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PROJEKTMANAGEMENT

11. Projektdurchführung

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Als Durchführung bezeichnet man jene Phase in der Projektarbeit, in der die festgelegten Ziele realisiert werden. In der Durchführungsphase werden die verschiedenen Ressourcen eingesetzt, um die Absichten des Vorhabens zu verwirklichen.

Projektdurchführung

Anleitungs- und Steuerungsaufgaben• Führung und Motivation• Kommunikation• Konfliktlösung• Überwachung des Projektverlaufes• Koordination

Kontrollaufgaben• Projekt-Controlling• Korrekturen und Verbesserungsmaßnahmen• Erfolgsfeststellung

Projektabschluss und Nachbereitung

Ziel

STEUERUNGS-MASSNAHMEN

KONTROLLEAUSFÜHRUNG

PLANUNG

STARTStart

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Projektumfeld

Der Fokus der Projektplanung und -durchführung sollte nicht nur auf den eigentlichen Projektinhalt gerichtet sein “Über den Tellerrand hinausschauen”

Eine Methode, um die Abhängigkeiten und die relevante Umwelt eines Projekts zu durchleuchten, stellt die so genannte Umfeldanalyse (auch Kontextanalyse) dar.

Definition gemäß ICB (Projektmanagement-Standard IPMA Competence Baseline)„Projektumfeld ist die Umgebung, in der das Projekt formuliert, bewertet und durchgeführt wird und die das Projekt direkt oder indirekt beeinflusst und/oder von dessen Auswirkungen betroffen ist.Diese äußeren Einflüsse können physische, ökologische, gesellschaftliche, psychologische, kulturelle, politische, wirtschaftliche, finanzielle, juristische, vertragliche, organisatorische, technologische und ästhetische Faktoren sein“.

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Projekt

Auftraggeber

Steuerungs-gremium

. . .

Politiker

Zielgruppe/Kunden des Projekts

Anrainer

Projektleiter,Projektmitarbeiter

etc.

Externe Spezialisten/ Dienstleister

Soziales Projektumfeld

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Stakeholder

Definition gemäß ICB „Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld“.• Inhaber und Aktionäre, Investoren• Banken und Gläubiger• Partner und Lieferanten• Käufer, Kunden und Interessenten• Management• Angestellte, Belegschaftsvertret-

ungen und Arbeitnehmerverbände• Konkurrenten

• Politik (lokal, staatlich, national, international)

• Berufsverbände, Industriehandelsgruppen

• Medien• NGOs• Öffentliche, soziale, politische,

religiöse Interessengruppen

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Stakeholderanalyse

Identifizieren der Stakeholder Verstehen der Bedürfnisse und Interessen Integrieren der individuellen Bedürfnisse in Strategien und Aktivitäten Stakeholder können ein Projekt zum Erfolg führen oder auch zum Scheitern bringen Denn Stakeholder können:

• unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen,• unterschiedliche Fachsprachen sprechen,• von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen,• unterschiedliche Prioritäten setzen,• unterschiedliche Interessen verfolgen.

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PsychosozialeEbene

SICHTBARE Strukturen und Verhalten

Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit etc.

Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools…

Das Eisbergmodell

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Verbinder

Überzeuger

Kreativer

Berater

Bewahrer Prüfer

Macher

Entscheider

Bewerter

OrganisiererRatschlaggeber

Kontrolleur

Entdecker

Informelle Projektrollen

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Konstruktive Projektrollen

KonstruktiveProjektrollen

Initiator

Informations-beschaffer

Informations-spender

ErmutigerAufklärer

Harmonisierer

Konsens-beschaffer

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DestruktiveProjektrollen

Angreifer

Herrscher

Falsch-spieler

Themen-springer

Aufmerksam-keits Suchender

Bremser

Blocker

Destruktive Projektrollen

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Rollenzuteilung – Teambildung Formelle und informelle Rollen ergeben unterschiedliche Zugänge

und Meinungen Kernaufgaben müssen definiert sein (für jeden klar erkenntlich)

Auswahl der Mitarbeiter Sachliche Kompetenz Teamfähigkeit Projektvorerfahrung Zeugnisse Vereinstätigkeit (spiegelt Gruppenzusammenhalt

wieder) Leute müssen zusammenpassen Es sollte eine ausgewogene Mischung aus

informellen Typen bestehen

• introvertiert/penibel

• spaßig/oberflächig

• graue Maus

• extrovertiert

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Führungsstil (=zeitl. konsistentes Führungsverhalten)

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Mitarbeitermotivation

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Motivationsbeeinflussende FaktorenMotivatoren (Einflussgrößen, die motivieren oder demotivieren können)

• Chance zur Selbstverwirklichung• Selbstbestätigung• Möglichkeiten zur Mitgestaltung• Entscheidungsfreiheiten• Sinngebende und erfüllende Aufgaben• Beförderungen• Eigene Verantwortungsbereiche• Anerkennung• Erfolg Eine gute Führungskraft hat erfolgreiche Mitarbeiter und lässt den Mitarbeitern auch ihre Erfolge.

Motivationssteigerer• Information• Integration• Identifikation• Initiative

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Kommunikation und Konfliktmanagement I

Wo Menschen interagieren gibt es Meinungsverschiedenheiten, Auseinandersetzungen, Interessensgegensätze Konflikte

Konflikt: Kampf gegensätzlicher oder gleichartiger aber konkurrierender Handlungstendenzen.

Wichtig im PM:Im Vorfeld zur bestimmende klare Spielregeln!

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Kommunikation und Konfliktmanagement II

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Kommunikation und Konfliktmanagement III

Verhaltensoptionen bei Konflikten und mögliche Ergebniskonstellationen

- reaktives Verhalten: auf die Angriffe des anderen reagiert man mit gleicher Heftigkeit;der Konflikt eskaliert; beide verlieren- aggressives Verhalten: der andere wird bezwungen, man selbst gewinnt – Gewinner-Verlierer-Konstellation- passives Verhalten: zielt darauf ab, die eigenen Verluste zu minimieren, der anderesiegt; Verlierer-Gewinner-Resultat- positives Verhalten: der andere wird nicht dominiert, beide sind kompromissbereit –Gewinner-Gewinner-Situation; Die Gewinner-Gewinner-Situation („win-win“)fuhrt dazu, dass durch eine Zusammenarbeit ein größerer Gewinn fur beide Parteienerreicht werden kann, als es im Alleingang möglich gewesen wäre.

Konfliktbehandlungsmöglichkeiten:

Vermeidung/Umgehung, Angriff, Leugnen/Flucht, Bagatellisieren/Relativieren, Kampf, Delegation, Kompromiss, Konsens

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Kommunikation und Konfliktmanagement IV

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Kommunikation und Konfliktmanagement V

Konfliktlösungskaskade: Ist eine rasche, einvernehmliche Lösung des Konfliktes nicht möglich Konfliktlösungsmittel• Gruppen- oder Einzelgespräche mit den Konfliktbeteiligten• Einbindung eines neutralen „Schiedsrichters“• Rote Karte fur den Konfliktverursacher• Projektabbruch

Praktische Hinweise zum Umgang mit Konfliktsituationen• Vermittelnd eingreifen, aber nicht verharmlosen.• Schuldzuweisungen vermeiden.• In der Sache klar argumentieren, Sachverhalt und Person trennen.• Klären der verschiedenen Standpunkte, z.B. durch Feedback-Runden, Versuch, in die Rolle des anderen zu schlupfen• Verdeutlichen der unterschiedlichen Positionen durch Festhalten auf Flip-Chart etc.• Mögliche Ursachen des Konflikts herausarbeiten• Bei stark emotional vorgebrachter Kritik: Von der Sachebene weggehen, Beweggrundund Wirkung besprechen.• Niemanden zum Sundenbock machen• In erster Linie in Lösungen denken und nicht in Problemen. • Projektteams mussen sich nicht lieben! Wichtig ist, Konsens uber die Sache.

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Kommunikation und KoordinationKommunikation dient dem qualifizierten Informationsaustausch und stellt ein unabdingbares Element des operativen Projektmanagements dar.Prinzipiell gilt: je besser die Kommunikation, desto reibungsloser der Projektverlauf.Kommunikation sorgt fur den Zugang zu den erforderlichen Projektinformationen und setzt gegenseitiges Feedback voraus.

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Gruppenarbeit

Erstellen sie eine Tagesordnung für ein Projekt – Kick-Off - Meeting