7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
1/161
GUA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD, AMBIENTE, PROTECCION
Y CALIDAD PARA TRANSPORTADOR RESPONSABLE (TR) DE
SUSTANCIAS QUIMICAS - PROGRAMA LOGISTICA RESPONSABLE DE
RESPONSABILIDAD INTEGRAL
FEBRERO 2015
COMIT DE TRANSPORTE SUSTANCIAS QUIMICAS
BASF
BAYER
BRINSA
1
Responsabilidad Integral
Compromiso social y ambientalcon el Desarrollo Sostenible
TransporteResponsable
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
2/161
DOW QUMICA
SIKA
NOTA: NOTA: Esta gua entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2015.
2
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
3/161
TABLA DE CONTENIDO
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIA
1.1. Polticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
1.2. Elementos Visibles del Compromiso Gerencial
1.3. Objetivos y Metas
1.4. Recursos
2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSTA Y CALIDAD
2.1. Documentacin
2.2. Requisitos Legales y de otra ndole
2.3. Funciones y Responsabilidades2.4. Competencias
2.5. Capacitacin y Entrenamiento
2.6. Programa de Induccin y Reinduccin en SSTA
2.7. Motivacin, Comunicacin, Participacin y Consulta
3. ADMINISTRACION DEL RIESGO SSTA3.1. IDENTIFICACIN DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES, VALORACIN Y
DETERMINACIN DE CONTROL DE RIESGO E IMPACTOS. (GESTIN DEL
RIESGO)
3.2. TRATAMIENTO DEL RIESGO
3.2.1. Administracin de Contratistas y Proveedores
3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad
3.2.3. Programas de Gestin de Riesgos Prioritarios
3.2.4. Salud en el Trabajo
3.2.5. Ambientes de Trabajo
3.2.6. Seguridad en el Trabajo
3.2.7. Planes de Emergencia
3.2.8. Gestin Ambiental
4. EVALUACION Y MONITOREO
4.1 Incidentes (accidentes y casi accidentes)
4.2 Auditoria Internas al Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente
4.3. Acciones Correctivas y Preventivas
4.4. InspeccionesSSTA
4.5. Seguimiento a los Requisitos Legales
4.6. Medicin y Revisin de los Progresos
3
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
4/161
5. IMPACTO DE LA ACCIDENTALIDAD EN LA EVALUACION DEL RUCANEXOS
GLOSARIOTERMINOS
SUPLEMENTO NORMATIVOBIBLIOGRAFIA
OBJETIVOS
Establecer requisitos en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente para las
empresas contratistas del sector de sustancias qumicas; esto incluye a las
empresas subcontratistas y a todos los camiones y conductores que transporten en
su nombre (propio, contratado, afiliado).
Suministrar herramientas a los contratistas de transporte de sustancias qumicas
para la implementacin de un sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente acorde con las exigencias a nivel legal.
4
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
5/161
ALCANCE
Empresas contratistas de transporte de sustancias qumicas; esto incluye a las
empresas subcontratistas y a todos los camiones y conductores que transporten en su
nombre (propios, contratados, afiliados).
5
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
6/161
INTRODUCCION
Esta gua ha sido preparada por el Comit de Transporte Responsable de Sustancias
Qumicas del Programa de Logstica Responsable de Responsabilidad Integral,
integrado por representantes de las compaas:
BASF
BAYER
DOW QUMICABRINSA
SIKA
Las compaas operadoras creen firmemente que ese alto desempeo en Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiente es sinnimo de calidad y efectividad en la operacin.
Estos factores conducen a salvaguardar el bienestar de los trabajadores, as como
tambin contribuyen a elevar la competitividad, la rentabilidad y posibilidad de
supervivencia de las organizaciones. Principios comunes en este sentido, resultarn
en ganancias tanto para operadoras y grandes contratantes como para contratistasysus grupos de inters.
El objetivo de la gua es brindar informacin sobre requisitos legales y de gestin para
el manejo del sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente al grupo de
contratistas de transporte, que prestan servicios al sector hidrocarburos y otros
sectores. Busca facilitar y obtener consistencia en la formulacin de estos requisitos
por parte de las compaas operadoras y de los grandes contratantes hacia las
empresas contratistas durante las licitaciones para la contratacin y ejecucin de
servicios. Igualmente, sobre la base de estos requisitos, las compaas operadoras y
las grandes contratantes evaluarn las ofertas y su desempeo.
La estructura de la gua ha sido elaborada con base en un esquema de gestin con los
siguientes elementos:
Liderazgo y compromiso gerencial
Desarrollo y ejecucin del SSTA.
Administracin del Riesgo
Evaluacin y Monitoreo
6
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
7/161
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD SALUD EN ELTRABAJO, AMBIENTE y CALIDAD
La gestin en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, tiene como fundamento la
Constitucin Poltica de Colombia y la legislacin vigente aplicable, las cualesestablecen un marco normativo de deberes y derechos que regulan todas las
actividades productivas y de servicios. Este marco normativo debe ser cumplido por
todo empresario que adelante su actividad en el pas. La presente gua, lista los
requerimientos legales aplicables en estos campos para orientar a las empresas
vinculadas al sector de hidrocarburos y otros sectores, en la responsabilidad de su
cumplimiento.
Cualquier labor que se desarrolle al servicio de un contrato genera situaciones de
riesgo, tanto para los trabajadores como para las instalaciones y el ambiente. Por esta
razn, el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad debe definircomo administrar dichos riesgos en cada actividad.
Estos factores de riesgo pueden exponer a los trabajadores a accidentes de trabajo y
enfermedades ocupacionales o daos a la propiedad e instalaciones o impactar
negativamente el ambiente.
El punto de partida del citado manejo de riesgos debe ser una manifestacin clara de
la gerencia del contratista con respecto a los esfuerzos que la organizacin est
dispuesta a llevar a cabo para manejar dichos riesgos. Esto es: una Poltica, unaorganizacin y los recursos apropiados para llevar a la prctica dicha Poltica.
Como cualquier otra actividad del negocio, se debe involucrar todos los niveles de la
organizacin con una clara asignacin de responsabilidades para tareas tales como:
Establecimiento y divulgacin de polticas, identificacin de objetivos y metas,
elaboracin de diagnstico de condiciones de trabajo, preparacin de normas y
procedimientos, programas de entrenamiento, programas de inspeccin, etc., siempre
teniendo como fin principal el mejoramiento continuo.
Como elemento fundamental para la preparacin de las normas y los procedimientos,
se debe elaborar la identificacin de peligros, e impactos ambientales, valoracin y
determinacin de controles de riesgo e impactos, la efectividad depender de la
calidad de la identificacin de peligros y aspectos ambientales, su evaluacin y control.
Es recomendable que la preparacin de estos diagnsticos cuente con la participacin
del personal expuesto al riesgo y expertos en las diferentes disciplinas de Seguridad,
Salud en el trabajo y en el caso de los riesgos sobre el ambiente se cuente con la
participacin del equipo de planeacin de actividades, expertos en el rea ambiental y
se tengan presentes los Estudios Ambientales previos, si este ltimo es necesario.
7
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
8/161
Al igual que otras actividades del negocio se requiere que la ejecucin cuente con una
adecuada planeacin que indique claramente objetivos, estrategias, metas, sistemas
de evaluacin, prioridades, personal responsable, fechas de cumplimiento y
disponibilidad de recursos. La ejecucin debe acompaarse de una apropiada
divulgacin, motivacin y registros.
La efectividad de los programas debe ser medida peridicamente mediante un sistema
de evaluacin, como por ejemplo, el cumplimiento de las actividades con relacin a las
actividades programadas, as como tambin el logro de las metas. La informacin
resultante de la medicin debe ser analizada y debe generar acciones que permitan
ajustar los Programas.
La alta gerencia debe examinar la calidad de la gestin y el grado de cumplimiento de
los Programas, mediante inspecciones y/o auditoras peridicas que permitan
identificar reas de mejoramiento.
La empresa debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabao! alconunto de sistemas de gesti"n! procesos! procedimientos y decisiones en laempresa#
Esta gua ayuda a identificar la existencia y alcance de las mejores prcticas de las
organizaciones en relacin con la Seguridad, Salud en el Trabajo y el Ambiente de sus
grupos de inters a lo largo del ciclo de vida de sus productos y servicios.
El sistema de SSTA cobija los programas de desarrollo de infraestructuras y serviciosde beneficio pblico.
Teniendo en cuenta el taller Nuevo sistema de calificacin, realizado el pasado 4 de
abril del 2014 con empresas contratantes y contratistas, se replantearon en esta gua
aspectos por mejorar especficamente en el escenario E, generando las aclaraciones
correspondientes a la implementacin de este escenario/nivel, las cuales se presentan
enmarcadas en un cuadro dentro de cada uno de los elementos en donde aplica.
Por otra parte, a continuacin se presenta la definicin de cada uno de los escenariosgenerales de calificacin:
ESCENARIO/NIVEL DEFINICION
A No Existe.
BExiste pero no est implementado los elementos bsicos,
no est documentado totalmente
CImplementa los elementos bsicos definidos pero los
dems elementos no se encuentran totalmente
D 100% implementado, medido y mejora contina
E Excelencia, supera las expectativas
$
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
9/161
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL
1.1. Poltica de seguridad, salud en el trabajo, ambiente y la calidad
Toda empresa contratista, debe demostrar la existencia e implementacin de su
poltica de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente. Una poltica bien formulada
debe tener en cuenta los siguientes elementos:
Firma del gerente actual
Compromiso con:
% La Identificacin de los peligros, evaluacin y valoracin de los riesgos y
determinacin de los respectivos controles% La Promocin de la calidad de vida laboral, la prevencin de enfermedades
ocupacionales, la prevencin de los accidentes y daos a la propiedad e
impacto socio- ambiental.
% El Cumplimiento de la legislacin Colombiana y otros requisitos que haya
suscrito la organizacin en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.% Mantenimiento y mejoramiento continuo de altos estndares en Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiente
% Responsabilidad y compromiso de todos los empleados directos de la empresa
en los objetivos de la empresa en relacin con la SSTA y la Calidad% Obligacin de Satisfacer los Requerimientos de los Clientes
% Se cuenta con registros de entrega de la poltica, en forma escrita, a todos los
trabajadores incluyendo terceros en un idioma que pueden entender.
% Se archiva una copia firmada por cada empleados directos, de una carta que
confirma la recepcin y conocimiento de la poltica de drogas y alcohol
La empresa debe contar con una poltica en SSTA que tenga en cuenta a los
proveedores, subcontratistas y dems grupos de inters.
La poltica de SSTA y otras relacionadas debe tener en cuenta las siguientesactividades:
% Debe ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el
representante legal de la empresa% Divulgar en diferentes medios de comunicacin aplicables como por ejemplo
programas de induccin y entrenamiento, carteleras, afiches, manuales entre
otros
% Mantener Disponible en los sitios de trabajo.
% Asegurar su conocimiento por todas las personas que trabajan bajo el controlde la organizacin, incluyendo a las partes interesadas.
&
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
10/161
% Ser revisada como mnimo una vez al ao.
Los anteriores aspectos deben ser contemplados para las otras polticas aplicables y
las que suscriba la organizacin, tales como de promocin y prevencin de la salud,campaas para prevenir adicciones tales como el tabaquismo, alcohol y sustancias
psicoactivas, seguridad vial,transparencia, entre otras.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa que demuestre que cuenta con polticas relacionadas
con bienestar de los trabajadores y/o familias y/o comunidad y/o estilos de vida
saludable y/o produccin ms limpias y/o energas renovables, entre otros o estos
elementos se incluyen en la poltica -SSTA .
Estas polticas han sido divulgadas, los trabajadores y las partes interesadas las
conocen y se evidencia su cumplimiento.
La empresa debe demostrar que los trabajadores y las partes interesadas (Ej.
Estibadores, talleres, lavaderos, patios de carga) se encuentran familiarizados con
estos elementos y aplican los mecanismos de control.
Buenas Practicas: Polticas de empleados de corta duracin, Reincorporacin de post
incapacidad por ATEL, acompaamiento a empleados con adicciones, personas en condicinde discapacidad, teletrabajo o reincorporacin temprana. Para que se obtenga el nivel E, deben
estar relacionadas con la planeacin estratgica (objetivos estratgicos, asignacin de
recursos, establecimiento de directrices a corto, mediano y largo plazo).
- Poltica de Control y Seguimiento para la Seguridad Vial
Toda Empresa del sector transporte debe elaborar una poltica de control y
seguimiento para la Seguridad Vial, la cual debe ser difundida a todos los conductores
de la empresa dejando su respectivo registro como evidencia, publicarla en sitiosvisibles, verificar el conocimiento a los conductores de la poltica e implementarla por
parte de la Empresa.
Debe incluir:
% Cumplimiento de las Regulaciones, Normas de Trnsito y Transporte y
Especificaciones Tcnicas y otras que suscriba la Organizacin.
% Cortesa y Respeto por otros conductores y usuarios de la va.
% Prevencin de la Fatiga.% Cuidado del Vehculo y la Carga.
1'
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
11/161
% Cubrimiento a todos los conductores, propios, subcontratistas, afiliados, etc.
% Horarios de Movilizacin
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa que demuestre que la poltica establece elementosadicionales a los exigidos en la Gua, se encuentran divulgados e implementados. Los
trabajadores y las partes interesadas se encuentran familiarizados con estos
elementos y aplican los mecanismos de control.
1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial
El cargo ms alto de la empresa debe participar en las actividades contempladas
en este elemento:
% Incluir el tema de la Seguridad, salud en el trabajo, Ambiente y Calidaddel Proceso en las reuniones Gerenciales, que se llevarn a cabo al menos
trimestralmente. En estas reuniones se debe considerar:
Resultados de las revisiones internas del sistema de gestin,
recomendaciones hechas y acciones correctoras tomadas.
La eficacia del sistema en su conjunto en cuanto a alcanzar los objetivos de
SSTA y Calidad del proceso.
Consideraciones para actualizar y/ o mejorar el sistema
Tendencias en las quejas de clientes Se establecen en las citadas reuniones acciones preventivas adecuadas
para rectificar defectos que se hayan puesto de manifiesto
Presentacin de las ltimas estadsticas sobre el comportamiento y las
tendencias dentro de las reas de SSTA y Calidad
Se redactan actas de estas reuniones y se hace seguimiento de acciones
acordadas
% Realizar un Programa de Inspecciones que contemple todos los centros de
trabajo para evaluar las condiciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente y se implemente a nivel Gerencial. El cargo ms alto de la empresa
debe participar en la realizacin de las inspecciones.% Revisin por la Gerencia a la implementacin del Sistema SSTA y Calidad del
Proceso con el fin de asegurar su adecuacin y efectividad permanente. Es
decir la gerencia debe revisar la operacin del Sistema de Gestin de SSTA y
Calidad del Proceso por lo menos una vez al ao, para evaluar si esta
implementado plenamente y sigue siendo apto para cumplir los objetivos y la
poltica.
El proceso de revisin de la gerencia debe asegurar que se obtenga lainformacin necesaria, que le permita a la gerencia llevar a cabo esta
11
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
12/161
evaluacin. La informacin de entrada para la revisin por la gerencia debe
incluir: poltica, objetivos, anlisis estadstico de accidentalidad, estado de la
investigacin de accidentes y casi accidentes, anlisis estadstico de
enfermedad profesional, revisin del desempeo ambiental de la organizacin,
resultados de la participacin y consulta,resultados de la gestin de losaspectos de sostenibilidad de la empresa relevantes en materia de
SSTA,resultados de la calidad del proceso,resultados de auditoras, estado delas acciones correctivas y preventivas, evaluacin del cumplimento con los
requisitos legales aplicables y con los otros requisitos que la organizacin
suscriba, evolucin de los requisitos legales, y resultados de las revisiones
gerenciales anteriores, suficiencia de los recursos, Revisin del Plan de Trabajo
Anual, Determinar si han sido eficaces las estrategias implementadas, Revisar
la capacidad del sistema para satisfacer las necesidades globales de la
empresa, Determinar si promueve la participacin de los trabajadores,
Identificar los programas de rehabilitacin de la salud, ausentismo laboral por
causas asociadas a SST, Resultados de las inspecciones. El anlisis de
revisin por la gerencia debe estar documentado.
Circunstancias cambiantes, incluidas los cambios en los requisitos legales y
otros relacionados con SSTA. Recomendaciones para la mejora y Resultados
de la participacin y consultas
La revisin debe incluir la necesidad de efectuar cambios en el sistema,
incluyendo la poltica y objetivos. Se deben establecer objetivos nuevos oactualizados para el mejoramiento en el nuevo perodo y considerar si se
necesitan cambios para cualquier elemento del sistema de gestin. Los
resultados de este anlisis se deben documentar y se debe implementar el plan
de accin a seguir.
La gerencia debe demostrar el conocimiento de los aspectos relacionados con
los elementos visibles del compromiso gerencial
El resultado de la revisin gerencial debe estar disponible para consulta y debecomunicarse incluyendouna comunicacin formalal COPASST o Viga deSeguridad y Salud en el Trabajo y al responsable del Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST quienes debern definir e
implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiese
lugar.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E relacionado con el elementoreuniones e inspecciones
gerenciales, la empresa que demuestre que la gerencia es proactiva cuando el
nivel ms alto de la empresa realiza personalmente y peridicamente
12
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
13/161
inspecciones en los frentes de trabajo y reuniones con el personal de campo
y/o participan en auditorias comportamentales y/o campaas de -SSTA y/o
lidera capacitaciones o charlas de seguridad, entre otros. Se evidencian el
cumplimiento y seguimiento a los planes de accin resultantes de estas
actividades.
Obtendr el nivel E relacionado con el elementorevisiones gerenciales, la
empresa que demuestre que la gerencia aprueba, implementa y hace
seguimiento a planes de accin que trasciendan a otras partes interesadas (Ej.:
autoridad, comunidad, familias, clientes, colegas, entre otros). Los planes de
accin que involucren a esas partes interesadas deben ser comunicados a ellas
segn aplique.
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber evidenciar la pro actividad de la
gerencia a travs de la participacin en actividades relacionadas con la gestin del
sistema tales como: simulacros, capacitaciones, inversin a las propuestas generadas
para la gestin del sistema.
1.3. Objetivos y metas
El establecer objetivos estratgicos para el Sistema de Gestin de SSTA y metas
cuantificables para el cumplimiento de los objetivos, permite a la organizacin conocer
el grado de avance, y hacer seguimiento a su progreso.
Se deben establecer objetivos y metas alcanzables en las funciones y niveles
pertinentes dentro de la organizacin, considerando la poltica, naturaleza y contexto
de la organizacinas comola proteccin de la seguridad y salud de todos lostrabajadores, mediante la mejora continua del Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SGSST en la empresa.
Se deben establecer anualmente objetivos para mejorar el desempeo de la empresa
en materia de Calidad del proceso, y se debe establecer un plan de accin para lograr
esta mejora.
Los objetivos a nivel de la calidad del proceso deben estar enfocados al cumplimiento
de los requisitos de la industria qumica para movilizacin de la mercanca.
Para establecer los objetivos la organizacin, debe revisar los resultados de la
identificacin de peligros, valoracin y determinacin de controles de riesgos,
indicadores de desempeo, requisitos legales y otros, aspectos ambientales
significativos, revisin por la gerencia, cambios tecnolgicos, incidentes, registros de
no conformidades, actividades de mejoramiento.
Se deben definir para cada funcin y nivel pertinentes de la organizacin.
13
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
14/161
En este subelemento se incluyen: Objetivos, metas cuantificables, anlisis peridico al
menos semestralmente del grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
De la revisin de objetivos y metas debe demostrarse si es necesario ajustar losprogramas y proponer planes de accin si es necesario.
Para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos se deben definir indicadores
adecuados para cada objetivo de SSTA, de tal forma que permita el seguimiento a la
implementacin de los objetivos. Los objetivos deben ser alcanzables y a la vez
retadores.
Es necesario comunicar a los empleados los objetivos del sistema de gestin de SSTA
globales de la compaa, Calidad y de su rea de trabajo, para que contribuyan a su
cumplimiento.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa que demuestre que se establece y evala objetivos y
metas para la gestin del sistema, relacionados con las polticas definidas en el
escenario E del elemento 1.1. Los trabajadores y partes interesadas conocen los
objetivos y metas establecidos.
La empresa debe demostrar que los objetivos y metas evolucionan con la gestin y
tienen un direccionamiento estratgico y visin a largo plazo. Los objetivos deben estaralineados y reflejar las estrategias en el SG-SSTA y calidad de la compaa.
La gestin SSTA Y Calidad est incluida en el proceso de direccionamiento
estratgico de la organizacin.
Buenas Prcticas:La empresa contratista deber demostrar evolucin de la gestin con el
cumplimiento de los indicadores del sistema (Ej. Anlisis de los objetivos estratgicos en los
ltimos tres aos), el mejoramiento en el cumplimiento de los requisitos, entre otros.
1.4. Recursos
Especificar los recursos que se asignaran para el cumplimiento de la gestin de SSTA.
Asignacin de un presupuesto para el desarrollo del SSTA y ajustes del mismo con
base en los nuevos contratos y/o proyectos y acorde con las actividades econmicas
que desarrollen, la magnitud y severidad de los riesgos profesionales y el nmero de
trabajadores expuestosy los programas, operaciones o proyectos que desarrolle por si
mismo o a travs de subcontratistas con las comunidades locales o cualquier otro
grupo de inters.
La organizacin debe promover que los contratistas y subcontratistas localesdesarrollen su propio sistema SSTA.
14
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
15/161
En la asignacin de recursos para la gestin del sistema SSTA, en cada uno de los
proyectos, se incluyen clusulas y/o anlisis relativos a aspectos de derechos
humanos relevantes para la operacin.
Programa de inversiones para cada contrato y relacin de cumplimiento y exigirlo a
contratistas.
Se asignan los recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema
de gestin de SSTA (NOTA 1 en trminos de la infraestructura organizacional y los
recursos tecnolgicos).
Tambin debe presentar peridicamente la relacin del cumplimiento del programa de
inversiones y exigir lo mismo a sus subcontratistas.
Nombrar un representante de la alta direccin para el sistema de gestin SSTA con
funciones, perfil y tiempo asignado definido, conforme al tamao y clase de riesgo de
la empresa y personas que hayan sido nombradas especficamente como
responsables en las empresas en materia de SSTA y Calidad en el proceso.
La empresa debe contar con personal formalmente designado o hay un servicio
establecido para tener a la empresa informada de los desarrollos o cambios
legislativos en materia de SSTA y Calidad.
Los trabajadores deben conocer al representante o delegado de la alta direccin para
el sistema de gestin de SSTA y Calidad.
Para la ejecucin de los programas se debe disponer de personal calificado (propio o
contratado) en SSTAy Calidad que demuestre las competencias (formacin
acadmica, capacitacin, entrenamiento y experiencia en la disciplina de SSTA y
Calidad).Ver elemento 2.4.
Si el personal es contratado (externo) debe adems tener Licencia en Salud
Ocupacional otorgada por la Secretaria de Salud independiente de su carreraprofesional.
Igualmente, exigir lo mismo a sus subcontratistas.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa que demuestre que realiza la asignacin de recursos
propios para la gestin del sistema -SSTA ms all del cumplimiento legal. Mide y
realiza el anlisis de la efectividad en la asignacin de los recursos y/o se evidencia la
asignacin de recursos para darle cumplimiento a los planes de accin derivados del
15
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
16/161
sistema -SSTA que involucre a otras partes interesadas (entre otros Elemento E del
numeral de liderazgo y compromiso gerencial).
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber demostrar asignacin de recursos propios
teniendo en cuenta los procesos que trascienden los lmites de la empresa: Seguridad en elhogar, seguridad en la comunidad, conectado con el plan de gestin, materias primas
amigables con el ambiente, cambios de tecnologa, cumplimiento del escenario E de los dems
elementos, entre otras.
Para que tenga el nivel realizar la evaluacin sistemtica de la efectividad de los recursos
asignados y de los planes de accin generados en trminos de mejoramiento del sistema de
gestin enfocados a la disminucin de los ATEL e impactos ambientales. (Indicadores de
estructura)
2 DESARROLLO Y EJECUCIN DEL SSTA Y CALIDAD
2.1. Manual del Sistema de Gestin en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
Documentar por medio de un manual la informacin relacionada con el sistema de
gestin SSTA y Calidad.
Brindar en el manual informacin como procedimientos, documentos, indicadores y
registros, la poltica y objetivos de SSTA y calidad, la descripcin de los principales
elementos del sistema de gestin de SSTA y calidad y su interaccin, as como la
referencia a los documentos relacionados, incluyendo los registros exigidos en la Gua
Transporte Responsable.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la organizacin que demuestre que el manual est integrado con
los dems procesos operativos, administrativos y de mejoramiento continuo de la
organizacin.
Control de Documentos y Datos
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos que le permitan controlar
todos los documentos y datos requeridos para asegurar que: se puedan localizar, sonactualizados peridicamente, se identifican los cambios, se revisan cuando es
necesario y son aprobados por personal autorizado, las versiones vigentes de los
documentos y datos pertinentes estn disponibles en todos los sitios en que se
realizan operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento del sistema de gestin
de SSTA, los documentos y datos obsoletos se retiran rpida y oportunamente de
todos los puntos de emisin y de uso, o de otra forma asegurar contra el uso provisto y
se identifican adecuadamente los documentos y datos que se conservan archivados
con propsitos legales o de preservacin del conocimiento, o ambos.
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que laorganizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del
16
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
17/161
sistema de gestin SSTA ycumplimiento de la legislacin legal vigenteyque su
distribucin est controlada.
Procedimientos Administrativos
La empresa debe contar con un procedimiento por escrito para la preparacin de
pedidos y la programacin de vehculos. Que contemple: Cronograma, Procedimiento
de cargue y descargue, procedimiento de asignacin de vehculos y rutas. Sistema de
seguimiento de no conformidades, numero de manifiestos.
Para lograr el escenario E dentro de la calificacinTR - RIy RUC, la empresa debe
contar con mtodos de monitoreo y seguimiento para validar la aplicabilidad del
procedimiento y establecer planes de accin de acuerdo con las oportunidades de
mejora detectadas.
Control de los Registros
El contratista debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para
demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin SSTA y Calidad,
para evidenciar los resultados logrados.
El contratista debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos
para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin de acuerdo a lo establecido en la legislacin vigente el tiempo de retencin y
la disposicin de los registros y documentos.
El contratista debe contar con archivos de todas las recepciones y entregas
incluyendo: identificacin del pedido, identificacin de vehculo / cisterna, fecha, hora y
lugar de carga solicitados / requeridos, fecha, hora y lugar de carga reales, cantidad
recibida y entregada, fecha, hora y direccin de entrega solicitadas / requeridas, fecha,
hora y lugar de entrega reales, aceptacin del producto, itinerario seguido, estacin de
lavado usada, mtodo empleado para la limpieza interior de la cisterna, certificados de
lavado, inspeccin de cisterna, bomba y lneas antes de la carga, inspeccin de
contenedor / vehculo desde el punto de vista de limpieza y servicio antes de la carga.
Se debe evidenciar el cumplimiento de los tiempos de retencin documental
establecidos en el procedimiento de control de documentos y registros
Los registros deben ser y permanecer legibles identificables y trazables
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa, que demuestre que cuenta con un sistema deproteccin de la informacin.
17
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
18/161
La actualizacin de la informacin es dinmica de acuerdo con los cambios de la
organizacin, se apropian tecnologas de la informacin o mejores prcticas para el
control de la documentacin. El plan de continuidad del negocio cubre las
contingencias relacionadas con prdida de documentacin.
Buenas Prcticas: La organizacin podr evidenciar sistemas de proteccin de informacin
donde se garantiza su efectividad, teniendo en cuenta que la actualizacin de la informacin
sea dinmica de acuerdo a los cambios que se generan.
Manual de imagen y aplicacin uso de la marca del RUC
Las empresas evaluadas por el RUC que tengan una calificacin mnima del 80% y
que no hayan tenido impacto a la accidentalidad de acuerdo con los criterios del
registro uniforme de evaluacin del Sistema de Gestin de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente SSTA para contratistas RUC, podrn hacer uso de la marcaRUC de acuerdo con lo definido en el manual de imagen y aplicacin.
El incumplimiento a los requisitos establecidos en el manual generar no
conformidad frente al elemento evaluado.
Manual de uso de imagen del TR-RI
Las empresas evaluadas por TR - RI que tengan una calificacin mnima del 75%,
podrn hacer uso de la imagen TR -RI de acuerdo con lo definido en el manual deimagen y aplicacin.
El incumplimiento a los requisitos establecidos en el manual generar no
conformidad frente al elemento evaluado.
2.2. Requisitos Legales y de otra ndole
Demostrar conocimiento de las normas y regulaciones en SSTA, que rigen en el pas,
aplicables a la organizacin
Definir un procedimiento para la identificacin de requisitos legales y de otra ndole,
garantizando la inclusin y anlisis oportuno de nuevos requisitos que le apliquen a la
organizacin. Este procedimiento debe definir la forma en que la organizacin dar
cumplimiento a los requisitos legales y de otra ndole identificados.
Adems se debe establecer en el procedimiento una periodicidad de revisin de
cumplimiento de los requisitos legales y otros y dejar registro de esta revisin (4.5).
Se deben definir claramente las responsabilidades en cuanto a la evaluacin delimpacto de tales desarrollos o cambios legislativo.
1$
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
19/161
Identificar todos los aspectos legales y de otra ndole que le competan a su actividad,
definiendo la forma en que la organizacin dar cumplimiento a cada uno de ellos a
travs de planes con responsables directos para el cumplimiento de cada uno de ellos
en el sistema de gestin de SSTA.
La informacin pertinente de requisitos legales y de otra ndole se ha comunicado a las
personas que trabajan bajo el control de la organizacin y partes interesadas
pertinentes; la cual a su vez es identificada por el personal directo y contratistas, de
acuerdo a lo aplicable a sus actividades.
De igual manera se debe evidenciar el cumplimiento de los planes de los requisitos
legales identificados.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que realiza acciones para anticiparse a
los cambios en la legislacin en el SG-SSTA aplicables a su actividad econmica.
Buenas Prcticas: Las acciones que le permiten a la empresa anticiparse a los cambios de
legislacin son recibir informacin sobre los requisitos legales a travs de las diferentes fuentes
como las pginas de los Ministerios, participacin en mesas de trabajo, consultas previas,
presentacin de alternativas frente a los requisitos legales. Para obtener el nivel deber
informarse y evaluar cmo le afectan los cambios que se prevn en la legislacin (remitirse a loreferente en gestin de cambio Numeral 3.1.)
2.3. Funciones y Responsabilidades
Toda empresa contratista de transporte, en armona con las disposiciones legales,
debe documentar y comunicar la asignacin de funciones y responsabilidades a todos
los niveles de la empresa (de la alta gerencia, Representante del sistema de gestin
de SSTA y Calidad, mandos medios, personal de supervisin, personal operativo,
coordinador del programa SSTA y Calidad para el desarrollo del Sistema de gestin de
SSTA y Calidad.
1&
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
20/161
Dentro de la cuales se debe incluir:
1.Procurar el cuidado integral de su salud;
2.Suministrar informacin Clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
1.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestin de laSeguridad y Salud en el Trabajo de la empresa;
3.Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y
riesgos latentes en su sitio de trabajo;
4.Participar en las actividades de capacitacin en seguridad y salud en el trabajo
definido en el plan de capacitacin del SG- SST; y
5.Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
La Empresa debe definir las responsabilidades en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente para el cargo conductor. Adems, incluir: Conocer las Polticas internas yprocedimientos de la compaa, demostrar buenos hbitos de conduccin y
comportamiento en la va, cuidar las herramientas de trabajo, participar en el proceso
de reporte e investigacin de actos y condiciones inseguras e incidentes, participar en
el programa de capacitacin y entrenamiento de la empresa y de la compaa
contratante, registrar en la bitcora todas las novedades que se presenten en la
jornada de trabajo y control del tiempo de trabajo, cumplir con las responsabilidades
establecidas en la Legislacin Vigente, tales como: No participar en el proceso de
cargue, descargue de mercancas peligrosas salvo si est capacitado y autorizado;
tener en buenas condiciones de orden y aseo el vehculo; No estacionar el vehculo enzonas residenciales, lugares pblicos, reas pobladas o zonas escolares; Identificar el
vehculo mediante rtulos y placas con numero UN; uso y mantenimiento de los
elementos de proteccin personal, mantener en buen estado los equipos de seguridad
y respuesta a emergencias, etc.
El conductor debe tener en el vehculo una carpeta con la siguiente informacin:
Documentos del vehculo, procedimientos operativos de respuesta a emergencias, con
los nmeros de emergencia del transportador y del conductor, tarjeta de emergencia
de los productos transportados, procedimiento operativos de cargue y descargue, plan
de rutas.
La empresa debe asegurar el control de la gestin de transporte y para ello deber
establecer un comit de seguridad vial que se reunir por lo menos trimestralmente,
manteniendo las actas respectivas.
Debe contar con un procedimiento escrito donde se especifique como se va a llevar a
cabo la evaluacin peridica del cumplimiento de las funciones y responsabilidades
asignadas a cada uno de los niveles enunciados anteriormente.
2'
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
21/161
Debe realizar la evaluacin a los diferentes niveles para verificar el cumplimiento de las
funciones y responsabilidades.Es responsabilidad del contratista verificar el
cumplimiento de este requisito en sus subcontratistas.
De acuerdo con la evaluacin de desempeo en SSTA, se debe generar un plan deaccin.
Debe presentar el organigrama de la empresa, destacando la ubicacin de los
responsables de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y Calidad, aportando
informacin que permita determinar su idoneidad, funciones y responsabilidades y en
donde adems se defina el papel de cada persona dentro de la organizacin. Los
trabajadores deben conocer plenamente al representante o delegado de la alta
direccin para el sistema de gestin de SSTA.
El representante del sistema debe elaborar un informe anual sobre laoperacinde laempresa en el transporte de cargas peligrosas (consolidado de rutas, itinerarios,
distribucin, lmites de velocidad, total de carga transportada) y remitir estos informes a
la Direccin de la empresa.
A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, tienen la obligacin de rendir cuentas
internamente en relacin con su desempeo. Esta rendicin de cuentas se podr
hacer a travs de medios escritos, electrnicos, verbales o los que sean considerados
por los responsables. La rendicin se har como mnimo anualmente y deber quedar
documentada.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que las acciones resultantes de la
evaluacin de funciones y responsabilidades en el SG-SSTA fomentan en los
trabajadores cambios comportamentales y su contribucin al sistema de -SSTA, por
medio de registro como: evaluacin de desempeo, registros de actos y condiciones
inseguras y/o observaciones de seguridad basadas en el comportamiento, campaasy reconocimientos enfocados en -SSTA, entre otros.
Se debe evidenciar mejora en el desempeo en el SG-SSTA de los trabajadores cada
ao.
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber demostrar el comparativo de las
evaluaciones de desempeo y la mejora de los periodos anteriores, con la participacin de los
trabajadores en las actividades propuestas para la gestin del sistema -SSTA.
Las acciones resultantes de la evaluacin de funciones y responsabilidades en el SG-SSTA
deberan fomentar en los trabajadores la toma de conciencia para comprender la importancia
21
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
22/161
de su contribucin al sistema de -SSTA traduciendo los objetivos estratgicos del sistema en
objetivos individuales dentro de las evaluaciones de desempeo.
Las acciones resultantes de la evaluacin de funciones y responsabilidades en calidad
se deben traducir en planes de accin con una periodicidad mnima anual para
evidenciar la implementacin de los planes de accin del sistema. Se debe evidenciar
revisin gerencial de los informes con una frecuencia establecida por la organizacin.
2.4. Competencias
Para garantizar el cumplimiento de la Poltica y el logro de los objetivos y metas del
sistema de gestin de SSTA, es indispensable definir, mantener y comunicar las
competencias de todo el personal incluyendo auditor en SSTA y brigadista de la
empresa. La competencia se debe definir en trminos de la educacin, experiencia y
entrenamiento apropiados. Si es auditor externo debe adems demostrar formacincomo auditor y en SSTA.
Para el cumplimiento de este requisito la empresa debe asegurar que la totalidad de
los trabajadores cumplan con las competencias definidas. Igualmente, este requisito es
extensivo a sus subcontratistas y otros.
Los responsables de la ejecucin de los Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST, debern, realizar el curso de capacitacin virtual de cincuenta
(50) horas sobre el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SSTque defina el Ministerio del Trabajo en desarrollo de las acciones sealadas en el literal
a) del artculo 12 de la ley 1562 de 2012, y obtener el certificado de aprobacin del
mismo, una vez este est disponible.
El cargo conductor debe cumplir con los siguientes requerimientos mnimos:
% La edad mnima es de 18 aos y la mxima de 63 aos, con mnimo de 3 aos
de experiencia durante los ltimos 5 aos.
% Para la conduccin de vehculos pesados la edad mnima recomendada es de
21 aos, con 5 aos de experiencia en este tipo de vehculo.% Saber leer y escribir. Para garantizar este requisito se recomienda un grado de
escolaridad mnimo de 5to de primaria,% De los ltimos cinco aos, mnimo tres aos conduciendo el mismo tipo de
vehculo
% Tener licencia de conduccin vigente y de la categora correspondiente para el
tipo de vehculo que va a conducir. Para comprobar su autenticidad se puede
ingresar a la direccin electrnica
http://www.runt.com.co/portel/libreria/php/1.03051.html.
% Certificado de comparendos expedido por la oficina de trnsito competente. (Serecomienda analizar el histrico de los comparendos cancelados y pendientes
22
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
23/161
de pago como criterio de seleccin del conductor). Igualmente se puede
comprobar en la siguiente pgina www.simit.org.co% Registro nico Nacional de Transito - RUNT http://www.runt.com.co
% Certificacin curso trabajo seguro en alturas (si aplica).
% Aprobar la evaluacin del conocimiento en la legislacin colombiana aplicableal transporte de mercancas peligrosas propia de la empresa.
Nota: Se debe incluir como documentos adicionales el certificado de aprobacin
interna de cada empresa contratante siempre y cuando este contemplado dentro de
los requisitos internos de la compaa.
En el proceso de seleccin se debe verificar:
% El cumplimiento del perfil;
% el contenido de la hoja de vida;% la experiencia y las referencias aportadas;
% la categora y vigencia de la licencia de conduccin,
% los antecedentes penales a travs del certificado judicial,
% las infracciones de trnsito,
% el conocimiento de mecnica bsica del tipo de vehculo de su competencia,% presentar prueba prctica de conduccin del vehculo a conducir y prueba de
conocimientos en el transporte de mercancas peligrosas, incluyendo el
transporte y manejo seguro de hidrocarburos (crudo o derivados de petrleo
segn el caso),% presentar pruebas psicotcnicas.
En el proceso de contratacin se debe realizar estudio de seguridad a todos los
conductores y a todo el personal (visita domiciliaria, etc.), se debe definir un
procedimiento de seleccin y contratacin para personal / conductores temporales por
escrito que contemple certificacin de empleos anteriores, experiencia relacionada con
el puesto a desempear, Nivel de escolaridad de acuerdo al perfil del cargo, Licencia
de conduccin (solo para conductores), certificado de buena conducta (evaluacin
interna).
En el proceso de seleccin se debe verificar: el cumplimiento del perfil; el contenido de
la hoja de vida; la experiencia y las referencias aportadas; la categora y vigencia de la
licencia de conduccin, los antecedentes penales a travs del certificado judicial, las
infracciones de trnsito, el conocimiento de mecnica bsica del tipo de vehculo de su
competencia, presentar prueba prctica de conduccin del vehculo a conducir.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa, que demuestre que los trabajadores conocen su nivelde competencia en el SG-SSTA y son retroalimentados sobre cmo mejorarla para
23
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
24/161
contribuir en la mejora de la gestin del sistema -SSTA. Se tiene un plan de desarrollo
de competencias definido para el cargo que les permite a los trabajadores participar en
el mejoramiento del sistema -SSTA.
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber como resultado de las evaluaciones dedesempeo y/o evaluaciones de competencias y/o observaciones de seguridad basadas en el
comportamiento, y/o evaluaciones de la formacin, entre otras, generar acciones para el
desarrollo de la competencia.
Para lograr el escenario E dentro de la calificacinTR - RIy RUC, la empresa debe
demostrar que los trabajadores conocen sus competencias individuales y en donde
pueden contribuir para mejorar la gestin del sistema SSTA. Se tiene un plan de
desarrollo de competencias definido para el cargo que les permite a los trabajadores
participar de las polticas de seleccin y contratacin para el mejoramiento del sistema
SSTA.
2.5. Capacitacin y entrenamiento
Toda empresa, en armona con las disposiciones legales, debe demostrar la existencia
de su Programa de Capacitacin y Entrenamiento en Seguridad, Salud en el trabajo,
Ambiente y Calidad. El programa de capacitacin y entrenamiento incluye:
Una identificacin de las necesidades de entrenamiento por cargo en el SG - SSTA
y calidad, las relacionadas con el puesto de trabajo,
Las necesidades crticas para la seguridad, salud, medio ambiente y calidadrequeridas por ley en el plan de formacin,
Registros del personal capacitado, contenido de los cursos,
Evaluacin de la efectividad del entrenamiento,
Validacin en campo de la aplicacin de competencias para tareas criticas de
acuerdo con su priorizacin de riesgos y evaluacin de los capacitadores.
En el programa de capacitacin y entrenamiento en SSTA se deben incluir aspectos de
derechos humanos relevantes para la operacin.
El programa de capacitacin y entrenamiento debe evaluarse en trminos ndices degestin (cobertura y conocimiento adquirido por el personal) resultado de los
indicadores, anlisis de tendencias y el respectivo plan de accin o toma de decisiones
de acuerdo con los resultados a los miembros del COPASST o viga ocupacional.
Se deben definir los contenidos mnimos y de manera formal de los cursos de
capacitacin y entrenamiento, especialmente cuando se tratan temas asociados a las
actividades crticas de la organizacin los cuales deben estar alineados a las
competencias requeridas por el personal para el desempeo de su labor.
Cada contenido del curso debe incluir: objetivo, alcance, temarios.
24
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
25/161
La empresa debe realizar seguimiento al cumplimiento del programa que le permita la
fcil y permanente verificacin de las capacitaciones recibidas por persona,
actividades pendientes por realizar, evaluacin peridica del programa y determinar de
desviaciones para la toma de acciones.
El programa de capacitacin se debe revisar al menos anualmente con el conjunto de
necesidades de formacin y ajustar de acuerdo a la naturaleza, y riesgos de la
organizacin, los aspectos ambientales significativos, y a las caractersticas del
servicio contratado(reas de trabajo, riesgos, impactos significativos, duracin,
nmero de trabajadores, entre otros) y las condiciones pactadas entre las partes
mnimo una (1) vez al ao, con el fin identificar las acciones de mejora.
Las medidas de control de riesgos e impactos deben complementar las acciones de
motivacin, formacin y entrenamiento, buscando que el trabajador conozca losriesgos e impactos, los pueda identificar y aplicar o apoyar las medidas que se
establezcan para mitigar su exposicin y efecto en el trabajador.
Durante la ejecucin del contrato debe demostrar su cumplimiento a la compaa
contratante. Igualmente, debe exigir lo mismo a sus subcontratistas, cooperados y
trabajadores en misin.
En el programa anual de capacitacin y entrenamiento para los conductores se deben
contemplar los siguientes temas: Conduccin Segura (Tambin llamado Manejodefensivo o Seguridad en la Va); Cansancio y Fatiga; Inspeccin General del
Vehiculo; Legislacin Vigente de Trnsito y Transporte aplicable, Manejo Seguro de los
productos que transporta, incluyendo explicacin de las Hojas de Seguridad y Tarjetas
de Emergencia; plan de emergencias en operaciones de transporte (incluyendo control
de incendios en vehculos, control de derrames/escapes en carretera, varadas en
carretera y primeros auxilios); uso de los equipos de respuesta a emergencias
(extintores, equipo de control de derrames, botiqun); estndares de cargue y
descargue de las mercancas peligrosas que transportan, trabajo en alturas y uso,
cuidado e inspeccin de equipos de proteccin de cadas (cuando el trabajo involucre
trabajos con riesgo de cadas, como cargue por encima, subir a inspeccionar lacisterna, etc.); uso, cuidado e inspeccin de equipos de proteccin personal; atencin
a clientes; comunicacin, investigacin y anlisis de incidentes; promocin de actitudes
de SSTA y la Calidad;relaciones con los clientes; requerimientos o necesidades de los
clientes; instrucciones de trabajo; manipulacin de mercancas peligrosas (Decreto
1609); tareas que requieran una habilidad especial segn producto qumico, tipo
transporte, equipos requeridos; Competencias laborales para conductores (mecnica
bsica, alistamiento, manejo defensivo, Curso SENA); manejo del equipo de
proteccin personal; procedimientos de emergencia de la empresa (Decreto 1609 y
Resolucin 1016); Requerimientos de transporte de mercancas especiales(controlados, extradimencionados, residuos y otros).Los entrenamientos, los cursos
25
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
26/161
de repaso, sern desarrollados segn los requerimientos de la legislacin vigente, los
contratos o por la empresa, de acuerdo con el nivel de riesgo y teniendo en cuenta la
rotacin de personal.
Particularmente, el desarrollo del curso de Manejo Defensivo, puede ser ejecutado porla empresa contratante o por un proveedor especializado en el tema. La intensidad y el
contenido del curso sern definidos por cada compaa. Sin embargo, se recomienda
que el curso no tenga una intensidad menor a 4 horas de teora, 2 horas de prctica y
su contenido sea como mnimo los siguientes temas:
Actitud en la conduccin
Estadsticas locales
Causas de colisiones
Los cinco hbitos de la visin
Distancias entre vehculos Decisiones efectivas en la conduccin
Programa de fatiga (conductores profesionales)
Nota:Fatiga es el cansancio que afecta los reflejos del conductor, provocando lentitud
de reacciones. Puede aparecer por falta de descanso o por llevar muchas horas
seguidas realizando la misma tarea. Por esta razn, es indispensable que las
empresas contratantes incluyan dentro de su programa de entrenamiento para
conductores este tem de forma obligatoria y si es posible un curso especfico sobre
este tema.
Legislacin en lmites de pesos y dimensiones
Requisitos legales para Transporte de Carga Extra dimensionada y/o Extra
pesada
Transporte de mercancas peligrosas
Al finalizar y aprobar dicho curso, el conductor debe recibir un certificado que ser
solicitado como requisito para ejecutar la labor en cada empresa contratante.
Para el transporte de mercancas, el conductor deber acreditar asistencia y
aprobacin al curso que contemple el traslado de este tipo de mercancas en
forma especfica, por ejemplo mercancas peligrosas (slidas, lquidas o
gaseosas), mercancas pesadas o extra dimensionales.
Curso de respuesta ante emergencias especfico al tipo de transporte que se
realice, por ejemplo personas o mercancas.
Curso de las leyes bsicas de trnsito del pas y de sealizacin vial.
Curso de atencin de emergencias aplicable al tipo de operacin.
Curso de investigacin de incidentes de trnsito.
Entrenamiento para seguridad de trnsito fuera del trabajo.
26
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
27/161
Nota: La empresa debe complementar y definir requerimientos especficos para
conductores de operaciones especiales que la compaa realice; ejemplo: escolta o
levantamiento de cargas.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que cuenta con herramientas y
metodologas de formas pedaggicas, innovadoras, creativas y planeadas en el marco
del ciclo PHVA para mejorar las prcticas seguras y limpias en el desarrollo de las
tareas que demuestre continuidad y trascendencia en el tiempo y con un cubrimiento
para el 100% de la poblacin y actividades programadas, midiendo la eficiencia de las
mismas.
Buenas Prcticas: la empresa contratista para alcanzar el nivel E puede utilizar herramientas
de forma pedaggica en el marco del ciclo PHVA, previo anlisis de la poblacin objeto yniveles de formacin. Ejemplos: Guas de formacin estructuradas, videos, cartillas, juegos,
actuaciones, mimos, concursos, campaas, entre otros. El resultado de la aplicacin de estas
herramientas es la mejora de las prcticas seguras y limpias en el desarrollo de las tareas.
2.6. Programa de Induccin y Reinduccin en SSTA
El programa de induccin y reinduccin en SSTA que se realiza a todo el personal
debe estar por escrito e incluir como mnimo: generalidades de la empresa, Aspectos
generales y legales en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, polticas de no:
alcohol, drogas y fumadores, polticas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente,
Poltica de Control y Seguimiento para la Seguridad Vial, reglamento de higiene y
seguridad industrial, funcionamiento del COPASST, plan de emergencia, factores de
riesgo y sus controles, aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo,
procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea, derechos y deberes del sistema
general de riesgos profesionales, entre otros.
La re induccin debe ser de manera peridica o cuando se realiza cambio de sitio de
trabajo, cambio de cargo, cambios en los procesos o cuando no se evidencia
conocimiento de los aspectos bsicos de SSTA.
La cobertura de la induccin y reinduccin al personal debe ser del cien por ciento y se
deben guardar los registros escritosy electrnicoscorrespondientes. Se debe evaluar
la efectividad de la induccin y reinduccin de todo el personal. Debe existir una copia
firmada por cada empleado, de una notificacin escrita en la que se informa los
factores de riesgo a los que estn expuestos en sus funciones y sus acciones
preventivas y se aceptan y reconocen los mismos de acuerdo con la legislacin
vigente.
27
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
28/161
La reinduccin se debe realizar al cien por ciento de los trabajadores y debe ir
enfocada a los aspectos generales de la empresa que no estn incluidos en el
programa de reentrenamiento.
REQUISITOS ESCENARIO EObtendr el Nivel E la empresa, que demuestre que la induccin a los trabajadoresincluye el seguimiento y aseguramiento de que el trabajador conoce y aplica los
procedimientos seguros y limpios de trabajo.
Buenas Prcticas: Para lograr el aseguramiento en la aplicacin de los procedimientos de
trabajo seguros y limpios, la empresa contratista podr realizar el anlisis de accidentalidad,
ausentismo, renuncias, despidos durante el primer ao de las personas nuevas, por cambios
de cargo, por cambios de lugar de trabajo y de acuerdo a los resultados establecer
oportunidades de mejora en los procesos de seleccin, contratacin e induccin/reinduccin y
entrenamiento, entre otros y/o la empresa debera incluir adicionalmente acompaamiento enelentrenamiento inicial enfocado en su cargo, el seguimiento y aseguramiento de que el
trabajador conoce y aplica los procedimientos seguros de trabajo.
La empresa debe demostrar que los trabajadores son conscientes de los riesgos a los
que se encuentran expuestos en el desarrollo de sus funciones y realizan auto
reportes. La empresa tiene definidos planes de accin y prevencin de los factores de
riesgo a que estn expuestos los trabajadores.
2.7. Motivacin, Comunicacin, participacin y consulta
La empresa debe:
Identificar necesidades y desarrollar programas para lograr la participacin del
personal en el sistema de SSTAy adicionalmente con sus trabajadores y restantes
grupos de inters:
Contar con mecanismos de dilogo (dilogo social).
Establecer y mantener mecanismos para difundir las acciones y resultados de las
actividades del sistema de SSTA.
Establecer y documentar un plan de comunicacin el cual debe desarrollarse deacuerdo a los diferentes aspectos del sistema de SSTA y a las actividades
desarrolladas con los grupos de inters. La organizacin debe comunicar sus
riesgos y documentar cuales de sus aspectos ambientales significativos informar
a sus grupos de inters.
La organizacin debe establecer e implementar uno o varios mecanismos para
difundir acciones y resultados del sistema SSTAa los grupos de inters. Cabe
aclarar que paraellodebe contar con un mecanismo de difusin.
2$
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
29/161
Dentro de los mecanismos de difusin la empresa puede utilizar: carteleras para
promover SSTA, editar boletines a intervalos regulares de tiempo, comunicados
virtuales, entre otros.
Dentro del plan se deben registrar los medios de comunicacin que los empleadospodrn utilizar para transmitir a la Gerencia problemas / inquietudes sobre SSTA y
actividades de Gestin Sostenible, locual debe evidenciarse en los diferentes
procesos.
Adicionalmente, se debe recibir, documentar y responder adecuadamente a las
comunicaciones internas y externas; y recomendaciones relativas a la seguridad y
salud en el trabajo; se deben procurar canales de comunicacin para la gestin de
seguridad y salud en el trabajo con los proveedores, trabajadores cooperados,
trabajadores en misin, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, tambin
informando a estos sobre el desarrollo de todas las etapas del SG SST.
Se deben identificar las necesidades y desarrollar programas para lograr la
participacin del personal, en el Sistema SSTA ycontar con mecanismos de dilogo
con sus trabajadores y sus restantes grupos de inters (dilogo social).
Igualmente contar con un mecanismo para llevar registros de quejas por incidentes,
con sus grupos de inters ocurridos durante el ltimo ao (Discriminacin, Seguridad,
Salud, Ambiente, prcticas corruptas), en relacin con aspectos de SSTA y la
respuesta a dichos incidentes.
PROGRAMA DE RECONOCIMIENTO Y ACCIONES DISCIPLINARIASRELACIONADOS CON SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIN
AMBIENTAL.
Toda empresa del sector transporte debe tener elaborado e implementado un
programa de reconocimiento y acciones disciplinarias relacionado con Seguridad,
Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental y que no estimule la violacin de las
normas para obtener los reconocimientos (por ejemplo, al premiar el nmero de viajes
entregados se debe asegurar que esas entregas se hagan con seguridad). Eseprograma debe ser divulgado a los conductores se debe contar con evidencias de su
ejecucin, y del efecto positivo que ha tenido sobre la proteccin de la Seguridad,
Salud y Ambiente (por ejemplo, reduccin del nmero de accidentes, aumento del
nmero de entregas sin fallas, aumento en el kilometraje recorrido sin accidentes, etc.).
Se deben colocar en el Centro de Trabajo carteleras para promover SSTA y Calidad,
editar boletines a intervalos regulares de tiempo y un programa de premios / incentivos
ampliamente difundido dentro de la empresa, para promover mejoras en las acciones
sobre SSMA y Calidad.
2&
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
30/161
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el nivel E la empresa que demuestre que tiene algn instrumento para medir
el grado de motivacin, comunicacin, participacin y consulta y este retroalimenta los
programas.
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber definir mecanismos de motivacin que les
permita demostrar acciones para la mejora continua con beneficios adicionales tales como:
teletrabajo, horario flexible, salario emocional, salarios variables, beneficios extralegales,
claridad en el proceso, etc. Los instrumentos pueden ser: Medicin del clima organizacional,
bateras para riesgo psicosocial,programa de comunicacin implementado dentro del ciclo
PHVA, encuestas para percibir la eficacia de la motivacin, comunicacin, participacin y
consulta. Se demuestran acciones para la mejora continua.
Se debe demostrar que la gerencia y todos los niveles de la organizacin intervienenactivamente en el proceso de motivacin, comunicacin, participacin y consulta,
relacionadas con calidad.
CONTROL DE ACCESO
La empresa debe establecer un procedimiento documentado para controlar la entrada
y el movimiento de personas y vehculos en el centro de trabajo en horas laborables y
no laborables, como sistema de proteccin, controlar la entrega y la duplicacin de
llaves de edificios, vehculos y bodegas y contar con un sistema de seguridad
perimetral del centro de trabajo. La empresa puede hacer uso de medios tecnolgicos
avanzados para el control de a acceso tales como: Circuito cerrado, detector de huellay registro electrnico fotogrfico, entre otros.
Para lograr el escenario E dentro de la calificacin TR - RI y RUC, la empresa debe
demostrar que tiene sistemas que permiten el control de acceso haciendo uso de
medios tecnolgicos avanzados
PLANIFICACIN Y OPERACIONES
Toda empresa del sector transporte, debe establecer y mantener la informacin
necesaria para que los pedidos puedan cumplirse satisfactoriamente.
La informacin requerida debe incluir: nombre qumico o comercial completo de los
productos, informacin sobre el producto (aspectos que afectan a SSTA), nombre y
direccin completas del lugar donde debe recogerse el producto, nombre y direccin
completas del lugar en donde debe entregarse el producto, horas de recogida y
entrega, conservacin de la integridad del producto, cantidad a recoger y entregar,
informacin detallada sobre la longitud de las mangueras y sus acoplamientos/
Informacin detallada sobre puntos de entrega, posibles restricciones a determinados
vehculos e instalaciones de descarga (conexiones), Informacin especial de carcter
3'
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
31/161
legal (Ej. Permiso de estupefacientes, restricciones vehiculares, permisos de productos
controlados, etc.), itinerarios (p. ej. para paso de aduanas).
La empresa debe tener un plan de contingencia en caso de enfermedad, vacaciones,
imprevistos, etc.
Se deben mantener reuniones previamente programadas con los clientes, a nivel de
direccin, para: revisar el funcionamiento operativo y acordar programas de objetivos y
mejoras.
Para lograr el escenario E dentro de la calificacin TR - RI y RUC, la empresa debe
demostrar que de acuerdo con los resultados del anlisis de los planes de accin se
generan decisiones que permiten el mejoramiento continuo del sistema.
3. ADMINISTRACIN DEL RIESGO SSTA
3.1. IDENTIFICACIN DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES, VALORACIN YDETERMINACIN DE CONTROL DE RIESGO E IMPACTOS. (GESTIN DEL
RIESGO)
Para la identificacin de peligros y aspectos ambientales, y el establecimiento de
acciones de control, es necesario tener en cuenta los grupos de inters y la
procedencia u origen de los componentes de sus productos o servicios.
El contratista debe definir una metodologa para identificar y caracterizar sus grupos deinters. El propsito es establecer acciones y darles seguimiento enfocadas a SSTA.
Dentro de la identificacin y caracterizacin como mnimo debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Clasificacin de los principales grupos de inters de la organizacin
Identificacin de las personas o grupos de personas especficas que integran cada
uno de los grupos de inters con su informacin general de contacto.
Determinacin de las principales expectativas de los grupos de inters frente a la
organizacin.
El propsito de la identificacin de los grupos de inters es asegurar que sistema de
SSTA cobija los programas de desarrollo de infraestructuras y servicios de beneficio
pblico, y todas las intervenciones de la organizacin con sus grupos de inters.
La organizacin debe garantizar la existencia de medidas de prevencin y mitigacin,
para ser aplicadas frente a impactos negativos significativos en materia de SSTA
generados a las comunidades locales o a otros grupos de inters en razn de sus
operaciones, programas o proyectos que desarrolle por si mismo o a travs de
subcontratistas.
31
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
32/161
Identificacin de Peligros, Valoracin y Determinacin de Controles de los
Riesgos.
Toda empresa debe establecer y mantener procedimientos para la continua
identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos, que tenga alcance sobretodos los procesos los cuales deben incluir: Actividades rutinarias y no rutinarias,
internas o externas, Actividades de todas las personas que tiene acceso al sitio de
trabajo; Comportamientos, aptitudes y otros factores humanos; Peligros identificados
que se originan fuera del lugar de trabajo con capacidad para afectar adversamente la
salud y seguridad de las personas, infraestructura, equipos y materiales de trabajo y
peligros generados por la vecindad del lugar de trabajo, por actividades relacionadas
con el trabajo controladas por la organizacin.
La identificacin de peligros y evaluacin de los riesgos debe ser desarrollada por el
empleador o contratista con la participacin y compromiso de todos los niveles de laempresa. Debe ser documentada y actualizada como mnimo de manera anual.
Tambin se debe actualizar cada vez que ocurra un accidente de trabajo mortal o un
evento catastrfico en la empresa o cuando se presenten cambios en los procesos, en
las instalaciones en la maquinaria o en los equipos.
Para realizar la evaluacin de riesgos se debe contar con una persona competente,
que debe contar con un soporte que garantice formacin, conocimiento y experiencia y
si es un asesor externo debe tener su debida licencia en salud y seguridad emitida por
la respectiva autoridad.
La organizacin debe asegurar que los resultados de estas valoraciones se consideran
cuando se determinan los controles.
Para la determinacin de los controles de riesgos valorados asociados a las actividades
de la empresa contratista y una vez priorizados, se deben definir las acciones
encaminadas al control de los mismos, implementacin y seguimiento, teniendo en
cuenta el siguiente orden jerrquico, para la intervencin de los riesgos identificados:
Eliminacin Sustitucin
Controles de ingeniera (Redisear, Aislar/ Separar, entre otros)
Precauciones y/o controles administrativos
Equipos de Proteccin Personal
Las anteriores medidas de control para cada riesgo formarn parte de los subprogramas
de Medicina preventiva y del trabajo, Higiene y Seguridad Industrial. La empresa debe
demostrar que ha implementado las medidas de control propuestas para los riesgos
prioritarios identificados. Cuando en el proceso productivo, se involucren agentes
32
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
33/161
potencialmente cancergenos, debern ser considerados como prioritarios,
independiente de su dosis y nivel de exposicin.
En consecuencia de lo anterior, toda empresa contratista, en armona con las
disposiciones legales, debe demostrar el seguimiento y medicin peridica de laefectividad de las medidas de control de riesgos, de acuerdo con la Identificacin de
Peligros y Control de Riesgos. Otorgado el contrato la gestin del riesgo se debe ajustar
de acuerdo con el programa de la compaa contratante y las condiciones del contrato.
Igualmente, exigir lo mismo a sus subcontratistas.
Los empleados y subcontratistas deben tener el conocimiento de los riesgos a los cuales
se encuentran expuestos y se debe evidenciar su participacin en la identificacin de
peligros, valoracin y determinacin de controles de los riesgos de su actividad.
La empresa debe demostrar que existe una evolucin en el anlisis y efectividad en el
control de sus riesgos que incluya adems de los controles administrativos y epp,
controles de diseo, ingeniera, eliminacin, sustitucin.
Se recomienda que ninguna operacin de un vehculo liviano o pesado: propio,
contratado o subcontratado inicie sin el respectivo anlisis de riesgo de movilidad, donde
se identifiquen los riesgos de accidentes y los mecanismos para su resolucin,
evalundolos individualmente de acuerdo con su potencial, y la forma de poder
intervenirlos, minimizarlos o resolverlos.
Como producto del anlisis de riesgos deber construirse un mapa de riesgo vial, el cual
debe socializarse a todos los usuarios, conductores, pilotos y tripulantes y se mantendr
disponible en cada vehculo automotor. Sera responsabilidad de cada conductor, antes
de iniciar el viaje, consultarlo y verificar que todas las condiciones continan iguales. En
caso contrario, deber informar a su supervisor para evaluar si se puede continuar con
el viaje, o hacer los ajustes necesarios antes de proceder.
El contenido del anlisis de riesgos o plan de viajes debe contemplar por lo menos:
% Ruta completa autorizada, paradas, lmites de velocidad por trayecto, tiempos de
descanso y posibles desvos con previa autorizacin.% Peligros en la ruta. (Sitios de alta accidentalidad, sitios de alta densidad
poblacional, glorietas, puentes, etc.)% Condiciones del vehculo para la ruta (peso, dimensiones, tipo de vehculo, etc.)
% Para vehculos pesados verificacin de la carga de acuerdo al diseo del
vehculo y las condiciones de la va (peso y dimensiones).
% Plan de respuesta a emergencias especfico para el viaje.
% Condiciones del clima para el viaje.
33
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
34/161
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que existe una evolucin en el
anlisis y efectividad del control de sus riesgos que incluya adems de controles
administrativos y EPP; controles de diseo, ingeniera, eliminacin, sustitucin.
Demostrar que los riesgos altos han sido controlados y los riesgos nuevos
evaluados como altos se controlan rpidamente.
Buenas Prcticas:La empresa contratista deber demostrar que la evolucin y efectividad
del control se puede lograr a travs de la realizacin de auditoras, simulacros, anlisis de
tendencias, visitas planeadas, incidentes entre otros para evaluar la efectividad del control
de sus riesgos, para lo cual puede utilizar metodologas como ATS, HAZOP, WHAT IF,
HAZID entre otros, segn aplique a la actividad econmica y riesgo de la empresa.
Deber demostrar que revisa la efectividad de los controles de sus riesgos a travs del
anlisis de los resultados de la investigacin de los accidentes, casi accidentes,
inspecciones, observaciones de comportamiento, anlisis de los reportes de actos y
condiciones, entre otros.
Autorreporte de condiciones de trabajo y salud
Se debe definir mecanismos escritos para el Autorreporte de condiciones de
trabajo y salud que garantice la implementacin y seguimiento al cierre de los.Autorreporte de condiciones de trabajo y salud. Los trabajadores deben tener
conocimiento y participacin del reporte de actos y condiciones sub estndares.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que analiza y clasifica los auto-
reportes de condiciones de trabajo por la magnitud de potencial de riesgo. Y da
prioridad al seguimiento y cierre de los reportes evaluados como de riesgo alto.
Buenas Prcticas:la empresa contratista deber mostrar la participacin del niveldirectivo en el reporte de auto-reporte de condiciones de trabajo y salud, su
retroalimentacin a los trabajadores y el compromiso visible con su
comportamiento.
Identificacin de Aspectos Ambientales, Valoracin y determinacin decontroles de los impactos
El contratista debe definir un procedimiento para identificar continuamente los aspectos
ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellossobre los cuales pueda influir y evaluar los impactos de sus actividades en condiciones
34
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
35/161
normales, anormales y de emergencia, y obrar en consecuencia,teniendo en cuenta
materiales, emisiones, vertimientos, residuos, consumos de energa y agua, as como
los impactos significativos sobre la biodiversidad
Para el control de los aspectos e impactos identificados y evaluados de las actividades yservicios propios de la empresa contratista y una vez priorizados, se deben definir las
acciones encaminadas al control de los mismos, implementacin y seguimiento.
En consecuencia de lo anterior, toda empresa contratista, en armona con las
disposiciones legales, debe demostrar el seguimiento y medicin peridica de la
efectividad de las medidas de control de los impactos, de su actividad, de acuerdo con la
Identificacin de Aspectos Ambientales, Valoracin y Control de Impactos. Otorgado el
contrato la gestin de los aspectos ambientales se debe ajustar de acuerdo con el
programa de la compaa contratante y las condiciones del contrato.
Para que el proceso de identificacin de aspectos e impactos ambientales sea
dinmico, la empresa debe integrar todas sus actividades,incluyendo los riesgos y
oportunidades para la organizacin derivados del cambio climtico,y actualizar la
identificacin de manera sistemtica. La empresa debe demostrar que existe una
mejora continua en la identificacin y control de los aspectos e impactos ambientales.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que existe una evolucin en el
anlisis y efectividad del control de sus aspectos e impactos ambientales queincluya adems de los controles administrativos; controles de diseo, ingeniera,
eliminacin, medidas de mitigacin, compensacin, correccin y prevencin.
Demostrar que los impactos ambientales negativos evaluados como significativos
han sido controlados y los nuevos impactos negativos se controlan rpidamente.
Buenas Prcticas: la empresa contratista deber contar con un programa enfocado en la
eliminacin o reduccin de los impactos ambientales significativos. Revisar la efectividad de
los controles de sus impactos a travs de prcticas como: reconversin o sustitucin dematerias primas, uso de tecnologas limpias, contrataciones verdes. Incluyendo recursos
como: fauna, flora, agua, energa, energas alternativas, aire, entre otros, dentro del ciclo
PHVA.
Gestin del Cambio
Para la gestin del cambio se debe establecer y mantener un procedimiento
documentado en donde se defina una metodologa, se identifiquen los peligros y
aspectos, se valoren los riesgos e impactos y se determinen los controles asociados
antes de introducir tales cambios con el apoyo del COPASST o Viga de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
35
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
36/161
Esto incluye cambios en la infraestructura, legislacin, personal, sistemas de gestin,
procesos, actividades, uso de materiales, etc., de una organizacin.
Los trabajadores que hacen parte de la gestin del cambio deben conocer sus
responsabilidades en el mismo. El empleador debe informar y capacitar a lostrabajadores en lo relacionado con estas modificaciones.
3.2. Tratamiento del riesgo
3.2.1. Administracin de contratistas y proveedores
Se debe establecer un procedimiento documentado para la seleccin y evaluacin de
contratistas y proveedores en donde se contemplen criterios de seleccin en SSTA,y
derechos humanos relevantes para la operacin, y procedencia u origen de los
componentes de sus productos o servicios, especialmente respecto a los que podran
tener impacto ambiental o social (SSTA) y tener esta informacin disponible a susgrupos de inters.De los contratistas proveedores se debe tener registros del
monitoreo al trabajo, evaluacin del desempeo de acuerdo a los criterios
establecidos, y seguimiento al plan de accin derivado de la evaluacin
La seleccin debe estar basada en criterios tales como actividades de alto riesgo,
permanencia entre otros
Este procedimiento debe ser comunicado a los contratistas - proveedores con el fin de
asegurar su implementacin. As mismo, comunicarles el resultado de su evaluacinde desempeo para la obtencin de mejoras relacionadas con SSTAy sostenibilidad,
dentro del proceso de seleccin de contratistas proveedores los resultados debe
representar un alto puntaje de adjudicacin del contrato.
Se debe verificar antes del inicio del trabajo y peridicamente, el cumplimiento de la
obligacin de afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la
rotacin del personal por parte de los proveedores contratistas y subcontratistas, de
conformidad con la normatividad vigente;
Informar a los proveedores y contratistas al igual que a los trabajadores de este ltimoprevio al inicio del contrato, los peligros y riesgos generales y especficos de su zona
de trabajo incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias as
como la forma de controlarlos y las medidas de prevencin y atencin de emergencias.
En este propsito, se debe revisar peridicamente durante cada ao, la rotacin de
personal y asegurar que dentro del alcance de este numeral el nuevo personal reciba
la misma informacin.
La empresa debe establecer programas para desarrollar en SSTA a los proveedores y
subcontratistas locales.
36
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
37/161
La organizacin debe tener informacin disponible a sus grupos de inters sobre la
procedencia u origen de los componentes de sus productos o servicios, especialmente
respecto a los que podran tener impacto ambiental y/o social (SSTA).
Se debe establecer una poltica por escrito para la subcontratacin de servicios detransporte por carretera (Afiliados o largo plazo, Ocasionales o corto plazo) y que
refleje las restricciones que pueda exigir el cliente.
SUB CONTRATISTAS PERMANENTES Y OCASIONALES
El sub contratistas permanentes y ocasionales deben: cumplir con los requisitos a nivel
de SSTA. Entre los requisitos a cumplir son como mnimo son: seleccin y formacin
de conductores, la formacin defensiva de conductores, el archivo de registros
correspondientes a sanciones y acciones disciplinarias tomadas, los programas de
seleccin de equipos de transporte y de mantenimiento, la disponibilidad, uso ycondicin de los equipos de seguridad, el tratamiento de las "no conformidades", la
utilizacin de las estaciones de lavado de cisternas aprobadas, la "re-subcontratacin"
del servicio de transporte por carretera, el estacionamiento e itinerarios de los
vehculos, la capacidad de respuesta en caso de emergencia, la informacin sobre
incidentes / accidentes, la autorizacin para llevar a cabo evaluaciones de Seguridad y
Calidad en sus propias instalaciones o centros de trabajo, las revisiones regulares de
desempeo y comportamiento en materias de Seguridad y Calidad, las adecuadas
plizas de seguro de amplia cobertura.
Se debe documentar el cumplimiento de los requerimientos y estndares
anteriormente citados y mantener un sistema que les permita controlar el proceso en
forma peridica.
Adicionalmente se deben programar reuniones con los subcontratistas permanentes y
ocasionales, a nivel de direccin, para revisar objetivos, desempeo y
comportamiento, dejando informes de esas reuniones en los que se especifican
acciones y responsabilidades acordadas y se deben hacer seguimientos de estos
informes por la empresa.
Los subcontratistas permanentes y ocasionales deben formar parte de los programas
de Seguridad y Calidad de la empresa, y en caso de no estarlo se deben definir los
requerimientos mnimos de formacin en Seguridad especificados para ellos, que se
verificaran al menos anualmente.
REQUISITOS ESCENARIO E
Obtendr el Nivel E la empresa que demuestre que dentro del proceso de seleccin
de contratistas y proveedores, los criterios de SSTA representan un alto puntaje de
adjudicacin del contrato. Demostrar que el contratista y/o proveedor identificado
37
7/25/2019 3-GuiaEstandarEvaluacionTRSQ-RI V4 2015-02-28
38/161
como crtico en trminos de SSTA, implementa un sistema de gestin en SSTA y/o se
realiza acompaamiento a estos contratistas y proveedores para buscar el desarrollo
o madurez de su sistema.
Buenas Prcticas: La empresa contratista deber demostrar la realizacin de auditoras de
segunda parte, definicin e implementacin de un programa de fortalecimiento de sub-
contratistas o proveedores crticos, con miras a evidenciar la mejora en su desempeo y
garantizar el cumplimiento de todos los aspectos de SSTA.
3.2.2. Visitantes, comunidad y autoridad
La empresa debe comunicar a los visitantes, sobre los riesgos e impactos en SSTA a
lo que se puede encontrar expuesto y, como actuar en caso de emergencia.
A la comunidad y autoridades se les debe informar sobre la identificacin y control de
los riesgos e impactos en SSTA y verificar su participacin en las actividades de
simulacros, prevencin y atencin de emergencias.
La organizacin debe garantizar la adecuada gestin del sistema SSTA en cada uno
de los programas, operaciones o proyectos que desarrolle por s misma, o a travs de
subcontratistas, con las comunidades locales o con cualquier otro grupo de inters.
Igualmente, debe evaluar la gestin de dicho sistema a travs de la implementacin de
indicadores de desempeo.
3.2.3. Programas de gestin de Riesgos Prioritarios
Establecer y mantener uno o varios programas de gestin para los riesgos prioritarios
que generan accidentes de trabajo. Al establecer programas, se debe incluir:
Objetivos y metas cuantificables
Responsables
Acciones
Recursos
Cronogramas de actividades
Hacer seguimiento, revisar y registrar el progreso frente al cumplimiento de los
objetivos y actualizar o enmendar las estrategias y planes con respecto a esto.
En la evaluacin peridica del(os) programa(s) de gestin deben estar planteados los
trminos: Determinacin de indicadores (cobertura y eficacia), Re