Young ArbitratorsCopenhagen (YAC)yac.dk/wp-content/uploads/2013/02/Skriftlige-Vidneerklæringer.pdf · – IBA’sbevisoptagelsesregler art. 4(4): ”The Arbitral Tribunal may order

21. november 2013Skriftlige vidneerklæringer

Young Arbitrators Copenhagen (YAC)Skriftlige vidneerklæringer | 21. november 2013

v/ Carsten Pedersen og Henriette Gernaa


Disposition:

01. Baggrund, tradition og typer

02. Hvorfor anvendes skriftlige vidneerklæringer i voldgift?

03. Regelgrundlaget

04. Hvordan fungerer det i praksis?

05. Om at udarbejde en skriftlig vidneerklæring i praksis

06. Opsamling, tips og faldgruber




Udblik & indblik

– Angelsaksisk tradition

– Adopteret fra det internationale miljø

– Princippet kendes også fra retsplejeloven (RPL § 297, ikrafttræden 1. januar 2007)

– Retten kan tillade, at der under sagens forberedelse indhentes en skriftlig parts- eller vidneerklæring, hvis det findes ubetænkeligt

– Modparten skal have adgang til at udtale sig om spørgsmålet



Udblik & indblik (forts.)

– Retssikkerhedsmæssige overvejelser

– Bevisumiddelbarhed?

– Det grundlovsfæstede mundtlighedsprincip

– ”I retsplejen gennemføres offentlighed og mundtlighed i videst muligt omfang”, jf. § 65(1)



Anvendelse

– Internationale voldgiftssager (voldgift med tilknytning til udlandet):

– Standard i internationale sager

– ”Der udveksles skriftlige vidneerklæringer i 87% af sagerne”

– Data fra ”International Arbitration Survey 2012”

– National dansk voldgiftspraksis (voldgift uden tilknytning til udlandet)

– Nu også anvendt i danske sager

– Ingen statistik, men opadgående tendens



Typer af erklæringer

1. Witnesses of fact (witness statement, affidavit, etc.)

2. Expert witnesses (expert statement)

– Sagkyndig erklæring

– Hot topic:

– Skal bevisoptagelsen gøre brug af ”egne” eksperter udmeldt af de respektive parter?

– Skal voldgiftsretten udmelde én autoritativ ekspert (”Mr Know-it-all”)?

– Selvstændigt emne, der falder uden for dette oplæg

– Indgående behandlet og diskuteret på Voldgiftens Dag 2012 (Voldgiftsforeningen)



Typer af erklæringer (forts.)

1. Faktumerklæringer

– Klassisk vidneforklaring

– Hvad er passeret?

– Hvordan fungerer forretningsgangen?

– Etc.



Eksempel (klassisk faktumerklæring, ICC, internationale parter)



Typer af erklæringer (forts.)

2. Tekniske (faktum)erklæringer

– Forklaring om komplekst teknisk faktum; uden at være en sagkyndig vurderende erklæring

– Grænsen er hårfin (se eksempel på næste slide – bemærkninger til eksperterklæring)

– Uden anden aftale skal vidner kun udtale sig om deres kendskab til faktum (gælder også i dansk civil retspleje, se f.eks. UfR 2008.1806Ø)

– Sagkyndige vurderinger afgives af et ”expert witness” og skal indleveres efter de aftalte processuelle regler om syn og skøn / optagelse af ekspertise

– Tekniske (faktum)erklæringer ses ofte anvendt som erstatning for lange redegørelser i et processkrift



Eksempel (teknisk (faktum)erklæring, ICC, international voldgiftsret)





Anvendelse som en mulighed (dvs. et tilvalg)

– Fordele og muligheder

– Mere smidigt system for så vidt angår udenlandske vidner

– Parterne og dommere er bedre forberedt ved hovedforhandlingen

– Mindre risiko for ”overraskelser”, der kan føre til omberammelse

– Mere koncentreret og kortere hovedforhandling

– Omkostninger?



Anvendelse som en mulighed (dvs. et tilvalg) (forts.)

– Ulemper og udfordringer

– Mundtlighed virker (mere) overbevisende? (retorisk argumentationslære)

– Uforberedte vidner/advokater giver dårlige erklæringer (som evt. lægges til grund)

– Timing – man skal have identificeret og ”sikret” sine vidner tidligt i processen

– Et sent vidnebevis kan blive afskåret afhængig af procesaftalen

– Voldgiftsretten får ikke nødvendigvis mulighed for at stille opklarende spørgsmål



Anvendelse som en nødvendighed

– Skriftlig behandling af sagen

– Voldgiftsloven § 24(1): ”Voldgiftsretten afgør, om der skal holdes mundtlig forhandling i sagen, eller om sagen skal afgøres på grundlag af skriftlig behandling. Voldgiftsretten skal dog på et

passende tidspunkt under sagen holde mundtlig forhandling, hvis en part anmoder om det.”

– Instituttets regler § 22: ”Voldgiftsretten fastsætter, efter høring af parterne, tid og sted for mundtlig forhandling, og giver med rimeligt varsel parterne meddelelse herom.”

– Instituttets regler § 18(2): ”Behandlingen af voldgiftssagen sker i overensstemmelse med reglerne. Såfremt et spørgsmål ikke er omtalt i reglerne, afgøres spørgsmålet efter de regler, parterne i øvrigt har aftalt, eller i mangel af sådanne aftaler efter de regler, voldgiftsretten måtte bestemme.”



Anvendelse som en nødvendighedfortsat

– Skriftlig behandling af sagen

– ICC regler art. 20(6): ”The arbitral tribunal may decide the case solely on the documents submitted by the parties unless any of the parties requests a hearing.”

– LCIA regler art. 19.1: ”Any party which expresses a desire to that effect [hearings] has the right to be heard orally before the Arbitral Tribunal on the merits of the dispute, unless the parties have agreed in writing on documents-only arbitration.”

– SCC regler art. 27(1): “A hearing shall be held if requested by a party, or if deemed appropriate by the Arbitral Tribunal.”



Anvendelse som en nødvendighed (forts.)Eksempel (uddrag fra beslutning fra voldgiftsretten, ICC, internationale parter, sole arbitrator)



03. Regelgrundlaget


Reguleringen af skriftlige vidneerklæringer

– Voldgiftsloven er tavs vedrørende brugen af vidneerklæringer

– Regler vedtaget ved aftale:

– Instituttets regler § 19(b) ”[…] angivelse af parternes egne ekspertvidner, fremlæggelse af skriftlige vidneerklæringer mv.”

– LCIA art. 20.3: “Subject to any order otherwise by the Arbitral Tribunal, the testimony of a witness may be presented by a party in written form, either as a signed statement or as a sworn affidavit.”

– SCC art. 28(2): ”The testimony of witnesses or party-appointed experts may be submitted in the

form of signed statements”.

03. Regelgrundlaget


Reguleringen af skriftlige vidneerklæringer (forts.)

Regler vedtaget ved aftale

– Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 3.2 og 3.3: “[…] Parterne kan fremlægge skriftligevidneerklæringer i forbindelse med sagens forberedelse.” ”Voldgiftsretten kan henstille, at en part fremlægger skriftlig erklæring fra de vidner, hvis forklaring parten ønsker at påberåbe sig.”

– IBA’s bevisoptagelsesregler art. 4(4): ”The Arbitral Tribunal may order each Party to submit within a specified time to the Arbitral Tribunal and to the other Parties Witness Statements by each witness on whose testimony it intends to rely.”

– IBA-reglerne anvendes i 60% af internationale voldgiftssager:

– 53% som vejledende regler

– 7% som bindende regler

03. Regelgrundlaget




Hvordan fungerer det i praksis?

– Det traditionelle system – helt kort:

– Hver part fremlægger vidneerklæringer fra ”sine” vidner på fastlagte tidspunkter

– Hvis relevant, kalder den ene part modpartens vidner til modafhøring

– Ellers lægges erklæringen til grund som vidnets forklaring



Hvordan fastlægges rammerne?

– Bevisoptagelsen bør lægges i faste rammer fra starten af processen, men kan åbne mulighed for fleksibilitet forud for hovedforhandlingen:

– ICC opfordring: “Prior to any hearing, consider whether all witnesses need to give oral evidence. This

is a matter on which the parties’ counsel can confer and seek to reach agreement.” (Pkt. 77 i ICC’s

Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))

– Sondre:

– Aftalt i voldgiftsaftalen (f.eks. via IBA reglerne)?

– I så fald skal fravigelse ske med udtrykkeligt samtykke fra parterne; ellers problemer i forhold til New York konventionen, etc.

– Vedtaget ved beslutning af voldgiftsretten?

– Kan modificeres undervejs

– Pragmatiske hersker i udpræget grad i (dansk) voldgift



Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)?Oversigt

1. Hvornår fremlægges erklæringerne?

2. Skal der være adgang for vidnerne til at svare med nye, supplerende erklæringer?

3. Mulighed for mundtlig afhøring?



Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)?Oversigt fortsat

4. Begrænsning i omfanget af vidner?

5. Begrænsning af, hvem en part kan føre som ”sit” vidne?

6. Hvordan sikres det, at vidnerne taler/skriver sandt?

7. Må vidnerne fremlægge bilag til deres vidneerklæringer?

8. Andet?



Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)?

Specifikke punkter

1. Tidspunkt for udveksling af erklæringer (1. runde)?

– Samtidigt eller konsekutivt?

– Sammen med processkrifter eller individuelt?

– Efter alt dokumentbevis er fremlagt?

– “For example, consider whether it is preferable for witness statements to be exchanged after all documents on which the parties wish to rely have been produced, so that the witnesses can comment on those documents in a single statement” (Pkt. 61 i ICC’s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))



Hvilke forhold skal overvejes (ikke udtømmende)?)

Specifikke punkter

2. Skal der være mere end én erklæringsudveksling (2., 3., 4. […] runde), hvor vidnerne får mulighed for at forholde sig til øvrige vidners forklaringer?

– “[…] consider the timing for the exchange of such statements so as to minimize the number of roundsof statements that are required.” (Pkt. 61 i ICC’s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))

– Ctr. værdien af, at indsigelser kommer ”på bordet” inden hovedforhandlingen




Specifikke punkter

3. Mulighed for mundtlig afhøring?

a. Det traditionelle system:

- Ingen direkte/hovedafhøring

- Hvis relevant, kalder modparten vidnet til modafhøring

– ”The Parties may agree or the Arbitral Tribunal may order that the Witness Statement or Expert Report shall serve as that witness’ direct testimony.” (IBA’s bevisoptagelsesregler art. 8(4))

– ”Cost and time can be saved by limiting or avoiding direct examination of witnesses. When appropriate, witness statements can substitute for direct examination at a hearing” (Pkt. 78 i ICC’s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))

– Modafhøring begrænset til temaer i skriftlig vidneerklæring eller fri?




Specifikke punkter

b. Det relative system:

– Hovedafhøring begrænses

– ”Sanity check” af forudbestemte udsagn

– Væsentlige temaer defineret og aftalt forud for hovedforhandlingen

– ”Parterne skal tidligst muligt, og i god tid inden forberedelsens afslutning, angive de vidner, hvis forklaringer de agter at påberåbe sig, samt genstanden og de væsentlige

temaer for vidneforklaringerne.” (Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 3.1)

– Modafhøring begrænses ikke

– ”Modparten er i sine spørgsmål ikke begrænset af den indledende afhøring. Den anden part kan efterfølgende stille supplerende spørgsmål. Voldgiftsretten kan når som helst stille spørgsmål.” (Foreningens bevisoptagelsesregler, pkt. 7.6)




Specifikke punkter

c. Misforstået pragmatisme (?):

- Fuld adgang til mundtlig afhøring

– ”Et vidne, der har afgivet en vidneerklæring, skal afgive mundtlig forklaring for voldgiftsretten, medmindre parterne aftaler andet.” (Foreningens bevisoptagelsesregler, 3.5)

– ”Striking the balance between fairness and pragmatism”?

– Omkostningstjenligt?

– Hvorfor så overhovedet aftale skriftlighed i bevisoptagelsen?




Specifikke punkter

– Modafhøring

– Uanset valg af system bør en part altid kunne indkalde ”modpartens” vidner til modafhøring

– Indgå aldrig aftaler, hvor denne mulighed afskæres (også af gyldighedshensyn)



Eksempel (ICC, international sammensætning af voldgiftsret)



Eksempel (international ad hoc (voldgiftsloven), ren dansk voldgiftsret)



Eksempel (Voldgiftsinstituttet, international, ren dansk voldgiftsret)

Se beslutning i samme sag på næste slide (ændring af systemet)



Eksempel




Specifikke punkter

– Empiri | Hvilket system foretrækkes?

– I 87% af internationale voldgiftssager udveksles skriftlige vidneerklæringer sammen med enten mundtlig hovedafhøring (48%) eller begrænset eller ingen mundtlig hovedafhøring (39%).

– 59% af aktørerne i det internationale voldgiftsmiljø finder, at brugen af skriftlige vidneerklæringer som erstatning for mundtlig hovedafhøring er et effektivt bevismiddel

– 90% af aktørerne vurderer, at modafhøring altid eller normalvis er et effektivt bevismiddel til at faktum-teste.

(Kilde: International Arbitration Survey 2012)




Specifikke punkter

4. Skal antallet af tilladte vidner begrænses?

– “Every witness adds to the costs […] Costs can be saved by limiting the number of witnesses to those whose evidence is required on key issues. The arbitral tribunal may assist in identifying those issues […]. This whole process will be facilitated if the parties can reach agreement on non-controversial facts that do not need to be addressed by witness evidence.” (Pkt. 60 i ICC’s Techniques for Controlling Time and Costs in Arbitration (2012))

– Skal alle vidner indlevere vidneerklæringer?




Specifikke punkter

5. Har en part ”property” i “egne” og andre bestemte vidner?

– ”IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013)” er tavsvedrørende denne problemstilling

– Tilsiger dette, at ingen part har ”property” i vidner?

– Hvad betyder de advokatetiske regler i denne sammenhæng?

– Gælder reglerne vedrørende henvendelse til modpartens vidner også i voldgift?

– Skal der sondres mellem

– National voldgift?

– International voldgift?




Specifikke punkter

6. Hvordan sikres det, at vidnerne taler/skriver sandt?

– “Each Witness Statement shall contain […] (d) an affirmation of the truth of the Witness Statement; and (e) the signature of the witness and its date and place.” (IBA’s bevisoptagelsesregler art. 4(5))

– Hvad er retsfølgerne for et vidne ved ikke at tale (skrive) sandt under en voldgiftssag?




Specifikke punkter

7. Må vidnerne fremlægge bilag til deres vidneerklæringer?

- Hvordan skal bilag til vidneerklæringer navngives (nummereres/litreres)?

– Bilagene indgår normalt i bilagssamlingens/ekstraktens bilagskronologi, hvor det kan være hjælpsomt for voldgiftsretten at vide, om bilaget er fremlagt af en part eller (en parts) vidne?

8. Andet?





En skriftlig vidneerklæring bliver til

1. Advokaten afholder (private) møder med det kaldte vidne

– Kritik / diskussion:

– Advokaten holder møder med vidnet om dets forklaring uden modpartens og/eller voldgiftsrettens deltagelse (?)

2. Advokaten ”bånder” eller noterer vidnets udsagn



En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.)

3. Advokaten konciperer herefter et udkast til erklæring, eller vidnet skriver selv et udkast efter en skabelon

– “A Party Representative may assist Witnesses in the preparation of Witness Statements and Experts

in the preparation of Expert Reports.” (IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013), pkt. 20)

– Kun udsagn, som vidnet selv har formuleret, bør indgå i udkastet

– “A Party Representative should seek to ensure that a Witness Statement reflects the Witness’s own account of relevant facts, events and circumstances.” (IBA Guidelines on Party Representation in International Arbitration (2013), pkt. 21)



En skriftlig vidneerklæring bliver til (forts.)Advokaten konciperer […] (fortsat)

– Det bør tilstræbes at ramme vidnets eget sprog og formuleringer

– Kan give udfordringer, hvis vidnet ikke eller vanskeligt begår sig på det vedtagne sprog

– Kritik / diskussion:

– “Will facts cease to exist, because they are ignored” (?)

– “Facts do not cease to exist because they are ignored” (Aldous Huxley)




4. Vidnet gennemgår udkastet til erklæring og indarbejder eller gør opmærksom på ændringer

5. Advokaten implementerer ændringer og søger afledte spørgsmål opklaret og indarbejdet

6. Vidnet giver grønt lys til at “låse” erklæringen

7. Advokaten gør en ”execution version” klar til underskrift

8. Vidnet underskriver og erklærer sig enig i korrektheden af indholdet

9. Erklæringen indleveres/udveksles i sagen




– Indhold / stilistik :

– Vidneerklæringer ses i praksis at være både beskrivende og argumenterende (lidt a la processkrifter)

– Der kommenteres på:

– Dokumentbevis

– Andre vidne- og eksperterklæringer

– Modpartens processkrifter/synspunkter

– Etc.





Man bør altid overveje …

1. Omkostninger

– Kan sagen bære en skriftlig vidneproces, som jævnligt viser sig omkostningstung?

– Modellen egner sig som regel godt til internationale sager, men overvej alligevel nødvendigheden (omkostninger) i mindre sager



Man bør altid overveje … (forts.)

2. Skal der vedtages bindende regler for erklæringsoptagelsen eller blot ”guidelines”?

3. Hvilke indskrænkninger i bevisoptagelsen kan accepteres i den konkrete sag, herunder i forhold til mundtlig hoved- og modafhøring?




4. Advokaten skal altid afstemme forventningerne til aftalen med klienten, herunder i forhold til en evt. indskrænkelse af partsforklaringen (f.eks. kun skriftlig erklæring)

– Visse parter har en klar forventning om at skulle tale sin sag mundtligt for voldgiftsrettens dommere uanset (dusinvis) af skriftlige vidneindlæg

– Eksempler:

– Visse typer af handelsagenter og eneforhandlere (‘one-man-shops’)

– Andre udenlandske parter agerende lokalt uden nærmere tilknytning til ”seat of arbitration”




5. Er det muligt at sikre alle relevante vidners tilgængelighed tidligt i processen?

– Et sent vidnebevis kan blive afskåret afhængig af procesaftalen

– Hvordan håndterer man relevante vidner, der ikke agter at deltage i voldgiftsforhandlingerne?

– Pragmatisme

– Danske domstoles bistand

– Haagerkonventionen




6. Skal man acceptere, at der på et forud fastlagt tidspunkt falder et ’jerntæppe’, som afskærer yderligere erklæringer efter X-antal udvekslinger?

– Omkostninger

– Praktiske erfaringer?



Spørgsmål


Tak for opmærksomheden

Documents

Young ArbitratorsCopenhagen (YAC)yac.dk/wp-content/uploads/2013/02/Skriftlige-Vidneerklæringer.pdf · – IBA’sbevisoptagelsesregler art. 4(4): ”The Arbitral Tribunal may order