Perencanaan
Kepegawaian
Materi Perkulia
han
Administrasi Kepe
gawaian
Negara
Universitas In
donesia
Kebu
tuhan Melakukan
Perencanaan
Penggunaan SDM • Service-‐informaBon oriented • Belanja pegawai 50-‐70%
Perlunya investasi SDM, dan ini mahal
Tidak adanya definisi standar tentang perencanaan kepegawaian
• A process of informaBon collecBon, analysis and projecBon to determine the likely effect of exisBng or proposed manpower policies on the manpower system under study and to present, and advice upon, possible courses of acBon to overcome present or future problems thus revealed (CSD in Shafritz, Hyde, Rosenbloom, 1981: 97)
• ‘‘the process of analyzing an organizaBon’s human resources needs under changing condiBons and developing the acBviBes necessary to saBsfy these needs.’’ (Walker in Shafritz, et. al, 2001: 147)
Proses perencanaan pegaw
ai
terdiri atas lim
a langkah: Mengumpulkan informasi tentang kondisi saat ini
meramalkan kebutuhan pegawai yang akan datang
memproyeksikan persediaan pegawai yang akan datang
membandingkan kebutuhan pegawai yang diramaalkan dengan persediaan pegawai yang diproyeksikan
merencanakan kebijaksanaan-‐kebijaksanaan dan program-‐program untuk memenuhi kebutuhan pegawai
Situasi yang ada
Masuk yang baru
BerhenB
Perubahan Bngkatan/ demosi-‐
promosi
BerganB posisi/status
Konsep yang
berkem
bang
Downsizing Rightsizing
Comfort zone CompeBBtve zone
Shafritz, et. al, 2001: 145
Generasi Perencanaaan
Kepegawaian
Generasi 1 • Balancing Supply and Demand
Generasi 2 • OrganizaBonal requirement planning and work force skills planning • AcriBon projecBons: forecast the impact of change in the quanBty of specific categories because of separaBon
• Adjustment projecBons: forecast the impact of changes in the current work force
• Current requirement projecBons: forecast the impact of current recruitment efforts and special policy programs
Generasi 3 • Human resources planning
Generasi 4 • Scenario Planning
Shafritz, et. al, 2001: 159
Shafritz, et. al, 2001: 160
Usul Dikoordi-nasikan Oleh
Usul ditujukan Pertimbangan
Perumusan kebijakan oleh Men.PAN
Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN
Prop/
Kab/
Kota Gub
Men. PAN
BKN
BKN
Men.Keu
KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP:
• JUMLAH FORMASI PNS NAS.
• PRIORITAS
TAP FORMASI PNS PUSAT
PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD
TAP FORMASI OLEH PPKD
Inst.
Pusat
MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003
(Sebelum UU ASN)
Prinsip Penyusunan Formasi Jumlah Pegawai Sesuai dengan Beban Kerja
Formasi TersediakAdanya Posisi Jabatan yang Lowong.
Kebutuhan Pegawai Dinyatakan dalam Jabatan dan Syarat Jabatan
Tersedia Peta Jabatan dan Uraian Jabatan
Peta Jabatan dan Uraian Jabatan Hasil Analisis Jabatan
Tujuan Penetapan Formasi Agar seBap satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada
masing-‐masing organisasi
ANALISIS JABATAN
PETA JABATAN
ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI
KEBIJAKAN PEMERINTAH
PENYUSUNAN FORMASI
v KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN
v KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN
v SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA
v KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN
Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari dan
mengumpulkan dan mencatat keterangan-‐keterangan atau fakta-‐fakta jabatan secara sistemaBs dan
teratur.
Untuk mempelajari analisis jabatan perlu mengetahui pengerBan
beberapa isBlah antara lain: unsur tugas, posisi, jabatan, okupasi, uraian
jabatan, persyarakatan jabatan, laporan analisis jabatan, evaluasi jabatan dan klasifikasi jabatan.
Bagian Kepegawaian IV/b
Subbag Umum Kepegawian
III/d
Subbag Mutasi Pegawai IV/a
1. Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b
Subbag Diklat Pegawai III/c
1. Operator Komputer, II/c
2. Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b
1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b
1. Operator Komputer, III/a
2. Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b
Contoh peta jabatan :
Subbag Pengadaan Pegawai III/d
Jumlah Kekuatan Pegawai = 11
IV/b = 1 III/b = 4
IV/a = 1 III/a = 1
III/d = 2 II/c = 1
III/c = 1
Nama jabatan tugasnya : • Pramu tamu melayani tamu • Pramu acara pelayanan acara • Pramu kantor melayani kantor • Pramu perizinan melayani pemberian izin
• Pengumpul mengumpulkan data • Pengevaluasi menilai kelayakan • PenyunIng mengedit • Penyaji menyajikan tabel • Pengentri memasukan data
Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum
PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA
ADA 4 PENDEKATAN :
HASIL KERJA
OBYEK KERJA
PERALATAN KERJA
TUGAS PER TUGAS
JABATAN
• metode penghitungan formasi dengan mengidenBfikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.
• metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan.
• Perlu diperhaBkan juga bahwa metoda ini efekBf dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
• Contoh : jabatan pengentri data
• CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA • HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN • BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN • STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI
• Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.
• Contoh : dokter melayani pasien, maka objek • Kerja Untuk JABATAN DOKTER Adalah Pasien.
CONTOH :
• JABATAN : DOKTER • OBYEK KERJA : PASIEN • BEBAN KERJA : 80 PASIEN • STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI
PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25 PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter
• metode yang dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja.
• contoh : JABATAN PENGEMUDI • pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
CONTOH : !• Satuan alat : bus • Jabatan yang diperlukan : pengemudi bus, kernet bus dan monBr bus • Jumlah alat kerja yang dioperasionalkan : 20 bus • Rasio Pengoperasional an alat kerja: 1 pengemudi 1 bus, 1 kernet 1 bus, dan 1 monBr 5 bus
CONTOH PERHITUNGAN • Pengemudi Bus= (20 bus/1 bus) x 1 pengemudi = 20 pengemudi • Kernet Bus= (20 bus/1 bus) x 1 kernet = 20 kernet • MonBr Bus= (20 bus/5 bus) x 1 monBr= 4 monBr
4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN
• metode yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam arBnya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya
• contoh : Jabatan pengadministrasi umum.
WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT)
• waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut.
WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)
• Jam kerja efekBf yang digunakan dalam 1 hari
CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT 1 2 3 4 5 ( 3 x 4 )
1 MengeBk Surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit
2 Mengagenda Surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 Mengarsip Surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4 Melayani Tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
5 Menyusun Laporan Dakar Hadir
1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit
6 dan seterusnya n menit
Σ WPT 1.158 menit + n Menit
1.158 + n menit (Σ WPT)
300 menit ( WKE/hari) x 1 Orang = …………. Orang
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah :
1.158 menit (Σ WPT)
300 menit (WKE/hari) x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org
4
2
3
1 Pengumpulan Data dan Informasi
Evaluasi Kebutuhan Pegawai
Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai
Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru
Jumlah Sekolah
Dan Rombongan
Belajar pada :
1. TK Negeri
2. SD Negeri
3. SMP Negeri
4. SMA Negeri
5. SMK Negeri
1. Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah.
2. Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan).
3. Peta Jabatan. 4. Renstra Instansi 5. Profil, Kondisi
Geografis, dan Potensi Daerah
Jumlah PNS
Pada Sarana
Pelayanan
Kesehatan
Pemerintah :
1. RSUD
2. Puskesmas
Data dan Informasi Yang Dibutuhkan
STRUKTURAL JFU JFT Guru
Tenaga Kesehatan
FAKTOR-‐FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN
Penghitungan Kebutuhan PNS
Beban Kerja
Standar Kemampuan
Rata2
Waktu Kerja
Faktor Lain
Contoh Beban Kerja
No Uraian Tugas Satuan Hasil
Waktu Penyelesaia
n
Waktu Kerja EfekIf
Beban kerja
Pegawai Yang Dibutuhkan
1 Menelaah peraturan perundang undangan Kegiatan 120 300 1 0.4
2 Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani
Kegiatan 120 300 1 0.4
3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah
Kegiatan 60 300 1 0.2
4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 60 300 1 0.2
5 Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 60 1500 1 0.04
6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak
Kegiatan 120 300 1 0.4
7 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas
Kegiatan 120 6000 4 0.08
1,72
NORMA WAKTU adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam penghitungannya Orang x Waktu NORMA WAKTU = Hasil Contoh: Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa lembar keBkan, misalnya 6 lembar keBkan. 1 Orang Operator Komputer x 60 menit NORMA WAKTU = 6 lembar keBkan Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-‐rata standar kemampuan seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar keBkan, atau 1 lembar keBkan diselesaikan dalam waktu 10 menit.
Norma Hasil adalah standar kemampuan rata-‐rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Hasil NORMA HASIL = Orang x Waktu Contoh: Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan perBmbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit) 1 PerBmbangan teknis NORMA HASIL = 1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-‐rata standar kemampuan seorang Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan perBmbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.
Waktu Kerja
Jam Kerja EfekBf (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena Bdak bekerja seperB melepas lelah, isBrahat makan dan sebagainya.
• JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 300 mnt • JKE per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 mnt • JKE per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt • JKE per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt
Dalam menghitung jam kerja efekBf digunakan ukuran sebagai berikut:
Faktor Lain
Profil Daerah Jumlah
Penduduk
Kondisi Geografis
Potensi Daerah
APBN/D