ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
(BKD) PADA PEMKO MEDAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
(PKL)
Oleh :
Devi Dwinta Fani Yolanda Dewi L.T
100310071 100310046
PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK MIKROSKIL
MEDAN
2012
LEMBARAN PENGESAHAN
ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
(BKD) PADA PEMKO MEDAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh:
DEVI DWINTA FANI YOLANDA DEWI L. T
100310071 100310038
Medan, 20 Desember 2012
Disetujui Oleh: Diketahui dan Disahkan Oleh:
Dosen Pembimbing, Ketua Program Studi
Komputerisasi Akuntansi D3
Syanti Irvianti, M.Kom Syanti Irvianti, M.Kom
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan waktu dan kesempatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang berjudul “Analisis Sistem Informasi
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) pada Pemko Medan”.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini
masih jauh dari kata kesempurnaan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan
kritik dan saran dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan penulis
yang lebih sempurna pada masa yang akan datang.
Dari tahap awal penyusunan laporan Prkatek Kerja Lapangan ini sampai
dengan selesai, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai
pihak. Maka kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Syanti Irviantina, S.Kom, MTI, sebagai dosen pembimbing dan selaku
Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi STMIK Mikroskil Medan
yang telah bersedia meluangkan waktu dan mencurahkan perhatian,
memberikan saran serta pengarahan sehingga laporan penulisan ilmiah ini
dapat diselesaikan.
2. Bapak/Ibu dosen beserta seluruh staf Komputerisasi Akuntansi STMIK-
Mikroskil Medan yang telah memberikan arahan kepada penulis.
3. Pimpinan dan seluruh staf Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko
Medan yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan
keterangan yang diperlukan dalam penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan ini.
4. Teristimewa kepada orang tua dan keluarga saya, yang telah banyak
memberikan bimbingan dan bantuan baik moril maupun material selama
penulis mengikuti pendidikan hingga selesainya laporan Praktek Kerja
Lapangan ini.
5. Teman-teman yang telah banyak membantu saya dalam mencari data serta
memberi pendapat dalam menyimplkan topik yang di dapat.
i
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan praktek Kerja Lapangan ini
dapat bermanfaat bagi pembaca sekaligus menjadi gambaran untuk kemajuan
laporan lainnya.
Medan, Februari 2013
Penulis
Devi Dwinta Fani Yolanda Dewi Laxmi T
10.031.0071 10.031.0046
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI iii
DAFTAR GAMBAR iv
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG 1
1.2 TUJUAN PENELITIAN 3
1.3 MANFAAT PENELITIAN 3
1.4 BATASAN MASALAH 3
1.5 METODOLOGI PENELITIAN 4
1.6 LOKASI PENELITIAN 5
1.7 JADWAL KEGIATAN …………………………………………. 6
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 DASAR HUKUM BKD KOTA MEDAN 7
2.2 STRUKTUR ORGANISASI 7
2.3 TUGAS POKOK DAN FUNGSI 11
BAB III. LANDASAN TEORI
3.1 KONSEP SISTEM INFORMASI 14
3.2 KONSEP BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 20
BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
4.1 PENGAMATAN 34
4.2 PEMBAHASAN 42
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN 43
5.2 SARAN 43
DAFTAR PUSTAKA 44
iii
DAFTAR GAMBAR Halaman
Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan 7
Gambar 4.1. Tampilan Saat Login Pada SIMPEG 35
Gambar 4.2. Tampilan Form Pencarian Pegawai 35
Gambar 4.3. Tampilan Form Isian Pegawai 36
Gambar 4.4. Tampilan Form Pengangkatan CPNS 37
Gambar 4.5. Tampilan Form Pengangkatan PNS 38
Gambar 4.6. Tampilan Form Riwayat Kepangkatan 39
Gambar 4.7. Tampilan Pengupdetan ke Database Pegawai yang naik pangkat 40
Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan Rekap Pegawai Pensiun 41
Gambar 4.9. Tampilan Rekapitulasi Pensiun Pegawai 41
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan merupakan sebuah
instansi pemerintahan yang bertugas membantu kepala daerah dalam
melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan
Kepegawaian Daerah Pemko Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam
perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah,
menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan
pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan
pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Adapun tantangan yang
dihadapi Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan adalah menjalankan
operasionalnya yaitu dalam penerimaan Pegawai Negeri Sipil. Dimana
terdapatnya beragam tingkat kepercayaan masyarakat terhadap Badan
Kepegawaian Daerah. Di sisi lain seringnya ditemukan berkas Pegawai yang tidak
lengkap dalam pengajuan peserta pendidikan dan pelatihan tidak sesuai dengan
persyaratan, dan laporan kerja bulanan serta proses surat menyurat menjadi tidak
tepat waktu akibat keterlambatan pengesahan. Dalam upaya memberdayakan dan
mengembangkan sumber daya manusia, Badan Kepegawaian Daerah Pemko
Medan telah berusaha memberikan perhatian pada pemersalahan kerja pegawai
secara terperinci untuk mencari cara yang tepat menyelesaikannya. Berorientasi
kepada Pegawai dan hasil yang akan dicapai, menciptakan kondisi kerja yang
nyaman agar pegawai agresif dalam bekerja, serta menjaga dan mempertahankan
stabilitas kerja pegawainya.
1
Upaya lain yang juga dilakukan Badan Kepegawaian Daerah Pemko
Medan diantaranya membekali pegawainya dengan mengadakan seminar,
mengikutsertakan Pegawai pada program-program pendidikan dan pelatihan yang
dilaksanakan Badan Diklat Kota Medan setiap tahunnya, pendidikan formal
melalui tugas belajar dan izin belajar di perguruan tinggi negeri ataupun swasta
yang diajukan oleh Pegawai serta mengadakan seminar dengan tujuan untuk
meningkatkan kualitas kerja, ketepatan waktu dalam bekerja, efektif dalam
memanfaatkan waktu kerja dan fasilitas kerja, kemandirian, komitmen dalam
bekerja, serta meningkatkan loyalitas kerja Pegawai.
Hal ini lah yang didasari oleh Badan Kepegawaian Daerah sebagai suatu
instansi pemerintahan yang menyajikan pelayanan dalam penyediaan Pegawai
yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas maupun institusi lainnya di
lingkungan pemerintahan Kota Medan. Sebagai unsur pelaksana, Badan
Kepegawaian Daerah Pemko Medan telah memiliki Sistem Informasi Pegawai
(SIMPEG) dalam rangka meningkatkan administrasi kenaikan pangkat Pegawai,
pengelolaan data informasi Pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data Pegawai,
pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan dan serta
Dokumentasi kepegawaian.
Oleh karena itu, para Pegawai harus mengandalkan kemampuan dalam
bekerja, loyalitas dalam bekerja sehingga dapat memberikan karakter khusus
Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan. Hal tersebut menjadi satu
perwujudan agar dapat menarik kepercayaan masyarakat yang semakin berkurang
terhadap pelayanan instansi pemerintah.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian terhadap Sistem Informasi Badan Kepegawaian Daerah yang digunakan
oleh Pemerintahan Kota Medan dalam melakukan kegiatannya sebagai salah satu
bahan Praktek Kerja Lapangan.
2
1.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk menambah wawasan
dalam mengetahui bagaimana proses Pengolahan data Pegawai Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan seperti penyimpanan data, pencarian
data, pembuatan laporan dan lain sebagainya.
1.3 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah memperoleh wawasan,
pengetahuan, dan keterampilan sehubungan dengan Sistem Kepegawaian Daerah
Pemko Medan.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan
batas permasalahan yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses
dan batasan data.
1. Batasan Proses
Proses-proses dalam sistem kepegawaian ini menjadi 2 bagian proses yaitu
proses data internal dan proes data eksternal. Proses data internal meliputi
proses-proses pengolahan data pegawai, proses pencarian data pegawai
dan proses pembuatan laporan pegawai. Sedangkan proses data eksternal
meliputi proses-proses login dan proses-proses pengelolaan database.
2. Batasan Data
Batasan data yang ingin diteliti dalam sistem kepegawaian ini adalah
sebagai berikut;
1. Data Mutasi Kepangkatan
2. Data Mutasi Jabatan
3. Data Kenaikan Pangkat Pegawai
4. Data Pensiunan Pegawai
3
1.5 Metodologi Penelitian
Adapun langkah-langkah dalam melakukan penelitian ini adalah :
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
Metode Pengumpulan Data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah
dengan menggunakan Metode Studi Lapangan (Field Research), yaitu
pengumpulan data melalui peninjauan secara langsung terhadap objek
yang diteliti. Metode pengumpulan data ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Library Research
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan cara membaca
literatur-literatur yang berhubungan tentang buku/artikel birokrasi
pemerintahan dan kepegawaian, buku/artikel tentang ilmu
pemerintahan serta dokumen-dokumen yang ada relavansinya dengan
topik yang dibahas dalam penelitian ini. Data yang diperoleh dari
kepustakaan ini merupakan data sekunder.
2. Interview
Pada tahap ini dilakukan proses tanya jawab dengan pihak internal
instansi dalam mengumpulkan data dan informasi mengenai kebutuhan
sistem, selain itu dengan orang yang akan bertindak sebagai admin
yang akan mempergunakan sistem.
3. Observasi
Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap objek
yang diteliti yaitu data, baik berasal dari dokumen-dokumen yang
terpakai maupun dari hasil wawancara yang dilakukan dengan para
pegawai atau pimpinan yang berwenang.
4
1.5.2 Metode Analisis Sistem Informasi
Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan
untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan
berhubungan satu proses dengan proses lainnya. Dari pemahaman proses
tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem
yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap
yang cukup kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi
tahap selanjutnya.
1.6 Lokasi Penelitian
Waktu praktek kerja lapangan dilakukan dalam 1 semester. Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan beralamatkan di Jl. Kapten Maulana
Lubis No. 2 Medan.
5
1.7 Jadwal Kegiatan
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan Bulan
November Desember Januari Februari
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Pengumpulan
Data
3 Analisis
Sistem
Informasi
4 Pembuatan
Laporan
6
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1 Dasar Hukum BKD Kota Medan
1. Undang-Undang (Drt) Nomor 8 Tahun 1956, tentang Pembentukan
daerah Otonomi Kota-Kota Besar Dalam lingkungan Daerah Provinsi
Sumatera Utara. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang
Perluasan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Medan.
2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian.
3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, tentang Pemerintahan Daerah.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi
Perangkat Daerah.
5. Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, tentang
Pembentukan Organisasi dan tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.
2.2 Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, Tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan,
disebutkan Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan
yang terdiri dari :
7
No. ESELON JUMLAH
1. ESELON II/b 1
2. ESELON III/a 1
3. ESELON III/b 4
4. ESELON IV/a 11
J U M L A H 17
untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta tata kerja di lingkungan Badan
Kepegawaian Daerah Kota Medan dapat dilihat dalam susunan Organisasi Badan
Kepegawaian Daerah Kota Medan dengan susunan struktur Organisasi sebagai
berikut :
8
Struktur Organisasi
Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan
Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan
Sumber: BKD Kota Medan
9
a. Kepala Badan
b. Sekretariat membawahkan :
1. Sub. Bagian Umum
2. Sub. Bagian Keuangan
3. Sub. Bagian Penyusunan Program
c. Bidang Pengembangan Karier membawahkan :
1. Sub. Bidang Jabatan Struktural
2. Sub. Bidang Jabatan Fungsional
d. Bidang Kepangkatan membawahkan :
1. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Struktural dan Non Struktural
2. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Fungsional
e. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin membawahkan :
1. Sub. Bidang Kesejahteraan
2. Sub. Bidang Disiplin
f. Bidang Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi membawahkan :
1. Sub. Bidang Pengadaan dan Pensiun Pegawai
2. Sub. Bidang Sistem Informasi Kepegawaian
g. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
h. Kelompok Jabatan Fungsional
10
2.3 Tugas Pokok dan Fungsi
1. Bidang Mutasi
Pasal 12
Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan
teknis mutasi kepegawaian kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah dan
Pejabat Instansi yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan pangkat
anumerta, pengabdian di wilayah kerjanya.
Pasal 13
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bidang Mutasi
menyelengarakan fungsi :
1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada Pejabat Pembina Kepegawaian
Daerah untuk menetapkan kenaikan pangkat pegawai Negeri Sipil Daerah
dari Juru Muda Tingakt I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina
Utama golongan ruang IV/e.
2. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang
berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri
Sipil Daerah dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan
Pembina Utama golongan ruang IV/b.
3. Penetapan kenaikan pankat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri
Sipil Pusat.
4. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.
5. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah
Provinsi dan antara Daerah kabupaten/Kota dengan Daerah Kabupaten lain
Privinsi.
11
2. Bidang Pensiun
a. Bidang status Kepegawaian dan Pensiun
Pasal 17
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, kartu Pegawai
(KARPEG), Kartu Isteri/Suami (KARIS/KARSU), pemberhentian dan pemberian
pension bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan
pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan janda/dudanya yang
telah mencapai batas usia pensiun serta penyiapan perimbangan status
kepegawaian lainnya.
Pasal 18
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 Bidang Status
Kepegwaian dan Pensiun menyelenggarakan fungsi :
1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah di
wilayah kerjanya.
2. Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri
wilayah kerjanya.
3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri
Sipil bagi Calon Pegawai Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan
lebih dari 2 (dua) tahun.
4. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai
Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang
menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.
5. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai
Negeri Sipil Pusat yang berpangkat Pembina Tingkat IV/b ke bawah yang
mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya.
12
6. Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun
Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan
ruang IV/e ke bawah yang mencapa batas usia pensiun dan pensiun
janda/dudanya.
7. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum
kepegawaian.
8. Penyiapan pertimbangan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta
tunjangan cacat.
9. Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara.
10. Bidang Informasi Kepegawaian
Pasal 23
Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem
informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi
pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah
kerjanya.
Pasal 24
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 Bidang
Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :
1. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian
2. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian
3. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian
4. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi
13
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
3.1 Konsep Sistem Informasi
3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu Systema dan bahasa Yunani yaitu
sustema yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Suatu sistem diciptakan untuk menangani seseuatu yang berulang kali atau
yang secara rutin terjadi. Sistem pada dasarnya dapat diartika sebagai suatu
kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi dan
saling bergantung satu sama lain. Setiap sistem terdiri dari sub-sub sistem yang
diberi nama prosedur.
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu
bidang fungsional cocok dengan defenisi ini, organisasi terdiri dari sejumlah
sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang
ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (McLeod, 2001 : 11)
Teori tentang sistem pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding. Dari
teori ini muncul pengertian-pengertian sistem yang diuraikan oleh para ahli lain.
Gordon B. Davis dalam b ukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak
atau fisis. Sistem abstrak adalah susuna yang teratur dari gagasan-gagasan atau
konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem bersifat fisis adalah
serangkain unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
14
Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas
kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan
seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr.
Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek-
objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan
berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut
merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang secara bersama-sama bekerja
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur dari sistem adalah jaringan prosedur yang
merupakan urutan kegiatan klerikal.
3.1.2 Defenisi Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki
nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :
a. Informasi strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil
keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana
perluasan perusahaan, dan sebagainya.
b. Informasi taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan
jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat
dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
c. Informasi teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional
sehari-hari, seperti informasi pada persediaan stock, retur penjualan
dan laopran kas harian.
Istilah informasi sering kali tidak tepat pemakaiannya. Informasi dapat
merujuk ke suatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran
komunikasi, dan lain sebagainya.
15
Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem
pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data
dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi
berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka
informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang
sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan
paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Tata Sutabri, 2004 : 18)
Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai
mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Akan
tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya
dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam
pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu
kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapat yang berbeda.
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan
keputusan dan fungsi utamanya adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi.
3.1.3 Defenisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan
informasi. Sebagai suatu sistem (Jogiyanto, 2003 : 33).
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
oerasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kgiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004 : 36)
16
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blom masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai
suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
a. Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dlama sistem informasi. Yang
dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk
menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-
dokumen kasar.
b. Blok model (model block)
Blok inio terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis
data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran
yang diinginkan
c. Blok keluaran (output blok)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk
semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan. Teknology terdiri dari (tiga) bagian
utama yaitu teknisi (brainware), perangakat lunak (software), dan
perangkat keras (hardware).
17
e. Blok basis data (database block)
Basis data atau (database) merupakan kumpulan data yang saling
berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di
perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk
keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang
dihasilkan berkualitas. Organisasi basi data yang baik juga berguna
untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang
disebut dengan DBMS (database management system).
f. Blok kendali (control block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem
itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi
maka kesalahan-kesalahan dapat dengan mudah diatasi.
3.1.4 Sistem informasi pegawai (SIMPEG)
Saat ini manajemen kepegawaian memerlukan suatu sistem perencanaan,
pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi manajemen dan administrasi
kepegawaian secara cepat, akuntabel dan terintegrasi. Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sebuah program yang
memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian.
Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.
18
Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dibangun
dengan tujuan :
1. Mewujudkan suatu Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang
terintegrasi dalam satu jaringan komputer, yang mampu menghasilkan
informasi yang bermutu sehingga berdampak pada efektivitas
organisasi.
2. Mewujudkan pengelolaan manajemen kepegawaian yang efisien,
efektif, terintegrasi dan akuntabel.
3. Mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian yang cepat, mudah
dan akuntabel.
Hasil yang diharapkan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
antara lain :
1. Tertatanya data pegawai untuk membantu pimpinan dalam
merencanakan penyebaran pegawai, dan merencanakan pelatihan
pegawai di masa yang akan datang.
2. Kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian agar pegawai
mendapat hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik.
3. Kemudahan pekerjaan di bidang administrasi dan manajemen
kepegawaian dalam membuat laporan.
4. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien.
5. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna
mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian.
6. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan
teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas
administrasi kepegawaian
19
3.2 Konsep Badan Kepegawaian Daerah (BKD)
Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai
tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau
kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan
suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan
yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau
ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang pribadi yang
melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri atau badan usaha milik negara atau
badan usaha milik daerah.
Pegawai terbagi atas 2 antara lain Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai
Swasta. Pegawai Swasta yaitu Pegawai yang bekerja pada perusahaan
swasta/diluar instansi Pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
Pegawai Negeri Sipil adalah atau Civil Servant merupakan salah satu
organ penting bagi eksistensi suatu negara, keberadaan Pegawai Negeri Sipil
selain sebagai bagian dari eksekutif juga terdapat pada organ-organ kenegaraan
lainnya seperti lembaga yudikatif maupun lembaga legislatif. Walaupun banyak
predikat negatif disandangkan kepada PNS namun masih banyak PNS dengan
jiwa pengabdiannya dan komitmen yang tinggi tetap melakukan tugasnya dengan
sangat baik dan terpuji bahkan rela untuk menyelesaikan tugasnya terpaksa harus
bekerja sampai larut malam untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat.
Pengertian Pegawai Negeri menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun
1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-pokok Kepegawaian, adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang
telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang
dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau, diserahi tugas Negara lainnya
dan digaji ber-dasarkan peraturan perundangan yang berlaku.PNS Berdasarkan
Pasal 2 ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, terdiri dari Pegawai
Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah.
20
Kedudukan dan peran Pegawai Negeri Sipil pada setiap negara adalah penting
dan menentukan karena pegawai negeri merupakan aparatur pelaksana pemerintah
untuk menyelenggarakan pemerintahan dan kelancaran pemba-ngunan dalam
rangka usaha mencapai tujuan nasional ter-utama ditentukan oleh kualitas dan
kinerja Pegawai Negeri Sipil. Dengan posisi yang demikian maka diperlukan
mana-jemen Pegawai Negeri sipil yang mampu secara komprehensif dan
terperinci menjelaskan posisi, peran, hak dan kewajiban para Pegawai Negeri
Sipil tersebut.
Kepegawaian adalah hal ihwal tentang orang yang bekerja di dalam
pemerintahan. Tetapi ada sebutan PROFESInya, Sementara itu di dalam
kepegawaian itu telah terkumpul sebutan macam profesi di dalamnya, seprti:
Polri, Jaksa, Guru, Hakim, TNI, dsb. Sebutan Profesi. Sebutan Pegawai atau PNS
bukan menunjukkan gugus profesi, seperti misalnya TNI, POLRI, Dokter, Hakim,
Jaksa, Wartwan, dan laiin-lainnya PNS bukan sebutan profesi karena di dalamnya
terdiri dari macam-macam profesi seperti yang disebutkan di atas. Oleh karena itu
di dalam NA perlu dimulai dari identifikasi sebutan profesi itu.
3.2.1 Kepangkatan
A. Pengertian
Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan
seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan jabatannya dalam rangkaian
susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Jabatan
Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab,
wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangkaian memimpin suatu satuan
organisasi negara. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukan
tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangka
menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau ketrampilan untuk
mencapai tujuan.
21
Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi
kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai
dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi
kerja dan pengabdiannya.
Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan
pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Masa
kenaikan pangkat: 1 Januari, 1 April, 1 Juli dan 1 Oktober.
B. Macam Kenaikan Pangkat
1. Kenaikan pangkat Reguler; Kenaikan pangkat reguler adalah
penghargaan yang diberikan kepada PNS yang telah memenuhi syarat
yang di tentukan tanpa terkait pada jabatan:
a. Minimal telah 4 tahun dalam pangkat terakhir;
b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun
terakhir.
Diberikan kepada PNS yang:
a. tidak menduduki jabatan struktural/ fungsional
b. melaksanakan tugas belajar;
c. dipekerjakan/ diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya .
2. Kenaikan pangkat Pilihan; Kenaikan pangkat pilihan adalah
kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada PNS atas prestasi
kerjanya yang tinggi:
a. Minimal telah 2 tahun dalam pangkat terakhirnya;
b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun
terakhir.
22
Diberikan kepada PNS yang :
a. menduduki jabatan struktural/ fungsional ttt;
b. menunjukan prestasi kerja yg luar biasa baik;
c. menemukan penemuan baru yg bermanfaat bg negara;
d. diangkat menjadi Pejabat Negara;
e. memperoleh ijazah atau STTB;
f. Tugas belajar (sebelumnya menduduki jabatan);
g. Dipekerjakan/diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya
(sebelumnya menduduki jabatan). PNS yang menjadi Pejabat Negara :
dinaikkan pangkatnya tanpa terikat pada jenjang pangkat dengan syarat :
a. minimal 4 th dlm pangkat terakhir;
b. setiap unsur penilaian 1 th terakhir , baik.
PNS yg melaksanakan tugas belajar dan PNS yg
diperbantukan/dipekerjakan di luar instansi induknya, dinaikkan pangkatnya
dengan syarat :
a. minimal 4 th dalam pangkat terakhir;
b. setiap unsur penilaian 2 tahun terakhir bernilai baik.
3. Kenaikan pangkat Anumerta; Kenaikan pangkat anumerta diberikan
kepada PNS yang dinyatakan TEWAS (meninggal dalam menjalankan
tugas kedinasan) Kenaikan pangkat anumerta mulai berlaku mulai
tanggal PNS yang bersangkutan tewas.
23
4. Kenaikan pangkat Pengabdian; Diberikan kpd PNS yg diberhentikan dg
hormat dg hak pensiun krn mencapai batas usia pensiun;
Persyaratannya :
a. mempunyai masa kerja 30/25 thn secara terus menerus dan minimal 1
bln/1thn dlm pangkat terakhir;
b. mempunyai masa kerja 20 thn secara terus menerus dan minimal 2 thn
dlm pangkat terakhir;
c. mempunyai masa kerja 10 thn terus menerus dan minimal 4 thn dlm
pangkat terakhir
d. setiap unsur penilaian DP3 minimal baik;
e. tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin berat.
f. Diberikan 1 bulan sebelum PNS yang bersangkutans diberhentikan
dengan hormat dengan hak pensiun.
Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil.Susunan
pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:
Golongan Ia = Pangkat Juru Muda
Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1
Golongan Ic = Pangkat Juru
Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1
Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda
Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1
Golongan IIc = Pangkat Pengatur
Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1
24
Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda
Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1
Golongan IIIc = Pangkat Penata
Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1
Golongan IVa = Pangkat Pembina
Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1
Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda
Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya
Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama
Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri
Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk
Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang
diakui sebagai berikut di bawah ini. Cek data Kepangkatan anda sudah benar atau
belum.
Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a
Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b
Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a
Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b
Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c
Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a
Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b
Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c
25
C. Syarat Kenaikan Pangkat
1. Foto copy sah DP3 dua tahun terakhir
2. Foto copy Ijazah (bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan)
3. Foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir
4. Foto copy sah surat perintah tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan
tugas belajar, dan sebelumnya tidak menduduki jabatan structural atau
jabatan fungsional tertentu
5. Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan diluar instansi induknya
bagi yang tidak Mensusuki jabatan fungsional atau structural.
3.2.2 Pensiun Pegawai Negeri Sipil
A. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan
Pensiun Janda/Dudanya PNS;
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah
dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979, tentang Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 1981 tentang Perawatan
Tunjangan Cacat dan Uang Duka;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2003 Tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
6. Keputusan Kepala BAKN Nomor 32 Tahun 1994 tentang
pertimbangan teknis pensiun janda/duda pensiun PNS yang berpangkat
Pembina Tk I golongan ruang IV/b ke atas;
26
7. Keputusan Kepala BKN Nomor 14 tahun 2003 Tentang Petunjuk
Teknis Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil
serta Pensiun Janda/Duda sebagai Pelaksanaan Peraturan Pemerintah
8. Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan
dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
B. Pengertian
Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai
Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara.
C. Ketentuan
Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai
Negeri Sipil berhak menerima pensiun pegawai adalah sebagai pegawai;
1. Telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan mempunyai
masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya 20 Tahun.
2. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 Tahun dan oleh Tim
Penguji Kesehatan berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan
pegawai negeri, dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan
apapun juga karena keadaan jasmani atau rohani yang tidak disebabkan
oleh dan karena ia menjalankan kewajiban jabatannya.
3. Pegawai negeri yang setelah menjalankan suatu tugas Negara tidak
dipekerjakan kembali sebagai pegawai negeri, berhak menerima
pensiun pegawai apabila ia diberhentikan dengan hormat sebagai
pegawai negeri dan pada saat pemberhentiannya sebagai pegawai
negeri ia telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan
memiliki masa kerja untuk pensiun sekurang – kurangnya 10 Tahun;
4. Mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) menurut ketentuan Peraturan
Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979.
27
5. PNS akan mempersiapkan masa sebelum purna tugas 1 (satu) tahun
BUP diberi kesempatan untuk memilih mengambil atau tidak
mengambil MPP selama 1 tahun, apabila PNS dimaksud mengambil
MPP maka hak-hak kepegawaiannya adalah:
a. Bagi staf hak kepegawaiannya tidak hilang atau tidak berubah;
b. Bagi pejabat hak kepegawaian dasarnya tidak hilang/berubah,
yang hilang adalah tunjangan jabatan dan fungsionalnya.
Hak pensiun pegawai berakhir pada penghabisan bulan penerima pensiun
pegawai yang bersangkutan meninggal dunia berdasarkan Pasal 14 Undang
Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun
Janda/Dudanya PNS.
Pendaftaran isteri/suami/anak sebagai yang berhak menerima pensiun janda/duda :
a. Pendaftaran istri (istri–istri)/suami/anak(anak-anak) sebagai yang
berhak menerima pensiun janda/duda harus dilakukan oleh pegawai
negeri atau penerima pensiun pegawai yang bersangkutan menurut
petunjuk pelaksanaannya;
b. Pendaftaran lebih dari seorang istri sebagai yang berhak menerima
pensiun harus dilakukan dengan pengetahuan tiap-tiap istri
didaftarkan;
c. Pendaftaran istri (istr–istri)/anak (anak-anak) sebagai yang berhak
menerima pensiun janda harus dilakukan dalam waktu 1 (satu) tahun
sesudah perkawinan/kelahiran atau sesudah saat terjadinya
kemungkinan lain untuk melakukan pendaftaran itu.
28
D. Persyaratan Pensiun
1. Mengisi DPCP
2. Fotokopi SK pertama di legalisir
3. Fotokopi SK terakhir di legalisir
4. Foto 4 x 6 (5 lembar)
5. Fotokopi surat nikah dilegalisir
6. Fotokopi akte kelahiran anak di legalisir
7. Fotokopi KARPEG
8. DP3 tahun terakhir rata-rata bernilai baik
9. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang
dan berat.
E. Persyaratan pensiun Janda/Duda
1. Surat Pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/Kantor Kepegawaian
Daerah
2. Daftar Penerima Calon Pensiun(DPCP).
3. Foto copy sah SK CPNS
4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir
5. Foto copy sah SK Konversi NIP
6. Foto copy sah Surat Akta Nikah
7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak
8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga
9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu
10. SK Kematian dari Kepala Des/Lurah/Camat
11. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar
12. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja
13. DP-3 1 (satu) tahun terakhir
14. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat
Sedang atau Berat dalam 1 (satu) tahun terakhir
29
F. Persyaratan Masa Persiapan Pensiun
1. Permohonan yang bersangkutan;
2. Surat Usulan dari SKPD;
3. Fotokopi Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil;
4. Fotokopi Keputusan Pangkat Terakhir;
5. Fotokopi Kartu Pegawai.
G. Persyaratan Penetapan SK Pensiun PNS yang mencapai BUP
1. Surat pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/kantor Kepegawaian Daerah
2. Daftar penerimaan Calon Pensiun (DPCP)
3. Foto copy sah SK CPNS
4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir
5. Foto copy sah SK Konversi NIP
6. Foto copy sah Surat Akta Nikah
7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak
8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga
9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu
10. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar
11. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja
12. DP-3 1 (satu) tahun terakhir
13. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat
Sedang atau Berat Dalam 1 (satu) tahun terakhir.
30
3.2.3 Mutasi
A. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok–pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang–Undang
Nomor 43 Tahun 1999;
b. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti
Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
yang telah ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai
Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;
e. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan
Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002;
f. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang
Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;
g. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN)) Nomor 13
Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.
31
B. Pengertian
a. Mutasi Pegawai Negeri Sipil antar daerah adalah pemindahan pegawai
dari atau ke Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten .
b. Pemindahan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud meliputi:
1) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota dalam
satu Daerah Propinsi;
2) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota luar
Daerah Propinsi;
3) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Grobogan;
4) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Lainnya;
5) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Departemen/Lembaga;
C. Persyaratan
a. Mutasi Kepangkatan
1. Fotokopi SK CPNS
2. Fotokopi SK PNS
3. Fotokopi Karpeg
4. Fotokopi sah keputusan dalam pangkat terakhir
5. Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir
6. Fotokopi Surat Tanda Tamat Belajar/ ijazah/diploma dan Surat Izin
Belajar/Tugas Belajar bagi yang memperoleh peningkatan
pendidikan
7. Fotokopi sah surat perintah tugas belajar, dansebelumnya tidak
menduduki
jabatan structuralatau jabatan fungsional tertentu
32
8. Fotokopi keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir
9. Fotokopi Surat Pernyataan Pelantikan
10. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
11. Fotokopi Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
b. Mutasi Jabatan
Pegawai mencukupi golongan Eselon II/b, III/a, III/b, IV/a. Kalau
Pegawai sudah memenuhi syarat maka pihak BKD mengajukan persyaratan
mutasi jabatan ke BAPERJAKAT (badan pertimbangan jabatan dan
kepangkatan) . Di BAPERJAKAT diproses, setelah itu BAPERJAKAT
memutuskan apakah Pegawai disetujui untuk mutasi jabatan .
33
BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Pengamatan
Badan kepegawaian Daerah (BKD) Kota Medan merupakan sebuah
instansi pemerintahan yang bertugas membantu kepala daerah dalam
melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan
Kepegawaian Daerah Kota Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan
kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program
kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan
penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi
pengelolaan kepegawaian.
Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan ini sudah memiliki prosedur
dalam pelaksanaan masing-masing bagian. Dalam rangka meningkatkan
administrasi kenaikan pangkat pegawai, pengelolaan data informasi pegawai,
pelaksanaan pemutakhiran data pegawai, pelaksanaan pengumpulan,
penyimpanan dan pemeliharaan data serta Dokumentasi Kepegawaian. BKD Kota
Medan sudah dioperasikan secara komputerisasi dalam suatu program komputer
yaitu SIMPEG (sistem informasi pegawai) merupakan sebuah program yang
memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian.
Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.
SIMPEG dapat dijalankan pada beberapa komputer yang terhubung dalam satu
jaringan komputer (Client-Server) baik Local Area Network (LAN) maupun Wide
Area Network (WAN). SIMPEG berbentuk sebuah software komputer berbasis
web (Web Based) yaitu software komputer yang harus dijalankan melalui
software Internet Browser seperti Microsoft Internet Explorer.
34
Gambar software SIMPEG yang digunakan oleh BKD Kota Medan dapat
dilihat pada gambar di bawah ini:
Menu login merupakan menu yang ditampilkan untuk masuk ke dalam
sistem informasi pegawai (SIMPEG). Untuk masuk ke SIMPEG terlebih dahulu
kita memasukan NIP dan Password. Setelah memasukkan NIP dan Password yang
benar muncul tampilan halaman utama seperti terlihat pada gambar 4.1
Gambar 4.1. Tampilan Saat LoginPada SIMPEG
Sebelum melihat detail data pegawai kita bisa melakukan pencarian data
Pegawai tersebut berdasarkan NIP atau nama pegawai dan unit kerja dari Pegawai
yang akan dicari. Setelah itu akan muncul detail dari pegawai yang kita cari
seperti terlihat pada gambar 4.2
Gambar 4.2. Tampilan form pencarian Pegawai
35
Tampilan isian form Pegawai merupakan form untuk mengisi dan
mengetahui info pegawai di Pemko Medan. Data pegawai yang ditampilkan
meliputi data pribadi pegawai, kartu pegawai, kartu keluarga, askes, dan
sebagainya. Disini user bisa merubah atau melengkapai data yang masih belum
terisi atau harus diganti.
Gambar 4.3. Tampilan form isian Pegawai
36
Menu pencatatan data status CPNS digunakan untuk memasukkan data
CPNS yang ada di Pemko Medan. Proses pencatatan data status CPNS dilakukan
dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data status CPNS, bisa berdasarkan
NIP atau nama pegawai. Pada tombol ubah data status CPNS, user bisa
mengisikan dan merubah seluruh data staus CPNS ini dari masing- masing
pegawai yang akan dimasukkan data status CPNSnya, setelah semua kolom diisi
untuk menyimpan data status CPNS tekan tombol simpan.
Gambar 4.4. Tampilan form pengangkatan CPNS
37
Menu pencatatan data status PNS digunakan untuk mengisi status pegawai
Pemko Medan yang sudah diangkat menjadi PNS. Proses pencatatan data status
PNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan dimasukkan data status
PNSnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai. Di tombol edit data status
PNS, user bisa mengisikan dan merubah data status PNS dari masing-masing
pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, setelah semua kolom diisi
untuk menyimpan data status PNS tekan tombol simpan.
Gambar 4.5. Tampilan form pengangkatan PNS
Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang naik
pangkat/golongan dengan jenis kenaikan pangkat anumerta, dalam tugas belajar,
istimewa, lain-lain, pengabdian, pilihan, reguler, sebagai penyesuaian ijazah,
selama dalam penugasan diluar instansi induknya, selama menjadi pejabat negara,
dan selama menjalankan wajib militer. Proses pencatatan data kenaikan
pangkat/golongan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data
kenaikan pangkat/golongannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk
proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan
tekan tombol proses.
38
Kemudian muncul form tambah data kenaikan pangkat/golongan, user bisa
mengisikan data kenaikan pangkat/golongan dari masing-masing pegawai yang
akan dimasukkan data kenaikan pangkat/golongannya. Disamping itu juga ada
tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan pangkat/golongan. Seperti
terlihat pada gambar 4.6. Setelah data disimpan maka sistem melakukan
pengupdatan ke Database. Seperti terlihat pada gambar 4.7.
Gambar 4.6. Tampilan form riwayat kepangkatan
39
Gambar 4.7. Tampilan pengupdatan ke Database Pegawai yang naik
pangkat
Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang pensiun.Proses
pencatatan data pensiun dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi
data pensiunnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses
pencariannya. Setelah data disimpan maka sistem melakukan pengupdatan ke
Database maka daftar pegawai yang pensiun akan muncul di form. Seperti terlihat
pada gambar 4.12.
40
Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan rekap Pegawai pensiun
Gambar 4.9. Tampilan rekapitulasi pensiun Pegawai
41
4.2. Pembahasan
Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi manajemen
pegawai (SIMPEG) yang digunakan oleh BKD Kota Medan, penulis menemukan
kelebihan dan kelemahan penggunaan sistem informasi manajemen Pegawai pada
BKD Kota Medan yaitu :
Kelebihan
- Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai
kepegawaian.
- Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu
posisi tertentu di organisasi.
- Pengelolaan data tentang Pegawai menjadi lebih mudah.
Kekurangan
Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh Pegawai itu sendiri (Pegawai yang
ada di Pemko Medan). Hanya pegawai-pegawai tertentu yang bisa memasukkan
data-data karena komputernya itu berhadapan dengan pegawainya sementara
orang lain tidak bisa. Dengan semakin berkembangnya teknologi banyak sistem
informasi berbasis web dalam arti dosen-dosen dan pegawai yang bersangkutan
bisa memasukkan datanya sendiri lewat komputer. Tapi SIMPEG yang dipakai
oleh pihak Pemko Medan belum Online dalam arti belum menggunakan SIMPEG
yang berbasis web.
42
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Secara garis besar Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) ini adalah Program yang bisa memberikan kemudahan-kemudahan
bagi para Pengelola Kepegawaian dalam rangka mengelola Database Pegawai
Negeri Sipil Daerah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara juga dapat memberikan
justifikasi history (pembenaran data) agar permasalahan mengenai Pengelolaan
Database Kepegawaian menjadi lebih baik, obyektif dan efektif. Sehingga dapat
meningkatkan kualitas pengelolaan manajemen kepegawaian yang terintegrasi dan
terpadu, meningkatnya akurasi data Sumber Daya Aparatur melalui
pengembangan SIMPEG juga meningkatnya koordinasi dan jaringan Sistem
Infomasi Kepegawaian lingkup Provinsi Sumatera Utara. Penggunaan aplikasi
(SIMPEG) dapat mudah digunakan oleh setiap user yang sudah mempunyai data
yang valid berdasarkan data yang sudah di verifikasi dalam Database.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai hasil pengamatan
pada Kantor Kepegawaian Daerah Kota Medan adalah :
Dengan menggunakan SIMPEG online, dapat lebih mempermudah
pegawai diluar instansi Pemko Medan untuk menggunakan SIMPEG sesuai
dengan keperluan penggunanya. Sehingga perlu dilakukan penyempurnaan sistem
dan penyuluhan aplikasi SIMPEG yang berbasis web. Penyempurnaan sistem ini
dapat dilakukan dengan mewujudkan aplikasi SIMPEG online secara menyeluruh.
Kemudian setelah menjadi suatu aplikasi yang utuh agar pengguna dapat
memanfaatkan aplikasi yang dimaksud sehingga perlu dilakukannya sosialisasi ke
seluruh pengguna yang ada di Pemko Medan.
43
DAFTAR PUSTAKA
Sutabri, Tata. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Andi.
McLeod,R.,2001, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Erlangga, Jakarta
Hartono, Jogiyanto, 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi
Offset, Yogyakarta
44
Daftar Riwayat Hidup
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Devi Dwinta Fani
Umur : 20 tahun
Tempat/Tanggal lahir : Medan, 17 Agustus 1992
Jenis kelamin : Perempuan
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Alamat : Jln. Bajak 4 No.12c, Medan – Sumut
Status : Belum Menikah
HP : 083199124250
Email : [email protected]
Menerangkan dengan sesungguhnya
Pendidikan :
Pendidikan Formal
1998 – 2004 : SD Taman Pendidikan Islam Medan
2004 – 2007 : SMP N 2 Medan
2007 – 2010 : SMA N 5 Medan
Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.
Hormat saya,
Devi
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Yolanda Dewi Laxmi Tampubolon
Umur : 20 tahun
Tempat/Tanggal lahir : Medan, 19 Oktober 1992
Jenis kelamin : Perempuan
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Kristen Protestan
Alamat : Jln. Irian Barat Psr. 7 Sampali Kec. Percut Sei Tuan
Status : Belum Menikah
HP : 081973002262
Email : [email protected]
Menerangkan dengan sesungguhnya
Pendidikan :
Pendidikan Formal
1998 – 2004 : SD Josua 4 Medan
2004 – 2007 : SMPN 3 Percut Sei Tuan
2007 – 2010 : SMAN 1 Sampali
Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.
Hormat saya,
Yolanda