ZARZĄDZENIE Nr 021.1.15.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy ...bip.um.sandomierz.pl/usr_files/305_330/z-15-2013.pdfCele i zarządzanie ryzykiem. § 9 1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej

ZARZĄDZENIE Nr 021.1.15.2013

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu

z dnia 01.02.2013

w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy społecznej w

Sandomierzu

Na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157

poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w

sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF

Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadza się do stosowania przez pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu procedury kontroli zarządczej stanowiącej załącznik do niniejszego

zarządzenia

§ 2

Uchyla się procedurę kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 29.12.2011 Nr 0152/81/2011 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w

Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierza się głównemu księgowemu

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 021.1.15.2013

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Sandomierzu z dnia 01 lutego 2013

Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny

z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami:

1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157,

poz. 1240 z póżn. zm.);

2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 roku nr 152,

poz. 1223 z późn. zm.);

3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.

z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

§ 2

Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69, ust. 1 pkt 3 w

powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009 Nr 157, poz. 1240z

późn. zm.) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów

publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku

w sprawie „Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. M.F.

nr 15, poz. 84)

ROZDZIAŁ II

Cel i zakres kontroli

§ 3

1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji

celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań

z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi,

orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami

wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do

zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych

obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę

zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury.

4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników

Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo,

należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie

określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych

terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności.

5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem

faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących,

w tym zakresie przepisów prawa.

6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego

przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa.

7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania

świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy

wykonywaniu powierzonych zadań.

8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników

Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji

odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych

informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji

celów jednostki.

9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku,

dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego

z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań.

§ 4

Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

§ 5

1. Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z

r.2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie

zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej:

1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych,

2) wydatkowanie środków publicznych,

Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla

Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych

celów i zadań.

1. Kontrola zarządcza powinna być:

a) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach

prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku;

b) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem

zaleceń bądź wniosków pokontrolnych;

c) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych

celów.

3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest:

1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane:

a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami;

3) ocenianie prawidłowości pracy;

4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.

ROZDZIAŁ III

Zasady sprawowania kontroli zarządczej.

§ 6

1. Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez:

− kontrolę wstępną,

− kontrolę bieżącą,

− kontrolę następczą.

2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających

od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim

zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych

i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub

nadużyć.

3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu

wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie

wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na:

1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie

księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem

zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym;

2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym;

3) opisaniu dokumentu księgowego.

Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym

oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie

księgowym.

4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:

1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi,

2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków.

Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu

pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny

prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem,

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności

i prawidłowości dokumentów,

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka

ma środki finansowe na ich pokrycie.

W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu

dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia

jego podpisania.

5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym

zarządzeniem.

6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem

wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które

mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują

Kierownicy Sekcji. Polega ona na:

bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań;

sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami

prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;

kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu

i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia.

7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega

na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich

z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie

z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną

i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji

o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć

założone cele.

8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek

Pomocy Społecznej w Sandomierzu:

osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny;

działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi

i wytycznymi kierownictwa;

zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione;

zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości;

informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.

ROZDZIAŁ IV

Środowisko wewnętrzne.

§ 7

Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej.

Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują:

a) przestrzeganie wartości etycznych;

b) kompetencje zawodowe;

c) strukturę organizacyjną;

d) delegowanie uprawnień.

§ 8

1. Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej

uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy

zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących

przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość

składanym podpisem.

2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne

zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie

pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej.

Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz

Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na

okresową ocenę pracownika.

Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone odrębnym zarządzeniem

3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające

i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające

skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć

znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w

sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto

pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących

kwalifikacje.

4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka

jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień

i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz

zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i

spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków,

uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie

zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy

do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w

Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się

warunków działania.

5. . Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony

zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom.

Zakres tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji,

stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych

uprawnień jest potwierdzone podpisem.

6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy

Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.

7. Wykaz upoważnień i pełnomocnictw wydanych w ramach kontroli zarządczej stanowi

załącznik Nr 2 do procedury

ROZDZIAŁ V

Cele i zarządzanie ryzykiem.

§ 9

1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja

ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi

załącznik nr 3 do procedury.

2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów

i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany.

3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie

jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania

realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego

poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację

oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby

odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do

dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium

oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do

aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za

pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów.

4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się

identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz

szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka,

jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W

przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka

powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący

decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu.

5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się

systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie

możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego

z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane

są czynniki wynikające w szczególności z:

a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia

przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania

infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne;

b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów,

zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę

płynności finansowej;

c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie

minimów kadrowych w poszczególnych sekcji;

d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach

kierowniczych wynikające np. z kadencyjności, konieczności reorganizacji wydziałów;

e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości

nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów.

6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie,

wycofanie się, działanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby,

które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są

podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

7. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy


ROZDZIAŁ VI

Mechanizmy kontroli zarządczej

§ 10

1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków,

uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią

dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w

zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób

rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie

dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo

dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od

samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny

być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności:

wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie

z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami

dotyczącymi poszczególnych zadań;

przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;

zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania,

które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją;

poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych

fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości;

wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego

i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień

publicznych, ochrony środowiska;

monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy;

płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy

i terminowy;

3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej,

efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje,

iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą

dokumentowane i eliminowane.

4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności

Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane

z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych.

5. Ochrona zasobów polega na tym, że:

o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe

wykorzystanie zasobów jednostki;

o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami

w odpowiednich rejestrach;

o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku

systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną.

§ 11

1. W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy

kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na:

a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych

i gospodarczych;

b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub

osoby przez niego upoważnione;

c) podziale kluczowych obowiązków;

d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów

informatycznych .

§ 12

Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy


ROZDZIAŁ VII

Informacja i komunikacja

§ 13

1. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i

przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem

przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej.

2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby

informacje te były:

a) aktualne – umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim

czasie;

b) rzetelne;

c) kompletne – zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań

odbiorcy danych;

d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane;

e) zrozumiałe dla odbiorców informacji.

3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb

informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu

danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za

dostarczanie informacji.

4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji

wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele

systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i

odpowiedzialność w tym systemie.

5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich

obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych

pracowników oddziaływają na siebie.

6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną

z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur

kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie.

7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu

przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji.

ROZDZIAŁ VIII

Monitorowanie i ocena

§ 14

1. System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego

poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące

rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej

przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek

przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczej-

pracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 4 do zarządzenia oraz dokonują

samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli

zarządczej – kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 5 do

zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i

kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane

jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia.

3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na

bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji,

które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności:

a) różnic inwentaryzacyjnych;

b) wykrytych oszustw i manipulacji;

c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli;

d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców.

3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli

zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji.

4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki:

monitorowania;

samooceny,

kontroli zewnętrznych.

ZAŁACZNIK NR 1

SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNETRZNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH

W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI

ZARZĄDCZEJ

1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012

Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012

2. Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003

Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu

Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006

z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR

XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009

3. Zarządzenie Nr 0152/66/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 16.12.2010 w sprawie

wprowadzenia Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm., tekst

jednolity wprowadzony zarządzeniem Nr 0152/77/2011 z dnia 17.12.2011 z późn. zm.

4. Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia 09.01.2009 w sprawie wprowadzenia Regulaminu

przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

5. Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 09.01.2009 r. Nr OPS 0152/ 1/ 2009

w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze

urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmiana zarządzeniem Nr

0152/65/2011 z dnia 04.10.2011

6. Zarządzenie Nr 0152/80/2011 z dnia 22.12.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy społecznej

z późn. zm. , tekst jednolity –zarządzenie Nr 021.1.43.2012 z dnia 26.07.2012

7. Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu

Samopomocy w Sandomierzu

8. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych

9. Zarządzenie NR 0152/ 27/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

04.06.2007 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu z

późn. zm.

10. Zarządzenie Nr 0152/35/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 28.05.2009 r. w

sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.16.2012 z dnia 01.03.2012

11. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata

2007-2013, wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.11.2007

12. Zarządzenie Nr OPS 0152/28/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku

Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/83/2011 z dnia 29.12.2011


dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w

Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/84/2011 z dnia

29.12.2011

14.Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych


dnia 31.03.2010 we sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c z

późn. zm.

16. Zarządzenie Nr OPS 0152/51/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w

sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z dnia 04.09.2009 z późn. zmianami


dnia 08.07.2009 w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a z

późn. zm.


dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń

świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego 15

19. Zarządzenie Nr OPS 0152/38//2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń

świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa 24

20 Zarządzenie Nr 0152/16/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej

w Sandomierzu.

21. Zarządzenie Nr 0152/17/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w OPS.


dnia 08.02.2010 w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych

23. Zarządzenie Nr OPS nr 0152/87/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka

Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami zarządzeniem Nr 021.1.15.2012 z dnia

01.03.2012 oraz zarządzeniem Nr 021.1.18.2012 z dnia 28.03.2012 i zarządzeniem Nr 021.1.56.2012

z dnia 10.10.2012


10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków


30.06.2011 w sprawie zasad kierowania na szkolenia i ich oceny z późn. zm.

26. Zarządzenie Nr OPS 021.1. 21.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z

dnia 04.04.2012 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości dla Ośrodka Pomocy Społecznej

w Sandomierzu w związku z realizacją projektu systemowego w ramach programu operacyjnego

Kapitał Ludzki pod nazwą „ Będę pracownikiem”

27. Zarządzenie Nr 021.1.3.2013 z dnia 02.01.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji

dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu


18.02.2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego

Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm.

29. Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i

Biuletynie Informacji Publicznej


08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i

komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

31. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w

Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w

Ośrodku pomocy Społecznej w Sandomierzu

32. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu – ustalany corocznie –

zarządzenie Nr 021.1.8.2013 z dnia 09.01.2013

33. Roczny plan finansowy zarządzenie Nr 021.1.6.2013 z dnia 03.01.2013

34. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona

zarządzeniem Nr 0152/79/2011 z dnia 22.12.2011z późn. zmianami , tekst jednolity zarządzeniem Nr

021.1.65.2012 z dnia 04.12.2012

35. Zarządzenie Nr 021.1.7.2013 dnia 08.01.2013 w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk,

matrycy ryzyka oraz harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej

36. Zarządzenie Nr 0121.1.14.2013 z dnia 30.01.2013 w sprawie wprowadzenia do

stosowania Kodeksu etycznego

Załącznik Nr 2.

Wykaz wydanych upoważnień i pełnomocnictw pracownikom Ośrodka Pomocy

Społecznej w Sandomierzu w ramach kontroli zarządczej.

1. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do czynności

zwykłego zarządu dotyczącego bieżącego funkcjonowania jednostki i wykonywania

zadań statutowych z dnia 23.05.2007

2. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia

29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania

umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z

udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu

wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach

3. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia

29.12.2011 w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania

rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach

4. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty

Tarnawskiej z dnia 14.09.2009 w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z

zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w

zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań

własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej

5. Pełnomocnictwo Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do

dysponowania nieruchomościami na cele budowlane oraz złożenia oświadczenia w

zakresie zgłaszania o zamiarze budowy lub wykonania robót budowlanych,

podpisania i realizacji umowy o wymianę pokrycia dachowego dla budynku

Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Słowackiego 17a oraz innych robót

budowlanych związanych z remontem w.w budynku wraz z infrastrukturą

towarzyszącą ( parking) z dnia 18.10.2011

6. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny

Szkiełka z dnia 08.09.2011 – starszego referenta do przekazywania do biura

informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego

wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o

pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres

dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym

wierzyciela

7. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia

08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2

ustawy z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych , a także do wydawania w

tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z

funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec

dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym

a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej

informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o

których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym

do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli

gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania

indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego


24..03.2011 do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie projektu pod

nazwą „ Będę pracownikiem” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ,

Projekt VII” Promocja Integracji Społecznej”, Działanie 7.1 Rozwój i

Upowszechnianie Aktywnej Integracji ; do zaciągania zobowiązań finansowych

związanych z realizacją projektu; do podejmowania wszelkich czynności prawnych

i fizycznych związanych z realizacją projektu w imieniu Burmistrza Sandomierza .


04.01.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych a

także do wydawania decyzji w tych sprawach; do prowadzenia postępowania w

sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w tym do wydawania decyzji w

tych sprawach; do podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych wobec

których gmina Sandomierz jest organem właściwym , a także do wydawania w

tych sprawach decyzji , do przekazywania do biura informacji gospodarczej

informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o

których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym

do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli

gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela

10. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 31.12.2011 do

załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku

mieszkaniowego


05.05.2010 do reprezentowania Gminy przed sądami, organami administracji

publicznej, organami egzekucyjnymi oraz do udzielania dalszych pełnomocnictw w

tym zakresie;

12. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla P. Dąbek Agnieszki i Anny

Orchowskiej do przeprowadzania wywiadów środowiskowych u osób

ubiegających się o dodatek mieszkaniowy z dnia 10.06.2009 r

13. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych udzielone dla Dyrektora OPS,

P. Anny Orchowskiej, P. Anety Stec, P. Doroty Tarnawskiej, P. Katarzyny Goch

udzielone przez pełnomocnika gminy ds informacji niejawnych z dnia 10.09.2009

14. Upoważnienie Rady Miasta Sandomierza wydane dla Dyrektora OPS do

przyznawania i udzielania doraźnej lub okresowej pomocy pieniężnej

kombatantom i osobom uprawnionym - uchwała NR XXIV/212/2008 z dnia

20.08.2008 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do udzielania i

przyznawania pomocy kombatantom i innym osobom uprawnionym

15. Upoważnienia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu dla Pani

Katarzyny Goch z dnia 18.09.2012 do wykonywania czynności z zakresu prawa

pracy , reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu

terytorialnego , administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i

zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka,

rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w

przypadku nieobecności dyrektora w pracy.

16. Powierzenie Pani Katarzynie Goch obowiązków w zakresie rachunkowości

finansowej z godnie4 z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia

09.02.2010

17. Powierzenie P. Katarzynie Goch powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w

zakresie prowadzenia rachunkowości , wykonywania dyspozycji środkami

pieniężnymi, wykonywania wstępnej kontroli z dnia 09.02.2012

18. Powierzenie obowiązków głównego księgowego P. Katarzynie Goch i

odpowiedzialności w zakresie określonym w art 54 ustawy o finansach

publicznych z dnia 31.12.2009

19. Upoważnienie z dnia 27.04.2009 dla P. Katarzyny Goch do załatwiania i

podpisywania dokumentów księgowych, korespondencji wychodzącej,

reprezentowania na zewnątrz i wobec pracowników Ośrodka , podpisywania

umów, udzielania urlopów pracowniczych w przypadku nieobecności dyrektora w

pracy

20. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch

sporządzanie sprawozdań budżetowych

21. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego

ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji

22. Upoważnienie z dnia 26.11.2007 w zakresie upoważnienia P. Katarzyny Goch do

wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej

23. Upoważnienie z dnia 04.09.2006 dla Pani Katarzyny Goch dotyczące prowadzenia

i ponoszenia odpowiedzialności w zakresie określonym ustawa o rachunkowości

24. Upoważnienie dlas Pani Jolanty Gawron z dnia 29.06.2009 do podpisywania list

wypłat świadczeń, list płac jako zatwierdzono i sprawdzono, podpisywania faktur i

rachunków za zakupy i usługi pod względem merytorycznym oraz jako

stwierdzono i sprawdzono, podpisywania rachunków wystawianych przez Ośrodek

25. Upoważnienie dla Pani Jolanty Gawron z dnia 30.11.2009 do wydawania poleceń

słuzbowych w zakresie ochrony danych osobowych, w tym do przeprowadzenia

kontroli zabezpieczeń baz danych wydawania zaleceń pokontrolnych

26. Upoważnienie dla P. Jolanty Gawron z dnia 10.02.2010 do dokonywania

przeglądów kontroli merytorycznych w zakresie realizacji zadań statutowych i ppoż

w komórkach wewnętrznych

27. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 10.03.2010 do prowadzenia szkoleń

wstepnych nowozatrudnionych pracowników Ośrodka, praktykantów i innych osób

jeśli obowiązek szkoleń wynika z przepisów prawa pod nieobecność P. Gajdy

Stanisławy.

28. Upoważnienie z dnia 18.09.2012 dla Jolanty Gawron do zatwierdzania poleceń

zakupu w przxypadku nieobecności dyrektora oraz do podpisywania sprawozdań

budżetowych jeśli dyrektor i P. Tarnawska sa nieobecni w pracy

29. Upoważnienie P. Doroty Tarnawskiej z dnia 18.09.2012 do podpisywania

sprawozdań budżetowych , zaświadczeń pod nieobecność dyrektora;

wykonywania czynności z zakresu prawa pracy , reprezentowania ośrodka przed

władzami, wydawania upoważnień, zatwierdzania dokumentów wychodzących,

rozpatrywania skarg i wniosków, podpisywania korespondencji w przypadku

nieobecności w pracy dyrektora i osoby zastępującej; do podpisywania list wypłat

, pod względem zatwierdził , podpisywania faktur i rachunków, rachunków

wystawianych przez Ośrodek oraz polecenia zakupu w przypadku nieobecności

dyrektora i P. Gawron

30. Upoważnienie dla Doroty Tarnawskiej z dnia 17.11.2010 w sprawie

reprezentowania OPS w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego

31. Upoważnienie dla Anny Orchowskiej z dnia 09.08.2012 do reprezentowania

Ośrodka przed Prokuraturą, Policją w sprawach związanych z funduszem

alimentacyjnym

32. Powierzenie z dniem 12.09.2011 P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za

środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c

33. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 29.03.2011 do przyjmowania

rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków

34. Upoważnienie dla Jolanty Gawron do dekretowania korespondencji przychodzącej

oraz zatwierdzania planów pomocy dla świadczeniobiorców w okresie

nieobecności Dyrektora w pracy - z dnia 23.01.2009

35. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora

danych osobowych ( upoważnienie z dnia z dnia 16.12.2009 oraz zarządzenie Nr

OPS 0152/66/09 z dnia 27.11.2009 z mocą od 01.01.2010)

36. Upoważnienie dla Rafała Krawca powierzające mu funkcję Administratora

Systemów Informatycznych z dnia 16.12.2009 r.

37. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda do pełnienia funkcji służby BHP w OPS-

z dnia 20.06.2005

38. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda powierzające jej odpowiedzialność za

mienie- środki trwałe oraz inne składniki majątkowe oraz funkcję kasjera w OPS

– z dnia 24.05.2007

39. Odpowiedzialność materialna za wartość pieniędzy z dnia 01.03.2012 dla Gajda

Stanisława

40. Upoważnienie dla P. Agnieszki Krasoń powierzenie obowiązków do pełnienia

kierownika świetlicy , majątku świetlicy z dnia 01.12.2008r.

41. Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia 17.12.2012

42. Upoważnienie dla Jolanty Gawron i Małgorzaty Kopeć do opisywania faktur za

zakupione sprzęty AGD i kotła przez powodzian oraz kontroli merytorycznej tych

faktur z dnia 08.10.2010

43. Upoważnienie P. Małgorzaty Kopeć z dnia 01.02.2012 do zastępstwa za Głównego

księgowego w tym do prowadzenia rachunkowości , podpisywania list wypłat, faktur

rachunków, odbioru korespondencji, podpisywania list płac jako główny księgowy ,

dokonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli

zgodności operacji gospodarczych, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i

rzetelności dokumentów

44. Upoważnienie dla P. Janiny Sochy z dnia 30.10.2012 do pełnienia zastępstwa za

głównego księgowego w przypadku jego nieobecności oraz nieobecności w pracy

P. Małgorzaty Kopeć

45. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Anny

Orchowskiej w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych

dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy

46. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Monika

Nowak w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych

dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy.

Załącznik nr ...............

HARMONOGRAM ZADAŃ ORGANIZACJI I WDROŻENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ

w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

Nr

standardu Nazwa zadania Sposób realizacji zadania

Osoba

odpowiedzialna

za realizację

zadania

Termin realizacji

zadania Uwagi

A ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

1. Przestrzeganie wartości

etycznych

Opracowanie kodeksu etyki pracownika

samorządowego Grupa ds. ryzyka

aktualizacja

kodeksu nie

rzadziej niż 1 raz

w roku.

Przeprowadzenie okresowych szkoleń z zakresu

etyki zawodowej pracowników samorządowych, nie

rzadziej niż 1 raz w roku

kierownicy sekcji

styczeń –

grudzień każdego

roku

2. Kompetencje zawodowe

1. Nadzór nad aktualnością regulacji wewnętrznych

dotyczących naboru na wolne miejsca pracy ,

oceny pracowników samorządowych,

kierownik sekcji

organizacyjnej

styczeń—

grudzień

każdego roku

3. Struktura organizacyjna

1. Ocena dostosowania struktury organizacyjnej

Urzędu do aktualnych celów i zadań.

2. Aktualizacja zadań komórek organizacyjnych.

3. Aktualizacja zakresów obowiązków, uprawnień i

odpowiedzialności określonych dla każdego

pracownika.

4. Określenie systemu zastępstw.

Kierownicy

komórek

organizacyjnych

niezwłocznie w

przypadku

wystąpienia

potrzeby,

aktualizację

zakresów

czynności,

zastępstw odbywa

się w drodze

pisemnej. W

przypadku

powierzenia

nowych zadań,

tworzenia nowych

komórek

aktualizacja

aktów prawnych

odbywa się

najpóźniej w dniu

powierzenia

zadania.

4. Delegowanie uprawnień Określenie zakresu uprawnień delegowanych

poszczególnym pracownikom.

Kierownicy

komórek

organizacyjnych

niezwłocznie w

przypadku

wystąpienia

potrzeby

kierownik

komórki deleguje

uprawnienia

występując do

Dyrektora i

wskazując

personalnie osobę

delegowaną oraz

zakres

proponowanej

delegacji

uprawnień

B CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

5. Misja Określenie krótkiego i syntetycznego opisu misji

Ośrodka oraz ocena jej aktualności

grupa ds. ryzyka każdorazowo

podczas

spotkania grupy

ds. ryzyka ocenia

się aktualność

misji Ośrodka

6. Określanie celów i zadań,

monitorowanie i ocena ich

realizacji

Opracowanie planu pracy w rocznej perspektywie,

systemu monitoringu (raportowania).

Kierownicy

komórek

organizacyjnych

do 15 stycznia

każdego roku

7. Identyfikacja ryzyka 1. Opracowanie polityki i procedur zarządzania

ryzykiem wewnętrznym.

2. Opracowanie rejestru ryzyka wewnętrznego. 3. Stworzenie mapy ryzyka wewnętrznego.

Grupa ds. ryzyka

do dnia 20

stycznia każdego

roku na dany rok

4. Określenie akceptowalnego poziomu na

ryzyko.

8. Analiza ryzyka jw. jw. jw.

9. Reakcja na ryzyko jw. jw. jw.

C MECHANIZMY KONTROLI

10.

Dokumentowanie

systemu kontroli

zarządczej

Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych

uregulowań prawnych.

grupa ds. ryzyka

weryfikacja

uregulowań

następuje nie

rzadziej niż co 6

miesięcy

11. Nadzór Weryfikacja stanu bieżącego.

Grupa ds. ryzyka

jw.

12. Ciągłość działalności


uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w

zakresie obowiązków, uprawnień i

odpowiedzialności.

Kierownicy

komórek

organizacyjnych

przypadku

wystąpienia

czynnika

mogącego

spowodować

ryzyko braku

ciągłości

działalności

zgłaszają grupie

ds. ryzyka,

zgodnie z

procedurą

13. Ochrona zasobów

Weryfikacja stanu bieżącego oraz wewnętrznych


ABI, ASI,

kierownicy sekcji

kierownicy

zgłaszają o

wystąpieniu

czynnika

mogącego

spowodować

ryzyko braku

ochrony zasobów

zgłaszają

niezwłocznie do

przewodniczącego

Grupy ds. ryzyka

Każda komórka

organizacyjna

podlega

okresowemu

przeglądowi w

zakresie ochrony

danych

osobowych nie

rzadziej niż 1 raz

w roku.

Ochrona

składników

materialnych

odbywa się na

zasadach

określonych w

procedurze

kasowej oraz

inwentaryzacyjnej

14.

Szczegółowe mechanizmy

kontroli dotyczące operacji

finansowych i

gospodarczych



Główny

Księgowy

bieżący

monitoring. W

przypadku

wystąpi9enia

okoliczności (

zmiany prawa)

niezwłocznie

wprowadza się

aktualizację

przepisów

wewnętrznych

15. Mechanizmy kontroli

dotyczące systemów

informatycznych



ABI,

ASI

ASI nie rzadziej

niż 1 raz w

roku

przeprowadza

przeglądy.

systemy

informatyczne

oraz ochrona

danych

zawartych w

tych systemach

są określone w

procedurach

dotyczących

danych

osobowych

D INFORMACJA I KOMUNIKACJA

16. Bieżąca informacja Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie

przekazywania ważnych informacji w obrębie

struktury organizacyjnej jednostki

kierownicy

komórek

wewnętrznych

zgodnie z, planem

rocznym,

realizacja szkoleń

wewnętrznych,

realizacja założeń

wynikających z

planu rocznego

17. Komunikacja wewnętrzna jw.

kierownicy

komórek

wewnętrznych

18. Komunikacja zewnętrzna Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie

przekazywania ważnych informacji z klientami

zewnętrznymi.

kierownicy

komórek

wewnętrznych

nie rzadziej niż

co 6 miesięcy

podczas spotkań

kierowników

komórek, w

trakcie

sprawozdań z

realizacji Polityki

zarządzania

ryzykiem

E MONITOROWANIE I OCENA

19. Monitorowanie systemu Opracowanie ogólnych zasad funkcjonowania Grupa ds. ryzyka powołanie grupy

kontroli zarządczej kontroli zarządczej w jednostce i systemu

monitorowania. Powołanie Grupy do spraw

wspierania Dyrektora w sprawowaniu kontroli

zarządczej.

Określenie „źródeł zapewnienia” o stanie kontroli

zarządczej.

ds. ryzyka-

grudzień danego

roku,

określenie źródeł

kontroli

zarządczej –

styczeń każdego

roku

weryfikacja

aktualności

polityki

zarzadzania

ryzykiem - nie

rzadziej niż co 6

miesięcy

20. Samoocena Opracowanie kwestionariusza samooceny. Określenie

terminów jej przeprowadzania.

kierownicy

komórek,

wszyscy

pracownicy

styczeń każdego

roku

22.

Uzyskanie zapewnienia o

stanie kontroli zarządczej

Opracowanie zasad funkcjonowania kontroli

zarządczej w jednostce i systemu monitorowania oraz

nadzór nad jej aktualnością

Główny

księgowy

aktualizacja

procedur kontroli

zarządczej nie

rzadziej nic co 6

miesięcy

* opracowany na podstawie standardów kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.

w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 30.12.2009 r. Nr 15, poz. 84).

Załącznik Nr 3

MISJA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ

W SANDOMIERZU

Misją Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu jest systemowe podejście

do rozwiązywania problemów społecznych w celu przeciwdziałania

marginalizacji, patologiom społecznym, wykluczeniu oraz poprawy jakości

życia mieszkańców Sandomierza.

Celem głównym Ośrodka jest wspieranie osób i rodzin w wysiłkach

zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb i umożliwienie im życia

w warunkach odpowiadających godności człowieka.

Cele szczegółowe :

1) niesienie różnorodnych form pomocy osobom i rodzinom, które z różnych

przyczyn niezdolne są do rozwiązywania swych życiowych problemów,

a w szczególności ludziom starszym, niepełnosprawnym, chorym, samotnym,

zagrożonym demoralizacją, rodzinom pozbawionym środków do życia, ubogim

i bezradnym

2) pobudzanie społecznej aktywności w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb

życiowych osób i rodzin,

3) zapewnienie profesjonalnej pomocy rodzinom dotkniętym skutkami patologii

społecznej, w tym przemocą w rodzinie,

4) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach

zidentyfikowanych potrzeb,

Zatwierdził:

Załącznik Nr 4 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- kierownicy komórek organizacyjnych

L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić

a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postepowania?

2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?

3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?

4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?

5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej?

6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?- należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK

7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?

8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań

9. Czy istniejące w Ośrodku procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?

10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?

11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?

12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki?

13. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej?

14. Czy został określony ogólny cel istnienia Ośrodka np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?

15. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań?

16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 19)

17. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?

18. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

19. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?

20. Czy w Ośrodku zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK –proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 23)

21. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?

22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?

23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?

24. Czy w Ośrodku funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?

26. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ośrodku w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?

27. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?

Załącznik Nr 5 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- pracownicy jednostki

L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić

a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Ośrodku za nieetyczne?

2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?

3. Czy Pani/Pan zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?

4. Czy bierze Pani/Pana udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?

5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku?

6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?

7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)?

8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze?

9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?

10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?

11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Ośrodka?

12.

Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?

13. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej?

14. Czy posiada Pani/Pana bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?

15. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/ Pana?

16. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)?

17. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań?

18. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?

19. Czy dokumenty/ materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?

20. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań?

21. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc?

22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?

23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?

24. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Ośrodka z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie?

25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?

26. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Ośrodku zasad, procedur, instrukcji, itp.?

Documents

ZARZĄDZENIE Nr 021.1.15.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy ...bip.um.sandomierz.pl/usr_files/305_330/z-15-2013.pdfCele i zarządzanie ryzykiem. § 9 1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej