excellence in real estate
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Wirtschaftliche
Bauwerkserhaltung mit
AIS-Rahmenleistungs-
verzeichnissen
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Ihr Partner AIS Management
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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Notwendigkeit für Rahmenleistungsverzeichnisse und Erfolgsfaktoren
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Ihre Aufgaben, unsere Lösungen, Ihr Nutzen
... wir helfen Ihnen
mit praxisgerechten AIS-Musterleistungsverzeichnissen für alle Gewerke der Bauwerkserhaltung (best practice)
mit unserem exklusiven Pool an Primärdaten (Preisbenchmarks aus einem Projektfundus i.H.v. mehreren Mrd. EUR)
Potentiale von Rahmenleistungsverzeichnissen auszuschöpfen
Bauleistungen übergreifend zu standardisieren und best möglicht einzukaufen
Preise und Leistungen transparent und vergleichbar zu machen
das Controlling Ihrer Dienstleister zu erleichtern
Ihre Bedarfsträger, Fach- und Einkaufsabteilungen einzubinden
die Schnittstelle Betrieb / Bauwerkserhaltung zu optimieren
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Ihre Ausgangssituation …
Werteerhalt und Wirtschaftlichkeit Erfolgskriterien
hoher Serviceanspruch der Nutzer / aus dem Kerngeschäft
Eigenorganisation ist „lean“
Eigenleistung: steuernd, nicht ausführend
Kleinreparaturen sind ein Massenthema
Rahmenleistungsverzeichnisse sind nicht vorhanden, lückenhaft oder werden nicht gelebt
zusätzliche Ziele: geringer Verwaltungs- und Kontrollaufwand, Transparenz, ggf. maximale Kostenumlage auf Mieter
Sie sind ...
Eigentümer eines großen Immobilienportfolios oder komplexen Industriestandorts und wollen die Wirtschaftlichkeit der
Bauwerkserhaltung durch Rahmenleistungsverzeichnisse optimieren
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Wesen und Vorteile von Rahmenleistungsverzeichnissen
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Definition
standardisierte, einheitliche Beschreibung von wiederkehrenden Leistungen
mit Lieferanten vereinbarter Preis-Leistungskatalog
fachliche Grundlage von Rahmenverträgen in der Bauwerkserhaltung
gemeinsame Basis zukünftiger, auch dezentraler Beauftragung (Abrufe aus Rahmenvertrag)
Beschaffungsinstrument
Grundlage für erleichtertes Controlling in der Bauwerkserhaltung
besser…
Qualitätssicherung in der Spezifikation („Rad wird nicht immer neu erfunden“)
Vorzugslieferanten
Vergleichbarkeit von Bestellungen / Leistungen / Basis für Benchmarking
höhere Transparenz in der Beschaffung / Compliance
schneller…
kürzere Reaktionszeit
Reduktion Beschaffungszeiten (keine Ausschreibung mehr erforderlich)
definierter Einkaufsprozess
beschleunigter Abrechnungs- und Prüfungsprozess
günstiger…
erhebliche Prozesskosteneinsparung
Einkaufseinsparung durch Bündelung
Leistungen budgetierbar
marktgerechte Preise
Idealfall
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kritische Erfolgsfaktoren unbedingt zu beachten!
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vollständig Rahmenleistungsverzeichnisse für alle wiederkehrend
anfallenden Gewerke vorhanden?
von der Eigenorganisation getragen bei Verantwortlichen bekannt?
fachlich verstanden?
idealerweise mit Bedarfsträgern gemeinsam entwickelt?
praxisgerecht relevant für konkreten Immobilienbestand?
so detailliert wie möglich, so spezifiziert wie nötig?
für den Dienstleister kalkulierbar?
Kosten- und Leistungstransparenz für etwaige Umlagen (Mieter)?
wirtschaftlich sinnvolle Funktionseinheiten für schlüsselfertige Herstellung,
Abnahmen und Abrechnung?
IT-technisch für Bestellung und Abrechnung abbildbar?
effizient zu managen?
Realität: aufgrund Missachtung findet nur ein Bruchteil der Rahmenleistungsverzeichnisse tatsächlich Anwendung
Abgrenzung und Zusammenspiel Betreiberpflichten / Bauwerkserhaltung suboptimal
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AIS-Methodik und Leistungen
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AIS-Unterstützung: umfassend und qualitätssichernd
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Wirtschaftliche
Bauwerkserhaltung mit
AIS-Rahmen-LVs
Tools
Benchmarks
Bedarfsträger
…
Know-how
Muster-LVs Einkauf
Fachabteilung
praxisgerechte Spezifikation, exklusive Benchmarks, erprobte Lieferanten
Begleitung entlang gesamter Prozess: von Analyse Kundenbesonderheiten über Leistungsspezifikationen bis Implementierung
Kundenorganisation AIS-Beiträge
→ Zusammenführen
→ Standardisieren
→ Etablieren
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Bündelung von Gewerken für Rahmenleistungsverzeichnisse
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Bildung von Funktionseinheiten („Module“)
Reduktion von Fällen und Artikeln
Bündelung durch gewerkeübergreifende Losvergaben
Lieferantenkonsolidierung
Malerarbeiten
Trockenbau
Doppelboden
F30-Decken
Bodenbelag
Bodenbeschichtung
…
Sonnenschutz
…
Elektroarbeiten
Umzug
Brandschutz
Sprinkler
…
Gewerk (Ausschnitt)
Innen
Themen
Soll
„vom Messen zum Zählen“:
Abrechnung nach Stück
weg von Lohn und Verbrauchsmaterial
Umwandlung Regie- in Regelleistung
schlüsselfertig, z.B. Versetzen Trockenbauwand
Gründe
Messen kaum wirtschaftlich möglich
Anreiz / Disziplinierung des Lieferanten
Lieferant darf Positionen nicht mehr selbst
konfigurieren
Außen
Spezial
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AIS-Projektframework: Aufbau und Ergebnisse
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Charakter Phasen / Meilensteine
Integration Inhalte
Entwicklung RLV
Aufbereitung /
Anpassung
Spezifikation LV Zusammenführung der vorhandenen Unterlagen
Integration Organisation
und Mitarbeiter Abstimmung mit Fachabteilung / Einkaufsabteilung
Procurement Ausschreibung Online-Ausschreibungsprozess
Kick-off Terminplan Kommunikationsstandards Schnittstellen
Projekt-
abstimmung
Qualitätssicherung Implementierung Schulung AG RLV, QC-Konzept, Prozessverbesserung
Systematisierung
optional
Standortbestimmung Status quo beim Kunden Schwächen, Lücken bei RLV, Betreiberpflichten Analyse
Zuschläge
Abschlüsse Verhandlung Rahmenverträge Vergabe
Bedarfsermittlung Festlegung zu erwartende Jahresvolumina Volumen-
prognose
KPI, Bewertung,
Optimierung Lieferantenportfolio Lieferantenmanagement
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AIS-Toolbox (Auszug)
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FM-Marktforum
webbasierte Ausschreibelösung
Archivbausteine, Preisbenchmarks
Lieferantendatenbank
Rückvergütungsmodelle
Szenarien
AIS-Mustervertrag
Best Practice
Request for Information
Konzepte, Prozesse
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Kontakt für weitere Informationen
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AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
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Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.ais-management.de
Blog: http://blog.ais-management.de
Helpdesk
FM-Marktforum
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18
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