46
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem
4.1.1. Analisis Kebutuhan
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam aplikasi monitoring pengadaan barang impor terdapat 3 pengguna yang
dapat berinteraksi dalam lingkungan sistem, yaitu bagian unit kerja (user), rekanan,
pelaksana. Ketiga pengguna tersebut memiliki karakteristik interaksi dengan sistem
yang berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda, seperti
berikut:
a. Skenario kebutuhan bagian unit kerja
1. Menampilkan menu dashboard. Dimana terdapat data terkait dengen
pengadaan barang terupdate.
2. Menampilkan menu permintaan pengadaan. Dimana terdapat data
permintaan pengadaan.
3. Menampilkan menu melihat lokasi barang. Dimana terdapat gambar tentang
gudang penyimpanan barang.
4. Menampilkan menu tambah permintaan. Dimana berisi form untuk
menambah permintaan pengadaan barang.
5. Menampilkan menu progress pengadaan. Dimana terdapat data status proses
pengadaan.
6. Menampilkan menu jadwal pengiriman. Dimana terdapat data tanggal
pengiriman barang tercepat.
47
7. Menampilkan menu cari.
b. Skenario kebutuhan bagian rekanan
1. Menampilkan menu dashboard. Dimana terdapat data terkait dengen
pengadaan barang terupdate.
2. Menampilkan menu melihat lokasi barang. Dimana terdapat gambar tentang
gudang penyimpanan barang.
3. Menampilkan menu progress pengadaan. Dimana terdapat data status proses
pengadaan.
4. Menampilkan menu jadwal pengiriman. Dimana terdapat data tanggal
pengiriman barang tercepat.
5. Menampilkan menu cari.
c. Skenario kebutuhan bagian pelaksana di departemen pengadaan
1. Menampilkan menu dashboard. Dimana terdapat data terkait dengen
pengadaan barang terupdate.
2. Menampilkan menu monitoring pengadaan. Dimana terdapat data
permintaan pengadaan, progress pengadaan, data barang, data jadwal
pengiriman.
3. Menampilkan menu data lokasi. Dimana pelaksana bisa menambahkan dan
melihat lokasi penyimpanan.
4. Menampilkan menu data pengguna. Dimana pelaksana bias menambahkan
dan menghapus pengguna.
5. Menampilkan menu user log. Dimana terdapat data pengguna yang telah
menggunakan website.
6. Menampilkan menu notifikasi. Dimana ada keterangan bila unit kerja telah
menambahkan permintaan pengadaan barang.
48
7. Menampilkan menu cari.
B. Kebutuhan Sistem
1. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses
aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi masing-
masing pengguna tetap terjaga keamanannya.
2. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi.
3. Sistem melakukan kalkulasi jadwal pengiriman barang.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
Gambar IV.1
Use case diagram pelaksana
49
Tabel IV.1
Definisi Use Case Monitoring Pengadaan Bagian Pelaksana
Use Case Name Use Case Monitoring Pengadaan Bagian Pelaksana
Requirements Bagian Pelaksana dapat mengelola sistem monitoring
Goal Bagian Pelaksana dapat menambahkan data barang, pelaksana,
rekanan, proses pengadaan secara online melalui web
Pre-Conditions Bagian Pelaksana telah melakukan login
Post-Conditions Data pelaksanaan pengadaan yang sedang berlangsung
Failed end Condition Bagian Pelaksana tidak dapat login dan melihat data pengadaan
Actors Bagian pelaksana
Main Flow/ Basic Path 1. Pelaksana menambahkan data barang
2. Pelaksana menambahkan data pegawai
3. Pelaksana menambahkan data unit kerja
4. Pelaksana menambahkan data rekanan
5. Pelaksana melihat data permintaan pengadaan
6. Pelaksana mengedit data proses pengadaan
7. Pelaksana mencari data pengadaan
8. Sistem menampilkan data yang ditambahkan
9. Sistem menampilkan data yang dicari
Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan data permintaan, data barang, data
rekanan, data pegawai, data unit kerja, data proses, data
pengiriman barang
Invariant B B1. Pelaksana melihat permintaan pengadaan
B2. Pelaksana mengedit permintaan yang akan di update
prosesny
B3. Sistem tidak menemukan data permintaan
50
Gambar IV.2
Use case diagram Monitoring Pengadaan Bagian unit kerja
Tabel IV.2
Definisi Use Case Monitoring Pengadaan Bagian Unit kerja
Use Case Name Use Case Monitoring Pengadaan Bagian unit kerja
Requirements Bagian unit kerja dapat menambahkan data permintaan
pengadaan
Goal Bagian unit kerja dapat menambahkan data permintaan
pengadaan, melihat proses pengadaan, mencari data dan
mengubah profil
Pre-Conditions Bagian unit kerja telah melakukan login
Post-Conditions Data pelaksanaan pengadaan yang sedang berlangsung
Failed end Condition Bagian unit kerja tidak dapat login dan melihat data pengadaan
Actors Bagian unit kerja
Main Flow/ Basic Path 1. Unit kerja menambah data permintaan pengadaan
2. Unit kerja dapat melihat data proses pengadaan
3. Unit kerja dapat mengubah profil, dan sandi
4. Unit kerja dapat mencari data pengadaan
5. Sistem menampilkan data yang ditambahkan
6. Sistem menampilkan data yang dicari
Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan data permintaan, data proses, dan
data pengiriman barang
Invariant B B1. Unit kerja input data permintaan pengadaan
B2. Unit kerja mengedit data permintaan pengadaan
B3. Sistem menympan data dan menampilkan data permintaan
51
Gambar IV.3
Use case diagram rekanan
Tabel IV.3
Definisi Use Case Monitoring Pengadaan Bagian Rekanan
Use Case Name Use Case Monitoring Pengadaan Bagian rekanan
Requirements Bagian rekanan dapat melihat pembelian barang
Goal Bagian rekanan dapat meihat pembelian barang
Pre-Conditions Bagian rekanan telah melakukan login
Post-Conditions Data pembelian barang
Failed end Condition Bagian rekanan tidak dapat login dan melihat data pembelian
Actors Bagian rekanan
Main Flow/ Basic Path 1. Rekanan dapat melihat data pembelian barang
2. Rekanan dapat mengubah profil, dan sandi
3. Rekanan dapat mencari data pengadaan
4. Sistem menampilkan data pembelian
5. Sistem menampilkan data yang dicari
Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan data pembelian barang
Invariant B B1. Rekanan melihat data pembelian barang
B2. Sistem menampilkan data pembelian
52
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas
Gambar IV.4
Activity diagram melihat proses pengadaan pada pelaksana
55
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Menjelaskan secara rinci setiap rancangan dokumen pada program yang
dihasilkan dan uraian parameter-parameter dokumen tersebut.
Dokumen masukan sistem usulan
1. Nama Dokumen : Form Permintaan Pengadaan barang
Fungsi : Untuk menambahkan data permintaan pengadaan.
Sumber : Unit kerja
Tujuan : Pelaksana
Media : File
Frekuensi : Setiap penambahan permintaan pengadaan
Bentuk : Lihat Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Form Data Barang
Fungsi : Untuk melihat dan menambahkan data barang.
Sumber : Pelaksana
Tujuan : Unit kerja
Media : File
Frekuensi : Jika ada permintaan barang yang jenis barangnya belum
tersedia di sistem.
Bentuk : Lihat Lampiran C.2
Dokumen keluaran sistem usulan
1. Nama Dokumen : Laporan pengadaan
Fungsi : Untuk melihat data pengadaan
Sumber : Pelaksana
Tujuan : Pejabat pengadaan
56
Media : File
Frekuensi : setiap pembuat laporan bulanan
Bentuk : Lihat Lampiran D.1
4.1.5. Rancangan prototype
1. Halaman login
Pada saat program pertama kali dijalankan maka tampilan yang muncul adalah
login. Tampilan login berfungsi sebagai awal dalam penggunaan system
informasi monitoring pengadaan barang impor, yang berhak melakukan login
yaitu: pelaksana, unit kerja, dan rekanan.
Berikut ini adalah tampilan prototype pada login yang ditunjukan pada gambar…
Gambar IV.7
Prototype Login
Komponen pada menu login adalah sebagai berikut:
1. Textfield username: memasukan username pada kolom username
2. Textfield password: memasukkan password yang telah dibuat sesuai dengan
username agar masuk ke dalam sistem.
3. Button login: setelah memasukkan username dan password dengan benar,
selanjutnya klik login setelah itu pengguna dapat masuk ke dalam sistem.
Sedangkan kalau username dan password salah maka tidak dapat masuk
kedalam sistem dan akan muncul tulisan username dan password salah.
57
2. Halaman utama
Gambar IV.8
Prototype halaman utama
3. Halaman permintaan pengadaan
Gambar IV.9
Prototype halaman permintaan pengadaan
4. Halaman data barang
Gambar IV.10
Prototype halaman data barang
58
5. Halaman data pengguna
Gambar IV.11
Prototype halaman data pengguna
6. Halaman data pengguna login
Gambar IV.12
Prototype halaman data pengguna login
59
7. Halaman data aktifitas login
Gambar IV.13
Prototype halaman data aktifitas pengguna
8. Halaman Notifikasi
Gambar IV.14
Prototype halaman notifikasi
60
9. Halaman Pencarian
Gambar IV.15
Prototype halaman pencarian
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
63
4.2.3. Spesifikasi File
1. Spesifikasi File Barang
Nama File : Barang
Akronim : Barang
Fungsi : untuk menyimpan data barang
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 131 Karakter
Kunci Field : id_barang
Software : Mysql
Tabel IV.4.
Spesifikasi File Barang No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id Barang Id_barang Int 11 Primary Key
2. Nama Barang Nama_barang Varchar 100
3. Kode Barang Kode_barang Varchar 15
4. Satuan Satuan Varchar 5
2. Spesifikasi File Unit kerja
Nama File : Unit kerja
Akronim : Unit kerja
Fungsi : untuk menyimpan data bagian unit kerja
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 539 Karakter
64
Kunci Field : id_unit
Software : Mysql
Tabel IV.5.
Spesifikasi File Unit Kerja No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id unit kerja Id_unit Int 11 Primary Key
2. Nama unit kerja Nama_unit Varchar 100
3. Username Username Varchar 100
4. Password Password Varchar 128
5. Foto Foto Varchar 200
3. Spesifikasi File pelaksana
Nama File : pelaksana
Akronim : pelaksana
Fungsi : untuk menyimpan data bagian pelaksana
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 563 Karakter
Kunci Field : id_pelaksana
Software : Mysql
Tabel IV.6.
Spesifikasi File Pelaksana No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id pelaksana Id_pelaksana Int 11 Primary Key
2. Nama pelaksana Nama_lengkap Varchar 100
3. Username Username Varchar 20
4. Password Password Varchar 128
5. NIK Nik Varchar 4
6. Status Status Varchar 100
7. Foto Foto Varchar 200
65
4. Spesifikasi File Permintaan
Nama File : Permintaan
Akronim : Permintaan
Fungsi : untuk menyimpan data permintaan pengadaan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 568 Karakter
Kunci Field : id_permintaan
Software : Mysql
Tabel IV.7.
Spesifikasi File Permintaan No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id permintaan Id_permintaan Int 11 Primary Key
2. id Barang Id_barang Int 11
3. Descripsi Desc varchar 128
4. Serial Serial Varchar 128
5. No_PR No_pr varchar 12
6. Tgl_PR Tgl_pr Date 9
7. Id unit Id_unit Int 11
8. Jumlah Jumlah varchar 128
9. Keterangan Ket varchar 128
5. Spesifikasi File Rekanan
Nama File : Rekanan
Akronim : Rekanan
Fungsi : untuk menyimpan data bagian rekanan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
66
Panjang record : 539 Karakter
Kunci Field : id_rekanan
Software : Mysql
Tabel IV.8.
Spesifikasi File Rekanan No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id rekanan Id_rekanan Int 11 Primary Key
2. Nama rekanan Nama_rekanan Varchar 100
3. Username Username Varchar 100
4. Password Password Varchar 128
5. Foto Foto Varchar 200
6. Spesifikasi File Proses
Nama File : Proses
Akronim : Proses
Fungsi : untuk menyimpan data proses
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang record : 1075 Karakter
Kunci Field : id_proses
Software : Mysql
Tabel IV.9.
Spesifikasi File Proses No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1. Id proses Id_proses Int 11 Primary Key
2. Id pelaksana Id_pelaksana Int 11
3. Id unit kerja Id_unit Int 11
4. Id barang Id_barang Int 11
5. No_jp No_jp varchar 25
6. Tgl jp Tgl_jp date 9
7. Anggaran Anggaran Double 10
8. Metode pengadaan Metode_pengadaan varchar 100
9. Alasan metode Alasan_metode varchar 200
10. No inquiry No_inquiry varchar 10
11. Tgl inquiry Tgl_inquiry Date 9
12. Tgl batas inquiry Tgl_batasinquiry Date 9
67
13. No quotation No_quotation varchar 100
14. Tgl quotation Tgl_quotation Date 9
15. No fax No_fax varchar 10
16. Tgl fax Tgl_fax Date 9
17. No evaluasi No_evaluasi varchar 50
18. Tanggal evaluasi Tanggal_evaluasi date 9
19. Tgl jawaban Tgl_jawaban Date 9
20. Tgl EH Tgl_EH Date 9
21. No PO No_PO varchar 20
22. Tgl PO Tgl_PO Date 9
23. Valas Valas varchar 3
24. Harga valas Harga_valas Double 10
25. Biaya kirim Biaya_kirim Double 10
26. Total valas Total_valas Double 10
27. Harga rupiah Harga_rupiah Double 10
28. Total rupiah Total_rupiah Double 10
29. Tgl kirim Tgl_kirim Date 9
30. Metode kirim Metode_kirim varchar 20
31. Metode bayar Metode_bayar varchar 100
32. Status proses Status_proses varchar 100
33. Tgl input Tgl_input Datetime
34. Tgl masuk barang Tgl_masukbarang Date 9
35. Jumlah masuk barang Jumlah_masuk barang int 100
36. No SPB No_SPB varchar 25
37. Tgl SPB Tgl_SPB Date 9
38. Sisa Sisa int 100
69
4.2.5. Sequence Diagram
Gambar IV.19
Sequence diagram sistem usulan
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software
1. Spesifikasi Hardware
a. Server
1) CPU
(a) Processor intel dual-Core N3060, up to 2,48GHz
(b) RAM DDR2 2 GB
(c) Hard Disk 500 GB
2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768
5) Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps.
b. Client
1) CPU
70
(a) Processor Pentium® 4
(b) RAM DDR2 1GB
(c) Hard Disk 20 GB
2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768
5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 kbps.
2. Spesifikasi Software
1. Server
a. Sistem operasi Windows 10
b. Aplikasi bundle web server Xampp Version: 5.6.40 yang terdiri dari beberapa
komponen, diantaranya:
(1) Aplikasi Apache Server v2.4.37
(2) Aplikasi PHP Server v5.6.40
(3) Aplikasi MySQL Server v10.1.37
(4) Aplikasi phpMyAdmin v4.8.4
c. Aplikasi web browser Google Chrome.
d. Sublime text
2. Client
a. Sistem Windows 7
b. Aplikasi web browser Google Chrome.
71
4.3. Jadwal Implementasi
Tabel IV.10.
Jadwal Implementasi
No KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan data awal
2 Analisa
3 Desain Sistem
4 Desain Perangkat Lunak
5
Pembuatan & Tes
Program
6 Tes Sistem
7 Pelatihan
8
Pembuatan Buku
Petunjuk
9 Evaluasi & Operasional