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XIV CIAEM: Guia para Autores(as) Versão 1.1 Última atualização: 06 de janeiro de 2014.
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Tabela de Conteúdos
Tabela de Conteúdos ............................................................................................................. 2
1. Introdução ............................................................................................................................ 3
2. Instruções gerais para submissão de trabalhos ..................................................... 6
3. Processo para submissão de trabalhos ...................................................................... 7 3.1 A entrada na página de usuário ............................................................................................... 7 3.2 Início da submissão de trabalhos ................................................................................................... 9 3.3 Anexar versão cega (não identificada) ................................................................................10 3.4 Ingresso dos metadados ...........................................................................................................11 Digite o título do artigo e resumo ................................................................................................................ 14 Digitação de palavras-chave e informações adicionais ....................................................................... 14 3.5 Somente para oficinas: envio de formulário adicional. .................................................15 3.6 Confirmação de envio ................................................................................................................17 3.7 Ver o status da proposta ...........................................................................................................18
4. Resposta ao envio de submissões ............................................................................. 19 4.1 Envio incompleto .........................................................................................................................19 4.2 Rejeitar o trabalho ......................................................................................................................19 4.3 Aceitar o envio ..............................................................................................................................19 4.4 Aceito com alterações ................................................................................................................19 Verifique: ................................................................................................................................................................ 19 a) Recebimento de modificações .................................................................................................................. 19 b) Atualizar arquivo (versão completa) .................................................................................................... 20 a) Entrar na página de usuário ...................................................................................................................... 20 b) Entrada no envio correspondente .......................................................................................................... 20 Posteriormente será notificada a data, hora e local de apresentação de seu trabalho. ......... 20 c) Atualizar o arquivo de envio ..................................................................................................................... 21 d) Esperar resposta ............................................................................................................................................ 22 e) Se aceito o trabalho ....................................................................................................................................... 22 4.5 Verifique publicação o trabalho final publicado .................................................22
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1. Introdução O XIV CIAEM é uma excelente oportunidade para que acadêmicos e estudantes possam apresentar os resultados de suas investigações e experiências e formular propostas de inovação nas diferentes modalidades abertas ao público: comunicações, oficinas e pôsteres. Para alcançarmos uma maior qualidade científica temos construído uma estrutura de revisão científica, coordenada por um Comitê Internacional de Programa e com mais de 240 revisores. A seguir você encontrará uma descrição dos passos que deve realizar para enviar uma proposta para o XIV CIAEM. Recomendamos baixar este manual e imprimi-lo para uma melhor leitura e realização de seu envio. Este Guia descreve 2 fases do processo de envio e aprovação de propostas: o Processo de envio e a Resposta ao envio de propostas. O processo de envio O processo de submissão é composto de 4 etapas, que são descritos em detalhes nas páginas seguintes deste guia. Antes de iniciar a remessa, deve-se ter em mãos os dois arquivos (versão completa e versão cega – não identificada) para serem utilizados no processo de envio, que deverão seguir o formato Estilo CIAEM que está disponível na seção "Download" no site da Conferência: http://xiv.ciaem-iacme.org. i) A primeira etapa dá início ao envio, na qual o autor deverá indicar a temática e a modalidade de seu trabalho e aceitar as normas para o envio e direitos de autoria da Conferência. ii) Na próxima etapa, o autor deve enviar a versão cega (sem nomes nem referenciais institucionais) do seu trabalho para ser revisto. Esta etapa é fundamental, pois é esta que será revista pelos pares do evento. iii) Na etapa três, o autor deve registrar os “dados pré-textuais”: título do trabalho, resumo, informações dos autores, palavras-chave e algumas informações adicionais, se aplicável. iv) Há um etapa 4 somente para os autores que propuserem oficinas, pois neste momento deverá anexar o formulário adicional. v) Por fim, a última etapa é a confirmação do envio: ao autor será enviado um email agradecendo-lhe pela sua participação no evento.
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Resposta ao envio de submissões O guia lista as ações que os autores devem realizar, dependendo da decisão tomada sobre seu trabalho:
O envio está incompleto. Aceito. Rejeitado. Aceito com modificações.
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Diagrama para autores
1. Envia o artigo
versão cega em
formato editável
2. Diretor de tema aceita o trabalho com modificações
2. Diretor de tema
aceita o trabalho
2. Diretor de tema recusa o trabalho e acaba o processo
4. Diretor de tema aceita versão completa final
3. Autor fornece versão completa em formato pdf e em editável
3. Autor envia versão completa
corregida em formato pdf e em
editável
6. Diretor de tema inclui o
artigo em formato pdf em nos
Anais online
7. Autor revisa o artigo nos Anais
8. Autor revisa a programação científica e apresenta o trabalho no XIV CIAEM
9. Inclusão definitiva
do artigo nos Anais
5. Um autor se inscrive e paga inscrição no prazo estabelecido
Comitê organizador local e científico
revisam se o pagamento está bem para
aceitar o trablho no programa científico e
nos Anais.
O artigo em Estilo CIAEM, dados pré-textuais, …
Do contrário, o Diretor de tema recusa como
incompleto o arquivo. Autor fará um novo envio.
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2. Instruções gerais para submissão de trabalhos Os trabalhos devem ser apresentados somente nos temas oferecidos pela XIV CIAEM.
Os revisores avaliarão os trabalhos com base em um Formulário de revisão de
trabalhos, que deverá ser baixado para conhecer os elementos que se levarão em conta.
Este documento está disponível na seção "Download" no site do evento.
Todas as propostas de trabalho serão revisadas (avaliadas) pelo Comitê internacional do
programa ou revisores selecionados para esta tarefa. Os autores de trabalhos receberão
comunicação da XIV CIAEM sobre o estado das suas propostas através da página na
Web. O Comitê Internacional do Programa se organizará de acordo com temas do
evento. Cada tema terá dois Diretores que coordenarão os trabalhos do mesmo.
O período de recebimento de trabalhos será de 1º de junho de 2014 a 30 de setembro de
2014.
O nome de um autor não deverá aparecer no programa em mais de 4 trabalhos
(comunicação, pôster ou oficina).
Um autor poderá propor até no máximo 2 trabalhos (seja comunicação, oficina ou
pôster) como único autor e 2 como coautor.
O número máximo de coautores de um trabalho será de 4.
Todos os trabalhos serão apresentados na forma completa (não resumos). E isso deverá
ser feito exclusivamente através da plataforma Open Conference System nesse site,
seguindo o Estilo XIV CIAEM.
Para garantir a inclusão do documento no programa do evento, pelo menos, um dos
autores deve estar registrado (e pagar a taxa), antes de 28 de fevereiro de 2015.
Será dado um certificado para o trabalho que for efetivamente apresentado, incluindo os
nomes de todos os autores. Será dado um certificado de participação no evento somente
para pessoas que frequentarem o mesmo.
Os trabalhos aprovados serão incluídos nos Anais online, mediante confirmação do
pagamento da inscrição. Os trabalhos que não forem apresentados durante o evento
serão excluídos dos Anais. Somente haverá Anais online.
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3. Processo para submissão de trabalhos
3.1 A entrada na página de usuário O autor entra na página da XIV CIAEM:
Em seguida, clica na opção de “ACESSO” no menu principal:
O sistema solicitará o nome do usuário e senha (se você já tiver uma conta no site). Se não é usuário, deverá criar uma conta:
http://xiv.ciaem-iacme.org
Clique aqui para criar uma conta de usuário.
Clique em ACESSO
Clique aqui para ingressar
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Ao ingressar no sistema, com a respectiva conta de usuário de autor, aparecem as seguintes opções:
Clique aqui para iniciar um novo envio.
Início da submissão de trabalhos
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3.2 Início da submissão de trabalhos Depois de entrar na conta de usuário e iniciar novo envio, o sistema exibe o primeiro passo para o envio de trabalhos:
Por fim, você pode adicionar comentários a serem enviados:
Clique aqui para selecionar um tema.
Selecione o tipo ou o modo de apresentação.
Clique aqui para salvar e continuar com o envio.
Digite comentários adicionais aqui.
Início da submissão de trabalhos
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3.3 Anexar versão cega (não identificada) Uma vez realizada a primeira etapa do envio, passa-se para anexar a versão cega, seguindo os passos do sistema. O primeiro é selecionar o arquivo em seu computador para inclusão na plataforma.
Importante: Verifique se o arquivo anexado corresponde à versão cega (sem os nomes dos autores e filiações institucionais), caso contrário, você deve trocar para o arquivo indicado. O arquivo deve estar em formato editável: .doc, .docx, OTD.
Clique aqui para salvar o passo 2 e continuar.
Verifique se a versão do trabalho é a cega (sem identificação).
Clique aqui para anexar o arquivo com a versão cega.
Ingresso dos metadados
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3.4 Ingresso dos metadados Uma vez anexado o arquivo com a versão cega, você deve adicionar as informações gerais do seu trabalho (aqui chamadas de metadados), que incluem: informações dos autores, título do artigo, resumo e palavras-chave. Como a plataforma utiliza o espanhol como língua padrão, é necessário que se preencha as informações para o idioma espanhol. Por isso troque o idioma do formulário para espanhol (atenção – não precisa trocar o idioma da página).
Ingresso dos metadados
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Informações sobre os autores Você deve então digitar as informações dos autores do trabalho, deixando claro no documento enviado quem será considerado o autor principal. É adequado que seu esboço biográfico acadêmico forneça informações que podem ser usados para a apresentação do trabalho no evento.
Clique aqui adicionar outro autor.
Ingresso dos metadados
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Em seguida, você deve digitar as informações dos outros autores. Deve ter muito cuidado em colocar todos os coautores e em ordem correspondente, pois não poderá incluir nenhum outro posteriormente. E assim aparecerá nos Anais online.
Escreva o nome.
Escreva o e-mail do autor
Selecione o país de origem desse autor.
Ingresso dos metadados
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Digite o título do artigo e resumo Após digitar as informações dos autores, deverá escrever o título do trabalho, e um resumo do mesmo. Deve ter o cuidado na formulação do título, pois não poderá mudá-lo.
Digitação de palavras-chave e informações adicionais Por fim, para completar os dados pré-textuais, deve-se digitar as palavras-chave do documento, bem como as instituições financiadoras (se aplicável):
Escreva o título do trabalho.
Escreva aqui o resumo do trabalho.
Escreva aqui as palavras-chave do trabalho
Escreva aqui as instituições financiadoras (se aplicável).
Clique aqui para salvar o passo 4 e continue com o envio.
Envio de Formulário para oficina
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3.5 Somente para oficinas: envio de formulário adicional. O próximo passo é anexar um arquivo com o formulário adicional que se solicita a proposta de oficinas. Este pode ser baixado na seção de downloads no site da conferência. De novo, deve selecionar o arquivo no seu computador e então fazer o upload.
Uma vez anexado o arquivo, você deve digitar o nome do mesmo, que pode ser um nome simbólico, como “Formulário adicional para proposta de oficina". As outras informações solicitadas são opcionais para os nossos propósitos.
Importante: Verificar se o arquivo anexado seja o formulário adicional.
Clique aqui para adicionar o arquivo com o formulário para oficinas.
Escreva aqui o título de sua oficina com “Formulário adicional”
Envio de Formulário para oficina
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* É fundamental que essa opção esteja selecionada, pois é informação que o revisor deverá conhecer. Uma vez verificado que o artigo adicionado está correto, você deverá confirmar o seu envio e continuar o processo. No caso em que houver erro na escolha do arquivo, você pode excluí-lo no "EXCLUIR" e depois incluir o arquivo correto.
Clique aqui para salvar e continuar com o envio.
Clique aqui para salvar e continuar o envio.
Clique aqui para excluir o arquivo, se esse não for o correto.
*Verificar que esteja selecionado.
Confirmação de envio
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3.6 Confirmação de envio Por fim, você deve confirmar o envio realizado para encerramento do processo. Se for uma oficina deve ser dois arquivos.
Após a confirmação de seu envio, v. deverá receber um e-mail de agradecimento pelo trabalho submetido. Senão receber, é importante que verifique se realizou o envio corretamente com o diretor do tema. Verifique que se a mensagem não chegou por erro na sua caixa de spam. Em seguida, o sistema exibe a página seguinte, na qual o usuário pode visualizar o status de sua proposta.
Clique aqui para ativar o envio.
Clique aqui para confirmar o envio.
6 TA taller versión cega.doc Documento da Submissão 14KB 02-18
7 TA taller.doc Documento Suplementar 148KB 02-18
Ver o status da proposta
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3.7 Ver o status da proposta Após digitar a opção anterior, o sistema exibe o status de revisão da proposta:
Até agora, foi completada a primeira parte do processo de envio e revisão dos trabalhos. Agora você deve esperar um e-mail do diretor do tema, que notificará sobre a decisão tomada quanto à sua proposta.
Status do trabalho.
Resposta ao envio de submissões
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4. Resposta ao envio de submissões Quando você receber um e-mail de resposta da revisão de sua proposta, deve realizar o que segue, de acordo com a decisão.
4.1 Envio incompleto Se seu trabalho for considerado incompleto, você deve executar novamente todo o processo de envio. O envio é considerado incompleto pelos seguintes motivos:
- Informações incompletas nos dados pré-textuais (título, resumo, autores, palavras-chave).
- Não inclusão da versão cega (não identificada) do trabalho. - Não anexar o Formulário adicional no caso das oficinas. - Falta completar os 5 passos do processo de submissão descritas neste guia.
Você será notificado por e-mail com essa resposta, se seu trabalho for considerado incompleto e, portanto, deve repetir o processo de submissão.
4.2 Rejeitar o trabalho Se o trabalho for rejeitado, você receberá uma notificação por e-mail.
4.3 Aceitar o envio Se seu trabalho foi aprovado sem modificações, a versão completa do mesmo será publicado nos Anais da Conferência. Assim que receber a mensagem de trabalho aceito você deve enviar segundo as instruções de Envio final: 1. A versão completa em formato editável, como documento suplementar, 2. A versão completa em formato pdf como versão do autor,
4.4 Aceito com alterações Se seu trabalho for aceito, mas sujeito a modificações, então deverá fazer as devidas correções e enviar segundo as instruções de Envio final 1. A versão completa em formato editável, como documento suplementar, 2. A versão completa em formato pdf como versão do autor,
Verifique: a) Recebimento de modificações As observações e as alterações correspondentes à sua remessa serão anexados no e-mail de notificação da decisão. Se por algum motivo o e-mail não inclui as alterações a introduzir no trabalho você deve imediatamente contatar o diretor de tema. O endereço de email de cada diretor do tópico está disponível na site.
Resposta ao envio de submissões
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b) Atualizar arquivo (versão completa) Você deve tomar todas as providências mencionadas no e-mail, senão compromete o aceite de seu trabalho. Importante: As alterações devem ser feitas na versão completa de seu trabalho, Esta nova versão será revisada apenas pelos Diretores de tema, que tomarão a decisão final sobre se você fez ou não fazer as alterações recomendadas pelos avaliadores iniciais (cegos) do seu trabalho. Envio Final Não é uma nova remessa do zero. Você deve seguir os seguintes passos:
a) Entrar na página de usuário Uma vez que realizadas as alterações na versão completa do seu trabalho, você deve entrar na página de usuário, como mostrado no início deste guia.
b) Entrada no envio correspondente Depois de entrar na página de usuário deve-se buscar o envio correspondente:
A versão pdf será incluída nos Anais online. Os autores são responsáveis pela qualidade deste documento. Não poderá modificar nem o título nem os autores com o qual se iniciou este processo. Você pode verificar se seu trabalho está publicado corretamente, quando ele se tornar acessível ao público nos Anais online.
Posteriormente será notificada a data, hora e local de apresentação de seu trabalho.
Clique aqui para entrar a informação de envio.
Status da revisão do trabalho.
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c) Atualizar o arquivo de envio Uma vez que entrou no envio, deve-se ir para a opção de "avaliação", conforme demonstrado a seguir:
Em seguida, você deverá ir até a seção de decisão do diretor, na qual você pode anexar a nova versão do trabalho (versão completa com modificações):
Depois de anexar a nova versão do trabalho, você deve notificar ao Diretor de tema a realização das mudanças solicitadas. Esta etapa é muito importante, pois é a maneira pela qual o Diretor do tema vai saber que você realizou a modificações. Somente então poderá continuar o processo de aceitação final de seu trabalho.
Clique aqui para adicionar a versão editável e a completa
Clique aqui para escrever e-mail de notificação.
Clique aqui para poder anexar a
versão editável e a completa PDF.
Resposta ao envio de submissões
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A seguir está um exemplo do e-mail que você deve escrever para o diretor de tema, notificando a mudança em seu trabalho. O texto você deve digitar como queira, porque não há um modelo para isso.
d) Esperar resposta Por fim, deverá esperar por outro e-mail, no qual se confirme o aceite da nova versão do trabalho apresentado.
e) Se aceito o trabalho Deverá verificar a publicação de seu trabalho final.
4.5 Verifique publicação o trabalho final publicado Uma vez que seu trabalho for aceito, o diretor será responsável pela publicação de item na lista de trabalhos aceitos. Você deve verificar que esse trabalho seja a versão final e completa do seu trabalho. Se por algum motivo, o trabalho publicado é uma versão anterior do mesmo ou apresenta algum erro involuntário, por favor entre em contato com o diretor de tema do seu assunto.
Clique aqui para enviar e-mail.
