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El Sistema Empresarial Workbook permite a las organizaciones orientadas a proyectos gestionar su actividad con los siguientes módulos:- CRM: Clientes y ventas- Gestión de proyectos- Facturación- Finanzas- Gestión documental- Gestión de recursos
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Project management made easy
© Officesystem, 2008
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El Sistema Empresarial completo para la industria de los Servicios Profesionales
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• Compañía establecida en 2000
• 28 empleados en Copenhagen
• 300+ clientes usando WorkBook
• 7500+ personas usando WorkBook
• Puntado ”AAA” por Dun & Bradstreet
• 72% cuota de mercado en Dinamarca (Publicidad)
• Clientes en Dinamarca, Noruega, Suecia, Reino Unido, Holanda, Canada y EEUU.
• Socios en Denmark, España, Alemania, Polonia, Holanda, Bélgica, Paises Bálticos, Sudáfrica, Singapur & Norte América
Central en Copenhagen
Clientes
Socios
Sobre Nosotros
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+ 250 other happy customers
Algunas referencias internacionales
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“Puedo recomendar claramente WorkBook a otras empresas."Grey Worldwide Norway
“Hemos sido capaces de reducir nuestras operaciones administrativas en un 50% desde que adoptamos el sistema...”AdPeople/Enfatico
"WorkBook está un paso por delante de su competencia.”PeopleGroup
“WorkBook es todavía un gran éxito y nos ha aportado especialmente muchas transparencia en relación al uso del dinero y de los recursos.”Republica
“WorkBook nos proporciona una visión clara del negocio en el día a día que es muy valiosa para nosotros.”GCI Mannov
“El sistema está a prueba del futuro.“Euro RSCG
Recomendaciones
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WorkBookWorkBook
CRMCRM GESTIÓN DE PROYECTOS Y RECURSOS
GESTIÓN DE PROYECTOS Y RECURSOS
FINANZAS
A alto nivel
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Gestión del flujo de ventas in WorkBook� Registro simple de posibles clientes y proyectos� Seguimiento sencillo del estado de las oportunidades� Transformación automática de una oportunidad en un cliente
Énfasis en la gestión� Resumen del avance de las oportunidades� Si el flujo no es suficiente, puede reaccionar a tiempo� Usando el resúmen se facilita priorizar aquellas oportunidades que son rentables frente aquellas que no valen la pena el esfuerzo
CRM (Gestión de relaciones con clientes)
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PROJECT- & RESOURCE MANAGEMENT
Gestión de proyectos y trabajos en Workbook� Entrada simple de nuevos proyectos y trabajos� Para cada trabajo creado, se dan de alta:
� Asignaciones de recursos y calendario de actividades� Presupuestos� Órdenes de compra� Gastos y contrataciones� Facturación y gestión documental
� Registro de dedicaciones desde Web e iPhone� Registro de gastos y desplazamientos
Énfasis en la gestión� Resumenes disponibles de:
� Proyectos y trabajos en curso� Presupuestos aprobados y descartados� Compras externas planificadas� Gastos de cada trabajo� Capacidad de los recursos y asignaciones
� Asegura que las facturas se realizan de manera eficiente y con los conceptos y cantidades correctos � Las compras son aprobadas por el empleado correcto
PROJECT- AND RESOURCE MANAGEMENT
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Finanzas en WorkBook� Registro simple de facturas de proveedores, con workflow de aprobación de PDF� Publicación “automática” de cambios en el proyecto (facturas al cliente, facturas de proveedores, entradas de dedicación, etc.)� Integración con el banco� Gestión de recordatorios de facturas impagadas� Conciliación bancaria� 50+ informes de gestión disponibles� 18 dimensiones estándard + 10 dimensiones definibles� WIP (Work In Process)� Listas de comprobación integradas para contables � Se puede integrar con Microsoft NAV o AX
Management focus:� Un único sistema � Reducción de costes IT� Menos tiempo desperdiciado cuadrando asignaciones y disponibilidades� Informes de uso sencillo con múltiples dimensiones
FINANZAS
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Før WorkBook
Efter WorkBook
Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.
Project Manager – medido por:- Creación de trabajos
- Comunicación
- Gestión documental
- Ofertas comerciales
- Asignaciones a recursos
- Seguimiento de proyectos
- Informes
- Facturación
Equipo de proyecto – medido por:- Lista To-do
- Reporte de dedicaciones
- Entradas de gastos y desplazamientos
Contabilidad – medido por:- Contabilidad
- Gestión de dedicaciones y WIP
- Informes de gestión
TIEMPO (MIN) POR
PROYECTO
225 min.
60min.
20min. 6
min.
50min.
10min.
Antes de WorkBook
Después de WorkBook
Retorno sobre la inversión (ROI)
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Før WorkBook
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Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 295 min
Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 76 min
En horas 4,92 H
En horas 1,26 H
Ahorro directo por proyecto (4,92-1,26 = 3,66 x GBP 136 pr. hora) GBP €498.15
Si se realizan 200 proyectos por año con este nivel de ahorro GBP €97825.29
Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.
Antes de WorkBook
Después de WorkBook
Retorno de la inversión (ROI)
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Este esquema de un proceso habitual de implementación. En implementaciones grandes (100+ usuarios) puede variar ligeramente.
Análisis
Walk-through of implementation plan and implementation checklist.
Asking customer about theirexpectations and writing downsuccess-factors for WorkBook.
Instalación
On-premise or Hosting
Configuración
Setup of Project system according to this checklist
Setup of finance system or integration
Formación usuarios
2 x Advanced users training
1 x Basic users training
2 x Finance training
Evaluación
Evaluation of implementation
Closing of unsolved issues
Semana 1 Semana 2 Semana 3
Tiempo de implementación acelerado: sólo 2 a 3 semanas
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
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DEMO