26-10-2016
1
Den Haag | 20 oktober 2016
Categorie ICT Werkomgeving Rijk: Inrichting contract- management
Introductie
2
ICT Categorieën en SLM
3
Het verwervingsproces
Definitie Alle activiteiten gericht op het volledig nakomen van de contractueel vastgelegde afspraken over de levering van een product en/of dienst. Doelen • Beheersen van risico’s; • Bijdragen aan realisatie van de behoeften en doelstellingen van de opdrachtgever. Middelen • Sturen op KSF’s (Kritische Succes Factoren); • Prestatiemanagement (m.b.v. service credits en boetes) (d.i.: normeren, meten, beoordelen, rapporteren van en sturen op KPI’s); • Risicomanagement; • Ontwikkelen en onderhouden van samenwerkingrelaties (zowel met opdrachtgevers als opdrachtnemers); • Reguliere communicatie met en voorlichting aan klanten c.q. afnemers; • Rapportages; • Verbeterplannen; • Benchmarks; • Contractwijzigingen (m.b.v. Dienst Verlening Verbeteringen (DVV) procedure); • Lessons Learned (voor optimaliseren van opvolgende Europese aanbestedingen); • Klant Tevredenheid Onderzoeken (K.T.O.’s).
5
Contractmanagement (1)
Onderverdeling a. Strategisch Contractmanagement (richten) b. Tactisch Contractmanagement (inrichten) c. Operationeel Contractmanagement (verrichten)
Ad.a Vanuit het strategisch perspectief van een organisatie en de te behalen doelstellingen keuzes maken voor het contractconcept en de inrichting van het contractmanagement. Ad.b • Het vertalen van doelstellingen vanuit de business naar concrete contractdoelstellingen, het inrichten van de sturingsmechanismen en gewenste samenwerking tussen beide partijen. • Het alloceren en borgen van risico’s in contractdocumenten. Ad.c Het (gedurende de gehele looptijd van een contract) managen van de contractuele leveranciersrelatie en de daarbij behorende contractafspraken, door het meten, beoordelen en rapporteren over prestaties a.d.h.v. kritische prestatie indicatoren (KPI’s) (vastleggen, beheren, bewaken) ter continuering en verbetering van de afgesproken dienstverlening en beheersing van risico’s.
6
Contractmanagement (2)
7
Introductie (De)Centraal
8
ON = Opdrachtnemer CCM = Centraal contractmanagement DCM = Decentraal contractmanagement
Contractmanagement binnen IWR
Centraal Contactmanagement
Het behartigen van de deelnemeroverstijgende belangen: • Handhaven financiële marktconformiteit. • Handhaven technische marktconformiteit. • Adviseren en rapporteren aan bestuurders. • Beheren van organisatorische processen. • Bemiddelen, begeleiden en escaleren bij incidenten
tussen deelnemers en leveranciers. • Doorvoeren contractuele wijzigingen (DVV procedure) • Het opleggen van service credits (boetes) in geval van
contractueel tekortschieten door leveranciers. • Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening,
bijvoorbeeld door het (laten) uitvoeren van audits. • Organiseren van deelnemersbijeenkomsten. • Voeren van opdrachtnemersgesprekken.
9
Decentraal contractmanagement
Het behartigen van deelnemersbelangen: • Adviseren en rapporteren aan de bestuurders. • Beheren van organisatorische processen. • Melden en escaleren van incidenten met leveranciers. • Doorvoeren contractuele wijzigingen. • Bewaken van de kwaliteit van de dienstverlening. • Deelnemen aan deelnemersbijeenkomsten. • Vaststellen vereiste service levels, configuratie, vereiste
beschikbaarheid, benodigde capaciteit, continuïteitsmaatregelen en beveiligingsmaatregelen.
• Innoveren of uitfaseren van producten en diensten. • Voeren opdrachtnemergesprekken over voorgaande
onderwerpen.
10
Opdrachtnemer
Uitvoering geven aan goed opdrachtnemerschap: • Leveren van prestatie conform contractuele
bepalingen. • Rapporteren over de geleverde prestatie. • Voeren van gesprekken met DCM. • Voeren van gesprekken met CCM. • DCM en CCM adviseren over de inzet van geleverde
producten en diensten. • Afhandelen van incidenten en service verzoeken. • Hanteren van marktconforme tarieven.
11
RASCI CCM/DCM
12
Matrix met • V = Verantwoordelijk voor uitvoering (Responsible) • A = Autoriseert, bekrachtigt beslissing (Accountable ) • O = Ondersteunend bij uitvoering (Supportive) • C = Verplicht te raadplegen (Consulted) • I = Informeren over beslissing (Informed) Rollen • Contracteigenaar • Categoriemanager • Centraal Contractmanagement • Decentraal Contractmanagement Objecten • Raamovereenkomst • Nadere overeenkomst
1. Contractbeheer (& -administratie) 2. Contractmanagement 3. Leveranciersmanagement
Volwassenheid stadia
14
Volwassenheid stadia
Vragen
15