casa madre 01-04 luglio 2009 1
Convegno di studio e aggiornamento amministrativo
Amministrazione delle Comunità,problematiche e indicazioni
pratiche
casa madre 01-04 luglio 2009 2
I termini…
casa madre 01-04 luglio 2009 3
Amministrare
• riferito a enti, funzioni o attività singole o di gruppo … = “curare, regolandone e sorvegliandone l’andamento sì da poter renderne conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana)
• Servire, curare, fornire, governare, maneggiare cose, porgere, dispensare… dal lat. administrare – minister (Google, Vocabolario etimologia)
casa madre 01-04 luglio 2009 4
attività diretta ad amministrare, il compito, la responsabilità
dell’amministrare complesso di criteri cui si ispirano
gli amministratori
(Devoto, Diz. Lingua Italiana)
Amministrazione
casa madre 01-04 luglio 2009 5
Colui che amministra
assume l’impegno a livello legale, burocratico, formale …
lo assolve con la cura del buon padre di famiglia
rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha incaricato, e ne cura gli interessi concretizzandone orientamenti e criteri…
risponde del proprio operato …
casa madre 01-04 luglio 2009 6
La comunità è …
un insieme di persone con rapporti sociali, culturali, morali e non soloun insieme di persone con vincoli organizzativi, interessi comuni, e non soloun insieme di persone con vincoli affettivi, tipo famigliaente di diritto pubblico o privato tipo comunità montana, comunità religiosa …
casa madre 01-04 luglio 2009 7
2 segue : La comunità, per noi, è …
un insieme di persone in cui tutto è comune:
vita, attività, beni, valori, perché rispondono, su chiamata, ad essere e a testimoniare l’appartenenza a Colui che le ha chiamate e convocate.una comunità con dimensione altra: da Dio nella Chiesa per il mondo.
casa madre 01-04 luglio 2009 8
Amministrare allora significa …
prendersi a “cuore” vita, beni, opere …prendersi “cura” secondo priorità: persona (sorelle) – cose (beni) …occuparsi della gestione della casa con competenza, attenzione, rispetto, disponibilità, coerenza …Condividere scelte, orientamenti alla luce della “mentalità” evangelica ………
casa madre 01-04 luglio 2009 9
Problematiche, meglio, Difficoltà
.
casa madre 01-04 luglio 2009 10
premessa Inizierei col ricordarci di alcuni
atteggiamenti, che ci abitano e che danno senso, motivano ed incoraggiano il nostro “amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!) e sono: lo spirito di servizio, il senso di appartenenza, la buona volontà …
Atteggiamenti-valori che danno colore ai criteri con i quali affrontare le difficoltà…
casa madre 01-04 luglio 2009 11
da dove nascono le difficoltà
casa madre 01-04 luglio 2009 12
Le principali origini delle difficoltà
Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate; quindi insicurezza … ansia … blocco della
creatività e dello spirito di iniziativa …. Inesperienza, che può indebolire la ricerca
di punti di riferimento preziosi … Il moltiplicarsi di norme, disposizioni,
novità… Timore di non riuscire ad “accontentare” … Timore o sensazione di incomprensione … Mancanza di tempo …… ecc.
casa madre 01-04 luglio 2009 13
Per cominciare… quello che serve:
AUTOSTIMA …
“un fiore che va annaffiato ogni giorno" (Willy Pasini)
casa madre 01-04 luglio 2009 14
L’autostima – 1 L'autostima è la valutazione che una
persona dà di se stessa; è un fattore dinamico, che evolve nel
tempo; va coltivata, curata, alimentata durante
il corso dell'esistenza Una sana autostima si manifesta nella
capacità di percepirsi e di rapportarsi a se stessi in modo realistico, positivo, rilevando i punti forti e quelli deboli;
casa madre 01-04 luglio 2009 15
L’autostima – 2 Una persona con una sana autostima non
è perfetta, ma sa come valorizzare le proprie abilità e capacità e come tenere sotto controllo i difetti e le parti del proprio carattere meno amate.
La sana autostima è indipendente dal giudizio degli altri, è caratterizzata da una profonda conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i punti di forza ed a migliorare quelli di debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza concreta – passim)
casa madre 01-04 luglio 2009 16
altri bagagli…
…
una 24 ore da tenere sempre
appresso
un baule per le “cose” che
servono
casa madre 01-04 luglio 2009 17
I contenuti - 1
.
casa madre 01-04 luglio 2009 18
I contenuti - 2
Formazione
Informazione
Esperienza
………
casa madre 01-04 luglio 2009 19
Indicazioni pratiche - 1 Essere amanti dell’ordine di una buona organizzazione della fedeltà a ricordare, annotare della chiarezza del senso della misura ………
casa madre 01-04 luglio 2009 20
l’ archivio
l’ “archivio” è il luogo dove si conservano i documenti:
della comunità in sedi distinte
e amministrativi
casa madre 01-04 luglio 2009 21
Organizzare l’archivio
della comunità
dell’economato
casa madre 01-04 luglio 2009 22
I documentio raccogliere – analizzareo catalogareo rispondere / evadereo registrareo memorizzareo conservare
casa madre 01-04 luglio 2009 23
Quali documenti .-A
Strettamente della comunità Convenzioni e correlati Pratiche con chiesa locale Corrispondenza varia da conservare Corrispondenza e circolari Consiglio
generale e Consiglio provinciale Copia atti Capitoli generali – prov.li
segue
casa madre 01-04 luglio 2009 24
Cronistoria della Casa Registro anagrafico delle suore della
comunità; Fotocopia passaporti – carte identità – patenti
– libretti sanitario e della pensione – Codice fiscale;
Documenti rapporti lavoro - volontariato – pensione – pratiche sanitarie;
Residenze – tessere elettorali - …
Contenitori ad hoc per singola suora …..
casa madre 01-04 luglio 2009 25
Quali documenti .-B
Amministrativi o dell’economato# Relativi agli immobili: progetti edilizi –
tecnologici – planimetrie – certificati catastali – abitabilità - dichiarazioni di conformità e certificazioni varie – C.P.I. …
# Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato# Contratti di manutenzione impianti –
attrezzature…# Inventario# Altro
casa madre 01-04 luglio 2009 26
Contratti utenze
Energia elettrica Acqua Gas Telefono
casa madre 01-04 luglio 2009 27
Contratti manutenzione
Impianti: elettrico termoidraulico tecnologici in genere centrale termica ascensori
antincendio (estintori ecc.) cancelli elettrici\basculanti
opportunità del REGISTRO delle manutenzioni
casa madre 01-04 luglio 2009 28
segue: Contratti manutenzione
Attrezzature e altro:fotocopiatricestrumenti informatici dove servecappe aspiranti……parco – giardino……
casa madre 01-04 luglio 2009 29
Registro dei controlli …
… dove si annotano gli interventi e i controlli relativi al buon funzionamento:degli impianti elettricidi illuminazione (luci di emergenza…)
di sicurezza dei presidi antincendio (estintori,
idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di controllo ( antintrusione – pompe sommerse…)
delle riunioni di addestramento e le esercitazioni (piano e prove di evacuazione…)
casa madre 01-04 luglio 2009 30
Gestione del personale
personale dipendente: fascicolo del personale contratto di lavoro libri paga – matricola - infortuni…
appalto servizi: Mensa Pulizie Lavanderia altro
casa madre 01-04 luglio 2009 31
Gestione amministrativo-contabile
casa madre 01-04 luglio 2009 32
I libri e i documenti contabili
Prima notaGiornaleBilancioResocontiPreventiviConsuntiviFattureRicevuteAltri documenti validi
casa madre 01-04 luglio 2009 33
occhio al … calendario
memorandum
Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni Assicurazioni Impegni particolari …….
casa madre 01-04 luglio 2009 34
Le banche e le assicurazioni
Rapporti di c/corrente e quanto connesso
Conti correnti postali
Assicurazioni * incendio-furto-rischi diversi * infortuni - responsabilità civile * R.C. auto
* Assicurazione malattia
casa madre 01-04 luglio 2009 35
Conservazione dei documenti:quando la “ricevuta” può essere cestinata.
• ricevute pagamento del canone Rai dieci anni.• ricevute pagamenti canoni di affitto cinque
anni.• fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque anni
a partire dalla data di scadenza del pagamento. Se l’operazione è stata effettuata tramite banca, si devono conservare anche estratti conto banca, che attestano l’avvenuto pagamento.
• ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per cinque anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta.
casa madre 01-04 luglio 2009 36
2. segue Conservazione documenti…
• spese condominiali cinque anni.• tasse asporto rifiuti si conservano fino al
decimo anno successivo a quello di pagamento • assicurazioni:Le quietanze vanno conservate
per un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es. le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute.
• dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione.
casa madre 01-04 luglio 2009 37
3. segue Conservazione documenti
• estratti conto bancari: dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o omissioni.
• Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia.
• Ricevute spedizionieri – 1 anno • tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla
fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura.
casa madre 01-04 luglio 2009 38
4. segue Conservazione documenti
• Le ricevute delle contravvenzioni stradali vanno conservate per 5 anni.
Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009
Schema di Sintesi
In estrema sintesi: nel caso di incertezza o ….. per semplificare, vista la differenziazione delle scadenze, conservare i documenti di cui sopra per DIECI ANNI COMPIUTI.
casa madre 01-04 luglio 2009 39
5. ed infine ….
CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730 – altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti – pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … - conservare per 10 ANNI.
N.B. per le sorelle che lavorano o hanno lavorato presso terzi: il CUD costituisce anche certificazione dei versamenti previdenziali ai fini pensionistici effettuati dai datori di lavoro, quindi attenzione alla conservazione!!!
casa madre 01-04 luglio 2009 40
Buon lavoro e …