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XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y Desarrollo
XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y desarrollo
5, 6, 7 y 8 de mayo de 2009
Los Sistemas de Información en los procesos Tutoriales Un Estudio de Caso
Demian Abrego Almazán [email protected]
Abigail Hernández Rodríguez [email protected]
Mónica Lorena Sánchez Limón [email protected]
Universidad Autónoma de Tamaulipas
UAM de Comercio y Administración. Centro Universitario, Campus Victoria
Tels. 01 834 31 8 17 56 Ext. 125; 01 834 31 8 17 56 Ext. 135 y 01 834 31 8 17 56 Ext.
129. Fax: 01 834 31 8 17 59
XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y Desarrollo
Los Sistemas de Información en los procesos Tutoriales
Un Estudio de Caso
Resumen Las tutorías en la actualidad son comunes en las diferentes instituciones educativas de
nivel medio-superior y superior, se realizan con la finalidad de ayudar al estudiante a
tener un mejor desarrollo en el ámbito profesional. En la Universidad Autónoma de
Tamaulipas (UAT), se implemento el programa de tutorías académicas en todas sus
Unidades Académicas, Facultades y Preparatorias, esto propone la participación de
todos los estudiantes y todos los profesores; además, la inclusión de autoridades que
hagan factible la tarea. Los modelos escolares, curriculares y administrativos se
esfuerzan por convertirse en elementos de ayuda para el cumplimiento de la enorme
tarea planteada. La Unidad Académica Multidisciplinaria de Comercio y Administración
Victoria (UAMCAV) siguiendo los lineamentos establecidos por la gestión rectoral y en
base a su programa de calidad ISO 9001-2000, cuenta con un departamento destinado
para esta importante actividad académica. El presente documento detalla cómo la
implementación y aplicación de un sistema de información diseñado para actividad,
mejora los procesos administrativos de la misma y permite ofrecer un mejor servicio.
Almacenando información en una base de datos desde las páginas HTML (HyperText
Markup Language) en combinación con el lenguaje de programación ASP (Active
Server Pages), con lo cual se hace posible el ahorro de tiempo en la obtención y
manejo de la información.
Introducción
El trabajo académico universitario tiene una “nueva función” que atender, se trata de la
tutoría como acción de acompañamiento del aprendizaje. Esta acción tiene como
propósito mejorar la calidad educativa a través de sesiones orientadas a facilitar la vida
académica de los estudiantes, considerando tanto situaciones académicas como
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personales (aspectos personales, económicos, familiares y sociales) que puedan o
estén afectando su desarrollo profesional. De manera que la tutoría es una acción
eminentemente pedagógica; pues se trata de un intento por mejorar las situaciones
educativas para generar un modelo educativo innovador e incluyente.
En México, surgió, con la finalidad de resolver problemas que tienen relación,
principalmente, con la deserción, con el abandono de los estudios, el rezago y con la
eficiencia terminal, la Universidad Autónoma de Tamaulipas, la tutoría se ha
implementado como programa transversal y longitudinal, esto propone la participación
de todos los estudiantes y todos los profesores; además, la inclusión de autoridades
que hagan factible la tarea. Los modelos escolares, curriculares y administrativos se
esfuerzan por convertirse en elementos de ayuda para el cumplimiento de la enorme
tarea planteada. En este momento, la totalidad de escuelas y facultades de nivel medio
superior y superior de nuestra institución realizan esta acción. La introducción de las
tutorías, obedece a la adopción de un nuevo modelo educativo flexible y constructivista,
llamado Milleium III, este modelo consiste en un proceso de actualización de la reforma
académica en base a nuevas políticas y recomendaciones por Comité Interinstitucional
para la Evaluación de la Educación Superior (CIEES). Actualmente, presenta diversos
propósitos entre los cuales están el de apoyo académico tanto de Profesores – tutores,
como la orientación en cuanto a trabajos de investigación que se lleven a cabo dentro
de cada unidad académica.
La Unidad Académica Multidisciplinaria de Comercio y Administración Victoria
(UAMCAV) siguiendo los lineamentos establecidos por la gestión rectoral y en base a
su programa de calidad ISO 9001-2000, cuenta con un departamento destinado para
esta importante actividad, sus principales funciones administrativas son la creación de
horarios de tutorías, asignación de tutores - asesores, llevar a cabo el proceso de
inscripción por parte de los tutorados, así como el seguimiento de las sesiones
establecidas, todo esto través de registros y reportes realizados en hojas de cálculo y
procesadores de texto los cuales se llenan de forma manual, lo cual genera una serie
problemas de carácter administrativo, sobre todo al momento de generar datos
generales y estadísticos del departamento, los cuales son fundamentales para llevar a
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cabo acciones concretas por otras áreas de la institución, por este motivo se empezó a
planear el realizar un Sistema informático de gestión administrativa. El cual tendría
como fin, satisfacer en forma eficiente, oportuna y pertinente todas las necesidades de
información de la UAM. Este Sistema estará funcionando mediante un proceso de
mejora continua en el cual participan los docentes, tutores, estudiantes, directivos y la
comunidad educativa en general, siendo sus opiniones importantes para la mejora del
mismo, esto debido a su diseño, el cual permite ser accedido desde cualquier
computadora conectada a Internet, dado que trabaja sobre plataforma Web. Su
estructura de diseño está dividida en capas (Interfaz de usuario – lógica del negocio –
acceso a datos) esto con el fin de poder de evolucionar sin tener que comenzar desde
cero, la tecnología actualmente utilizada consta del lenguaje de programación ASP 3.0,
el motor de bases de datos SQL Server 2005 y los de sistemas operativos Windows
Server 2003 para el servidor y Windows XP Profesional para las estaciones de trabajo.
En la parte del análisis y diseño se baso en el proceso de desarrollo GRAPPLE (Guías
para la ingeniería de aplicaciones rápidas) - como dividir en etapas un desarrollo de
software -, utilizando para la definición de los procesos de negocios el lenguaje de
notación UML, con el cual fue posible elaborar un análisis completo de los procesos
realizados por el área, lo cual resulto fundamental para el éxito de este documento ya
que sirvieron de enlace para un mejor entendimiento entre los usuarios y el equipo de
desarrollo.
Presentación del sistema de información integral de tutorías La UAT, se ha sumado al esfuerzo por mejorar la calidad educativa en México y
responder a una sociedad que exige y espera que los nuevos profesionales de la
educación compitan a nivel internacional y se destaquen en un mundo cambiante. La
UAMCAV, se avocó al esfuerzo de elevar el nivel académico de ésta institución y
satisfacer con creces las expectativas de la sociedad, creando un grupo de trabajo
comprometido (autoridades académicas, docentes y alumnos), para este fin se
implementaron las tutorías académicas, además de incluirlas dentro del modelo de
calidad ISO 9001-2000 (figura 1), y en concordancia con estas acciones, crea como
parte de su estructura organizacional el departamento de tutorías académicas, tiene dos
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objetivos. El primero se refiere a la acción tutorial, y el cual es de apoyar y facilitar la
incorporación al medio Universitario de los estudiantes de nuevo ingreso, a través de
una comunicación permanente con el alumno tutorado y su tutor mediante reuniones
grupales. Así mismo, contribuir a la disminución de los indicadores de reprobación y
decersión a través de la guía y orientación que el tutor ofrece al tutorado desde que
ingresa a la UAMCAV hasta su último periodo escolar, su alcance administrativo es
desde la formulación del programa de tutorías grupal, la edición del material para
impartir las tutorías, la inscripción de tutores, la inscripción de los alumnos al programa,
la asignación de alumnos a tutores, la programación de aulas para las sesiones,
impartición de sesiones de tutoría grupal a los alumnos de nuevo ingreso, la orientación
a los alumnos próximos a egresar, la impartición de cursos de actualización a los
tutores y hasta la evaluación y retroalimentación del programa por conducto de los
estudiantes tutorados y nuestros tutores.
Figura 1 (modelo del sistema de gestión de calidad d-sg-04-01, www.uamcav.uat.edu.mx, fecha
consulta 15/01/2008)
El segundo objetivo es el relacionado con las asesorías académicas, y su función es
detectar las dificultades académicas del estudiante y ofrecer una ayuda oportuna a
través de sesiones impartidas por catedráticos y alumnos voluntarios, fuera de las horas
de clase, para la superación de dichas dificultades, incrementando de esta manera el
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índice de recuperación de alumnos que se encuentren en situación académica crítica,
además de promover la comunicación interpersonal y la ayuda mutua como medios de
crecimiento personal e institucional, dentro del proceso educativo, su alcance
administrativo es la formulación del programa de asesorías en sus dos modalidades
(preventiva y remedial), el material para la impartición de asesorías, la asignación de los
alumnos al programa, la impartición de las asesorías, y sus resultados se evalúan tanto
parta tutorías como para las asesorías, al inicio de cada periodo escolar, analizando la
cantidad de alumnos que se encontraban en situación académica crítica en el periodo
escolar inmediato anterior y la compara con la cantidad de esos alumnos que aprobaron
las materias por las cuales se encontraban en la situación crítica. A continuación se
muestra de forma muy resumida parte del análisis realizado al área.
Inscripción de los alumnos a las tutorías Antes de iniciar el periodo escolar, se solicita a Secretaría Técnica relación de alumnos
a inscribirse en el periodo escolar. El responsable del departamento de Tutorías realiza
las asignaciones de tutorados en base a la relación obtenida por parte de Secretaría
Técnica. El responsable del departamento de tutorías realizará las asignaciones en
base al perfil del tutor y al Programa Educativo que haya elegido el alumno.
Cuando el alumno de nuevo ingreso acude a biblioteca para recoger su horario de
clases, el responsable del programa de tutorías entrega al alumno un oficio de invitación
de reunión con padres de familia de alumnos tutorados, así como su oficio en donde se
le indica al alumno el tutor que se la ha sido asignado, así como su horario de las
sesiones de tutorías.
La reunión con padres de familia se realiza antes del inicio de cada uno de los periodos
escolares la cual es presidida por el Director de la UAMCAV y el Responsable del
Departamento de tutorías. El objetivo de la reunión es el de informar a los padres la
importancia del programa y las actividades que se desarrollarán en el mismo.
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Antes de iniciar las sesiones de tutorías, el Responsable de Departamento distribuye
por todos los comunicadores formales de la UAMCAV, Avisos recordándoles a los
alumnos el inicio de las sesiones de tutorías.
Integración de Expedientes y Formulación de Oficios El Responsable del Departamento de Tutorías se encarga de armar un expediente por
cada maestro, por carrera y por periodo escolar, el cual deberá contener:
• Asignación de Tutorados
• Asignación de Tutor
• Registros de asistencia de las sesiones
• Expedientes de los alumno los cuales contienen
o carta compromiso, cuestionario de información básica del tutorado y el
cuestionario de evaluación del desempeño en la tutoría
Planeación de las asesorías El responsable del Programa de Tutorías y Asesorías Académicas solicita al Secretario
Técnico, al inicio de cada periodo escolar, relación de alumnos que se encuentran en
segunda o tercera inscripción de alguna materia. Según lo establecido en el Compendio
de Reglamentos de la UAMCAV, todo alumno que se encuentre en segunda o en
tercera inscripción en una misma materia, deberá llevar asesorías académicas. Porque
lo que en base a esto se elabora el calendario del programa de asesorías en base al
calendario del semestre anterior. Las asesorías se llevarán a cabo los viernes y serán
para aclarar dudas o temas difíciles para los alumnos asesorados.
Después de haber terminado el calendario de sesiones, el responsable del programa de
asesorías elabora oficios para los catedráticos designados como asesores académicos.
A los oficios de los asesores se les adjunta el horario de sesiones de asesoría, la
relación de alumnos que están obligados a asistir a las asesorías, el formato de Informe
de Asesorías y Registros de Asistencia de Alumnos a Asesorías. El responsable del
programa localiza a los profesores que han sido designados como asesores
académicos para entregarles sus oficios. Al mismo tiempo, se elabora listados de
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alumnos obligados a llevar asesorías y las materias por las cuales debe asistir a las
sesiones de asesorías.
Actualmente, el manejo administrativo del programa de tutorías es realizado a través de
formatos en hojas de hojas de cálculo y procesadores de texto los cuales se llenan de
forma manual, lo cual genera una serie problemas de carácter administrativo, sobre
todo al momento de generar datos generales y estadísticos del departamento.
Funcionalidad sistema de Información Integral de tutorías Por lo anterior expuesto se empezó a planear el realizar un Sistema de Información
integral sobre plataforma Web, permitiendo que se pueda optimizar los procesos del
área, utilizando la tecnología Web y base de datos existentes. La página designada
para lo mismo es http://www.uamcav.uat.edu.mx/SIIT (Sistema de Información Integral
de Tutorías), esto representa una serie de ventajas tanto para los desarrolladores como
para los usuarios finales ya que estos últimos podrán realizar todas las actividades
disponibles, sin tener que ir al área destinada para tal fin dentro de la Facultad - UAM.
Otra ventaja que se observa en ésta forma de trabajar reside en el hecho de que el
alumno (cliente) no sabrá si lo que recibe proviene de un archivo estático o ha sido
generado a través de un lenguaje de programación. Eso le permitirá utilizar cualquier
tipo de navegador, sin temor a que soporte o no cierta tecnología. Lo cual beneficia
también al programador, ya que el código creado no podrá ser visto, lo que impide que
sea copiado por los usuarios de las páginas, evitando así posibles vulnerabilidades de
seguridad que pueden poner en peligro la integridad de nuestra información
almacenada. Otro de los beneficios ya mencionados que nos aporta la tecnología
ASP, es que todas las gestiones son realizadas en el servidor, permitiendo acceder a
recursos comunes a varios usuarios. En la figura 2, se muestra el esquema del sistema
que permite ver la funcionalidad del mismo, al igual que su estructura.
XIII Congreso Internacional de Investigación en Ciencias Administrativas La administración frente a la globalización: Gobernabilidad y Desarrollo
Figura 2. Esquema de funcionalidad sistema. Fuente: Elaboración propia.
Cabe mencionar que la aplicación maneja niveles distintos de seguridad, con lo cual. El
acceso se limitará a los apartados. A los que se tenga permiso, la figura 3 esquematiza
el mapa de navegación de los diferentes actores.
La fuente de información para el presente sistemas surge del sistema de control escolar
de la UAT, lo cual permite tener la información general y academia de los estudiantes
actualizada, evitando con esto su duplicación y su correspondiente solicitud al área
responsable de resguardarla, esto debido a que se contaran con los reportes
necesarios e integrados al sistema.
El sistema consta de tres apartados –Alumno, tutor, Administrador- cada uno con
acciones y ámbitos de acción claramente definidos. Cabe mencionar que el sistema
permite arrojar información de alumnos en segunda y tercera oportunidad de inscripción
lo cual es básico para poder identificar que alumnos se encuentran en esta situación,
así poder llevar a cabo acciones de asesorías remédiales ,a fin de evitar un gran
número de deserción o bajas de la institución, además se pretende generar un
expediente de cada alumnos, registrando todas aquellas situaciones que pueden poner
en riesgo su estancia en la universidad, así como el proceso de atención y canalización
que se le dio.
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Figura 3. Diagrama de navegación, Fuente: Elaboración propia.
El sistema cuenta con un foro, esto con el fin de poder brindar un canal mas de
comunicación más entre el profesor – tutor y su tutorado, sobre todo cuando la acción
tutorial deja de ser grupal y se convierte en tutoría de seguimiento, la figura 4. Muestra
estos procesos.
Figura4. Diagrama de caso de uso del sistema de Tutoráis
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Para el desarrollo de la primera versión se utilizaron como recursos computacionales lo
siguiente: Computadora Pentium 4 con 512MB de RAM, disco duro de 80 GB y
Windows XP Professional como sistema operativo. En este equipo se montó un servidor
Web con soporte para Active Server Pages (ASP) donde se realizaron las pruebas
iníciales de la aplicación y se llevó a cabo el desarrollo del software utilizando
principalmente Microsoft Visual InterDev de visual estudio 6.0 para la edición de
páginas ASP. Asimismo, se instaló el motor de base de datos SQL Server 2005.
Conforme se obtuvieron avances en el desarrollo de la aplicación se comenzaron a
hacer pruebas en un servidor Web y un servidor de Base de datos. El primero está
configurado como servidor de Internet Microsoft Internet Information Server versión 6.0,
mientras que el segundo está configurado para ejecutar sólo el motor de base de datos
SQL Server 2005. Ambos servidores son computadoras Pentium 4 con 2.0 GB de RAM,
disco duro de 160 GB y sistema operativo Windows Server 2003.
Primeros resultados Después de un semestre de comenzar a utilizar SIIT, se obtuvieron resultados
alentadores, lo cual nos motiva a continuar con el desarrollo del sistema y surgieron
convenios de colaboración: implementando el Sistema de Información Integral de
Tutorías en las siguientes dependencias pertenecientes a la Universidad Autónoma de
Tamaulipas: UAM de Comercio Administración Victoria, Facultad de Medicina
Veterinaria y Zootecnia, aun cuando la aplicación se encuentra en su primera versión.
Metodología de investigación documental La metodología de investigación utilizada para el desarrollo de este documento fue
cualitativa, debido a la naturaleza y alcance del estudio (exploratorio). Para la
recopilación de información se utilizaron las siguientes herramientas: Entrevistas
semiestructuradas, observación directa y fuentes documentales. La validación interna
del trabajo se realizó triangulando la información a partir de las fuentes de datos
utilizadas, tomando como referencia a los procesos de actualmente utilizados en el
área.
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Conclusiones y Trabajos futuros El sistema de tutorías constituye un esfuerzo creativo para el apoyo de esta acción tan
importante, la cual tiene como propósito mejorar la calidad educativa y facilitar la vida
académica de los estudiantes.
Como se puede observar los lenguajes de programación orientados a plataformas Web,
como lo es el lenguaje ASP, permite desarrollar aplicaciones con una gran variedad de
características sobre recursos como la Internet, lo cual permite el poder ser utilizados
desde cualquier parte en que se tenga acceso a la misma, y solo a través de un
navegador, además que lo hace independiente al sistema operativo con que cuente el
equipo. Lo anterior permitirá que la aplicación tenga buena aceptación por parte del
usuario final. En función de esto y con el propósito de solucionar los problemas
enfrentados por la UAMCAV, se desarrolló una aplicación utilizando la tecnología Web
de la empresa Microsoft, esta decisión se tomó dado que la UAT contaba con la
infraestructura de hardware y software requerido para que funcione en todos sus
campus. La tecnología utilizada incluye el lenguaje de programación ASP 3.0, motor de
bases de datos SQL Server 2005, sistemas operativos Windows Server 2003 y
Windows XP Profesional en las estaciones de trabajo, por lo que no es necesaria la
instalación de software adicional. Además, se contaba con personal calificado para la
programación y administración de la misma. Lo que eliminó el tiempo requerido para el
aprendizaje de un nuevo lenguaje y del software necesario para soportar el mismo.
Para la presente investigación, se adoptó en la parte del análisis, el proceso de
desarrollo de software GRAPPLE - forma de organizar los segmentas un proyecto de
software -, para la parte documental del análisis y diseño el lenguaje Unificado de
modelado y la forma en que organizamos las etapas o segmentos establecidos por
GRAPPEL, fue en base al ciclo de vida evolutivo - ya que este modelo acepta que los
requerimientos del cliente pueden cambiar en cualquier momento, las ventajas es que
este tiende a evolucionar y no comenzar de cero - , esto fue algo importante
principalmente cuando el software, como en este caso, sería utilizado por usuarios muy
variados e independiente de preferencias y configuraciones de computadoras.
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Los tipos de pruebas utilizadas en nuestro caso son las denominadas de caja blanca y
de caja negra. Las pruebas de caja blanca son aquellas enfocadas al código fuente y se
aplica el mayor rigor en él, con el fin de forzarlo a fallar. Por otro lado, en el criterio de
pruebas de caja negra, el código pasa a segundo término, es decir, nos interesa poco
cómo está codificada la aplicación ya que no se entra a detalle en el código fuente
(Cantone ,2006). En este criterio de pruebas sólo nos limitamos a interactuar con la
aplicación con usuarios finales. Con el fin de detectar las ocasiones y escenarios en los
que nuestra aplicación no realiza los procesos indicados.
Cabe mencionar que fueron revisados otros mecanismos de sistematización para los
procesos del área de biblioteca; se encontraron diversos sitios de proveedores
especializados, los cuales cuentan con soluciones de este tipo, pero que necesitan de
una adaptación para poder dar solución a las necesidades planteadas, estas
adecuaciones costosas en conjunto con el alto precio de adquisición como de
mantenimiento las hacen poco viables, en lo referente a soluciones de software libre
también existen, pero que debido a su naturaleza no existe respaldo por parte de una
compañía formal para su implantación y puesta en producción, así como de un soporte
adecuado de la misma, por lo cual también se descarto.
Como se vio en el presente trabajo de investigación la tecnología para el desarrollo de
aplicaciones a través de sistemas Web debe ser utilizada para apoyar o mejorar la
competitividad de cualquier organización pública o privada, esta tecnología ha
evolucionado al punto de volverse no solo un simple sistema de información, sino que
actualmente se pueden desarrollar aplicaciones complejas que resuelven las
necesidades que se les presenten y que cumplan con los requerimientos de seguridad,
rapidez y facilidad de uso, por lo que no hay duda en el impacto que produce en las
instituciones de carácter educativo.
Las recomendaciones que se realizan después del análisis desarrollado en este
documento, son las de actualizar su programación a lenguajes de desarrollo orientados
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a objetos, bajo una arquitectura abierta utilizando XML1, con el fin de poder accesar y
obtener datos desde cualquier fuente de información, así como integrar de forma total
el proceso de clasificación de libros bajo estándares internacionales.
1 XML. sigla en inglés de Extensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible»).
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Bibliografía
• Abrego D., Echavarría A., Morales Juan R. (2008), Contribución de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en la Administración de Instituciones de Enseñanza Superior, 1er. Foro “Universitario Investigación, sociedad y desarrollo” Avances y perspectivas, celebrado en Cd. Victoria, Tamaulipas, México, del 8 al 10 de Octubre de 2008, ISBN pendiente
• Álvarez, Manuel et al “La orientación vocacional a través del currículum y de la tutoría”. • GRAÓ de IRIF, España, 2000. • Cantone Dante (2006), Implementación y debugging, Gradi S.A. • Ferguson Derek (2001), ASP Sin errores, McGraw Hill, • Joseph Schmuller (2002), Aprendiendo UML en 24 horas, Prentice Hall
• Reselman Bob, (2000), Active Server Pages 3.0 con ejemplos, Prentice Hall