Brugervejledning
Statens Serum Instituts elektroniske indberetningssystem
Indberetning af IVF- og IUI-behandlinger
Version 3
Statens Serum Institut, juli 2013
2
Indholdsfortegnelse
Introduktion .......................................................................................................................................... 3
Start indberetningsklienten .................................................................................................................. 3
Før indberetningsskemaet udfyldes første gang ................................................................................... 4
Start indberetningen ............................................................................................................................. 6
IVF/IUI skemaets opbygning ............................................................................................................... 7
Skemaoplysninger ............................................................................................................................ 7
Behandlingsstartdato ........................................................................................................................ 7
Klinikoplysninger............................................................................................................................. 7
Patientens grundoplysninger ............................................................................................................ 8
CPR-nummer og erstatnings-CPR-nummer................................................................................. 8
Højde og Vægt ............................................................................................................................. 8
Ryge- og Alkohol vaner ............................................................................................................... 8
Enlig ................................................................................................................................................. 8
Partners grundoplysninger ............................................................................................................... 9
Årsag til barnløshedsbehandling ...................................................................................................... 9
Idiopatisk ...................................................................................................................................... 9
Enlig ........................................................................................................................................... 10
Oocyt donor................................................................................................................................ 11
PGD (Præimplantations genetisk diagnostik) ............................................................................ 11
Behandlingsforløb .......................................................................................................................... 11
IVF/ICSI behandling .................................................................................................................. 12
IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER) ............................................................... 12
IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede) ............................................. 12
IUI-H/IUI-D ............................................................................................................................... 13
Distribution/Import .................................................................................................................... 13
Medikamentel behandling .............................................................................................................. 13
Aspiration ....................................................................................................................................... 14
Transferering .................................................................................................................................. 14
Assisted Hatching ...................................................................................................................... 15
Komplikationer .............................................................................................................................. 16
Graviditetsprøve ............................................................................................................................. 16
Graviditetsstatus ............................................................................................................................. 16
Validering af de indtastede oplysninger............................................................................................. 18
Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut ................................................................ 19
Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut ............................................................... 20
Gemme indtastede oplysninger lokalt ................................................................................................ 21
Annullering af skema ......................................................................................................................... 22
Arkiv .................................................................................................................................................. 22
Brugergrupper .................................................................................................................................... 22
Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen .............................................................................. 22
Pauseskærm ........................................................................................................................................ 23
3
Introduktion
Dette er en vejledning til elektronisk indberetning af IVF- og IUI-behandlinger i Statens Serum
Insituts elektroniske indberetningsprogram, SEI. Vejledningen forudsætter, at indberetningsklienten
og den digitale signatur er installeret. For yderligere information installation af indberetningsklinten
og digital signatur henvises til følgende link på Statens Serum Instituts hjemmeside:
http://www.ssi.dk/Sundhedsdataogit/Indberetning%20og%20patientregistrering/SEI.aspx
Start indberetningsklienten
Indberetningsprogrammet aktiveres ved at klikke på ikonet på dit skrivebord.
I det næ
I det næste skærmbillede logges ind på indberetningsklienten.
Når der er valgt ’Log ind’, fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor der skal indtastes
adgangskoden til den digitale signatur. Tryk på knappen ’OK’ og indberetningsklienten åbnes.
Elektronisk
Indberetning
Vælg knappen ’Log ind’ for
at åbne IVF/IUI skemaet
4
Før indberetningsskemaet udfyldes første gang
Før man kan udfylde et IVF indberetningsskema for første gang, skal man oprettes som bruger af
IVF skemaet. Dette sker ved at kontakte Statens Serum Institut via SEI.
Man tilmelder en ny bruger af IVF skemaet ved først at klikke på Tilmeld bruger, før man logger på
indberetningsklienten. Dernæst indtastes brugerens CPR nummer og eventuelt en tilsendt
aktiveringskode, og der klikkes på godkend.
5
Efterfølgende vælges det certifikat/den digitale signatur (i eksemplet ovenfor er der ikke angivet
noget certifikat), som skal oprettes som bruger af skemaet og der klikkes på godkend. Man kan kun
tilmelde personer, som har en digital signatur installeret på computeren. Dvs., at der skal installeres
en digital signatur, før man tilmelder sig som bruger af IVF skemaet.
I det næste skærmbillede skal man vælge, hvilket skema man ønsker at blive tilmeldt som bruger af.
Afmærk IVF/IUI version 2 og klik på godkend.
Til sidst fremkommer der et skærmbillede, hvor man kan se, personen der ønsker at blive tilmeldt
som bruger af hvilke skemaer. Der afsluttes ved at klikke på godkend.
6
Start indberetningen
Det første man gør, når man starter med at indberette, er at oprette et nyt IVF/IUI skema. Dette
gøres ved at trykke her:
eller vælg fanen ”Skema” vælg dernæst ”Ny indberetning” eller brug genvejen Ctrl+N
I det næste skræmbillede vælges ”IVF/IUI version 2” (der kan være flere skemaer/attester på listen
som vist nedenfor, hvis man har rettigheder til at indberette flere forskellige skematyper). Tryk på
knappen ”Godkend”. Hvis man kun indberetter IVF/IUI springes dette skærmbillede over.
Herved åbner det elektroniske IVF/IUI skema.
Opret nyt IVF/IUI skema foretages ved at klikke her
7
IVF/IUI skemaets opbygning
Skemaoplysninger
Denne del af IVF/IUI skemaet indeholder et felt med dato for skemaets oprettelse. Denne dato
indsættes automatisk og kan ikke ændres af brugeren.
Behandlingsstartdato
Her indsættes dato for påbegyndt stimulations-/substitutionsbehandling eller 1. menstruationsdato.
Klinikoplysninger
Her skal behandlingsstedet angives. Der skal enten angives sygehus- og afdelingkode eller et
ydernummer. Sygehus og afdeling kan angives enten ved at taste sygehuskoden eller ved at finde
det i navnelisten. Når der er valgt et sygehus, fremkommer der en liste med mulige afdelinger at
vælge imellem.
Vælges der at indtaste et ydernummer, valideres dette under indtastning, så der ikke kan indtastes et
ikke eksisterende ydernummer.
8
Patientens grundoplysninger
CPR-nummer og erstatnings-CPR-nummer
Hvis patienten har et dansk CPR-nummer, kan CPR-opslagsfunktionen anvendes, så man kan få
tjekket, at det er det korrekte CPR-nummer og samtidig få indsat navn, adresse og bopælskommune.
Hvis der er tale om en person uden dansk CPR-nummer, skal der angives et korrekt erstatnings-
CPR-nummer, og der skal indtastes en landekode.
Erstatnings-CPR-nummeret konstrueres ved at angive patientens fødselsdato og de sidste to cifre i
fødselsåret (dag-måned-år). Det 7. ciffer i erstatnings-CPR-nummeret anvendes til at angive hvilket
århundrende patienten er født i (0=1900-1999 og 6 hvis patienten er født efter 1999). Patientens
initialer angives i det 8. og 9 ciffer. Det 10. ciffer er et løbenummer, der angiver patientens køn (lige
for kvinder og ulige for mænd), og dette tallet er vilkårligt.
Mit erstatnings CPR-nummer er derfor: 1505750cs0
Da jeg er født den 15. maj 1975 og hedder Charlotte Skovlund.
Højde og Vægt
Patientens højde og vægt angives og BMI beregnes automatisk. Hvis disse oplysninger ikke er
tilgængelige, og man intet indtaster, vil valideringen efterfølgende komme med en advarsel, men
det er muligt at indberette et skema uden disse oplysninger.
Ryge- og Alkohol vaner
Herefter angives patientens ryge- og alkoholvaner. Det er muligt at afkrydse i feltet ”Vil ikke
oplyse/uoplyst”, hvis denne oplysning mangler, eller patienten ikke vil oplyse den. Bemærk rygning
er antal pr. dag, og alkohol er antal genstande patienten skønnes at drikke i gennemsnit pr. uge.
Enlig
Der afkydses her, hvis patienten er enlig, og herved lukkes skema til angivelse af partners
gundoplysninger automatisk.
9
Partners grundoplysninger
Som for patienten skal der angives et CPR-nummer eller erstatnings-CPR-nummer, samt partnerens
højde, vægt, ryge- og alkoholvaner.
Årsag til barnløshedsbehandling
For par i barnløshedsbehandling angives året, hvor ønsket om at få et barn opstod f.eks. det år, hvor
anvendelse af præventionen ophørte. Dette ønskes ikke oplyst for enlige- og lesbiske kvinder.
Kvinde
Kvindens og mandens primære diagnoser angives.
Der skal altid angives en primær diagnose (årsag) både for kvinden og for manden ved behandling
af heterosexuelle par. Ved behandling af en enlig- eller lesbisk kvinde – se senere afsnit.
I de tilfælde, hvor der findes en årsag hos kvinden, og mandens sæd er undersøgt og fundet normal,
vælges ”Normal sædkvalitet” som primær årsag hos manden.
Idiopatisk
Hvis både manden og kvinden er undersøgt, og der ikke er fundet nogen medicinsk årsag til den
manglende graviditet, vælges ”Idiopatisk” og muligheden for at angive henholdvis kvindens og
mandens primære årsag lukkes.
10
Enlig
Hvis den eneste grund til behandling er, at kvinden er uden mandlig partner, skal der under Ӂrsag
til barnløshedsbehandling” vælges ”Sterilitas feminae af andre årsager" under kvindens primære
årsag og "uden mandlig partner" angives som tillægskode. Hvis der derimod forekommer en
medicinsk årsag udover at kvinden er uden mandlig partner, og som kan have betydning for
fertilitetsbehandlingen, angives denne som den primær årsag hos kvinden.
Mandens årsag lukkes automatisk, når der er sat kryds i Feltet Enlig. Der må ikke vælges idiopatisk
ved behandling af en enlig kvinde.
Lesbisk
Ved behandling af et lesbisk par skal med-moderens (partnerens) CPR-nummer, ryge og alkohol
vaner angives under partnerens grundoplysninger. Højde og vægt skal ikke angives.
Når der er registeret et kvindeligt CPR-nummer under partner, lukkes mandens primære årsag
automatisk. Der skal ikke afkrydes i enlig, og der må ikke vælges idiopatisk for en lesbisk kvinde.
Udfyldning af primær årsag: Se beskrivelsen for behandling af enlig.
11
Oocyt donor
Hvis kvinden er oocyt donor vælges ”Enlig” og ”Ufrivillig barnløs siden år” springes over. Som
primær årsag vælges ”Sterilitas feminae af andre årsager” og som tillægskode vælges ”Oocyt
donor”.
PGD (Præimplantations genetisk diagnostik)
Denne behandlingsmetode må kun udføres på de klinikker, der har Sundhedsstyrelsens tilladelse.
D.v.s. behandlingen må i dag udføres på Fertilititsklinikkerne på Rigshospitalet,
Universitetshospitalet Skejby og Odense Universitetshospital.
Familieamnese med den tilgrundliggende sygdom udfyldes ved valg fra listen.
Hvis der f.eks skrives ”Translo” kommer de forskellige muligheder for Trisomia frem.
Hertil skal der vælges, hvilken paragraf i Lov om Kunstig Befrugtning behandlingen udføres efter.
Behandlingsforløb
Her er følgende valgmuligheder:
IVF/ICSI behandling
IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)
IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede)
IUI-H/IUI-D
Distribution/Import
Distribution/Eksport
12
IVF/ICSI behandling
Der skal her angives hvilken fertiliseringsmetode, der er foretaget.
Hvis der vælges ”IVF/ICSI behandling”, kan der samtidig vælges ”IVF/ICSI behandling med
optøede embryoner (FER)”. For de andre behandlingstyper kan der kun vælges en type.
Herefter fortsættes til ”Medikamentel behandling”.
IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)
Hvis der vælges ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”, skal der angives, hvilken
fertilliseringsmetode, der blev anvendt i den friske behandling samt angives hvilken
nedfrysningsmetode, der blev brugt.
IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede)
Vælges ”IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede)”, skal der ud over
fertiliseringsmetode vælges ”kilde” altså oocytternes ophav. Hvis der vælges donerede oocytter
angives oplysninger om doneren. Altså, der skal angives, om oocytterne doneres af fertil doner eller
fra en kvinde i IVF-behandling.
Type, her angives Friske oocytter, hvis der er tale om oocytdonation, og der angives optøede
oocytter samt nedfrysningsmetode, hvis det er kvinden egne oocytter.
13
IUI-H/IUI-D
Ved insemination vælges ”IUI-H/IUI-D”, og sædtypen skal angives. For enlige kan kun vælges IUI-
Donor.
Distribution/Import
Her angives om det er oocytter eller embryoner, der er modtaget, antallet og hvor
oocytterne/embryonerne er modtaget fra.
Medikamentel behandling
Her skal angives alle de præparater, der er anvendt i forbindelse med et behandlingsforløb.
14
Aspiration
For aspiration udfyldes ”Dato for aspiration”. Hvis aspirationen aflyses udfyldes ”Dato for
aflysning af aspiration”. Herefter lukker resten af skemaet.
Hvilken procedure, der er anvendt, vælges under ”Aspirationstype”, og der angives herefter, hvor
mange oocytter der er aspireret ialt. Under ”Anvendelse af oocytter” skal der nu ved valg af
tillægskoder redegøres for anvendelse af alle aspirerede oocytter, så det samlede antal til sidst
stemmer med antallet angivet under ”Antal aspirerede oocytter”.
Hvis alle oocytterne kasseres/doneres eller nedfryses, lukkes resten af indberetningsskemaet ved at
krydse af i ”Afslutning af behandlingsforløb”.
Transferering
Når der under behandlingsforløb er valgt ”IVF/ICSI behandling”, kan der kun vælges ”Antal friske
embryon(er) transfereret”. Hvis der vælges kun at transferer et embryon, skal der angives, om det
udføres ”Elektivt” eller ”Non-elektivt”. Herefter skal der angives, om der er overskydende
embryoner, hvis ”Ja”, skal antal angives til de forskellige muligheder listed.
15
Når der under behandlingsforløb er valgt ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”,
skal der kun vælges ”Antal optøede embryon(er) transfereret”. Hvis der vælges kun at transferer et
embryon, skal der angives, om det udføres ”Elektivt” eller ”Non-elektivt”. Herefter skal der
angives, om der er overskydende embryoner, hvis ”Ja”, skal antal angives til de forskellige
muligheder listed.
Det er muligt at angive transferering af både friske embryoner og optøede embryoner i samme
behandlingsforløb. Dette kræver, at der i Faneblad ”Behandlingsforløb” vælges både ”IVF/ICSI
behandling” og ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”, hvorefter man kan angive
antallet af friske og optøede embryoner, der transfereres.
Assisted Hatching
Hvis der er udført assisted hatching krydses af.
16
Komplikationer
For hver behandling skal der angives, om der har været komplikationer med hospitalsindlæggelse,
og i givet fald skal diagnosen herfor vælges ud fra nedenstående liste.
Graviditetsprøve
Der skal udfyldes en dato for graviditetsprøve samt angives, om graviditetstesten er udført ved
urinprøve (u-hCG) eller en blodprøve (s-hCG). Ved negativt resultat udfyldes: ”Dato for afslutning
af behandling – ingen graviditet” og resten af skemaet lukkes.
Der er i en overgangsperiode indsat en mulighed for at afslutte indberetningen ved at vælge
”Graviditetsprøve ikke foretaget”. Denne mulighed kan anvendes i de få tilfælde, hvor
klinikkerne/centrene ikke kan få oplyst udfaldet af graviditetstesten fra patienten. Med denne
”kattelem” kan indberetningen dog foretages. Men det skal præciseres, at det er
klinikkernes/centrenes pligt at indhente disse oplysninger fra patienten, for at kvalitet af behandling
kan følges.
Graviditetsstatus
17
Hvis graviditetstesten er positiv, skal der udfyldes oplysninger om graviditetsstatus. Der skal ikke
længere udfyldes oplysninger om graviditetens endelige udfald, idet oplysninger om fødsler kan
hentes fra fødselsregisteret.
Under ”Graviditetsstatus” er der ligeledes indsat en midlertid ”kattelem” nemlig valgmuligheden
”Scanning ikke foretaget”. Som det var gældende for manglende graviditetsprøve, kan
”kattelemmen” anvendes, hvis klinikken/centeret ikke kan få oplyst svaret på graviditetsscanningen.
Skemaet kan så indberettes på trods af dette. Men igen skal det poienteres, at det er
klinikkernes/centrenes ansvar at indhente disse oplysninger, for at kvaliteten af behandlingen kan
følges.
18
Validering af de indtastede oplysninger
Når skemaet er færdig udfyldt, skal det valideres i sin helhed, inden det kan indsendes til Statens
Serum Institut. Dette gøres ved at trykke på knappen i værktøjslinien eller ved at vælge
”Valider” under fanen ”Skema” eller benytte tasterne Ctrl + E.
I nedenstående figur er vist et eksempel på et IVF/IUI skema, der ikke er klar til indsendelse til
Statens Serum Institut. Når IVF/IUI skemaets indhold valideres, og der forekommer fejl og/eller
mangler listes disse i skærmbilledet ’Fejl og advarsler’, som vist nedenfor.
Her er en fejl, der skal rettes, for at skemaet kan indsendes. Den er markeret med en rød advarsel.
Den gule advarsel betyder, at skemaet kan insendes med denne mangel, men vi gør opmærksom på,
at oplysningen mangler.
Når der ikke længere forekommer fejl og/eller mangler(de røde advarsler), er IVF/IUI skemaet klar
til at blive indsendt til Statens Serum Institut. Nedenstående figur viser et eksempel på korrekt
valideret IVF/IUI skema.
19
Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut
Når IVF/IUI skemaet er færdigudfyldt, og valideringen ikke giver anledning til flere rettelser,
lægges det i udbakken.
Dette gøres ved at trykke på kuverten med den røde pil eller ved at vælge ”Læg i udbakke” under
fanen skema eller anvende genvejen Ctrl I.
”Udbakke” i navigationsmenuen kommer en oversigt over hvilke IVF/IUI skemaer, der er klar til at
blive indsendt til Statens Serum Institut. IVF/IUI skemaer i udbakken kan aktiveres ved at
dobbeltklikke på dem med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Udbakke’, er det
valgt at skjule CPR-nr., bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning.
Vælg ”Udbakke”
for at se indhold
Oversigt over
indholdet af ”Udbakke”
20
Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut
Fra udbakken kan udfyldte IVF/IUI skemaer sendes til Statens Serum Institut enten enkeltvis eller
flere ad gangen. Dette gøres ved at trykke på brevene i menubaren eller ved at vælge
”Modtage/send” egne….’ Eller ved at anvende genvejen Ctrl M. Hvis man ønsker at sende alle
skemaer, uanset hvem der fremstår som bruger, bruges i stedet ”Modtage send alle…” eller
genvejen Ctrl O.
eller fra menuen ’Modtag/send alle…’
Når der er valgt ’modtag/send egne…’ eller modtag/send alle..’, fremkommer nedenstående liste,
hvor indholdet af ’Udbakken’ er vist. Her er det muligt at fra- eller tilvælge de IVF/IUI skemaer,
der skal indsendes til Statens Serum Institut. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Send
dokumenter’, er det valgt at skjule CPR-nr og bruger, men disse vil dog være synlige i din
opsætning.
Når IVF/IUI skemaet er indsendt til Statens Serum Institut, forsvinder de fra udbakken, men kan
ses og åbnes og udskrives fra ’Sendte skemaer’.
Indsendelse af IVF/IUI skema foretages
ved at klikke her (modtag/send skema)
Her kan fra- eller tilvælges de IVF/IUI skemaer, som ønskes
indsendt til Statens Serum Institut ved at fjerne eller tilføje
hakket i boksen ud for det enkelte IVF/IUI skema.
21
Gemme indtastede oplysninger lokalt
Der er mulighed for løbende at gemme en kladde af de IVF/IUI skemaer, der er aktive (d.v.s. åbne).
Da IVF/IUI skemaet består af en række delforløb, der finder sted på forskellige tidspunkter, er det
muligt at udfylde skemaet løbende og gemme det som kladde.
eller ved valg fra menuen ”Gem kladde” eller med genvejstasten Ctrl S.
Vælges ”Kladde” i navigationsmenuen, fremkommer der en oversigt over de IVF/IUI skemaer, der
er gemt som kladde. IVF/IUI skemaer gemt som kladde kan aktiveres ved at dobbletklikke på dem
med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Kladder’ er det valgt at skjule CPR-nr.,
bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning.
Vælg ”Kladder”
for at se indhold
Oversigt over
indholdet af ”Kladder”
Gem IVF/IUI skema som kladde
foretages ved at klikke her
22
Annullering af skema
Hvis man ønsker at annullere et skema, f.eks. hvis man er kommet til at indberette den samme
patient to gange, gøres det ved at markere skemaet under ”Sendte skemaer” og vælger ”Annuller
indberettet skema” eller genvejstasten Ctrl+U eller trykke her:
Du vil blive spurgt, om du er sikker på, at du vil annullere dette skema, og når du svare ”Ja”, vil
der blive bedt om din kode. Annulleringen sendes ind til Statens Serum Institut, og skemaet vil
være markeret som vist ovenover.
Arkiv
Bliver mængden af sendte skemaer for stor, kan de flyttes til arkiv. De skemaer der ønskes flyttet
markeres ved at holde ctrl nede og der trykkkes på højre musetast og vælges ”Flyt til arkiv…”. På
samme måde kan skemaet flyttes tilbage til ”sendte skemaer” ved at markere skemaet og trykke på
højre musetast og vælge ”Flyt til sendte skemaer…”.
Brugergrupper
Behandlingsforløbet strækker sig typisk over tid, og det er derfor ikke nødvendigvis den samme
person, der starter med at udfylde skemaet, som senere afslutter det, efter resultat af graviditet er
blevet indberettet til fertilitetsklinikken. Derfor skal brugere ved samme klinik være i samme
brugergruppe, hvad angår den digitale signatur (medarbejder certifikat). Hvis medarbejdere i den
samme klinik ikke kan se hinandens indberettede skemaer, kontakt da Statens Serum Institut.
Hvis flere klinikker samarbejder – eksempelvis ved transport IVF – skal klinikkerne indbyrdes
aftale hvem, der står for indberetningen. Brugergrupper kan således ikke oprettes mellem klinikker.
Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen
For at kunne bevare overblikket over IVF/IUI skemaet kan det være hensigtsmæssigt at klappe det
sammen svarende til de enkelte delforløb.
Annuller allerede indsendt IVF/IUI skema til
Statens Serum Institut ved at klikke her