 20%Tolerance 20%
UnderdeliveryUnderdeliverywarningwarning
Sin mensajesSin mensajesdentro del rangodentro del rango
de toleranciade tolerancia
Over delivery Over delivery errorerror
70 80 90 100 110 120 130 140 150 70 80 90 100 110 120 130 140 150
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Conceptos - Recepción de Mercaderías - ToleranciasConceptos - Recepción de Mercaderías - Tolerancias
Indicadordel
Maestro deMateriales
Indicadores de Orden TOLERANCIAde compra ILIMITADA
Permite tolerancias en exceso sin ninguna restricción
TOLERANCIA EN EXCESO
Por default en el maestro de materiales y permite especificar una tolerancia en excesode hasta el 99%
Ilimitadas y en Ilimitadas y en ExcesoExceso
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Conceptos - Verificación de FacturasConceptos - Verificación de Facturas
Orden de Compra
Condiciones
Recepción deMercaderías
Maestro deMaterial
Maestro deProveedor
Verificaciónde
Factura
DocumentoFactura
Maestro deMaterial
Orden deCompra
Centros deCosto
Activos
CuentasG/L
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Conceptos - Verificación de Facturas - Ingreso en MMConceptos - Verificación de Facturas - Ingreso en MM
xx
xx
xx
Factura
GR / IR
Proveedores a Pagar Diferencia de Precios
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Conceptos - Verificación de Facturas - 3-way Matching
Conceptos - Verificación de Facturas - 3-way Matching
Mercaderías no recibidas Facturas no pagadas Mercaderías no autorizadas y pago de las mismas Sobrevaloración de las deudas si existen duplicaciones en el ingreso
PedidoPedido
MercaderíasMercaderíasrecibidasrecibidas
FacturaFactura
RiesgoRiesgoss
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Conceptos - Verificación de Facturas - VariancionesConceptos - Verificación de Facturas - Varianciones
Variaciones en cantidad Variaciones en precio Variaciones en cantidad y precio Variaciones en la fecha Variaciones en la calidad
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Conceptos - Verificación de Facturas - Factura BloqueadasConceptos - Verificación de Facturas - Factura Bloqueadas
Variaciones en cantidad Razones de Bloqueo Bloqueo automático
Variaciones en la cantidad de una factura Variaciones en el importe de una factura
Bloqueo estocástico Bloqueo Manual
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Conceptos - Verificación de Facturas - ToleranciasConceptos - Verificación de Facturas - Tolerancias
MM
Customizing
Si la variación está sobre Si la variación estáVerificación de
los límites dentro del límite: Factura:- mensaje de advertencia - el sistema acepta
el ingreso- será contabilizada a la cuenta GR/IR pero - será contabilizada límite de bloqueada a la cuenta GR/IR tolerancia
pero no será para bloqueada
variaciones
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Conceptos - Verificación de Facturas - Campos críticos del proceso de verificación de facturas
Conceptos - Verificación de Facturas - Campos críticos del proceso de verificación de facturas
ORDEN DE COMPRA (Purchase Order)
Determina contra que pedido será matcheada la factura.
DOCUMENTO GR (GR Document)
Especifica contra que documento de recepción de mercaderías será matcheada la factura.
TÉRMINOS DE PAGO (Payment Terms)
Define los términos de pago para la factura. Este campo es tomado por default del maestro de proveedores y no debe poder ser modificado en la factura.
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Conceptos - Verificación de Facturas - Campos críticos del proceso de verificación de facturas
Conceptos - Verificación de Facturas - Campos críticos del proceso de verificación de facturas
PROVEEDOR
Selecciona al proveedor que será tratado durante la verificación de la factura. Este campo por default proviene del pedido y del documento de recepción de mercaderías pero puede ser modificado durante el proceso de verificación de la factura. Apropiados controles deben ser implementados para monitorear esto.
TASA DE CAMBIO
Las tasas de cambio (para moneda extranjera) son tomadas por default de tablas maestras y éstas son ingresadas por el usuario. Apropiados controles deben ser desarrollados a fin de asegurar que las tasas de cambio ingresadas son las correctas.
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Conceptos - Verificación de Facturas - Claves para la auditoría
Conceptos - Verificación de Facturas - Claves para la auditoría
Correcta aplicación de las 3 formas de matcheo
Grupo de tolerancia de usuarios y proveedores
Posibilidad de cambiar el número de proveedor
Incremento de la cuenta GR / IR
No seguimiento de las facturas “parked” y “blocked”
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Conceptos - Documentos Parked / PostedConceptos - Documentos Parked / Posted
Que es la Contabilización Preliminar?
Fecha de documento xx/xxFecha de documento xx/xxCódigo de Cía xxxxCódigo de Cía xxxx
Items de lineaItems de linea40 ……… $xxx40 ……… $xxx50 113100 $xxx50 113100 $xxx
ParkPark
PostPost
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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FIConceptos - Ingreso de documentos a través de FI
No existe validación contra el pedido o la recepción de mercaderías
Controles adicionales son necesarios para:
Limitar el acceso a las transacciones FI - AP
Revisar los reportes sobre facturas contabilizadas
Campo “verificador de facturas dobles” debe estar activado
Usar el reporte de facturas asignadas doblemente (RFBNUM 10)
Puede obtenerse el volumen y valor de las facturas ingresadas por FI usando el Reporte “Libro Diario Compacto”
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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Campos clave
Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Campos clave
TERMINOS DE PAGO (Payment Terms)
Define los términos de pago de la factura. Idealmente deben provenir del maestro de proveedores y no deben ser modificados al momento de ingresar la factura
BASELINE DATE
Este campo maneja el cálculo del pago neto y de algunos descuentos de forma apropiada. Este dato por default es asignado por el sistema y se podría definir este campo como “sólo visualización” durante el ingreso de la factura.
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Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Controles clave
Conceptos - Ingreso de documentos a través de FI - Controles clave
Doble facturación
Documentos “parked”
Proveedores por FI y MM
Proveedores por única vez
Documentos “held”
Transacciones en otra moneda
Grupos de tolerancia
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Conceptos - Maestro de MaterialesConceptos - Maestro de Materiales
Datos generalesNúmero de material
DescripciónUnidad de medida
Datos técnicos
Datos generalesNúmero de material
DescripciónUnidad de medida
Datos técnicos
Datos de ventas Org.
Centro de entregaDeterminación de cuenta
Categoría del item
Datos de ventas Org.
Centro de entregaDeterminación de cuenta
Categoría del item
Datos del centro
Tipo MRPTiempo de entrega
planeadoGrupo de compras
Indicador Batch
Datos del centro
Tipo MRPTiempo de entrega
planeadoGrupo de compras
Indicador Batch
Valuación
Control preciosGrupo de cuentas
Price
Valuación
Control preciosGrupo de cuentas
Price
Datos del lugar de almacenaje
Condiciones del AlmacenajeTiempo de almacenaje
Campos del Stock
Datos del lugar de almacenaje
Condiciones del AlmacenajeTiempo de almacenaje
Campos del Stock
Datos de Batch
Datos de Use-byRecepción de ültimos
bienesCampos de Stock
Datos de Batch
Datos de Use-byRecepción de ültimos
bienesCampos de Stock
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ORDEN DE COMPRA AUTOMATICA (Automatic P.O.)• Este indicador especifica que las P.O. son generadas automáticamente
cuando las requisiciones son convertidas
CLAVES DE VALOR DE COMPRA (Purchasing Value Key)• Especifica las claves de valoración que serán usadas como valores por
defecto para varios campos de la P.O., tomados del material seleccionado - incluyendo tolerancias en exceso
LISTA DE SUMINISTRO (Source List)• Indicador que especifica la lista de recursos (proveedores) que serán
tenidos en cuenta, en el caso de realizarse una solicitud de mercaderías/servicios para una determinada planta
INSPECCIÓN DE CALIDAD (Quality Inspection)• Especifica si el material está sujeto a control de calidad, y si los bienes
recibidos son registrados a un stock en “control de calidad”
Conceptos - Administración de Inventarios - Campos críticos del Maestro de Materiales
Conceptos - Administración de Inventarios - Campos críticos del Maestro de Materiales
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SAP soporta los siguientes métodos de conteo de stock:
Inventario Periódico
Inventario Continuo
Inventario Cíclico
Muestreo
Conceptos - Administración de Inventarios - Conteo de Stock Conceptos - Administración de Inventarios - Conteo de Stock
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180180
Crear un documentoCrear un documentode conteo físicode conteo físico
Conteo del Conteo del InventarioInventario
ContabilizarContabilizarDiferenciasDiferencias
Activa el indicadorActiva el indicadorde bloqueode bloqueo
Cambiar elCambiar elConteoConteo
Realizar elRealizar elRecuentoRecuento
Listado deListado deDiferenciasDiferencias
Imprimir el doc.Imprimir el doc.de inventariode inventario
Conceptos - Administración de Inventarios - Inventario Físico Conceptos - Administración de Inventarios - Inventario Físico
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181181
RESUMENRESUMEN
Nociones de los elementos organizacionales Aspectos del ciclo de abastecimiento Requisiciones de compra Liberación de documentos Precios Campos clave Recepciones Verificación de facturas Ingreso de documentos en FI Administración de inventarios Maestro de Materiales Administración de Inventarios
Compras / Recepciones / Procesamiento de Facturas - Resumen
Introducción a los Introducción a los aspectos de aspectos de
Seguridad y ControlSeguridad y Control
en SAP R/3en SAP R/3
Ciclo FinancieroCiclo Financiero
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183183
ComercialComercialLogísticaLogística ProducciónProducciónP
R
O
V
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E
D
O
R
E
S
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
Financiero / ControllingFinanciero / Controlling
C
L
I
E
N
T
E
S
C
L
I
E
N
T
E
S
Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual Todos los procesos de negocios son cubiertos por el mismo sistema, el cual concentra el total de información de la Organizaciónconcentra el total de información de la Organización..
MMMM PPPP SDSD
FIFI COCO
Modelo de Negocios SAP
Características Características PrincipalesPrincipales
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184184
Overall SAPSystem
Accounting
FinancialAccounting
Controlling
GeneralLedger
Accounts
Payable
Accounts
Receivable
Asset
Accounting
Treasury
OverheadCost
Controlling
Product
Costing
Profit Centre
Accounting
Materials
Management
Sales and
Distribution
ProductionPlanning
Quality
Management
Logistics
EnterpriseControlling
Conceptos Generales - Entorno Funcional SAP R/3
R/3R/3Client/ServerClient/Server
FIFI
COCO
AMAM
PSPS
WFWF
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
PPPP
QMQM
PMPM
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185185
Conceptos Generales - Entorno Funcional SAP R/3
Financial Statements Account Analysis Multi-currency Taxation
Account Analysis (I/C) Payments History
Chart of Accounts
Company Codes
Business Areas
Credit Control Areas
Assets
Depreciation Areas
Master Data
Accounts Payable
Cash Plan Cash Forecasting
Cash Management
EXECUTIVE
INFO
SYS
General Ledger
Accounts Receivable
Account Analysis (I/C) Credit
Asset Values Depreciation Forecast Additions Retirements
Asset Management
Materials ManagementControllingSales and Distribution
CO
PurchasingControllingFinancial ReportingProject System
FI
Inventory ManagementVendor PaymentsIntercompany Reconciliation
MM
PP
FI
PS
CO
MM
SD
MM
FI
Inventory ManagementCustomer BillingCredit WorthinessIntercompany Reconciliation
MMSD
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186186
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Actividades diarias
Rep
orting +
análisis
Visión
general
Tareas periódicas
Planif. + Pronóstico
Tom
a de d
ecisiones
Estad
os Fin
ancieros
Nociones de Elementos Organizativos de Finanzas
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187187
Beneficios de la Integración
Timely access to common information
Flexible and adaptable to growth
Elimination of duplicate entries
Increased visibility of business results across functional boundaries
Minimization of system interfaces and maintenance requirements while maintaining portability
Immediate reflection of financial impacts
Capture of decisions at the source for better control and accuracy.
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188188
1. Primary Users
2. Freedom of Choice
3. Behavioral Implications
4. Time Focus
5. Time Span
6. Reports
Organization managersat various levels.
No constraints other thancosts in relation to benefitsof improved management decisions.
Concern about howmeasurements and reportswill influence manager’sdaily behavior.
Future orientation, i.e., budgets
Flexible
Detailed reports: concerned aboutdetails of parts of the company,it’s products, territories,departments, costs, etc.
Outside parties such as banks, investors, creditorsand government agencies.
Constrained by generallyaccepted accountingprinciples (GAAP).
Concern about how tomeasure and reporteconomic data. Behavioralimpact is secondary.
Past orientation: historicalevaluation.
Less flexible, usually oneyear or one quarter.
Summary reports: concernedprimarily with company asa whole.
Management Accounting Financial AccountingINTERNALINTERNAL EXTERNALEXTERNAL
Dos tipos de Información Financiera
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189189
General Ledger (FI-GL)
Integrated with other application modules and FI sub-modules
Financial Data Entry
User-defined balance sheet / profit and loss statement versions
Multiple Currencies
Flexible Report Generator
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190190
Real-time integration with the General Ledger
Integration with Sales and Distribution (SD) and Materials Management (MM) as a part of the Sales Cycle
Integration with Treasury
Credit Management
Incoming Payment Processing
Automatic Dunning Function
Accounts Receivable (FI-AR)
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191191
Real-time integration with General Ledger
Integration with Materials Management as a part of the Procurement Cycle
Integration with Treasury
Outgoing Payment Program
Vendor Correspondence
Accounts Payable (FI-AP)
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192192
Treasury
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193193
Fixed Asset Accounting (FI-AA)
Real-time integration with the General Ledger.
Batch processing and posting of depreciation expense, interest and replacement values.
Integration with:
Material Management (MM)
Production Planning (PP)
Accounts Receivable (FI-AR)
Accounts Payable (FI-AP)
Cost Accounting (CO)
Plant Maintenance (PM)
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194194
Special Purpose Ledger (FI-SL)
Provides summary information from multiple SAP applications at a user defined level
Flexible Reporting Tool
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195195
Cliente
Area de Controlling
Plan de Cuentas
Area de Control de
Crédito
SociedadArea de
Negocios
Canal de Distribución
CentroOrganización de Compras Org. de
VentasDivisión
Area de Ventas
Esta relación sostiene las finanzas de la sociedad.
Oficina de Ventas
Grupo de Ventas
Grupo de Compras
Puesto de Expedición
Almacén
Centro de Carga
Conceptos Generales - Estructura Organizativa
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196196
En los procesos empresariales de finanzas externas y controlling de gastos generales del sistema SAP R/3, se utilizan los siguientes elementos organizativos de R/3:
Sociedad FI (company code)
Grupo de empresas = SOCIEDAD GL= company
Divisiones = business area
Sociedad CO = controlling area
Sociedad PA = operating concern
Elementos Organizativos
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197197
Una sociedad Fi presenta una entidad jurídica independiente, por ejemplo, una empresa dentro de una grupo de empresas.
El balance y la cuenta de pérdidas y ganancias exigido por ley se elaboran a nivel de sociedad FI.
Sociedad FI
Activo PasivoIngresos
Gastos
Pérdidas y ganancias
Entidad Jurídica
Elementos Organizativos – Sociedad FI
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198198
La sociedad GL es la unidad de consolidación a la que se asignan sociedades FI.
Elementos Organizativos – Sociedad GL
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199199
La función de las divisiones es la de realizar con fines internos balances y cuentas de pérdida y ganancias.
Todas las sociedades FI pueden hacer uso de cada una de las divisiones.
División 1División 1 División 2División 2 División 3División 3
Sociedad FI 1Sociedad FI 1 Sociedad FI 2Sociedad FI 2
Elementos Organizativos – Divisiones
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200200
Company CodeCompany Code
Business AreaBusiness Area
Credit Control AreaCredit Control Area
Chart of AccountsChart of Accounts
Dunning AreaDunning Area
ClientClient
Estructura Organizativa - Ejemplo
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201201
ClientClient
Electric Corp.
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente)
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202202
ClientClient
Electric Corp.
Company CodeCompany Code
Lighting
Company CodeCompany Code
Aviation Services
Company CodeCompany Code
Appliances
Company CodeCompany Code
Aircraft Engines
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company Code)
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203203
CompanyCompanyCodeCode
Lighting
CompanyCompanyCodeCode
Aircraft Engines
CompanyCompanyCodeCode
Aviation Services
ClientClient EC
Company IDCompany ID ConsumerProducts
Company IDCompany ID
Aviation
CompanyCompanyCodeCode
Appliances
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company ID-Company Code)
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204204
Company CodeCompany CodeTransportation
Systems
ClientClient
Electric Corp.
Company CodeCompany Code
Aviation Services
Company CodeCompany Code
Aircraft Engines
Business AreaBusiness Area
Engine Repair
Business AreaBusiness Area
Engine Sales
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company Code-Business Area)
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205205
Chart of AccountsChart of Accounts
CAUS CAEU
Electric Corp.
ClientClient
Aircraft Engines
Company CodeCompany Code
Global Finance
Company CodeCompany Code
Chart of AccountsChart of Accounts
Aviation Services
Company CodeCompany Code
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Chart of Accounts -Company Code)
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206206
Electric Corp.
Aviation Services
Aircraft Engines
DunningArea 2
DunningArea 1
DunningArea 1
ClientClient
Company CodeCompany Code Company CodeCompany Code
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente-Company ID-Dunning Area)
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207207
Credit Control AreaCredit Control Area
CAUS
Credit Control AreaCredit Control Area
CAEU
Electric Corp.
ClientClient
Estructura Organizativa – Ejemplo (Cliente- Credit Control Area -Company Code)
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208208
Human ResourcesControllingClientClient
CompanyCode
PurchasingOrganization
PersonnelArea
Production Planning
Sales and Distribution Materials Management
Financial Accounting
SalesArea
ControllingArea
Plant
Beneficios de la Estructura Organizativa de SAP
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209209
General Ledger
General Ledger
Journal Processing
Period End / Closings
Substitutions and Validations
Financial Statements
Special Ledger (SL)
Integration with sub-ledgers
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210210
Document - FINumber: 9999999999
Line items:
DR. ABC Sandwiches $60CR. Sales Revenue $60
One financial transaction generates one FI documentwith a unique Document Number.
Invoice - SDNumber: 999
To: ABC SandwichesFrom: Fruits & Vegetables Ltd.
1 box of tomatoes $60
Total $60
Documento FI
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211211
Debits = Credits
Document Header
Document Number Document TypePosting Date Company Code
Document Date Currency
Line Item 1
Posting Key Account Amount
Line Item 2
Posting Key Account Amount
Estructura de un Documento
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212212
Tipos de Documento
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213213
Rangos de Números
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Posting Key
Posting Key Description Debit/Credit Account Type
01 Invoice Debit Customer 40 Debit Entry Debit G/L Account 50 Credit Entry Credit G/L Account 15 Incoming Pmt Credit Customer
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215215
G/L AccountsDebits Credits40 Debit entry 50 Credit entry
VendorsDebits Credits21 Credit memo 31 Invoice22 Reverse invoice 32 Reverse credit
memo25 Outgoing payment 35 Incoming payment
CustomersDebits Credits01 Invoice 11 Credit memo02 Reverse credit memo 12 Reverse invoice05 Outgoing payment 15 Incoming payment
Examples of Posting Keys
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216216
Document Entry - Complex (General) PostingDocument Header
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217217
Document Entry - Complex (General) Posting First Line Item
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218218
Document Entry - Complex (General) Posting Second Line Item
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219219
Document Entry - Complex (General) Posting Simulate / Post
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220220
Displaying Line Items
This is the screen on the application side that users see when they want to view Line Items in an Account.
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221221
Line Item Display
Display Variant controls Assignment
Field
Document & Master Record Maintenance
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222222
Document Display
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223223
Document A
Document B
Reverse
PK Account Amount
40 123 150 USD50 456 150 USD
(Reversed by Document B)
PK Account Amount
40 456 150 USD50 123 150 USD
(Reference to Document A)
Reversing a Document
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224224
=
=
Country Currency(Company Code) Local Currency
Foreign CurrencyAll Others
Foreign Currency
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225225
Sales Order
Invoice
Sales Order
Automatic TranslationAutomatic Translation LocalLocalCurrencyCurrency
Documents Posted in Foreign Currency
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226226
• Group CurrencyGroup Currency
• Hard Currency Hard Currency
• Index CurrencyIndex Currency
• Global Company CurrencyGlobal Company Currency
• Group CurrencyGroup Currency
• Hard Currency Hard Currency
• Index CurrencyIndex Currency
• Global Company CurrencyGlobal Company Currency
Parallel CurrenciesPossible Additional Currencies
The system provides additional currencies (Parallel Currencies)
As a result, financial statements can be produced in up to 3 currencies
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227227
US Germany Mexico
Transaction CurrencyLocal CurrencyGroup CurrencyHard Currency
US Germany Mexico
Transaction CurrencyLocal CurrencyGroup CurrencyHard Currency
XXX
USD
USD
XXX
DEM
USD
XXX
MXP
USD
DEM
US GroupGroup Currency
USD
Parallel CurrenciesExample of Currency Types in a Multinational Corporation:
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228228
Configuración en 3 pasos:
Definir variable
Definir períodos (desde / hasta)
Asignar períodos a una “Company Code”
Períodos de Contabilización
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229229
MASTER RECORDS
- Balances 1996 -
Inicio BalancePeriod 01
0203 + 1100
Customer Air Conditioners
CompanyAir Conditioners, _Inc.
Invoice 18000025Date 03/25/1996
Períodos de cierre
Año Calendario
Año Fiscal 1996 03 04 Período de contabilización abierto
Fecha de contabilización
25/03/1996
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
Períodos Normales de Contabilización
Períodos de Contabilización
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230230
Validaciones
y
Substituciones
Documento de
FI
Verif
icación d
el Siste
ma
Ingre
so de d
atos
Validaciones y Substituciones en FI
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231231
Balances contables de General Ledger
General Ledger account line items
Plan de cuentas
Listado de cuentas de G/L
Documentos “Parkeados”
Libro diario compacto
Identificación de documentos no Contabilizados
Totales contabilizados
Lista de Centros de Costos
Lista de Centros de resultados
Lista estructurada de saldos
Balance / pérdidas y ganancias
Financial statements – Reportes estándar
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232232
Distintos tipos de reconciliaciones:
Manejo de Item de cuentas abiertas
Sublegers vs. G/L
Módulo FI y módulo CO
Revisión manual y reconciliación de balances
Integración con Sub-ledgers
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233233
Contabilización automática
G/L Accounts
Accounts Receivable11,000
Accounts Payable11,000
Revenue10,000
Expenses10,000
Output Tax1,000
Input Tax1,000
Sub-LedgersCustomers (A/R)
11,000
Vendors (A/P)
11,000
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234234
SAP genera contabilizaciones automáticas a las cuentas de G/L
El informe de contabilizaciones automáticas lista:
Transacciones
Claves de contabilización
Cuentas de G/L con contabilización automática
Los errores también son identificados
Contabilización automática
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235235
Los registros de AP/AR tienen asignados cuentas de reconciliación
El detalle de cada cuenta es conservado en el subledger.
Registros Maestros A/R y A/P Asignados a Cuentas de Reconciliación
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236236
Cuentas Bloqueadas para Contabilización y Marcadas para Borrado
G/L AcctG/L Acct
Bloqueada para Bloqueada para ContabilizaciónContabilización
Marcada Marcada para para
borradoborrado
Subledger vs. G/L
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237237
Los registros de A/P y A/R tienen asignados cuentas de reconciliación
Contabilización automática de movimientos
Listado de totales contabilizados
Contabilización automática
Ingresos recurrentes
Interfaces
Presición de la información financiera
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238238
Revisar informes de :
Documentos no contabilizados
“Parked” y “Held” documentos
Cuentas bloqueadas para contabilización y marcadas para borrado
Monitoreo de Partidas en suspenso
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239239
Accounts Receivable Overview
Accounts Receivable transactions are highly integrated with the Sales & Distribution module
Invoices to customers can be generated automatically during the sales cycle, or can be entered manually by an A/R clerk
Credit checking, incoming payment processing, and customer dunning are available
Advis
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- S
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240240
Accounts Receivable Components
Master Records For Each Customer Account
Bank Connections for Automatic Payments
Customer Sales Order Considerations
Payment Terms
Payment Authorizations and Tolerances
Automatic Credit Limit Checks
Postings
Incoming Payments
Credit Memos
Dunning Runs and Correspondence
Advis
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241241
Accounts Payable Overview
Accounts Payable transactions are highly integrated with the Materials Management module.
Vendor invoices can either be generated directly in MM as a result of the procurement cycle or by an FI-A/P clerk.
Automatic payment processing via user induced payment runs or pre-scheduled runs (in the financial calendar) are among some of the functionality available.
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242242
Accounts Payable Components
Master Records For Each Vendor Account
Bank Connections for Automatic Payments
Payment Program - Automatic Payment of Vendor Invoices
Vendor Selection
Clearing and G/L Postings
Printing of Checks
Financial Calendar
Tracks Payment and Dunning Runs
Option to Pre-Schedule Payment Runs
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243243
Treasury
The Treasury module consists of Cash Management, Cash Budget Management, Treasury Management, Loans, Market Risk and Information Systems.
Cash Management is utilized as a planning tool for cash control and up-to-date liquidity analysis of a company.
Treasury management has become a standard part of SAP since version 4.0. Its main objective is to ensure liquidity, minimize financing costs, optimize investment returns, and hedge against fluctuations in revenues and expenses.
Loans used to be a part of Treasury Management; however, as of version 4.6, it is a separate sub-module of Treasury. This sub-module is responsible for processing and administering loans and mortgages.
Market Risk also was a part of Treasury Management prior to version 4.6. Like Loans, it is now a separate sub-module of Treasury. Market Risk concerns the management and hedging of currency and interest rates.
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Los Datos Maestros en SAP no se almacenan en los formatos tradicionales
Los Datos Maestros son almacenados a través de tablas, lógicamente conectadas
Las actividades de alta / modificación / baja de datos se realizan una única vez
Los datos son disponibles desde todos los módulos
Los Maestros de Datos son específicos por cliente - mandante
La información de los Datos Maestros está determinada por vistas
Existen tablas dependientes e independientes del mandante
Un mal diseño de los Datos Maestros provoca problemas severos en el 80 % de las implantaciones
Datos Maestros - Conceptos Generales
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Chapter 5Overview of Master Records
A master record contains information relating to an individual object, which remains unchanged for a long period of time.
Chapter Objectives
Explain the different types of data in the system.
Discuss the integration points between the master records.
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Master DataMaster Data
G/L AccountG/L Account
CustomerCustomer
VendorVendor
BankBank
MaterialMaterial
Transaction DataTransaction Data
InvoiceInvoice
PaymentPayment
Credit memoCredit memo
Goods ReceiptGoods Receipt
Data in the System
Table DataTable Data
Payment TermsPayment Terms
Tolerance SettingsTolerance Settings
Pricing ConditionsPricing Conditions
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Vendor Master Recordsare maintained in Materials Management(MM) and Financial Accounting (A/P)
Customer Master Records are maintained in Sales & Distribution (SD) andFinancial Accounting (A/R)
MMMM
FIFI
SDSD
Integration Points in Master Records
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G/L Account Customer Vendor
Create in ...Create in ...Create in ...Create in ...
Chart of Accountsand
Company Code
Clientand
Company CodeActivities
CreateChangeDisplay
Master Records - General Information
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Client
Chart of AccountsCAEU
Chart of AccountsCAUS
CompanyCodeUS01
CompanyCodeUS02
CompanyCodeEU01
Chart of Accounts
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Creating a Master Record - Centrally
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Creating a Master Record - Step By Step
Step 1. Create Chart of Accounts Segment Step 2. Create Company Code Segment
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Creating a Master Record - Reference
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The G/LAccount Number
is includedin both sections of the
master record
G/L Account Master Record
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G/L Account Master Record - Chart of Accounts Segment
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G/L Account Master Record - Account Group
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G/L Account Group - Company Code Segment Field Status
+ =
Account Group Field Status
Activity Field Status
Company Code SegmentScreen Layout
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Translating the Name of G/L Accounts
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G/L Account Master Record - Company Code Segment
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Currency
Company Code segment of the G/L Account master record
G/L Account Currency
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Mass Maintenance
Formula Editor
“Push Button” Field
Selection
Fields to be
updated
New Value
Current Values
Restrictions
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261261
Thismaster record
is blocked ONLY in this Company Code
Blocking a Master Record
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This master record is marked for deletion in
just the Company Code
Marking a Master Record for Deletion
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Creating a Customer/Vendor Master Record
Option 1. Create Client and Company Code SegmentsOption 2. Create Client, Company Code, and Sales Segments
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Creating a Customer Master Record - Initial Screen
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265265
Customer Account Group
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266266
Account Group Number Ranges
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267267
Field Status - Customer Master Record
Account Group + Company Code +Activity Type = Master Record Screen Layout
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268268
Customer Master Record - Client Segment
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269269
Customer Master Record - Client Segment
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Customer Master Record - Client Segment
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Alternative Payee / Payer
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Customer Master Record - Company Code Segment
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Customer Master Record - Company Code Segment
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Customer Master Record - Company Code Segment
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Payment Terms
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Customer Line ItemCustomer Line Item
Document HeaderDocument Header
Payment Terms 0002 Days / Percent 14 days 2%/30 netBaseline Date 15.01.1997 Discount Amount________________
Pmnt Block ___ Pmnt Method ____
Document Date 10.01.1997Posting Date 15.01.1997
Payment Terms: Document
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Tolerances
Employee Tolerance Customer Tolerance
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Customer Master Record - Sales Area Data
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Vendor Master Record
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Conceptos - Maestro de Proveedores
Datos Generales
Datos de Compras Datos Company
Code ( Cuentas)
Ej. : Nombre & dirección
Ej. : Cuenta de reconciliación Datos del
Banco
Ej. : Condiciones de orden
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Grupos de Cuentas
Determina la asignación de número de cuentas
Se mantiene a través de la transacción OBD3
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Proveedores de Unica Vez
Un registro especial en el maestro de proveedores es requerido para las cuentas de “one time” vendor
Los datos de la dirección y el banco son ingresados al momento de ingresarse la orden/factura
Un grupo de cuentas especial es utilizado para los “one time” vendor
Se requieren controles adicionales
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Campos Críticos
PAGADOR ALTERNATIVO (alternate payee)
Permite el pago a una cuenta distinta a la determinada en el maestro de proveedores
PAGO ALTERNATIVO EN DOCUMENTO (Alternate payee in document)
Permite el ingreso de un “alternative payee” durante la contabilización de un documento. Esto puede originar serios problemas de control, por lo que se recomienda que este campo sea suprimido
TERMINOS DE PAGO (terms of payment)
Es utilizado para calcular fechas de vencimiento para el pago y condiciones de descuento. Pueden ser modificados durante el ingreso del documento
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Campos Críticos
CHEQUEAR DOBLE FACTURACION (check double invoice)
Cada proveedor puede ser marcado para especificar si el chequeo de “doble facturación” será realizado
VERIFICACIÓN DE FACTURA BASADA EN INGRESO DE BIENES (GR based invoice verification)
Especifica si el “matching” de la factura se basa primariamente en la recepción de los bienes antes que en los detalles de la orden
CUENTA DE RECONCILIACION (Reconciliation account)
Una cuenta de reconciliación es especificada para cada cuenta individual del proveedor. Errores en el ingreso de este campo pueden causar problemas de reconciliación en las cuentas
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Campos Críticos
GRUPO DE AUTORIZACIÓN
Grupos de autorización pueden ser utilizados para restringir el acceso a las cuentas de proveedores
GRUPO DE TOLERANCIA
Especifica la variedad de tipos de tolerancia para el procesamiento de una determinada transacción
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Conceptos - Maestro de Proveedores - Claves para la auditoría
Hallazgos en la segregación de funciones
sin maestro de proveedores (one time vendor)
maestro de proveedores y transacciones de compra
Definición de los campos clave
Grupos de cuentas
Control sobre el tratamiento de documentos bloqueados
Control sobre los cambios realizados en el maestro de proveedores
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Changes to Master Records - Dual Control
Step 1. Configure Sensitive Fields in IMG
Step 3. Confirm Changes (User 2)
Step 2. Change a Master Record (User 1)
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