Www.univ-larochelle.fr Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via lENT Francis Forbeau - Xavier Pétard 03 juillet 2009 Esupdays

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Système Information Documentaire intégré au SI ULR et accessible via l’ENT

Francis Forbeau - Xavier Pétard

03 juillet 2009

Esupdays 8

consortium Cocktail

Démarche de projet GED à l'Université de la Rochelle


Organisation et périmètre du projet

Enjeux et solutions disponibles par thématique

Gestion de la documentation administrative


Origine du projetValoriser des publications de recherche

Renouveler le SIGB

Partager des ressources avec des

partenaires

Promotion des supports pédagogique

s Organiser docs

administratives

Disposer de modèles de documents

Archiver à LT

Projet SIDProjet SID

Besoin de rassembler ces ressources

Objectifs formulés CQ ULR, UNRPCL, …


Objectifs du SID

Viser un portail documentaire (via l’ENT) : • composé d’applications pour gérer les différents domaines de publications

• homogénéiser l’accès aux documents • intégré au SI – ULR (Cocktail)

Hiérarchiser l’information numérique, développer la visibilité et l’accessibilité de l’info. tant en interne qu’en externe.


Périmètre du projet SID ENTENT

Administratif

GEDI Cocktail

Interne

Externe

Lieu de production

Domaine activité

Fonds doc. BU

Pédagogie

Plate-forme pédagogique

Manuels, …

Recherche

Thèsesnumériques

Revues

Ouvrages de recherche, …

Publications labos ULR

SIGBOuvrages, périodique

s, …


Organisation : 4 groupes travailENTENT

Administratif

GEDI Cocktail

Inte

rne

Ext

erne

BU Pédagogie

Plate forme pédagogique

Recherche

Thèses

HAL CNRS

SIGB Comité de pilotage SID




Solutions adoptées par domaine d’activité

Quels enjeux ont été identifiés localement – Par rapport à l’état des lieux– Par rapport aux priorités locales

Quels outils (plateformes, services, logiciels) sont disponibles pour répondre aux besoins– Proposés par des partenaires : CRU, ESUP,

Cocktail, autres universités, CNRS, ABES…– D’autres outils (open source)


Fonds documentaire : périmètre et enjeux

OPAC

SIGBDocumentation

Électronique(éditeur 1)

Proxy web(CAS+LDAP)

Z39-50SRU/W

DocumentationÉlectronique(éditeur n)

Z39-50SRU/W

… Livresnumériques

Z39-50SRU/W

Proxy web(CAS+LDAP)

Proxy web(CAS+LDAP)

Recherche fédérée

Z39-50SRU/W

Résolveur de liens


Fonds documentaire : réponses locales

Il n’y a pas (ou peu) de production locale Il s’agit principalement de besoins

d’organisation, de gestion, d’accès adaptés / profilés solutions spécifiques (reverse proxy,

ERMS, résolveurs de liens, recherche fédérée…)


Publications recherche: enjeux

ArchiveInstitutionnelle

Métadonnées : bibliométriques

de gestionOAI-fr

ArchivesOuvertes (HAL)

Métadonnées bibliométriques

(OAI-HAL)

OAI

Existant : hébergement

H1

H2

H1: Dépôt (via WebServices) des publications gérées localement H2: Récupération (via OAI par exemple) des publications déposées sur

HAL, puis enrichissement des métadonnées D’où les questions :

– Choix H1 / H2

– Définition des métadonnées de gestion OAI-fr

Pilotage

Visibilité nationale et

inter-nationale

Concilier pilotage en interne et visibilité à l’extérieur :


Publications de recherche : réponses locales

Production locale des documents, à rendre visibles à l’extérieur

Des outils existent qui suffisent dans un premier temps (H1: HAL, STAR…).

Dans un second temps, il peut y avoir des besoins de GED, avec des fonctions de dépôt/partage, mais peu d’indexation collaborative solution type Nuxeo pour le stockage local ? Attention

cependant aux métadonnées complexes (TEF…), qui pourraient nécessiter l’utilisation d’ORI

Dans un troisième temps : rédaction collaborative, lien avec les documents personnels des chercheurs…


(année n-2)

Pédagogie: périmètre et enjeux

Médiathèque

ULR

Edition (validation de

la qualité, indexation)

Médiathèque

Etablissement partenaire (UNR, UNT…)

PlateformePédagogique

Mutualisation :Moissonnage OAI

LOM-fr

LOM-fr

Existant

Plateforme pédago(année n-1)

PlateformePédagogique

(année n)


Pédagogie : réponses locales

Documents vivants lors de leur production, puis un second cycle de vie pour l’édition (pour une sous-partie des documents, de qualité suffisante)– une production collaborative : outil LMS (ici Moodle)

et/ou GED. Indexation de facto via un couplage fort avec le SI (un cours Moodle//un EC, équipe pédagogique, étudiants pré-inscrits etc.) solution type Nuxeo / SEPIA ?

– une description collaborative et un partage: outil OAI solution type esup-ecm, avec indexation SupLOMfr


Site WebExterne

Interne

DIFFUSION

Travail collaboratif

Communication

OBJECTIFS

Référence

Intranet (SID « Admin »)

Mail, Lecteur partagé

CMS GEDWiki,

Dossiers partagés

SIAEOUTILS

Documents administratifs et fonctions annexes

Projet


Administration, réponses locales Les documents de référence : facilité de dépôt, indexation

simple mais fiable, respect des contraintes réglementaires (archivage, destruction), facilité de recherche solution type GED, ici Nuxeo

La communication : non pas documents mais pages Web. Les documents de référence doivent être issus de la GED interne solution type CMS, ici couplage (pas évident) avec Nuxeo

Le travail collaboratif : un chantier à engager, car en lien avec de nombreux autres services déjà opérationnels et fiables cf. groupe de travail ESUP « stockage »

Le lien avec les applications (pour les conventions, guichet d’assistance…)


Synthèse des outilsPotentiel

Actuel

Recherche

Pédagogie

Administration

Fonds Doc. BU

SIGB (Loris), reverse proxy…

Solution

Nuxeo adapté

e

HAL (CCSD)

Thème principal du documentThème principal du document

Moodle

ESUP-ECMORI-OAI ?

Prévu

SIGB (Koha), ERMS, Rech.

fédérée…STAR

(ABES)

Moodle + stockage centralisé


Organisation et périmètre du projet


Gestion de la documentation administrative


Méthode de travail

Chacun a une part de responsabilité dans la production et la gestion des documents– Besoin de disposer d’un système d’information partagé– Besoin de partager des pratiques

Groupe de travail d’une douzaine de membres– Co - Piloté par la secrétaire générale adjointe– Constitué des responsables des services centraux

Objectifs du groupe de travail– Participer à la construction du SID– Définir des pratiques


Travaux du groupe Construction du SID Etat des lieux des documents

produits, utilisés et gérés par les services de l’Université.

Identification des caractéristiques de ces documents.

Elaboration du cahier des charges des outils informatiques à mettre en place pour gérer et conserver ces documents.

Arborescence de classification des documents

Travail sur les pratiques Normalisation,

standardisation des documents : réalisation de modèles.

Mise au point des pratiques communes d’utilisation de l’outil informatique et de la classification (formations, guide d’utilisation...).

Animation du SID Administration.


Gestion du projet SID «Administration» Un système existant, aux fonctionnalités

théoriquement plus larges que celles demandées, mais que le personnel s’est peu approprié.

Reprise des données après un travail de sélection, suivant le plan de classement, …

Une démarche très itérative, avec implication des fonctionnels en amont, y compris pour le choix de l’outil : présentation de maquettes simples avec deux outils (Alfresco et Nuxeo), puis présentation d’une maquette quasi-fonctionnelle avec l’outil choisi


Critères pour le choix de l’outil

Coûts, délais, accompagnement : mode d’organisation– Choix de l’outil (gratuit), choix d’un prestataire pour des missions plus

ponctuelles d’accompagnement (installation - développement, … ) Par ailleurs, Nuxeo a une licence plus « souple », une meilleure

représentation en France, et l’avantage d’avoir été choisi comme outil de stockage par la communauté ESUP

Réponse aux besoins : cahier des charges, scénarios d’utilisation– Nuxeo semble plus ergonomique dans une première approche– Nuxeo gère mieux un circuit de publication simple– Alfresco semble mieux gérer les workflows et les règles d’archivage– Alfresco permet de notifier les destinataires d’une manière plus proche de GEDI

Intégration au SI– Alfresco, plus adaptable à nos besoins actuels– Nuxeo mieux adapté et potentiellement plus adaptable encore…

Cohérence avec les attentes du SID global– Aucun des deux n’est actuellement vraiment adapté


Grandes étapes du projet «GED doc. administratifs»

En 2006, lancement du projet global SID

2009, mise en place nouvelle GED• reprises des docs, recette solution

• déploiement, plan d’accompagnement usagers, (formation pour les déposants, info pour l’ensemble des usagers ULR …)

En 2007–2008: réalisation projet organisationnel et technique


Conclusion Une utilisation potentielle des outils ESUP,

plutôt pour la pédagogie et la recherche. Une expérience à partager

– dans le groupe fonctionnel ORI/OAI pour les ressources administratives

– dans les réflexions sur le stockage et les dossiers partagés.

Ce projet permettra de disposer d’une vision unifiée de l’ensemble des documents de

l’Université de La Rochelle.