Cliente: Hábitat para la Humanidad® México, A.C.Página web: www.habitatmexico.orgPaís: MéxicoIndustria: Organización de la Sociedad Civil. Perfil del clienteHábitat para la Humanidad México es una organización internacional, no lucrativa, que busca promover un derecho fundamental en personas de escasos recursos: la vivienda digna.

Retos− Encontrar una solución tecnológica que

les brindara mayor eficiencia con el manejo de su información

Soluciones− Microsoft Office 365, Microsoft SQL

Server y Microsoft SharePoint

Beneficios− Con Share Point administran a nivel

nacional un calendario de eventos, el control de uso de sus vehículos o salas de juntas. Además es el medio por el cual publican información institucional relevante y el mecanismo donde administran los períodos vacacionales de sus colaboradores.

− Se concentra la información en el mismo lugar, en tiempo real, confiable y oportuna para tomar decisiones; ése es el principal logro.

−Lograron disminuir la administración hacia otras áreas y enfocarse a plantear mejores soluciones.

Para más información sobre otros casos de éxito, visite: www.microsoft.com/casestudies

“Una vez implementada la solución, tenemos usuarios más informados y directores dispuestos a tomar mejores decisiones. Con SQL Server y SharePoint tenemos una organización que trabaja con información clara y oportuna; más productiva. Por eso recomendamos Office 365 para cualquier otra organización”.

Lic. Héctor Manuel Fabregat Paredes

“Microsoft ha sido un gran integrador, ha comprendido lo queremos hacer y confía en lo que hemos realizado. Nuestra relación con Microsoft ha sido sensacional, es la segunda ocasión que nos donan software y hemos logrado cosas sorprendentes a partir de esa relación”.Lic. Héctor Manuel Fabregat Paredes

Gerente de Sistemas y Administración. Hábitat para la Humanidad México, A.C.

Edificando bienestarHábitat para la Humanidad Internacional, nació hace más de dos décadas y actualmente tiene presencia en casi una centena de países, donde buscan incidir en políticas públicas y en el desarrollo comunitario de las personas que son beneficiadas por ellos.

Hábitat México, participa en zonas rurales y urbanas, para

Microsoft® Office 365Caso de Éxito

Cimienta Hábitat México el control de su información gracias a Microsoft Office 365

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.Documento publicado en Abril de 2013

familias de escasos recursos y su apoyo va desde la ejecución de mejoras en edificaciones ya consolidadas, hasta la construcción completa de un inmueble.

Para financiarse, cuentan con varios procesos de captación de recursos como las donaciones de la sociedad civil o la iniciativa privada, el trabajo voluntario y la creación de un ‘Fondo para la Humanidad’; donde las familias beneficiadas aportan una cantidad que servirá para apoyar a otras personas.

Durante el 2012, los directivos de Hábitat México optaron por buscar soluciones tecnológicas que les brindaran mayor eficiencia con el manejo de su información: “Iniciamos proyectos de ‘Mejora de Procesos’ e ‘Inteligencia de Negocios’, para alcanzar a más familias, a través de métodos más simples”. Indica el Lic. Héctor Manuel Fabregat, gerente de Sistemas y Administración del Organismo.

“Necesitábamos simplificar nuestros procesos”, continúa.

“Puesto que cada persona recolectaba su información de sitios distintos y todos creían que su versión era la correcta. Entonces para un mismo reporte, podíamos tener tres totales distintos.

También nuestra área de Finanzas pasaba, al menos dos semanas, dedicada solamente a generar reportes. Éstos podían ser correctos pero siempre estaban a destiempo y, para alguien que debe tomar una decisión, la

información llegaba demasiado tarde.

De tal suerte que pensamos en generar una herramienta donde, al abrir una pantalla, pudiéramos tener información disponible en tiempo real para todas las personas. La decisión fue implementar varias soluciones de Office 365; para poder tocar los procesos de nuestras áreas críticas: Operaciones, Desarrollo de Recursos, Desarrollo Institucional y Financiera”.

Tras un proceso de comparación de las soluciones existentes en el mercado; los responsables del proyecto optaron por dos componentes de Office 365: SQL Server y SharePoint:

“Comparamos con dos empresas específicamente”, indica el Lic. Fabregat. “Con una de ellas, la integración de nuestra información sería compleja y teníamos que reeducar a todo el mundo. Mientras la otra era demasiado modular, con varios accesorios que la hacían extremadamente costosa.

Optamos por SQL Server para la administrar la información; porque controlar registros no estructurados es muy difícil y ahora lo hacemos con un proceso muy simple.

Luego creamos una base de datos adicional para integrar nuestra información; la cual era difícil de hallar. Ahora nuestro director analiza específicamente lo que quiere ver”.

Por otro lado, el funcionario de Hábitat México explica que SharePoint fue adoptado como su intranet. En él, administran a nivel nacional un calendario de eventos, el control de uso de sus vehículos o salas de juntas. Además es el medio por el cual publican información institucional relevante y el mecanismo donde administran los periodos vacacionales de sus colaboradores.

Actualmente, esta implementación beneficia a 100 usuarios con actividades cotidianas de Office y 80 en SharePoint. La instalación se ejecutó con el apoyo del partner Microsoft: B-Side; cuyo papel fue, en palabras del entrevistado: “una gran experiencia, ya que teníamos muy buenas referencias suyas y habíamos trabajado antes con ellos”.

Mejoras en favor de la comunidadEl proceso de implementación, según el Lic. Fabregat, rebasó los tiempos programados; debido a que sus compañeros requerían aprender una nueva terminología para las soluciones. “Sin embargo”, agrega, “una vez que

superamos esta etapa y entendimos qué queríamos lograr; sentarnos con el partner fue muy fácil e instalamos en un par de días”.

Una vez concluida esta tarea, la organización comenzó a percibir los beneficios de las soluciones de Office 365; así como su potencial para el futuro:

“Creíamos que la aceptación de los usuarios sería más difícil porque teníamos un rezago tecnológico y, por ello, el cambio no sería aceptado, pero no fue tan complejo. Ahora, ellos mismos son analistas de la información que crean; ya no son generadores solamente.

“El objetivo original del proyecto era entregar información, sin embargo descubrimos que SharePoint permite no sólo integrar datos, sino también procesos que antes estaban separados y parecían no tener una relación directa.

En consecuencia, los colaboradores del área de Sistemas y nuestros directivos sesionamos periódicamente, para explorar nuevas posibilidades de las herramientas”.

Por otro lado, el funcionario entrevistado destaca otros resultados: “Concentramos la información en el mismo lugar, en tiempo real, confiable y oportuna para tomar decisiones; ése es el principal logro.

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.Documento publicado en Abril de 2013

Luego conseguimos que los usuarios se apropiaran la herramienta y se motivaran a seguirla explorando.

También disminuimos nuestra administración hacia otras áreas y nos enfocamos a plantear mejores soluciones. Y como consecuencia indirecta, logramos garantizar la continuidad de los donativos de nuestros benefactores por los próximos años; sólo por la certeza de la información que les entregamos”.

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.Documento publicado en Abril de 2013

En términos productivos, Fabregat explica que el área de Fianzas ha mejorado en 25% su gasto de tiempo para detectar información:

“Una vez implementada la solución, tenemos usuarios más informados y directores dispuestos a tomar mejores decisiones. Con SQL Server y SharePoint tenemos una organización que trabaja con información clara y oportuna; más productiva. Por eso recomendamos Office 365 para cualquier otra organización”.

La perspectiva a futuro de las herramientas de Office en Hábitat México contempla: “Un proyecto de integración, donde varios usuarios trabajen el mismo documento en tiempo real y crear formularios en SharePoint que soporten una política de ‘Cero papel’; donde eliminemos los procesos manuales y todo se resuelva dentro del sistema”.

Además, el entrevistado reconoce que desean copiar este proyecto de Inteligencia de Negocios a otros países de Latinoamérica y el Caribe, donde cuentan con instalaciones.

La misión de organizaciones como Hábitat México es compleja y tortuosa, sin embargo provoca importantes beneficios sociales, ajenos a una posible retribución monetaria.

Por ello, todo proceso de mejora que implique la optimización de recursos es bienvenido por ellos. Una vez más, Microsoft es