Wprowadzenie - Centralny Bank Pomysłów ZHPcbp.zhp.pl/wp-content/uploads/2015/12/OPISY-FUNKC… · Web viewPowinniśmy się tego nauczyć, bo często zdarza się, że nasi współpracownicy

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 1 z 29

Jak tworzyć i pracować z

opisem funkcji?Praktyczny poradnik

dotyczący pracy z kadrą

Opracowanie: hm. Łukasz Kochowski

Chorągiew Gdańska Związku Harcerstwa Polskiego80-823 Gdańsk, ul. Za Murami 2-10tel. +48 (58) 301 13 27, fax +48 (58) 301 49 36


[email protected], http://www.gdanska.zhp.pl

Spis treściWprowadzenie........................................................................................................3

Czym jest opis funkcji?...........................................................................................3

Co powinien zawierać opis funkcji?........................................................................3

Jak wprowadzić opis funkcji?..................................................................................3

Jak pracować z opisem funkcji?..............................................................................3

Co dalej po okresie trwania funkcji?.......................................................................3

Podsumowanie.......................................................................................................3

Inspiracje................................................................................................................3

Przykładowe opisy funkcji na poziomie chorągwi i hufca.......................................3

Skarbnik Chorągwi..............................................................................................3

Członek Komendy Chorągwi ds. programu..........................................................3

Członek Komendy Chorągwi ds. pracy z kadrą....................................................3

Członek Komendy Chorągwi ds. promocji............................................................3

Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.............................3

Członek Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.........................................3

Komendant Macierzystej Akademii Kształcenia...................................................3

Członek Komendy Macierzystej Akademii Kształcenia........................................3

Szef referatu starszoharcerskiego.......................................................................3

Członek referatu starszoharcerskiego.................................................................3

Skarbnik Hufca....................................................................................................3

Członek Komendy hufca ds. programu i pracy z kadrą.......................................3

Członek Komendy Hufca ds. organizacji..............................................................3

Członek Komendy Hufca ds. promocji.................................................................3

Przewodniczący Hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich....................................3

Komendant Szczepu............................................................................................3

http://www.gdanska.zhp.pl/

mailto:[email protected]


WprowadzenieNa początku 2011 wiele mówiło się o opisach funkcji, sam pamiętam mój

kurs kadry kształcącej, gdzie miałem zajęcia typowo z tworzenia opisu funkcji, potem był kurs komendantów hufców, tam również były takie zajęcia. Wtedy myślałem, że opis funkcji to nic trudnego. Bo to prawda - stworzenie opisu funkcji to pestka, ale praca z opisem to już poważna sprawa. W niniejszej pracy przedstawiam zarówno moje doświadczenie, jak i znanych mi instruktorów, którzy próbowali pracować lub nadal pracują z opisem funkcji.

Teraz trochę teorii…Kadra jest najważniejszym ogniwem działalności harcerskiej. W „Systemie

pracy z kadrą” (uchwała RN nr 18/XXXVI z dnia 27 czerwca 2010 r.) czytamy, że kadra jest najcenniejszym kapitałem Związku Harcerstwa Polskiego. Realizuje główne cele i założenia organizacji. Sprawne zarządzanie potencjałem kadrowym oraz doskonalenie kadry jest warunkiem rozwoju ZHP i realizacji misji Związku.

Działania dotyczące pracy z kadrą w hufcach i Chorągwi powinny opierać się na poniższym schemacie:

Uchwała RN definiuje opis funkcji jako zakres obowiązków, kompetencji i uprawnień oraz warunków do działania, przypisanych określonej funkcji instruktorskiej. Opis funkcji jest podstawą rozmowy przełożonego z podwładnym, obejmującym funkcję.


Czym jest opis funkcji?Według wspomnianej uchwały dotyczącej pracy z kadrą opis funkcji to

zakres kompetencji, obowiązków i uprawnień oraz warunków do działania, przypisanych określonej funkcji instruktorskiej. Opis funkcji jest podstawą rozmowy przełożonego z podwładnym, obejmującym funkcję.

Skąd ta „filozofia”?Związek Harcerstwa Polskiego jest organizacją wychowawczą, żeby

wychowywać potrzebni są wychowawcy, czyli instruktorzy harcerscy. Pozyskiwanie instruktorów to temat na oddzielną pracę, ale załóżmy, że mamy już pozyskanego instruktora, czy to wędrownika, który wkracza na ścieżkę instruktorską, czy rodzica, nauczyciela, który w dorosłym życiu chce poznać tajniki harcerskiego wychowania. I co dalej?

Instruktor musi realizować cele organizacji, a realizuje je pełniąc różne funkcje instruktorskie. Tu zajmijmy się pojęciem funkcji, czyli wykonywaniem zadań, które są stawiane przez organizację. Funkcja nie powinna być nakierowana jedynie na stawiane przez organizację cele, ale również na samorealizację osób pełniących funkcję, tak, aby czuły satysfakcję z tego co robią w ZHP.

Praca z funkcjąNa pracę z funkcją składają się następujące elementy:

Zadania, które trzeba wykonać pełniąc daną funkcję oraz kompetencje, które trzeba posiadać, aby pełnić funkcję na wysokim poziomie. Zadania i kompetencje zawarte są w dokumentach Związkowych takich jak: Statut ZHP, zasady działania i tworzenia hufca, chorągwi, Kształcenie w ZHP, System stopni instruktorskich oraz w standardach szkoleń instruktorskich.

Powiązanie funkcji ze stopniami instruktorskimi, co daje gwarancję, że osoby pełniące daną funkcje są na odpowiednim poziomie wiedzy, umiejętności i postaw do pełnienia danej funkcji.

Konieczność odbycia szkolenia do pełnienia funkcji. Szkolenie takie powinno spełniać odgórne wytyczne (standardy), ale również zawierać indywidualny charakter.

Dopiero te wszystkie elementy pozwolą pełnić funkcję na wysokim poziomie i dadzą możliwość odpowiedniego rozwoju instruktorskiego i samorealizacji.


Opis funkcji jest narzędziem, które umożliwia i systematyzuje pracę z funkcją. Zawarte są w nim zadania i kompetencje osoby pełniącej funkcję, wymagany stopień i przeszkolenie do pełnienia danej funkcji.

Przemyślane i celowe stworzenie indywidualnego opisu funkcji umożliwia ponadto rozwój instruktora poprzez pełnienie funkcji.

Wyobraźmy sobie sytuację, że członkiem zespołu kadry kształcącej hufca zostaje osoba, która niedawno ukończyła Kurs Kadry Kształcącej. Dostosowany i przemyślany opis funkcji doprowadzi do sytuacji, że osoba ta zdobędzie Brązową Odznakę Kadry Kształcącej i zasili grono wykwalifikowanych kształceniowców w hufcu, zdobędzie wymagane uprawnienia do kierowania kształceniem na poziomie hufca.

Tylko celowe i przemyślane wprowadzenie opisu funkcji umożliwi rozwój poprzez pełnienie funkcji. W przypadku wprowadzenia opisu jako formalności, która musi być spełniona spowoduje wprawdzie podpisanie i zawarcie umowy, ale nie przyniesie żadnej innej wartości.

Więcej na temat „czym jest opis funkcji?” można znaleźć w pracy Anny Filipow – „Inspiracje co to takiego” http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri-funkcja.pdf str. 11 - 16

http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri-funkcja.pdf

http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri-funkcja.pdf


Co powinien zawierać opis funkcji?

Oprócz podstawnych danych jak nazwa organizacji, funkcja, stopień, imię i nazwisko osoby pełniącej funkcje, opis funkcji powinien zawierać:

Cel – krótki zapis dotyczący tego jaka jest misja powołanej funkcji.

Czas trwania funkcji – czas na jaki umawiamy się ze współpracownikiem na pełnienie przez niego funkcji. Może to być kadencja, ale również krótszy okres.


Jak wprowadzić opis funkcji?Przed samym wprowadzaniem opisu funkcji musimy dokonać weryfikacji

kandydata pod względem przygotowania do pełnienia funkcji, czyli sprawdzić wymagania formalne i predyspozycje.

Wprowadzenie opisu funkcji musi być naturalnym sposobem na objęcie obowiązków przez

współpracownika. Nie może mieć nachalnej formy biurokratycznej, musi być przyjazne dla obu stron – przełożonego i osoby realizującej funkcję.

Dobrą praktyką jest spotkanie już po weryfikacji kandydata i rozmowa na temat powierzanej funkcji. Rozmowa, w której należy wysłuchać współpracownika i jego pomysłu na pełnienie funkcji oraz przedstawienie swych własnych oczekiwań. Po takim spotkaniu należy spisać opis funkcji (może to zrobić przełożony lub współpracownik) i przedstawić opis do akceptacji drugiej stronie.

Powierzenie funkcji to zlecenie zadań i kompetencji współpracownikowi. Zlecanie to element cyklu kierowania ludźmi – w dodatku najistotniejszy, gdyż nie tylko determinuje formę, w której przeniesiemy część odpowiedzialności na współpracownika, ale także decyduje o zakresie wsparcia dla niego w trakcie pełnienia funkcji oraz intensywności sprawowanej nad nim kontroli i udzielanego wsparcia.

Mając do czynienia z współpracownikiem, który nie jest niedoświadczony i niesamodzielny musimy powierzać mu zadania w formie instruktażu, czyli konkretnych wskazówek i gotowych rozwiązań na wykonanie zadania z częstą kontrolą ich realizacji.

W przypadku współpracownika częściowo doświadczonego i samodzielnego sposób komunikacji przyjmuje formę delegowania z mniejszą kontrolą wykonywanych zadań.

Zakres obowiązków – wypunktowane obowiązki, zadania jakie należy wypełnić aby prawidłowo pełnić daną funkcję. Zadania należy dostosować indywidualnie do osoby pełniącej funkcję. Powinny być one na tyle skonkretyzowane, aby w przyszłości zapobiegały nieporozumieniom.

Sprawozdawczość i ocena pracy – jasne zasady, które będą wyznacznikiem naszych działań. Dobrze sprecyzowane punkty pozwolą uniknąć różnic w postrzeganiu jakości wykonywanej pracy. Będą też podstawą do informacji na temat udzielanego wsparcia.

Przełożony; podległe funkcje i zespoły – zapis mówiący o tym kto, komu wydaje polecania oraz od kogo dana osoba powinna otrzymać wsparcie w pełnionej funkcji.

Wsparcie – konkretne działania na jakie możemy liczyć zarówno od przełożonego jak i organizacji podczas pełnienia funkcji.

Decyzyjność – określenie obszaru, w którym osoba pełniąca funkcje może samodzielnie decydować.

Prowadzona i nadzorowana dokumentacja – spis dokumentów za których sporządzanie i nadzorowanie odpowiada pełniący funkcję.


Gdy nasz współpracownik jest samodzielny i doświadczony możemy powierzyć mu funkcję jako delegowanie zadań i uprawnień z małą częstotliwością kontroli i dużym stopniu zaufania.

Więcej na temat zlecania zadań można dowiedzieć się na kursie LIDER+ MODUŁ I „Kierowanie ludźmi w praktyce”.

Należy pamiętać, że każdy współpracownik jest inny i potrzebuje indywidualnego podejścia do powierzenia mu funkcji.

Nie bójmy się ufać ludziom i powierzać im funkcje. Nikt z nas nie jest alfą i omegą.

Jak pracować z opisem funkcji?

Najważniejszym elementem opisu funkcji jest praca z nim. Stwierdzenie może wydawać się absurdalne, ale często praca z opisem funkcji kończy się na jego podpisaniu.

Na pracę z opisem funkcji składa się:Bieżące wspieranie kadry w sprawowaniu funkcji

Niezmiernie istotny element pracy z opisem funkcji, a bardzo często niedoceniany i zapominany. Wsparcie ma trzy odniesienia:

Zapewnienie współpracownikowi narzędzi potrzebnych do wykonywania zadania.Często powierzamy funkcję bez przekazania lub udostępnienia współpracownikowi odpowiednich narzędzi do jej pełnienia. Dbając o nasz profesjonalizm i postrzeganie w oczach współpracowników umożliwiajmy naszym współpracownikom dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi (skrzynki pocztowej, strony internetowej, dostępu do ksero, danych podwładnych) aby nie musiał wyważać otwartych drzwi.

Dostarczenie wiedzy, umiejętności i motywacji do wykonania zadania.Przeważnie jako przełożeni mamy większe doświadczenie od swoich współpracowników. Przekażmy im niezbędną wiedzę na temat pełnionej funkcji, dawajmy im dobre rady, motywujmy ich do działania, stawiajmy wyzwania i umożliwiajmy ich realizację. Jednak nie dawajmy im wszystkiego na tacy, niech też wykażą się swymi umiejętnościami, niech nabierają doświadczenia.

Udzielenie współpracownikowi wskazówek na bieżąco, w trakcie wykonywania funkcji.


Mamy wspólny cel, więc nie ukrywajmy swojej wiedzy, umiejętności, kontaktów przed współpracownikiem. Są takie zadania, które wymagają bardzo szybkiego działania i wtedy przydatna jest nasza pomoc. W sprawach, które uznajemy za dobre do nauki dla współpracownika pozwólmy mu działać, nie przeszkadzajmy, obserwujmy, a w sytuacjach kryzysowych wspierajmy, ale nie róbmy za niego wszystkiego.

KontrolowanieW Naszej organizacji jest to niezbyt lubiane słowo, a jednak niezbędne, bo

ile ciekawych projektów upadło przez brak, zbyt rzadką lub zbyt częstą kontrolę?Kluczem do sukcesu jest wystarczająca ilość kontroli, która minimalizuje niebezpieczeństwo, że praca nie zostanie wykonana. Z pojęciem kontroli wiążę się nierozłącznie pojęcie intensywności, dotyczące poziomu sprawowanej kontroli w trakcie oraz po zrealizowaniu przez współpracownika zadania.Możemy wyróżnić trzy stopni intensywności sprawowanej kontroli ściśle powiązane z narzędziami zlecania zadań:

Kontrola (ścisła kontrola) w przypadku instruowania. Dobrze wiemy, kiedy nasz współpracownik jest niesamodzielny i niedoświadczony w pełnionej funkcji, wtedy powinniśmy umówić się z nim (i zapisać w opisie funkcji) częstość i sposób sprawowanej kontroli nad konkretnym zadaniem. Jeżeli ma prowadzić zajęcia na kursie przewodnikowskim to niech podeśle napisany konspekt odpowiednio wcześnie, aby było można omówić z nim przebieg zajęć i interweniować w przypadku nieprawidłowości.

Nadzór w przypadku delegowania.Przy delegowaniu zadań, czyli samodzielnym współpracowniku kontrola przybiera formę nadzoru, czyli rzadszego kontrolowania jego działań z powierzeniem większej odpowiedzialności. Nadzór w przypadku bardzo samodzielnego i doświadczonego współpracownika może ograniczyć się jedynie do sprawozdań (niekoniecznie w formie pisemnej) z wykonanych zadań.

Interweniowanie i wzmacnianieInterweniowanie i wzmacnianie stosowane są naprzemiennie.

Interweniowanie stosujemy w przypadku, kiedy wyniki osiągane przez współpracownika (w efekcie przeprowadzonej kontroli) nie są dla nas satysfakcjonujące. Oznacza to, że prawdopodobnie z powodu błędnego zdefiniowania poziomu samodzielności współpracownika zastosowaliśmy albo niewłaściwe narzędzie zlecania (np. delegowanie zamiast uprawniania), albo niewystarczająco wsparliśmy współpracownika w trakcie wykonywania zadania. Konsekwencją stosowania narzędzi interwencji jest zdefiniowanie potrzebnego współpracownikowi wsparcia do poprawienia rezultatów. Wracamy w ten sposób


do etapu wspierania, a potem ponownej kontroli. Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, że zadanie zostało wykonane prawidłowo, możemy przejść do następnego punktu cyklu: wzmacniania.

Wzmacnianie to dostarczenie współpracownikowi bodźców, których celem jest powtarzanie oczekiwanych przez nas zachowań oraz sposobu i jakości wykonywania pracy. Możemy to zrobić za pomocą wielu narzędzi, m.in. udzielania pochwał, wręczania nagród. Wzmacnianie zamyka pewien cykl wykonywania zadania. Dobrze przeprowadzony cykl daje nadzieję, że kolejne zadania będą wykonywane na podobnym lub wyższym poziomie i większej samodzielności współpracownika.

Najważniejsze są próby pracy z opisem funkcji. Pierwsze próby mogą być trudne i mogą nie przynieść oczekiwanych efektów, ale nie należy się poddawać i próbować dalej. Opis funkcji jest bardzo dobrym narzędziem do pracy z kadrą. Nie bójmy się z nim pracować.

Co dalej po okresie trwania funkcji?

Każda funkcja trwa pewien czas i prędzej czy później nadchodzi czas na podsumowanie pełnionej funkcji. Wtedy należy spotkać się z współpracownikiem, wziąć opis funkcji i omówić realizację poszczególnych zadań w formie informacji zwrotnej.

Jako przełożeni musimy skupić się na pokazaniu współpracownikowi jego mocnych stron w działaniu funkcji, ale również pokazać niedociągnięcia i zadania z którymi nie poradził sobie tak jak powinien.

Nasza organizacja stawia na pozytywność i wzbraniamy się od prowadzenia rozmów na temat tego co danej osobie poszło nie najlepiej. Powinniśmy się tego nauczyć, bo często zdarza się, że nasi współpracownicy wiedzą, że jeśli któreś z zadań wykonają nie w pełni, lub wykonają źle, to nic się nie stanie i konsekwencje nie zostaną wyciągnięte. Jest to błędem, gdyż uczy bylejakości i nieprzywiązywania uwagi do profesjonalizmu i wykonywania powierzonych zadań na jak najwyższym poziomie. Dlatego nie bójmy się mówić o błędach, wskazujmy je, ale nie zapomnijmy o wskazywaniu bardzo dobrze wykonanych zadań.


Okres pełnienia funkcji minął, odbywa się rozmowa podsumowująca pełnienie funkcji i co dalej?

Współpracownik i przełożony powinni wspólnie podjąć decyzję czy chcą przedłużyć umowę, czy może współpracownik chciałby rozwijać się na innym polu służby instruktorskiej. Są to trudne decyzje, ale niezbędne i ważne aby były wspólne jeśli podejmowane funkcje są z mianowania a nie wyboru.

W przypadku przedłużenia umowy, należy stworzyć nowy opis funkcji, bo na pewno zmieniły się realia, otoczenie i należy dostosować opis funkcji do współczesności.

W przypadku zmiany funkcji lub odejścia należy podziękować współpracownikowi za poświęcony czas, energię i zaangażowanie w pełnienie funkcji. Niestety, często o tym zapominamy i tym samym nie zachęcamy do dalszej współpracy.

PodsumowanieOpisy funkcji są bardzo dobrym narzędziem do pracy z kadrą, gdyż

umożliwiają ciągłą interakcję pomiędzy przełożonym a współpracownikiem. Umożliwiają pełnienie funkcji na dobrym poziomie, jeśli opis jest dostosowany do indywidualnych predyspozycji współpracownika i otoczenia. Dlatego załączone poniżej przykładowe opisy funkcji mają być jedynie inspiracją i muszą zostać skonsultowane ze współpracownikiem tak, aby zadania w nich zawarte odpowiadały na potrzeby środowiska. Dzięki stworzeniu celowego i przemyślanego opisu funkcji obie strony wiedzą czego mogą od siebie wymagać i na co liczyć. Jest to bardzo ważne, gdyż minimalizuje niedomówienia i bezcelowe działania.

W naszej organizacji opisy funkcji są narzędziem niedocenionym, gdyż w niewielu hufcach są stosowane przez co mogą wystąpić niepotrzebne konflikty interesów lub zazębianie się kompetencji kilku członków, na przykład komendy.

Mówi się, że opis funkcji to kolejny element biurokratyzacji. Jest to słuszne stwierdzenie, jeżeli myśli się o opisie funkcji jako kartce papieru ze spisanymi obowiązkami, która po podpisaniu ląduje na dnie szuflady i nigdy nie jest z niej wyciągana.


Opis funkcji nie jest „sztywnym” dokumentem, możemy go zmieniać, dodawać bądź odejmować zadania, poszerzać lub zawężać kontrolę.

Nie bójmy się stosować opisów funkcji, to narzędzie ma pomóc w naszej pracy, a nie ją utrudniać.

InspiracjeUchwała nr 18/XXXVI Rady Naczelnej ZHP z dnia 27 czerwca 2010 r. w sprawie przyjęcia dokumentu „System pracy z kadrą w ZHP” http://dokumenty.zhp.pl/pliki/glowny_20110614_105000_u_rn_18_2010.docA. Filipow – „Inspiracje co to takiego” http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri funkcja.pdf str. 11 - 16Materiały Szkoleniowe LIDER + „Kierowanie ludźmi w praktyce”Opisy funkcji członków Komendy Chorągwi Stołecznej http://stoleczna.zhp.pl/choragiew/wladze-choragwi#Opisy funkcji członków Komendy Hufca ZHP Elbląg http://www.elblag.zhp.pl/zhp/hufiec/o-nas/opisy-funkcji.html

Przykładowe opisy funkcji na poziomie chorągwi i hufcaPoniższe opisy funkcji są jedynie przykładem i nie należy ich bezmyślnie

kopiować. Karty opisów mają być inspiracją to stworzenia opisów funkcji we własnym środowisku.

http://www.elblag.zhp.pl/zhp/hufiec/o-nas/opisy-funkcji.html

http://stoleczna.zhp.pl/choragiew/wladze-choragwi

http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri%20funkcja.pdf%20str.%2011%20-%2016

http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri%20funkcja.pdf%20str.%2011%20-%2016

http://dokumenty.zhp.pl/pliki/glowny_20110614_105000_u_rn_18_2010.doc



Skarbnik ChorągwiCEL:

Kreowanie polityki finansowej w Chorągwi GdańskiejKADENCJA (czas trwania funkcji):

listopad 2014 – grudzień 2018

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. zarządza (wspólnie z komendantem chorągwi) majątkiem chorągwi i prowadzi gospodarkę na zasadach określonych

przepisami ZHP,2. realizuje politykę finansową chorągwi w zakresie określonym w przepisach ZHP,3. odpowiada za przygotowanie budżetu rocznego oraz jego realizację,4. przygotowuje niezbędne analizy finansowo-gospodarcze w celu optymalizacji kosztów i maksymalizacji przychodów

chorągwi,5. odpowiada za pozyskiwanie środków finansowych niezbędnych do prowadzenia działalności chorągwi, kreuje politykę6. pozyskiwania środków,7. odpowiada za zaciągnięte zobowiązania finansowe chorągwi względem innych podmiotów oraz nadzoruje spłatę

zobowiązań zaciągniętych względem chorągwi,8. wykonuje decyzje, zarządzenia oraz uchwały w zakresie finansów i majątku chorągwi,9. sprawuje nadzór nad kwestiami księgowymi przynależnymi hufcom i chorągwi,10. sprawuje nadzór nad podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości chorągwi,11. nadzoruje przeprowadzanie spisów z natury w chorągwi,12. współpracuje ze skarbnikami hufców i sprawuje bezpośredni nadzór nad prawidłowością ich działań,13. systematycznie bierze udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend

hufców,14. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP,15. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. roczne sprawozdanie skarbnika chorągwi

z działań i realizacji polityki finansowo-gospodarczej chorągwi oraz planów operacyjnych,

2. coroczne absolutorium,3. sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie

finansowo-gospodarczym,4. absolutorium zjazdowe,5. przejrzystość procedur finansowo-

księgowych oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji finansowo-gospodarczej chorągwi.

PRZEŁOŻONY:Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. dział księgowości / Główna Księgowa/ podmiot prowadzący księgowość,2. specjaliści/ zespół ds. pozyskiwania środków,3. skarbnicy hufców,4. pełnomocnicy oraz zespoły zadaniowe ds. finansowych i gospodarczych,

WSPARCIE:1. telefon służbowy bez limitu rozmów,2. zwrot kosztów reprezentacyjnych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta

chorągwi3. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje

skarbnika (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi),4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy.

DECYZYJNOŚĆ:1. współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o polityce finansowo-

gospodarczej chorągwi,2. wydawanie decyzji (wspólnie z komendantem chorągwi),3. współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o bieżącym wydatkowaniu

środków finansowych,4. wnioskuje o powołanie pełnomocników i zespołów ds. finansowych i

gospodarczych,5. oraz wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych

skarbnikowi chorągwi.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja źródłowa,2. raporty kasowe i bankowe,3. budżet,4. wewnętrzne instrukcje finansowo-gospodarcze,5. opracowania, analizy i raporty,6. sprawozdania finansowe,7. wnioski dotacyjne,8. dokumentacja środków z 1%.


Członek Komendy Chorągwi ds. programuCEL:

Kreowanie programu w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie programu w hufcachKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał,

zarządzeń i decyzji w obszarze programu na poziomie chorągwi, 2. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. programu, wspierając ich w realizacji celów z zakresu programu hufca,

sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań,3. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend

hufców, 4. odpowiada za organizację wydarzeń programowych zaplanowanych przez Komendę Chorągwi,5. odpowiada za upowszechnianie w chorągwi propozycji programowych Głównej Kwatery ZHP oraz kolportaż materiałów

programowych skierowanych do hufców, 6. wspiera i nadzoruje działanie pełnomocników oraz zespołów zadaniowych w obszarze programowym, 7. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami,8. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP,9. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. coroczne absolutorium oraz absolutorium

zjazdowe,2. sprawozdanie przedzjazdowe,3. terminowe zatwierdzanie oraz stopień

realizacji chorągwianego planu programu,4. przejrzystość procesu zarządzania

chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi,

5. obecność na spotkaniach Komendy Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami.


PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Pełnomocnik Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP ds. zagranicznych,2. pozostali pełnomocnicy i zespoły stałe oraz zadaniowe w obszarze

programowym (m.in. specjalności, metodyki, komisja historyczna), 3. członkowie komend hufców ds. programu i pracy z kadrą,4. szefowie i członkowie referatów metodycznych,

WSPARCIE:1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym

przez komendanta i skarbnika,2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i

skarbnika,3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w

zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi,4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy.

DECYZYJNOŚĆ:1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze programu,2. wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie zespołów stałych i

doraźnych oraz szefów zadań niezbędnych do realizacji celów z obszaru programu i pracy z kadrą,

3. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie OKP.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja wydarzeń programowych (plany oraz podsumowania) 2. dokumentacja referatów oraz pełnomocników z obszaru programu


Członek Komendy Chorągwi ds. pracy z kadrąCEL:

Kreowanie pracy z kadrą w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie pracy z kadrą w hufcachKADENCJA (czas trwania funkcji):



zarządzeń i decyzji w obszarze pracy z kadrą i kształcenia na poziomie chorągwi,2. odpowiada za wprowadzanie opisów funkcji, opisów zespołów oraz porozumień wolontariackich w chorągwi,3. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. pracy z kadrą, wspierając ich w realizacji celów z zakresu pracy z kadrą

hufca, 4. odpowiada za przeszkolenie do pełnienia funkcji na poziomie chorągwi oraz komendantów i skarbników hufców,5. wspiera komendy hufców w kreowaniu polityki kadrowej,6. odpowiada za wdrażanie na poziomie chorągwi "Systemu pracy z kadrą ZHP" oraz wspiera i nadzoruje wprowadzanie

jego założeń w hufcach,7. organizuje i nadzoruje działanie Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, wspiera i nadzoruje działania hufcowych

komisji stopni instruktorskich,8. organizuje i nadzoruje działanie Chorągwianej Szkoły Instruktorskiej MAK,9. wspiera i nadzoruje działania hufcowych i międzyhufcowych zespołów kadry kształcącej,10. odpowiada za opracowanie i zatwierdzanie przez KCh rocznych planów kształcenia chorągwi oraz sprawozdań z

realizacji planu,11. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend

hufców,12. odpowiada za planowanie i wdrażanie systemów motywacyjnych dla kadry chorągwi,13. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami,14. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP,15. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP.


zjazdowe,2. sprawozdanie przedzjazdowe,3. terminowe zatwierdzanie oraz stopień,4. obecność na spotkaniach Komendy

Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami.


PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Szkoła Instruktorska Chorągwi Gdańskiej ZHP Macierzysta Akademia

Kształcenia,2. Komendant i członkowie Macierzystej Akademii Kształcenia,3. szefowie i komendy chorągwianych form kształceniowych,4. Przewodniczący i członkowie Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej

ZHP,5. Członkowie komend hufców ds. pracy z kadrą.





DECYZYJNOŚĆ:1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą,2. wnioskowanie do Komendanta Chorągwi o powołanie szefów i członków

zespołów z obszaru kształcenie i praca z kadrą,3. rekomendacja decyzji dotyczących sposobów i form motywowania kadry

chorągwi,4. projektowanie uchwał z zakresu kształcenia i pracy z kadrą,

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. opisy funkcji i zespołów,2. opinie o instruktorach,3. dokumentacja KSI,4. Regulamin KSI,5. dokumentacja MAK,6. Konstytucja MAK,7. plan kształcenia Chorągwi,8. plany kształcenia hufców,


Członek Komendy Chorągwi ds. promocjiCEL:

Kreowanie i nadzorowanie odbioru społecznego i wizerunku w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie promocji w hufcachKADENCJA (czas trwania funkcji):



zarządzeń i decyzji w obszarze komunikacji i promocji na poziomie chorągwi,2. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. promocji, wspierając ich w realizacji celów z zakresu promocji,3. wspiera komendy hufców w kreowaniu wizerunku jednostek lokalnych,4. odpowiada za wdrażanie na poziomie chorągwi "Kierunków promocji" oraz wspiera i nadzoruje wprowadzanie jego

założeń w hufcach,5. odpowiada za opracowanie planu komunikacji bieżącej w ramach działań planowanych i incydentalnych,6. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend

hufców,7. odpowiada za planowanie i wdrażanie narzędzi i publikacji będących wsparciem dla kadry chorągwi,8. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami,9. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP,10. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP.


zjazdowe,2. sprawozdanie przedzjazdowe,3. przejrzystość procesu zarządzania

chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi,

4. obecność na spotkaniach Komendy Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami.


PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Zespół Komunikacji i Promocji,2. członkowie komend hufców ds. promocji.




zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi,4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy,

DECYZYJNOŚĆ:1. opiniowanie dokumentacji i publikacji hufców w obszarze promocji,2. wnioskowanie do Komendanta Chorągwi o powołanie szefów i członków

zespołów z obszaru promocji,3. wybór form komunikacji, publikacji i kreowania wizerunku Chorągwi,4. projektowanie uchwał z zakresu promocji.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. opisy funkcji i zespołów,2. opinie o instruktorach.


Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni InstruktorskichCEL:

Dbanie o rozwój kadry poprzez stopnie instruktorskieKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał,

zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 3. odpowiada za organizację i nadzór nad działaniem Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich,4. odpowiada za opisy funkcji funkcyjnych Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 5. odpowiada za upowszechnianie w chorągwi materiałów wypracowanych podczas realizacji prób, warsztatów, a także

innych materiałów jednostki nadrzędnej, 6. odpowiada za pracę z opiekunami prób i osobami zdobywającymi stopnie instruktorskie, 7. przewodniczy posiedzeniom Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich. Może wyznaczyć wiceprzewodniczących,

którzy będą przewodniczyć posiedzeniom ChKSI.8. motywuje członków Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich do przeszkolenia na funkcję, systematycznego

poszerzania swojej wiedzy i doświadczenia, 9. koordynuje współpracę ChKSI z hufcowymi i międzyhufcowymi komisjami stopni instruktorskich i nadzór nad

prawidłowością ich działań, 10. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 11. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 12. odpowiada za współpracę ChKSI z KSI przy GK ZHP oraz utrzymanie uprawnień ChKSI do prowadzenia prób

harcmistrzowskich13. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, 14. reprezentuje Chorągwianą Komisję Stopni Instruktorskich w zakresie uzgodnionym z przełożonymi

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. zgodność pracy komisji z regulaminem

Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi i uchwałą RN ZHP w sprawie systemu stopni instruktorskich,

2. coroczne sprawozdanie z działalności prac Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich oraz realizacji założeń i celów,

3. okresowe sprawozdania dla KSI przy GK ZHP

4. utrzymanie przez ChKSI uprawnień do prowadzenia prób harcmistrzowskich

PRZEŁOŻONY:Członek Komendy Chorągwi do spraw pracy z kadrą

ODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Członkowie Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej ZHP,

WSPARCIE:1. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i

skarbnika, 2. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w

zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika,

3. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy,DECYZYJNOŚĆ:1. bieżąca organizacja pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. ustalanie terminarza spotkań, 3. opiniowanie regulaminów prac Hufcowych Komisji Stopni Instruktorskich, 4. wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie członków Chorągwianej

Komisji Stopni Instruktorskich, 5. wnioskowanie do komendanta chorągwi o otwarcie, zamknięcie i przywrócenie

stopnia instruktorskiego, 6. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przedłużenie uprawnień hufcowych

komisji stopni instruktorskich.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. opisy funkcji członków Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich,2. dokumentacja Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich,3. regulamin Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.


Członek Chorągwianej Komisji Stopni InstruktorskichCEL:

Dbanie o rozwój kadry poprzez stopnie instruktorskieKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. uczestniczy w posiedzeniach Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej,3. upowszechnia w chorągwi materiały wypracowane podczas realizacji prób, warsztatów a także innych materiałów

jednostki nadrzędnej, 4. pracuje z opiekunami prób i zdobywającymi stopnie instruktorskie, 5. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi komisjami stopni instruktorskich,6. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 7. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 8. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. Aktywny udział w posiedzeniach

Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich,

2. Wykonywanie poleceń Przewodniczącego Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.

PRZEŁOŻONY:Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY: WSPARCIE:1. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i

skarbnika, 2. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w

zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika,

DECYZYJNOŚĆ (przy współudziale Przewodniczącego Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich):1. bieżąca organizacja pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. ustalanie terminarza spotkań, 3. opiniowanie regulaminów prac Hufcowych Komisji Stopni Instruktorskich, 4. wnioskowanie do komendanta chorągwi o otwarcie, zamknięcie i przywrócenie

stopnia instruktorskiego, 5. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przedłużenie uprawnień hufcowych

komisji stopni instruktorskich.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich ,2. regulamin Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.


Komendant Macierzystej Akademii KształceniaCEL:

Wspieranie instruktorów w chorągwi i hufcach w zakresie przygotowania do pełnienia funkcjiKADENCJA (czas trwania funkcji):



zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Szkoły Instruktorskiej MAK3. odpowiada za organizację i nadzór Szkoły Instruktorskiej MAK,4. tworzy coroczny plan kształcenia chorągwi –do marca poprzedzającego dany rok harcerski,5. organizacja i przeprowadzanie form szkoleniowych i doskonalących w zakresie określonym przez „System pracy z

kadrą”6. odpowiada za opisy funkcji funkcyjnych Szkoły Instruktorskiej MAK,7. motywuje i wspiera rozwój instruktorów, 8. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi zespołami kadry kształcącej i nadzór nad prawidłowością ich działań, 9. opiniowanie wniosków o OKK,10. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 11. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 12. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, 13. reprezentuje Szkołę Instruktorską w zakresie uzgodnionym z przełożonymi,14. uczestniczy w kwartalnych spotkaniach „Program i praca z kadrą” organizowanymi przez GK ZHP.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. terminowe zatwierdzanie oraz stopień i

jakość realizacji chorągwianego planu kształcenia,

2. ilość zaopiniowanych OKK.

PRZEŁOŻONY:Członek Komendy Chorągwi do spraw pracy z kadrą

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. członkowie Komendy Macierzystej Akademii Kształcenia,2. Instruktorzy Macierzystej Akademii Kształcenia,3. instruktorzy z Odznaką Kadry Kształcącej.





DECYZYJNOŚĆ:1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą,2. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie OKK.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. opisy funkcji,2. dokumentacja MAK,3. Konstytucja MAK,4. Plan Kształcenia Chorągwi,5. plany kształcenia hufców,6. wnioski i ewidencja OKK i OKP.


Członek Komendy Macierzystej Akademii KształceniaCEL:

Wspieranie instruktorów w chorągwi i hufcach w zakresie przygotowania do pełnienia funkcjiKADENCJA (czas trwania funkcji):



zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Szkoły Instruktorskiej MAK3. odpowiada za działanie Szkoły Instruktorskiej MAK,4. współtworzy coroczny plan kształcenia chorągwi –do marca poprzedzającego dany rok harcerski,5. organizuje i przeprowadza formy szkoleniowe i doskonalące w zakresie określonym przez „System pracy z kadrą”6. motywuje i wspiera rozwój instruktorów, 7. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi zespołami kadry kształcącej i nadzór nad prawidłowością ich działań, 8. współopiniuje wnioski o OKK,9. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 10. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 11. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. terminowe zatwierdzanie oraz stopień i

jakość realizacji chorągwianego planu kształcenia.

2. ilość zaopiniowanych OKK.

PRZEŁOŻONY:Komendant Macierzystej Akademii Kształcenia

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Instruktorzy Macierzystej Akademii Kształcenia,2. instruktorzy z Odznaką Kadry Kształcącej




zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi.DECYZYJNOŚĆ:1. Opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja MAK.2. Konstytucja MAK.3. Plan Kształcenia Chorągwi.4. plany kształcenia hufców.5. wnioski i ewidencja OKK i OKP,


Szef referatu starszoharcerskiegoCEL:

Wspieranie programowo – metodyczne instruktorów wspierających drużynowych starszoharcerskichKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. udziela wsparcia metodycznego i programowego namiestnikom i drużynowym starszoharcerskim,2. podniesienie poziomu przygotowania metodycznego kadry drużyn starszoharcerskich,3. motywuje kadrę starszoharcerskąj,4. promuje działań na szczeblu centralnym oraz chorągwianym, a także propozycji programowych,5. integruje drużyn środowisk starszoharcerskich Chorągwi Gdańskiej,6. prowadzi warsztaty metodyczne dla kadry starszoharcerskiej chorągwi,7. prowadzi poradnictwo metodyczne,8. przygotowanie pozycji programowych i materiałów metodycznych,9. gromadzenie i upowszechnienie dorobku programowo- metodycznego środowisk starszoharcerskich,10. inicjowanie wymiany doświadczeń w kształceniu szefów i członków zespołów w hufcach,11. współpraca z innymi wydziałami i zespołami chorągwi,12. podnoszenie kompetencji instruktorów działających w referacie,13. promowanie stosowania instrumentów metodycznych,14. organizacja zlotów, sejmików, warsztatów,15. współpraca z wydziałem SH GK ZHP

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. opinie nt. organizowanych imprez zawarte w ankietach ewaluacyjnych, 2. opinie otrzymane od organizatorów imprez5. frekwencja na spotkaniach referatu oraz zbiórkach „Praca z kadrą ZHP”6. zaświadczenia o odbytych kursach

PRZEŁOŻONY:Członek Komendy Chorągwi ds. programowych

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Członkowie referatu.

WSPARCIE:1. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w


DECYZYJNOŚĆ:1. Dobór członków referatu.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. opisy funkcji członków referatu,2. Plan Pracy Referatu.


Członek referatu starszoharcerskiegoCEL:

Wspieranie programowo – metodyczne instruktorów wspierających drużynowych starszoharcerskichKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. udzielanie wsparcia metodycznego i programowego namiestnikom i drużynowym starszoharcerskim,2. podniesienie poziomu przygotowania metodycznego kadry drużyn starszoharcerskich,3. motywowanie kadry starszoharcerskiej,4. promocja działań na szczeblu centralnym oraz chorągwianym, a także propozycji programowych,5. integracja drużyn środowisk starszoharcerskich Chorągwi Gdańskiej,6. prowadzenie warsztatów metodycznych dla kadry starszoharcerskiej Chorągwi,7. prowadzenie poradnictwa metodycznego,8. przygotowanie pozycji programowych i materiałów metodycznych,9. gromadzenie i upowszechnienie dorobku programowo- metodycznego środowisk starszoharcerskich,10. inicjowanie wymiany doświadczeń w kształceniu szefów i członków zespołów w hufcach,11. współpraca z innymi wydziałami i zespołami chorągwi,12. promowanie stosowania instrumentów metodycznych,13. organizacja zlotów, sejmików, warsztatów.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. opinie nt. organizowanych imprez zawarte w ankietach ewaluacyjnych, 2. opinie otrzymane od organizatorów imprez,5. frekwencja na spotkaniach referatu,6. zaświadczenia o odbytych kursach.

PRZEŁOŻONY:Szef Referatu Starszuharcerskiego

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY: WSPARCIE:1. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w


DECYZYJNOŚĆ: PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. Plan Pracy Referatu.


Skarbnik HufcaCEL:

Koordynacja pracy z finansami hufcaKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. odpowiada za obszar strategiczny finanse,2. współpracuje odpowiedzialność za sprawy finansowe i majątkowe, 3. nadzorowanie bieżącej pracy pionu finansowego Hufca, 4. czuwa nad celowością i dyscypliną wydatków Hufca, 5. prognozuje i opiniuje skutki finansowe uchwał Komendy Hufca,6. przedkłada Komendzie Hufca projekt budżetu i roczne sprawozdanie finansowe, 7. wykonuje postanowienia uchwał Komendy Hufca i decyzji Komendanta i Skarbnika Hufca dotyczących spraw

finansowych i majątkowych, 8. kontroluje działalność finansową jednostek Hufca, 9. współpracuje ze Skarbnikiem Chorągwi, 10. odpowiada za terminowe prowadzenie i przekazywanie do Komendy Chorągwi dokumentacji finansowej Hufca,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. terminowość rozliczeń miesięcznych

hufca, 2. 2 akcje zarobkowe na rok,3. co najmniej 2 dotacje na rok, w tym 1

pozamiejska – rozliczone w terminie,4. czytelne i powszechnie znane procedury

dotyczące przepływu pieniędzy i dokumentacji finansowej wewnątrz hufca.

PRZEŁOŻONY:Komendant Hufca

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Zespół Finansowy, 2. Księgowa/e,3. Zespół Pozyskiwania Środków,

WSPARCIE:1. bieżący kontakt i wsparcie Komendanta Hufca,2. możliwość korzystania z hufcowego telefonu,3. dostęp do pomieszczenia wyposażonego w komputer z drukarką,4. darmowy udział w imprezach programowych organizowanych przez Hufiec,5. darmowy udział w szkoleniach organizowanych przez Hufiec oraz dofinansowanie

do szkoleń zewnętrznych (100%) związanych z pełnioną funkcją.DECYZYJNOŚĆ:5. o wydatkach hufca (wspólnie z komendantem),6. o wydatkach jednostek organizacyjnych i zespołów (zgodnie posiadanymi na

koncie / w budżecie środkami).

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja źródłowa,2. raporty kasowe i bankowe. 3. archiwalna dokumentacja finansowa jednostek,4. umowy powodujące skutki finansowe (w szczególności,5. dokumentacja rozliczeniowa grantów,6. dokumentacja finansowa i merytoryczna 1%,7. książki finansowe prowadzone dla zespołów hufca i jednostek posiadających

środki na koncie hufca,8. dokumentacja podległych zespołów.


Członek Komendy hufca ds. programu i pracy z kadrąCEL:

Kształtowanie programu i polityki kadrowej hufca. KADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. odpowiada za obszar strategiczny „Program” i „Rozwój liczebny”, 2. opracowuje, wdraża, realizuje i podsumowuje realizację planu pracy hufca,3. nadzoruje nad programowymi imprezami hufcowymi, w tym zatwierdzanie planów, 4. animuje przedsięwzięcia programowe hufca,5. dba o rozwój sprzętowej bazy programowej,6. informuje o przedsięwzięciach wewnętrznych i zewnętrznych poprzez stronę internetową,7. współpracuje ze Skarbnikiem Hufca w zakresie pozyskiwania środków na cele programowe,8. odpowiada za strategiczny obszar „praca z kadrą”,9. kieruje Zespołem Kadry Kształcącej,10. monitoruje stan wyszkolenia kadry,11. kształtuje ścieżki rozwoju instruktorskiego kadry hufca,12. przedkłada do zatwierdzenia planów kształcenia i sprawozdań z ich realizacji,13. odpowiada za opracowanie i wdrożenie systemu pracy z kadrą w tym systemu motywowania i satysfakcjonowania

kadry,14. stymuluje i nadzoruje środowiska w zakresie kształcenia zastępowych,15. nadzoruje bazę materiałów metodycznych dla drużynowych,16. koordynuje pracę ZKK i KSI w zakresie kształcenia opiekunów prób na stopnie instruktorskie,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. ilość i jakość przeprowadzonych imprez,2. terminowość zatwierdzenia i

podsumowania planu pracy hufca,3. stopień wykonania planu pracy hufca –

80%,4. zatwierdzony w terminie i zrealizowany

plan kształcenia,5. skład ZKK zgodny z regulaminem

„Kształcenie Kadry w ZHP”,6. 1 kurs drużynowych na co najmniej 2

lata,7. co najmniej 5 mniejszych form

kształcenia w ciągu roku,8. wdrożony i funkcjonujący system pracy

z kadrą w tym system motywowania kadry.


PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. przewodniczący Zespołu Programowego,2. pełnomocnik Komendanta Hufca ds. zagranicznych, 3. Namiestnictwa (tylko w zakresie koordynacji działań programowych),4. Zespół Kadry Kształcącej.


do szkoleń zewnętrznych (100%) związanych z pełnioną funkcją.DECYZYJNOŚĆ:1. wyróżnienia dla podległej kadry.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja przeprowadzonych imprez,2. wydane materiały programowe,3. dokumentacja podległych zespołów,4. rejestr przyznanych dyplomów,5. rejestr OKK,6. plany kształcenia,7. sprawozdania z realizacji planów kształcenia,8. plany i inna dokumentacja przeprowadzonych form kształceniowych,9. dokumentacja podległych zespołów.


Członek Komendy Hufca ds. organizacjiCEL:

Zapewnienie warunków do funkcjonowania hufca pod względem organizacyjnym KADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. odpowiada za obszar strategiczny „zarządzanie” i „wizerunek”,2. odpowiada za procedury dotyczące pracy Komendy i Biura Komendy Hufca,3. organizuje odprawy drużynowych,4. odpowiada za spływ do Komendy Chorągwi rozkazów, protokołów z posiedzeń Komendy Hufca, raportów Komendanta

Hufca, arkusza analizy hufca,5. obsługuje posiedzenia Komendy Hufca,6. odpowiada za prowadzenie harmonogramu terminowych spotkań członków Komendy Hufca,7. udział hufca w uroczystościach państwowych i religijnych,8. nadzoruje bazą danych,9. nadzoruje archiwum,10. stworzenie, nadzór i monitoring bazy ESHD.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. wynik we współzawodnictwie hufców, 2. prędkość przepływu dokumentów przez

Biuro Komendy Hufca,3. terminowość spływu dokumentów do

Komendy Chorągwi,4. przejrzystość hufcowej dokumentacji,5. przejrzystość procedur i powszechność

wiedzy na ich temat,6. aktualność danych w bazie ESHD.


PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. Biuro Komendy Hufca,2. Drużyna Sztandarowa,3. Komisja Historyczna,4. Zespół Promocji i Informacji.


do szkoleń zewnętrznych (100%) związanych z pełnioną funkcją.DECYZYJNOŚĆ:1. dobór kadry do nadzorowanych przedsięwzięć,2. procedury związane z pracą hufca i biura Komendy Hufca,3. w sprawach wyróżnień dla podległej kadry.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. protokoły z posiedzeń Komendy Hufca,2. rozkazy Komendanta Hufca,3. rejestr książeczek instruktorskich,4. rejestr książeczek harcerskich,5. kartoteki instruktorskie,6. rejestr pieczęci,7. dokumentacja zjazdów,8. pozostała ogólna dokumentacja hufca nie powodująca skutków finansowych,9. dokumentacja podległych zespołów.


Członek Komendy Hufca ds. promocjiCEL:

Promowanie harcerstwa i hufca w środowisku lokalnym KADENCJA (czas trwania funkcji):

listopad 2014 – grudzień 2018ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. tworzy politykę promocyjną w tym plan działań promocyjnych,2. corocznie współtworzy planu pracy zespołu,3. przygotowanie graficznej bazy propozycji gadżetów,4. przygotowuje i koordynuje kampanią 1%,5. promuję bazy hufca,6. pozyskuje nowe miejsca i sposoby promocji,7. archiwizuje realizowane działania i gadżety,8. stały kontakt z mediami,9. informuje lokalne media o bieżących wydarzeniach – komunikaty prasowe,10. pisze artykuły prasowe,11. archiwizacja prasowa,12. umieszcza informację na stronie hufca i fanpage,13. koordynuje pracę kronikarza hufca,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. ilość i poziom przygotowanych akcji

promocyjnych2. ilość i terminowość przygotowanych

materiałów promocyjnych3. ilość i terminowość wysłanych materiałów

do mediów4. ilość opublikowanych materiałów w

mediach5. ilość i jakość umieszczonych materiałów na

stronie hufca i fanpage6. zawartość prowadzonej archiwizacjiPRZEŁOŻONY:Komendant Hufca

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. współpracownicy zespołu,2. kronikarz hufca.

WSPARCIE:1. dostęp do fanpage hufca,2. dostęp do aparatu,3. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy.

DECYZYJNOŚĆ:1. polityka promocji hufca,2. przygotowywanie gadżetów,3. przygotowanie broszur, ulotek dotyczących działań hufca (1%, baza).

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. notatki prasowe,2. materiały promocyjne.


Przewodniczący Hufcowej Komisji Stopni InstruktorskichCEL:

Stworzenie warunków do rozwoju instruktorów hufca poprzez stopnie instruktorskie KADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. kieruje pracami KSI,2. przewodniczy posiedzeniom KSI,3. nadzoruje nad publikacją wypracowanych w ramach prób materiałów, 4. kształtuje współpracę z opiekunami prób,5. prowadzi szkolenia dla opiekunów prób,6. współpracuje z ZKK w zakresie kształcenia opiekunów prób.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. zgodność pracy KSI z regulaminem KSI i

uchwałą RN ZHP w sprawie systemu stopni instruktorskich,

2. częstotliwość spotkań KSI – raz w miesiącu, ew. częściej w „sezonie”,

3. poziom prowadzonych prób,4. poziom wiedzy harcerskiej nowych

instruktorów,PRZEŁOŻONY:Komendant Hufca

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. członkowie Komisji Stopni Instruktorskich.

WSPARCIE:1. bieżący kontakt i wsparcie Komendanta Hufca, 2. dostęp do kluczy do hufca i pomieszczenia programowego na potrzeby posiedzeń

KSI.DECYZYJNOŚĆ:1. o otwarciach i zamknięciach prób prowadzonych przez KSI.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. karty prób,2. wnioski o otwarcie i zamknięcie prób, 3. korespondencja zdobywających stopnie z KSI,4. protokoły z posiedzeń,5. rejestr prób,6. wnioski do komendanta hufca.


Komendant SzczepuCEL:

Kreowanie pracy z kadrą w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie pracy z kadrą w hufcachKADENCJA (czas trwania funkcji):


ZAKRES OBOWIĄZKÓW:1. kieruje pracą wychowawczą szczepu,2. kieruje pracami komendy i rady szczepu,3. odpowiada za przygotowanie strategii szczepu na 4 lata, planów operacyjnych oraz planu pracy szczepu,4. kieruje bieżącą działalnością szczepu,5. reprezentuje szczepu,6. nadzoruje i kontroluje nad finansami i gospodarką finansowo – sprzętową szczepu,7. prowadzi wymaganą przepisami dokumentacji szczepu,8. przygotowuje następcę,9. przygotowuje i przedstawia coroczny raport z swojej działalności przed radą szczepu,10. współpracuje z macierzystym hufcem,11. regularne wydaje rozkazów komendant szczepu,12. organizuje i prowadzi HALiZ w szczepie,13. motywuje i wspiera rozwój instruktorów,14. wykonuje innych czynności zleconych mu przez inne władze harcerskie,15. dba o wizerunek szczepu na zewnątrz.

SPRAWOZDAWCZOŚĆ I OCENA PRACY:1. stopień realizacji strategii rozwoju szczepu, planów operacyjnych i planu pracy szczepu poprzez ustalone w nich miernik,2. ocena komendanta przez kadrę szczepu,3. Realizacja budżetu szczepu,4. coroczny raport komendanta i członków komendy szczepu,5. terminowość prowadzonej dokumentacji,6. ocena działalności szczepu przez komendę hufca i namiestnictwa,7. coroczna ocena działalności komendanta przez radę szczepu,8. opinia władz samorządowych i oświatowych,9. opinia rodziców członków ZHP należących do szczepu,10.wyniki spisu harcerskiego.PRZEŁOŻONY:Komendant Hufca

PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY:1. drużynowi, 2. Komenda Szczepu, 3. pozostali funkcyjni szczepu.

WSPARCIE:1. finansowe (dofinansowanie udziału w kursach, szkoleniach, delegacje),2. programowe – od zespołów hufca (ZKK, KSI, KR, KSH),3. w każdym aspekcie – od komendanta i komendy hufca,4. internetowe – poradnictwo, strona o szczepach, itp.

DECYZYJNOŚĆ:1. powoływanie funkcyjnych w szczepie (bez drużynowych),2. określa skład i tryb pracy komendy szczepu,3. dobiera i wnioskuje o zatwierdzenie składu kadry na akcję letnią i zimową,4. zwołuje radę szczepu,5. przedstawia swojego następcę,6. udziela nagród lub kar zgodnie z obowiązującymi przepisami,7. plany pracy szczepu i drużyn,8. propozycje zmian w składzie komendy szczepu.

PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA:1. dokumentacja szczepu,2. książka rozkazów,3. plan pracy szczepu.

Documents

Wprowadzenie - Centralny Bank Pomysłów ZHPcbp.zhp.pl/wp-content/uploads/2015/12/OPISY-FUNKC… · Web viewPowinniśmy się tego nauczyć, bo często zdarza się, że nasi współpracownicy