Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
HO
UD
SOP
GA
VE
1
ADVIESRAPPORT VAN DE COMMISSIE FUSIE JEUGD VIBOA & HUNSINGO ‘NAAR EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING’ Versie 27-9-2012
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
HO
UD
SOP
GA
VE
2
INHOUDSOPGAVE
INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................................... 2
1 INLEIDING ........................................................................................................................................................ 5
1.1 Algemeen ............................................................................................................................................... 5
1.2 De Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo ....................................................................................... 5
1.3 Het onderzoek en de werkwijze van de Commissie .............................................................................. 6
1.3.1 Het onderzoek ................................................................................................................................... 6
1.3.2 De werkwijze ..................................................................................................................................... 6
2 OPBOUW EN KERN VAN HET ADVIES .............................................................................................................. 7
3 DE DOELSTELLING VAN DE SAMENWERKING.................................................................................................. 7
4 HET TOT STAND BRENGEN VAN EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING .......................................................... 8
4.1 Samenwerking op basis van gelijkheidwaardigheid .............................................................................. 8
4.2 De wegen naar een gezamenlijke jeugdafdeling ................................................................................... 8
4.3 De samenwerkingsovereenkomst volgens optie 3 ................................................................................ 8
4.4 KNVB-voorschriften voor een SJO ......................................................................................................... 8
5 BESTUURLIJKE EN TECHNISCHE ORGANISATIESTRUCTUUR JEUGDAFDELING .............................................. 10
5.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 10
5.2 Visie ..................................................................................................................................................... 10
5.3 Opzet jeugdvoetbalorganisatie (SJO) .................................................................................................. 10
5.4 Ontwikkeling ledenaantal .................................................................................................................... 10
5.5 Gedragscode ........................................................................................................................................ 10
5.6 Indeling teams en selectiebeleid ......................................................................................................... 11
5.7 Opleiding ............................................................................................................................................. 11
5.8 Technisch plan voor de jeugd .............................................................................................................. 11
5.9 Overgang junioren naar senioren ........................................................................................................ 11
5.10 Begeleiding bij wedstrijden ................................................................................................................. 12
5.11 Vrijwilligers .......................................................................................................................................... 12
5.12 Activiteiten .......................................................................................................................................... 12
5.13 Communicatie...................................................................................................................................... 12
6 FINANCIËN, ADMINISTRATIE EN SPONSORING ............................................................................................. 13
6.1 Financiën ............................................................................................................................................. 13
6.2 Administratie ....................................................................................................................................... 13
6.2.1 Jeugdledenadministratie ................................................................................................................. 13
6.2.2 Jeugdcontributie ............................................................................................................................. 14
6.3 Sponsoring ........................................................................................................................................... 14
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
HO
UD
SOP
GA
VE
3
6.3.1 Algemeen ........................................................................................................................................ 14
6.3.2 Huidige contracten .......................................................................................................................... 14
7 GEBRUIK ACCOMMODATIES ......................................................................................................................... 16
7.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 16
7.2 Materiaalgebruik ................................................................................................................................. 16
8 NAAMGEVING EN TENUE .............................................................................................................................. 17
8.1 Naamgeving ......................................................................................................................................... 17
8.2 Tenue ................................................................................................................................................... 17
9 STAPPENPLAN (TIJDSPLANNING) .................................................................................................................. 18
9.1 Algemeen ............................................................................................................................................. 18
9.2 Tijdsplanning ........................................................................................................................................ 18
10 BEGELEIDING BIJ DE SAMENWERKING .................................................................................................... 19
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
HO
UD
SOP
GA
VE
4
BIJLAGEN
Bijlage 1 - KNVB-voorschriften SJO (hfst. 4)
Bijlage 2 - modelsamenwerkingsovereenkomst optie 3 SJO (hfst. 4)
Bijlage 3 - organisatiemodel (hfst. 5)
Bijlage 4 - inventarisatie van door jeugdbestuur uit te werken punten (hfst. 5)
Bijlage 5 - opties financiële administraties (hst. 6)
Bijlage 6 - sponsoring diversen (hfst. 6)
Bijlage 7 - voorstel voor het gebruik van de sportparken Schouwerzijlsterweg en Schilligehamsterweg –
Voorstel schema veldbezetting (hfst. 7)
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
LEID
ING
5
1 INLEIDING
1.1 Algemeen
De hoofdbesturen van Viboa en Hunsingo hebben eind 2011 het plan opgevat om te komen tot
samenvoeging van de jeugdafdelingen van beide clubs. Aan dit plan liggen blijkens de bestuursstukken
de volgende overwegingen ten grondslag.
Winsum is geen groeikern;
De bezetting van oudere jeugdteams is niet optimaal;
De bezetting van vrijwilligers is niet optimaal;
Er is een trend zichtbaar van stijgende kosten en dalende/stabiele inkomsten;
De door de gemeente Winsum geplande ondernemersbelasting kan de sponsoring van de clubs
beïnvloeden;
De gemeente Winsum is voornemens bezuinigingen op financiële bijdragen aan
sportverenigingen door te voeren;
Er komt geen nieuw sportcomplex in Winsum.
Tegen de achtergrond van deze algemene overwegingen, bestaan naar het oordeel van de
hoofdbesturen de onderstaande argumenten voor de instelling van een gezamenlijke jeugdafdeling.
Jeugd uit Winsum die gekozen heeft (of gaat kiezen) voor het voetbal, kan worden behouden
voor het voetbal door het optimaliseren van de randvoorwaarden binnen een vereniging;
In Winsum kun je ‘voetballen op je eigen niveau’;
Er ontstaan synergievoordelen t.a.v. inkoop, bezetting vrijwilligers;
Er wordt een sterke combinatie gevormd in gesprekken met de gemeente Winsum daar waar
bezuinigingen aan de orde zijn;
De mogelijkheid ontstaat gezamenlijke activiteiten te ontwikkelen door leden en sponsoren;
De clubs blijven (worden) sterk(er) door de samenwerking.
1.2 De Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo
Na goedkeuring door de Algemene ledenvergaderingen van de clubs zijn de hoofdbesturen overgegaan
tot instelling van de Commissie Fusie Jeugd Viboa & Hunsingo (verder ook: de Commissie). De
hoofdbesturen hebben daarbij een drietal uitgangspunten geformuleerd.
Bij de aanvang van het seizoen 2013-2014 kennen de verenigingen één gezamenlijke
jeugdafdeling;
Op termijn mag een volledig samengaan van beide verenigingen niet worden uitgesloten;
Gestart wordt met de samenvoeging van beide jeugdafdelingen.
De opdracht die de hoofdbesturen aan de Commissie hebben verstrekt luidt als volgt.
Onderzoek op zo kort mogelijke termijn verschillende varianten die leiden tot een gezamenlijke
jeugdafdeling en koppel deze terug aan de hoofdbesturen;
De werkzaamheden van de Commissie dienen te resulteren in een ‘roadmap’ tot aan het begin
van het seizoen 2013-2014. Dit houdt in: een uitwerking van de samenvoeging van de
jeugdafdelingen op hoofdlijnen en het opstellen van een ‘Stappenplan'.
De Commissie kent de volgende leden (drie vertegenwoordigers van elke club en een onafhankelijk
voorzitter):
- Hans Kloosterman (Viboa)
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: IN
LEID
ING
6
- Ben Breukelman (Viboa)
- Gerard Mulder (Viboa)
- Hans Klünder (Hunsingo)
- Harriet Mulder (Hunsingo)
- Henk Kamstra (Hunsingo)
- Frank Vermeer (onafhankelijk voorzitter)
Op 26 maart 2012 is de Commissie door de hoofdbesturen van de verenigingen geïnstalleerd.
1.3 Het onderzoek en de werkwijze van de Commissie
1.3.1 Het onderzoek
De Commissie heeft zich volgens de haar gegeven opdracht gericht op de vraag op welke wijze een
gemeenschappelijke jeugdafdeling tot stand gebracht kan worden. Daarnaast heeft de Commissie zich
gebogen over het kader en de randvoorwaarden waarbinnen de verdere ontwikkeling van de
samenwerking dient te worden uitgewerkt. Door de Commissie is niet opnieuw onderzoek gedaan naar
de overwegingen die de hoofdbesturen tot het voornemen hebben gebracht om tot een gezamenlijke
jeugdafdeling te komen en de uitgangspunten die in dat verband zijn geformuleerd. Wel hecht de
Commissie eraan op te merken dat zij die overwegingen en uitgangspunten aansprekend acht. Zij voegt
daaraan toe dat een samenwerking als in Winsum voorzien zich in het land op grote schaal voordoet. In
dat kader spelen steeds dezelfde of vergelijkbare overwegingen als hiervoor genoemd een rol.
1.3.2 De werkwijze
De Commissie heeft kennis genomen van o.m. de volgende documenten van de beide clubs:
organisatorische en technische beleidsnotities betreffende de jeugdafdelingen, financiële documentatie,
gegevens over aantallen en niveau van de jeugdteams, gegevens over het gebruik van de
accommodaties, competitie-
indelingen. Voorts heeft de Commissie zich voorzien van diverse relevante beleidsnotities en
reglementen van de KNVB.
De Commissie heeft gesproken met verschillende vertegenwoordigers van de clubs. Een functionaris van
de KNVB, belast met de ondersteuning van clubs die een vorm van samenwerking overwegen, heeft de
Commissie voorlichting gegeven over de relevante eisen van de KNVB en de Commissie daarnaast van
advies gediend over diverse vraagpunten. Verder heeft de Commissie zich laten voorlichten door
vertegenwoordigers van andere clubs in (Noord-)Nederland die een samenwerking tussen
jeugdafdelingen voorbereiden of al hebben gerealiseerd.
Over diverse onderwerpen die in dit advies aan de orde komen is eerst een onderzoek gedaan door
subcommissies uit de Commissie. De bevindingen van de subcommissies zijn vervolgens in de voltallige
Commissie besproken. Het uitgebrachte advies wordt door de gehele Commissie gedragen.
Eind april 2012 heeft de Commissie aan de hoofdbesturen een ‘Globale planning rapportage
fusiecommissie en voorbereiding samenwerking clubs’ gezonden. In de periode maart 2012 – september
2012 heeft de voorzitter van de Commissie de voorzitters mondeling op de hoogte gehouden van de
voortgang van de werkzaamheden / activiteiten van de Commissie. Op de websites van de clubs zijn
door de Commissie opgestelde korte voortgangsberichten van deze activiteiten geplaatst. In juli 2012
heeft de Commissie een voorlopig advies uitgebracht aan de hoofdbesturen. Dit voorlopige advies is
met de besturen besproken op 17 september 2012.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: O
PB
OU
W E
N K
ERN
VA
N H
ET A
DV
IES
7
2 OPBOUW EN KERN VAN HET ADVIES
De kern van het rapport van de Commissie wordt gevormd door haar advies aan de clubs om een
samenwerkingsovereenkomst te sluiten, gericht op de oprichting van een gezamenlijke jeugdafdeling
(SJO- Samenwerking Jeugdopleiding Optie 3 ) Viboa/Hunsingo. Dit samenwerkingsverband wordt door
de KNVB beschouwd als een fictieve entiteit (zonder rechtspersoonlijkheid). De fictieve entiteit heeft
een eigen bestuur en neemt op eigen naam deel aan de competitie. Voor de te sluiten overeenkomst
kan gebruik gemaakt worden van een door de KNVB gehanteerd model.
Het rapport bevat daarnaast adviezen op hoofdlijnen voor:
1) de bestuurlijke en technische organisatie van de SJO;
2) de financiën van de SJO;
3) het gebruik door de SJO van de accommodaties van Viboa en Hunsingo;
4) de naam en het tenue van de SJO;
5) enige algemene punten, zoals een Stappenplan en Begeleiding bij de samenwerking.
In de bijlagen zijn diverse KNVB-voorschriften opgenomen. Voorts bevatten de bijlagen voorstellen ter
uitwerking van de adviezen. Deze voorstellen kunnen tot richtsnoer dienen voor de verdere plan- en
besluitvorming door de besturen van de clubs en de diverse commissies van de SJO. Het rapport wordt
afgesloten met een Stappenplan (tijdsplanning).
3 DE DOELSTELLING VAN DE SAMENWERKING
De doelstelling van de samenwerking vloeit rechtstreeks voort uit de argumenten van de hoofdbesturen
voor de samenwerking zoals vermeld in § 1.1. In essentie houden de aangevoerde argumenten in dat de
samenwerking ten doel heeft de continuïteit van kwalitatief goed jeugdvoetbal in Winsum en de regio te
waarborgen, de jeugd de mogelijkheid te bieden op eigen niveau te voetballen, en de clubs te
versterken.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: H
ET T
OT
STA
ND
BR
ENG
EN V
AN
EEN
GEZ
AM
ENLI
JKE
JEU
GD
AFD
ELIN
G
8
4 HET TOT STAND BRENGEN VAN EEN GEZAMENLIJKE JEUGDAFDELING
4.1 Samenwerking op basis van gelijkheidwaardigheid
De beide clubs verschillen in ledental. Dit verschil dient naar het oordeel van de Commissie geen rol te
spelen in wijze waarop de samenwerking gestalte krijgt. Samenwerking op basis van gelijkwaardigheid is
een voorwaarde voor het tot stand komen en voortbestaan van een florerende gezamenlijke
jeugdafdeling.
Respect voor elkaars achtergronden, verworvenheden en visies, is daarnaast onontbeerlijk voor een
vruchtbare samenwerking.
4.2 De wegen naar een gezamenlijke jeugdafdeling
Een gezamenlijke jeugdafdeling kan via een tweetal wegen worden bereikt. Een eerste mogelijkheid is
fusie van de beide clubs. Na de fusie ontstaat een (nieuwe) rechtspersoon waarin de clubs zijn
opgegaan; dit leidt automatisch tot een gezamenlijke jeugdafdeling. Een andere mogelijkheid is het
sluiten van een samenwerkingovereenkomst gericht op het tot stand brengen van een gezamenlijke
jeugdafdeling.
4.3 De samenwerkingsovereenkomst volgens optie 3
Op dit moment is een volledige fusie van de clubs, hoewel volgens de formulering van de aan de
Commissie gegeven opdracht op termijn niet uitgesloten, geen optie. Het sluiten van een
samenwerkingsovereenkomst in vermelde zin is daarom het aangewezen instrument om de
gezamenlijke jeugdafdeling te realiseren.
De KNVB kent enige bindende voorschriften voor de inhoud van een dergelijke
samenwerkingovereenkomst (de Samenwerkingovereenkomst Jeugd (SJO) optie 3) en de daaraan door
de KNVB verbonden – meer technische/organisatorische – consequenties. De belangrijkste voorschriften
worden in 4.4 in verkorte vorm weergegeven (zie bijlage 1 voor alle voorschriften; zie bijlage 2 voor het
model samenwerkingsovereenkomst SJO optie 3). Op enkele voorschriften wordt in dit rapport nader
teruggekomen.
Conclusie
Concluderend kan worden vastgesteld dat de beoogde oprichting van een gezamenlijke jeugdafdeling
Viboa/Hunsingo tot stand dient te komen door het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst volgens
de regels en het model van de KNVB. Daarnaast gelden voor het tot stand gebrachte
samenwerkingsverband (de SJO) enige voorschriften van de KNVB op technisch en organisatorisch
gebied.
4.4 KNVB-voorschriften voor een SJO
Algemeen
1) De clubs sluiten een samenwerkingsovereenkomst waarbij de jeugdafdelingen worden
ondergebracht in een samenwerkingsverband;
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: H
ET T
OT
STA
ND
BR
ENG
EN V
AN
EEN
GEZ
AM
ENLI
JKE
JEU
GD
AFD
ELIN
G
9
2) Dit samenwerkingsverband wordt door de KNVB beschouwd als een fictieve entiteit (zonder
rechtspersoonlijkheid);
3) De SJO heeft een eigen bestuur (het jeugdbestuur)
4) De SJO dient aan de competitie deel te nemen onder een eigen (nieuwe) naam. De naam begint
altijd met de aanduiding SJO. De naam moet voldoen aan de voorschriften van de KNVB en
behoeft de goedkeuring van de KNVB;
5) De SJO kan aan de competitie deelnemen in een ander tenue dan de tenues van de
overeenkomst sluitende clubs. Het tenue moet voldoen aan de voorschriften van de KNVB en
behoeft de goedkeuring van de KNVB.
6) De samenwerkingovereenkomst wordt aangegaan voor minimaal drie seizoenen tot
wederopzegging.
7) De samenwerkingovereenkomst dient te worden goedgekeurd door de KNVB
Technisch/organisatorisch
1) Alle leden blijven lid van hun eigen club. Ze mogen alleen bij de senioren van hun eigen
vereniging uitkomen.
2) De regels rondom overschrijving worden gehanteerd zoals deze zijn opgenomen in het reglement
overschrijvingen amateurvoetbal.
3) Een nieuw lid kan geen lid worden van de SJO, maar dient lid te worden van één van de
moederverenigingen;
4) De SJO heeft een eigen wedstrijdsecretariaat, e-mailadres en bankrekeningnummer.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: B
ESTU
UR
LIJK
E EN
TEC
HN
ISC
HE
OR
GA
NIS
ATI
ESTR
UC
TUU
R J
EU
GD
AFD
ELIN
G
10
5 BESTUURLIJKE EN TECHNISCHE ORGANISATIESTRUCTUUR JEUGDAFDELING
5.1 Algemeen
Het gezamenlijke voetbaltechnische beleid zal worden opgesteld door het nieuw te vormen
jeugdbestuur. De Commissie adviseert in het nieuw op te stellen “Jeugdvoetbalbeleidsplan” onder meer
te beschrijven; het voetbaltechnisch beleidsplan jeugd, vrijwilligersbeleid, activiteiten en kleding en
materialen. Dit beleidsplan dient door beide “moeder” verenigingen te worden ondersteund /
onderschreven.
5.2 Visie
Op basis van de uitgangspunten van beide verenigingen zou de volgende visie van de SJO kunnen
worden geformuleerd:
Het optimaal ontwikkelen van de specifieke kwaliteiten van een individuele
voetballer/ ster tot de top van zijn/ haar kunnen door middel van een gedegen
jeugdopleiding; dat moet leiden tot een voetballer in een voor hem/ haar
inspirerende voetbalomgeving. Daarnaast leert de individuele speler/ ster deze
kwaliteiten in te zetten als teamspeler/ ster en staat plezier in het spel voorop.
5.3 Opzet jeugdvoetbalorganisatie (SJO)
Door de samenvoeging van Viboa en Hunsingo ontstaat een relatief grote voetbalorganisatie waar
tussen de 35 en 40 jeugdteams actief zullen zijn. De Commissie adviseert een organisatie op te zetten
die voor spelers, ouders en vrijwilligers inzichtelijk is. Hier vanuit gaande zou een splitsing aangebracht
dienen te worden tussen:
Commissie Opleiding: Verzorgen van trainingen en het opleiden binnen de vereniging.
Commissie Voetbal: Het scheppen van randvoorwaarden om te kunnen voetballen.
Commissie Kleding & Materiaal: Teams en trainingsgroepen voorzien van de benodigde kleding
en materialen.
Commissie Ondersteuning: Het invulling geven aan alle activiteiten binnen de jeugdafdeling die
ondersteunend werken op het te voeren beleid.
Financiën: Het voeren van een financieel beleid t.b.v. de jeugdafdeling.
Het jeugdbestuur dient op basis van deze opzet een organisatiemodel uit te werken. De Commissie
heeft een voorstel opgenomen in bijlage 3.
De Commissie adviseert om uit iedere moedervereniging 3 mensen in het jeugdbestuur op te nemen
die aangegeven hoofdlijnen verder uit gaan werken. In bijlage 4 is een voorlopige inventarisatie
opgenomen van uit te werken punten.
5.4 Ontwikkeling ledenaantal
Uit onderzoek van de KNVB blijkt dat een samenvoeging van jeugdafdelingen in zijn algemeenheid leidt
tot een groei van het ledenaantal. De Commissie adviseert om bij de start van de nieuwe SJO een
presentatiegids uit te geven. In deze gids zal o.a. bijzondere aandacht aan het meisjesvoetbal worden
geschonken. Daarnaast zal het belang van sport en spel, het bewegen in algemene zin, worden
benadrukt.
5.5 Gedragscode
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: B
ESTU
UR
LIJK
E EN
TEC
HN
ISC
HE
OR
GA
NIS
ATI
ESTR
UC
TUU
R J
EU
GD
AFD
ELIN
G
11
Beide verenigingen hanteren op dit moment hun eigen gedragscode. Het jeugdbestuur zal op basis van
de bestaande gedragscodes met een nieuwe gedragscode moeten vaststellen. Deze dient te worden
voorgelegd aan de beide hoofdbesturen.
5.6 Indeling teams en selectiebeleid
De teamindeling binnen de jeugdopleiding wordt in eerste instantie gebaseerd op de leeftijd van de
spelers. Dit om spelers zoveel mogelijk met vrienden en klasgenoten te laten samenspelen, hetgeen een
positieve uitwerking kan hebben op het plezier in het spel.
Daarnaast hanteren beide verenigingen een selectiebeleid. De opzet van beleid dient nader uitgewerkt
te worden. Uitgangspunt is dat een nieuw en duidelijk selectiebeleid voor de standaardteams wordt
geformuleerd, dat zorgvuldig en transparant is. In het eerste jaar adviseert de Commissie een adviseur
van de KNVB in te schakelen om dit proces goed te begeleiden.
5.7 Opleiding
De Commissie acht het wenselijk dat op alle standaardteams, E pupillen t.e.m. A junioren,
gediplomeerde trainers komen. Daarnaast hebben ook de overige teams recht op goede trainingen en
bekwame trainers. De veelal niet gediplomeerde trainers op deze groepen dienen een OBC (opleiding bij
club) opleidingstraject te doorlopen. Nagedacht dient te worden over een uniforme vergoedingsopzet
van de trainers, gediplomeerd en niet gediplomeerd. Alle jeugdteams hebben recht op twee trainingen
per week.
Om de overgang van kabouters naar F pupillen beter te begeleiden wordt geadviseerd de mini’s in te
voeren. Voor de mini’s wordt een tussenvorm gehanteerd in het voetbalspel. Via bijvoorbeeld de 4
tegen 4 variant wordt de overgang naar de reguliere KNVB pupillen competitie voorbereid. De 4 tegen 4
variant kan worden ingevuld d.m.v. een eigen interne competitieopzet.
5.8 Technisch plan voor de jeugd
Beide verenigingen hanteren een technisch plan voor de voetbalontwikkeling bij de jeugd. Bekeken
dient te worden hoe te komen tot een duidelijk technisch plan binnen de SJO dat zoveel mogelijk
aansluit bij de senioren van de moederverenigingen.
5.9 Overgang junioren naar senioren
Regel is dat een A junior wanneer hij de leeftijd heeft bereikt om over te stappen naar de senioren
automatisch zal gaan uitkomen voor de “moeder” vereniging waarbij hij is ingeschreven. Indien de
betrokken speler aangeeft te willen overstappen naar de andere vereniging binnen het
samenwerkingsverband, dan zal hij overschrijving moet aanvragen volgens de standaard procedure van
de KNVB. Hetzelfde geldt voor meisjes in de B of C categorie die de overstap willen maken naar de
andere vereniging binnen het samenwerkingsverband.
Spelen bij de senioren
Het vroegtijdig inzetten van talenten/ spelers bij de senioren (1e selectie/ overige senioren teams) zal in
overleg met coördinator opleidingen A - junioren, de A junioren trainer en de hoofdtrainer van
betreffende vereniging worden besproken. Een speler kan alleen uitkomen in een seniorenelftal van de
vereniging waarbij hij is ingeschreven (zie ook de KNVB-regels).
Het spelen in een elftal onder de 23 jaar zal nader uitgewerkt en beschreven moeten worden in het
nieuw op te stellen technisch plan voor de gezamenlijke jeugdvoetbalcombinatie. Inzet van spelers dient
altijd in overleg te gebeuren met de coördinator A – junioren (opleidingen) en de A junioren trainer.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: B
ESTU
UR
LIJK
E EN
TEC
HN
ISC
HE
OR
GA
NIS
ATI
ESTR
UC
TUU
R J
EU
GD
AFD
ELIN
G
12
De Commissie adviseert om de inzet van jeugdspeler bij de senioren en onder 23 goed te omschrijven en
vast te leggen in het technisch plan.
De commissie adviseert voorts om jeugdspelers, één categorie voor hun overgang naar de senioren, de
vraag voor te leggen of zij nog willen switchen van moedervereniging.
5.10 Begeleiding bij wedstrijden
De begeleiding op wedstrijddagen dient goed geregeld te zijn. Bij de standaardteams dient altijd een
trainer en een leider beschikbaar te zijn. Bij de overige teams minimaal één leider, bij voorkeur 2 leiders.
Voor deze leiders moet duidelijk zijn hoe hun rol ingevuld moet worden. Hiervoor dienen duidelijke
taakomschrijvingen uitgewerkt te worden.
5.11 Vrijwilligers
De vrijwilligers zijn de kurk waarop een jeugdvoetbalcombinatie drijft. Het samenwerkingsverband heeft
vele vrijwilligers nodig. Ook vanuit de ouders/verzorgers zal door het jeugdbestuur een beroep worden
gedaan om werkzaamheden te verrichten. De Commissie adviseert het vrijwilligersbeleid te beschrijven
in het nieuw op te stellen Jeugdvoetbalbeleidsplan voor de jeugdvoetbalcombinatie. Hierin zal aandacht
geschonken moeten worden aan werving, behoud, opleiding en begeleiding van vrijwilligers
5.12 Activiteiten
Beide verenigingen organiseren diverse activiteiten om extra gelden te werven t.b.v. van de jeugd en/ of
senioren. Deze activiteiten verschillen op dit moment bij de beide moederverenigingen. Het
jeugdbestuur zal met de beide moederverenigingen overleggen welke activiteiten opgepakt dienen te
worden en voor welk doel.
5.13 Communicatie
In een organisatie is goede en duidelijke communicatie een belangrijk onderdeel om goed te kunnen
functioneren. De Commissie acht het wenselijk dat op dit punt een aantal duidelijke uitgangspunten
worden geformuleerd voor de volgende bijeenkomsten:
Ouderavonden
Trainers- en leidersbijeenkomsten
Communicatie met de hoofdbesturen moederverenigingen.
Na de oprichting van de SJO en de invoering van de nieuwe naam, zullen andere clubs en hun leden zich
richten op de SJO onder de nieuwe naam. Mede gelet daarop acht de Commissie het wenselijk dat de
jeugdafdeling de beschikking krijgt over een eigen website. Op de sites van de moederverenigingen
dienen links naar de site van de SJO te staan en vice versa.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: F
INA
NC
IËN
, AD
MIN
ISTR
ATI
E EN
SP
ON
SOR
ING
13
6 FINANCIËN, ADMINISTRATIE EN SPONSORING
6.1 Financiën
Algemeen
Op basis van de huidige aangeleverde informatie constateert de Commissie dat de “jeugdinkomsten”
(jeugdcontributies) aanmerkelijk groter zijn dan de “jeugduitgaven” (kosten jeugdkader). Het resultaat
van deze beide posten (contributies en kosten kader) is bij de senioren aanzienlijk lager.
Het bovenstaande betekent dat uit de inkomsten van de jeugdafdeling een substantieel deel naar de
moederverenigingen stroomt.
Financiële Commissie
De Commissie adviseert het instellen van een Financiële Commissie, die in ieder geval bestaat uit een
“administrateur”.
Deze Financiële Commissie is verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:
het voeren van de administratie van de SJO;
het verrichten van de betalingen van de SJO;
het samenstellen van de jaarrekening van de SJO;
het gezamenlijk met de penningmeesters van de beide moederverenigingen opstellen van een
begroting voor het volgende seizoen van de SJO;
het bewaken van genoemde begroting;
De begroting wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de beide hoofdbesturen voor aanvang van het
seizoen (uiterlijk op …). Het betreft hier feitelijk uitsluitend een kostenbegroting.
Op basis van deze goedgekeurde begroting, worden door de beide moederverenigingen, voldoende
middelen ter beschikking gesteld aan de SJO. Deze middelen worden (gedurende het seizoen of ineens)
ter beschikking gesteld naar rato van het aantal jeugdleden van de moederverenigingen aan het begin
van het seizoen.
Voor kosten die betrekking hebben op de SJO maar, om praktische redenen, worden betaald door de
moedervereniging, verzoekt de administrateur van de SJO de penningmeester van de moedervereniging
te betalen.
Binnen de goedgekeurde kostenbegroting is de Financiële Commissie bevoegd, zonder terugkoppeling
naar de hoofdbesturen, betalingen te verrichten.
De Financiële Commissie dient regelmatig (bijvoorbeeld per kwartaal) een korte (financiële) rapportage
te maken ten behoeve van de hoofdbesturen. Daarnaast dient de Financiële Commissie verantwoording
af te leggen aan de penningmeesters van de beide moederverenigingen. Deze penningmeesters dragen
de eindverantwoordelijkheid voor de financiële administratie van de SJO.
In de bijlage wordt een verdere toelichting gegeven en worden enkele opties toegelicht. De Commissie
adviseert omwille van de eenvoud optie 1 uit de bijlage Financiën en Administratie (bijlage 5).
6.2 Administratie
De inrichting van de administratie van de SJO dient in overleg met de penningmeesters van de
moederverenigingen te gebeuren. Binnen de twee administraties van de moederverenigingen dienen
een aantal grootboeknummers te worden aangemaakt/gereserveerd voor kosten en opbrengsten die
betrekking hebben op de SJO.
6.2.1 Jeugdledenadministratie
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: F
INA
NC
IËN
, AD
MIN
ISTR
ATI
E EN
SP
ON
SOR
ING
14
De leden die worden ondergebracht bij de SJO blijven lid van de moedervereniging. Nieuwe leden
melden zich aan bij de secretaris van de moedervereniging. Bij aanmelding wordt door het nieuwe lid de
keuze voor de moedervereniging kenbaar gemaakt. Ook opzeggingen worden gedaan bij de secretaris
van de moedervereniging. Voor het tijdstip van opzeggen gelden de regels van de KNVB. Nieuwe leden
en opzeggingen worden door de moederverenigingen doorgegeven aan de “Commissie Ondersteuning”
van de SJO.
De Commissie Ondersteuning is binnen de SJO verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
De contributie wordt geïnd door de moedervereniging.
6.2.2 Jeugdcontributie
Jeugdcontributies van de beide moederverenigingen dienen met ingang van het seizoen 2013/2014
gelijk te zijn. Uitgangspunt hierbij is dat de hoogte van de contributie niet van invloed mag zijn op het
bepalen van de keuze voor de moedervereniging.
6.3 Sponsoring
6.3.1 Algemeen
De Commissie adviseert overleg tussen de sponsorcommissies van de beide moederverenigingen. Beide
commissies zullen de bestaande jeugdcontracten met elkaar dienen te vergelijken.
Het instellen van een aparte sponsorcommissie binnen de SJO lijkt de Commissie niet wenselijk. De
Commissie adviseert een gezamenlijk optreden van de sponsorcommissies van de beide
moederverenigingen ten behoeve van de SJO. De belangrijkste overweging hierbij is dat het niet
gewenst voorkomt dat potentiële sponsoren door 3 aparte commissies worden benaderd. Wellicht dat
de sponsorcommissies in overleg een speciaal “jeugdsponsorpakket” kunnen samenstellen.
De Commissie merkt op dat hier belangentegenstellingen een rol kunnen spelen tussen de SJO en de
moederverenigingen. Ook kunnen zich belangentegenstellingen voordoen tussen Hunsingo en Viboa. De
Commissie adviseert hieromtrent nadere afspraken te maken en vast te leggen.
6.3.2 Huidige contracten
De Commissie is van mening dat de huidige jeugdcontracten die doorlopen in de voorgenomen
samenwerkingsperiode van minimaal 3 jaar (juni 2013/juni 2016), door de SJO dienen te worden
gerespecteerd. Dat heeft o.a. tot gevolg dat de huidige tenues ook na de samenwerking in gebruik
kunnen blijven, in ieder geval tot het einde van de desbetreffende contractperiode. Dit laat onverlet het
advies van de Commissie, dat de SJO zo snel mogelijk in de nog te ontwerpen nieuwe tenues gaat
spelen.
Financieel en administratief gezien kunnen de huidige jeugdsponsorgelden bij de bestaande
moederverenigingen blijven (de SJO werkt vanuit een kostenbegroting).
De Commissie is verder van mening dat alle sponsoren, ook die van de senioren, tijdig op de hoogte
moeten worden gebracht van de voorgenomen samenwerking. Tijdig wil zeggen zo spoedig mogelijk
nadat de Algemene Ledenvergaderingen van de beide verenigingen hebben ingestemd met de
oprichting van de SJO. In deze berichtgeving dienen de gevolgen voor de lopende contracten te worden
toegelicht. De wijze van berichtgeving laat de commissie over aan de huidige leden van de
sponsorcommissies.
Nieuwe jeugd-sponsorcontracten en potentiële jeugdsponsoren
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: F
INA
NC
IËN
, AD
MIN
ISTR
ATI
E EN
SP
ON
SOR
ING
15
Ten aanzien van nieuwe jeugdsponsoren adviseert de Commissie om op dit moment geen nieuwe
jeugdcontracten af te sluiten met een looptijd die later eindigt dan het (komende) seizoen (2012/2013).
In de onderhandelingen met potentiële jeugdsponsoren kan op dit moment reeds worden aangegeven
dat beide moederverenigingen de intentie hebben om met ingang van het seizoen 2013/2014 de
jeugdafdelingen samen te voegen. De voorgestelde contractduur van nieuwe jeugdsponsorcontracten
met de SJO kan dan worden gesteld op de minimale duur van de samenwerkingsperiode van 3 jaren
(2013/2016).
In de bijlage Sponsoring diversen (bijlage 6) heeft de Commissie enige voorstellen gedaan voor diverse
onderdelen van de sponsoring.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: G
EBR
UIK
AC
CO
MM
OD
ATI
ES
16
7 GEBRUIK ACCOMMODATIES
7.1 Algemeen
De wedstrijden van het samenwerkingsverband zullen worden gespeeld op het sportpark Schilligeham
en het sportpark Schouwerzijlsterweg. Wat betreft het gebruik van de beide accommodaties voor
wedstrijden en trainingen staat een optimale bezetting voorop. Daarnaast spelen zowel de wens om de
omzetten van de respectievelijke kantines op niveau te houden, als het streven naar twee levendige
accommodaties een belangrijke rol. In het licht van deze overwegingen dienen de accommodaties, voor
zover uit een oogpunt van beschikbaarheid van de velden mogelijk, op gelijke wijze te worden gebruikt.
Voorts dient de intensiteit van het gebruik per accommodatie zoveel mogelijk in overeenstemming te
zijn met dat van de afgelopen jaren.
Het is zaak dat de leden (en hun supporters) vertrouwd raken/blijven met beide accommodaties; het
beleid dient er daarom op gericht te zijn de totstandkoming/het behoud van binding tussen de leden
(en de supporters) en de accommodaties te bevorderen respectievelijk te waarborgen. Mede gelet
daarop adviseert de Commissie bij de verdeling van de teams over de sportparken de volgende
uitgangspunten te hanteren:
Alle teams van een leeftijdscategorie spelen op hetzelfde sportpark;
De teams trainen op het sportpark waar ze de wedstrijden spelen;
Per jaar wordt zoveel mogelijk per leeftijdscategorie geswitcht van sportpark;
Per sportpark is er een ‘gastheer of gastvrouw’ aanwezig op de wedstrijddag;
Berichtgeving over trainingen en wedstrijden wordt gedaan via de website van de SJO.
Voor een voorstel voor het gebruik van de sportparken Schouwerzijlsterweg en Schilligehamsterweg
respectievelijk een voorstel voor een schema veldbezetting wordt verwezen naar bijlage 7.
7.2 Materiaalgebruik
De Commissie adviseert het verstrekken en inleveren van materialen als volgt te organiseren.
a) Aan het begin van het nieuwe seizoen wordt het materiaal door de Commissie kleding en
materiaal verstrekt en wordt voor ontvangst van de materialen door de ontvanger getekend;
b) Teneinde de teams, hun leiders en trainers op hun verantwoordelijkheid aan te spreken, vindt de
opslag van de materialen per team plaats;
c) Elk jaar aan het eind van het seizoen leveren de leiders van de teams hun materialen in bij de
Commissie kleding en materiaal: ballen, tassen met voetbalkleding, bidons, waterzak met spons.
De trainers leveren in : ballen, hoedjes en hesjes en sleutels.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: N
AA
MG
EVIN
G E
N T
ENU
E
17
8 NAAMGEVING EN TENUE
8.1 Naamgeving
De Commissie adviseert de SJO met ingang van het seizoen 2013-2014 onder een nieuwe naam aan de
competitie te laten deelnemen.
De Commissie acht het van belang dat de leden van beide moederverenigingen worden betrokken bij de
besluitvorming over een nieuwe naam. Dit kan bijvoorbeeld door het uitschrijven van een prijsvraag
o.i.d. Het verdient aanbeveling een afzonderlijke commissie te belasten met de procedure voor de
besluitvorming over de nieuwe naam. Deze commissie zou bijv. een aantal criteria voor de nieuwe naam
kunnen formuleren, een procedure kunnen ontwerpen voor de wijze van besluitvorming over de nieuwe
naam en de wijze waarop de leden bij de besluitvorming worden betrokken. Deze commissie dient zich
ook bezig te houden met het de keuze voor het nieuwe tenue (zie 8.2). Te overwegen is als lid in een
dergelijke commissie op te nemen een persoon met verstand van zaken van vormgeving/logo-ontwerp.
De Commissie wijst erop dat zowel voor clubnamen als clubtenues voorschriften van de KNVB van
toepassing zijn.
8.2 Tenue
Voor alle teams die ressorteren onder de SJO dient een nieuwe onafhankelijke kledinglijn te worden
opgezet. Doel is om de samenwerking te kunnen profileren als een nieuwe "vereniging" met eigen
kleuren, een eigen naam en logo. Dit ook om het ‘wij en zij gevoel’ zoveel mogelijk tegen te gaan.
Met ingang van het seizoen 2013-2014 zouden zoveel mogelijk teams in de nieuwe tenues moeten
spelen. Zie in dit verband ook het hoofdstuk Financiën onder het punt sponsoring.
Onder tenue in het kader van de kledinglijn van de SJO wordt verstaan: een shirt, voetbalbroekje en een
paar kousen. Het tenue wordt door de vereniging in bruikleen gegeven en / of via sponsoring
beschikbaar gesteld en blijft eigendom van de SJO. Voor de leiders en trainers dienen coachjassen te
komen.
Zie bij 8.1 voor de wijze waarop tot de keuze van het tenue moet worden gekomen, meer in het
bijzonder de aanbeveling om de leden daarbij te betrekken en een commissie in te stellen die zich bezig
houdt met de besluitvormingsprocedure voor een nieuw tenue.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: S
TAP
PEN
PLA
N (
TIJD
SPLA
NN
ING
)
18
9 STAPPENPLAN (TIJDSPLANNING)
9.1 Algemeen
De SJO dient per 1 september 2013 van start te gaan. Voor de inschrijving van bepaalde teams geldt als
uiterste inschrijfdatum 1 mei 2013 (zie voor precieze data de KNVB-voorschriften).
9.2 Tijdsplanning
Augustus/September 2012
De definitieve besluitvorming over de oprichting van de SJO zal plaatsvinden omstreeks november 2012.
Om niet in tijdnood te komen, adviseert de Commissie reeds in augustus/september 2013 te beginnen
met de samenstelling van de diverse commissies die bij de oprichting en het functioneren van de SJO
zijn betrokken. Zowel de samenstelling van de commissies als de door de commissies te verrichten
werkzaamheden vinden plaats onder voorbehoud van het definitieve besluit tot oprichting van de SJO.
Dit onderdeel is via de gesprekken van de voorzitter van de Commissie met de voorzitters van de
hoofdbesturen van de clubs en het ontwerp rapport al ter kennis van de hoofdbesturen gebracht.
September/Oktober 2012
Behandeling en besluitvorming van het rapport door de hoofdbesturen. Voorlichtingsbijeenkomsten
voor de leden van de clubs.
November 2012
De clubs organiseren beide een Algemene Ledenvergadering waarin de leden in staat gesteld worden
hun standpunt over de oprichting van de SJO kenbaar te maken. Definitieve besluitvorming over de
oprichting van de SJO. Tekenen van samenwerkingsovereenkomst door de besturen. Berichtgeving
KNVB. Duidelijke communicatie aan de leden en de Winsumse gemeenschap, het gemeentebestuur e.d.
Voorjaar 2013
De hoofdbesturen van de clubs, het bestuur van de SJO en de diverse commissies bereiden de
samenwerking verder voor. Per 1 mei dienen bepaalde opgaven te worden gedaan aan de KNVB.
September 2013
De SJO gaat van start. Omlijsting met feestelijkheden. Berichtgeving in de pers e.d. Mogelijke eenmalige
uitgave van een huis-aan-huis te verspreiden SJO-blad.
Concept adviesrapport gezamenlijke jeugdafdeling Viboa-Hunsingo
Ho
ofd
stu
k: B
EGEL
EID
ING
BIJ
DE
SAM
ENW
ERK
ING
19
10 BEGELEIDING BIJ DE SAMENWERKING
De Commissie geeft de hoofdbesturen in overweging de feitelijke totstandkoming van de SJO op
technisch en/of organisatorisch gebied te doen begeleiden door een onafhankelijke functionaris van de
KNVB en/of een begeleidingscommissie, samengesteld uit een gelijk aantal leden van de clubs. De
begeleidingscommissie geeft geen leiding aan het samenwerkingsproces – de leiding berust bij het
jeugdbestuur en de besturen van de clubs – maar staat op afstand en adviseert waar nodig.