S t r o n a | 1
Załącznik Nr 6 do Umowy
Opis Przedmiotu Zamówienia
(dalej „OPZ”)
CZĘŚĆ 1. Informacje podstawowe
1.1 Projekt „Sieć Otwartych Innowacji” (dalej „Projekt”) – to projekt dedykowany budowaniu
kultury otwartych innowacji. Polega na kreowaniu i wspieraniu transakcji transferu technologii
do przedsiębiorstw, a także na tworzeniu bazy wiedzy o otwartych innowacjach. Agencja
Rozwoju Przemysłu S.A. realizuje cele projektu m.in. poprzez organizowanie naborów
wniosków i udzielenia grantów przedsiębiorcom z sektora MŚP na zakup technologii
(transferu) w formie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP). Przedsiębiorcy
(grantobiorcy) składają wnioski w ramach otwartych konkursów. W ramach Projektu
przedsiębiorcy mogą również ubiegać się o dofinansowanie usług doradczych związanych
z przygotowaniem się do transferu technologii.
Celem Projektu jest budowanie kultury otwartych innowacji czyli zachęcanie
przedsiębiorców do rozwoju w oparciu o zewnętrzne, gotowe do wdrożenia innowacyjne
rozwiązania technologiczne (idea otwartych innowacji). Przyczynić ma to się do zyskania
przewagi konkurencyjnej oraz wzrostu innowacyjności polskiej gospodarki.
1.2 Grupa docelowa
1.2.1. Przedsiębiorcy z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, którzy
są zarejestrowani i prowadzą działalność gospodarczą na terenie Rzeczpospolitej
Polskiej, w szczególności:
1) przedsiębiorcy zainteresowani rozwojem w oparciu o innowacyjne technologie;
2) przedsiębiorcy działający w branżach o wysokim potencjale rozwojowym;
3) przedsiębiorcy działający w innowacyjnych branżach.
1.2.2. Podmioty zainteresowane sprzedażą praw własności do technologii lub licencji,
w szczególności:
1) Jednostki naukowe (instytuty naukowo-badawcze, centra transferu technologii,
uczelnie wyższe);
2) Parki naukowo – technologiczne;
3) Parki technologiczne;
S t r o n a | 2
4) Inkubatory technologiczne;
5) Inkubatory przedsiębiorczości;
6) Klastry przemysłowe;
7) duże korporacje licencjonujące swoje innowacyjne rozwiązania.
1.3 Cele działań PR i spodziewane rezultaty
1.3.1. Usługa obsługi medialnej i Public Relations (dalej „PR”) Projektu jest usługą o zasięgu
ogólnopolskim, której celem są:
1) promocja Projektu, w szczególności informacji dot. grantu na transfer
technologii.
2) wzrost rozpoznawalności ARP S.A. jako instytucji udzielającej finansowania
na zakup innowacyjnych technologii ze środków UE.
3) budowanie relacji z mediami.
4) rozwój narzędzi komunikacji i ocena efektywności działań.
CZĘŚĆ 2. Przedmiot zamówienia
2.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na najwyższym
profesjonalnym poziomie usługi w zakresie media relations oraz zapewnienie pełnej obsługi
medialnej i Public Relations (dalej PR) w komunikacji z mediami (tv, radio, portale
internetowe, prasa, social media) oraz grupą docelową, określoną w Części I ust. 1.2 OPZ.
2.2 Wykaz przewidywanych do realizacji Zadań PR oraz częstotliwość realizacji przedstawia
poniższa tabela:
Lp. MEDIA LICZBA ZADAŃ WYKONYWANYCH W CIĄGU 12 MIESIĘCY
CZĘSTOTLIWOŚĆ UWAGI
I. TELEWIZJA
14 programów
w tym 4 z udziałem beneficjentów
Projektu
nie mniej niż 1 program na 2
miesiące, w tym udziałem
beneficjentów nie mniej niż 1 program
na kwartał
termin programu do uzgodnienia z Zamawiającym, wg propozycji
Wykonawcy, z zastrzeżeniem iż pierwsze nagranie w ramach kampanii medialnej nastąpi w terminie nie później niż 45 dni
kalendarzowych od dnia podpisania umowy
II. RADIO 8 audycji
nie mniej niż 1 audycja na 2
miesiące
termin audycji do uzgodnienia z Zamawiającym, wg propozycji
Wykonawcy
III. PORTALE INTERNETOW
E
nie mniej niż 24 komunikaty
nie mniej niż 2 komunikaty w
miesiącu
Terminy publikacji każdorazowo uzgadniane z Zamawiającym, wg
propozycji Wykonawcy. W przypadku zaistnienia potrzeby
S t r o n a | 3
zamieszczenia przez Zamawiającego dodatkowych
komunikatów Wykonawca dokona stosownej publikacji.
IV. PRASA 48 publikacji
nie mniej niż 12 publikacji w
kwartale
Informowanie Zamawiającego o terminach publikacji
IV.A. INFOGRAFIKI DO
INFORMACJI PRASOWYCH
10 nie mniej niż 1
infografika na dwa miesiące
W zależności od potrzeb Termin do uzgodnienia z Zamawiającym,
wg propozycji Wykonawcy
V. STRONA WWW
PROJEKTU
60 tekstów informacyjnych
średnio raz w tygodniu
W zależności od potrzeb Zamawiającego, termin
uzgadniany z Zamawiającym
VI. ZAPEWNIENIE UDZIAŁU MEDIÓW,
OSÓB OPINIOTWOR
CZYCH, BLOGERÓW,
ITP. W WYDARZENIA
CH PROJEKTU
udział w nie mniej niż 30 wydarzeniach oraz
produkcja i montaż filmów
zależnie od konkretnych
wydarzeń
Zamawiający będzie informował o planowanych wydarzeniach w terminie nie później niż 14 dni
kalendarzowych przed ich realizacją.
VI.A. PRZYGOTOWANIE I
WYSYŁKA NEWSLETTERA PROJEKTU
12 wydań raz w miesiącu
termin do uzgodnienia z Zamawiającym, wg propozycji
Wykonawcy
VII. SOCIAL MEDIA nie mniej niż 156
wpisów minimum 3 wpisy
tygodniowo w zależności od potrzeb
CZĘŚĆ 3. Opis poszczególnych zadań
3.1 Usługa współpracy z mediami nie będzie opierała się na umieszczaniu komunikatów
płatnych (sponsorowanych) w prasie oraz na portalach internetowych. Zamawiający
nie przewiduje produkcji własnego programu/audycji w przypadku współpracy
z redakcjami radiowymi i telewizyjnymi.
3.2. Wszystkie Zadania zostaną przygotowane przez Wykonawcę w uzgodnieniu
z Zamawiającym.
3.3. Zamawiający wyklucza Zadania, których negatywny wizerunek lub kontekst mógłby
w niekorzystny sposób oddziaływać na wizerunek Zamawiającego.
3.4. Pozyskiwanie zainteresowania redakcji telewizyjnych, radiowych, prasowych oraz
internetowych różnymi aspektami działalności Projektu, poprzez
3.4.1. aranżowanie i organizowanie wywiadów w kluczowych mediach (tv, radio, portale
internetowe, prasa).
S t r o n a | 4
3.4.2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu listy mediów (liczba
mediów oraz określone wymagania w tym zakresie są wskazane w opisach działań
poniżej) wraz ze Strategią, zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 2). lit. b) oraz § 2 ust. 3 pkt. 2)
Umowy.
3.4.3. Szczegółowe wymagania dotyczące współpracy z mediami określone są poniżej:
I. Telewizja ogólnopolska
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) zapewnienie eksperckiego uczestnictwa Zamawiającego
w 14 programach telewizyjnych emitowanych w stacjach ogólnopolskich,
w programach informacyjno-biznesowych w całym okresie trwania
umowy, z częstotliwością nie mniej niż 1 program na miesiąc, w tym
zapewnienie przynajmniej raz na kwartał udziału jednego z beneficjentów
Projektu w 4 osobnych programach telewizyjnych emitowanych
w stacjach ogólnopolskich, w programach informacyjno-biznesowych lub
programach śniadaniowych w całym okresie trwania umowy;
2) wybór stacji telewizyjnych oraz programów tematycznie związanych
z przedmiotem zamówienia z zachowaniem następujących wymagań:
a) emisja audycji telewizyjnych musi odbywać się w stacjach o zasięgu
ogólnopolskim, które posiadają co najmniej 3% rynku telewizyjnego
w Polsce wg danych publikowanych przez Departament Monitoringu
KRRiT;
b) termin nagrania będzie każdorazowo ustalany przez Zamawiającego
i Wykonawcę. Termin ten musi być przez Zamawiającego
zaakceptowany pod kątem możliwości wystąpienia w nagraniu
przedstawiciela Zamawiającego;
c) program telewizyjny, o którym mowa w pkt. 1) powyżej (określony
jako osobny program) może być poświęcony wyłącznie Projektowi
(np. wywiad z przedstawicielem Zamawiającego, tematem
cyklicznego programu jest Projekt) lub jest to ekspercki udział
przedstawiciela Projektu w programie poświęconym funduszom
europejskim, innowacjom, nowym technologiom, itp.
d) pierwsze nagranie w ramach działań PR nastąpi w terminie nie
później niż 45 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.
e) czas antenowy musi być dostosowany do specyfiki grupy docelowej.
S t r o n a | 5
Emisja programów musi mieć miejsce w przedziale czasowym: nie
wcześniej niż godz. 7:00 oraz nie później niż godz.
23:00 od poniedziałku do piątku oraz między godziną 8.00 – 20.00
w soboty i niedziele.
f) Wykonawca przedstawi, do zaakceptowania przez Zamawiającego
listę stacji telewizyjnych, zgodnie z pkt. 2) lit. a) oraz propozycji
programów telewizyjnych.
3) Wykonawca przedstawi analizę skuteczności programów telewizyjnych na
tle innych mediów po 6 miesiącach oraz po 12 miesiącach od dnia
podpisania umowy.
II. Radio
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) zapewnienie eksperckiego udziału Zamawiającego w 8 audycjach
radiowych w całym okresie trwania umowy emitowanych w programach o
tematyce informacyjno-biznesowej w stacjach ogólnopolskich, regionalnych;
z częstotliwością nie mniej niż 1 audycja na 2 miesiące,
2) wybór stacji radiowych oraz audycji tematycznie związanych z przedmiotem
zamówienia z zachowaniem następujących wymagań:
a) emisja audycji radiowych musi odbywać się w radiu ogólnopolskim oraz
w stacjach regionalnych w każdym województwie Polski
gwarantujących dotarcie do społeczności lokalnych. Wykonawca
przedstawi listę stacji radiowych (o zasięgu ogólnopolskim
i regionalnym) nie mniej niż po 10 stacji dla każdego zasięgu, zgodnie z
terminem określonym w pkt. 1.4.3. powyżej,
b) program radiowy, o którym mowa wyżej musi być poświęcony wyłącznie
Projektowi (np. wywiad z ekspertem Zamawiającego lub tematem
cyklicznego programu jest Projekt) lub jest to udział eksperta Projektu
w programie poświęconemu funduszom europejskim, innowacjom,
nowym technologiom, itp.;
c) termin nagrania będzie każdorazowo ustalany przez Zamawiającego
i Wykonawcę. Termin ten musi być przez Zamawiającego
zaakceptowany pod kątem możliwości wystąpienia w nagraniu
przedstawiciela Zamawiającego;
d) emisja programów musi mieć miejsce w przedziale czasowym: nie
S t r o n a | 6
wcześniej niż godz. 7:00 oraz nie później niż godz. 22:00;
3) Wykonawca przedstawi analizę skuteczności audycji radiowych
(poemisyjnych) na tle innych mediów po 6 miesiącach oraz po 12 miesiącach
od dnia podpisania umowy.
III. Portale internetowe
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) umieszczenie na portalach internetowych o tematyce gospodarczej łącznie
24 komunikatów informacyjnych - dalej „komunikaty” w terminach
każdorazowo ustalanych z Zamawiającym, z częstotliwością nie mniej niż 2
komunikaty w miesiącu;
Komunikaty rozumiane są jako krótkie informacje na tematy bieżące
związane z realizacją Projektu (typu: rozpoczęcie naboru wniosków;
wprowadzenie zmiany w regulaminie naboru; organizacja ważnej konferencji
lub innego wydarzenia w ramach projektu; rozstrzygnięcie któregoś
z etapów konkursu, itp.).
2) dokonanie analizy branżowych portali internetowych pod kątem ich
dostosowania do tematyki Projektu i grupy docelowej działań PR oraz
przygotowanie listy nie mniej niż 12 portali wraz z uzasadnieniem wyboru
poszczególnych portali; do których będą wysyłane komunikaty, o których
mowa w pkt. 1).
Lista powinna zawierać portale, które zapewnią liczbę odsłon każdego
z zamieszczonych komunikatów na poziomie nie niższym niż 20 tys. w ciągu
miesiąca. Portale muszą mieć charakter ogólnopolski i być ściśle
dopasowane do grupy docelowej. Zawarte propozycje powinny być oparte
na dostępnych badaniach portali internetowych w odniesieniu do grupy
docelowej działań PR.
3) każdorazowe przedstawienie Zamawiającemu do akceptacji draftu
komunikatu zaproponowanego przez Wykonawcę przed jego
zamieszczeniem na portalu. Każdy z komunikatów musi pojawić się
jednocześnie na wszystkich wskazanych przez Wykonawcę portalach
wybranych przez Zamawiającego z listy, o której mowa w pkt. 2) powyżej.
4) niezwłoczne powiadamianie Zamawiającego o publikacji komunikatów
na portalach z podaniem ich nazwy oraz linku. Zamawiający wymaga
dołączania do raportów kwartalnych zrzutów ekranu z zamieszczoną
S t r o n a | 7
publikacją.
5) odpowiedzialność za obsługę techniczną zadania oraz spełnienie
następujących warunków:
a) treści wszystkich artykułów oraz materiałów prasowych (sposób
prezentacji treści i elementów graficznych, np.: zdjęć, logotypów) muszą
być wykonane przez wyspecjalizowanego Copywritera, Grafika
i sprawdzone przez korektora oraz wymagają akceptacji
Zamawiającego;
b) treści muszą być przygotowane zgodnie z zasadami SEO Copywritingu,
a jednocześnie muszą być pisane przystępnym językiem w ciekawej,
atrakcyjnej formie. Teksty muszą charakteryzować się poprawnością
językową (gramatyka, interpunkcja, ortografia, leksyka).
IV. Prasa
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) pozyskanie łącznie 48 publikacji np. felietony, wywiady, wzmianki, notki
prasowe, komunikaty, itp. (tj. nie mniej niż 12 publikacji w kwartale) w prasie
ogólnopolskiej oraz regionalnej (zarówno w wydaniach drukowanych jak
i on line), w tym w czasopismach branżowych związanych z tematyką
gospodarczą, biznesem, innowacjami i nowy technologiami, funduszami
europejskimi,
2) przygotowanie i przedstawienie listy tytułów prasowych (ogólnopolskich
i regionalnych), w których będą zamieszczane publikacje określone w pkt. 1).
Wybór poszczególnych tytułów jak również wybór tematów będzie wynikał
z realizowanej przez Wykonawcę Strategii działań PR oraz aktualnego etapu
wdrażania Projektu,
3) publikowanie w:
a) prasie ogólnopolskiej, regionalnej, w dziennikach lub tygodnikach,
o średniej sprzedaży jednostkowego wydania, na poziomie min. 5 tys.
(dane dla roku 2019 wg ZDKP);
b) ogólnopolskich tygodnikach opinii mających charakter gazety płatnej,
ukazującej się w postaci drukowanej co najmniej raz w tygodniu, której
główne wydanie ukazuje się w zasięgu ogólnopolskim. Tygodnik opinii
musi mieć nakład co najmniej 30 000 egz. (wg danych ZKDP z 2018
roku);
S t r o n a | 8
c) dziennikach regionalnych mających charakter gazety codziennej płatnej,
ukazującej się w postaci drukowanej oraz wydania online co najmniej pięć
razy w tygodniu, które nie mają ogólnopolskiego głównego wydania,
a w swoim regionie są w pierwszej czwórce dzienników regionalnych pod
względem nakładu,
z uwzględnieniem następujących wymagań:
i) treści wszystkich artykułów oraz materiałów prasowych (sposób
prezentacji treści i elementów graficznych, np. zdjęć, logotypów)
wymagają akceptacji Zamawiającego pod kątem ich zgodności
z Projektem SOI i jego księgą znaku,
ii) długość tekstów, o ile to możliwe do uzgodnienia z wydawcą, nie
powinna być mniejsza niż 4000 znaków (bez spacji). W przypadku
krótszych tekstów wymagana jest akceptacja Zamawiającego.
4) przekazywania do raportu kwartalnego z wykonania przedmiotu zamówienia
po 1 egzemplarzu papierowym każdego tytułu prasowego, w którym ukazały
się artykuły prasowe.
IV.A. Dostarczanie informacji prasowych dziennikarzom
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) przygotowywanie i dystrybucja informacji prasowych odpowiadających
oczekiwaniom dziennikarzy. Informacje powinny być każdorazowo
konsultowane z Zamawiającym oraz:
a) dotyczyć komunikowania Projektu SOI jako wiodącego polskiego
projektu zajmującego się szerzeniem kultury otwartych innowacji,
zwłaszcza transferu technologii,
b) być pisane przystępnym językiem w ciekawej, atrakcyjnej formie. Teksty
muszą charakteryzować się poprawnością językową (gramatyka,
interpunkcja, ortografia, leksyka).
2) opracowanie w trakcie trwania umowy 10 infografik, z częstotliwością nie
mniej niż 1 infografika raz na dwa miesiące, niezbędnych
do wyartykułowania treści wymagających szaty graficznej,
V. Tworzenie informacji na potrzeby Zamawiającego na stronie internetowej
www.siecotwartychinnowacji.pl
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) przygotowywanie krótkich treści w postaci 60 tekstów informacyjnych od
S t r o n a | 9
600 do 2500 znaków bez spacji (dalej „teksty”) na zlecenie Zamawiającego
w zależności od jego potrzeb i wymagań, średnio raz w tygodniu,
Teksty będą wykorzystywane przez Zamawiającego do zamieszczania
aktualności na stronie internetowej www.siecotwartychinnowacji.pl
i do materiałów informacyjnych o Projekcie oraz będą dotyczyły:
a) optymalizacji treści pod kątem SEO na stronie internetowej Projektu,
b) aktualności zamieszczanych na stronie internetowej Projektu,
c) opisów przedsiębiorców, którzy otrzymują dofinansowanie w ramach
Projektu oraz realizowanych przez nich projektów;
2) przygotowywanie tekstów w następujących terminach od dnia zlecenia
przez Zamawiającego:
a) treści na stronę internetową Projektu – do 14 dni kalendarzowych,
b) aktualności zamieszczanych na stronie internetowej Projektu – do 3
dni kalendarzowych,
c) opisów przedsiębiorców określonych w pkt. 1) lit. c) do 9 dni
kalendarzowych.
3) każdorazowe uzyskanie akceptacji Zamawiającego dla przygotowanego
tekstu, w terminie określonym w Umowie;
VI. Aranżowanie udziału dziennikarzy, blogerów, osób opiniotwórczych
w wydarzeniach organizowanych w ramach Projektu oraz budowanie relacji
z liderami opinii, ekspertami i pozyskanie ich do współpracy w ramach
Projektu. Zamawiający będzie informował Wykonawcę o planowanych
wydarzeniach w terminie nie później niż 14 dni kalendarzowych przed ich realizacją.
1. Wykonawca ma za zadanie:
1) opracowanie oraz aktualizowanie bazy danych dziennikarzy zajmujących się
nowymi technologiami, blogerów, influencerów, osób opiniotwórczych
w dziedzinie nowych technologii (w celu tworzenia listy rekomendowanych
gości eventów Projektu);
2) zapewnienie udziału dziennikarzy, blogerów, influencerów, osób
opiniotwórczych w dziedzinie nowych technologii w nie mniej niż
30 wydarzeniach, organizowanych przez Zamawiającego,
tj. w: konferencjach, warsztatach, uroczystych galach, wręczeniach nagród,
wywiadach, podpisywaniu umów na granty, itd.;
3) relacjonowanie na Facebooka ww. wydarzeń w formie: zdjęć, produkcji
S t r o n a | 10
krótkich filmów/ nagrań, wypowiedzi w formie video promujących działalność
Projektu, polegające na publikowaniu relacji (Story) w trakcie trwania
wydarzenia;
4) wyprodukowanie i montaż filmów, które zostaną dostarczone
Zamawiającemu w późniejszym czasie (do 2 dni kalendarzowych).
Przekazywanie gotowych filmów może nastąpić np. poprzez wymianę
transferu danych na uzgodnionej z Zamawiającym platformie. Zamawiający
dokona akceptacji lub wprowadzenia uwag do gotowego materiału, w
terminie określonym w Umowie;
5) follow up po zakończeniu wydarzenia organizowanego przez
Zamawiającego (monitorowanie mediów, raport prasowy i analiza).
Wykonawca po każdym evencie organizowanym przez Zamawiającego,
zobowiązany jest do:
a) prowadzenia monitoringu mediów,
b) sporządzenia raportu prasowego (krótka notatka o wydarzeniu oraz
osobach, które brały udział, cytatu jeżeli któryś z uczestników udzielał
wywiadu),
c) analizy postrzegania Projektu.
VI.A. Przygotowanie i wysyłka Newslettera Projektu SOI
1. Wykonawca ma za zadanie:
1) opracowanie layoutu oraz contentu, w formie zachęcającej do zgłębienia
wiedzy na temat Projektu (call to action) oraz przedstawienia materiału do
akceptacji Zamawiającego nie później niż 5 dni przed wysyłką newslettera;
2) wysyłanie raz w miesiącu newslettera (łącznie 12 wydań) do dziennikarzy/
bloggerów/ osób opiniotwórczych w dziedzinie nowych technologii
na podstawie bazy mailingowej Wykonawcy.
2. Zamawiający wymaga, aby lista mailingowa obejmowała łącznie nie mniej niż
50 dziennikarzy, blogerów, osób opiniotwórczych aktywnie działających
w swoich branżach. Wykonawca na życzenie Zamawiającego jest
zobowiązany udostępnić listę mailingową.
VII. Przygotowanie i wdrożenie planu komunikacji (część Strategii działań PR)
w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn)
1. Zadaniem Wykonawcy jest:
1) publikacja i zarządzanie treściami oraz prowadzenie działań
S t r o n a | 11
informacyjnych mających na celu poszerzenie zasięgu w mediach
społecznościowych (liczby obserwujących/ followersów/ subskrybentów)
poprzez zamieszczanie min 3 wpisów tygodniowo (dalej „wpis” lub „post”),
promocji wybranych artykułów ze strony internetowej
www.siecotwartychinnowacji.pl;
2) intensyfikacja interakcji z twórcami blogów, mediami społecznościowymi
opiniotwórczych osób, influencerów docierających do grupy docelowej
opisanej w Części 1. ust. 1.2. w celu nawiązania relacji partnerskiej i
uzyskania dodatkowych kanałów promocji Projektu, poprzez:
a) budowanie pozycji eksperta Projektu poprzez informacje i komunikaty
publikowane gościnnie na zewnętrznych profilach w formie postów
(np. linki/ artykuły, komentarze),
b) tworzenie nowych grup i wydarzeń skłaniających do zadeklarowania
uczestnictwa w poszczególnych grupach i dodatkowo angażujących
użytkowników,
3) przestrzeganie zasad obowiązujących na poszczególnych serwisach oraz
nie podejmowania działań nieetycznych w celu zwiększenia liczby fanów
profilu,
4) pozyskiwanie wyłącznie zasięgu zgodnego z regulaminami serwisów oraz
udostępniania wyników każdej zakupionej promocji w serwisach Facebook
i LinkedIn na życzenie Zamawiającego z zawarciem szczegółowych
danych na temat pozyskanego w jej wyniku zasięgu celem monitorowania
przebiegu realizowanych działań.
2. Każdy z postów powinien być:
1) merytoryczny, zawierać odpowiedni content tzn. grafikę, filmik, link,
2) zachęcający do interakcji oraz do polubienia strony, posiadać formułę call
to action,
3) pobudzający aktywność fanów, która ma się przejawić w postaci
komentarzy, polubienia lub udostępnienia wpisu. Ciekawe wypowiedzi
Internautów muszą być doceniane przez Wykonawcę w postaci kliknięcia
„Lubię to” lub skomentowania,
4) napisany językiem zrozumiałym, nieoficjalnym, nieurzędowym, mogą
zawierać humor i metaforę. Jednocześnie muszą charakteryzować się
poprawnością językową (gramatyka, interpunkcja, ortografia, leksyka).
S t r o n a | 12
5) często zakończony pytaniami lub stwierdzeniami pobudzającymi
interaktywność fanów w postaci komentarzy, polubienia lub udostępnienia
wpisu.
6) monitorowany – odpowiedzi na pytania fanów i komentarze powinny być
udzielane:
a) najpóźniej w ciągu 1 godziny od ich zadania – w przypadku prostych
pytań,
b) najpóźniej w ciągu 24 godzin od ich zadania – jeśli udzielenie
odpowiedzi wymaga konsultacji z Zamawiającym,
c) w weekendy i dni świąteczne, lub pozostałe wolne od pracy –
najpóźniej do godz. 12:00 następnego dnia roboczego,
d) w przypadku pytań i komentarzy opublikowanych przez użytkowników
w godzinach wieczornych 18:00-8:00 – odpowiedź ma być udzielona
w godzinach najpóźniej do godz. 10:00 następnego dnia roboczego.
3. Zamawiający wymaga, aby działania w zakresie mediów społecznościowych
na profilach „Facebook Sieć Otwartych Innowacji” oraz „Linkedin Sieć
Otwartych Innowacji” osiągnęły dla każdego z nich następujące rezultaty:
1) na zakończenie umowy liczba osób, które „polubiły” / które „obserwują”
musi przekroczyć 3500,
2) średni miesięczny zasięg postów na fanpage’u Facebook / profilu LinkedIn
musi wynieść min. 4 500,
3) wskaźniki statystyk obydwu profili muszą być utrzymane jako dodatnie
przez cały okres trwania umowy. W przypadku obniżenia jednego
ze wskaźników (np. wyświetleń strony) Wykonawca zobowiązany jest
do przedstawiania w formie e-maila do Zamawiającego w terminie
najpóźniej do godz. 12:00 następnego dnia roboczego powodu zaistniałej
sytuacji oraz propozycji jej rozwiązania.
4. Wykonawca nada Zamawiającemu uprawnienia Reklamodawcy do profili Sieć
Otwartych Innowacji na Facebooku oraz na LinkedIn.
5. Wykonawca musi zapewnić, aby wszystkie elementy działań w mediach
społecznościowych były spójne wizerunkowo i odpowiadały koncepcji
Strategii działań PR.
6. Wykonawca odpowiedzialny jest za obsługę techniczną zadania.
7. Wykonawca w swoich działaniach zobowiązuje się przestrzegać zasad
S t r o n a | 13
obowiązujących na poszczególnych powierzchniach reklamowych obu profili.
3.5. Doradztwo w sytuacjach kryzysowych
3.5.1. Wykonawca ma za zadanie:
1) świadczyć usługi doradcze, mające na celu zminimalizowanie negatywnych
skutków wystąpienia sytuacji kryzysowe;.
2) zapobiegać powstaniu sytuacji kryzysowej – przygotowanie się
na ewentualność kryzysu, mądre reagowanie, gdy kryzys nastąpił;
3) po zażegnaniu sytuacji kryzysowej:
a) przeprowadzić monitoring mediów pod kątem informacji nawiązujących
do sytuacji kryzysowej oraz przeanalizować podjęte działania;
b) sformułować rekomendacje na przyszłość dotyczące działań
naprawczych itp.
3.5.2. Liczba godzin na doradztwo w zakresie opisanym w pkt. 3.5.1. nie przekroczy
łącznie 20 godzin. W przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej koniecznej
do świadczenia usług doradczych w większym wymiarze godzin,
po wykorzystaniu ww. liczby godzin, Zamawiający będzie miał możliwość
skorzystania z usług doradczych, zakupionych po tej samej cenie jak ustalona
w ofercie Wykonawcy za ten zakres usługi.
3.6. Rozwój narzędzi komunikacji i ocena efektywności działań PR.
3.6.1. Wykonawca zobowiązuje się do:
1) współpracy na poziomie operacyjnym z jednostką organizacyjną
Zamawiającego odpowiedzialną za Projekt, polegającej na m.in.
cotygodniowych spotkaniach (osobiste lub telekonferencje) w celu omówienia
postępu prac, wykonania umowy oraz planowanych Zadań,
2) opracowania i przedstawienia w Raporcie kwartalnym po upływie 6 miesięcy
od dnia podpisania umowy i w Raporcie podsumowującym po upływie
12 miesięcy od dnia podpisania umowy, zgodnie z terminami określonymi
w Umowie dla przedstawiania ww. raportów:
a) obiektywnych narzędzi do pomiaru efektywności podejmowanych działań
komunikacyjnych,
b) oceny efektywności działań komunikacyjnych,
c) kierunku rozwoju kanałów komunikacji.