1
Manual Prosedur
Pembuatan dan Penandatanganan
Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama
BAAK
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 090000206020
Revisi : 6
Tanggal : 2 Mei 2014
Disiapkan oleh : Kabag. Kerjasama
Ir. Pudji Usmanto
Dikaji ulang oleh :
Management Representative
Disahkan oleh : Ka BAAK
Dra. Ernani Kusdiantina, MM
2
Daftar Isi
1. Tujuan ………………………………………………………………………………
1
2. Ruang Lingkup ………………………………………………………………………………
1
3. Definisi ………………………………………………………………………………
1
4. Referensi ………………………………………………………………………………
1
5. Garis Besar Prosedur ………………………………………………………………………………
1
6. Bagan Alir ………………………………………………………………………………
2
7. Lampiran ………………………………………………………………………………
4
3
1. Tujuan
Agar pelaksana dan unit-unit yang terkait memahami proses pelaksanaan kerjasama di UB.
2. Ruang Lingkup
Semua bentuk kegiatan kerjasama yang dilakukan Universitas Brawijaya dengan instansi pemerintah, swasta,
dalam dan luar negeri.
3. Definisi
a. Piagam Kesepakatan Bersama adalah kesepakatan kedua belah pihak yang dituangkan secara tertulis ke
dalam bentuk piagam. b. Perjanjian Kerjasama adalah kesepakatan bersama kedua belah pihak yang tertulis secara rinci dalam
bentuk naskah perjanjian kerjasama sebagai tindak lanjut dari piagam kesepakatan bersama.
4. Referensi
a. Undang-undang No. 24/2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan. b. Undang-undang No. 12/2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan.
c. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.30 tahun 1990 tentang Pendidikan Tinggi d. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.444/0/1992 tentang Statuta
Universitas Brawijaya
e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 19/0/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya
f. Rencana strategis Universitas Brawijaya Tahun 2011-2015
5. Garis Besar Prosedur
a. Rektor memberikan disposisi surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III. b. Ka BAAK menerima disposisi surat kerjasama dari PR I/PR II/PR III untuk di proses dan selanjutnya
mendisposisi ke Kabag. Kerjasama. c. Kabag. Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan
penjajakan dan negosiasi selanjutnya mendisposisi ke Kasubag Kerjasama.
d. Kasubag Kerjasama menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk ditindak lanjuti.
e. Kasubag Kerjasama mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama.
f. Kabag. Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait mengoreksi draft piagam kesepakatan bersama/Perjanjian
Kerjasama. g. Draft yang telah disetujui kedua belah pihak kemudian dilakukan pencetakan piagam kesepakatan
bersama/perjanjian kerjasama. h. Kedua belah pihak melakukan penandatanganan naskah Piagam Kesepakatan Bersama/Perjanjian
Kerjasama. i. Staf Bagian Kerjasama mengirimkan/menyerahkan naskah asli yang telah ditandatangani.
j. Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk
membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.
4
6. Bagan Alir
Rektor Ka BAAK Ka Bag Kerjasama Ka Subbag Kerjasama Ka Subbag Kerjasama Ka Bag Kerjasama, Ka BAAK dan Instansi terkait
Setuju
Memberikan disposisi tentang surat kerjasama ke PR I/PR II/PR III
(5 hari)
Mengkonsep surat kerjasama, membuat draft naskah Piagam
Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama
(1 hari)
Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02
Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03
Surat balasan kerjasama 090000206020.04 Draft Piagam Kesepakatan Bersama 090000206020.05
Draft Perjanjian Kerjasama 090000206020.06
Mengoreksi draft naskah
piagam kesepakatan
bersama/perjanjian kerjasama
(1 hari)
Tidak disetujui
Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti
(1 hari)
Menerima Disposisi Surat Kerjasama untuk ditindak lanjuti dengan mengadakan penjajakan
dan negosiasi (5 hari)
Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02
Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03
Menerima Disposisi Surat Kerjasama hasil penjajakan dan negosiasi untuk
ditindak lanjuti
(1 hari)
Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02
Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03
Kartu Kendali 090000206020.01 Surat Permohonan Kerjasama 090000206020.02
Surat Penawaran Kerjasama 090000206020.03
A
Mulai
5
Lanjutan :
Staf Kerjasama Kedua belah pihak Staf Kerjasama
Melaksanakan penandatanganan
Piagam Kesepakatan Bersama/
Perjanjian kerjasama
(7 hari)
Mengirimkan/menyerahkan berkas Piagam
Kesepakatan Bersama/Perjanjian Kerjasama
asli yang telah ditandatangani
(1 hari)
A
Selesai
Mencetak dan mengecek ulang Piagam
Kesepakatan Bersama/
Perjanjian Kerjasama
(1 hari)
Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07
Perjanjian kerjasama 090000206020.08
Piagam kesepakatan bersama 090000206020.07 Perjanjian kerjasama 090000206020.08 Surat Pengantar 090000206020.09
Tanda Terima 090000206020.10
Jika Terjadi pemutusan perjanjian ditengah jalan oleh para pihak maka para pihak sepakat untuk membicarakan lebih lanjut dengan cara menqirimkan surat pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak lainnya/ jika terjadi focre majure yang tidak dapat dihindari maka perjanjian batal demi hukum.
6
KARTU KENDALI KERJASAMA No. Dok. 090000206020.01
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,
Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
7
SURAT PERMOHONAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.02
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,
Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
8
SURAT PENAWARAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.03
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,
Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
9
Nomor : ......./J10/LL/2009
Lampiran : 1 (satu) bendel / Lembar
Perihal : Permohonan Kerjasama
Kepada Yth. : ………………………….
………………………….........
Menindak lanjuti surat saudara nomor : ............................ tertanggal .../....../.... perihal
sebagaimana pokok surat, bersama ini kami sampaikan bahwa pada prinsipnya Universitas
Brawijaya menyambut baik dan menyetujui dilakukan kerjasama dalam bidang pendidikan
dalam rangka Tri Dharma Perguruan Tinggi Berkaitan dengan hal tersebut, kami lampirkan
draft piagam kesepakatan bersama antara Universitas Brawijaya dengan ………………. untuk
mendapatkan koreksi/tanggapan.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Malang,
Rektor,
Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito
NIP. 19510122 197903 1 002
Tembusan :
- Ka. BAAK
SURAT BALASAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.04
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420,
Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
10
DRAFT PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA No. Dok. 090000206020.05
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA
Nomor : ....../UN10/DN/2012
--------------------------------------- Nomor : ....../......./......../2012
Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan bersama untuk saling mendukung
dalam melaksanakan tugas-tugas Pembangunan Bangsa dan Negara, maka yang bertanda tangan di bawah ini :
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Berkedudukan di Jalan Veteran Malang, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya.
dan
INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA
Berkedudukan di ..............................., dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Instansi yang bekerjasama
Selanjutnya secara bersama-sama disebut PARA PIHAK, sepakat mengadakan Kesepakatan Bersama dalam bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat serta peningkatan kualitas
Sumber Daya Manusia.
Hal-hal yang menyangkut tindak lanjut Kesepakatan Bersama ini, akan diatur dalam Perjanjian Kerjasama tersendiri.
Kesepakatan Bersama ini berlaku untuk jangka waktu ...........(....) tahun sejak tanggal
ditandatangani dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan PARA PIHAK.
Dibuat dan ditandatangani oleh PARA PIHAK dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup, masing-masing mempunyai kekuatan hukum yang sama, dan dipegang oleh PARA PIHAK.
Ditandatangani : di ................. Pada tanggal : ....................2012
Instansi YANG AKAN KERJASAMA
……………………………. …………………..
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito Rektor
BAAK-UB
Logo
Instansi
11
DRAFT PERJANJIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.06
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
NOTA KESEPAHAMAN
ANTARA
INSTANSI YANG AKAN KERJASAMA
DAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
NOMOR : NOMOR :
TENTANG
KERJA SAMA DALAM BIDANG PENGEMBANGAN APARATUR
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DAN PENGABDIAN MASYARAKAT
Dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa dan didasari oleh keinginan untuk melakukan kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat, maka pada hari ini ................ tanggal ............... bulan .............. tahun ............. ( ....-....-......), bertempat di Jakarta, kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. FAUZI BOWO : Gubernur Provinsi DKI Jakarta, berkantor di Jalan Medan
Merdeka Selatan Nomor 8 – 9 Kota Administrasi Jakarta Pusat;
Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di
atas sesuai Pasal 25 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Untuk selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito : Rektor Universitas Brawijaya berkantor di Jalan Veteran
Malang,
Dalam hal ini menjalani jabatannya sebagaimana tersebut di
atas berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 72/M Tahun 2010, tanggal 8 Juni 2010, oleh karenanya sah bertindak untuk dan atas nama Universitas Brawijaya.
Untuk selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
BAAK-UB
12
Bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing menjalani jabatannya tersebut di atas secara bersama-sama disebut PARA PIHAK terlebih dahulu menerangkan bahwa PARA PIHAK sepakat untuk mengadakan kerja sama untuk saling menunjang pelaksanaan tugas dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka PARA PIHAK sepakat untuk membuat Nota Kesepahaman tentang Kerja Sama dalam Bidang Pengembangan Aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan Pengabdian Masyarakat, dengan ketentuan dan syarat sebagai berikut :
PASAL 1 MAKSUD DAN TUJUAN
(1) Maksud Nota Kesepahaman ini adalah :
a. untuk mewujudkan hubungan yang saling menguntungkan, saling menghormati dan saling
mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi
Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat;
b. untuk mendukung pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
dan pengabdian masyarakat dalam rangka optimalisasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
(2) Tujuan Nota Kesepahaman ini adalah sebagai dasar pelaksanaan kegiatan untuk mendukung
pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian
masyarakat dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki PARA PIHAK sesuai dengan tugas
dan fungsi masing-masing.
PASAL 2
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Nota Kesepahaman ini adalah kerja sama dalam bidang pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat yang meliputi hal sebagai berikut : a. pengembangan organisasi dan tata laksana;
b. pengembangan kompetensi sumber daya manusia;
c. pengembangan penelitian; dan
d. pengabdian masyarakat.
PASAL 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
(1) Pelaksanaan kegiatan akan diatur lebih lanjut oleh PARA PIHAK sesuai dengan jenis kegiatan
yang akan dilaksanakan dan akan dituangkan dalam suatu Nota Kesepahaman ini akan
ditindaklanjuti oleh PARA PIHAK dengan membuat Perjanjian Kerja Sama (PKS).
(2) PIHAK PERTAMA dapat menunjuk Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah berdasarkan Surat
Kuasa untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(3) PIHAK KEDUA dapat menunjuk Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
untuk menandatangani Perjanjian Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
(4) PARA PIHAK menjamin kerahasiaan dan tidak akan menyebarluaskan hasil-hasil kegiatan yang
bersifat rahasia kepada pihak manapun tanpa ijin tertulis dari PARA PIHAK.
13
PASAL 4 PRINSIP KESEPAHAMAN
PARA PIHAK dalam melaksanakan Nota Kesepahaman ini dengan prinsip kesepahaman sebagai berikut : a. Objek kerja sama dalam rangka pengembangan aparatur Pemerintah Provinsi Daerah Khusus
Ibukota Jakarta dan pengabdian masyarakat.
b. Kerja sama ini dilakukan dengan prinsip saling menguntungkan, saling menghormati dan saling
mendukung berdasarkan prinsip keadilan serta keseimbangan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
c. PARA PIHAK bersama-sama melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi dalam rangka
pelaksanaan Nota Kesepahaman ini.
PASAL 5
JANGKA WAKTU
(1) Nota Kesepahaman ini berlaku untuk jangka waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal
ditandatangani oleh PARA PIHAK dan dapat diubah atau dihentikan setiap waktu atas persetujuan
PARA PIHAK.
(2) Nota Kesepahaman ini dapat diperpanjang atas persetujuan PARA PIHAK.
(3) Dalam hal salah satu pihak akan mengubah, menghentikan, atau memperpanjang Nota
Kesepahaman ini, salah satu pihak wajib memberitahukan secara tertulis kepada pihak lainnya
paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum diadakan perubahan, penghentian, atau perpanjangan.
(4) Perubahan, penghentian, atau perpanjangan Nota Kesepahaman sebagaimana dimaksud pada
ayat (3) dituangkan dalam bentuk Addendum dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Nota Kesepahaman ini.
(5) Apabila dalam jangka waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) PARA PIHAK belum membuat Perjanjian Kerja Sama, maka Nota Kesepahaman ini berakhir dan dapat ditinjau kembali atas kesepakatan PARA PIHAK.
--------------------------------------- DEMIKIAN NOTA KESEPAHAMAN INI -----------------------------
dibuat dan ditandatangani di Jakarta, pada hari dan tanggal tersebut di atas, dalam rangkap 2 (dua) masing-masing bermaterai cukup dan mempunyai kekuatan hukum yang sama, 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK PERTAMA dan 1 (satu) eksemplar asli untuk PIHAK KEDUA.
PIHAK KEDUA
REKTOR UNIVERSITAS BRAWIJAYA
PROF. DR. IR. YOGI SUGITO
PIHAK PERTAMA GUBERNUR PROVINSI DAERAH KHUSUS
IBUKOTA JAKARTA,
FAUZI BOWO
14
PIAGAM KESEPAKATAN BERSAMA No. Dok. 090000206020.07
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
15
PERJANJIAN KERJASAMA No. Dok. 090000206020.08
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
16
17
18
19
SURAT PENGANTAR No. Dok. 090000206020.09
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
BAAK-UB
20
TANDA TERIMA No. Dok. 090000206020.10
Revisi 4
Jl. Veteran Malang, Gedung Rektorat Lt 2,
Tel. 0341 551611, Fax. 0341 565420, Email:[email protected]
Tgl. Efektif 5 Oktober 2012
Halaman
TANDA TERIMA
Nomor : ………/UN10/LL/2012 Lampiran : - Perihal : ……………. Tanggal : ……………. Fak/Unit Kerja:...............................
Yang menerima, ............................. (Nama terang dan tanda tangan)
BAAK-UB