Формирование документа «Заявка на закупку»Для формирования заявок на размещение заказа предусмотрены в АИС

следующие документы:1) «Заявки на закупку (самостоятельные)»;2) «Заявки на закупку через ГКУ «РЦЗ УР»» (Рисунок 1):

Рисунок 1. Фильтры для документов «Заявки на закупку (самостоятельные)», «Заявки на закупку через ГКУ «РЦЗ УР»»

Для создания заявки на закупку, в зависимости от того, планируется проведение закупки с участием Уполномоченного учреждения, или самостоятельно, необходимо перейти к списку документов «Заявки на закупку (самостоятельные)» или «Заявки на закупку через ГКУ «РЦЗ УР», в фильтр «Создание новой».

Заявка на закупку создается по кнопке [Создать…].После того как будет сформирован документ «Заявка на закупку», его

следует связать с согласованным документом «Лот плана-графика» из документа «План-график закупок (44-ФЗ)». Для этого необходимо:

1. выделить импортированный или созданный документ и открыть его для редактирования по кнопке [Редактировать];

2. открыть «Справочник лотов плана-графика» по кнопке , расположенной рядом с полем «Номер лота» (Рисунок 2);

3. выбрать лот Плана-графика и нажать на кнопку [Запомнить].

Рисунок 2. Выбор лота из плана-графика размещения заказа

В справочнике лотов Плана-графика синим цветом подсвечиваются лоты, которые связаны с документами «Заявка на закупку», не связанные лоты Плана-графика не подсвечиваются. Подсвеченные желтым цветом лоты Плана-графика информируют, что есть несогласованная версия данного лота редакцией выше.

Данные из выбранного лота Плана-графика автоматически подтянутся в документ «Заявка на закупку» (Рисунок 3). Обязательные для заполнения поля выделены зеленым прямоугольником и подписаны текстом красного цвета. Оставшиеся не заполненными обязательные для заполнения поля следует заполнить необходимыми значениями.

В случае формирования заявки на закупку за счет иных средств значение в поле «Н(М)ЦК», а также значения «БК» во вкладку «Финансирование» переходит из лота Плана-графика. Если заявка на закупку формируется путем импорта ПЗЗ, эти значения переходят из предварительной заявки.

Во вкладку «Товары, работы, услуги» все данные подтягиваются из лота Плана-графика после выбора номера лота из согласованного Плана-графика.

Рисунок 3. Документ «Заявка на закупку», связанный с лотом плана-графика

Количество строк продукции в заявке на закупку может отличаться от количества строк продукции лота Плана-графика в большую сторону, только если новые строки продукции являются уточнением строки продукции, указанной в лоте плана-графика. Расписать закупаемую продукцию в заявке на закупку можно только в разрезе кода ОКПД2, выбранного в лоте Плана-графика.

Для детализации закупаемой продукции в заявке на закупку следует выделить строку продукции, которую предполагается детализировать и нажать на кнопку [Копировать] (Рисунок 3). После чего появится вторая абсолютно идентичная строка продукции, в которой можно отразить более детальную информацию о закупаемой продукции.

Во вкладке «Объект закупки» доступны необязательные для заполнения поля, необходимые для описания объекта закупки, основания закупки, а также для отражения информации о поставщиках закупаемой продукции (Рисунок 4).

Рисунок 4. Объект закупки

Во вкладке «Условия контракта» заполняются данные по обеспечению исполнения контракта: размер обеспечения исполнения контракта с указанием банковских реквизитов заказчика, а также место, порядок и условия поставки (Рисунок 5).

Рисунок 5. Вкладка «Условия контракта»

Платежные реквизиты ежедневно актуализируются с данными, указанными в личном кабинете ЕИС заказчика и скачиваются в Систему «WEB-Торги-КС» (далее - АИС), поэтому необходимости ручного ввода данных реквизитов нет. Их достаточно выбрать из справочника банковских реквизитов, кнопка вызова которого отражена на Рисунке 5.

Если банковские реквизиты не отображаются среди актуальных реквизитов в личном кабинете ЕИС, информация по ним не будет переноситься в АИС.То есть, если в АИС не отображаются необходимые банковские реквизиты, нужно зайти в личный кабинет ЕИС с правами администратора и проверить наличие подтвержденных реквизитов. При необходимости можно заполнить недостающие сведения, после чего нужно подтвердить полученные из Сводного реестра сведения о счете. На следующий день данные появятся в АИС автоматически.

Во вкладку «Финансирование» данные о БК, а также значение сумм по годам поступают из предварительной заявки на закупку. В случае формирования заявки на закупку за счет иных средств, данные о БК и значения сумм по годам подтягиваются из выбранного лота Плана-графика (Рисунок 6).

Рисунок 6. Вкладка «Финансирование»

Также необходимо заполнить поля:- Источник финансирования (заполняется путем выбора соответствующего

значения в справочнике «Источники финансирования») В зависимости от выбранного варианта в таблице с БК в колонке «Источник финансирования» будет доступен соответствующий вид средств.

- Вид бюджетных средств/Вид внебюджетных средств (поля заполняются путем выбора значения в справочнике «Источники финансирования контракта»). Кроме того, возле каждого поля вида средств есть поля «Сумма». В данные поля перенесется сумма по соответствующей строке БК при указании вида средств в таблице БК в колонке «Вид средств» (выбор вариантов: бюджет или внебюджет). Если предполагаемая закупка финансируется из разных источников БК, то для каждого значения БК следует указать вид средств (Рисунок 6).

- Счет получателя (выбирается лицевой счет Заказчика из справочника «Счета корреспондентов») (Рисунок 7).

Рисунок 7. Обязательные для заполнения поля во вкладке «Финансирование»

Вкладка «Дополнительные сведения» включает в себя поля для ввода информации о банковских реквизитах обеспечения заявки участника. Также в данной вкладке доступны блоки полей, отвечающие за ввод следующей информации:

- особенности размещения (Рисунок 8);- сведения о проведении совместных торгов (Рисунок 8);- условия, запреты и ограничения допуска товаров, происходящих из

иностранного государства (Рисунок 9);- информация о банковском сопровождении контракта (Рисунок 9);- возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с

положениями закона № 44-ФЗ (Рисунок 10).

Рисунок 8. Вкладка «Дополнительные сведения»

Рисунок 9. Вкладка «Дополнительные сведения»

Рисунок 10. Вкладка «Дополнительные сведения»

Большинство значений полей в данную вкладку поступают после выбора лота Плана-графика в заявке на закупку. Оставшиеся обязательные для заполнения поля следует заполнить необходимыми значениями.

При проведении закупки с участием Уполномоченного учреждения следует в поле «Процедура будет проведена уполномоченным органом (уполномоченным учреждением)» поставить значение «Да» (Рисунок 11) и выбрать в шапочной части электронной формы заявки на закупку Уполномоченное учреждение из справочника организаций размещения (Рисунок 12).

Рисунок 11. Проведение закупки через уполномоченный орган (уполномоченное учреждение)

Рисунок 12. Справочник организаций размещения

Во вкладке «Требования к участникам» заполняется информация о требованиях, предъявляемых заказчиком к поставщикам услуг в разрезе предстоящей закупки, согласно 44-ФЗ. Единые требования вводятся в соответствующее поле, которое становится активным для заполнения, если установлен флажок в описании. (Рисунок 13).

Дополнительные требования к участникам заполняются на основе введенных ранее значений в лоте Плана-графика.

Рисунок 13. Вкладка «Требования к участникам»

Во вкладке «Исполнитель заказчика» вводится контактная информация заказчика, а также информация о контрактном управляющем (Рисунок 14) путем выбора значений из справочников «Справочник регистрационных данных» и «Справочник исполнителей».

Рисунок 14. Вкладка «Исполнитель заказчика»

Во вкладке «Комиссия» заказчикам доступна возможность выбора представителей заказчика в комиссии.

На этапе формирования заявки на закупку достаточно указать представителей заказчика в предполагаемой комиссии. Сама же комиссия, дополненная представителями уполномоченного органа, формируется на этапе заполнения и сохранения документа извещения, сформированного из заявки на закупку.

Данная вкладка заполняется с целью формирования комиссии и составления приказа по закупке. Заполнять вкладку можно двумя способами:

Первый способ выбора состава комиссии

Выбрать комиссию, нажав на кнопку (Рисунок 15):

Рисунок 15. Выбор комиссии из справочника комиссииВ данном случае открывается Справочник комиссий. Здесь Заказчик может

создать комиссию по закупке, или единую комиссию, если такая предусмотрена в соответствии с внутренним документооборотом организации. Сначала необходимо завести всю необходимую информацию по каждому члену комиссии и сохранить в Справочнике членов комиссии. Затем в Справочнике комиссий следует создать новую комиссию, выбрать членов комиссии из списка и сохранить Комиссию. Количество членов после выбора комиссии можно редактировать, используя для

этого кнопки «Добавить строку», «Удалить строку» (Рисунок 16).

Рисунок 16. Добавление и удаление членов комиссииСведения, занесенные в Комиссию, не редактируется. То есть, комиссия уже

была выбрана и сохранена, то для смены должности сотрудника, являющегося членом комиссии, необходимо отредактировать сведения по данному лицу в Справочнике членов комиссии и создать новую комиссию.

Второй способ выбора состава комиссииВыбрать необходимых членов комиссии, используя для этого кнопки

«Добавить строку», «Удалить строку». В данном случае Заказчик выбирает информацию из Справочника членов

комиссии. В таком случае не создается информация в Справочнике комиссий, по

каждой заявке на закупку нужно выбирать членов комиссии снова.

Информацию по членам комиссии можно при необходимости редактировать (актуальность заведенных сведений по члену комиссии, должность, и т.п.).

Уполномоченным учреждением формируется приказ по форме для формирования приказа в формате «Word», куда автоматически генерируется информация, заведенная в том числе и в заявке на закупку. В связи с чем необходимо корректно и своевременно обновлять информацию о членах комиссии, которых Заказчик будет включать в состав комиссии при заполнении заявки на закупку.

В Справочнике членов комиссии необходимо завести правильные сведения по всем членам комиссии, которые будут нужны (Рисунок17):

Рисунок 17. Добавление и удаление членов комиссии

Поле «ФИО»: информация заполняется полностью, без сокращений в формате «Фамилия Имя Отчество».Поле «Должность»: по кнопке нужно перейти в Справочник должностей и выбрать необходимую должность, при отсутствии нужной должности можно занести сведения самостоятельно, а также проставить Статус (актуальность) (Рисунок 18):

Рисунок 18. Создание или редактирование информации в Справочнике должностей

Поле «Связанная организация»: по кнопке осуществляется переход в Сводный перечень заказчиков, где можно выбрать свою организациюПоле «Пользователь (для АРМ комиссии)»: по кнопке открывается Справочник привязанных пользователей, где необходимо выбирать логин, выданный соответствующий лицу, являющемуся членом комиссии (при наличии отдельного логина у данного члена комиссии).

Необходимо заводить информацию по членам комиссии в соответствии с вышеизложенными требованиями. Если информация по членам комиссии была занесена в справочник ранее, необходимо отредактировать существующие сведения о членах комиссии и отметить их актуальность с целью правильного формирования информации, поступающей в сгенерированную форму приказа.

Вкладка «Информация по конкурсу» активна и доступна для заполнения, если способом определения поставщика является одна из разновидностей конкурса (Рисунок 19).

Рисунок 19. Информация по конкурсу

Если предстоящая закупка является однолотовой, то в поле «Порядковый номер лота в извещении» заполняется значение «1». В случае многолотовой закупки в каждой заявке на закупку нумеруется лот, начиная со значения «1».

После ввода всех необходимых значений в электронной форме документа его следует сохранить по кнопке [Сохранить]. При этом Система проверит заполненные данные в документе и в случае обнаружения расхождения с проверяемыми условиями выведет протокол сохранения документа, в котором будут отражены выявленные расхождения (Рисунок 20).

Рисунок 20. Блокирующие сохранение документа контроли

Контроли в Системе «WEB-Торги-КС» делятся на следующие типы:- системный предварительный контроль реквизитов документа (не

отключаемый системный контроль, доступ к которому имеют только разработчики ПК);

- предварительный контроль реквизитов документа (настраивается администраторами ПК региона).

Сами контроли делятся на два вида:- блокирующий (контроль красного цвета, блокирует сохранение

документа);- информационный (контроль синего цвета, информирует о найденных

расхождениях, но при этом позволяет сохранить документ).

В успешно сохраненном документе выводится надпись, что документ сохранен (Рисунок 21).

Рисунок 21. Информационная надпись об успешном сохранении документа

При необходимости создания предварительной заявки на закупку после сохранения заявки на закупку необходимо нажать на кнопку [Сформировать ПЗЗ].

Государственные заказчики (казенные учреждения, органы государственной власти) должны формировать предварительную заявку на закупку (кроме закупок у единственного поставщика). Бюджетные учреждения должны формировать предварительные заявки на закупку на сумму 1 млн. руб. и более, независимо от источника финансирования.

По закупкам у единственного поставщика, а также по закупкам бюджетных учреждений на сумму менее 1 млн. руб. ПЗЗ не формируются.

Государственными заказчиками по закупкам, сформированным с ПЗЗ, должны передаваться сведения в ПК «Бюджет-Web» для формирования бюджетных обязательств. В ПК «Бюджет-Web» контракт передается по кнопке «Сформировать БО в БКС (98н)».

Отличить заявку, сформированную на основе импортированной предварительной заявки и заявки без ПЗЗ можно по номеру в колонке «Номер предварительной заявки» в фильтрах по документу «Заявка на закупку». Если номер стоит – заявка на закупку сформирована на основе ПЗЗ (Рисунок 22).

Рисунок 22. Красным выделены документы, сформированные из предварительных заявок на закупку

После сохранения заявки на закупку необходимо прикрепить к ней нужные вложения по кнопке [Прикрепленные файлы]. Файлы, которые следует передать с извещением в ЕИС, следует отметить флагом «Размещение файла в ЕИС». Более подробно порядок прикрепления файлов описан в инструкции «Работа с прикрепленными файлами»( manual_zz_prikreplenniy_fail).

Далее заказчик подписывает заявку на закупку и прикрепленные файлы электронной цифровой подписью и направляет документ по маршруту. Более подробную информацию можно найти в инструкция «Движение по маршруту заявки на закупку» (manual_zz_marshrut).