1

T.C.

HALİÇ ÜNİVERSİTESİ

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

İŞLETME

DOKTORA PROGRAMI

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ VE UYGULAMALARI

Hazırlayan: Ercan CANER

Danışman: Prof. Dr. Alptekin ERKOLLAR

İstanbul

Aralık 2012

2

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ VE UYGULAMALARI

Ercan CANER1

ÖZET

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaygın şekilde kullanılmaya başlandığı bir

dönem olan 21. yüzyıl, toplumsal, ekonomik, siyasal, kültürel ve teknolojik değişimleri

de beraberinde getirmiş ve yükselen rekabet, bilginin önemini büyük ölçüde

artırmıştır. Geleceği planlayan, sonuç odaklı ve olayları önceden yönlendirebilen bir

yönetim yaklaşımının başarılı olabilmesi için kurumun muhasebeden insan

kaynaklarına kadar bütün birimlerini, fonksiyonlarını birbirleriyle ilişkilendiren,

performans yönetiminin ihtiyaç duyduğu veri setlerini oluşturan, sağladığı bilgi birikimi

ile kurumsal hafızayı teşkil eden bilgi sistemlerine ve bu sistemlerden yöneticilerin

kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayacak, karar

almalarına yardımcı olacak bilgileri oluşturacak yönetim bilgi sistemlerine ihtiyaç

duyulmaktadır.

Anahtar Kelimeler: Bilgi, stratejik yönetim, yönetim bilgi sistemi.

ABSTRACT

The 21st Century in which information and communication technologies started

to be used extensively, brought forth as well the social, economic, political, cultural

and technological changes into our lives and the competition environment increased

the value of information. Result-based and pre-emptive information systems should

be able to plan the future, covering all the functions of an organisation from

computing to human resources, and management information systems should

provide the managers with all required information systems to help and facilitate them

to monitor and evaulate the organisational activities.

Keywords: Knowledge, strategic management, management information system.

1 İstanbul Haliç Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İşletme Doktora Programı Öğrencisi

3

1. KURAMSAL ÇERÇEVE

1.1 Bilginin Tanımı ve Çeşitleri

Veri ile ne yapılması (ne zaman ve nasıl) gerektiğinin bilinmesi şeklinde

tanımlanan2 bilgi kavramı çoğu kez enformasyon ile eş anlamlı olarak

kullanılmaktadır. Ancak birbirleri ile yakından ilişkili olan veri, enformasyon ve bilgi

kavramları arasında temel farklılıklar vardır. Veri, "bilgi işleme sürecinin temel

hammaddesi olarak ve çeşitli sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen, ham,

işlenmemiş gerçekler ya da izlenimler"3 olarak tanımlanmakta ve enformasyon ile

bilginin altyapısını oluşturmaktadır. Veri, genelde tek başına bir anlam ifade

etmediğinden, karar vermek adına yeterli ve güvenilir temel oluşturmaz. Veri

yapılandırılmamış, sınıflandırılmamış, ilişkilendirilmemiş ve hemen bir anlam

verilemeyen enformasyon (haber/malumat) kırıntısı, olgularıdır4. Birden fazla veri bir

araya getirilip işlenmek suretiyle birtakım sonuçlar çıkarılmasına yarayabilir.

Enformasyon, bir amaca yönelik olarak organize edilmiş verilere denir. Verilere değer

ekleyip enformasyona dönüştürmek için kullanılan yöntemler aşağıdadır:5

Amaca yönelme: Veriler amaca uygun olarak toplanır.

Kategorize etme: Veriler analize uygun birimlerine ya da temel bileşenlerine

göre kategorize edilir.

Hesaplama: Veriler matematiksel ya da istatistiksel olarak analiz edilir.

Düzeltme: Veriler hatalardan arındırılır.

Özetleme: Veriler kısa ve öz görünecek şekilde özetlenir.

Enformasyon ve bilgi arasındaki temel fark; bir olguya ait bir şeyler bilmenin

enformasyonu, o olgunun bir dış etkene karşı nasıl bir davranış göstereceğini

varsaymanın veya söz konusu enformasyonu yeni bir fikre (yeni bir ürün, kurumsal

değişim, strateji) dönüştürmenin de bilgiyi ifade etmesidir. Bilginin elde edilme süreci,

veri toplama, veriden anlamlı sonuçlar veya ilişkiler çıkararak enformasyonu

oluşturma ve enformasyon üzerine katma değer yaratma olarak özetlenebilir. Elde

edilen veriler yukarıda belirtilen yöntemlerle öncelikle enformasyona, müteakiben de

bilgiye dönüştürülürler.

2 ANUMBA, Chimay J., “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006 3 ÖĞÜT , A., “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001 4 http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/ 5 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006.

4

1.2 Bilgi Teknolojileri

İçinde yaşadığımız çağ, neredeyse tüm alanlarda köklü değişimlerin olduğu ve

bunun da özünde çok hızlı ilmi ilerlemelerin bulunduğu bir çağdır.6 Bilginin

toplanmasında, işlenmesinde, depolanmasında, ağlar aracılığıyla bir yerden bir yere

iletilmesinde ve kullanıcıların hizmetine sunulmasında yararlanılan, iletişim ve

bilgisayar teknolojilerini kapsayan bütün teknolojiler "bilgi teknolojisi" olarak

adlandırılabilir.7

Bilgi teknolojisini; bilginin üretilmesi, toplanması, biriktirilmesi, işlenmesi,

yeniden elde edilmesi, yayılması, korunması ve bunlara yardımcı olan araçlar olarak

tanımlayabiliriz. Bunlar her alan için geçerlidir. Burada araç-gereç değil, insanın

önemi ve bu teknolojiyi oluşturmak için belirlenen hedefler vurgulanmaktadır.

Karmaşık ve yarışmacı bir dünyanın üyesi olan insan, yaşamda kalmak ve varlığını

sürdürebilmek için önemli nitelik ve nicelikte bilgiye ulaşma, bilgiyi kullanma, kısacası

bilgiye sahip olma gereksinmesi içindedir. İnsanın bu gereksinmesini gidermede en

önemli sorun, bilginin nasıl elde edileceği, nasıl dağıtılacağı ve nasıl saklanacağıdır.

Bu da bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesinin en önemli nedenini oluşturmaktadır. 8

İnsanlık tarihinin son üç yüz yılına damgasını vuran endüstri çağının sona

ermesine ve "bilgi toplumu" olarak adlandırılan yeni bir çağa girilmesine bilgi

teknolojilerindeki hızlı gelişimin sebep olduğu açıktır. Bilgi teknolojilerinin iki ana ve

ayrılmaz bileşeni, yazılım9 ve donanımdır10. Malzeme teknolojisindeki gelişim,

sistemlerin donanım ve paralelinde yazılım yeteneklerini, kapasite ve hız açısından

geçmişte hayal bile edilemeyecek seviyelere taşırken donanımların fiziksel boyutları

da benzer şekilde küçülmüştür. Internet ve mobil iletişim şebekeleri ile ulaşılması

istenen bilgiye veya kişiye olan mesafe, iletişim kurmak için seçilen cihaz ile aradaki

6 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. 7 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006. 8 http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY

9 Bir bilgisayarın işe yaraması için gereken ve gerekebilecek programların tümüne birlikte verilen isimdir. Bir

başka deyişle; yazılım, bir programlar topluluğudur (ya da bütünüdür.) 10 Bilgisayarın elektronik/elektromekanik ve mekanik aksamına verilen genel isimdir. Örneğin, bilgisayarın

ekranı, klavyesi, bütünleşmiş devre ve transistorları, enerji kabloları, disk/disket sürücüleri, açma-kapama

anahtarı, yazıcısı birer donanım unsurudur.

5

mesafeye inmiştir. Kablosuz ağların yaygınlaşması ile sınırsız erişimin önünde

neredeyse hiç engel kalmamıştır.

Bilgi akış hızının artması ve internete erişimin kolaylaşması ile bilgi paylaşımı

da artmıştır. Bu doğrultudaki değerlendirmelerden biri de, dünyanın en büyük yazılım

şirketinin kurucusu olan Bill Gates’in bilgisayar kullanmanın temel faydasını “bilgi

paylaşımı” olarak tanımlamasıdır11. Bill Gates bilgi paylaşımı hakkındaki görüşünü,

“Bilgiyi paylaşabilme düşümüz en başından beri bizimle birlikteydi. Bu düşümüz her

zaman vardı.” şeklinde ifade etmiş ve bilgi teknolojilerinin bugün gelmiş olduğu

noktanın bu amaç temelinde gerçekleştiğini belirtmiştir.

1.3 Sistem Kavramı Sistem; nesneleri, fikirleri ve amaçları işleyen bileşenlerin oluşturduğu bir

mekanizma olarak tanımlanabilir. Günlük yaşantıyı kolaylaştıran çoğu unsurun

adlandırılmasında kullanılan sistem sözcüğü, fiziksel öğeler ile sınırlı bir kavram

değildir. Sistemin niteliğinden bağımsız olmak üzere, her sistemde girdiler işlenir ve

ürün elde edilir. Sistem bileşenlerinin ara ürünleri olsa da sonuçta son ürün esas

alınmaktadır. Genel bir sistem modelinde giriş, işleme ve çıkış bölümleri vardır12.

1.4 Bilgi Sistemleri

Günümüzde, gelişen bilgi teknolojilerini etkin kullanabilen, bilgi akışını sağlıklı,

doğru ve kapsamlı bir şekilde alabilen, bu bilgiyi doğru ve zamanında kullanabilen

kurumlar rekabette üstünlük sağlamaktadır. Kurumlarda kurulan bilgi sistemleri

kurumları bilgi tabanlı duruma getirmiş ve kurum yapılarında önemli ölçüde

dönüşümlere neden olmuştur. Gerçekleşen bu dönüşüm ile katılımcı yönetim anlayışı

yaygınlaşmış ve kurumsal kademe sayısı azalmıştır. Bilgiye kolay erişim sonucu

karar verme süreci kısalmıştır.

Bilgi sistemleri, “Bir kurumda kontrol ve karar mekanizmalarına destek olmak

için gerekli bilgileri toplayan, depolayan, dağıtan, etkileşimli olarak çalışan donanım

ve yazılımların bütünü” olarak tanımlanabilir. Kurumun her eylemi bilgi üretir ve

ürettiği bu bilgiyi kullanır13. Bu bilgi, hem çevresel, hem de üretim süreci girdi ve

çıktılarına ilişkin verilerin işlenerek değerlendirilmesi sonucu elde edilir. Bu sürece

11 GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999 12 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006. 13 DUNCAN, P., “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland.

6

“veri işleme” ya da “bilişim” süreci diyebiliriz. Bilgi sistemi ile ilgili bir nokta da, bilginin

kullanımı ve niteliği, ya da kalitesidir. Bilgi sistemlerinin başarısının, sistemi

kullananların memnuniyeti ile ölçülebileceği değerlendirilmiştir

• Bilgi sistemlerinin başarılı olması, o sistemi kullananlara ve yönetimin

desteğine bağlıdır.

• Bilgi sistemlerinin gelişiminde faydalı teknikler ve metotlar, ancak sistemin

etkin şekilde algılanması ve iletişim ortamının sağlanmasıyla tesis edilebilir.

• Bilgi sisteminin etkinliği, bilgi sistemini yöneten yöneticinin, bilgiyi

kaynağından, kullanıcısına ulaşıncaya kadar geçen süreç boyunca koordine

etmesine bağlıdır.

Bilgi sistemlerinin etkin çalışıp çalışmadığını gözden geçirip, mevcut sistemi

yenileme ya da tamamen değiştirme kararı almak için kurumların aşağıdaki

problemleri değerlendirmesi gerekir:

• Yöneticiler, bulundukları seviyeye uygun olmayan, fazla detaylı ve zaman

alan raporlarla karşı karşıya kalırlar. Bazen daha alt seviyede çalışan personele

gitmesi gereken bilgi, üst yönetime gelmekte, bu da otoritenin yeniden tayin edilmesi

gereğini doğurmaktadır.

• Yöneticiler bazen yanlış yorumladıkları veya anlamadıkları raporlar alırlar.

Bu duruma çoğu zaman raporda kullanılan terminolojinin karmaşık olması neden

olmaktadır. Raporlarda bilginin özet olarak sunulması çok önemlidir.

• Yöneticilerin aldığı rapor sayısı, diğer bir deyişle bilgi miktarı fazla ve zaman

alıcı olmaktadır. Gereksiz bilgi, yöneticilerin yönetim etkinliğini azaltır ve kuruma

maliyet olarak yansır.14

1.5 Bilgi Yönetimi

‘Bilgi dairemiz genişledikçe, bilgiyi saran çemberin çevresi de

genişlemektedir.’15

Albert Einstein

Bilgi toplumunun en önemli özelliklerinden bir tanesi hazır bilgilere erişebilme

imkânının olmasıdır. Enformasyon teknolojisindeki hızlı gelişme, üretim için her türlü

14 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006. 15 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011.

7

bilgi akışını hızlandırıp kolaylaştırdığı gibi zaman ve mekân kullanımında sağladığı

avantajlarla, üretimde etkinlik ve verimlilik artmıştır.16

Bilgi toplumunda teorik bilgiyi piyasada ürünlere ve hizmetlere başarılı şekilde

dönüştürenler ile eğitim, araştırma-geliştirme faaliyetlerine en çok yatırımı yapan

toplumlar ya da firmalar sosyo-ekonomik gelişmede çok hızlı ilerleme

kaydetmektedirler.17

Günümüzde stratejik kaynak olarak kabul edilen bilgiye erişim, bilgi

teknolojilerinin sağladığı imkânlarla kolaylaşmıştır. Ancak, kurumların öncelikle kendi

bünyeleri içinde yarattıkları bilgiye tam olarak hâkim olmaları gerekmektedir. Bu bilgi,

muhasebe, finansman, üretim, yürütülen projelere ve personele ilişkin bilgiler olabilir.

Bilgi yönetiminin temel amacı “örtük” bilginin “açık-erişilebilir” bilgiye dönüştürülmesi

olarak tanımlanabilir. Temel amaç, bilgiyi üretken kılmak, entelektüel sermayenin

kurum içerisinde en verimli biçimde kullanılmasını, bilimsel olarak yaratılan bilginin

kurumsal alana transferini ve bilgiyi kurumun verimine katkı yapacak kişilere en

uygun biçimde ulaştırmayı sağlamaktır18. Örtük bilginin açığa çıkarılması, kurum için

önemli ve kritik olan bilginin kurum dışına çıkmasını önler. Bilgi yönetimi; bilginin elde

edilmesi, kullanılması, paylaşılması, depolanması ve yenilenmesi süreci olarak

tanımlanabilir19.

Bilgi yönetimi; işbirliği, bilgi paylaşımı ve birbirinin fikirlerini kullanma ve

üzerine katma değer yaratma temeli üzerine kurulu olduğu için kurum kültürü ile

yakından bağlantılıdır. Bilgi paylaşımı uygulamalarına çalışanlar açısından bakıldığı

zaman, bireylerin takım çalışmaları da dâhil olmak üzere çalışma ortamında sahip

oldukları bilgiyi paylaştıkları zaman kendilerini önemsiz hissettikleri ve rekabet

ortamından dolayı bilgi paylaşımına karşı direnç gösterdikleri gözlemlenmektedir. Bu

direncin kuruma, kaynak kullanımı ve tecrübelerin aktarılması açısından olumsuz

yansımaları olmaktadır. Kurumlar arası ilişkilerde de bilgi sahipliği ve paylaşımı

çatışma yaratan bir konudur.

1.6 Yönetim

16 http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf 17 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. 18 ÇAPAR, B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?” 19 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006.

8

Yönetim; planlama organizasyon, koordinasyon, denetleme işlevlerinin bir

arada icra edilmesidir. Belirlenmiş hedeflere belirli kaynaklar ile ulaşmak olarak da

tanımlanan yönetim, temelde bir amacın gerçekleştirilmesi için kaynakların

koordinasyonudur. Yönetim, insanlar aracılığıyla iş yapma sanatı olarak da

tanımlanmıştır. Yönetim, amaçlara yönelik beşeri ve psiko-sosyal özellikleri olan bir

süreçtir.

Yönetimin bir süreç olarak, kabul görmüş daha geliştirilmiş bir tanımı ise

“işletmenin (örgütün), elindeki kaynaklarını planlayarak, organize ederek, yürüterek

ve kontrol ederek, diğer insanlar aracı ile etkili ve verimli bir şekilde kullanması ve

amaçlarını gerçekleştirmesi süreci” şeklinde yapılanıdır.20

Üst yöneticinin görevi, çalışanlarını, kurumun birimlerini yönlendirmektir.

Birimlerin performansı kendi içerisinde ne kadar iyi olursa olsun, kurumun görevlerini

etkin bir şekilde yerine getirebilmesi için üst yöneticinin yönlendirmesi büyük önem

taşımaktadır. Bir amacın gerçekleştirilebilmesi için yararlanılacak bütün unsurların

uyumlu bir şekilde yönlendirilmesi gerekmektedir. Başarılı bir yönetimin bir başka

ifadesi olan yönetsel etkinliğe; çalışanlar arasında amaç birliği, işbirliği ve paylaşımın

sağlanması ile ulaşılabilir. Yönetimin temel amacı kurumsal etkinliği ve verimliliği

artırmaktır.

Öte yandan yönetici yaptığı işin gereği olarak aynı anda pek çok sorunu

birlikte düşünmek zorundadır. Gerçek iş hayatında sorunların birbiri ardı sıra düzenli

bir şekilde gelmemesi, yöneticinin sistemler yaklaşımını esas almasını zorunlu

kılmaktadır.21

1.6.1 Stratejik Yönetim

Stratejik yönetim; kurumun dış çevresiyle olan ilişkilerinin düzenlenmesi,

kurumsal vizyon ve kurumu vizyona ulaştıracak stratejik amaç ve hedeflerin

belirlenmesi, stratejik hedeflere ulaşmak için yapılacak işlerin planlanması,

koordinasyonu ve kontrol edilmesi süreci olarak tanımlanabilir22. Stratejik yönetim,

geleceğe yönelik kararlar alınmasında kullanılan bir yönetim tekniğidir. Stratejik

yönetimin amacı, kurumun gelecekteki performansının artırılması, karlılık ve

verimliliğinin yükseltilmesidir.

20 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 21 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 22 R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998

9

Stratejik yönetimin dört temel özelliği vardır:

• Hedefler doğrultusunda yön birliği

• Karar vermede paydaşların çoklu katılımı

• Kısa ve uzun vadeli perspektiflerin bütünleşikliği

• Verimlilik ve etkililik arasındaki denge

Stratejik yönetim işletmenin genelde günlük ve olağan işlerinin yönetimi ile

değil işletmenin “uzun dönemde yaşamını sürdürebilmesini mümkün kılacak, ona

rekabet üstünlüğü ve ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilecek” işlerin yönetimiyle

ilgilidir.

Stratejik yönetim sürecini “işletmenin uzun dönemde yaşamının devam

ettirilmesine ve sürdürülebilir rekabet üstünlüğü sağlamasına yönelik bilgi toplama,

analiz, seçim, karar ve uygulama faaliyetlerinin tümü” olarak tanımlayabiliriz.

Stratejik yönetim süreci “stratejik bilinç”e sahip olmakla başlar. Stratejik bilinç

işletmelerde bulunan yöneticilerin;

Kurumların ve rakiplerinin sürekli olarak çeşitli stratejiler ürettiği ve

uyguladığını,

Bu stratejilerin nasıl daha etkili olarak geliştirilebileceğini,

Değişim için çevresel fırsat veya tehditlerden nasıl yararlanabilineceğini

anlayabilme ve bu konularda kafa yormaları anlamındadır.23

Modern görüş açısından stratejik yönetim: “işletmenin uzun dönemde

yaşamını devam ettirebilmek, ona sürdürülebilir rekabet üstünlüğü ve dolayısı ile

ortalama kâr üzerinde getiri sağlayabilmek amacıyla, eldeki üretim kaynaklarının

(doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, altyapı, hammadde, v.s.) etkili ve verimli

olarak kullanılması” olarak tanımlanabilir.24

1.6.2 İyi Yönetişim

Yönetişim, bir toplumsal-politik sistemdeki ilgili bütün aktörlerin ortak

çabalarıyla elde edilen sonuçların oluşturduğu yapı ya da düzen olarak

tanımlanmaktadır.25

23 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 24 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. 25 ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63, http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der63m4.pdf

10

Özel sektörün rekabetçi yapısı ve kaydettiği ilerlemeler, kamu yönetimi

anlayışına ve bürokratik yapılarda köklü bir yeniden yapılanmayı gündeme getirmiştir.

İyi yönetişim kavramı ilk kez Dünya Bankasının 1989 Dünya Gelişme Raporunun

takdim kısmında “özel sektör girişimleri ve piyasa mekanizmaları önemlidir, ancak

bunların iyi yönetişim ile el ele gitmesi gerekir”26 şeklinde ifade edilmiştir. Raporda

yer alan iyi yönetişimin özü hakkındaki temel unsurlar:

Katılımcı ve paylaşımcı bir anlayış,

Ön alan ve gelecek yönelimli bakış,

Sonuç ve hedef odaklılık,

Müşteri odaklılık olarak sıralanabilir.

İyi yönetişim kavramı; şeffaflığın sağlanması, sorumluluk, etkinlik, tarafsızlık

ve katılım gibi konulara vurgu yapmaktadır. Dünya Bankası, projelerin yapılma ve

uygulanmasında paydaşların (stakeholders) katılımının sağlanması durumunda,

katılım sağlanmayan projelere göre daha başarılı sonuçlar elde edildiğini

belirtmektedir.

Karar alımına ve uygulamasına katılım, paydaşların projeyi sahiplenmesini ve

projenin başarılı olmasını sağlamaktadır. Alınan kararların paydaşlar tarafından

benimsenmesi, başarı veya başarısızlığın da aynı şekilde paylaşımını getirmektedir.

1.6.3 Yönetimde Bilgi

Yönetim için yapılan birçok tanım olmasına rağmen günümüzde yaygın olarak

‘’başkaları vasıtasıyla iş görmektir’’ tanımı kabul görmektedir.27

Bilgi’yi, toplanan verilerin, kullanan için anlam taşıyan ve yarar sağlayan hale

gelmiş biçimi olarak tanımlayabiliriz. Veri’ler ise çevrede bulunan, kendi kendine

anlam ifade etmeyen çeşitli birikim ve oluşumlardır. 28

Yönetimde bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek

için verilerin ya da ham bilgilerin bir işlem sonucunda yöneticilere yararlı olacak bir

biçime sokulmuş şeklidir. Bu tanımdan bilginin bir dönüşüm sürecinin sonucu olduğu

görülmektedir. Yönetsel bilgi sağlamanın en önemli kaynağı, deneyimlerdir.

26 Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa:From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington,

1989 27 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 28 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010.

11

Ancak, teknolojik tasarımların, yasal düzenlemelerin ve yönetsel prosedürlerin sürekli

değişim içinde olduğu günümüzde deneyim klasik önemini yitirmiştir. Hammaddenin

bir üretim süreci sonunda ürün haline dönüştürülmesine benzer biçimde, veri ya da

işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci sonucu bilgiye dönüştürülebilir. Veri işleme

süreci sonunda elde edilen bilgi de yerinde kullanılmayıp, yönetim faaliyetleri ve karar

almayı desteklemedikçe bir değer kazanmayacaktır.29

1.7 Bilgi Toplumu

Bilgi toplumu, yeni temel teknolojilerin gelişimiyle bilgi sektörünün, bilgi

üretiminin, bilgi sermayesinin ve nitelikli insan faktörünün önem kazandığı, eğitimin

sürekliliğinin ön plana çıktığı, iletişim teknolojileri, bilgi otoyolları, elektronik ticaret gibi

yeni gelişmeler ile toplumu ekonomik, sosyal, kültürel ve siyasal açıdan sanayi

toplumunun ötesine taşıyan bir gelişme aşaması olarak tanımlanabilir.30

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki yenilikler, ekonomik ve sosyal yaşamın her

alanını ve toplumun bütün kesimlerini etkisi altına almış; kamu yönetimi

yaklaşımlarını, iş yapma usullerini ve bireylerin yaşamlarını derinden etkilemiştir. 21.

yüzyıla şimdiden damgasını vuran bu teknolojiler; enformasyon yaratılmasının,

işlenmesinin, dağıtılmasının ve kullanılmasının en önemli ekonomik ve kültürel

etkinlik olduğu, “bilgi toplumu” olarak adlandırılan yeni bir toplumsal yapıya zemin

oluşturmuştur. Bilgi toplumu, aynı zamanda, bilgi çağını yaşayan, gelişmiş ülkelerin

ulaştıkları yaşam standardını tanımlamak amacıyla kullanılan bir kavramdır.31

Bir ülkenin gelişmişlik düzeyi, eskiden ürettiği çelik ve enerji miktarı ile

ölçülürken artık; enformasyon teknolojisini oluşturan mikro elektronik,

telekomünikasyon ve bilgisayar teknolojilerinin imkânları ile elde edilen, işlenen,

iletilen, saklanan, bilgi miktarı ile ölçülmeye başlanmıştır.32

Bilgi güçtür, kuvvettir. Ancak bilgi toplumunda ise bilgi aynı zamanda toplumun

gelişme potansiyelini taşıdığından stratejik kaynak haline gelmiştir.33

29 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006 30 http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm 31 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006. 32 http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf 33 KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001.

12

Bilgi toplumları, bilginin katma değer yaratma aracı olarak kullanıldığı,

kararların bilgi temeline dayalı olarak verildiği, katılımcılığın ve uzmanlığın esas

alındığı toplumlardır. Bilgi toplumlarında kamu hizmetlerinin, vatandaşlar ve iş

dünyasının ihtiyaç ve beklentilerine uygun olarak, bilgi ve iletişim teknolojilerinin de

yardımıyla etkin, hızlı, kaliteli, sürekli, güvenilir, şeffaf ve bütünleşik şekilde

sunulması; kamu iş süreçlerinin verimli tasarlanması, kurumlar arası işbirliği

yeteneğine ve ortak vizyona sahip, bilgiye dayalı kamu yönetimi anlayışının

yerleştirilmesi esastır.

2. YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Yönetim olayının bilimsel olarak ele alınmaya başlandığı sanayi devriminden

bugüne kadar yapılan bilimsel çalışmalar, bu çalışmaların amacı, vurgusu, analiz

birimi, sonuçları vs gibi açılardan değerlendirilmesi ile ortaya çeşitli yönetim ve

organizasyon teorileri veya yaklaşımları çıkmaktadır.34

Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye,

karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak

oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını

belirlemede ya da her bir bölümün çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir

bilgisayar işlemi gerekmektedir.35

Bir kurumun amaçladığı başarı düzeyine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşması

için etkin bir stratejik kontrol mekanizmasına sahip olması gerekmektedir. Başarılı bir

stratejik kontrol için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve güvenilir bilgi

toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılayan sistemler yönetim bilgi

sistemleri olarak adlandırılmaktadır. Yönetim bilgi sistemi, “bir kurumun işleyiş,

yönetim ve karar verme işlevlerini desteklemek üzere bilgi sunan, bütünleşik insan-

makine sistemi”, veya “ bir kurumun geleceğine yönelik bütün hedeflerini

gerçekleştirmeyi amaçlayan, kararların verilmesi için gerekli olan bilgileri elle, bilgi

sistemleri ile ya da her ikisiyle birlikte işleyen sistem” olarak tanımlanabilir. Sistem;

analiz planlama, kontrol ve karar verme modelleri kullanarak, veritabanı ve diğer bilgi

teknolojisi ürünleri üzerinden yöneticilere ve personele çalışma alanları ile ilgili

raporlar sağlamalıdır. Sistemin salt bir bilgi teknolojisi ürünü olarak ele alınıp

teknolojisine veya karmaşıklığına odaklanılması hatalı bir yaklaşım olacaktır. YBS

34 KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. 35 http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm

13

kavramının özünü, sistematik ve tutarlı bilgi sağlamak amacı oluşturmaktadır. Bilginin

iletilmesinde kullanılacak araçlar, bilgi sistemlerinin yanı sıra kurumun düzenleyeceği

sosyal faaliyetler bile olabilmektedir.36

2.1 Yönetim Bilgi Sistemi Kurulumu

Daha çok işletmeler tarafından, mali yönetim ve muhasebe alanlarında

kullanılan bilgi sistemleri, 90’lı yıllarda donanım ve yazılımların çeşitlenmesi ve

gelişmesi karşısında, mali alanlar dışında da yönetim desteği sağlar hale gelmiştir.

Öte yandan, internet teknolojilerinin bütün dünyada popüler hale gelmesi ve

haberleşme altyapılarındaki iyileştirmeler, şirketler için bilgi yönetimini önemli bir

rekabet avantajı sağlayan faktör haline getirmiştir. Bu çerçevede, bilgiyi yönetmek

üzere geliştirilmiş birtakım uzman sistemler, teknolojik alanda ortaya çıkan yeniliklerin

de kullanılmasıyla, stratejik süreçleri destekleyen yönetim bilgi sistemleri haline

dönüşmüştür.37

Yönetim Bilgi Sistemi kavramını oluşturan üç sözcük, kurulum stratejisi

hakkında ipuçları vermektedir. "Yönetim" kelimesi; yöneticilere yönelik bir araç olması

gerektiğini; "bilgi" kelimesi, sistemin özünün bilgi olduğunu, bu nedenle doğru ve

güncel bilgi akışının sağlanmasının önemini; "sistem" kelimesi de çözümün bütüncül

bir sistem anlayışı içinde oluşturulması gerektiğini anlatmaktadır. Sistem; girdiler alıp

çıktılar oluşturan, organize bir dönüşüm süreciyle ortak bir amaca yönelik, beraber

çalışan ve birbirine bağlı parçalar topluluğudur.38 Sistemin elemanları girdi, süreç,

çıktı, geri besleme ve denetimdir. Herhangi bir kurum için tasarlanması düşünülen

YBS etüdünün başlangıcında kurumun bilgi sistemini ifade eden bilgi akışını dikkate

almak gereklidir. Daha fazla bilginin daha iyi yönetim anlamına geldiği söylenemez.

Üst yönetime kurum içindeki diğer yöneticilerden, yaptıkları faaliyetler konusunda

güncel bilgi sağlanması, kurumun daha yüksek bir performans göstermesi için yeterli

değildir. Bilgi, karar ve faaliyetler arasında uyumlu bir ilişkinin olması gereklidir.39

36 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006 37 http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf 38 http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf 39 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006

14

2.2 Yönetim Bilgi Sistemlerinin Diğer Sistemlerle İlişkisi

YBS, yönetimde ihtiyaç duyulan bilgiyi, kurumdaki diğer bilgi sistemlerinden

derleyen ve raporlayan bir yapıdır. Yapısı gereği, önceki bölümde bahsedilen, veri

sağlayan bütün bilgi sistemi öğeleri ile ilişki içerisindedir. YBS çıktıları, genelde ekran

üzerinden takip edilen e-formlar ve basılı çıktı alınabilen raporlar olmak üzere iki

şekilde düzenlenir. Hazırlanan raporların paket ofis yazılımlarına aktarılabilmesi,

sistemle tanımlı olmayan ancak acil olarak ihtiyaç duyulabilecek rapor ihtiyaçlarının

karşılanabilmesi için kolaylık sağlayacaktır.

2.3 Yönetim Bilgi Sistemlerinden Rapor Alınması

YBS’ de günlük ve dönemsel işlemlere ilişkin birçok bilgi takip edilir, uygun

biçeme getirildikten sonra yönetim seviyelerine raporlar ve e-formlar40 aracılığıyla

sunulur. Farklı sınıflarda olan bilgilerin sunum şekli de farklı olmalıdır. Günlük veya

haftalık olarak takip edilmesi gereken göstergelerin hazırlanacak e-formlar aracılıyla

ekrandan; değişimi aylık ve daha uzun zaman aralıkları ile olan dönemsel

göstergelerin ayrı bir e-formun yanı sıra dönemsel raporlardan takip edilmesi;

tanımlanan değer aralığının dışına çıktığı zaman görülmesi gereken verilerin her

raporda veya formda yer alması yerine, sadece gerektiği zaman çevrim içi uyarılar ile

yöneticinin dikkatine sunulması uygun olacaktır.41 Üst yönetime yönelik kritik başarı

faktörlerinin temel alındığı performans göstergelerinin, bir ekrana sığacak e-form

şeklinde tasarlanması takip kolaylığı sağlayacak, yöneticilerin istedikleri raporlara,

parametrik raporlama araçları ile astlarına başvurmadan ulaşabilmesi, sağladığı

zaman tasarrufu ile stratejik yönetimin önünü açacaktır. YBS’ ye karar verme işlevleri

de aktarılabilmektedir. Modellere uygulanarak çözümlenebilen kararlar genellikle alt

seviye yöneticilerin aldığı satın alma gibi basit ve tekrarlanan operasyonel kararlardır.

Bunun yanında, karmaşık özellik taşıyan kararların da modellenmesi mümkündür.42

40 An e-form (electronic form) is a computer program version of a paper form. Aside from eliminating the cost of printing, storing, and distributing pre-printed forms, and the wastage of obsolete forms, e-forms can be filled out faster because the programming associated with them can automatically format, calculate, look up, and validate information for the user. With digital signatures and routing via e-mail, approval cycle times can be significantly reduced. With electronic submission of completed forms, you can eliminate the cost of rekeying data and the associated errors. 41 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006 42 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara,

Eylül 2006

15

SONUÇ

Kaynakların kullanımında etkinlik ve verimliliğin sağlanması amacıyla;

kurumsal süreçlerin oluşturularak somut amaç ve hedefler temelinde performansın

ölçülmesi; geleceğin planlandığı, performans ve sonuç odaklı, hesap verme

sorumluluğu taşıyan stratejik yönetim yaklaşımı günümüzde artık bir zorunluluktur.

Bütün organizasyonların hedeflerine tutarlı ve planlı bir şekilde ulaşabilmesi ve

yönetimdeki bu yeni yaklaşımın başarılı olabilmesi için organizasyonların etkin

stratejik kontrol mekanizmalarına sahip olmaları gerekmektedir. Başarılı bir stratejik

kontrol ve organizasyonun idaresi için kurumun faaliyetleri ile ilgili, geçerli, güncel ve

güvenilir bilgi toplanmasına ihtiyaç vardır. Bu bilgi ihtiyacını karşılamak için bilgi

çağının bütün avantajlarından yararlanmak, entelektüel sermayenin kurum içerisinde

en verimli biçimde kullanılmasını ve bilginin dolaşımını sağlamak, yöneticilerin

kurumsal faaliyetleri izlemesine ve değerlendirmesine imkân sağlayacak, karar

almalarına yardımcı olacak bilgileri oluşturmak gerekmektedir.

16

KAYNAKLAR

ANUMBA, Chimay J., “Knowledge Management”, Eğitim Notları, ODTÜ SEM, 2006 ÇAPAR, B., “Bilgi Yönetimi: Nasıl Bir İnsangücü?” Dünya Bankası, “Sub-Saharan Africa:From Crisis To Sustainable Growth”, 60, VII, Washington, 1989. DUNCAN, P., “The Impact of IT on Small Legal Practices in Scotland. GATES, Bill, “Dijital Sinir Sistemiyle Düşünce Hızında Çalışmak”, 1999 GÜRZUMAR Ahmet, “Yönetim Bilgi Sistemi ve Savunma Sanayii Müsteşarlığında Uygulamaları”, Ankara, Eylül 2006. KARATAŞ Muhammed, Bilgi Üretimi ve Eğitimin Sosyo-Ekonomik Gelişmedeki Önemi, Celal Bayar Üniversitesi, Yönetim ve Ekonomi Dergisi, Cilt 8, Sayı 2, Manisa, 2001. KOÇEL Tamer, İşletme Yöneticiliği, İstanbul, 2011. ÖĞÜT , A., “Bilgi Çağında Yönetim”, Ankara, Nobel yayın dağıtım, 2001 ÖZER, M. Akif, Yönetişim Üzerine Notlar, Sayıştay Dergisi, Sayı 63, R, Ömer, “Stratejik Yönetim ve İşletme Politikası”, Beta Yayınları, İstanbul, 1998 ÜLGEN Hayri, MİRZE S. Kadri, İşletmelerde Stratejik Yönetim, İstanbul, 2010. http://aydinerceis.wordpress.com/2011/06/19/bilgi-ve-enformasyon-uzerine-bir-deneme/

http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der65m14.pdf

http://www.farukcubukcu.com/images/docs/yonetimbilgisistemleri.htm

http://www.canaktan.org/yeni-trendler/bilgi-toplumu/bilgi_toplumu-ozellik.htm

http://ekutup.dpt.gov.tr/bilim/yucelih/biltek03.pdf http://www.msxlabs.org/forum/soru-cevap/388905-bilgi-teknolojisinin-sozluk-anlami-

nedir.html#ixzz2ExZ6NGhY