Working with Fundraising Volunteers

 Pamela Clapp Larmee, CFREDental Philanthropy Network

November 6, 2015

Fundraising Cycle

Identification

Cultivation/Engagement

Solicitation

Stewardship

% of Time Spent

Volunteer Roles: Many Hats to Wear

Donor

Ambassador

Detective

Host

Solicitor

Donor

Fundraising volunteers must serve as Donors:Setting an example by making their own gift first.

• Give a gift that is a “personally significant” before becoming involved in fundraising activities.

• Utilize a Volunteer/Board campaign as an effective tool to set expectations and timing.

Ambassador 

Fundraising volunteers can serve as Ambassadors: Personally sharing the good news about your program.

• Set a personal goal to talk about your program2-3 times per week: at the office, at social events, or at your child’s sporting event.

• Personalize invitations and thank you/stewardship letters with hand written notes.

• Make thank you calls to donors.

DetectiveFundraising volunteers can serve as Detectives:

Interacting with and assessing prospects.

• Participate in prospect review.• Review donor lists from other organizations in the same sector/space.

• Assess spouse/partner interests.

HostFundraising volunteers can serve as Hosts:Actively engaging others with your program.

• Reinforce invitations issued by others.• Invite personal contacts to organizational events/tours/engagement opportunities.

• Host an event on- or off-site and include personal contacts.

Solicitor

Fundraising volunteers can serve as Solicitors:Inviting prospects to make an investment.

• Reinforce an ask already made.• Speak at an event and make the “pitch”.• Partner with another volunteer or staff member to solicit a gift.

• Engage solicitation conversations with personal contacts.

Volunteer Messages with Impact

Personalize your dental program’s activities:• Authentic

• Demonstrative• Short

• Being a volunteer has given me these compelling insights…

• My volunteer/board service has become more than a nice-to-do because…

• Supporting this dental program is critical because…

The “Back Pocket” Ask

All fundraising volunteers need some comfortable language to use when casual conversations become 

unexpected solicitations.

• General information about priorities and events.• Simple, direct, heartfelt language.• An understanding of how a handoff to staff or other volunteer happens.

Final Thoughts for Fundraising Volunteers

Be authentic.Be deliberate.Be enthusiastic.

Thank you.

Pamela Clapp Larmee, CFREPrincipal

Strategic Philanthropy Services4025 N. Woodstock Street

Arlington, VA 22207www.strategicphilanthropyservices.com

202-431-4064pamlarmee@gmail.com