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Conduire un projet d’archivage électronique
Céline Guyon
L’expérience du Conseil général de l’Aube
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Les défis de l’environnement
électronique
� L’’inflation des données• Multiplication des versions et des copies (à tous les
stades du cycle de vie et après diffusion)
� La pérennité des données• La durée de conservation des données est souvent
supérieure à la durée de vie des supports
� L’intégrité de l’information archivée• Authenticité• Lisibilité• Stabilité
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Le contexte français
� L’échelon national• Le développement de l’e- administration• La mise en œuvre de télé procédures
� L’échelon local• Une réflexion amorcée il y a 10 ans• La dématérialisation des actes soumis au
contrôle de légalité (projet ACTES)• La dématérialisation des flux comptables
(HELIOS)• La signature électronique (depuis octobre 2008)
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Les enjeux
� Institutionnels• Quelle(s) légitimité(s) pour l’archiviste dans la collectivité ?
� Politiques• Quelle(s) forme(s) de mutualisation à l’échelle des territoires ?
� Archivistiques• Quelle(s) pertinence(s) des concepts fondamentaux ?
� Méthodologiques• Quelle(s) stratégie(s) d’archivage ?
� Technologiques• Quel(s) outil(s) pour quelles(s) fonctionnalité(s) ?
� Organisationnels• Quelle(s) assurance(s) ?
� Economiques• Quel(s) avenir(s) pour l’archivage électronique ?
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Les enjeux archivistiques
� Le questionnement des principes fondamentaux• Le cycle de vie du document numérique• La pertinence du concept de provenance• La disparition de l’original ?
� La nécessaire évolution des méthodes archivistiques• Anticiper la description des contenus• Dissocier la fonction de conservation physique de la
fonction conservation des contenus• Favoriser la capture automatique
� La granularité de l’information• Détermination de l’unité de description
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Le programme M@rine
� Objectif• Doter le Département de l’Aube d’un Système
d’archivage électronique afin de disposer dans le temps et à tout instant des données dont la collectivité à besoin
� Enjeux • Préserver la valeur probatoire des documents archivés
(documents natifs électroniques) • Assurer la conservation, sur la très longue durée, du
patrimoine historique informationnel
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Le contexte
� Un département de 300 000 habitants
� Un département rural avec 433 communes
� 200 commune sont moins
de 200 habitants
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La démarche
� Une démarche pragmatique• Réponse adaptée aux besoins des utilisateurs et au
contexte réglementaire français : enjeux techniques, juridiques et patrimoniaux liés à l’archivage
� Une démarche collaborative• Partenariat entre les Conseils généraux de l’Aube et
des Yvelines et les Archives de France (ministère de la Culture) pour le volet outil
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Une démarche affirmée de
mutualisation
� Démarche affirmée de structuration du territoire� Démarche affirmée de coopération et de
mutualisation• Mise à disposition des autres collectivités du
département d’une plate-forme mutualisée de services• Le Conseil général homologué tiers de télétransmission
au travers du dispositif « démat-Aube »• Le Conseil général « Autorité d’enregistrement »
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Les stratégies
organisationnelles
� Mutualisation des connaissances et compétences
� Renforcement des collaborations entre informaticiens et archivistes
� Mutualisation des outils matériels et logiciels
� Le comité d’archivage électronique
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Cadre normatif
� Respect des normes et standards nationaux et internationaux• Norme NF Z42013 : 2009• Norme ISO 14721 : 2003 (OAIS)• Moreq2• Référentiel général d’interopérabilité (RGI)• Référentiel général de sécurité (RGS)• Standard d’échange de données pour
l’archivage (SEDA)
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Volet archivistique
� Identifier et évaluer documents candidats à l’archivage• Référentiels de conservation• Plans de classement• Profils de données
� Gérer le cycle de vie des documents archivés
� Gérer la confidentialité des documents archivés
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Volet technologique
� Des outils de signature électronique et d’horodatage
� Des outils de vérification de la validité d’une signature électronique développés en partenariat avec une start-up locale, Lex Persona
� Une solution d’archivage électronique : M@rine
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Volet organisationnel
� Définition du périmètre documentaire� Processus d’archivage
• Intégrer l’archivage dans le processus de dématérialisation
� Scénarios d’archivage• A quel moment capturer les documents à archiver ?
� Filières d’archivage• Gérer les singularités des documents numériques
Définition du périmètre fonctionnel du Système d’archivage électronique
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Périmètre documentaire
M@rine
Documents papier
GED Flux de données
Documents bureautiques
Messages électroniques
Bases de données
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Le processus de
dématérialisation
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Le processus d’archivage des
flux dématérialisés
Collectivité à l’origine du flux
Services de l’Etat
Tiers de télé-transmission
M@rine
Transfert conforme au SEDA
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Scénario d’archivage des flux
dématérialisés
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Volet juridique : définir le cadre
de confiance
� Définir les responsabilités des acteurs� Garantir la sécurité et la confiance par la
production de référentiels et de procédures• Politique d’archivage • Politique de signature • Déclaration des pratiques d’archivage• Déclaration des pratiques de sécurité• Conventions de versement• Contrats de service
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La problématique de la
signature électronique
� Les usages de la signature électronique• Intégrité• Non répudiation
� Les contraintes• Durée de validité du certificat• Impossibilité de rejouer dans le temps une signature
électronique� La réponse
• Vérification de la validité de la signature en amont du transfert
• Conservation de l’ensemble des éléments attestant de l’intégrité et de l’authenticité du document archivé
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M@rineServices
producteursServices versants Utilisateurs
Administrateur
Autorité d’archivage
Transfert
Consultation/ Communication
Contrat de service
Convention de transfertPolitique d’archivage
Flux
Conventions
SEDA
Le processus d’archivage : vue
d’ensemble
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Les acteurs du processus
d’archivage
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Les acteurs
� Service producteur : entité qui a initialement produit les archives et qui en est propriétaire pendant tout le cycle de vie
� Service versant : entité qui transfert les archives au service d’archivage M@RINE
� Espace de confiance : son rôle est de vérifier la validité d’une signature électronique, de produire une attestation de vérification et de signer les bordereaux de versement
� Utilisateurs : usagers du Service d’archivage M@RINE (services producteurs, citoyens, historiens, etc.)
� Progiciel Thot : progiciel pour la gestion des archives papier utilisé aux Archives départementales de l’Aube
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Architecture fonctionnelle
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Caractéristiques de la solution
d’archivage électronique M@rine
� Approche générique• Périmètre documentaire élargi : mails, bases de données,
flux de données, documents bureautiques, etc.� Approche modulaire
• Noyau dur et modules complémentaires optionnels� Approche globale
• Intégration au système d’information de l’organisation� Approche mutualisée
• Avec les autres interfaces métier� Solution portable
• Environnement LAMP• Multi communications en entrée et sortie : ftp, mail, curl, Ws• Compatibilité Internet explorer, Firefox
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Une solution conforme aux
exigences archivistiques
� Identification et description structurée des contenus à archiver
� Définition des règles d’archivage� Respect des exigences en matière de durées
de conservation� Gestion du cycle de vie des contenus
archivés� Gestion de la confidentialité des documents
archivés
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Périmètre fonctionnel
� Administration• Gestion des acteurs, des utilisateurs et des paramètres système
� Intégrité et sécurité• Contrôle des droits d’accès, traçabilité et journalisation
� Règles d’archivage• Profils de données, conventions et contrats de service
� Processus de capture• Contrôle des transferts, gestion des anomalies et erreurs
� Workflow de prise en charge• Prise ne charge en deux temps, notifications consécutives conformes au
SEDA
� Recherche et consultation• Filtres de recherche, consultation des résultats
� Maintenance• Gestion du cycle de vie et des éliminations (prévu), gestion des
conversions et migrations de formats (en cours d’implémentation)
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Une solution pour l’archivage à
valeur probante…
�Gestion de l’intégrité• Au moment du transfert
•Contrôle des empreintes des contenus à archiver•Contrôle de la validité de la signature électronique
du bordereau de versement
• Dans le temps•Traçabilité et journalisation de tous les évènements•Contrôles à échéances régulières des empreintes
des contenus archivés
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….Et l’archivage historique
�Gestion de la pérennité • Au moment du transfert
• Identification et vérification des formats des contenus à archiver
•Conversion de formats
• Dans le temps•Migration de formats