Your Guide to Infectious Waste Disposal Done Right

               

Becoming a responsible and economical infectious waste producer doesn’t come easy. That's why we're here to help.   Just follow the information into the four easy steps below, and you’ll be on your way to more compliant and affordable infectious waste disposal in no time.  1. Remaining Compliant  Complying with governmental standards for proper healthcare or business waste disposal is about more than avoiding citations -- and preventing fines up to $25,000 per day.   First and foremost, it’s about safety -- for yourself, anybody who handles the waste, and the environment. Here are some of your primary obligations to remain compliant:   

 ● Properly package waste for transportation  

 Infectious waste must be transported in rigid containers that have been approved by the Department of Transportation. These containers must be packaged in a way that no waste can leak or spill in the event of an accident. That could include using leak proof containers, and/or 

packaging them in a leak proof plastic bag that’s sealed shut inside of a rigid container. 

1 Madison Environmental Resources, Inc.

 Waste generators most often violate this regulation when disposing sharps. Years ago, people disposed their sharps in empty milk jugs or laundry detergent containers. Today, using these containers for sharps disposal by medical facilities or businesses are strictly prohibited, as needles sticking out pose a serious threat to transportation personnel.  

 ● Manifest waste destruction  

 Each state’s regulatory agency requires you to manifest the destruction of all infectious waste, from the time it leaves the facility to the time it’s destroyed. While the rules may vary slightly state to state, each requires you to record your waste’s transportation and destruction in a process is known as “cradle to grave” manifestation. 

 A medical waste disposal company will provide you a copy of a manifest showing when they picked up your waste, where it was transported, and later verifying that it was properly treated and disposed of in an approved landfill. 

   

● Storage of hazardous pharmaceutical waste            

 Stored waste must be properly categorized as either hazardous or nonhazardous waste. Labels delineating a container’s categorization must be visible. Labels on hazardous waste containers must also include the date that the container entered the facility’s locked accumulation area.   

2 Madison Environmental Resources, Inc.

   

 ● Don’t transport large amounts of waste yourself  

 Transporting 50 pounds or more of medical waste requires a permit.   Unfortunately, applying for a permit is expensive and requires 

hours of training classes. That’s why most companies outsource their medical waste disposal to outside services. 

 If you transport less than 50 pounds of waste, we don’t recommend transporting it in a personal vehicle, as you assume liability if 

needles or other waste spills in an accident. If you do have to transport waste, it's best to use a company-insured vehicle and follow proper packaging requirements.   Traveling nurses on the go may find using a mailback container the solution to transporting and disposing of their medical waste when they are taking care of homebound patients. 

 ● Never sewer hazardous waste  

 Sewering hazardous waste is never permitted. Regardless of if you do it on purpose or by accident, the DNR will cite you if they find out. Moreover, if 

3 Madison Environmental Resources, Inc.

they determine you purposefully sewered hazardous waste, you could face fines and jail time. 

 For many, it has been a common practice to sewer controlled substances as a means of disposal.  This is done to be compliant with DEA rules but is not liked by the EPA because of the impact it can have on the environment.  There are new rules being written at this time so stay tuned to changes in this practice by following MERI’s blog. 

 

● Conduct inspections of hazardous waste accumulation areas 

● An employee must inspect your hazardous waste containers every week to ensure that they are uncompromised. The inspector must fill out a document fully disclosing the inspection, signed with their initials and the date.  Many medical facilities already 

charge an employee with inspecting other equipment, like fire extinguishers and eye washers. We recommend simply incorporating the hazardous waste storage inspection into this routine. 

 ● Discard waste in the correct container  

  

✓ Sharps must be discarded and stored in a sharps container  

✓ Anything dripable, pourable, or flakeable must be stored in a Biohazard Bag or container 

 4

Madison Environmental Resources, Inc.

✓ Pharmaceutical waste must be disposed of in either a white, sealed plastic container (nonhazardous) or a black container (hazardous). 

  

● Ensure employees are properly trained   Any employees who contact, dispense or are involved with the delivery of hazardous waste must be trained on proper disposal. While not every employee needs to go through the entire eight-hour training session, everyone must be familiar with the basic proper disposal and transportation rules. 

 Most classes will train employees on specific aspects of Federal Code CFR 49 - 172.704 that pertain to their individual responsibilities. Every training session must be fully documented. 

  

● Create emergency contingency plans   

 Any facility that produces hazardous waste must create an emergency response plan detailing the procedures in the event of an emergency, such as a chemical spill.   

 

5 Madison Environmental Resources, Inc.

 2. Reducing your waste   Cutting back on the amount of infectious waste you produce is an easy money saver. Moreover, reducing your infectious waste production doesn’t require a lot of time or effort. A couple of baby steps can go a long way.  Most medical waste disposal services base their rates on the amount of waste you produce - either by pounds or number of containers. Less waste means a lower cost.  The easiest way to reduce the amount of infectious waste you dispose has little to do with your actual waste production. Rather, it’s making sure your entire staff understands the difference between infectious waste and general waste.   Standard trash - such as bottles, paper, and food - should never be disposed with your infectious waste. These items are like infectious waste fat, adding poundage with no benefit. In fact, it costs nearly ten times more to pay for infectious waste disposal compared with general waste.  While state regulatory information may vary, according to the Wisconsin DNR’s website, the following waste is considered infectious, and should always be segregated from standard waste.  

● Sharps ­ Including unused or disinfected sharps that are being discarded, such as hypodermic needles, syringes with needles, scalpel blades, lancets, broken glass or rigid plastic vials and laboratory slides. 

6 Madison Environmental Resources, Inc.

● Bulk blood or body fluids - Including pourable or dippable amounts of blood or body fluids or items saturated with blood or body fluids. 

● Microbiological laboratory waste - Such as cultures derived from clinical specimens and discarded laboratory equipment that has contacted cultures. 

● Human tissue - Including teeth but not hair or nails. ● Animal tissue, bulk blood or body fluids - From an animal 

carrying a zoonotic infectious agent such as rabies, anthrax or tuberculosis. 

 Our advice is to be bold in your efforts to segregate infectious waste from standard waste. To maximize your strategy, consider the following:   

● Use color-coded and labeled infectious waste collection containers to distinguish from standard trash bins 

● Post signs at infectious waste containers describing the types of waste meant to disposed. Use pictures, multiple languages, or whatever means necessary to get the message across. 

● Survey your facility to determine waste generation rates for specific areas, and provide properly-sized containers to match those needs. 

● Provide regular waste bins next to infectious waste containers to ensure employees make conscious disposal and segregation decisions. 

● Cover red bag containers to prevent solid waste from being tossed in. 

7 Madison Environmental Resources, Inc.

● Don't provide red bags in areas where infectious waste isn’t generated. 

● Train all employees on infectious waste segregation, and reinforce it as part of annual training requirements. If you’d like some help, we conduct training and education courses at MERI, and can even create customized courses for your specific needs. 

● Track infectious waste generation by department and hold department heads accountable for generation and disposal costs. 

● Track progress, report success and reward staff for their efforts. 

 For other suggestions on how to reduce your infectious waste production, please contact us at MERI. We can conduct an audit to examine your medical waste production and make recommendations for reducing it.   3. Tracking your medical waste  

Several agencies are involved in the regulation process, including each state’s Department of Natural Resources, the Department of Transportation and Environmental Protection Agency. The DOT governs 

the manifest process.  Tracking or manifesting your medical waste allows you (and the government) to verify your waste has been properly transported by a licensed hauler and destroyed, and that no waste has been lost in the process. 

8 Madison Environmental Resources, Inc.

 The manifest is currently a paper document that contains multiple copies of a single form. The form contains information on the type and quantity of waste being transported, instructions for handling it, and signature lines for all parties involved with its transportation and disposal.   Each party that handles the waste signs the manifest and keeps a copy for themselves to ensure accountability in the transportation and destruction process. Then, when the waste reaches the disposal facility, they’ll return a signed copy of the manifest to you, confirming their reception and the waste’s disposal.  Beyond filling out a manifest, many infectious waste generators struggle to keep them on file. Lose the manifest, and you’re out of luck should the DNR audit your facility. At MERI, we use an electronic manifest system, storing your information in our computer system. That way, if you lose a paper copy, we can easily email it to you and/or print another one.  MERI's proprietary Genesis electronic manifest system also keeps a running total of your waste production and disposal so you don’t need to worry about complicated calculations. Our system simplifies the entire process, giving you peace of mind that you’ll meet every manifestation requirement.  

4. Reducing your disposal costs   Whether through misunderstanding, miscommunication, or simple confusion, too many infectious waste generators overpay for their waste disposal. Without the proper knowledge, you might not even realize the amount money you’re wasting!  

9 Madison Environmental Resources, Inc.

Here are the things you need to know: 

● Understand your bill   

It happens all too often. You’re quoted at one price, but your bill tells a different, more expensive, story. So what happened between your initial conversation and your unpleasant surprise? 

 Many disposal companies base their initial quotes on the amount of waste needing disposal, either by pounds or containers. What they fail to mention are hidden extra charges, like container fees, pickup fees, and energy surcharge fees. 

 Be upfront. Always ask medical waste disposal services about their entire scope of pricing, including additional fees, to avoid unexpected fees. 

 At MERI, for instance, we provide a fully transparent pricing model. We charge you by the pound or per container, depending on which is cheaper, and for transportation. That’s it.  

 You can also reduce your bill by finding a disposal service that’s certified to remove hazardous waste and universal waste. That way, they can collect all your waste in one fell swoop, for one flat fee. 

 ● Avoid monthly fees - Some medical waste disposal 

companies charge a flat monthly rate or a minimum service fee for waste removal. Under these contracts, you could end up paying for a full month of service that you didn’t even need. 

 Instead, look for call-only services that charge you only when you call them. This model places you in control, allowing you 

10 Madison Environmental Resources, Inc.

to go “on call”, giving you flexibility over how much you pay and when. You don’t pay a dime for service that you don’t need. 

 

● Use a medical waste mail back program   

Disposing your infectious waste efficiently is a sure way to save cash. For small generators of waste (less than two, 2-gallon containers per month), we recommend using a medical waste mail back program. 

 These programs allow you to dispose your waste through the mail for a fraction of the cost of standard pickup/transportation from a waste treatment facility. In fact, most small waste generators find that they can cut their costs nearly in half by disposing their waste through the mail. 

 ● Use a sharps return program 

  While not every city or county runs a sharps return program, they can save self-injectors even more money on sharps disposal than a mail back program. 

 Sharps return programs lets individuals drop off sharps containers at designated sites that store your waste and arrange pickup with a medical 

11 Madison Environmental Resources, Inc.

waste disposal company. Unlike a mail back program, you don’t even need to pay shipping fees. You simply have to drop your container off.  

 Typical drop-off sites vary, but often include clinics, hospitals or local pharmacies. Your local streets department website may have a list of drop off sites, such as the designated pharmacies noted in Madison, WI.  

 Okay, so what now?  First, take a deep breath. We know we’ve just bombarded you with information. However, it’s all for your benefit!  Our advice is not to try to bite off more than you can chew. Start by correcting any areas in which you might not be in compliance with governmental standards. With huge fines on the line, you don’t want to take this lightly!  Then, try to identify how you can save money on waste disposal with the tips we provided. There’s plenty to choose from, so pick out the tidbits that apply to you, and start saving.  If you’re interested in other ways to save money, check out how disposing your infectious waste with MERI can shave off 20-50 percent of your disposal costs.  

###         

12 Madison Environmental Resources, Inc.