VERHUIZEN:
LIJDENSWEG
OF
OPPORTUNITEIT?
Algemeen:
Een goede voorbereiding rendeert
- meer kwaliteit- minder stress
Meten is weten!
Voorbereiding
wanneer verhuizen?
- locatie ok?
- opslagplaats
- kantoren
- infrastructuur
- piek- en dalmomenten
- vakantie
Voorbereiding - timing
- in eigen beheer ?- partners?- externe verhuizer?
Voorbereiding - verhuizer?
-voorzie tijdig een verhuisbudget- maak een goede kostenraming
- inpakken- markeren/signaliseren- transportmiddelen- voorzieningen personeel- technische interventies tijdens verhuis- technische interventies na verhuis
Voorbereiding - financieel
Verhuisdraaiboek
- wat moet van A naar B?- wanneer moet wat verhuisd worden?- wie doet wat?
Voorbereiding - logistiek
Breng je collectie in kaart: wat verhuizen we?- volumes/aantallen- soorten
- grootte, gewicht- kwetsbaarheid
- vindplaats
Voorbereiding – logistiek
Maak een risicoanalyse
- infrastructuur- traject- klimaat- personeel
Voorbereiding - logistiek
Inpakken en wegwezen?
- stevige verpakking- identificatie/registratie- bonus: preserverende behandeling- bonus: sanering bestanden/catalogus
Voorbereiding – logistiek
leiding: veranderingsmanagement- veranderingen introduceren- veranderingen aankondigen- intern en extern- weerstand overwinnen (believers versus non-believers)
Voorbereiding - personeel
-inspraak kantooruitrusting- vraag feedback
- inspraak kantoorinrichting- vraag feedback
Voorbereiding - personeel
Impact op de reguliere taken
- stopzetten? - dienstverlening terugschroeven?- taken overdragen aan derden?
Voorbereiding - personeel
Op verkenning - trajecten
- drempels- doorlooptijden
- installaties- liften- sloten- Beveiliging
Voorbereiding - personeel
Bonus: Teamwork
- opleiding?- over de afdelingen heen- over de hiërarchie heen- taakverdeling
Voorbereiding – personeel
Intern
-afdelingen van de organisatie-medewerkers
Voorbereiding – communicatie
Extern- 1 aanspreekpunt- gebruikers
- Timing- Input op concepten en plannen
- buurtbewoners
Voorbereiding - communicatie
1. Hou het initiatief in eigen handen
2. De opdrachtgever coördineert
3. Zorg voor back-ups
4. Voorzie een troubleshooter
Uitvoering
Personeel
- drempels
- oneffenheden
- gewicht
- fysieke overbelasting
- beschermende kledij, schoeisel
- EHBO
Uitvoering - veiligheid
Collectie/archief
- toezicht- schaderegistratie
Uitvoering - veiligheid
- centrale communicatie intern – extern- telefoonnummers- briefing - debriefing
Uitvoering - communicatie
Controles:
- plaatsing:- alles aanwezig?- op de juiste plaats?
- schade
Nazorg
Proefdraaien
- aangepaste werkprocessen/parcours- nieuwe infrastructuur- try-out met publiek/doelgroepen
Nazorg
Post-opening blues
- kinderziekten infrastructuur- werkprocessen bijsturen
Nazorg
- betere condities voor archief/collecties- optimalisering logistieke info- nauwere samenwerking, nieuwe competenties- grotere betrokkenheid van doelgroepen
Grijp de kans