BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
1.1.1 Profil Perusahaan
PT.Dealpro indonesia yang selanjutnya disebut Dealpro, awal mulanya
berdiri pada tanggal 30 januari 2015, dimana perusahaan yang didirikan ini
berfokus pada bidang usaha event, design, print, dan produksi. Dalam praktek
kerjanya menggunakan fasilitas fasilitas yang mendukung serta sudah masuk
kedalam kategori modern. Fasilitas dan insfrastruktur pendukung terus dilengkapi
dan diperkuat agar perusahaan semakin kompetitif untuk dapat memenangkan
kompetisi dalam bidang event, design, print, dan produksi. Saat ini Dealpro telah
berkembang dan memiliki 2 cabang kantor yang pertama, Head Office bertempat di
Jl.Ciembuluit, dan Branch Office bertempat di Jl.Tubagus Ismail no.40.
Pada tahun 2015 merupakan awal mula perusahaan ini diresmikan menjadi
perseroan terbatas atas dasar direktur dari PT Dealpro Indonesia. Pada mulanya
Dealpro berfokus pada event dan design, segala hal terkait keperluan event, design,
dan production dapat dikelola oleh pihak Dealpro, untuk selanjutnya atas dasar
inisiatif direktur dari Dealpro ditambahkan jenis usaha printing, dimana usaha
printing ini melengkapi atas segala kebutuhan event dan design.
1.1.2 Logo Perusahaan
Gambar 1.1
Logo PT.Dealpro Indonesia
Sumber : Dokumentasi Perusahaan, 2018
Makna dari Warna Logo:
1.Warna merah dari logo melambangkan keberanian
2.Warna abu abu pada logo melambangkan suatu hal yang kuat dan praktikal
3. Warna Putih melambangkan kebebasan dalam kreatifitas mengelola
perusahaan
4.Warna hitam pada logo melambangkan keagungan dan kemakmuran serta
percaya diri yang kuat.
Makna dari bentuk Logo:
Logo dari PT.Dealpro Indonesia mempresentasikan singkatan D dan P yang
artinya Dealpro Itu sendiri.
1.1.3 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari PT.Dealpro Indonesia :
Visi PT.DealPro indonesia Menjadi Perusahaan Event, design, Print, dan
Produksi terdepan dan terkemuka di indonesia melalui pelayanan yang kreatif.
Misi PT.Dealpro Indonesia, Mengoptimalkan pelayanan dibidang event,
design, Print, Produksi dengan menerapkan strategi promosi berbeda dari pesaing
lainnya demi mencapai target dan menambah banyak konsumen,serta menjaga
hubungan baik antar konsumen.
1.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 1.2
Struktur Organisasi PT.Dealpro Indonesia
Sumber : Dokumentasi Perusahaan, 2015
1. Direktur Utama
Berikut adalah tugas direktur utama:
a) Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan.
b) Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian (manajer)
c) Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
d) Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja
perusahaan.
2. Direktur 1
Direktur 1 memilki fungsi membantu internal perusahaan seperti :
a) Mengkoordinasi Manajer-manajer bidang dalam menjalankan
fungsinya.
b) Mengkoordinasi Manajer dalam peningkatan kualitas dan kuantitas
anggota.
c) Membantu Direktur dalam menjalankan tugas-tugasnya.
d) Menjadi teladan yang baik bagi seluruh karyawan perusahaan.
e) Memotivasi Karyawan yang lain.
3. Direktur 2
Direktur 2 memiliki fungsi membantu external perusahaan
a) Mempromosikan perusahaan kepada karyawan
b) Mengkomunikasikan secara baik perusahaan kepada klien/konsumen
c) Menjalin relasi dengan media media
d) Menjaga nama baik perusahaan di kalangan masyarakat
4. Finance
Berikut merupakan tugas divisi finance:
a) Membuat laporan piutang mingguan dan bulanan
b) Memeriksa semua data yang masuk ke bank
c) Memeriksa data-data tagihan yang belum dibayarkan
d) Membuat kasbon debet tagihan
e) Bertindak sebagai accounting perushaan
f) Membuat faktur pajak
g) Membuat laporan keuangan
h) Manajemen keuangan
i) Bertangung jawab dalam segala aspek yang menyangkut keuangan
j) Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh
tempo
k) Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan
l) Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cash flow beserta bukti
pembayaran
5. Creative Event
Berikut merupakan tugas divisi creative event:
a) Merancang ide dan konsep utama suatu event
b) Membuat proposal pengajuan konsep event kepada klien/konsumen
c) Bersama direktur utama membuat budgeting event
d) Membuat segala kelengkapan event seperti rundown, mc script, dan cek
list
e) Menghubungi talent yang akan dilibatkan saat event
f) Mempromosikan event yang akan dilaksanakan
g) Membuat laporan pelaksanaan event
6. Design
Berikut merupakan tugas divisi Design:
a) Membuat desain venue event
b) Menerima pesanan desain yg masuk dari print team
c) Membuat desain segala kelengkapan acara bersama event team
d) Membuat video teaser event dan after movie
e) Membantu semua team di perusahaan dalam pembuatan desain
7. Production
Berikut merupakan tugas divisi production:
a) Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis
produksi
b) Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh
c) Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, load in
sampai load out, post produksi
d) Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi
e) Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan
dengan masalah teknis pertunjukan
f) Production dibantu oleh stage manager dari event team pada
pelaksanaan acara diatas panggung, mulai dari sound chek, rehearsal
dan show
8. Printing
Berikut merupakan tugas divisi printing:
a) Menerima pesanan print dari konsumen/klien
b) Menyiapkan keperluan printing event
c) Membantu perusahaan dalam pemasukan
d) Melaporkan laporan keuangan printing pada pihak final
1.2 Latar Belakang
Pada era saat ini perkembangan perusahaan baik itu penyedia produk
ataupun jasa sudah sangat besar, beberapa perusahaan dianggap maju dan memiliki
keunggulan masing masing untuk memperkenalkan perusahaan dan produk yang
mereka jual. Tumbuh dan berkembangnya perusahaan dipengaruhi oleh kualitas
tenaga kerja untuk menunjang kegiatan yang menyangkut dengan hal menghasilkan
keuntungan
Sekarang ini di kota Bandung sendiri sudah terdapat sangat banyak
perusahaan baik itu dibidang industri makanan, fashion, otomotif dan lain lain
sebagainya. Masing-masing perusahan tersebut mempunyai cara tersendiri agar
perusahaan mereka dapat terkenal di dunia masyarakat. Bandung menjadi kota
dimana perusahaan bersaing untuk tetap bertahan eksistensinya, semakin
banyaknya persaingan maka perusahaan akan semakin memperluas jangkauan
konsumen dan promosinya, keuntungan yang diperoleh perusahaan mempengaruhi
besarnya kesempatan perusahaan tersebut untuk semakin memperluas cakupan
konsumen.
Untuk memperkenalkan perusahaan agar memperoleh citra yang baik dari
konsumennya pihak perusahaan biasanya melakukan suatu kegiatan promosi yang
dapat mencakup semua konsumennya, seperti contoh Event Marketing. Event
Marketing biasanya diadakan perusahaan untuk memperkenalkan produk baru
sekaligus, dengan memberikan penawaran harga yang menarik bagi para
konsumennya. Perusahaan biasanya membuat event menarik dan mempromosikan
event tersebut dengan maksimal, agar pengunjung yang datang tertarik, sehingga
perusahaan bisa mendapatkan konsumen baru. Biasanya perusahaan membuat
event dengan tema khusus sesuai dengan apa yang sekarang ini sedang banyak
diminati oleh konsumen seperti, perayaan natal, Lebaran dan hari-hari lainnya, yang
memungkinkan konsumen datang ke lokasi kegiatan dan dapat tertarik untuk
mengikuti event tersebut.
Menurut (Any Noor 2013:8), Event didefiniskan sebagai suatu kegiatan
yang diselenggarakan untuk memperingati hal hal penting sepanjang hidup manusia
baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi dan
agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan
masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.
Perusahaan dalam mengadakan event seperti pameran atau showcase,
biasanya tidak mengatur kegiatannya sendiri, melainkan menggunakan jasa Event
Organizer, biasanya perusahaan menyediakan apa yang mereka ingin sampaikan
pada pihak konsumen, dengan bantuan event organizer. Perusahaan dapat membuat
serta menyampaikan isi dari kegiatannya, maka event organizer dapat membantu
dalam hal pengaturan venue dan segala keperluan selama acara berlangsung.
Event Organizer merupakan perancang acara, memastikan acara dapat
berjalan sesuai dengan konsep yang telah dibuat, selain itu kreatifitas dalam
mengelola event sangat diutamakan untuk keberhasilan meciptakan keunikan
tersendiri dalam pelaksanaan event (Manager Event PT.Dealpro Indonesia, 2018)
Event Organizer sekarang ini menjadi penyedia layanan terbesar dalam
dunia event, karena event organizer menjadi salah satu wadah untuk menuangkan
konsep baru pada suatu kegiatan yang nantinya dapat diwujudkan oleh event
organizer tersebut.
Event organizer khususnya yang ada dikota bandung berkembang sangat
pesat. Sebagai penyedia layanan profesional kepada konsumen, eksistensi Event
organizer yang dimiliki juga sangat populer seperti halnya di mall besar yang ada
dikota bandung sangat sering mengadakan event marketing, pameran, showcase dan
kegiatan lain sebagainya. Kegiatan tersebut diatur oleh event organizer, tidak
hanya itu event organizer juga banyak yang berkembang di bidang wedding
organize, mengatur bagaimana jalannya suatu acara pernikahan.Dan beberapa acara
lain yang diatur oleh event organizer.
Gambar 1.3
Perkembangan Event Organizer Bandung
Sumber : www.bandungentertainment.com
Pada gambar 1.3 dapat dilihat keberhasilan dari salah satu event organizer
yang ada dibandung yaitu Bandung Entertaintment, sebagai event organizer
perusahaan harus mampu mempersiapkan apa yang diinginkan oleh klien dan
membuat acara tersebut menarik dan terget pengunjung dapat tercapai melalui
konsep yang diberikan menarik, dan maksud serta tujuan dari acara dapat
dimengerti oleh pengunjung yang hadir
Event organizer sendiri bertugas untuk mensupport acara secara penuh,
segala keperluan acara diatur oleh pihak event organizer agar target dari acara
tersebut dapat tercapai. Secara garis besar penyedia layanan event organizer secara
tidak langsung mudah dalam mempromosikan perusahaannya karena, dalam suatu
event pihak Event organizer akan melakukan promosi atas perusahaan mereka.
Kegiatan event organizer yaitu menyediakan segala keperluan acara, tidak hanya
itu, konsep dan tema acara juga menjadi tugas penting dari event organizer, karena
dengan harapan konsumen dapat puas dengan pelayanan yang diberikan.
Tabel 1.1
Event Organizer Bandung
Sumber: www.google.com
Tabel 1.1 data beberapa event organizer yang berkembang di jawa barat
khusunya yang ada dikota bandung dan sekitarnya. Masing masing dari event
organizer terbagi kedalam rumah produksi dan wedding organizer, namun masih
mendominasi Event Organizer.
Untuk mencapai target dari suatu event tentu pihak dari event organizer
harus melakukan promosi secara baik, biasanya pihak perusahaan akan melakukan
promosi melalui beberapa media. Selain itu, dengan menjalin kerja sama dengan
organisasi atau perusahaan diharapkan agar keduanya mendapat keuntungan.
Salah satu event organizer yang ada dibandung yaitu Dealpro Indonesia,
Dealpro tidak hanya event organizer melainkan penyedia jasa design, Printing dan
Produksi keperluan acara. Oleh karena itu, untuk keperluan pameran dan showcase
Dealpro indonesia menjadi salah satu Perusaahan Event organizer yang ada
dibandung dan banyak dikenali oleh perusahaan besar.
Dalam mempromosikan perusahaan, Dealpro senantiasa memberikan
pelayanan dengan baik, bagaimana jalannya suatu event tersebut serta konten yang
diberikan dalam event tersebut sangat mempengaruhi keberhasilan acara, dan
promosi yang diberikan dapat tersampaikan kepada pihak konsumen itu sendiri.
Untuk memberikan citra merek event organizer kepada konsumen , tentunya
PT.Dealpro Indonesia dapat menerapkan komponen-komponen yang terdapat
pada promosi agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Pengertian promosi
menurut Kotler dan Armstrong (2016:78), yaitu aktivitas yang menyampaikan
manfaat produk dan membujuk pelanggan membelinya.
Salah satu bauran promosi yang dilakukan oleh PT.Dealpro Indonesia
dengan Event & Experience. Menurut Kotler dan Keller (2012:478) Event and
Experiance yaitu aktivitas dan program sponsor yang dilakukan oleh perusahaan
dirancang untuk membuat interaksi secara sehari hari maupun spesial dengan
konsumen yang berhubungan dengan kekuatan merek yang termasuk didalamnya
olahraga, seni religi, seni, dan hiburan. Membuat pelanggan merasakan pesan yang
ingin disampaikan pada event tersebut merupakan tugas utama Dealpro. Divisi
Event membutuhkan Strategi khusus untuk mengelola sesuatu event agar maksud
dan tujuan dari event tersebut dapat tersampaikan kepada konsumen. Event
organizer juga harus mengemas suatu event dengan menarik agar dapat menarik
perhatian publik, yang kemudian akan berdampak besar bagi promosi yang
dilakukan oleh perusahaan. Untuk memahami kegiatan pelaksanaan event oleh
Dealpro, peneliti mewawancarai Anggi, Event Manager ,dan Abuy Ricardo
sebagai Direktur dari PT.Dealpro Indonesia, yang secara langsung kedua pihak
tersebut bertanggung jawab atas pelaksanaan event oleh PT.Dealpro Indonesia.
Tujuan utama dari kegiatan promosi PT.Dealpro Indonesia yaitu
melaksanakan event marketing dengan maksimal agar maksud dan tujuan serta isi
dari event tersebut dapat dirasakan oleh konsumen. Proses publikasi dan promosi
yang dilakukan mencakup semua media, baik itu media sosial, radio, dan media
media lainnya yang diharapkan promosi event yang dilaksanakan dapat diketahui
oleh banyak orang. Selain itu jika event yang dilaksanakan mencakup undangan
atau tamu tertentu, semaksimal mungkin kegiatan promosi dilakukan dilingkungan
pelaksanaan event. Penyedia jasa event organizer harus melakukan promosi secara
maksimal ketika melaksanakan suatu event agar pengalaman dari event tersebut
dapat berkesan di benak konsumen sehingga, dapat menarik perhatian konsumen
baik itu dari individu maupun organisasi atau perusahaan. Dengan menjalin relasi
sebanyak mungkin ketika melaksanakan suatu event dapat menjadi peluang dari
perusahaan untuk memaksimalkan promosi atas jasa yang ditawarkan. Akan lebih
baik lagi jika banyak menjalin hubungan dengan pihak media, sehingga dalam
mempromosikan event yang diselenggarakan dapat dibantu untuk proses publikasi
dan penyeberannya melalui berbagai media yang telah dijalin kerjasama.
Ketika suatu event akan dilaksanakan, Event Team dari Dealpro bertugas
antara lain menyusun proposal kegiatan untuk penentuan anggaran oleh pihak
klien, menyebarkan informasi tentang event melalui media seperti radio ataupun
media online, membuat kelengkapan acara seperti rundown dan ceklist keperluan
acara. Tugas ini rutin dilakukan oleh event team Dealpro saat akan melaksanakan
event. Kegiatan promosi event harus dapat tersampaikan kepada calon konsumen
yang dijadikan sebagai target sasaran pada event tersebut. Event yang
diselenggarakan dapat dikatakan efektif jika kesan yang disampaikan, dapat
dipahami oleh calon konsumen dan target tepat sasaran pada setiap event yang
dilaksanakan, sehingga pada saat event dilaksanakan target dapat tercapai dan
tamu yang datang dapat merasakan secara langsung kesan serta maksud dan tujuan
dari event tersebut.
Dalam melaksanakan event, Dealpro berusaha membuat event tersebut
berkesan dibenak konsumen dan membuat konsumen merasakan event tersebut
dengan nyaman. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kesan yang baik, sekaligus
melakukan promosi. Menghadapi persaingan yang cukup ketat event team Dealpro
harus mampu mendesain proposal secara menarik dan membuat konten yang
menarik untuk melakukan promosi pada saat melaksanakan event. Sehingga dapat
mencapai tujuannya membuat kesan di benak konsumen. Event team harus dapat
membuat konten acara menarik dan tidak membosankan, selain itu memberikan
hasil maksimal agar pihak konsumen merasa puas dan tertarik untuk menggunakan
jasa event organizer untuk kegiatan maketing lainnya.
Tulisan ini berusaha untuk meninjau tentang pelaksanaan event guna
sebagai pembelajaran dan mengetahui kegiatan maupun tugas yang dilakukan oleh
Event organizer, dalam mempromosikan suatu event dan membuat kesan dari
suatu event tersebut dapat tersampaikan kepada konsumen. Tulisan ini berusaha
mengetahui tentang event organizer, bagaimana event organizer harus berpikir
kreatif dalam merancang suatu acara dan memaksimalkan promosi pada saat
pelaksanaan event tersebut, baik itu melalui konsumen atau media, serta mampu
mengetahui situasi dan startegi yang tepat untuk melakukan promosi dan
penyebaran informasi pada saat event berlangsung. Selain itu, penulis dapat
mengetahui teknik membuat proposal event secara menarik baik itu konten, dan
desain dari proposal tersebut, budgeting dari suatu event malalui ceklist kebutuhan
selama pelaksanaan event, dan media-media yang digunakan dalam
mempromosikan event tersebut, maka dibuat laporan tugas akhir untuk membahas
dan meninjau pelaksanaan event oleh PT.Dealpro Indonesia dengan judul Tugas
Akhir “Tinjauan Mengenai Pelaksanaan Event Pada PT. Dealpro Indonesia
Tahun 2018”.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan fenomena yang ada, maka rumusan masalah
yang akan dibahas yaitu mengenai “Bagaimana pelaksanaan event yang
dilaksanakan oleh PT.Dealpro Indonesia ?”
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan event
pada PT.Dealpro Indonesia
1.5 Batasan Masalah
Agar penelitian ini dapat memberikan pemahaman yang jelas dan
pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah, maka batasan
masalah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Objek penelitian adalah PT.Dealpro Indonesia
b. Lokasi penelitian adalah PT.Dealpro Indonesia di Jl.Tubagus Ismail No
40, Bandung.
c. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, dan pelaksanaan event
sebagai objek penelitian, dimana penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana pelaksanaan event pada PT.Dealpro Indonesia.
d. Waktu dan periode dalam penelitian ini mulai dari bulan Februari sampai
dengan mei 2018.
1.6 Kegunaan Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan sejumlah manfaat
sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
a) Sebagai pedoman dan acuan untuk meningkatkan kualitas
pelaksanaan event perusahaan.
b) Sebagai bahan evaluasi untuk pelaksanaan event, baik itu kinerja
crew dan manajemen perusahaan.
2. Bagi Peneliti
a) Untuk memperdalam pengetahuan peneliti ,khususnya dibidang
event and experiance dalam promosi.
b) Untuk menambah wawasan serta mengaplikasikan segalam macam
praktika yang mungkin belum didapatkan didalam dunia
perkuliahan.
3. Bagi Lembaga
Sebagai bahan pembanding atau referensi bagi peneliti peneliti
selanjutnya ,yang khususnya akan membahas tentang Event & Experience
dalam bauran promosi dan pelaksanaan event.
1.7 Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika dibuat untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian
yang dilakukan dan untuk kejelasan penulisan hasil penelitian dengan sistematika
penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan penjelasan secara umum, ringkas dan padat yang
menggambarkan dengan tepat mengenai objek penelitian, latar belakang penelitian,
perumusan masalah, tujuan observasi, kegunaan observasi dan sistematika
penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tinjauan pustaka,kerangka pemikiran, hipotesis, dan ruang lingkup
penelitian teori yang digunakan dalam penelitian ini yakni, Pemasaran, Manajemen
Pemasaran,Bauran Pemasaran, Bauran Promosi, Event & Experiance.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini membahas metode penelitian yang digunakan, Jenis penelitian,dan tahapan
penelitian,populasi dan sampel, Pengumpulan data, Teknik analisis data.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan dibahas mengenai kesesuaian antara teori terhadap aktivitas observasi
yang dilakukan serta pembahasan hasil observasi sehingga dapat mencapai tujuan
yaitu menjawab permasalah permasalahan yang diangkat.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini dipaparkan hasil kesimpulan dari observasi yang telah dijelaskan pada
bab sebelumya, serta saran saran yang ingin disampaikan terhadap perusahaan yang
dijadikan objek observasi.