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Zusammenfassung des Modul 167 "Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen"
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Bernhard Tinner
18. Juni 2009
1 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
167 Anforderungen ableiten und Evaluation
durchführen
Zusammenfassung
Teil A – Grundlagen
Beschaffung von Informatik-Lösungen
Lebenszyklus einer Informatik-Lösung
IT System Lebensdauer
Arbeitsplatz (PCs und Terminals) 2-3 Jahre
Hintergrundsysteme (Server für Ar-beitsgruppen)
3-5 Jahre
Unternehmensweite Hintergrundsys-teme (Hosts, Server)
5-7 Jahre
Systemsoftware (Funktionalität) 8-15 Jahre
Appl.-Software (Funktionalität) 8-15 Jahre
Daten, Dokumente 10-50 Jahre
Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen können einerseits als Vor-aussetzungen aber auch als Einschränkungen angesehen werden
Ohne Geld, Personal und Auftraggeber gibt es kein Beschaffungspro-jekt
Beschaffungsgründe
Neues Einsatzgebiet
Erhöhte Kapazitätsanforderungen
Neue Organiationsstrukturen & - formen
Downsizing (Auslagern komplexer Aufgaben)
Geschäftsaufgabe
Ablösung einer kostenintensiven Eigenentwick-lung
Ersatz und Neubeschaffung
Hauptstudie und Evaluation im Phasenmodel
Ergebnisse der Phasen
Phase Ergebnis
Projektidee Projektantrag
Vorstudie Machbarkeitsstudie
Hauptstudie Konzept (Konzeption)
Evaluation Die «beste» Lösung
Realisierung Detailkonzept & -spezifikation
Rahmenorganisation Auf die künftige Lösung ange-passt Rahmenorganisation
Implementation Installiertes & betriebsbereites System
Abnahme Optimiertes Gesamtsystem & Abnahmeprotokoll
Bernhard Tinner
18. Juni 2009
2 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Arbeitsschritte im Rahmen der Projektphasen "3. Hauptstudie" und "4. Evaluation"
Schritt Inhalt
Pflichtenheft Ausgangslage
Ist-Situation
Ziele
Anforderungen
Mengengerüst
Vorgaben für Offerte
Administratives
Fragenkatalog
Bewertungs-dokumentation
Kriterienkatalog
Bewertungsliste
Bewertungsmassstab
KO-Kriterienliste
Offerte Auswahlliste der Anbieter
Vergleichbare Offerte
Profile der Offertsteller
Schritt Inhalt
Grob- & Detail-Evaluation
Rangfolge der Offerten
Kosten pro Offerte
Kosten-Nutzen-Verhältnis pro Offerte
Evaluationsbericht Entscheidungsgrundlagen mit:
Nutzwertanalyse
SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chanchen, Ri-siken)
Risikobewertung
Kosten-Nutzen-Übersicht
Entscheid Lösungsvariante auswählen
Vertrag Vertragsdokument unter-zeichnen und verteilen
Evaluation personell organisieren
1) Der Projektausschuss wird oft auch als Len-
kungsausschuss oder Steuerungsausschuss (Steering Committee) genannt.
2) Der Auftraggeber ist Mitglied des Projektaus-schusses.
3) Die Projektleitung wird in der Regel durch eine Person, den Projektleiter wahrgenom-men. Er ist für die Erreichung der Projektzie-le und termin- und kostengerechte Abwick-lung zuständig.
4) Externe Berater unterstützen den Projektlei-ter (Projektcoach) in den Bereichen Markt-kenntnissen und Termin- & Kostenplanung.
5) Das Projektteam (Informatiker, Organisato-ren, Endbenutzer) stellt sicher, dass die De-tailergebnisse fachlich korrekt erstellt wer-den.
6) Das Reviewteam beurteilt Ergebnisse des Projektteams, arbeitet aber selber nicht an der Erreichung der Ergebnisse mit.
Bernhard Tinner
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3 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Projektmarketing
Das Projektmarketing fördert die Akzeptanz. Folgende Kommunikationsmittel werden dazu eingesetzt:
Webseiten zum Projekt im Intranet
Flyer mit den Highlights des Projekts
Newsletter mit detaillierten Informationen über das Projekt
Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern und Projektmitgliedern (Projekttagung)
Wettbewerb um Aufmerksamkeit zu erlangen
Teil B – Evaluation durchführen
Evaluation vorbereiten
Bevor die eigentliche Evaluation starten kann, müssen die Ziele, die Projektorganisation und das Termin- & Kostenbudget vom Auftraggeber geklärt werden. Der daraus resultierende Auftrag an den Projektleiter sollte folgende Punkte ent-halten:
Terminplanung
Gantt-Diagramm
Ergebnisse der Vorstudie
Ist-Situation (HW, SW, Organisation, aktuelle Betriebskosten, Prozesse)
Verbesserungsvorschläge
Evtl. erste Lösungsvorschläge
Stärken/Schwächen der Ist-Situation
Auftrag
Inhalt Weshalb
Projekt-Nr. Zur eindeutigen Identifikation
Projektname Zur einfachen Kommunikation
Grundlagen (Ausgangslage)
Als Begründung für die Beschaffung
Grobziele 2-3 übergeordnete Ziele
Aufgaben-stellung
Meist einfach umrissene Auf-gabe
Geltungsbereich Gibt Auskunft über die exak-ten Grenzen der Lösung
Rahmen-bedingungen
Voraissetzungen und Ein-schränkungen rund um den Auftrag
Projektorg. Art der Organisation und mög-liche Teilnehmervorgaben
Termine Zeitbedarf und Termine der einzelnen Teilschritte (Mei-lensteine)
Budgetbeschrän-kung/Evaluation
Kostenbudget zur Zielerrei-chung
Auskunft/Info.-Pflicht
Monatliche Info an den Pro-jektausschuss in Form eines Statusberichts
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft enthält alle Informationen, welche nötig sind, damit mögliche Anbieter eine vollumfängliche Lösung offerieren können:
Ausgangslage
Ist-Zustand (momentane Situation des Unter-nehmens)
Ziele (Nutzenrelevante Ziele, Systemziele, Vor-gehensziele)
Anforderungen (an Applikationssoftware, Sys-templattform und anbieterbezogene Leistun-gen)
Mengen und Häufigkeiten (Datenbewegungen, Datenbestände, Anzahl Benutzer)
Aufbau und Inhalt der Offerte
Administratives (Vertraulichkeit, Termine etc.)
Fragenkatalog (über die Firma, zum Produkt)
Bernhard Tinner
18. Juni 2009
4 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Ist-Zustand
Gibt Auskunft über die momentane Situation des Unternehmens und zeigt nebst den Stärken auch die Schwächen auf. Ausserdem sollen die betroffenen Prozesse und die bestehende techn. Infrastruktur aufgezeigt werden. Der Ist-Zustand ist wie folgt gegliedert:
1) Aufbauorganisation (nur so viel wie nötig) 2) Ablauforganisation (Geschäftsprozesse) 3) Applikationsportfolio 4) Systemplattform 5) Übrige technische Infrastruktur
(1) Aufbauorganisation (Organigramm)
Organigramm des Unternehmens auf oberster Führungsebene inkl. Der durch die Beschaffung betroffenen Bereiche (Nur soviel wie nötig von der Organisationsstruktur preisgeben).
(2) Ablauforganisation (Unternehmensprozesse)
Genaue Beschreibung der Unternehmensprozesse. Nebst den momentan gültigen Prozessen (inkl. Durch-laufzeit und IT-Abdeckungsgrad) sollen auch die geplanten Veränderungen beschrieben werden.
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5 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
(3) Applikationsportfolio
Gibt Auskunft über die eingesetzte Infrastruktur und Software in Bezug auf ihre Funktionalität, Effi-zienz, Wartbar- und Benutzbarkeit.
(4) Systemplattform
Beschreibung der Systemplattform zur aussage-kräftigen Information über folgende Aspekte:
Aspekt Erläterung
IT-Standards Zur Sicherstellung des Zusammen-spiels einzelner Komponenten und Systeme. Die Einhaltung der Standards garantieren eine rei-bungslose Implementation der neuen Lösung.
Hintergrund-systeme
Systeme, welche übergreifend zentrale Aufgaben übernehmen. Hilft dem Anbieter, sein Angebot optimal auf die Bedürfnisse abzu-stimmen.
Kommunika-tionsinfra-struktur
Aufzeichnen des gesamten Netz-Infrastruktur, zur optimalen Ein-bettung in die bestehende Kom-munikationsinfrastruktur (WAN, LAN etc.). Alle Komponenten und Bandbreiten sind wichtig.
Arbeitsplatz-systeme
Beschreibung der Anzahl und Aus-stattung der Arbeitsplatzgeräte.
(5) Übrige technische Infrastruktur
Beschreibung alle übrigen technischen Einrich-tungen, welche für die künftige Lösung relevant sein können.
Ablagen und Archive
Produktionsmaschinen (mit EDV-Anbindung)
Drucker, Kopierer, Scanner
Telefonsysteme
Delivarebles (Lieferobjekte)
Mögliche Lieferobjekte aus der Ist-Zustandserhebung an den Anbieter sind: 1. Aufbauorganisation des Unternehmens
(Ansprechperson, mögliche org. Änderungen) 2. Ablauforganisation der betroffenen Prozesse
(Grobes Mengengerüste, mögliche Verbesse-rungen, Engpässe, Schnittstellen, Probleme)
3. Applikationsportfolio (Mögliche Schnittstel-len, verwendete Infrastruktur, Datenquellen, Problemstellen, Optimierungsmöglichkeiten)
4. Beschreibung der Systemplattform (Stan-dards, Normen, Infrastruktur, Netzwerk, Ar-beitsplatzsysteme etc)
5. Liste der übrigen technischen Infrastruktur (Ablagen, Archive, Produktionsmaschinen, Drucker, Kopiere, Scanner, Telefonsysteme)
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18. Juni 2009
6 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Ziele
Ziele weisen folgende Merkmale auf:
Sie müssen realistisch sein.
Sie müssen quantifizierbar sein.
Sie müssen Lösungsneutral sein.
Sie müssen breit akzeptiert sein.
Sie sollten sich nicht gegenseitig konkurrenzie-ren.
Zielstruktur
Zielart Erläuterung
Nutzenrelevante Ziele
Bezeihen sich auf den Nutzen für das Unternehmen bei der Leistungserstellung nach dem Projekt.
Systemziele Beziehen sich auf die Leistung und Funktion der Lösung. Alle Ziele, die unbedingt erfüllt sein müssen, werden hier er-fasst (KO-Kriterien).
Vorgehensziele Beziehen sich auf die Abwick-lung des Projektes (meist Termin-, Kosten- & Qualitäts-ziele)
Anforderungen
Anforderungen sind das zentrale Element des Pflichtenhefts und definieren, wie die künftige Lösung auszusehen hat und welche Funktiona-litäten es haben soll. Dazu werden die Ziele konkretisiert, im Pflichtenheft als Frage formu-liert und hierarchisch geordnet:
Gruppe Erläuterung
Applikationsbezogene Anforderungen
Beschreiben die Funktio-nen und Bedingungen aus Anwendersicht.
Anbieterbezogene Anforderungen
Beschreiben die Leistun-gen, welche vom Anbie-ter zu erfüllen/erbringen sind (Wartung, Services etc.).
Systemtechnische Anforderungen
Beschreiben die techn. Standards (HW, SW etc.), welche einzuhalten sind.
Mengen und Häufigkeiten
Mengengerüst Datenbewegung
…zur Leistungsberechnung der benötigten zentralen Hintergrundsysteme:
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18. Juni 2009
7 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Mengengerüst Datenbestände
…zur Auslegung der zentralen Datenbank und des Speicherbedarfs:
Mengengerüst Benutzer
…zur Verifikation der Systemleistung und Berechnung der Lizenzkosten
Aufbau einer Offerte
Punkt Erläuterung
Vorstellung Offertsteller soll sich hier vorstellen
Mgmt. Summary Eine Zusammenfassung der Offerte
Appl.-bezogene Angaben
Globale und detailliert Angaben zur Lösung
Angaben zur Systemplatt-form
Systemkonzept und alle techn. Komponenten
Angaben zum Anbieter
Referenzen
Dienstleitungen und Pro-dukte
Projektorganisation
Unterlieferanten
Terminplanung
Vertragsentwurf
Preis / Kosten Unterscheidung zwischen Betriebs- und Projektkos-ten
Anhang Weitere Detailinformatio-nen zur Lösung, zum An-bieter oder zur Leistung
Mindmap «Pflichtenheft erstellen»
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18. Juni 2009
8 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Bewertungsdokumente erstellen
Anforderungsliste
Zuerst wird die Anforderungsliste erstellt, z.B. Offertabwicklung (siehe oben):
Notenskala
Für die Skalierung ist der Erfüllungs-grad eines Kriteriums nicht immer gleich:
linear: Datendurchsatz, Internet-optionen. . .
wechselnd: Konfigurierbarkeit (nimmt mit zu vielen Parametern wieder ab --> Kom-plexität zu hoch)
expotential: Seiten pro Std, wenn z.B. max. 100 Seiten zu drucken sind
Gewichtungstabelle / Bewertungstabelle
Nun wird jeder Funktion ein Wert zugeteilt, mit der Bestnote „4“ multipliziert und dann als „max. P“ in den Kriterienkatalog eingetragen. Für den max. Nutzwert wird die max. Punktzahl mit dem Absolutwert multipliziert.
Bewertungstechniken zur Ermittlung der Gewichtung
Auch wenn Ergebnisse hieb- und stichfest sind, müssen diese vor Entscheidungs-Gremium ziel-gruppengerecht präsentiert warten können. Eine professionelle Präsentation erhöht die Chance dass der Antrag angenommen wird.
Rangreihenverfahren
Eignet sich wenn mehrere gleichberechtigte Per-sonen entscheiden müssen.
Nach Detaileval. Verschiedener Lös. Bleiben 5 übrig. Entscheidungs-träger erstellen pers. Rangnummern pro Lös.
Je mehr Pkt = schlecht
Weniger = gut
Bei gleicher Summe: Abacus und Peoplesoft Spalte n 2+3 = 5 ./. 2 = 2.5
Präferenzmatrix
Eignet sich, um Ziele miteinander zu vergleichen und zu gewichten.
Präferenzmatrix eignet sich für die Gewichtung von Kriterien im Rahmen der Nutzwertanalyse.
Jedes Ziel wird verglichen, ausser mit sich selber nicht.
Anschliessend Anzahl Nennungen in n eintra-gen
%-tuale Anzahl Nennungen eintr. Formel: % = Summe Nennungen ./.Total Nennungen x 100
Praferenzmatrix (Bleistift)
Wissenschaftlicher Paarvergleich aller Ziele untereinander
Alle Ziele werden einander gegenübergestellt und gewichtet
Vorteil: Einzelvergleiche erschweren die Ma-nipulation
Nachteil: Aufwendige Technik, erklärungsbe-darf (Begründung pro Pkt nötig)
Bernhard Tinner
18. Juni 2009
9 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Paarweiser Vergleich
Eignet sich für die Gewichtung einzelner Krite-rien im Rahmen der Evaluation bzw. der Nutz-wertanalyse. Wird eingesetzt wenn keine Eini-gung bei Kriterien oder Kriteriengrp erzielt wer-den kann, da so die Bewertung nachvollziehbar ist. Im Bsp. sind es 8 unterschiedliche Kriterien gewichtet werden:
1. Paarweise werden sie verglichen und be-
wertetmax. 10 Pkt / Paar K1 mit K2, danach K1 mit K3
2. Summe pro Zeile eintragen 3. Total Summe 4. Formelberechnung für %
Einfaches Punkteverfahren/ Gewichtungsverfahren
Einfachste Form einer Bewertung. Eignet sich überall wo Prioritäten gesetzt, Gruppenstim-mungenvisualisiert oder Kriterien bewertet wer-den sollen.
1. Kriterien in Grp. auf Pinwand…festlegen 2. Teilnehmer erhalten klebende Pkt. –
möglich verschiedene Farben/Prio einset-zen
3. TN kleben die Punkte zu den von ihnen favorisierten Lösung
4. Zusammenzählen der Punkte pro Kriteri-um
5. Rangreihenfolge festlegen 6. Bei gleicher Summe/Kriterium – Stichwahl
oder beide favorisieren
Stufenweise Vergabe von Gewichtspunkten
1. Pkt.-Vergabe gemäss Zielhierarchie 2. Vorteil: Einfach, jeder versteht diese
Darstellung – nur für kleine Projekte! 3. Nachteil: Bei vielen Zielen ist das Urteils-
vermögen überfordert
KO-Kriterien festlegen
KO-Kriterien helfen, eingegangene Offerten ei-ner raschen, groben Prüfung zu unterziehen. KO-Kriterien müssen unbedingt erfüllt sein. Diese bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich und trägt zur Effizienzsteigerung des gesamten Eva-luationsteams bei.
Nicht mehr als 12 KO-Kriterien definieren
Aus Rahmenbedingungen oder den Sys-temzielen hergeleitet
Müssen überprüfbar sein (Zeitpunkt der Auswertung)
Müssen die Bedingung zu 100% erfüllen
Kommen nicht auf die Nutzwertanalyse
Mögliche KO-Kriterien sind:
Die neue SW muss auf der Plattform xxx lauffähig sein.
Die Lösung muss Mandantenfähig sein
Die Offerte muss den Vorgaben entspre-chen
Die Investiotionskosten dürfen einen be-stimmten Betrag nicht überschreiten
Die Projektplanung muss den Projektab-schluss innerhalb der gesetzten Frist be-rücksichtigen
Die Offerte wurde fristgerecht einge-reicht
Supportkontakt ist innerhalb der Schweiz
Die Migration der alten Daten wurde be-rücksichtigt
Bernhard Tinner
18. Juni 2009
10 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Anforderungsliste
…für ein einzelnes Kriterium
Kriterienliste
Nun ist klar, welches Angebot den höheren Nutzwert hat. Im obigen Beispiel ist dass das Angebot 1. Nun müssen noch die Kosten miteinander Verglichen werden!
Bernhard Tinner
18. Juni 2009
11 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen
Kostenvergleich
Um die Kosten mit einander zu vergleichen, muss eine Kostenaufstellung gemacht werden. Idealerweise werden in dieser Zusammenstellung die intern anfallenden Kosten sowie Abschreibung und Zinsen mit berücksichtigt. Im folgenden Beispiel wird das Projekt bei einem kalkulatorischen Zinssatz von 5% jähr-lich auf 5 Jahre linear abgeschrieben. Der kalkulatorische Zinssatz wird von der Bank oder der Firma prognostiziert.
Kostenaufstellung
Kostenwirksamkeitsanalyse
An Hand solcher Kostenaufstellungen können Offerten optimal mit einander Verglichen werden. Ausserdem lässt sich damit die Kostenwirksamkeit berechnen. Dazu muss zuerst berechnet werden, wie viel ein einzelner Nutz-wertpunkt kostet. An Hand dieser Berechnungen ist zu erkennen, dass zwar das Angebot 1 mehr Nutzen bietet, das aber dieser Nutzen auch mehr kostet. Fazit der Berechnung ist, dass das An-gebot 2 mehr Nutzen für das gleiche Geld bringt.
Quellennachweis:
Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen (167) (Silvio Vecellio und Johannes Scheuring) 1. Auflage 2003, Compendio Bildungsmedian AG, Zürich