Upload
lenga
View
228
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
Ruang Hayam Wuruk, Kantor Gubernur Jawa Timur - Surabaya, 17 April 2018
Workshop
Penyusunan Risalah Budaya KinerjaTowards Innovative Government
MK-Unlimited Creativity to Change
2018
2
MK-Unlimited Creativity to Change
ProductivityContinuity
Agility
MK-Unlimited Creativity to Change
3
MK-Unlimited Creativity to Change
PENGANTARMANAJEMEN INOVASI
MK-Unlimited Creativity to Change
TINGKATAN INOVASI
4
MK-Unlimited Creativity to Change
source: https://www.agric.wa.gov.auTahun
Ke
ce
pa
tan
Pe
rba
ika
n &
In
ova
si
Nil
ai,
Da
mp
ak
& H
as
il
Perbaikan Sesekali
Melakukan hal yang sama
Perbaikan Berkelanjutan & Inovasi
Perbaikan Berkelanjutan
TINGKAT KONTRIBUSI INOVASI
MK-Unlimited Creativity to Change
INTEGRASI METODOLOGI INOVASI
INCREMENTAL
INNOVATIONBREAKTHROUGH
INNOVATION
TARGET USAHA
ORGANISASI
5
MK-Unlimited Creativity to Change
PENGANTARPERBAIKAN BERKELANJUTAN
MK-Unlimited Creativity to Change
Continuous improvement adalah usaha-usaha berkelanjutan yang dilakukan untuk
mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan, ataupun proses. Usaha-usaha
tersebut bertujuan untuk mencari dan mendapatkan “bentuk terbaik” dari improvement yang
dihasilkan, memberikan solusi terbaik bagi masalah yang ada dan hasilnya akan terus
bertahan bahkan berkembang menjadi lebih baik lagi.
Continuous improvement is an ongoing effort to improve products, services or processes
6
MK-Unlimited Creativity to Change
INNOVATION
CULTURE
COMPETITIVE
ADVANTAGE
HIGH
COMPETENCY
MANAJEMEN INOVASI
HIGH ASSURANCEORGANIZATION
AKSELERASI PENCAPAIAN
VISI
WORLD CLASS
GOVERNMENT
KERANGKA KONSEPTUAL
People Excellence
Business Process Excellence
Quality Excellence
Supply Chain Excellence
Technology Excellence
PROCESS
PRODUCT
SERVICES
MK-Unlimited Creativity to Change
1Menetapkan
Sasaran Perbaikan
2Menganalisa Faktor
Penyebab Masalah
3Menetapkan
Penyebab Dominan
4Merencanakan
Perbaikan
5Melaksanakan
Perbaikan6Mengevaluasi Hasil
Perbaikan
7Standarisasi
Hasil Perbaikan
8Menetapkan Rencana
Perbaikan Selanjutnya
PLAN
DOCHECK
ACTION
METODOLOGI RISALAH BUDAYA KINERJA (KBK)
PROBLEM SOLVING
7
MK-Unlimited Creativity to Change
DESAIN ARSITEKTUR MANAJEMEN INOVASI
MK-Unlimited Creativity to Change
TEKNIK PENYUSUNANRISALAH BUDAYA KINERJA
8
MK-Unlimited Creativity to Change
12
3
45
6
7
8
Merencanakan PerbaikanMerenca
MelaksanakanPerbaikan
Meneliti Hasilliti Hasil
MembuatStandar Baru
Mencari Data Baru & Menentukan Tema Berikutnyaerikutnya
MenentukanTema & Judul Perbaikan
Menganalisa PenyebabMengan
Menguji & Menentukan Penyebab Dominan
SIKLUS PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA
MK-Unlimited Creativity to Change
8 LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA
1 TETAPKAN TEMA, JUDUL &
TARGET PERBAIKAN
2 ANALISA
PENYEBAB MASALAH
3 UJI & TETAPKAN
PENYEBAB DOMINAN
4 RENCANAKAN
PERBAIKAN
5 LAKSANAKAN
PERBAIKAN
8 CARI DATA BARU & TETAPKAN
TEMA PERBAIKAN BARU
7 STANDARISASI &
TINDAKAN PENCEGAHAN
6 EVALUASI
HASIL PERBAIKAN
PERIKSA TERCAPAI?
YA
TIDAK
9
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1MENENTUKAN TEMA & JUDUL PERBAIKAN
SASARAN/ TARGETKUALITAS
PROSES/HASIL TIDAK SESUAI STANDAR
PERBAIKAN YANG BELUM OPTIMAL
KELUHANPELANGGAN
PELUANG PERBAIKAN/ PENINGKATAN
INSTRUKSI MANAJEMEN
Problem Based
Potential Based
Expectation Based
Apa saja masalah yang:
PERNAH terjadi?
SEDANG terjadi?
SERING terjadi?
Apa saja yang:
Perlu DITINGKATKAN?
Perlu DIKEMBANGKAN?
Perlu DICIPTAKAN?
Apa saja yang berpotensi:
Menjadi MASALAH?
Timbulnya RISIKO?
Terjadi UNSAFE CONDITION?
PROBLEM
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
1. Apakah ada masalah yang sulit diselesaikan?
2. Apakah pekerjaan melelahkan atau sulit dilakukan?
3. Apakah ada limbah, ketegangan atau kurangnya
keseragaman?
4. Apakah ada barang yang rusak atau perlu diperbaiki?
5. Adakah ada pengaduan dari proses hulu atau hilir atau dari
tempat kerja lain?
6. Apakah ada ketidaknyamanan bagi pelanggan?
7. Apakah pekerjaan itu dilakukan dengan tepat dan cepat?
8. Apakah Anda menghasilkan lebih banyak hasil dengan sedikit
tenaga kerja?
9. Apa kebijakan dan target unit kerja?
10. Apakah ada sesuatu yang ingin Anda capai?
10
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
IdentifikasiBrainstorming Fakta & Data
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1TIPE PERMASALAHAN
Type
Of
Problem
Normal Prob
Profound Prob
C A
SD
5R
PDCA-1
D C
AP
TPM / JIT
PDCA-2
DC
A P
GKM/ KBK
11
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1TIPE PERMASALAHAN
DATABERKUALITAS
VALID
UP
TO
DATE
SUMBER
JELAS
SESUAI
KEBUTU
HAN
TERUKUR
(SATUAN)
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 14 KUADRAN PRIORITAS
TAK MENDESAKMENDESAK
PEN
TIN
GTA
K P
ENT
ING
I Krisis Problem menekan Proyek, rapat,
persiapan ber-deadline
II Persiapan Pencegahan Klarifikasi nilai-nilai Perencanaan Membangun hubungan Relaksasi yang diperlukan Pemberdayaan
III
Interupsi sia-sia Laporan yang tidak perlu Rapat, telepon, surat
yang tidak penting Masalah-masalah orang
lain
IV
Pekerjaan menyibukkan Telepon Pembuang-buang waktu Aktivitas “Pelarian” Surat tak relevan Menonton TV berlebihan
12
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1ALUR PROSES PENETAPAN TEMA
PROBLEMFENOMENA
Quality Objective
Customer Complain
Perbaikan yang belum
optimal
Deviasi Proses/hasil
Peluang improvement di
masa mendatang
Instruksi Manajemen
Memilih Prioritas
( PRIORITY )
Penetapan TEMA
ANALISA
PARETO
Analisa Situasi
Pengumpulan &
Pengolahan
Data
Mengungkap Fakta
ANALISA
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1PENETAPAN TEMA
Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka TEMA perbaikan dapat
ditentukanTEMA*Berisi pernyataan yang menunjuk pada TUJUAN AKHIR yang ingin dicapai
Menurunkan jumlah keluhan pelanggan internet
Menekan frekuensi gangguan di layanan pengurusan KTP
Meningkatkan kualitas pelayanan rawat inap
Meningkatkan efisiensi konsumsi listrik di gedung Pemkot
ALASAN TEMA
HARAPAN YANG INGIN DICAPAI BILA TEMA TERSEBUT
DILAKSANAKAN
Dan bagian terakhir dari proses penentuan tema adalah menuliskan
alasan tema
1
2
13
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1ALUR PROSES PENETAPAN TEMA
TEMAYang Telah Ditentukan
STRATIFIKASIPermasalahan Utama
Memilih
PRIORITASANALISA
PARETO
Analisa Situasi
Pengumpulan &
Pengolahan
Data
Mengungkap FaktaPenetapan
JUDUL
INITIAL GOALHasil & Waktu
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1PENETAPAN JUDUL
Bila TEMA sudah ditentukan,
maka selanjutnya tetapkan
JUDUL PERBAIKAN
HASIL(KUANTITATIF)
WAKTU PENYELESAIAN
JUDUL
Batas waktu yg diperlukan untuk keseluruhan
proses perbaikan (target waktu)
Hasil yang direncanakan untuk dicapai
(target hasil kuantitatif)
TARGET
JUDUL
Pernyataan positif atas persoalan spesifik yang akan segera ditangani dengan suatu target perbaikan yang ingin dicapai
14
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 1CONTOH TEMA & JUDUL
Tema :
Menurunkan keluhan pelanggan Internet
Judul :
Mengurangi kegagalan sambungan
komunikasi Pelanggan Internet, sebesar
100% dalam waktu 2 bulan
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 2ANALISA PENYEBAB MASALAH
Menggali faktor-faktor yang diduga dapat
menjadi penyebab timbulnya persoalan
Ishikawa
Diagram
Relation
Diagram
NOMINAL
GROUP TECHNIQUE (NGT)
Hipotesis Penyebab Dominan
tentative
Dengan menggunakan
azas sebab akibat
VOTING
15
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 2TAHAPAN NOMINAL GROUP TECHNIQUE (NGT)
Tahap 1
• Gali ide dari masing-masing anggota
Tahap 2
• Tuliskan di selembar kertas
Tahap 3
• Lakukan stratifikasi berdasarkan 5 faktor
Tahap 4
• Eliminasi atas ide –ide yang sejenis
Tahap 5
• Pasang secara berurutan dgn azas sebab akibat
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 3MENGUJI & MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
1) Uji setiap penyebab yang dianggap dominan dengan analisa statistik,
SCATTER DIAGRAM
2) Lakukan pengujian dengan cara melakukan simulasi ataupun
pengamatan sehingga didapatkan data baru yang dapat mewakili
kondisi yang ada.
3) Tentukan nilai koefisien korelasi ( ρ ) dari setiap penyebab yang diuji
4) Buat kesimpulan penyebab dominan dalam bentuk pie chart untuk
penyebab yang memiliki koefisien korelasi ≥ 0.714, yang selanjutnya
akan diselesaikan di langkah 4.
Beri penjelasan singkat cara eliminasi penyebab yang mempunyai
nilai koefisien korelasi < 0.714
16
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 3TEKNIK MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
KESIMPULAN(Penyebab Dominan)
Mengumpulkan
DATA BARU
ANALISA DATA
Hipotesis
PENYEBAB
DOMINAN
Checksheet :
• Periode
• Lokasi
• SDM
Scatter diagram
Pie chart
Olah data
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 4MERENCANAKAN PERBAIKAN
NO PENYEBAB ALTERNATIF SOLUSI
NO ALTERNATIF SOLUSI
PEMBOBOTAN KRITERIA
BIAYA SKILL WAKTU RISIKO ...
TABEL ALTERNATIF SOLUSI
TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL
17
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 4MERENCANAKAN PERBAIKAN
CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOWHOW MUCH
Mengapa faktoritu diperbaiki?
Alasan Perbaikan
Apa bentukperbaikanya?Wujud perbaikan
Dimanamau dicoba?
Lokasi uji coba
Berapa lama waktuperbaikan?Waktu pelaksanaan perbaikan
Siapa saja yang bertanggung jawab?Penanggung jawab
Bagaimana cara memperbaiki?Detail perbaikan
Intermediate Target
Estimasi Biaya
Penyebab dominan
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 4PROTOTYPE PRODUK INOVASI
18
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 4PROTOTYPE PRODUK INOVASI
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 4ANALISA RISIKO
NO POTENSI RISIKOTINGKAT
RISIKOMITIGASI RISIKO
1
2
3
4
5
6
7
8
19
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 5MELAKSANAKAN PERBAIKAN
CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE
Lokasi pelaksanaan perbaikan
Waktu pelaksanaan perbaikan
Penanggung jawab kegiatan
Data monitoring pelaksanaan perbaikan
Kesimpulan hasil perbaikan
Penyebab dominan
Detail Solusi Perbaikan
MK-Unlimited Creativity to Change
INTERELASI
PENYEBAB DOMINAN - RENCANA - PELAKSANAAN PERBAIKAN
CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE
CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOWHOW MUCH
L-4 TABEL ALTERNATIF SOLUSI
L-4 TABEL 5W2H
L-5 TABEL PELAKSANAAN PERBAIKAN
3
4
KESIMPULAN
PENYEBAB DOMINAN
L-3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN
Deskripsi Detail Perbaikan dari Solusi Terpilih
2
L-4 TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL
1
20
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 5ANALISA KOMPARASI PERBAIKAN
NO SEBELUM PERBAIKAN PROSES PERBAIKAN HASIL PERBAIKAN
1
*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto
*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat
2
*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto
*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 5ALUR PROSES MERENCANAKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN
PENYEBAB
DOMINAN
RENCANA
PERBAIKAN5 W 2 H
INTERMEDIATE
TARGET
PROSES PERBAIKAN
(UJI COBA)
MONITORING
MAINTAIN HASIL
Berhasil?
Stabil?
No
Yes
Yes
No
21
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 6MENELITI HASIL PERBAIKAN
Catatan:Bila hasil perbaikan tidak tercapai dengan intermediate target, maka
perlu mengulang ke langkah 4 guna memperbaiki proses perencanaan dan pelaksanaan perbaikan yang dilakukan
1Proses meneliti hasil dilakukan dengan cara membuat
perbandingan antara :
• Hasil perbaikan dengan intermediate target dan initial goal
• Hasil perbaikan dengan tema dan judul
Dokumentasikan dampak positif & dampak negatif dari
perbaikan yang dilakukan. Beri solusi bila dalam perbaikan
tersebut menimbulkan dampak negatif
1
2
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 6ANALISA NILAI PRODUK INOVASI
NONILAI YANG
DITINGKATKANSEBELUM SESUDAH
PENINGKATAN
NILAI
1 Waktu/Durasi Kerja 3 hari 1 hari 2 hari
2 Jumlah Tenaga Kerja 4 org 1 org 1 org
dst..
22
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 6ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI
NO ITEM BIAYA/BENEFIT JUMLAH
I. ANALISA BIAYA
1
2
Total Biaya yang diperlukan
II. ANALISA BENEFIT FINANSIAL
1
2
Total Benefit Finansial
III. ANALISA BENEFIT NON FINANSIAL
1
2
Total Benefit Non Finansial
TOTAL BENEFIT YANG DIHASILKAN
MK-Unlimited Creativity to Change
INTERELASI
ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI
L-6 ANALISA NILAI PRODUK IMPROVEMENT
L-4 TABEL 5W2H
1
L-6 TABEL ANALISA BIAYA & BENEFIT
12
2
2
23
MK-Unlimited Creativity to Change
MULTIPLIERS EFFECT GERAKAN INOVASI
Efisiensi :Dampak Implementasi Inovasi
Pengurangan BIAYA
Efektifitas :Mencapai Tujuan Inovasi
MANFAAT
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 63 POIN PERHATIAN UTAMA
1. Tenggang Waktu yang digunakan untuk penelitian
Pemastian Hasil
2. Penggunaan QC Tools yang tepat
Analisa Komparasi
3. Analisa dampak perbaikan
Positif & Negatif
24
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 6ALUR PROSES MENELITI HASIL
Kondisi sebelum
perbaikan
Hasilperbaikan
Analisa pembanding
Pareto DiagramHistogram
Control ChartGrafikAnalisa Dampak
UlangiLangkah 5
Pengumpulan & Pengolahan data hasil perbaikan
Achieve Target
Lanjutkan Proses
Kerja Baru
Positif Negatif
Dokumentasi Eliminasi
MonitoringHasil
Yes
No
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 7STANDARISASI & TINDAKAN PENCEGAHAN
Standarisasi meliputi :
- Standar masukan (bahan/alat yang digunakan)
- Standar proses (pengoperasian/pengelolaan/dll)
- Standar hasil (indikator keberhasilan)
Standar hasil merupakan jaminan bahwa bila prosedur dijalankan
dengan benar maka mampu menekan/menurunkan/meningkatkan nilai
maksimum/minimum dari kerusakan/gangguan/mutu dsb sesuai dengan
indikator keberhasilan
Tuangkan prosedur tersebut dalam bentuk kalimat perintah secara
spesifik sesuai dengan tahapan langkah perbaikan yang dijalankan
secara terstruktur
25
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 7ALUR PROSES MEMBUAT STANDAR BARU
Hasil MonitoringProses Kerja Baru
DokumentasiDampak Positif
Mengacu Langkah 1,4,5
MemformulasikanSTANDAR BARU
ProsesPersetujuanManajemen
Dokumentasi &Acuan Kerja
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 8MENGUMPULKAN DATA BARU &
MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA
Lakukan pengamatan atas standar prosedur baru yang
telah dijalankan;
- jika hasilnya masih sesuai dengan standar maka gugus
dipersilahkan mencari tema baru
- jika hasilnya sudah tidak sesuai lagi dengan standar
maka gugus harus memutar kembali siklus PDCA pada
tema yang sama
Susun rencana kegiatan yang akan dilakukan
Ajukan approval kepada fasilitator atas pengajuan tema
berikutnya
26
MK-Unlimited Creativity to Change
Langkah 8ALUR PROSES MENGUMPULKAN DATA BARU &
MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA
Evaluasi Pelaksanaan standar baru
Persoalan Mutu LAMA
Persoalan Mutu BARU
berhasil Tidak
berhasil
ApprovalFasilitator
Penentuan Tema
MK-Unlimited Creativity to Change
0811 3424 244
031 2981731-33, 45 ext. 3711 | 3712
Thank you for your attention
Mochammad Kharis, ST., M.MT.