ASISTENTE LOGÍSTICO
CUADERNO DE TRABAJO
Gerencia de información y educación electoral
Cuaderno de Trabajo 1
CONTENIDO
Presentación 3
Siglas 5
Asistente logístico 7
Ámbito de trabajo del asistente logístico 8
Sistema de gestión de la calidad 9
I Logística 24
Cuaderno de Trabajo 3
PRESENTACIÓN
La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene a su cargo la planificación, la organización y la ejecución de los procesos electorales en todo el país. Por tal motivo, se conforman temporalmente las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) con el fin de ejecutar las actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones en cada circunscripción.
En este marco, el asistente logístico tiene en el cuaderno de trabajo un material de apoyo para la ejecución de sus tareas. El contenido temático se encuentra organizado en función de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que se ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.
El Área de Capacitación Electoral (ACE) de la Gerencia de Información y Educación Electoral (GIEE) ha elaborado este material para ser utilizado durante el desarrollo de la capacitación y recomienda su uso a lo largo del proceso electoral a manera de consulta.
Gerencia de Información y Educación Electoral
Cuaderno de Trabajo 5
SIGLAS
ACE Área de Capacitación Electoral
ADRH Analista de Recursos Humanos
ADS Adjudicación directa selectiva
AMC Adjudicación de menor cuantía
CAODPE Coordinador Administrativo de la ODPE
CCP Coordinador de Centro Poblado
CCPP Centro Poblado
CD Coordinador distrital
CO Coordinador de operaciones
CEP Comité Especial Permanente
CLV Coordinador de local de votación
CN Cuadro de necesidades
COA Confrontación de operaciones autodeclaradas
CPO Capacitación del personal ODPE y ONPE
CV Currículum vitae
DJ Declaración jurada
ECD Encargado de cómputo descentralizado
EPOM Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
GAD Gerencia de Administración
GAJ Gerencia de Asesoría Jurídica
GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano
GCRC Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas
GGE Gerencia de Gestión Electoral
GIEE Gerencia de Información y Educación Electoral
GITE Gerencia de Informática y Tecnología Electoral
GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional
GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
IGV Impuesto general a las ventas
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales6
ISO International Standard Organization (Organización Internacional de Normalización)
JEE Jurado Electoral Especial
JNE Jurado Nacional de Elecciones
JODPE Jefe de la ODPE
LCE Ley de Contrataciones del Estado
LOE Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones
O/C Orden de compra
OD Otros documentos
ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales
ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
O/S Orden de servicio
OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
PAC Plan anual de contrataciones
P/C Pedido de compra
P/S Pedido de servicio
REDAM Registro de Deudores Alimentarios Morosos
RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
ROP Registro de Organización Política
SAJE Sistema Automatizado de Jornada Electoral
SEA Sistema de Escrutinio Automatizado
SEACE Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado
SGCP Subgerencia de Comunicaciones y Prensa
SIAF Sistema integrado de administración financiera
SIRC Sistema integral de rendición de cuentas
SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
TdT Técnico de transmisión
TR Términos de referencia
UIT Unidad impositiva tributaria vigente
VE Voto electrónico
Importante
Cuaderno de Trabajo 7
ASISTENTE LOGÍSTICO
En la estructura organizativa de la Oficina Descentralizada de Procesos Electorales (ODPE), el asistente logístico depende directamente del administrador, a quien apoya en la realización de los actos preparatorios (indagaciones, estudios de mercado y consolidación de expedientes), la ejecución de los procesos de selección y la atención de requerimientos de bienes y servicios.
Asimismo, lo apoya en la elaboración y revisión de proyectos de contratos, al igual que en la recepción, el ingreso de información al SEACE, el ordenamiento y control del almacén administrativo.
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales8
El asistente logístico tiene como ámbito de trabajo la circunscripción de una Oficina Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se comunica de manera permanente con el administrador o coordinador administrativo.
A continuación, se presenta el sistema de gestión de la calidad y los procesos que se ejecutan en la ODPE en los cuales participa el asistente logístico. Es importante identificar las características específicas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los procedimientos electorales establecidos y brindar así un servicio de calidad con el fin de lograr las metas previstas.
ÁMBITO DE TRABAJO DEL ASISTENTE LOGÍSTICO
Jefe
de
OD
PE/O
RC
Asistente de finanzas
Asistente logístico
Asistente legal
Coordinador de prensa
Analista de recursos humanos
Coordinador de capacitación
Asistente de cómputo
descentralizadoAsistente de microforma
Digitalizador / Digitador
Capacitador electoral
Auxiliar de operaciones
Coordinador de local de votación / Responsable de
local de votación
Coordinador de mesa o coordinador técnico de mesa
Auxiliar técnico diurno y nocturno distrital / CCPP
Coordinador de mesa T2
Técnico de transmisión
Asistente técnico de local
de votación
Asistente de oficina
Coordinador distrital ocoordinador de centro poblado
Encargado de cómputodescentralizado
Auxiliar técnico D/NAuxiliar administrativo
Coordinador de operaciones
Coordinador administrativo
Auxiliar de personal
Auxiliar de cómputo
descentralizado
Fuente: Memorando N° 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015
Cuaderno de Trabajo 9
Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, equipos y la información de la organización de manera práctica y coordinada que asegure la satisfacción del cliente o usuario mediante el cumplimiento de políticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestión de la calidad incluye una serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos
(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar aquellos elementos que influyen en la satisfacción del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad aplicado por los diferentes órganos
y controlado en todas las actividades que impacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfacción de los diferentes actores electorales
durante su participación en los procesos electorales dentro del marco que establece la ley.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales10
RecursosSe brindan el personal y el equipamiento necesarios para la prestación del servicio, así como el ambiente de trabajo y el recurso financiero para realizar las actividades con calidad.
DocumentosLa ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros, formatos y la documentación necesaria para la operación eficaz y eficiente de los procesos y, por ende, de la organización.
Procesos
Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verifica que cada acción se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados. Incorpora también actividades de seguimiento y control para la operación eficaz de los procesos y mejora continua.
Estructura organizacional
Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades definida, con funciones claras y orientadas por la política de calidad.
Estrategias
La ONPE tiene lineamientos de política definidos, así como objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfacción de sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones políticas y la ciudadanía en general. Estas políticas y objetivos están alineados a los resultados permanentemente verificados que como organización desea obtener.
Cuaderno de Trabajo 11
Principios del sistema de gestión de la calidad
Enfoque al cliente
Participación del personal
Enfoque de sistema para la
gestión
Enfoque basado en hechos para la
toma de decisiones
Liderazgo
Relaciones mutuamente
beneficiosas con el proveedor
Enfoque de proceso
Mejora continua
alidad
La calidad se refiere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.
La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de la calidad que logre que la organización actúe de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las mejores organizaciones del mundo. NOTA
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales12
Beneficios de un sistema de gestión de la calidadLos beneficios que aporta un sistema de gestión de la calidad podemos enfocarlos como los beneficios propios para la organización en sí y también como los beneficios para los clientes.
Establecimiento, alineación y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad
Eliminación de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos
Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas
Transparencia de las operaciones
Aumento del compromiso del personal y clarificación de sus responsabilidades, que fomenten el trabajo en equipo
Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de confianza en la ciudadanía
Satisfacción del cliente interno y externo
Reconocimiento nacional e internacional
Cuaderno de Trabajo 13
Ciclo PHVAEs una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la política y los objetivos de calidad, así como en la red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor.
Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la empresa.
PLANEAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño.
Realizar el seguimiento de los procesos respecto a políticas y objetivos del producto e informa los resultados.
VERIFICARACTUAR
HACER
Implementar los procesos.
PVAH
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales14
Objetivos de la calidad
La política de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:
Reafirmar los valores democráticos brindando
a la ciudadanía, a las organizaciones políticas y
de la sociedad civil servicios acorde a sus requerimientos,
garantizando en su prestación el respeto a
los principios de igualdad, transparencia y estricto
apego legal.
Mejorar continuamente nuestros procesos internos
contando con personal calificado y comprometido con la mejora continua así
como con la tecnología que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de
Calidad.
Política de la calidad
Mejorar la satisfacción del ciudadano, así como de las instituciones públicas y privadas, organizaciones políticas y de la sociedad civil, mediante el cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.
Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de ciclo de los procesos internos.
12
Cuaderno de Trabajo 15
Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores de acuerdo con los lineamientos de la política de calidad. Son nuestras prácticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con los valores democráticos requeridos. NOTA
Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con las buenas prácticas y el mejoramiento continuo de la institución.
Mejorar la plataforma tecnológica como soporte a la mejora institucional.
34
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales16
Nuestras acciones son de conocimiento público y de acuerdo con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza y seguridad en la población.
Transparencia
Nuestros esfuerzos están orientados al fortalecimiento de la democracia.Compromiso
Somos garantía del respeto a las normas y a la voluntad ciudadana expresada en las urnas.Honestidad
Buscamos generar valor público en cada uno de nuestros servicios.
Excelencia de servicio
Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.Integridad
Visión, misión de la ONPELa política y los objetivos de calidad guardan estrecha relación con la visión, la misión y los valores institucionales.
Ser una institución de excelencia que cuenta con la confianza de la población, promoviendo una cultura de valores democráticos mediante el uso de tecnología e innovación.
Garantizar la obtención de la genuina y libre expresión de la voluntad popular para fortalecer la institucionalidad democrática.
Visión
Misión
Valores
Cuaderno de Trabajo 17
?
Dónde encuentro los documentos del Sistema de Gestión de Calidad?El Sistema de Gestión de calidad de ONPE está conformado por una base documental y normativa que sirve para poder aplicar la política de calidad y lograr los objetivos de calidad a través de su correcta aplicación.
Los documentos del sistema de gestión de calidad de ONPE (directivas, manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet ingresando a la página web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las indicaciones mostradas a continuación:
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales18
Estructura de los documentos
El sistema de gestión de la calidad de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) está regulado por documentos externos e internos.
Documentos externosLeyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestión de la ONPE.
Documentos internosEs el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados dentro del alcance del Sistema de Gestión de la calidad, como Políticas, Directivas, Manuales de gestión, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.
Políticas
Directivas
Manuales de gestión
Procedimientos
Instructivos
Formatos
Otros documentos
SISTEMA DE GESTIÓN
Leyes, decretos, resoluciones, normas, reglamentos que
regulan la gestión de la ONPE.
Cuaderno de Trabajo 19
?
Cómo participan las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) en el sistema de gestión de la calidad de la ONPE?
En el sistema de gestión de la calidad de la ONPE, las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) participan de la siguiente manera:
Cumpliendo lo establecido por la política y los objetivos de calidad de la ONPE.
Fortaleciendo las competencias y el compromiso.
Realizando controles y seguimiento a sus actividades.
Trabajando por procesos y en equipo.
Tomando acciones para la mejora continua del servicio.
ODPE/ORC
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales20
Tomando acciones para la mejora continua del servicioLas acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratación de personal idóneo para el cargo y el trabajo por resultados.
Cumpliendo lo establecido por la política y los objetivos de calidad de la ONPE
– El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.
– Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando garantías para el sufragio.
Fortaleciendo las competencias y el compromisoEl personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prácticas y vela por el cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de la institución.
Realizando controles y seguimiento a sus actividadesCada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados. El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o del centro poblado.
Trabajando por procesos y en equipoLas actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identifican al proveedor y los insumos necesarios para la realización del producto o servicio electoral.
Cuaderno de Trabajo 21
La ONPE tiene como objetivo certificar todos los procesos electorales dentro del marco del sistema de gestión de la calidad (SGC).
Procesos certificadosProducto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo los estándares de la norma ISO 9001: 2008 dieciséis de sus procesos:
Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos
Sistema de cómputo electoral convencional
Gestión de las oficinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE
Capacitación de personal ODPE y ONPE
Capacitación de actores electorales
Conformación de mesas de sufragio
Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva
Despliegue de material de sufragio
Jornada electoral
Repliegue de documentos y activos electorales
Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE
Asistencia técnica
Educación electoral
Verificación de firmas
Archivo electoral
Contratación de personal CAS
1
5
9
13
2
6
10
14
3
7
11
15
4
8
12
16
Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecido en los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.
La consecución de esta certificación no hace sino ratificar el compromiso de nuestro personal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuir a la consolidación de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadanía, que es el objetivo estratégico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para los años venideros.
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales22
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Cuaderno de Trabajo 23
Procesos del sistema de gestión de la calidad en la ODPE
Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan directamente con el cliente electoral.
Procesos de soporte: Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportándoles los recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.
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IMOImplementación
de la ODPECIOCierre de la
ODPE
CPOCapacitación
del personal de
la ODPE y la
ONPE/ORC
CAECapacitación de actores electorales
CMSConformación de mesas de
sufragio
JELJornada electoral
DMSDespliegue del
material de sufragio
RME
Repliegue
de material
electoral y
documentos
electorales
SCESistema de cómputo electoral
DMMDesignación de miembros
de mesa
RR.HH.
Recursos
humanos
COM
Com
unic
acio
nes
FINFinanzas
LOGLogística
SPSeguridad
del proceso
La ONPE implementa y certifica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA
La rueda de procesos es una representación gráfica que refleja la estructura y relación de los diferentes procesos del SGC, en el que se identifica los siguientes tipos de procesos:
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales24
LOGÍSTICA (LOG)
Las actividades que cumple el asistente logístico en el proceso de implementación de la ODPE se encuentran definidos en los procedimientos. Es importante que revise detenidamente los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad con el objetivo de ejecutar el proceso con eficacia. A continuación se presenta una breve descripción de las tareas.
• Apoya al administrador o coordinador administrativo para atender los requerimientos de bienes y servicios.
• Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de selección y realiza valorizaciones para atención de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.
• Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad de obtener los mejores precios.
• Elabora la solicitud del certificado de crédito presupuestal.
• Elabora el documento para la aprobación de los expedientes de contratación.
• Forma parte de los comités especiales que designe el jefe de la ODPE.
• Elabora proyectos de contratos.
• Realiza el ingreso de información al SEACE.
• Elabora las órdenes de servicio y/o compra para su remisión al contratista.
• Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO.
• Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas y convenios marco.
TAREAS DEL ASISTENTE LOGÍSTICO
Cuaderno de Trabajo 25
El proceso establece las actividades para la contratación de bienes y servicios en atención a los requerimientos de manera oportuna.
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales26
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Cuaderno de Trabajo 27
El proceso de logística (LOG) está sustentado en procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos tales como:
PROCEDIMIENTO
– Contratación de bienes y servicios
INSTRUCTIVO
– Contratación de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos de los procesos electorales y consultas populares
FORMATOS – Pedido de compra/ Servicio-ODPE
– Autorización de transferencia de partidas - ODPE
– Solicitud de cotización
– Cuadro comparativo de precios
– Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE
– Declaración jurada de cumplimiento de TR
– Autorización de certificación de crédito presupuestario - ODPE
– Orden de compra ODPE
– Orden de servicio ODPE
– Aprobación de expediente - ODPE
– Acta de instalación y elaboración de bases- ODPE
– Aprobación de bases - ODPE
– Acta de evaluación y otorgamiento de la buena pro
OTRO DOCUMENTO
– Plan de acción para las ODPE
Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de proceso electoral.NOTA
DOCUMENTOS DE LOG
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales28
El proceso de logística comprende el conjunto de actividades de la ODPE para la contratación de bienes y servicios en el marco de la ley orgánica de elecciones, la ley de contrataciones del Estado y otras normas vinculadas a estos procesos.
En la contratación de bienes y servicios pueden darse dos tipos de procesos:
1. Para la contratación de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT.
2. Para la contratación de bienes y servicios mayores a 3 UIT.
Contratación de bienes y servicios menores o iguales a 3 UITEn el primer caso, el proceso de contratación de bienes y servicios implica el desarrollo de las siguientes actividades y fases:
• Generación del requerimiento compra o servicio
• Análisis y evaluación del mercado
• Requerimiento de habilitación presupuestal
• Formalización contractual
Cuaderno de Trabajo 29
Generación del requerimiento compra/servicioPara la generación del requerimiento de compra/servicio, se elabora el pedido en el formato correspondiente, previa verificación de la disponibilidad de los recursos. A este documento se adjuntan los términos de referencia (si se trata de servicios) o las especificaciones técnicas (si se trata de adquisición de bienes). Tanto los términos de referencia como las especificaciones técnicas deben contener plazos, lugar, oportunidad de ejecución u otra información relevante.
En caso de que el bien o servicio no haya estado programado o su valor supere el 20% del valor establecido en el cuadro de necesidades, se solicita autorización para realizar transferencia de partidas.
Análisis y evaluación del mercadoSe realiza sobre la base del pedido, los términos de referencia o las especificaciones técnicas.
El análisis y evaluación del mercado se inicia con la remisión de solicitudes de cotización a los proveedores potenciales del bien o servicio que cumplan con los requisitos.
Las cotizaciones dentro de los plazos establecidos son revisadas con la finalidad de verificar que cumplan con las condiciones señaladas en los términos de referencia o especificaciones técnicas.
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales30
Evaluación de las cotizacionesPara la evaluación de las cotizaciones, se consideran únicamente aquellas que cumplen los requerimientos técnicos mínimos (RTM).
Con base en dos o más cotizaciones que cumplan con los RTM, se determina el valor de la contratación. En caso de imposibilidad de contar con dos cotizaciones como mínimo (por ampliación de plazos u otro motivo), el valor de la cotización se determina a partir de una sola cotización que cumpla con los RTM.
Requerimiento de habilitación presupuestalUna vez definido el valor de contratación se solicita la certificación de crédito presupuestario.
Formalización contractualLa relación contractual con los proveedores se formaliza mediante la notificación de la orden de servicio (si se trata de contratación de servicios) o la orden de compra (si se trata de la compra de un bien).
Dependiendo de la complejidad, sofisticación, especialización o trascendencia del objeto de la contratación, la formalización contractual puede realizarse mediante la firma de un contrato. En este caso el proveedor adjudicatario debe entregar algunos documentos adicionales (copia simple de la vigencia de poder del representante legal de la empresa o copia de la partida registral que acredite a propiedad del inmueble en caso de tratarse de un alquiler.)
Contratación de bienes y servicios mayores a 3 UITEn el caso de estas contrataciones, el proceso correspondiente comprende la ejecución de las siguientes actividades o fases:
• Generación del requerimiento compra/servicio
• Estudio de posibilidades que ofrece el mercado-EPOM
• Certificado de crédito presupuestario
• Elaboración y aprobación de bases
• Formalización contractual
Generación del requerimiento compra/servicioAl igual que en el caso anterior, la elaboración del requerimiento de compra/servicio implica la elaboración del pedido, la verificación de la programación del pedido en el presupuesto analítico y la formulación de los términos de referencia o de las especificaciones técnicas según corresponde.
En caso que el pedido no se haya programado o su valor referencial exceda el 20% del valor calculado en el cuadro de necesidades, se solicita autorización para la transferencia de partida. Si esta solicitud es aceptada, es evaluada y el resultado se comunica a la ODPE junto con las especificaciones necesarias
Cuaderno de Trabajo 31
Estudio de posibilidades que ofrece el mercado -EPOMEste estudio se elabora finalizado el plazo para la recepción de cotizaciones, sobre la base del pedido, los términos de referencia y las especificaciones técnicas según corresponde. Además, este estudio debe sustentarse en dos fuentes como mínimo.
Una de las fuentes deben constituirla los proveedores potenciales a quienes se les envía la solicitud de cotización. El plazo para la elaboración del EPOM puede ser en este caso de uno, dos y tres días desde el envío de las solicitudes de cotización.
La segunda fuente pueden constituirla los precios históricos, el SEACE, la página web, catálogos, etc.
El estudio de posibilidades que ofrece el mercado es elaborado luego de culminado el plazo para la recepción de cotizaciones, el valor referencial del proceso de selección es el menor monto obtenido de dos fuentes referenciales como mínimo. Solo en casos justificados, el valor se determina a partir de una sola fuente.
Certificado de crédito presupuestarioDe acuerdo con el valor referencial determinado en el estudio de posibilidades que ofrece el mercado-EPOM, se solicita la certificación del crédito presupuestario.
Aprobación del expediente de contrataciónLa aprobación del expediente es realizado por el jefe de la ODPE y posteriormente revisado por un comité designado para este fin, denominado Comité Especial Permanente.
Elaboración y aprobación de basesEsta actividad se inicia con la instalación del Comité Especial Permanente y la elaboración del acta correspondiente: Acta de Instalación y elaboración de bases. Seguidamente se elaboran las bases según las bases estandarizadas de la OSCE y se solicita su aprobación en el menor tiempo posible.
La aprobación de las bases se realiza teniendo en cuenta la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación.
Contando con el expediente aprobado y revisado y las bases aprobadas, se ejecuta el proceso de selección de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y se elabora el expediente de contratación una vez consentida la buena pro.
Formalización contractualPara los casos de adjudicación de menor cuantía, la formalización se realiza mediante la emisión de la orden de servicio u orden de compra según corresponde. En casos de alquiler de local sí se requiere la suscripción de un contrato.
El proveedor seleccionado debe ser notificado en un plazo no mayor a cuatro días hábiles siguientes a la presentación.
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales32
Adquisición de útiles de escritorio bajo la modalidad de convenio marco de ser el casoEl caso de adquisición de útiles se realiza mediante una verificación en la plataforma de SEACE, las fichas producto que conforman Convenio Marco de útiles de escritorio, del cual selecciona los bienes a adquirir.
Convenio Marco es la modalidad de selección mediante la cual el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) selecciona a aquellos proveedores con que las entidades públicas deben contratar de manera inmediata y sin mediar un proceso de selección.
Cuaderno de Trabajo 33
LOGÍSTICA
Bien o servicio adquirido Formalización contractual
Recibir el requerimiento de bienes y servicios
Evaluación del mercado
En consecuencia la logística consiste en lo siguiente:
ofiCina naCional de proCesos eleCTorales34
Caso práctico
Escribe verdadero (V) o falso (F) según la actividad que le corresponde al asistente logístico en el marco del proceso logístico.
Atiendelos requerimientos de bienes y servicios. ( )
Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de selección y realiza valorizaciones para atención de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.
( )
Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad de obtener los mejores precios.
( )
Elaborala solicitud del certificado de crédito presupuestal. ( )
Elabora el documento para la aprobación de los expedientes de contratación.()
( )
Forma parte de los comités especiales que designe el jefe de la ODPE. ( )
Elabora proyectos de contratos. ( )
Realiza el ingreso de información al SEACE. ( )
Elabora las órdenes de servicio y/o compra para su remisión al contratista.
( )
Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. ( )
Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas y convenios marco.
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