17
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Setelah melakukan pengamatan pada Bagian Urusan Administrasi Umum
di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo tentang proses pengurusan surat masuk,
pengurusan surat keluar dan disposisi. Maka secara garis besar penanganan surat
masuk, surat keluar dan disposisi adalah proses yang berkaitan dengan pencatatan
data surat masuk, surat keluar dan disposisi yang masih dilakukan dengan manual
yaitu dengan surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat
keamanan kemudian pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat
mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. Proses ini juga terdapat pada
pengolahan data surat masuk sampai sarana penanganan surat masuk. Hal ini juga
memungkinkan pada pengurusan surat keluar. Akibatnya terjadi kesulitan dalam
mengetahui posisi surat masuk dan disposisi dari penanggungjawab. Berkas surat
masuk, surat keluar dan disposisi terjadi penggandaan oleh Urusan Administrasi
Umum dikarenakan lembar disposisi terkadang belum tersampaikan atau hilang.
Dalam Kerja Praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada
dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem
2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
18
Pada langkah-langkah diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi
dari permasalahan yang ada pada STIKES Yayasan RS. Dr Soetomo. Untuk lebih
jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab berikutnya.
4.1 Analisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem
baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis permasalahan yang terdapat
pada bagian Urusan Administrasi Umum STIKES YRSDS khususnya penanganan
data pada surat masuk, surat keluar dan disposisi. Untuk dapat merancang sistem
yang akan dibangun, langkah awal adalah mengetahui alur proses surat masuk,
surat keluar dan disposisi yang digunakan oleh Kaur. AU sampai saat ini. Untuk
menggambarkan proses bisnis pengolahan data surat masuk, surat keluar dan
disposisi pada bagian AU STIKES YRSDS maka dibuatlah alur dokumen atau
document flow yang berfungsi untuk mengetahui detil alur proses bisnis surat-
menyurat tersebut.
Pengelolaan aktivitas surat-menyurat pada STIKES YRSDS saat ini adalah
pemrosesan surat masuk, pemrosesan surat keluar dan disposisi. Pada pemrosesan
surat masuk dimulai dari Ka. Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk
dari instansi atau lembaga luar. Kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum
mencatat dan memberi kode surat dalam buku agenda. Lalu, menulis di lembar
disposisi dan di naikkan kepada Ketua. Ka. Urusan Administrasi Umum akan
melaksanakan perintah sesuai isi lembar disposisi yang diberikan dari ketua dan
wakil ketua berupa menindaklanjuti membalas atau tidak surat masuk dan
mengarsipkan surat tersebut.
19
Pemrosesan surat keluar dimulai dari pejabat membuat konsep surat dinas.
Dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik surat sesuai konsep dan
meneruskan surat kepada ketua. Setelah konsep tersebut mendapat persetujuan
dari ketua dan Ka. Bag. Administrasi Umum dan Keuangan kemudian Ka. Urusan
Administrasi Umum mengetik konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari
ketua. Surat ditandatangani oleh pejabat dan Ka. Urusan Administrasi Umum
mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar
terakhir, surat keluar dikirim melalui bagian umum dan arsip surat disimpan di
bagian umum.
Untuk lebih jelasnya, document flowchart disposisi surat ini dapat dilihat
pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 .
20
Surat Masuk
KetuaKaur. Administrasi umum Wakil ketua
mulai
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisiLembar disposisi
Validasi ketua
Lembar disposisiValidasi wakil
Balas?
selesai
ya
tidak
Memberi kode di
buku agenda
Menyetujui disposisi
dari ketua
Otorisasi lembar
disposisi
Membuat surat
balasan
Surat keluar
Lembar disposisiLembar disposisi ketua
c
Lembar disposisiValidasi wakil&ketua
a
Gambar 4.1 Document flow Surat Masuk
21
Surat Keluar
Kaur. Administrasi Umum Ketua Wakil ketua Ka. BAUK
mulai
Membuat konsep surat
dinas
Konsep surat
surat Surat validasi ketua
Surat validasi BAUK
Surat fix
Surat keluar
Surat keluar fix otorisasi
Surat keluar
selesai
Memberi nomer surat, tanggal, dan
stempel, perihalMencatat nomer
agenda
Mengetik konsep surat
Meneliti surat
surat
Persetujuan surat
Mengetik surat keluar
Memberi paraf
Meneliti suratValidasi surat keluar
Surat keluar validasi BAUK
Surat keluar validasi Wakil ketua
Gambar 4.2 Document Flow Surat Keluar
22
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, langkah berikutnya yaitu mendesain
sistem. Dalam mendesain sistem diperlukan langkah-langkah yang harus
dilakukan sebagai berikut:
1. System flowchart.
2. Context diagram
3. Data flow diagram(DFD)
4. Entity relationship diagram(ERD)
5. Database management system(DBMS)
6. Desain input output
Ketujuh langkah diatas dapat dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:
4.2.1 System Flowchart
System flowchart adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun.
System flow yang akan dibangun ini berisi ketika pengguna menjalankan aplikasi
pertama kali harus melewati otentikasi masuk terlebih dahulu. Hal ini berfungsi
memberi hak akses kepada pengguna. Pengguna terdiri dari Ketua, Wakil Ketua,
Ka. BAUK, Ka. Urusan Administrasi Umum dan Ka.Prodi.
Sistem dimulai dari menampilkan halaman login dari browser. Setelah itu,
pengguna mengisi username , password dan menekan buttonlogin. Kemudian
sistem akan mencocokkan username dan password, apabila username dan
password salah maka sistem akan menampilkan pesan “username dan password
salah”. Apabila username dan password benar, maka sistem akan menampilkan
halaman utama sesuai hak akses masing-masing pengguna. Untuk aliran otentikasi
hak akses dapat dilihatpada Gambar 4.3.
23
Sistem halaman utama dapat dijalankan Ka. Urusan Administrasi Umum
dan pengguna yang berkepentingan. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih
menu dari masing-masing pengguna. Apabila yang menggunakan adalah Ka.
Urusan Administrasi Umum maka dapat mengakses semua fitur di halaman utama
tanpa ada batasan. Selain itu maka hanya dapat mengkases menu fitur disposisi.
Untuk lebih jelasnya, system flowchart surat masuk dapat dilihat pada Gambar
4.4.
24
Otentikasi Login
Pengguna Sistem
mulai
Membuka aplikasi
Menampilkan menu login
Form login
‘username’ dan ‘password’
Mencocokkan username dan password
pegawai
Apakah cocok username dan
password?
Mencocokkan hak akses user
Konfirmasi gagal login
Konfirmasi login
Menampilkan pesan berhasil login
Halaman transaksi surat
disposisi
selesai
tidak
ya
1
Gambar 4.3 System Flowchart Otentikasi Login
25
Halaman Utama
Pengguna Sistem
mulai
Memilih menu
1
Ka. Ur AU?
Mencocokkan pilihan menu
dengan Ka.Ur AUMenu Ka Ur?
Mencocokkan pilihan menu selain
Ka.Ur Au
Menu disposisi surat
ya
tidak
tidak
Menu surat keluar
Menu surat masuk
Menu disposisi
Menu transaksi disposisi
dashboard
ya
ya
tidak
tidak
tidak
selesai
tidak
ya
2
3
4
5
ya
ya
ya
ya
Keluar halaman utama
tidak
tidak
Gambar 4.4 System Flowchat Halaman Utama
26
Sistem pengolahan surat keluar terdapat fitur menyimpan, memperbarui,
mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi
Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat keluar
kemudian mengisi formulir surat keluar yaitu nomor agenda, tujuan, nomor surat
keluar,tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Setelah selesai
mengisi formulir surat keluar, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan
menyimpan data surat keluar ke dalam tabel surat keluar, sistem akan
menampilkan data surat keluar tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi
data surat keluar tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat keluar
terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat
keluar, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat
keluar yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat
keluar, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat keluar
yang ingin di ubah yaitu nomor agenda, tujuan, tanggal surat, perihal, dan upload
file scan surat keluar. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan,
maka sistem akan memperbarui data surat keluar ke dalam tabel surat keluar.
Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat keluar yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat keluar,
Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang
sudah disediakan di halaman daftar data surat keluar. Kata kunci dapat berupa
nomor agenda surat, tujuan, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan
menyaring data surat keluar dari tabel surat keluar sesuai dengan kata kunci.
27
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat keluar. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Pengolahan data surat keluar
Kaur AU Sistem
Mulai
Menampilkan tab surat keluar
Form surat keluar
entryNomor_agenda,
tujuan, no_surat_keluar, tgl_surat, perihal,
upload_surat_keluar
Menyimpan data surat keluar
Surat keluar
Menampilkan data surat keluar
Data surat keluar
tersimpan
selesai
2
Menambahkan surat keluar
Memperbarui surat keluar
Mencari data surat keluar
Memilih opsi simpan
Memilih opsi tambah data surat
keluar
Menampilkan form tambah data surat
keluar
Konfirmasi ok
Daftar surat keluar
Memilih opsi edit surat keluar
Menampilkan form edit surat keluar
Kata kunci
Menyaring sesuai kata kunci data
ya
tidak
ya ya
tidak tidak
1
1
Gambar 4.5 System Flowchart Pengolahan Data Surat Keluar
28
Sistem pengolahan surat masuk terdapat fitur menyimpan, memperbarui,
mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi
Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat masuk
kemudian mengisi formulir surat masuk yaitu nomor agenda, surat dari, nomor
surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan upload
file scan surat masuk. Setelah selesai mengisi formulir surat masuk, pengguna
memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat masuk ke dalam tabel
surat masuk, sistem akan menampilkan data surat masuk tersimpan kemudian
pengguna mengkonfirmasi data surat masuk tersimpan. Sistem akan menampilkan
daftar data surat masuk terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat
masuk, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat
masuk yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat
masuk, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat masuk
yang ingin di ubah yaitu surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima
tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan uploadfilescan surat masuk. Ka. Urusan
Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data
surat masuk ke dalam tabel surat masuk. Selanjutnya sistem menampilkan daftar
surat masuk yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat masuk,
Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang
sudah disediakan di halaman daftar data surat masuk. Kata kunci dapat berupa
nomor agenda surat, surat dari, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan
menyaring data surat masuk dari tabel surat masuk sesuai dengan kata kunci.
29
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat masuk. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.6.
30
Pengolahan data surat masuk
Ka. Ur AU Sistem
Mulai
Menampilkan halaman surat
masuk
Form surat masuk
entryNomor_agenda,surat_
dari, tgl_surat,no_surat,
perihal, terima_tanggal,
diteruskan kepada, upload_scan, disposisi
Menyimpan data surat masuk
Surat masuk
Menampilkan data tersimpan
Daftar surat masuk
selesai
Disposisi
3
Menambahkan surat masuk?
Memperbarui surat masuk?
Mencari data surat masuk?
Memilih opsi simpan
Memilih daftar surat masuk
Menampilkan daftar sesuai yang dipilih
Data surat masuk yang
dipilih
Perbarui data surat masuk
Data surat masuk terbaru
Kata kunci
Menyaring data surat masuk
Menampilkan data surat masuk
1
1
ya
tidak
ya
tidak
ya
tidak
Gambar 4.6 System Flowchart Pengolahan Data Surat Masuk
31
Pada sistem pengolahan disposisi terdapat fitur menambah, memperbarui
dan mencari data disposisi. Sistem ini dapat diakses oleh pengguna yaitu Ketua,
Wakil ketua, BAUK, Kaprodi dan Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini
dimulai dengan mengisi formulir disposisi yaitu kode disposisi, isi disposisi dan
tanggal disposisi. Setelah mengisi formulir disposisi, pengguna memilih opsi
simpan. Sistem akan menyimpan data disposisi ke tabel disposisi. Kemudian
sistem menampilkan data disposisi tersimpan dan daftar data disposisi terbaru.
Untuk lebih jelasnya, system flowchart disposisi(1) ini dapat dilihat pada gambar
4.7 .
32
Disposisi (1)
Pengguna Sistem
Mulai
Menampilkan halaman disposisi
surat
Kd_disposisi, isi_disposisi, tgl_disposisi
Menyimpan data disposisi
disposisiMenampilkan
disposisiDaftar disposisi
Konfirmasi ok
selesai
Surat masuk
Daftar disposisi surat
4
Menambah disposisi?
Memperbarui disposisi?
Mencari disposisi?
Memilih opsi simpan
Mencari disposisi?
6
7
1
1
ya
tidak
ya
ya
tidak tidak
tidak
tidak
Gambar 4.7 System Flowchart Disposisi(1)
Apabila pengguna akan mencari data disposisi, pengguna mengisi kata
kunci pada kolom, pencarian yang telah disediakan pada daftar data disposisi.
Sistem akan menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan
seperti isi disposisi dan tanggal disposisi. Selanjutnya, sistem akan menampilkan
data disposisi. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data disposisi
(2) ini dapat dilihat pada gambar 4.8.
33
Disposisi (2)
Pengguna Sistem
mulai
Kata kunci
Menyaring data disposisi sesuai kata
kunci
disposisi
Menampilkan data disposisi
Data disposisi
Memperbarui data disposisi?
selesai
6
7
ya
tidak
Gambar 4.8 System Flowchart Disposisi (2)
Apabila pengguna akan memperbarui data disposisi, pengguna memilih
salah satu daftar data disposisi. Sistem akan menampilkan data disposisi,
kemudian pengguna memilih opsi edit untuk memperbarui data disposisi.
Pengguna memperbarui data disposisi yang salah yaitu kode disposisi, isi
disposisi dan tanggal disposisi dan memilih opsi simpan. Sistem akan
memperbarui data disposisi yang ada pada tabel disposisi dan menampilkan daftar
34
disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, system flowchart pengolahan data
disposisi (3) ini dapat dilihat pada gambar 4.9.
Disposisi(3)
Pengguna Sistem
mulai
Memilih data disposisi
Menampilkan data disposisi yang dipilih
Data disposisi yang dipilih
Perbarui kd_disposisi,Isi_disposisi,Tgl_disposisi
Memilih opsi simpan
Memperbarui data disposisi
Menampilkan data disposisi yang baru
Data diperbarui
Konfirmasi ok
Daftar disposisi terbaru
selesai
disposisi
7
Gambar 4.9 System Flowchart Disposisi (3)
Pada sistem pengolahan transaksi disposisi yang merupakan histori disposisi
terdapat fitur menambah, memperbarui dan mencari data histori disposisi. Sistem ini
dapat diakses oleh Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dengan
35
mengisi formulir histori disposisi yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan.
Setelah selesai mengisi formulir, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan
menyimpan data histori disposisi ke dalam tabel disposisi pegawai dan sistem
akan menampilkan daftar data histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, system
flowchart histori diposisi(1) dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Apabila pengguna akan mencari data histori disposisi, pengguna mengisi
kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di daftar data histori
disposisi. Setelah itu, sistem akan menyaring data histori disposisi dari tabel
disposisi pegawai sesuai dengan kata kunci. Sistem menampilkan data histori
surat. Untuk lebih jelasnya, system flowchart histori diposisi(2) dapat dilihat pada
Gambar 4.11.
Apabila pengguna akan memperbarui data histori, pengguna memilih salah
satu data histori disposisi. Sistem akan menampilkan data histori disposisi,
kemudian pengguna memilih link edit untuk memperbarui data hisotri disposisi
yang salah yaitu status, tanggal otorisasi dan keterangan dan memilih opsi simpan.
Sistem akan memperbarui data histori disposisi yang ada pada tabel disposisi
pegawai dan menampilkan daftar data histori disposisi terbaru. Untuk lebih
jelasnya, system flowchart histori diposisi(3) dapat dilihat pada Gambar 4.12.
36
Histori diposisi (1)
Pengguna Sistem
5
mulai
Menampilkan daftar histori
Form histori
Menambah histori baru?
Memperbarui histori?
Mencari histori?
Status, Tgl_otorisasi,keterangan
Memilih opsi simpan
disposisi
pegawai
pegawaidisposisiMenyimpan data
histori surat
Daftar histori
selesai
Menampilkan histori surat baru
ya
tidak ya
Mencari histori?
8
9
tidak
ya
ya
1
1
tidak
tidak
Gambar 4.10 System Flowchart Histori Disposisi (1)
37
Histori disposisi (2)
Pengguna Sistem
mulai
Kata kunci
8
Menyaring data histori surat sesuai
kata kunci
disposisi
pegawai
pegawaidisposisi
Menampilkan data histori surat
Form histori
Memperbarui histori surat?
selesai
9ya
tidak
Gambar 4.11 System Flowchart Histori Disposisi (2)
38
Histori disposisi (3)
Pengguna Sistem
mulai
Memilih daftar histori surat disposisi
pegawai
pegawaidisposisi
Menampilkan data histori surat yang
dipilih
Data histori surat terbaru
Perbarui statusTgl_otorisasiketerangan
Memilih opsi simpan
Membarui data histori
Menampilkan data histori surat terbaru
Data histori surat yang
dipilih
selesai
9
Gambar 4.12 System Flowchart Histori Disposisi (3)
39
4.2.2 Context Diagram
Context diagaram yaitu gambaran seluruh aliran data pada data flow
diagram(DFD). External entity yang ada di dalam contextdiagram yaitu
pengguna. Penggguna dibagi menjadi Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil
ketua, BAUK dan Kaprodi . Lebih jelasnya, context diagram ini dapat dilihat pada
Gambar 4.13.
40
data user
data user
data disposisi terpil ih
data user
data user
data surat keluar
data disposisi
data user
data disposisi
data disposisi
kata kunci surat keluar
data surat keluar terpil ih
data surat masuk
kata kunci surat masuk
data surat masuk terpil ih
data pegawai
data pegawai terpil ih
data jabatan
data jabatan terpil ih
data disposisi surat
disposisi surat terpil ih
kata kunci disposisi
data histori
kata kunci histori
data histori terpil ih
konfirm data user
username dan password tidak cocok
informasi surat keluar
daftar surat keluar
data surat keluar terbaru
informasi surat masuk
daftar surat masuk
data surat masuk terbaru
informasi data disposisi surat
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
informasi data pegawai
data pegawai baru
informasi data jabatan
data jabatan terbaru
informasi histori disposisi
daftar data histori disposisi
data histori disposisi terbaru
data disposisi terpil ih
kata kunci disposisi
informasi data disposisi surat
daftar data disposisi surat
data disposisi terbaru
konfirm data user
data disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci
data disposisi terpil ih
kata kunci
data disposisi terpil ih
konfirmasi data user
informasi data disposisi
daftar disposisi baru
data disposisi terbaru
konfirmasi data user
informasi data disposisi
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
konfirmasi data user
informasi data disposisi
1
Aplikasi Disposisi berbasis Web
Bagian Administrasi Umum di
STIKES YRSDS
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Ketua
Wakil ketua
BAUK
Kaprodi
Gambar 4.13 Diagram Konteks
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah cara atau metode yang digunakan untuk
membuat rancangan sistem terstruktur yang terdapat alur data, penyimpanan data
dan proses. Selain itu DFD lebih detail mampu menjelaskan sampai ke beberapa
41
level proses dari rancangan sistem yang akan dibangun. Dalam aplikasi disposisi
web ini juga menggunakan DFD untuk merancang proses yang ada didalamnya.
Terdapat 7 proses beserta sub proses dalam DFD level 0, 5 entitas yaitu
Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi. Sub proses
di DFD level 0 yaitu otentikasi login, pengolahan surat keluar, pengolahan surat
masuk, pengolahan data pegawai, pengolahan jabatan, disposisi, histori disposisi.
Sedangkan entitas yaitu pengguna dan pengguna2. Yang dimaksudkan pengguna
adalah apabila akses user untuk Ka.Ur Administrasi Umum dan akses user selain
Ka.Ur Administrasi Umum. Dan tabel di dalam DFD level 0 yaitu surat_masuk ,
surat_keluar, pegawai, jabatan, disposisi dan dispopeg. Penjelasan DFD level 0
dapat dilihat dilihat pada gambar 4.14 berikut.
42
data pengguna KAUR
data pengguna ketua
data pengguna BAUK
data pengguna Kaprodi
data surat keluar
kata kunci surat keluar
data surat keluar terpil ih
data surat masuk
kata kunci surat masuk
data surat masuk terpil ih
data pegawai
data pegawai terpil ih
data jabatan yang terpil ih
data jabatan
data disposisi
kata kunci
data disposisi terpil ih
data histori disposisi
kata kunci histori
data histori terpil ih
jabatan selain KAUR
data disposisi tercatat
konfirm data user
username dan password tidak cocok
informasi surat keluar
daftar data surat keluar
data surat keluar terbaru
informasi surat masuk
daftar data surat masuk
data surat masuk terbaru
informasi data pegawai
data pegawai terbaru
informasi data jabatan
data jabatan terbaru
informasi disposisi surat
daftar disposisi surat
data disposisi surat terbaru
daftar histori disposisidata histori terbaru
informasi histori
data pengguna Waka
data pengguna
data pegawai
data surat masuk
data informasi surat masuk
data pegawai
data informasi pegawai
data jabatan
data informasi jabatan
data disposisi surat
data informasi disposisi surat
data histori
data informasi histori
kata kunci disposisi
data disposisi terpil ih
data disposisi
data jabatan
data pegawai
data pegawai
data disposisi terpil ih
kata kunci disposisi
data disposisi surat
data disposisi
kata kunci disposisi
data disposisi terpil ih
data disposisi
kata kunci disposisi
data disposisi terpil ih
ResourceFlow_18
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
data informasi disposisi
informasi disposisi
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
informasi data disposisi
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
informasi data disposisi
daftar data disposisi
data disposisi terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Ketua
Wakil ketua
BAUK
Kaprodi
1.1
Otentikasi login
1.2
Pengolahan surat
keluar
1.3
Pengolahan surat
masuk
1.4
Pengolahan data
pegawai
1.5
Pengolahan data
jabatan
1.6
Disposisi surat
1.7
Histori disposisi
1 pegawai
2 surat keluar
3 surat masuk
4 jabatan
5 disposisi
6 dispopeg
Gambar 4.14 Data Flow Diagram level 0
43
DFD level 1 proses otentikasi login merupakan lanjutan dari DFD level 0.
Di dalam DFD level 1 proses otentikasi login terdapat 4 (empat) proses yaitu
memasukkan username dan password, mencocokkan username dengan password,
menampilkan pesan “username dan password error” dan mencocokkan bagian.
Terdapat external entity yaitu Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua,
BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel penyimpanan yaitu tabel
pegawai. Proses otentikasi ini berfungsi untuk memberikan hak akses terhadap
pengguna. Pengguna berhak mendapat menyimpan, memperbarui dan melihat
aplikasi dipoisisi.
Proses otentikasi login ini dimulai dari proses memasukkan username dan
password kemudian akan mengecek pada proses mencocokkan username dan
password dan mengambil dari tabel pegawai. Apabila tidak ditemukan username
dan password maka akan muncul pesan error atau notifikasi username dan
password salah kepada pengguna. Apabila cocok maka akan masuk proses
mencocokkan bagian apakah username dan password yang didapat merupakan
bagian user yang mana Ka. Ur Administrasi Umum atau selain itu. Proses
selanjutnya maka akan ada dua opsi melanjutkan ke pengolahan surat keluar atau
disposisi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15.
44
pengguna KAUR
cek login
username dan password salah
pengguna Ketua
pengguna waka
pengguna BAUK
pengguna Kaprodi
informasi username & password tidak cocok
informasi mencocokkan bagian
data pegawai
konfirmasi data user pegawai
username&password tidak cocok
username&password tdk cocok
username&password tdk cocok
username&password tdk cocok
konfirmasi data user ketua
konfirmasi data user Waka
konfirmasi data user BAUK
konfirmasi data user kaprodi
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Ketua
BAUK
Kaprodi
Wakil ketua
1.6
Disposisi surat
(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian
Administrasi Umum di STIKES YRSDS)
1 pegawai
1.1.1
memasukkan username
dan password
1.1.2
mencocokkan username
dan password
1.1.3
menampilkan pesan "
username dan password
tidak cocok"
1.1.4
mencocokkan bagian
Gambar 4.15 DFD Level 1 Otentikasi Login
DFD level 1 proses pengolahan surat keluar merupakan lanjutan dari DFD
level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar terdapat 3
proses yaitu menambah data surat keluar, mencari data surat keluar dan
memperbarui data surat keluar. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu
Ka. Ur Administrasi Umum, dan penyimpanan tabel surat keluar dan tabel
pegawai. Proses ini berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data
surat keluar. Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan surat masuk. Untuk
45
lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan surat keluar dapat dilihat pada
Gambar 4.16 .
data surat keluar
kata kunci surat keluar
data surat keluar terpil ih
data pegawai
data surat keluar
informasi data surat keluar
daftar data surat keluar
data surat keluar terbaru
informasi surat keluar
daftar kata kunci
kata kunci
data surat keluar
data surat terpil ih
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
2 surat keluar
1.2.1
menambah data surat
keluar
1.2.2
mencari data surat
keluar
1.2.3
memperbarui data surat
keluar
1 pegawai
Gambar 4.16 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Keluar
DFD level 2 proses menambah surat keluar merupakan lanjutan dari DFD
level 1 pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses menambah
data surat keluar terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat keluar dan
menampilkan daftar surat keluar terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur
Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat keluar
dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat keluar dimulai dengan proses
menambah data surat keluar kemudian disimpan dalam tabel surat keluar
kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat keluar terbaru dari
tabel surat keluar. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat keluar
46
terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.17
berikut.
data surat keluar data pegawai
data surat keluar
data tersimpaninformasi data pegawai
informasi surat keluar
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1 pegawai
2 surat keluar
1.2.1.1
Menyimpan data surat
keluar
1.2.1.2
Menampilkan informasi
data surat keluar
Gambar 4.17 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Keluar
DFD level 2 proses mencari data surat keluar merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2 proses
mencari data surat keluar terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat keluar
dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat keluar. Dalam
proses ini terdapat entitas yaituKa.Ur Administrasi umum danproses ini terdapat
penyimpanan berupa tabel surat keluar. Proses mencari data dimulai dari
menyaring data surat keluar dengan kata kunci kemudian tabel akan memnyaring
data yang dimaksud kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat
keluar sesuai kata kunci. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat
keluar dapat dilihat pada Gambar 4.18.
47
kata kunci surat keluar
daftar data surat keluar
data surat keluar
data surat keluar tersaring
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
2 surat keluar
1.2.2.1
Menyaring data surat keluar
dengan kata kunci
pencarian
1.2.2.2
menampilkan data surat
keluar
Gam
bar 4.18 DFD Level 2 Proses Mencari Data Surat Keluar
DFD level 2 proses memperbarui data surat keluar merupakan lanjutan
dari DFD level 1 proses pengolahan data surat keluar. Di dalam DFD level 2
proses memperbarui data surat keluar terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan
data surat surat keluar sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data
surat keluar dan terakhir menampilkan daftar surat keluar terbaru. Di dalam proses
ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada
tabel surat keluar. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat keluar sesuai
daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat keluar kemudian di
simpan dalam tabel surat keluar dilanjutkan proses menampilkan daftar surat
keluar terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.19 berikut.
48
data surat keluar terpil ih
data surat keluar ditampilkan
data surat keluar
data surat keluar tersimpan
daftar surat keluar
data surat keluar terbaru
data surat keluar
informasi data surat keluar
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
2 surat keluar
1.2.3.1
Menampilkan data surat
keluar sesuai daftar yang
dipil ih
1.2.3.2
perbarui data surat keluar
1.2.3.3
menampilkan daftar data
surat keluar terbaru
Gambar 4.19 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Keluar
DFD level 1 proses pengolahan surat masuk merupakan lanjutan dari DFD
level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk terdapat 3
proses yaitu menambah data surat masuk, mencari data surat masuk dan
memperbarui data surat masuk. Di dalam proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu
pengguna, dan penyimpanan tabel surat masuk dan tabel pegawai. Proses ini
berfungsi untuk menambah, memperbarui dan mencari data masuk. Kemudian
proses selanjutnya adalah pengolahan data pegawai. Untuk lebih jelasnya, DFD
level 1 proses pengolahan surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.20 .
DFD level 2 proses menambah surat masuk merupakan lanjutan dari DFD
level 1 pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses menambah
data surat masuk terdapat dua proses yaitu menyimpan data surat masuk dan
menampilkan daftar surat masuk terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur
Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel surat masuk
dan tabel pegawai. Proses pengolahan surat masuk dimulai dengan proses
menambah data surat masuk kemudian disimpan dalam tabel surat masuk
kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar surat masuk terbaru dari
49
tabel surat masuk. Kemudian pengguna mendapatkan informasi surat masuk
terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.21.
data surat masuk
informasi surat masuk
kata kunci surat masuk
daftar surat masuk
data surat masuk terpilih
data surat masuk terbaru
data pegawai
data surat masuk
informasi daftar data surat masuk
data surat masuk
informasi data surat masuk terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
3 surat masuk
1 pegawai1.3.1
Menambah surat
masuk
1.3.2
Mencari data surat
masuk
1.3.3
Memperbarui surat
masuk
Gambar 4.20 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Surat Masuk
data surat masuk
data surat masuk tersimpan
informasi surat masuk
data pegawai
data surat masuk
informasi data surat masuk
informasi data pegawai
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1 pegawai
3 surat masuk
1.3.1.1
menyimpan data surat
masuk
1.3.1.2
menampilkan daftar surat
masuk terbaru
Gambar 4.21 DFD Level 2 Proses Menambah Data Surat Masuk
DFD level 2 proses mencari data surat masuk merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2 proses
mencari data surat masuk terdapat 2 proses yaitu menyaring data surat masuk
50
dengan kata kunci pencarian dan proses menampilkan data surat masuk. Dalam
proses ini terdapat entitas yaitu pengguna dan proses ini terdapat penyimpanan
berupa tabel surat masuk. Proses mencari data dimulai dari menyaring data surat
masuk dengan kata kunci kemudian tabel akan menyaring data yang dimaksud
kemudian berlanjut pada proses menampilkan data surat masuk sesuai kata kunci.
Lebih jelasnya, DFD level 2 proses mencari data surat masuk dapat dilihat pada
Gambar 4.22.
DFD level 2 proses memperbarui data surat masuk merupakan lanjutan
dari DFD level 1 proses pengolahan data surat masuk. Di dalam DFD level 2
proses memperbarui data surat masuk terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan
data surat surat masuk sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data
surat masuk dan terakhir menampilkan daftar surat masuk terbaru. Di dalam
proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan
pada tabel surat masuk. Proses ini dimulai dari menampilkan data surat masuk
sesuai daftar yang dipilih setelah itu proses memperbarui data surat masuk
kemudian di simpan dalam tabel surat masuk dilanjutkan proses menampilkan
daftar surat masuk terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.23 .
kata kunci surat masuk
daftar data surat masuk
data surat masuk tersaring
data surat masuk
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
3 surat masuk1.3.2.1
menyaring data surat masuk
sesuai dengan kata kunci
pencarian
1.3.2.2
menampilkan data surat masuk
Gambar 4.22 DFD Level 2 Proses Mencari Data Surat Masuk
51
surat masuk terpilih
data surat masuk
data surat masuk terbaru
data surat masuk
data surat masuk diperbarui
informasi data surat masuk
data surat masuk
informasi data surat masuk terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
3 surat masuk
1.3.3.1
Menampilkan data surat masuk
sesuai yang dipil ih
1.3.3.2
perbarui data surat masuk
1.3.3.3
menampilkan data surat masuk
terbaru
Gambar 4.23 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Surat Masuk
DFD level 1 proses pengolahan data pegawai merupakan lanjutan dari
DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data pegawai terdapat 2
proses yaitu menambah data pegawai dan memperbarui data pegawai. Di dalam
proses ini juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan
penyimpanan tabel jabatan dan tabel pegawai. Proses ini berfungsi untuk
menambah dan memperbarui data pegawai. Kemudian proses selanjutnya adalah
pengolahan data jabatan. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan
data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.24 .
DFD level 2 proses menambah data pegawai merupakan lanjutan dari
DFD level 1 pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses menambah
data pegawai terdapat dua proses yaitu menyimpan data pegawai dan
menampilkan daftar pegawai terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur
Administrasi umum. Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan dan
tabel pegawai. Proses pengolahan pegawai dimulai dengan proses menambah data
pegawai kemudian disimpan dalam tabel pegawai dan tabel jabatan kemudian
52
dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data pegawai terbaru dari tabel
pegawai dan tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi pegawai
terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.25 .
DFD level 2 proses memperbarui data pegawai merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan data pegawai. Di dalam DFD level 2 proses
memperbarui data pegawai terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data
pegawai sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data pegawai dan
terakhir menampilkan daftar pegawai terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas
luar yaitu pengguna dan penyimpanan pada tabel pegawai dan tabel jabatan.
Proses ini dimulai dari menampilkan data pegawai sesuai daftar yang dipilih
setelah itu proses memperbarui data pegawai kemudian di simpan dalam tabel
pegawai dan tabel jabatan dilanjutkan proses menampilkan daftar pegawai
terbaru. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.26 .
data pegawai
informasi data pegawai
data pegawai terpil ih
data pegawai terbaru
data pegawai
informasi jabatan
informasi data pegawai
data pegawai
informasi jabatan
informasi data pegawai
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1 pegawai
4 jabatan
1.4.1
menambah data
pegawai
1.4.2
memperbarui data
pegawai
Gambar 4.24 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pegawai
53
data pegawai
informasi data pegawai
data pegawai tersimpan
data pegawai
data jabatan
data jabatan
data pegawai
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1 pegawai
4 jabatan
1.4.1.1
menyimpan data pegawai
1.4.1.2
menampilkan daftar data
pegawai
Gambar 4.25 DFD Level 2 Proses Menambah Data Pegawai
data pegawai terpil ih
data pegawai
data pegawai terbaru
data pegawai tampil
data pegawai tersimpan
data pegawai
data jabatan
data pegawai baru
data jabatan baru
informasi data jabatan baru
informasi data pegawai baru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1 pegawai
4 jabatan
1.4.2.1
menampilkan data pegawai
sesuai yang dipil ih
1.4.2.2
perbarui data pegawai
1.4.2.3
menampilkan daftar
pegawai
Gambar 4.26 DFD level 2 Proses Memperbarui Data Pegawai
DFD level 1 proses pengolahan data jabatan merupakan lanjutan dari DFD
level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan data jabatan terdapat 2 proses
yaitu menambah data jabatan dan memperbarui data jabatan. Di dalam proses ini
juga terdatap 1 entitas yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan tabel
54
jabatan. Proses ini berfungsi untuk menambah dan memperbarui data jabatan.
Kemudian proses selanjutnya adalah pengolahan data disposisi. Untuk lebih
jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan data jabatan dapat dilihat pada Gambar
4.27 .
DFD level 2 proses menambah data jabatan merupakan lanjutan dari DFD
level 1 pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses menambah data
jabatan terdapat dua proses yaitu menyimpan data jabatan dan menampilkan
daftar jabatan terbaru. Entitas dalam proses ini adalah Ka.Ur Administrasi umum.
Dan penyimpanan pada proses ini adalah tabel jabatan. Proses pengolahan jabatan
dimulai dengan proses menambah data jabatan kemudian disimpan dalam tabel
jabatan kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan daftar data jabatan
terbaru dari tabel jabatan. Kemudian pengguna mendapatkan informasi jabatan
terbaru yang telah di masukkan. Proses ini dapat dilihat pada Gambar 4.28 .
DFD level 2 proses memperbarui data jabatan merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan data jabatan. Di dalam DFD level 2 proses
memperbarui data jabatan terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data jabatan
sesuai daftar yang dipilih kemudian proses perbarui data jabatan dan terakhir
menampilkan daftar jabatan terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu
Ka.Ur Administrasi umum dan penyimpanan pada tabel jabatan. Proses ini
dimulai dari menampilkan data jabatan sesuai daftar yang dipilih setelah itu
proses memperbarui data jabatan kemudian disimpan dalam tabel jabatan
dilanjutkan proses menampilkan daftar jabatan terbaru. Proses ini dapat dilihat
pada Gambar 4.29 .
55
data jabatan
informasi data jabatan
data jabatan terpilih
data jabatan terbaru
data jabatan
data jabatan terbaru
data jabatan
Kepala Urusan
Administrasi
Umum 4 jabatan
1.5.1
menambah data
jabatan
1.5.2
memperbarui data
jabatan
Gambar 4.27 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Jabatan
data jabatan
data jabatan tersimpan
informasi data jabatan
data jabatan
informasi data jabatan
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
4 jabatan
1.5.1.1
menyimpan data jabatan
1.5.1.2
menampilkan data jabatan
Gambar 4.28 DFD Level 2 Proses Menambah Data Jabatan
56
data jabatan terpilih
data jabatan
data jabaran terbaru
data jabatan
data jabatan
informasi data jabatan terbaru
daftar data jabatan
data jabatan tersimpan
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
4 jabatan
1.5.2.1
menampilkan daftar jabatan
yang dipil ih
1.5.2.2
perbarui data jabatan
1.5.2.3
menampilkan data jabatan
baru
Gambar 4.29 DFD Level 2 Proses Memperbarui Data Jabatan
DFD level 1 proses pengolahan disposisi merupakan lanjutan dari DFD
level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan disposisi terdapat 3 (tiga) proses
yaitu menambah disposisi, mencari disposisi dan memperbarui disposisi. Di
dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum Ketua,
Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan
tabel surat masuk. Proses disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui
dan mencari disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses pengolahan
disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.30.
DFD level 2 proses menambah disposisi merupakan lanjutan dari DFD
level 1 proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses menambah
disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu memilih daftar diposisi surat masuk,
menambah disposisi dan menampilkan disposisi terbaru. Di dalam proses ini
terdapat entitas luar yaituKa.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK
dan Kaprodi dan proses ini terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses
57
disposisi dimulai dari memilih data disposisi daftar disposisi kemudian
dilanjutkan menambahkan disposisi baru dan selanjutnya menampilkan disposisi
terbaru. Lebih jelasnya, DFD level 2 proses menambah data disposisi dapat dilihat
pada Gambar 4.31.
DFD level 2 proses mencari disposisi merupakan lanjutan DFD level 1
proses pengolahan disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari disposisi
terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data disposisi sesuai dengan kata kunci
pencarian dan menampilkan data disposisi surat. Di dalam proses ini terdapat
entitas luar yaitu pengguna dan proses ini terdapat tabel disposisi. Proses mencari
data disposisi di mulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data
pencarian kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi.
Proses DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.32.
DFD level 2 proses memperbarui data disposisi merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan data disposisi. Di dalam DFD level 2 proses
memperbarui data disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu menampilkan data
disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data disposisi baru dan
menampilkan data disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu
Ka.Ur Administrasi umum, Ketua, Wakil ketua, BAUK dan Kaprodi dan proses
ini juga terdapat tabel surat masuk dan tabel disposisi. Proses memperbarui
disposisi dimulai dengan melakukan proses menampilkan data disposisi sesuai
daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data
disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data disposisi
terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data disposisi
dapat dilihat pada Gambar 4.33.
58
data disposisi surat
informasi data disposisi
kata kunci disposisi surat
data disposisi terpil ih
daftar data disposisi surat
data disposisi surat terbaru
informasi surat masuk
data disposisi
data disposisi
informasi data surat masuk
data disposisi terbaru
disposisi surat
informasi disposisi Ketua
informasi disposisi wakil ketua
informasi disposisi BAUK
informasi disposisi Kaprodi
kata kunci disposisi
daftar disposisi
daftar data disposisi
daftar data disposisi
daftar data disposisi
data disposisi terpil ih
data disposisi terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1.1
Otentikasi login
(Aplikasi Disposisi berbasis Web
Bagian Administrasi Umum di
STIKES YRSDS)
Kaprodi
BAUK
1.7
Histori disposisi
(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian
Administrasi Umum di STIKES YRSDS
)
5 disposisi
1.6.1
menambah
disposisi surat
1.6.2
mencari
disposisi surat
1.6.3
memperbarui
disposisi surat
Wakil ketua
Ketua
3 surat masuk
Gambar 4.30 DFD Level 1 Proses Disposisi
59
data disposisi terpil ih
data disposisi ditampilkan
data disposisi
data informasi disposisi surat
data disposisi tersimpan
data informasi disposisi
informasi data surat masuk
informasi data disposisi
data disposisi
informasi disposisi terbaru
data surat masuk
data disposisi waka
data disposisi BAUK
data disposisi kaprodi
data disposisi ketua
informasi data disposisi ketua
informasi data disposisi waka
informasi data disposisi kaprodi
data disposisi
data disposisi
data disposisi
data disposisi terbaru
data disposisi terbaru
data disposisi terbaru
data disposisi terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Ketua
Wakil ketua
BAUK
Kaprodi
3 surat masuk
5 disposisi
1.6.1.1
memilih daftar disposisi
yang dipil ih
1.6.1.2
menyimpan data disposisi
1.6.1.3
menampilkan data
disposisi
Gambar 4.31 DFD Level 2 Proses Menambah Data Disposisi
60
kata kunci
data disposisi tersaring
daftar disposisi
informasi data disposisi
daftar data disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
kata kunci disposisi
daftar disposisi
daftar disposisi
daftar disposisi
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Ketua
Wakil ketua
BAUK
Kaprodi
5 disposisi
1.6.2.1
menyaring data disposisi sesuai
dengan kata kunci pencarian
1.6.2.2
menampilkan data disposisi
surat
Gambar 4.32 DFD Level 2 Proses Mencari Data Disposisi
61
data disposisi terpil ih
informasi daftar disposisi
data disposisi
data disposisi tersimpan
data disposisi
daftar disposisi terbaru
data surat masuk
data surat masuk
data disposisi
data disposisi
data disposisi terpil ih ketua
data disposisi terpil ih waka
data disposisi terpil ih BAUK
data disposisi terpil ih kaprodi
informasi data disposisi terpil ih ketua
informasi data disposisi terpil ih waka
informasi data disposisi terpil ih BAUK
informasi data disposisi terpil ih kaprodi
data disposisi
data disposisi
data disposisi
data disposisi
daftar disposisi terbaru
daftar data disposisi terbaru
daftar data disposisi terbaru
daftar disposisi terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
Kaprodi
BAUK
Wakil ketua
Ketua
3 surat masuk
5 disposisi
1.6.3.1
menampilkan data
disposisi sesuai daftar
yang dipil ih
1.6.3.2
memperbarui data
disposisi
1.6.3.3
menampilkan daftar
disposisi terbaru
Gambar 4.33 DFD Level 2 Proses Memperbarui Disposisi
DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi merupakan lanjutan dari
DFD level 0. Di dalam DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi terdapat 3
(tiga) proses yaitu menambah histori disposisi, mencari histori disposisi dan
memperbarui histori disposisi. Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu
Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini mempunyai tabel disposisi dan tabel
dispopeg. Proses histori disposisi ini berfungsi untuk mengubah, memperbarui
dan mencari histori disposisi. Untuk lebih jelasnya, DFD level 1 proses
pengolahan histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.34.
62
DFD level 2 proses menambah histori disposisi merupakan lanjutan dari
DFD level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses
menambah histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menambah histori
disposisi dan menampilkan histori disposisi terbaru. Di dalam proses ini terdapat
entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini terdapat tabel
dispopegdan tabel disposisi. Proses histori disposisi dimulai dari menambahkan
histori disposisi baru dan selanjutnya menampilkan histori disposisi terbaru. Lebih
jelasnya, DFD level 2 proses menambah data histori disposisi dapat dilihat pada
Gambar 4.35.
DFD level 2 proses mencari histori disposisi merupakan lanjutan DFD
level 1 proses pengolahan histori disposisi. Di dalam DFD level 2 proses mencari
histori disposisi terdapat 2 (dua) proses yaitu menyaring data histori disposisi
sesuai dengan kata kunci pencarian dan menampilkan data histori disposisi surat.
Di dalam proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan
proses ini terdapat tabel disposisi dan tabel dispopeg. Proses mencari data histori
disposisi dimulai dengan proses menyaring data disposisi dengan data pencarian
kemudian dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori disposisi. Proses
DFD level 2 dapat dilihat pada Gambar 4.36.
DFD level 2 proses memperbarui data histori disposisi merupakan lanjutan
dari DFD level 1 proses pengolahan data histori disposisi. Di dalam DFD level 2
proses memperbarui data histori disposisi terdapat 3 (tiga) proses yaitu
menampilkan data histori disposisi sesuai daftar yang dipilih, memperbarui data
histori disposisi baru dan menampilkan data histori disposisi terbaru. Di dalam
proses ini terdapat entitas luar yaitu Ka.Ur Administrasi umum dan proses ini juga
63
terdapat tabel dispopeg dan tabel disposisi. Proses memperbarui histori disposisi
dimulai dengan melakukan proses menampilkan data histori disposisi sesuai
daftar yang dipilih kemudian dilanjutkan dengan proses memperbarui data histori
disposisi baru. Setelah itu, dilanjutkan dengan proses menampilkan data histori
disposisi terbaru. Untuk lebih jelasnya, DFD level 2 proses memperbarui data
histori disposisi dapat dilihat pada Gambar 4.37.
data histori
informasi data histori
kata kunci histori
daftar data histori
data histori terpil ih
data histori terbaru
data dispopeg
informasi data hisori
data histori
informasi data histori terbaru
informasi data histori
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
1.6
Disposisi surat
(Aplikasi Disposisi berbasis Web Bagian
Administrasi Umum di STIKES YRSDS)
6 dispopeg
1.7.1
menambah data histori
1.7.2
mencari histori
1.7.3
memperbarui histori
Gambar 4.34 DFD Level 1 Proses Histori Disposisi
64
data histori
data histori tersimpan
informasi histori
data disposisi pegawai
informasi disposisi pegawai
Kepala Urusan
Administrasi
Umum6 dispopeg
1.7.1.1
menyimpan data
histori
1.7.1.2
menampilkan data
histori
Gambar 4.35 DFD Level 2 Proses Menambah Histori Disposisi
kata kunci data disposisi pegawai
informasi data disposisi pegawaidaftar data histori
data histori tersimpan
Kepala Urusan
Administrasi
Umum 6 dispopeg
1.7.2.1
menyaring data histori
sesuai dengan kata
kunci pencarian
1.7.2.2
menampilkan data
histori disposisi
Gambar 4.36 DFD Level 2 Proses Mencari Histori Disposisi
65
data histori terpil ih
data histori
daftar data histori terbaru
daftar data histori terpil ih
informasi data histori
data histori
informasi daftar histori terbaru
Kepala Urusan
Administrasi
Umum
6 dispopeg
1.7.3.1
menampilkan data
histori sesuai yang
dipil ih
1.7.3.2
perbarui histori
1.7.3.3
menampilkan daftar histori
terbaru
Gambar 4.37 DFD Level 2 Proses Memperbarui Histori Disposisi
4.2.4 Entity Relationship Diagram(ERD)
ERD dibagi menjadi dua yaitu:
A. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) pada aplikasi disposisi terdapat 5 (lima)
tabel yaitu tabel surat masuk, tabel disposisi, tabel pegawai, tabel jabatan dan
tabel surat keluar. Gambar CDM dapat dilihat pada Gambar 4.38 .
66
Memiliki
Detil_pegawai_disposisi
Dimiliki
Mempunyai
kirim
tanggungjawab
surat_masuk
#
o
o
o
o
o
o
o
no_agenda_masuk
surat_dari
tgl_surat_masuk
no_surat_masuk
perihal_masuk
tgl_terima
diteruskan
upload_surat_masuk
...
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Date
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Date
Variable characters (50)
Variable characters (100)
surat_keluar
o
o
#
o
o
o
o
no_agenda_keluar
tujuan_keluar
no_surat_keluar
tgl_surat_keluar
perihal_keluar
upload_surat_keluar
kirim
...
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Date
Variable characters (50)
Variable characters (50)
Variable characters (100)
disposisi
#
o
o
id_deposisi
isi_deposisi
tgl_selesai
...
Variable characters (50)
Variable characters (200)
Date & Time
jabatan
#
o
kd_jabatan
nm_jabatan
Variable characters (20)
Variable characters (50)
pegawai
#
o
o
o
o
nid_pegawai
nama_pegawai
password
alamat_pegawai
session
...
Variable characters (20)
Variable characters (100)
Variable characters (20)
Variable characters (100)
Variable characters (100)
Gambar 4.38 CDM Aplikasi Disposisi
B. Physical Data Model (PDM)
FK_DISPOSIS_MEMILIKI_SURAT_MA
FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_DISPOSIS
FK_DETIL_PE_DETIL_PEG_PEGAWAI
FK_PEGAWAI_DIMILIKI_JABATAN
FK_SURAT_MA_MEMPUNYAI_PEGAWAI
FK_SURAT_KE_KIRIM_PEGAWAI
FK_SURAT_KE_TANGGUNGJ_PEGAWAI
surat_masuk
no_agenda_masuk
nid_pegawai
surat_dari
tgl_surat_masuk
no_surat_masuk
perihal_masuk
tgl_terima
diteruskan
upload_surat_masuk
...
varchar(50)
varchar(20)
varchar(50)
date
varchar(50)
varchar(50)
date
varchar(50)
varchar(100)
<pk>
<fk>
surat_keluar
no_agenda_keluar
tujuan_keluar
no_surat_keluar
nid_pegawai
peg_nid_pegawai
tgl_surat_keluar
perihal_keluar
upload_surat_keluar
kirim
...
varchar(50)
varchar(50)
varchar(50)
varchar(20)
varchar(20)
date
varchar(50)
varchar(50)
varchar(100)
<pk>
<fk2>
<fk1>
disposisi
id_deposisi
no_agenda_masuk
isi_deposisi
tgl_selesai
...
varchar(50)
varchar(50)
varchar(200)
timestamp
<pk>
<fk>
jabatan
kd_jabatan
nm_jabatan
varchar(20)
varchar(50)
<pk>
pegawai
nid_pegawai
kd_jabatan
nama_pegawai
password
alamat_pegawai
session
...
varchar(20)
varchar(20)
varchar(100)
varchar(20)
varchar(100)
varchar(100)
<pk>
<fk>
Detil_pegawai_disposisi
id_deposisi
nid_pegawai
varchar(50)
varchar(20)
<pk,fk1>
<pk,fk2>
Gambar 4.39 PDM Aplikasi Disposisi
67
Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM yang
sudah di buat sebelumnya. PDM pada aplikasi disposisi web terdapat 6 (enam)
tabel yaitu tabel surat masuk, tabel surat keluar, tabel disposisi, tabel pegawai,
tabel jabatan dan detil pegawai disposisi. Untuk lebih jelasnya, PDM dapat dilihat
pada Gambar 4.39 .
4.2.5 Database Management System(DBMS)
Struktur tabel pada aplikasi disposisi yaitu:
A. Tabel Pegawai
Primary key : NID_PEGAWAI
Foreign key : KD_JABATAN
Fungsi : untuk menyimpan data pegawai dan menjalankan aplikasi serta
hak aksesnya.
Tabel 4.1 Tabel Pegawai
Field Data Type Length Constraint
NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Primary Key
KD_JABATAN VARCHAR 20 Foreign Key
NAMA_PEGAWAI VARCHAR 100
PASSWORD VARCHAR 20
ALAMAT_PEGAWAI VARCHAR 100
SESSION VARCHAR 100
68
B. Tabel Jabatan
Primary key : KD_JABATAN
Foreign key : -
Fungsi : untuk menyimpan data jabatan pegawai
Tabel 4.2 Tabel Pegawai
Field Data Type Length Constraint
KD_JABATAN VARCHAR 20 Primary Key
NM_JABATAN VARCHAR 50
C. Tabel Surat Masuk
Primary key : NO_AGENDA_MASUK
Foreign key : NID_PEGAWAI
Fungsi : untuk menyimpan data surat masuk
Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk
Field Data Type Length Constraint
NO_AGENDA_MASUK VARCHAR 50 Primary Key
NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign Key
SURAT_DARI VARCHAR 50
TGL_SURAT_MASUK DATE
NO_SURAT_MASUK VARCHAR 50
PERIHAL_MASUK VARCHAR 50
TGL_TERIMA DATE
DITERUSKAN VARCHAR 50
UPLOAD_SURAT_MASUK VARCHAR 100
69
D. Tabel Surat Keluar
Primary key : NO_SURAT_KELUAR
Foreign key : NID_PEGAWAI
Fungsi : untuk menyimpan data surat keluar
Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar
Field Data Type Length Constraint
NO_AGENDA_KELUAR VARCHAR 50
TUJUAN_KELUAR VARCHAR 50
NO_SURAT_KELUAR VARCHAR 50 Primary Key
NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign key
PEG_NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Foreign Key
TGL_SURAT_KELUAR DATE
PERIHAL_KELUAR VARCHAR 50
UPLOAD_SURAT_KELUAR VARCHAR 50
KIRIM VARCHAR 100
70
E. Tabel Disposisi
Primary key : ID_DEPOSISI
Foreign key : NO_AGENDA_MASUK
Fungsi : menyimpan data disposisi
Tabel 4.5 Tabel Disposisi
Field Data Type Length Constraint
ID_DEPOSISI VARCHAR 50 Primary key
NO_AGENDA_MASUK VARCHAR 50 Foreign Key
ISI_DEPOSISI VARCHAR 200
TGL_SELESAI DATE
F. Tabel Histori
Primary key : ID_DEPOSISI dan NID_PEGAWAI
Foreign key : ID_DEPOSISI dan NID_PEGAWAI
Fungsi : menyimpan data histori disposisi
Tabel 4.6 Tabel Detil Histori
Field Data Type Length Constraint
ID_DEPOSISI VARCHAR 50 Primary key, Foreign Key
NID_PEGAWAI VARCHAR 20 Primary key, Foreign Key
STATUS VARCHAR 100
TGL_OTORISASI DATE
KETERANGAN TEXT
71
4.2.6 Desain Input Output
Desain input output digunakan untuk memberi gambaran terhadap aplikasi
berbasis web yang akan dibuat. Gambaran yang yang diberikan yaitu gambaran
untuk memasukkan data, melihat data dan melihat histori data. Pada aplikasi
disposisi surat terdapat beberapa desain input dan desain output.
A. Halaman Login
Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang pada awalnya
dijalankan. Pada halaman ini Ka.Ur. Administrasi Umum dan user pengguna lain
yang berkepentingan sebagai pengguna aplikasi ini memasukkan username dan
password kemudian menekan button login. Setelah memasukkan username dan
password dengan benar maka user dapat masuk ke halaman utama. Berikut adalah
tampilan halaman login pada gambar 4.40
USERNAME
PASSWORD
ADMINISTRATOR
LOGIN
Gambar 4.40 Halaman Login
B. Halaman Utama
Halaman utama akan tampil setelah melakukan proses login yang benar.
Halaman ini mempunyai 2 struktur konten yaitu menu sidebar atau kanal dan
72
menu bar sebelah kiri. Menu kanal sebelah kiri berisi konten list menu surat
keluar, menu surat masuk, menu pegawai, menu jabatan, menu disposisi dan
menu histori kemudian ada widget kelender. Untuk menu sebelah kanan home
yaitu icon panel penghitung total disposisi, total surat masuk, total surat keluar
dan total histori. Dibawah icon panel penghitung terdapat 3 tab panel yaitu tab
disposisi surat, tab surat masuk dan tab surat keluar. Tab disposisi surat berisi
record disposisi surat baru. Kemudian tab surat masuk berisi record surat masuk
yang sudah di masukkan sedangkan tab surat keluar berisi record surat keluar
yang baru. Dan ada Kalender live event untuk pengingat hari. Tampilan halaman
utama dapat dilihat pada gambar 4.41 .
S
Agustus 14
S R K J S M
5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5
S
1
September 14
S R K J S M
2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30
Surat keluar
Surat masuk
Pegawai
Jabatan
Disposisi
Histori
Gambar 4.41 Halaman Utama
C. Halaman Surat Keluar
Untuk menu tampilan awal halaman surat keluar adalah hasil record
setelah data surat keluar dimasukkan. Dari halaman surat keluar yang tercatat
adalah no agenda, tujuan, no surat keluar, perihal, nama file. Kemudian ada button
73
tambah surat keluar , kotak search . Untuk tampilan halaman surat keluar bisa
dilihat pada gambar 4.42.
Tambah surat keluar
Tujuan No Agenda No surat keluar Perihal Nama file Aksi
First Previous Next Last
Data Surat Keluar
Search
Gambar 4.42 Halaman Surat Keluar
D. Halaman Input dan Edit Surat Keluar
Halaman input surat keluar akan muncul bila button tambah surat keluar di
tekan. Halaman ini untuk mengisi data surat keluar yang sudah dibuat
sebelumnya. Pencatatan surat keluar adalah no agenda, tujuan, no surat keluar,
pegawai, penanggung jawab, tanggal surat, tanggal surat keluar, perihal, file, dan
kirim via. Setelah seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan
button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman surat keluar. Apabila ingin
merubah data surat keluar maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah.
Seperti no agenda, tujuan, pegawai, penanggung jawab, tanggal surat, tanggal
surat keluar, perihal, file, dan kirim via kemudian tekan button simpan apabila
tidak melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan
edit tampak pada gambar 4.43 dan gambar 4.44 .
74
Input surat keluar
datemonth
years
Enter Text
Enter Text
No Agenda
Tujuan
No Surat Keluar
Pegawai
Penanggung Jawab
Tanggal surat keluar
Perihal
File scan
Kirim via
simpan batal
Text
POS Ekspedisi
Gambar 4.43 Halaman Input Surat Keluar
Edit surat keluar
datemonth
years
Enter Text
Enter Text
No Agenda
Tujuan
Pegawai
Penanggung Jawab
Tanggal surat keluar
Perihal
File scan
Kirim via
simpan batal
Text
POS Ekspedisi
Gambar 4.44 Halaman Edit Surat Keluar
75
E. Halaman Surat Masuk
Untuk menu tampilan awal halaman surat masuk adalah hasil record
setelah data surat masuk dimasukkan. Dari halaman surat keluar yang tercatat
adalah no agenda, surat dari, no surat masuk,tanggal terima, diteruskan dan nama
file. Kemudian ada button tambah surat masuk , kotak search . Untuk tampilan
halaman surat masuk bisa dilihat pada gambar 4.45.
Tambah surat masuk
Surat dariNo Agenda No surat masuk Tanggal terima Nama file Aksi
First Previous Next Last
diteruskan
Data Surat Masuk
Search
Gambar 4.45 Halaman Surat masuk
F. Halaman Input dan Edit Surat Masuk
Halaman input surat masuk akan muncul bila button tambah surat masuk
di tekan. Halaman ini untuk mengisi data surat masuk yang sudah dibuat
sebelumnya. Pencatatan surat masuk adalah no agenda, pegawai ,surat dari, no
surat masuk, tanggal surat, tanggal terima surat, diteruskan dan file scan. Setelah
seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman surat keluar. Apabila ingin
merubah data surat keluar maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah.
Seperti pegawai ,surat dari, no surat masuk, tanggal surat, tanggal terima surat,
76
diteruskan dan file scan . Kemudian tekan button simpan apabila tidak melakukan
perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit tampak pada
gambar 4.46 dan gambar 4.47 .
Input surat masuk
date
month
years
Enter Text
Enter Text
date
month
years
No Agenda
Diteruskan
Surat dari
Pegawai
No surat masuk
Tanggal surat keluar
Perihal
File scan
simpan batal
Text
Tanggal terima surat
Gambar 4.46 Halaman Input Surat Masuk
77
Edit surat masuk
datemonth
years
Enter Text
Enter Text
datemonth
years
Surat dari
Pegawai
No surat masuk
Tanggal surat masuk
Perihal
File scan
Diteruskan
simpan batal
Text
Tanggal terima surat
Gambar 4.47 Halaman Edit Surat Masuk
G. Halaman Pegawai
Untuk menu tampilan awal halaman pegawai adalah hasil record setelah
data pegawai dimasukkan. Dari halaman pegawai yang tercatat adalah NIK
pegawai, jabatan, nama pegawai dan password. Kemudian ada button tambah
pegawai baru . Untuk tampilan halaman pegawai bisa dilihat pada gambar 4.48.
78
Tambah pegawai baru
JabatanNIK pegawai Nama Pegawai Password Aksi
Data Pegawai
Gambar 4.48 Halaman Pegawai
H. Halaman Input dan Edit pegawai
Halaman input pegawai akan muncul bila button tambah pegawai baru di
tekan. Halaman ini untuk mengisi data pegawai baru yang ingin diinputkan dan
punya kepentingan dalam proses aplikasi. Pencatatan pegawai adalah Nid
pegawai, jabatan,nama pegawai, password dan alamat. Setelah seluruh datanya
diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman pegawai. Apabila ingin merubah
data pegawai maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti nama
pegawai, password dan alamat . Kemudian tekan button simpan apabila tidak
melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit
tampak pada gambar 4.49 dan gambar 4.50 .
79
Input pegawai baru
NID
Jabatan
Nama pegawai
Password
Alamat
Simpan Batal
Gambar 4.49 Halaman Input Pegawai
Input pegawai baru
Nama pegawai
Password
Alamat
Simpan Batal
Gambar 4.50 Halaman Edit Pegawai
80
I. Halaman Jabatan
Untuk menu tampilan awal halaman jabatan adalah hasil record setelah
data jabatan dimasukkan. Dari halaman jabatan yang tercatat adalah kode jabatan
dan nama jabatan Kemudian ada button tambah jabatan . Untuk tampilan halaman
jabatan bisa dilihat pada gambar 4.51.
Tambah Jabatan
Nama JabatanKode Jabatan Aksi
Data Jabatan
Gambar 4.51 Halaman Jabatan
J. Halaman Input dan Edit Jabatan
Halaman input jabatan akan muncul bila button tambah jabatan di tekan.
Halaman ini untuk mengisi data jabatan baru dan punya kepentingan dalam proses
aplikasi. Pencatatan jabatan adalah kode jabatan dan nama jabatan. Setelah
seluruh datanya diisi maka tekan button simpan jika tidak tekan button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman jabatan. Apabila ingin merubah
data jabatan maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti nama
nama jabatan . Kemudian tekan button simpan apabila tidak melakukan perubahan
data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit tampak pada gambar
4.52 dan gambar 4.53 .
81
Input Jabatan
Kode jabatan
Nama Jabatan
Simpan Batal
Gambar 4.52 Halaman Input Jabatan
Edit Jabatan
Nama Jabatan
Simpan Batal
Gambar 4.53 Halaman Edit Jabatan
K. Halaman Disposisi
Untuk menu tampilan awal halaman disposisi surat adalah hasil record setelah
data disposisi yang dimasukkan. Dari halaman diposisi yang tercatat adalah no
disposisi, no agenda masuk, isi disposisi dan tanggal selesai Kemudian ada button
tambah disposisi . Untuk tampilan halaman disposisi bisa dilihat pada gambar
4.54.
82
Tambah Disposisi
No Agenda MasukNo Disposisi Isi Disposisi Tanggal selesai Aksi
First Previous Next Last
Data Disposisi
Search
Gambar 4.54 Halaman Disposisi
L. Halaman Input dan Edit Disposisi
Halaman input disposisi akan muncul bila button tambah disposisi di
tekan. Halaman ini untuk mengisi data disposisi baru dan punya kepentingan
dalam proses aplikasi. Pencatatan disposisi adalah no diposisi, no agenda masuk,
isi disposisi dan tanggal selesai. Setelah seluruh datanya diisi maka tekan button
simpan, jika tidak tekan button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman disposisi. Apabila ingin merubah
data disposisi maka pilih edit dan merubah data yang ingin diubah. Seperti isi
disposisi dan tanggal selesai . Kemudian tekan button simpan apabila tidak
melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan halaman input dan edit
tampak pada gambar 4.55 dan gambar 4.56 .
83
Input Disposisi
date
month
years
No Agenda Masuk
Isi Disposisi
Kode Disposisi
Tanggal Selesai
simpan batal
Gambar 4.55 Halaman Input Disposisi
Edit Disposisi
date
month
years
Isi Disposisi
Tanggal Selesai
simpan batal
Gambar 4.56 Halaman Edit Disposisi
M. Halaman Histori Disposisi
Untuk menu tampilan awal halaman history disposisi surat adalah hasil
record setelah data tarnsaksi disposisi yang dimasukkan. Dari halaman transasksi
diposisi yang tercatat adalah disposisi, pegawai, status, tanggal otorisasi dan
84
keterangan selesai Kemudian ada button tambah disposisi pegawai . Untuk
tampilan halaman transaksi disposisi bisa dilihat pada gambar 4.57.
Tambah Disposisi Pegawai
Pegawai Disposisi Status Tanggal otorisasi Aksi
First Previous Next Last
Keterangan
Data Disposisi pegawai
Search
Gambar 4.57 Halaman Histori Disposisi
N. Halaman Input dan Edit Histori Disposisi
Halaman input histori disposisi akan muncul bila button tambah disposisi
pegawai di tekan. Halaman ini untuk mencatat hasil data disposisi yang telah
terekam dan punya kepentingan dalam proses aplikasi. Pencatatan transaksi
disposisi adalah status, tanggal otorisasi dan keterangan Setelah seluruh datanya
diisi maka tekan button simpan, jika tidak tekan button batal.
Kemudian data akan terecord ke halaman histori disposisi. Apabila ingin
merubah data transaksi disposisi maka pilih edit dan merubah data yang ingin
diubah. Seperti status, tanggal otorisasi dan keterangan. Kemudian tekan button
simpan apabila tidak melakukan perubahan data tekan button batal. Tampilan
halaman input dan edit tampak pada gambar 4.58 dan gambar 4.59 .
85
Input Detil Disposisi
date
month
years
Status
Keterangan
Tanggal Otorisasi
simpan batal
Gambar 4.58 Halaman Input Histori
Edit Detil Disposisi
date
month
years
Status
Keterangan
Tanggal Otorisasi
simpan batal
Gambar 4.59 Halaman Edit Histori
86
4.3 Mengimplementasi Sistem
Untuk menjalankan aplikasi disposisi berbasis web dibutuhkan spesifikasi
sistem pendukung agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Spesifikasi sistem
yang dibutuhkan yaitu:
Software pendukung:
1. Sistem Operasi : minimal Windows 2000.
2. XAMPP : minimal versi 1.7.x
3. PHP : versi 5.x
4. MYSQL : versi 5.x
Hardware pendukung:
1. Processor : minimal 600MHZ
2. RAM : minimal 256 MB
3. VGA : minimal 800 x 600 256 color
4.4 Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan gambaran jalannya sistem yang sudah
dibuat. Akan dijelaskan masing – masing fungsi dari halaman tersebut. Berikut
adalah user interface pada aplikasi disposisi berbasis web:
4.4.1 Form Login
Form login akan muncul apabila aplikasi dijalankan melalui browser
pengguna. Hanya pengguna yang mempunyai kepentingan untuk menjalankan
aplikasi ini. Disini pengguna harus memasukkan username dan password. Setrlah
memasukkan username dan password kemudian pengguna menekan button login
dan sistem akan mengecek ada password atau tidak untuk inisiasi kemudian
87
mengecek hak akses dari pengguna pada database untuk masuk ke dalam menu
utama. Halaman login dapat dilihat pada gambar 4.60 .
Gambar 4.60 Form Login
4.4.2 Form Menu Home
Setelah pengecekan username, password dan hak akses maka akan menuju
halaman home. Halaman ini di tampilkan sesuai dengan pengguna yang
mengakses aplikasi. Berikut form menu home pada gambar 4.61 .
Gambar 4.61 Form Menu Home
88
4.4.3 Menu Sidebar
Menu kanal untuk mempermudah navigasi pengguna. Menu terdiri dari
link surat keluar, surat masuk, user, disposisi dan transaksi disposisi. Kanal dapat
dilihat pada gambar 4.62 berikut.
Gambar 4.62 Menu Sidebar
4.4.4 Form Manajemen Surat Keluar
Manajemen surat keluar terdiri dari tambah surat keluar, edit surat keluar
dan menampilkan surat keluar. Form data surat keluar menghasilkan data yang
sudah dimasukkan oleh petugas yang berkepentingan. Menampilkan data surat
keluar dapat dilihat pada gambar 4.63.
89
Kemudian untuk mengisi data terdapat form tambah data surat keluar yang
form dapat dilihat pada gambar 4.64.
Dan untuk merubah data surat keluar dapat dilihat gambar 4.65 .
Gambar 4.63 Form Data Surat Keluar
Gambar 4.64 Form Input Surat Keluar
90
Gambar 4.65 Form Edit Surat keluar
4.4.5 Form Manajemen Surat Masuk
Manajemen surat masuk terdiri dari tambah surat masuk, edit surat
masuk dan menampilkan surat masuk. Form data surat masuk menghasilkan data
yang sudah dimasukkan oleh petugas yang berkepentingan. Menampilkan data
surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.66.
Kemudian untuk mengisi data terdapat form tambah data surat masuk
yang form dapat dilihat pada gambar 4.67.
Dan untuk merubah data surat masuk dapat dilihat gambar 4.68 .
91
Gambar 4.66 Form Data Surat Masuk
Gambar 4.67 Form Input Surat Masuk
92
Gambar 4.68 Form Edit Surat Masuk
4.4.6 Form Manajemen User
Manajemen user dibagi atas 2 pengolahan yaitu pengolahan data pegawai
dan data jabatan. Form dibedakan menjadi form pegawai dan form jabatan. Untuk
form pegawai terdiri dari tambah data pegawai dan edit data pegawai. Hal ini
sama dengan form jabatan. Berikut adalah form pegawai pada gambar 4.69 ,
gambar 4.70 dan gambar 4.71.
Kemudian untuk pengolahan data jabatan pada gambar 4.72 , gambar 4.73
dan gambar 4.74 .
93
Gambar 4.69 Form Data Pegawai
Gambar 4.70 Form Input Pegawai
94
Gambar 4.71 Form Edit Pegawai
Gambar 4.72 Form Data Jabatan
Gambar 4.73 Form Input Jabatan
95
Gambar 4.74 Form Edit Jabatan
4.4.7 Form Disposisi
Form disposisi merupakan transakssi surat yang menyangkut lembar
disposisi untuk semua pihak yang berkepentingan. Petugas yang membuat
disposisi bisa menambhakan disposisi lebih dari satu untuk satu surat masuk.
Berikut form untuk menambah disposisi dan edit disposisi pada gambar 4.75,
gambar 4.76 dan gambar 4.77 .
Gambar 4.75 Form Data Disposisi
96
Gambar 4.76 Form Input Disposisi
Gambar 4.77 Form Edit Disposisi
4.4.8 Form Transaksi Disposisi
Form ini adalah hasil dari disposisi yang sudah di masukkan sebelumnya.
Transaksi disposisi memuat disposisi serta tanggal otorisasi dari pengguna yang
berkepentingan. Button tambah transaksi hanya digunakan untuk menambah
97
status, tanggal dan keterangan tiap transaksi yang terjadi . untuk form dapat dilihat
pada gambar 4.78 dan gambar 4.79 .
Gambar 4.78 Transaksi Disposisi
Gambar 4.79 Detil disposisi