Word的高級運用 公道伯2003108初稿 gonadbogmailcomtw

第零章 前言

微軟Word的出現是文書處理軟體革命性的突破使得文書處理結合圖片

資料庫以及巨集的程式變成功能強大的工具但是word有一些優秀的功能卻很少人

在用或根本不會用坊間介紹word的書籍不下數百本包括電腦補習班對於word

課程的教導也都是點到為止把一些基本功能教完課程就結束了而真正精彩的

地方卻看不到有課程或書籍介紹甚為可惜這是身為一個非電腦業的人員而要來

寫這本書的由來秉著一股衝動要把好東西介紹給大家分享

大家都知道有些重複的工作人做很煩很慢的工作交由電腦來做那

就是 適合不過了Word功能很強只要學會幾個技巧快速按幾個鍵我們要的東

西就可跳出來是多過癮的事尤其是我們天天在做的事更是可以輕鬆做到

作者本身是小型製造業的經營者多年來使用word加上excel在管理小公司有

一些得心應手的心得先將word的部分整理出來與大家分享

本書將從自動圖文集自動校正自訂快速鍵等循序漸進教導學者提高文

書處理的效率再教學者學習在word中如何輕鬆的寫一些有用的程式把每天重複

在做的事做得更有效率然後教各位學習運用表格當成資料庫使用功能鍵等

等以簡單的方式達到辦公室某種程度的自動化

因為本身不是電腦軟體業的人員如有誤謬之處請業界先進不吝指正

i

綱 要 第一章 自動圖文集(autotext) 1

第二章 自動校正 8

第三章 Word 內建的快速鍵 16

第四章 巨集 19

第五章 活用超連結 24

第六章 表格 25

第七章 自訂工具列 28

第八章 功能鍵 30

第九章 辦公室簡單自動化 35

第十章 樣式 47

第十一章 normaldot 49

第十二章 關於圖片的一些密技 51

附錄一 ASCII 53

附錄二 word指令表 54

第零章前言以使用者的經驗傳授Word的高級功能

第一章自動圖文集可以將常用的長文字或圖形設定快速鍵一按就出現

第二章自動校正可以指定電腦只要看到某些魔咒的文字就自動轉成指定的文字

或圖形

第三章自訂快速鍵可以將常用的工具指令設定更便捷的快速鍵來快速執行

第四章 Word內建的快速鍵徹底瞭解Word內建的快速鍵這是基本的練功

第五章 巨集Word不只是文書處理他可以很容易弄出一個程式來用快速鍵來處

理一些每天重複在做的工作

第六章 表格Word不只是可以很容易寫程式的文書處理軟體還可以是一個資料

庫

第七章 自訂工具列Word至少內建18種以上之工具列我們還可以自己來訂一

個自己比較常用的工具列可以更得心應手而且面板上只放這樣一個工

具列更為清爽方便

第八章 功能鍵Word內建有一些有用的功能鍵只要按一個F9鍵我們要的東西

就出來闢如今天的日期檔名等等同時我們也可以寫一些簡單的計

算式來執行是非常方便的功能

第九章 辦公室簡單自動化

第十章 樣式

ii

iii

第十一章 Normaldot

第十二章 關於圖片的一些密技

附錄一 ASCII表

附錄二word指令表

第一章 自動圖文集(autotext)

自動圖文集 autotext 就像一個放資料的戶頭隨時存放都很方便

「自動圖文集」中文名字取得很繞口主要是從英文autotext翻譯而來簡單

的說就是在電腦硬碟的某一個地方開一個「小戶頭」你隨時可以存一筆資料進

去取一個帳戶的名字然後隨時想用時就可以將資料取出來用想不到吧有這

麼好用的東西更棒的是你在寫這篇文章時設定的東西別篇文章一樣可以取用

還有即使關機後下次再用時都還在永遠可用

如何開戶我們等一下再說我們先說可以放什麼樣的資料進去答案是

幾乎是全無限制 常用的是一些文字這就是英文稱此功能為autotext的由來但

是也可以是一個句子（在word中句子和文字是不一樣的）也可以是圖片這又

是為什麼微軟在翻譯成中文時翻成「自動圖文集」的原因也可以是「圖」也

可是「文」也可是「圖」＋「文」但也可以包含表格也可以是整篇文章那

就無所不包了

可以做什麼呢我們天天在重複做的事就可來做譬如我們經常打字要

打「股份有限公司」我們就可開一個戶頭給這個戶頭一個簡潔的帳戶名「股」

好了我隨時只要按一個鍵就可以把存進去的資料叫出來

開戶頭 放入資料

如何做我們先在任何地方打入我們的資料股份有限公司rarr選取用滑鼠

rarr插入(I) rarr 自動圖文集(A) rarr 新增(N)再給一個名字這樣就存入完成很方便

1

方法好幾種也可以使用鍵盤同時按住alt鍵另一手按住IrarrArarrN更快

I是insertA是AutotextN是New 很好記我的口訣是a-I A N用熟了你就會

背住口訣可以做到快速盲打

還有第三種方法可以在選取資料後直接按 Alt+F3 更快這是word內建

的快速鍵

用F3 鍵就可以叫出資料

要如何叫出來你在任何地方打入帳戶的名稱股接著按F3鍵看我

們存的資料就被叫出來了神奇吧

按F3 是不是出現

股份有限公司

還有第四種方法假如你忘了當初是用哪一個帳戶（自動圖文集）的名字時

可以去查表插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr自動圖文集(X)

2

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

綱 要 第一章 自動圖文集(autotext) 1

第二章 自動校正 8

第三章 Word 內建的快速鍵 16

第四章 巨集 19

第五章 活用超連結 24

第六章 表格 25

第七章 自訂工具列 28

第八章 功能鍵 30

第九章 辦公室簡單自動化 35

第十章 樣式 47

第十一章 normaldot 49

第十二章 關於圖片的一些密技 51

附錄一 ASCII 53

附錄二 word指令表 54

第零章前言以使用者的經驗傳授Word的高級功能

第一章自動圖文集可以將常用的長文字或圖形設定快速鍵一按就出現

第二章自動校正可以指定電腦只要看到某些魔咒的文字就自動轉成指定的文字

或圖形

第三章自訂快速鍵可以將常用的工具指令設定更便捷的快速鍵來快速執行

第四章 Word內建的快速鍵徹底瞭解Word內建的快速鍵這是基本的練功

第五章 巨集Word不只是文書處理他可以很容易弄出一個程式來用快速鍵來處

理一些每天重複在做的工作

第六章 表格Word不只是可以很容易寫程式的文書處理軟體還可以是一個資料

庫

第七章 自訂工具列Word至少內建18種以上之工具列我們還可以自己來訂一

個自己比較常用的工具列可以更得心應手而且面板上只放這樣一個工

具列更為清爽方便

第八章 功能鍵Word內建有一些有用的功能鍵只要按一個F9鍵我們要的東西

就出來闢如今天的日期檔名等等同時我們也可以寫一些簡單的計

算式來執行是非常方便的功能

第九章 辦公室簡單自動化

第十章 樣式

ii

iii

第十一章 Normaldot

第十二章 關於圖片的一些密技

附錄一 ASCII表

附錄二word指令表

第一章 自動圖文集(autotext)

自動圖文集 autotext 就像一個放資料的戶頭隨時存放都很方便

「自動圖文集」中文名字取得很繞口主要是從英文autotext翻譯而來簡單

的說就是在電腦硬碟的某一個地方開一個「小戶頭」你隨時可以存一筆資料進

去取一個帳戶的名字然後隨時想用時就可以將資料取出來用想不到吧有這

麼好用的東西更棒的是你在寫這篇文章時設定的東西別篇文章一樣可以取用

還有即使關機後下次再用時都還在永遠可用

如何開戶我們等一下再說我們先說可以放什麼樣的資料進去答案是

幾乎是全無限制 常用的是一些文字這就是英文稱此功能為autotext的由來但

是也可以是一個句子（在word中句子和文字是不一樣的）也可以是圖片這又

是為什麼微軟在翻譯成中文時翻成「自動圖文集」的原因也可以是「圖」也

可是「文」也可是「圖」＋「文」但也可以包含表格也可以是整篇文章那

就無所不包了

可以做什麼呢我們天天在重複做的事就可來做譬如我們經常打字要

打「股份有限公司」我們就可開一個戶頭給這個戶頭一個簡潔的帳戶名「股」

好了我隨時只要按一個鍵就可以把存進去的資料叫出來

開戶頭 放入資料

如何做我們先在任何地方打入我們的資料股份有限公司rarr選取用滑鼠

rarr插入(I) rarr 自動圖文集(A) rarr 新增(N)再給一個名字這樣就存入完成很方便

1

方法好幾種也可以使用鍵盤同時按住alt鍵另一手按住IrarrArarrN更快

I是insertA是AutotextN是New 很好記我的口訣是a-I A N用熟了你就會

背住口訣可以做到快速盲打

還有第三種方法可以在選取資料後直接按 Alt+F3 更快這是word內建

的快速鍵

用F3 鍵就可以叫出資料

要如何叫出來你在任何地方打入帳戶的名稱股接著按F3鍵看我

們存的資料就被叫出來了神奇吧

按F3 是不是出現

股份有限公司

還有第四種方法假如你忘了當初是用哪一個帳戶（自動圖文集）的名字時

可以去查表插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr自動圖文集(X)

2

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

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第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

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第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

iii

第十一章 Normaldot

第十二章 關於圖片的一些密技

附錄一 ASCII表

附錄二word指令表

第一章 自動圖文集(autotext)

自動圖文集 autotext 就像一個放資料的戶頭隨時存放都很方便

「自動圖文集」中文名字取得很繞口主要是從英文autotext翻譯而來簡單

的說就是在電腦硬碟的某一個地方開一個「小戶頭」你隨時可以存一筆資料進

去取一個帳戶的名字然後隨時想用時就可以將資料取出來用想不到吧有這

麼好用的東西更棒的是你在寫這篇文章時設定的東西別篇文章一樣可以取用

還有即使關機後下次再用時都還在永遠可用

如何開戶我們等一下再說我們先說可以放什麼樣的資料進去答案是

幾乎是全無限制 常用的是一些文字這就是英文稱此功能為autotext的由來但

是也可以是一個句子（在word中句子和文字是不一樣的）也可以是圖片這又

是為什麼微軟在翻譯成中文時翻成「自動圖文集」的原因也可以是「圖」也

可是「文」也可是「圖」＋「文」但也可以包含表格也可以是整篇文章那

就無所不包了

可以做什麼呢我們天天在重複做的事就可來做譬如我們經常打字要

打「股份有限公司」我們就可開一個戶頭給這個戶頭一個簡潔的帳戶名「股」

好了我隨時只要按一個鍵就可以把存進去的資料叫出來

開戶頭 放入資料

如何做我們先在任何地方打入我們的資料股份有限公司rarr選取用滑鼠

rarr插入(I) rarr 自動圖文集(A) rarr 新增(N)再給一個名字這樣就存入完成很方便

1

方法好幾種也可以使用鍵盤同時按住alt鍵另一手按住IrarrArarrN更快

I是insertA是AutotextN是New 很好記我的口訣是a-I A N用熟了你就會

背住口訣可以做到快速盲打

還有第三種方法可以在選取資料後直接按 Alt+F3 更快這是word內建

的快速鍵

用F3 鍵就可以叫出資料

要如何叫出來你在任何地方打入帳戶的名稱股接著按F3鍵看我

們存的資料就被叫出來了神奇吧

按F3 是不是出現

股份有限公司

還有第四種方法假如你忘了當初是用哪一個帳戶（自動圖文集）的名字時

可以去查表插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr自動圖文集(X)

2

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

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靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

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第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

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第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第一章 自動圖文集(autotext)

自動圖文集 autotext 就像一個放資料的戶頭隨時存放都很方便

「自動圖文集」中文名字取得很繞口主要是從英文autotext翻譯而來簡單

的說就是在電腦硬碟的某一個地方開一個「小戶頭」你隨時可以存一筆資料進

去取一個帳戶的名字然後隨時想用時就可以將資料取出來用想不到吧有這

麼好用的東西更棒的是你在寫這篇文章時設定的東西別篇文章一樣可以取用

還有即使關機後下次再用時都還在永遠可用

如何開戶我們等一下再說我們先說可以放什麼樣的資料進去答案是

幾乎是全無限制 常用的是一些文字這就是英文稱此功能為autotext的由來但

是也可以是一個句子（在word中句子和文字是不一樣的）也可以是圖片這又

是為什麼微軟在翻譯成中文時翻成「自動圖文集」的原因也可以是「圖」也

可是「文」也可是「圖」＋「文」但也可以包含表格也可以是整篇文章那

就無所不包了

可以做什麼呢我們天天在重複做的事就可來做譬如我們經常打字要

打「股份有限公司」我們就可開一個戶頭給這個戶頭一個簡潔的帳戶名「股」

好了我隨時只要按一個鍵就可以把存進去的資料叫出來

開戶頭 放入資料

如何做我們先在任何地方打入我們的資料股份有限公司rarr選取用滑鼠

rarr插入(I) rarr 自動圖文集(A) rarr 新增(N)再給一個名字這樣就存入完成很方便

1

方法好幾種也可以使用鍵盤同時按住alt鍵另一手按住IrarrArarrN更快

I是insertA是AutotextN是New 很好記我的口訣是a-I A N用熟了你就會

背住口訣可以做到快速盲打

還有第三種方法可以在選取資料後直接按 Alt+F3 更快這是word內建

的快速鍵

用F3 鍵就可以叫出資料

要如何叫出來你在任何地方打入帳戶的名稱股接著按F3鍵看我

們存的資料就被叫出來了神奇吧

按F3 是不是出現

股份有限公司

還有第四種方法假如你忘了當初是用哪一個帳戶（自動圖文集）的名字時

可以去查表插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr自動圖文集(X)

2

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

方法好幾種也可以使用鍵盤同時按住alt鍵另一手按住IrarrArarrN更快

I是insertA是AutotextN是New 很好記我的口訣是a-I A N用熟了你就會

背住口訣可以做到快速盲打

還有第三種方法可以在選取資料後直接按 Alt+F3 更快這是word內建

的快速鍵

用F3 鍵就可以叫出資料

要如何叫出來你在任何地方打入帳戶的名稱股接著按F3鍵看我

們存的資料就被叫出來了神奇吧

按F3 是不是出現

股份有限公司

還有第四種方法假如你忘了當初是用哪一個帳戶（自動圖文集）的名字時

可以去查表插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr自動圖文集(X)

2

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

從表中選取選到了按「確定」就進來了

所以為你的資料選一個好記又短的名字很要緊可以省掉查表的工作

自動圖文集 的實用範例

到這一部份為止一般的教科書也都會教到但要怎麼用就很少提了

因為教軟體的人並不一定是天天在用軟體的人以下是我的實用心得

一常用字彙篇

1 有限公司 有

2 自己的公司名大同電氣工業股份有限公司 大同

3 公司地址台北市中山北路三段五十一巷十六弄十八號四樓之三 台北

4 產品名稱彩色雷射印表機 彩

等等不勝枚舉只要你要輸入的文章或身邊的工作不斷出現的長的文字

就可以這樣來做加快速度

二也可以用來叫出 常用但又不容易記憶的長數字或資料例如

5 統一編號34782915 TAXN

6 太太的身份證字號F102984563 WID

三英文月份

7 January M1

8 February M2

9 March M3

3

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

這樣做不是很煩嗎不會有沒有聽過「一勞永逸」這句話因為總共只有

十二個月辛苦全部做一次拼字拼對記憶起來永遠就錯不了別以為我們英文

很好不需要這樣有時候我們還真要想一下二月的英文怎麼拼我現在只要打 M2

再按F3就出現了多方便

還有一個你想不到的妙用就是從此你可以放心請公司國中畢業或高中畢業

英文很沒有信心的助理幫你打英文發票報價單等因為用的就是那幾個專有名詞

及常用的日期等等而已真正複雜的信你再自己來打

提升倉頡輸入法的效率

四全形的標點符號我經常看到一些使用倉頡輸入法的朋友因為倉頡內建輸入

的標點符號是半形的看起來很不倫不類都要再換成全形才能看所以要用

一些痛苦的方式通常不斷的「全形」「半形」的更換或是要把符號表叫出

來掛在銀幕上不斷的停下來用滑鼠去點每一個標點符號非常辛苦也大大的

影響打字的速度

我還看過更痛苦的倉頡高手()乾脆把標點符號的地方先跳過等打字到一個

段落再回來一個一個補標點符號真痛苦

試一試這樣的作法

1 把全形的「」設為半形「」的自動圖文集從此只要在半形的逗點後按F3就立

刻變成全形的逗點神奇吧可以不用停下來不斷盲打了

2 當然要把一系列常用的標點符號都要做功課做完也不用煩常用的就是那十個

左右只需做一次功課就永遠都在了

關連字詞的快速轉換

五常用錯別字的轉換

1 譬如「在」和「再」電腦常會弄錯我們把「在」的自動圖文集設為「再」同

時把「再」的自動圖文集設為「在」這樣F3就成為一個好玩的開關你可以在

「在」這個字後面按一次F3就變成「再」然後再按F3又變成「在」週而復

4

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

5

始任你轉換文章改起來很方便自然輸入法的Q鍵就有類似的功能現在

你也可以自己來做啊

2 「的」和「得」

3 還有很多可自行運用

4 我也設計過三組文字來轉換譬如我信尾常用「順利愉快」「鴻圖大展」「順

頌商祺」有時候同一個人一直出現同一種用法太久也可以轉換一下我就把

「順利愉快」的自動圖文集設為「鴻圖大展」把「鴻圖大展」的自動圖文集設

為「順頌商祺」再循環回來把「順頌商祺」的自動圖文集設回「順利愉快」

順利愉快 rarr 鴻圖大展 rarr 順頌商祺 rarr 順利愉快 rarr

這樣是不是就好玩起來我可在後面連續一直按F3再選一個我認為較適合的

辛苦弄來的符號或字母等更要設定一個簡單的方式來取用

六特殊符號及希臘字母日文字母等

1 α alpha

2 β beta πρω等等

3 の no まみ等等

4 degC 0C

5 plusmn +-

6 面積 Msup2 M2

想想你現在可以在M2後面按F3就出現 Msup2這是多過癮的事

ASCII code

順便教一些課外的東西有些人也許不會輸入degplusmnsup2 這幾個符號有一個

標準叫做ASCII code 從0到255其中 0到127放的是 數字英文字母大小寫標

點符號等常用101鍵盤可以直接輸入的字元還有128到255則放一些較不常用但偶而

會用到的符號及歐洲文字的字母等這一部份就要查表譬如

deg 176

plusmn 177

sup2 178

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

如何輸入一手按住Alt鍵另一手在右側的數字鍵盤輸入176 就會出現 deg

（一定要用右側數字鍵）然後請問查表要去哪裡查我也不知道我附錄給

了各位一個ASCII code 表但其實你自己也可以用土法煉鋼建立自己的ASCII表

就是alt-128 alt-129 hellip 這樣辛苦輸入就建立一張對照表了還是那句話「一勞永

逸」尤其是得來不易經常用到的更是需要馬上設為自動圖文集才會好用才會

真的做到「一勞永逸」

常用到的文章架構也應該做成自動圖文集才能快速方便

七常用的段落或檔案

1 譬如說我們常會用到下面的制式的聯絡函

我們就可以把整篇選取設為一個自動圖文集我習慣用前兩個字就用 「to」當

自動圖文集的名稱現在任何時候你想要寫信只需打入 to 按F3整個架構就全部

都出來了方便吧

2 同樣的英文版也要準備一套我就用 te 當自動圖文集的名稱

6

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

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全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

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第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

3 常用的東西還有報價單訂購單委託加工單等等一些常用的單據以及相對

的英文版本也都可以設為自動圖文集下面幾章也都會陸續介紹

但請大家先熟練自動圖文集

7

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

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27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第二章 自動校正

自動校正電腦自動幫你改錯

先試一下輸入 teh 出現了什麼事

電腦自動幫你改成the

他知道你拼錯了自動幫你改對就是為什麼此功能稱為「自動校正」

它的原理是要先建立一個對照表「當出現什麼時指定要強迫改成什麼」

這個對照表放在 工具(T)自動校正(A)我們打開來看

有沒有發現 微軟的人員在寫word程式時就已經想到常常會有人把the 拼錯

成teh 而建立這樣一個對照表的資料庫

本來這種功能只是猜你可能怎麼錯你碰巧出現就自動幫你改只能作為「瞎

貓碰到死老鼠」式的很不可靠的拼字檢查基本上並沒有什麼用但為什麼要特

別來講授這樣的課程呢

想想如果我們不是用來改錯而是用來做長文字的替換呢譬如我可以設

M1] 自動校正為 JanuaryM2]自動校正為 February1000]自動校正為 thousand

12]自動校正為twelve 那就大不同了我先帶著做一遍

8

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

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把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

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第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

這樣有什麼好處第一章我們已教過可以請你的英文不是很好的助理或你自己

安心的打英文報價單了

又譬如我們再輸入電話資料時常碰到（02）（035）之類的本來可以在右

邊數字鍵單手輸入的必須要停下來變成雙手左手去按shift shift-9 放掉02

再回來shift ndash 0 好忙喔這時只要先做一個動作先

設定 02] 自動校正為 (02)

這樣就可以很順暢的一隻手在右邊的鍵盤輸入碰到(02)只要按02]不再需

要左手來干擾快又方便那(03)(035)hellip等等呢那就是本章的功課還是那

句話「一勞永逸」辛苦設定一次就永遠有用

大家都已看到其實本章的「自動校正」和「自動圖文集」非常相似其背

後的電腦原理應該也是一樣只是「自動圖文集」是手動的F3鍵是扳機而自動

圖文集是自動的但是我們也可以類似我上面的方法選一個很少用的 ]加在後面

某個角度也又成為手動了

提供多一種選擇希望大家用得更得心應手

注音輸入法快速輸入全形標點符號的密技

我在PC home雜誌2005年8月號p108~p 110寫了一篇「快速輸入全形標點符

號的密技」就教使用注音輸入法的人可以設定

ㄉ 設定自動校正成

9

10

ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

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還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

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ㄐ 設定自動校正成

就非常方便不必每次要離開「注音」到「英數」才能輸入逗點和句點輸

入完又要再回到「注音」省下很多的麻煩

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第三章 自訂快速鍵

有很多指令我們經常在用但因為藏在某個地方每次都要用滑鼠點好幾個

層次才能完成既然「重複的工作電腦可以做得很好很有效率」本章就是要

教大家提高效率

先說「存檔」這個動作

第一種方式滑鼠的方式也是 慢的方式檔案(F)rarr儲存檔案(S)

第二種方式我們看到 檔案(F)這是office的習慣看到指令後面有括弧＋英文字

母就表示可以用 alt鍵＋該英文字母也可以完成同樣的指令動作

此處左手按alt右手同時按F就跳到 檔案(F)再alt-S就跳到儲存檔

案(S)這是第二種方式用鍵盤輸入可以盲打不必使用滑鼠在銀幕

上找效率會提高很多常用的人會記得口訣a-FSFile Save

第三種方式大家有沒有發現 儲存檔案(S)的右側有一個Ctrl+S對了這就是更方

便的指令你可以按 Ctrl+S同樣完成「存檔」這個動作口訣c-S

比a-FS更方便

以上三種方式都是word內建的指令方式更精準的說法這個指令是

Microsoft Window的指令word 只是沿用而已

自訂快速鍵

再來要教第四種指令就進入是本章的正題「自訂快速鍵」因為「存檔」

這個動作使用率第一高所以我們應該可以將之設定為單鍵的功能鍵來用二十幾

年前用過PE2HE5漢書等這些DOS下的文書處理軟體的人一定記得當時的軟體都

是設定F2鍵為「存檔」

我們在Word也可以這樣做

11

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

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第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

工具(T)rarr自訂(C)

rarr鍵盤(K)

在「類別(C)」的視

窗中找到「檔案」

再到「指令(O)區」

中找到FileSave此

時左下角出現該指

令的說明「儲存使

用中之文件或範本」

此時還可以看到「現用代表鍵(U)」視窗中已有Crtl+SShift+F12Alt+Shift+F2三

組指令其中Crtl+S前面剛教過接著

12

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

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22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

輸入我們要設定的

快速鍵按鍵盤上

上一排的功能鍵

F2而不是F＋2

出現Move Text告

訴你F2這個鍵原來

是設定為「搬移文

句」之用

記得要按「指定(A)」

鍵看到有進入「現

用代表鍵(U) 」的視

窗裡面才算完成接

著按「關閉」

這時再回去看就發現改成「儲存檔案(S) F2」了

這樣我們做好第四種方式也是我們自己的方式用單鍵的F2來「存檔」

畢竟單鍵還是比雙鍵的c-S還方便只要一指神功即可但是養成習慣舊檔一叫

出來就先「另存新檔」否則我們把存檔的動作變成這麼快速方便F2鍵一按

13

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

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2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

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第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

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27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

原來的檔案就被蓋掉救都救不回來

練習題來了各位做做看

關閉檔案 File Close F4

開啟新檔 File New F5

開啟舊檔 File Open F6

列印 File Print F7

如果有出現右邊這樣的畫面表示都做對了

從此你的開檔存檔關檔列印等動作都是「神速」

為「字體」設定快速鍵

接下來我們常常做字體的選擇譬如我們可以把字體設為「標楷體」給一個快速

鍵alt+5帶各位再做一遍

工具(T)rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr在 類別(C) 視窗中找到字形 rarr在 字形(O)視窗

中找到「標楷體」rarr 設定alt+5 rarr指定 rarr關閉就完成了從此你只要選取文字

按a-5就改成標楷體了太方便了

其他功課

下面列出一些我用得比較多的也建議大家來做可以增加效率的當做本章的作業

其中自訂鍵是依我的喜好而訂的你也可以選擇你自己的鍵可以先照我的做時

以後隨時還可以改

一 檢視 類

檢視頁寬 ViewZoomPageWidth a-P

14

15

二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

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二 格式 類

字形 Font a-2

字體大小 FontSizeSelect a-3

三 視窗及說明 類

換到下一篇文章 NextWindow F8

四 字形 類

Arial字形 Arial a-6

Times New Roman字形 a-0

漸漸得好玩起來了自訂的指令漸漸得多了就要開始做小抄了才不會忘記附錄B

我們有一張word指令總表是我們自己的葵花寶典

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第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

16

第三章 Word內建的快速鍵

這一課回來複習 word內建的快速鍵熟用Word內建的指令比學會本書所交

給各位的東西更為重要

指令輸入的方式

如何下指令有幾種方式

1 用滑鼠點選單的方式一層一層進入到你要的指令只要用過不太需要背但

是是 慢的一種譬如檔案(F)rarr儲存檔案(S)

2 使用鍵盤 alt+指令後內建的英文字的方式進入選單再用uarrdarr鍵選取或繼續alt+

字母的方式一層一層選下去此方式已經可以很快尤其是能背起來每一層的

英文代表字時更快而英文代表字通常都會盡量有好記的意義在譬如我們只要

背好a-FS存檔就可以很快F是File S是Save其實根本也不用背

3 去抓一個或製造一個程式小圖騰icon放到工具列再用滑鼠去點比第一種快一

些但用到滑鼠總是慢如何做底下會教

4 內建的鍵盤快速指令只有一層例如ctrl-S

5 有些有滑鼠右鍵的指令如果有再用滑鼠點選也是蠻方便的譬如右鍵通常

都有「複製」等的指令但用到滑鼠總還是不如鍵盤快速

6 你我自己設計的指令包括我們要寫程式的執行的指令我們一律都是用鍵盤快

速指令這樣才達到我們要大幅提高Word的效率的方向

我一再強調要提高效率就減少或是不要用滑鼠用鍵盤才能盲打才會快

速即使是一指神功也比用滑鼠快

不同層次的軟體的指令

漸漸的大家可以發現有好幾個層次內建的快速鍵可以用

1所有window程式共通的快速鍵

2所有Microsoft Office家族共通的快速鍵

3Word專用的快速鍵

4你我設的專用快速鍵

所有Window程式共通的快速鍵

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

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練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

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2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

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第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

17

全選 ctrl-A select all

粗體字 ctrl-B Bold

複製 ctrl-C copy

尋找 ctrl-F Find

到 ctrl-G Go

替換 ctrl-H Replace

斜體字 ctrl-I Italic

超連結 Ctrl-K hyperlink

開啟新檔 ctrl-N file new

開啟舊檔 ctrl-O file old

列印 ctrl-P print

下面畫線 ctrl-U Underline

貼上 ctrl-V paste

剪下 ctrl-X cut X樣子就像剪刀

重複執行 後一個指令 ctrl-Y repeat

悔棋恢復前一個動作 ctrl-Z undo

說明 F1 Help

另存新檔 F12 SaveAs

關閉檔案 Alt+F C FileClose

關閉程式 Alt+F X Exit

大家可發現其鍵盤指令快速鍵的英文字母都是有意義好記的可以學會用鍵盤指

令快速鍵工作效率馬上就提高

Word專有的快速鍵

自動圖文集 F3 autotext

執行功能鍵 F9 Update fields

文字置中 ctrl-E CenterAlign

分散對齊 ctrl-J JustifyPara

靠左 ctrl-L LeftAlign

18

靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

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rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

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把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

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第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

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還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

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靠右 ctrl-R RightAlign

全形半形轉換 alt- ChangeByte

列印預覽 ctrl-F2 PrintPreview

單行間距 ctrl-1 space para 1

雙行間距 ctrl-2 space para 2

一行半間距 ctrl-5 space para 1frac12

大寫小寫首字大寫的切換 s-F3 ChangeCase

很多Word的基本功能一般的Word書籍都會提到此處不再花功夫講述但

要大家學的是快速鍵

即使是三層或第四層的指令如果能記熟用鍵盤操作仍然可以非常快速

譬如從檔案插入圖片就是插入(I)rarr圖片(P)rarr從檔案(F)快速口訣就是 a-IPF

很難記嗎一點都不難因為 插入Insert圖片Photo檔案File 根本不用特別記就自

然記得很快的按 alt-IPF幾個鍵完全不用動到滑鼠也不用隨著滑鼠在銀幕上找

就已經出來了

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

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5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

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10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第四章 巨集

用巨集「錄」一個程式

巨集是什麼就是將你不斷在重複做的事「做成」簡單的程式來快速執行

請注意我們的說法是「做」一個程式而不是「寫」程式做一個程式的過程

就像錄音機或錄影機一樣把你的動作錄一次給一個程式的名稱給一個快速鍵

程式就完成了非常方便不需懂得任何程式語言當然多少懂一點程式語言一

定也有幫助

譬如我們經常用到某一個檔案我們想要快速打開而不要每次從檔案總

管中一層一層去叫出來譬如我有一個常用的檔案檔名是ADDdoc

開始製作程式 1 工具(T) rarr巨集 (M) rarr錄

製新巨集(R)

2 填入巨集名稱 (M) 中文英文都可以

3 敘述(D) 的地方 填入附

註讓將來這一個程式較容易

瞭解較易維護 我填入 a-Y是提示要使用

快速鍵 alt-Y

4 選擇「指定巨集至」鍵盤(K)

19

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

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22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

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第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

5 在「請按新設定的快速鍵

(N)」的欄內按你要設定的快

速鍵按 alt鍵同時按Y而不

是按 A l t + Y這幾個字

6 記得要按「指定」鍵要看

到「現用代表鍵」視窗中出現 Alt+Y 快速鍵才算登錄完成

才能使用

7 關閉視窗

8 出現「錄音」的工具鈕就

開始製作程式 9 程式開始 開啟舊檔 (O) hellip 一步一步的把我們要做的

動作 （叫出ADD這個檔案）做

完

20

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

10 點選工具鈕上的「錄製巨集

停止」的鈕程式就製作完成

這樣以後你隨時只需按剛剛設定的快速鍵alt-Y 馬上執行程式重複剛剛錄製的

動作把ADDdoc讀取出來方便吧

練習

1 設定 快速鍵 alt+P 執行 檢視(V) rarr 顯示比率 (Z) rarr 頁寬(P)

2 設定 快速鍵 alt+8 執行 「全選紙改直寫30號字標楷體」提示ctrl+A rarr

格式(O) rarr 直書橫書(X) hellip hellip

3 設定 快速鍵 alt-9 執行「藍色字形」提示格式(O) rarr 字型(F) rarr 自型色彩(C )

rarr選取藍色 rarr 確定

練習錄製「複製一列文字」的快速鍵

我們常會有要複製一列文字的動作copy line Word並沒有內建快速鍵我們

就要自己來建我設為 alt-L

1 Home rarr按住shift鍵 ＋ 往右的箭頭鍵 「rarr」將該列文字整個選取

2 backspace rarr ctrl-C複製rarr 按「往下鍵」darr rarr 按enter鍵 rarrCtrl-V貼上

3 用滑鼠選 停止錄製巨集完成

從此只要按 Alt-L 就可以複製一列文字

另外關於格式我常用的幾個是

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 鍵盤(K) rarr 樣式 alt ndash 1 類別(C)格式 rarr指令(O) Style 字形 alt ndash 2 類別(C)格式 rarr指令(O) Font 字體大小 alt ndash 3 類別(C)格式 rarr指令(O) FontSizeSelect 顯示比例 alt ndash 4 類別(C)檢視 rarr指令(O) ViewZoom

21

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

22

練習設定快速鍵 來使用「常用辭典」

我們在HE5漢書等軟體以及一些套裝軟體程式設計者常會設計一個「常用辭典」

按一個鍵 辭典 就出現我們可以在辭典內翻找找到你要的東西再按另一個鍵

就把找到的東西抄回來用不用記憶也不用重新打字輸入相當方便尤其是對

打字很慢而每天要打的字又是客戶名稱產品名稱以及固定重複的文字的人如

果有同事先幫他把「常用辭典」建立好那他也可以來操作word沒問題了或是我

們雖然打字慢但第一次慢沒關係第一打好就存到「常用辭典」內下一次就不

用再打字下一次並不會慢

如何做先開一個檔 辭典doc 存檔譬如說

客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 內容可以是任何你常用的東西或是你辛辛苦苦打字打出來下次還會再用的東西 唯一的規定是因為我們要抄錄的方式是一次抄整列的文字進來所以每一個獨立

的詞單獨放一列

現在來開始寫程式共要兩個巨集一個是叫出「常用辭典」另一個是執行複製rarr

回到原來的文件rarr貼上 一先錄製一個巨集我們給一個好記的快速鍵alt-G 讀出「常用辭典」方法就

跟前面教的a-Y 讀出 adddoc的方法一樣

二再錄第二個巨集 a-H 複製一列 rarr回到原來的文件 rarr貼上

Home rarr shift- end rarr ctrl-C rarr F8 rarr ctrl V rarr停止錄製就完成了

前面三個動作 跟前面教的 a-L複製一列 一樣F8是我們前一章教的切換視

窗回到原來的文章再c-V貼上

這樣我們的「常用辭典」也做好了用法

1 隨時按 a-G rarr 常用辭典就出現 rarr找到我們要的詞 rarr 再按 a-H rarr我們要的

東西就抄進來了

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

23

2 隨時有新的詞就插到常用辭典內去記得存檔下次就可以用了漸漸的你的辭

典就越來越豐富真是過癮

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

24

第五章 活用超連結

超連結 超連結很簡單很好用但一般使用 word的人並不常用 超連結可分三個層次

1 連結到同一篇檔案內的某處 2 連到同一電腦或內部網路 網路上的芳鄰中的電腦中的某一個檔案 3 連結到網際網路上別人的電腦中的檔案

連結到此文件的某處

經常我們會碰到一篇文章很長翻閱起來有點辛苦此時如能活用超連結來做個索

引之類的就非常方便 書籤

先教一個word特有的東西書籤也就是在文件的重要位置類似插一個旗子的動作

給他取一個名稱存檔下次只要 c-G 到該書籤的位置就會一下子跳到該位置

要連結到文件中的某處就是要設定書籤後指定連結到某一個書籤這樣文章很

長或凌亂時運用超連結就蠻方便的沿用前一章「常用辭典」來舉例

辭典doc 客戶 產品 問候語 客戶 大同股份有限公司 光寶電子股份有限公司 南亞塑膠股份有限公司 產品 彩色雷射印表機 PET膜 1000 mm times 6000M 筆記型電腦 問候語 鴻圖大展 順利愉快 順頌商祺 我們先教設定書籤的方法我們要在 客戶 設定書籤「客戶」插入(I) rarr 書籤(K) rarr 書籤名稱(B) rarr 客戶 rarr 新增就設定好了

再來設定超連結選取當索引的 客戶插入(I) rarr 超連結(I) rarr

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

25

第六章 表格

Word的表格 也是一種資料庫

開始的地方我就說過Word的表格不只是把文字或圖形劃一些橫線直線

框起來而已更重要的他同時也可以是一個資料庫我們利用表格就可以做一些

簡單的資料庫運用這也使得Word不再只是陽春的文書處理程式他還可以寫程式

還可以是資料庫

我們先來練一些表格的基本功

一表格的課程一般的Word課程一定會教到關於表格Word內建有一些很有用

的快速鍵

Tab 可以在同一列表格中游標一格一格往右走

Alt-Num 選取整個表格 Num 指的是鍵盤右側九宮格上的「」鍵喔

二欄與列的選取刪除複製

1 選取欄

(1) 滑鼠法一表格(A) rarr 選取(C) rarr 欄(C) 口訣 a-ACC (tAble Choose Colunm)

(2) 滑鼠法二把滑鼠移到表格外該列上方會出現往下箭頭darr按左鍵即可

選取

(3) 自訂工具 鍵盤指令我設為 Alt-F8 工具(T) rarr 自訂(C) rarr鍵盤(K) rarr

類別欄(C ) 選 「表格」rarr 指令欄 選 TableSelectColumn rarr設定快速鍵

alt-F8 rarr 指定 rarr 關閉就完成以後按a-F8就可「選取欄」

2 選取列同上面的步驟設定alt-F7 TableSelectRow

3 刪一列同上我設為 alt-Q TableDeleteRow

4 複製一列Word沒有內建此指令我們就要來自己做一個程式我設定為alt-Z

alt-Home rarr shift + alt-End (選取列) rarr ctrl-C rarrctrl-V

5 刪一欄用的不是非常多表格(A) rarr 刪除(D) rarr 欄(C) 口訣a-ADC (tAble Delete Column )

三插入欄插入列

1 插入列插入(I) rarr表格(A)rarr上方列(A) 口訣a-IAA上方列是　A下方

列是B

2 插入左方欄 a-IAL右方欄 a-IAR左方 Left右方Ｒight

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

四表格框線

1 圖形指令法 (program icon)

(1) 先叫出「表格及框線」的工具列方法

如下將滑鼠移到上方工具列灰色區域

內按滑鼠右鍵會出現所有工具列選

取「表格及框線」

(2) 出現工具列後將工具列移到旁邊用

滑鼠指向框線小圖示旁的箭頭就出現各

種框線的選擇

(3) 就可開始用滑鼠點選使用

2 自訂工具列將框線的小圖示移到你的自訂工具列或是移到你常用的一般

工具列等就可以少掉兩步自訂工具列的方式下一章會教到

3 方便的方法是建立快速鍵我們採用九宮法較好記憶

Ctrl- Num 4 左線 BorderLeft

Ctrl- Num 6 右線 BorderRight

Ctrl- Num 8 上線 BorderTop

Ctrl- Num2 下線 BorderBottom

Ctrl- Num0 整個無框線 BorderNone

Ctrl- Num 5 內框線 BorderInside

Ctrl- Num 9 全框線 BorderAll

Ctrl- Num 1 外框線 BorderOutside

Num 4 是鍵盤右側的數字鍵 4

這裡再帶大家做一次工具(T) rarr 自訂(T) rarr 鍵盤(T) rarr 類別(C) 選「框線」

26

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

27

rarr 指令(O) 選「BorderLeft」rarr 快速鍵(N) ctrl-Num 4 rarr 指定 rarr 現用代表

鍵 (U) 出現ctrl-Num 4 rarr 關閉這樣就完成快速鍵只要在表格中按

ctrl-Num 4就出現左框線省下非常多的步驟其他的依樣畫葫蘆當大家的

功課

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第七章 自訂工具列

自己訂一個工具列

接著來教自訂工作列我查了一下Word至少內建了18組工具列常常看到

有些朋友螢幕上方下方叫了一大堆工具列出來畫面只剩一點點可用好辛苦

我們也可以自己來做一個工具列把自己常用的放在一起其他的工具列都關起來

偶而用到時再去叫出來用即可畫面上只留下一個我們自己訂的工具列看起來比

較清爽留出較多的工作面也不會迷失在一大堆的工具列中去辛苦尋找我們要的

圖示

如何做工具(T) rarr 自訂(C) rarr 工

具列(B) rarr 新增 (N) rarr 為新的工具列命名

rarr 出現自訂工具列的圖示 rarr 將 該

圖示移到上方工具列區

然後就是複製一些工具圖示過來我們

自訂工具列中排列譬如我們在第六章有提

到的 樣式 a-1字體a-2字體大小a-3顯

示比例 a-4等先排出來

工具(T) rarr 自訂(C) rarr 指令(O) rarr 類別(G)格式 rarr 指令(D) rarr 用滑鼠指

向樣式按住滑鼠左鍵拖到上方自訂工具區

內放開滑鼠就完成

把滑鼠移到樣式外框右側出現黑十

字時用滑鼠調整寬度

同樣的方式把字形字形大小 也搬上去調整寬度到檢視 rarr 縮放的圖

示也搬上去就得到 再依你箇人的喜好

28

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

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品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

把一些常用的圖示都搬在一起就可以把其他的工具列都關掉只留你箇人的工具

列帥吧

如果你想要再刪去或移動工具列的圖示很簡單只要進入到 工具(T)rarr 自

訂(C) 就可開始搬搬出工具列區外放掉滑鼠該工具圖示就被刪去很方便

29

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

報 價 單

客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

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CS - 286 150 248 37200

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量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

第八章 功能鍵

Word內建有一些有用的功能鍵譬如只要按一個F9鍵我們要的東西就出

來闢如今天的日期檔名等等我們也可以寫一些簡單的計算式來執行

功能鍵在哪裡

有些功能我們很少用到但是會用或剛好用得到還蠻爽的

關於 日期 的功能鍵

一日期介紹兩種方式

1 插入(I) rarr 日期及時間(T) rarr有中文英文西曆中華民國曆各種格式可選擇

2003年10月28日2003102892年10月28日helliphellip

2 你也可以輸入年份 Word 就出現今天的日期只需按enter Word自然

幫你補足日期又譬如你輸入「民國」就自動

幫你補足整個日期

3 第三種方法就是本課要教的 功能鍵

插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 選「日期及時間」rarr 功能變數名稱(N) 選

「date」rarr 確定 rarr日期 就進來了

現在把滑鼠左移進入日期內會出現反白表示我們已在此處建立了一個「日期」

的程式下次你在讀進此檔案時移到此反白處按F9該處自然就更新為當日

的日期方便吧

還記得我們教「自動圖文集」那一章有提到一個範例「TO」我們輸入TO

按F3就出現

TO 聯絡人 先生 FAX 日期 先生

你好

祝

鴻圖大展

我們現在到 日期的後面依上面的方法建立「日期」的功能鍵再把滑鼠

移到 日期 內就看到出現反白 再按F9就會出現今天的日

期現在請將這樣設定後的內容改寫存入原來的自動圖文集「TO」中從此

你讀出 TO這個自動圖文集時日期也自動會抓今天的日期方便吧

二頁數插入(I) rarr 功能變數(F) rarr類別(C) 選「文件資訊」rarr 功能變數名稱(N)

30

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

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這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

選「NumPages」rarr 確定 rarr 就出現 頁數同樣按F9隨時更新

三方程式

Word 不只可以做文字處理還可以進行計算這是傳統的文書處理軟體所做不

到的只是Word到底還是文書處理的軟體硬要在Word中進行計算是可以做

但做得很彆扭就像我們都知道Excel是計算的軟體但在Excel中也可以作簡單

的文書處理只是如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦

在Word中進行計算的方法就是使用功能鍵方法如下現在先介紹報價單

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客戶寶號光寶電子股份有限公司 連絡人陳鴻龍 先生 傳真(02)2785 6111 NoPT ndash 031030 日期2013年12月22日

品 名 數 量 單價 金額

CS - 286 150 248 37200

RS ndash 255 350 365 127750

小 計 164950

大亞企業股份有限公司

____________________

這時我們就需要做幾個簡單的計算兩次 數

量times單價還有一次加總首先我們在金額

欄就可以寫入程式金額欄是 D欄D2 ＝

B2timesC2插入(I) rarr 功能變數(F) rarr 類別(C) 「方程式及公式」rarr = B2C2 rarr enter 就出

現乘好的數字 37200 下次我們數字不同時

我們只要按F9電腦就重新計算數字給我們

31

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

還不錯吧 如果你對表格做某些變動如插入或刪除時你的公式就記得要修改 接著是加總此時在到功能變數的地方看到出現反白按Shift-F9 就可以叫出公

式來修改 改好按F9 就可按新的公式計算

其中 是表現出來的數字格式5位數加撇點沒有小數你也可指定其他格

式這跟excel中的樣式是一樣的

表格內做 加總 的計算

再來是加總介紹幾種方法 第一種把游標移到銀幕上方工具列灰色區域內按滑鼠右鍵選取「表格及框線」

工具列 點選Σ就會執行「自動加總」的動作同樣的我們再按shift-F9 也可偷看到程式

的內容 就是sum of above 如果你數量單價等有變動同樣按F9就重新計算一次

因為常會用到所以再回到上一章自訂工具列就要把這個指令按鈕Σ抓到自訂

工具列去隨時可方便使用

32

更高級的用法是把功能鍵設定好了之後選取將之順手設定為自動圖文集sum 以後只要在要加總的地方鍵入sum F3 就加總完成過癮吧

自動更新

功能鍵還有一項功能就是有些功能譬如日期的功能鍵你這次存檔後下

次再開啟這個檔案時可以自動更新也算蠻方便的不過還是有一個選項讓你勾

要不要自動更新試一試插入(I) rarr日期及時間（T）

就有一個讓你打勾的地方

去除連結

還有一個指令就是你設定好功能鍵也執行好了之後你只要保留執行後的

結果不希望下次被更新成新的資料這時就需要做切斷功能鍵的工作Word已經

內建有這樣的指令Alt-Ctrl-6

在Word中進行計算可以但很彆扭就像在Excel中也可以作簡單的文書處

理但如果要大費周章的用Excel寫文章那也會非常痛苦而且Word的功能鍵幾乎

都是手動的而不是自動的你要一個一個去按F9啟動執行所以使用Word計算

也許也算方便但要非常小心一定記得要驗算

金額 數字換算成國字

33

還有一項用得到的人會覺得方便的功能就是金額數字電腦可以幫你換算成

國字換算成一般國字也可以是大寫的國字方法如下

插入(I) 數字(E) 把阿拉伯數字填入視窗中再選擇「一二三hellip」按「確定」就出現國字的數字

三萬四千五百零八 如果選擇 壹 貳 參hellip 就出現 參萬肆仟伍佰零捌 過癮吧報價單支票

或契約書就需要用到這樣的功能下一章再教各位寫程式按一個鍵就可以做轉換

34

第九章 辦公室簡單自動化

這一章要進入比較精彩的部分了教大家用很高的效率來做幾件天天要用的

事所有word的書都沒有人教到的密笈喔

首先用表格建立一個客戶檔或是類似的工作基本檔如第五章提過的ADD檔並且建立一個配合的巨集我那時用的是 a-Y

工作一 快速調出某一筆資料

工作一 如果我現在想要將我存在ADD檔其中一個客戶或廠商的資料列出來

使用要如何做

1 進入Word執行a-Y先叫出 ADD檔 2 執行c-F尋找（編輯(E) rarr尋找(F)也可以）鍵入你要找的資料譬如「光寶」rarr

就找到該筆資料 3 再來就精彩了把我們要的資料一欄一欄讀取並設定自動圖文集（第一章的

說法就是給每一項一個帳戶名稱存到銀行裡） 4 開啟新檔依照我們希望表現的方式位置逐一將各個自動圖文集叫出來（提

領帳戶） 5 這樣的過程有點煩但天天要做所以就要做一個巨集將之錄起來然後按一個

指令就把一大串步驟一次完成我們的效率就出來了我們實際來做

譬如說我們要印一筆光寶電子的地址＋聯絡人＋電話 1 a-Y 叫出ADD檔 2 c-F 找到「光寶」

3 執行巨集錄製給一個指令alt-B好了

35

還記得怎麼錄製巨集嗎工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R)

設定好快速鍵記得要「指定」然後就要開始錄製程式了

首先游標此時應該在 左一欄我們按Tab鍵

游標會往右移到右邊一格同時會選取反白此

時插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N) 設定為「電

話」的自動圖文集

這時再shift-Tab往回走到第一欄游標會將第一

欄公司名稱反白選取同樣方法設定自動圖文

集「公司」 接著tabrarrtabrarrtabrarrtabrarrtab往右移五格選

取 設定自動圖文集 「地址」再往右移一格rarr選

取設定自動圖文集 「聯絡人」

這樣開戶存資料到各帳戶的動作都已完成接下來就是要一一領出來的動作了 Ctrl-N (或檔案(F)rarr開新檔案(N)或F5) 開啟一個空白檔案 我們希望做一個地址文件依次為地址公司名稱某個人「收」電話等

36

好開始了 地址按F3鍵rarr出現了我們剛才存的「地址」這個自動圖文集內的資料 台北縣中和市建一路 90 號

按 enter 換行 公司F3出現我們剛才存入「公司」內容光寶電子股份有限公司 enter 換行聯絡人F3出現 黃大山的名字我們補上「 先生 收」幾個字enter 換行先寫「電話」再寫一次電話 F3就出現 電話(02)2222 6181

這時字體有大有小再ctrl-A整個選取rarr格式(O) rarr字形(F) rarr設為14號字 工作結束記得按 停止錄製 鍵這樣 alt-B 這個程式就錄製完成

驗收成果alt-Y 回到 ADD游標移到一筆你要的資料「光寶」alt-B是不是自

動開啟新頁同時抄入底下文字

台北縣中和市建一路90號

光寶電子股份有限公司

黃大山 先生 收

電話(02)2222 6181

棒吧這樣是幾秒一秒鐘完成

貨運標籤的製作

再來做下面的練習題我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤一邊是

寄件人一邊是收件人要怎麼做

過程就是先製作貨運標籤的空白表格存檔再製作巨集叫出來使用

開啟新檔建立下面的表格取個檔名就叫 ADDx1好了

人

貨

收

c1 e1

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

書籤

在第五章超連結的地方我們介紹過 書籤也就是在文章中插旗做記號連結

時或寫巨集時可以用也就是現在要用

37

我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

38

人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

39

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

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黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

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F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

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(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

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5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

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還有一項用得到的人會覺得方便的功能就是金額數字電腦可以幫你換算成

國字換算成一般國字也可以是大寫的國字方法如下

插入(I) 數字(E) 把阿拉伯數字填入視窗中再選擇「一二三hellip」按「確定」就出現國字的數字

三萬四千五百零八 如果選擇 壹 貳 參hellip 就出現 參萬肆仟伍佰零捌 過癮吧報價單支票

或契約書就需要用到這樣的功能下一章再教各位寫程式按一個鍵就可以做轉換

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第九章 辦公室簡單自動化

這一章要進入比較精彩的部分了教大家用很高的效率來做幾件天天要用的

事所有word的書都沒有人教到的密笈喔

首先用表格建立一個客戶檔或是類似的工作基本檔如第五章提過的ADD檔並且建立一個配合的巨集我那時用的是 a-Y

工作一 快速調出某一筆資料

工作一 如果我現在想要將我存在ADD檔其中一個客戶或廠商的資料列出來

使用要如何做

1 進入Word執行a-Y先叫出 ADD檔 2 執行c-F尋找（編輯(E) rarr尋找(F)也可以）鍵入你要找的資料譬如「光寶」rarr

就找到該筆資料 3 再來就精彩了把我們要的資料一欄一欄讀取並設定自動圖文集（第一章的

說法就是給每一項一個帳戶名稱存到銀行裡） 4 開啟新檔依照我們希望表現的方式位置逐一將各個自動圖文集叫出來（提

領帳戶） 5 這樣的過程有點煩但天天要做所以就要做一個巨集將之錄起來然後按一個

指令就把一大串步驟一次完成我們的效率就出來了我們實際來做

譬如說我們要印一筆光寶電子的地址＋聯絡人＋電話 1 a-Y 叫出ADD檔 2 c-F 找到「光寶」

3 執行巨集錄製給一個指令alt-B好了

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還記得怎麼錄製巨集嗎工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R)

設定好快速鍵記得要「指定」然後就要開始錄製程式了

首先游標此時應該在 左一欄我們按Tab鍵

游標會往右移到右邊一格同時會選取反白此

時插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N) 設定為「電

話」的自動圖文集

這時再shift-Tab往回走到第一欄游標會將第一

欄公司名稱反白選取同樣方法設定自動圖文

集「公司」 接著tabrarrtabrarrtabrarrtabrarrtab往右移五格選

取 設定自動圖文集 「地址」再往右移一格rarr選

取設定自動圖文集 「聯絡人」

這樣開戶存資料到各帳戶的動作都已完成接下來就是要一一領出來的動作了 Ctrl-N (或檔案(F)rarr開新檔案(N)或F5) 開啟一個空白檔案 我們希望做一個地址文件依次為地址公司名稱某個人「收」電話等

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好開始了 地址按F3鍵rarr出現了我們剛才存的「地址」這個自動圖文集內的資料 台北縣中和市建一路 90 號

按 enter 換行 公司F3出現我們剛才存入「公司」內容光寶電子股份有限公司 enter 換行聯絡人F3出現 黃大山的名字我們補上「 先生 收」幾個字enter 換行先寫「電話」再寫一次電話 F3就出現 電話(02)2222 6181

這時字體有大有小再ctrl-A整個選取rarr格式(O) rarr字形(F) rarr設為14號字 工作結束記得按 停止錄製 鍵這樣 alt-B 這個程式就錄製完成

驗收成果alt-Y 回到 ADD游標移到一筆你要的資料「光寶」alt-B是不是自

動開啟新頁同時抄入底下文字

台北縣中和市建一路90號

光寶電子股份有限公司

黃大山 先生 收

電話(02)2222 6181

棒吧這樣是幾秒一秒鐘完成

貨運標籤的製作

再來做下面的練習題我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤一邊是

寄件人一邊是收件人要怎麼做

過程就是先製作貨運標籤的空白表格存檔再製作巨集叫出來使用

開啟新檔建立下面的表格取個檔名就叫 ADDx1好了

人

貨

收

c1 e1

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

書籤

在第五章超連結的地方我們介紹過 書籤也就是在文章中插旗做記號連結

時或寫巨集時可以用也就是現在要用

37

我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

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人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

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在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

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Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

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黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

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(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

第九章 辦公室簡單自動化

這一章要進入比較精彩的部分了教大家用很高的效率來做幾件天天要用的

事所有word的書都沒有人教到的密笈喔

首先用表格建立一個客戶檔或是類似的工作基本檔如第五章提過的ADD檔並且建立一個配合的巨集我那時用的是 a-Y

工作一 快速調出某一筆資料

工作一 如果我現在想要將我存在ADD檔其中一個客戶或廠商的資料列出來

使用要如何做

1 進入Word執行a-Y先叫出 ADD檔 2 執行c-F尋找（編輯(E) rarr尋找(F)也可以）鍵入你要找的資料譬如「光寶」rarr

就找到該筆資料 3 再來就精彩了把我們要的資料一欄一欄讀取並設定自動圖文集（第一章的

說法就是給每一項一個帳戶名稱存到銀行裡） 4 開啟新檔依照我們希望表現的方式位置逐一將各個自動圖文集叫出來（提

領帳戶） 5 這樣的過程有點煩但天天要做所以就要做一個巨集將之錄起來然後按一個

指令就把一大串步驟一次完成我們的效率就出來了我們實際來做

譬如說我們要印一筆光寶電子的地址＋聯絡人＋電話 1 a-Y 叫出ADD檔 2 c-F 找到「光寶」

3 執行巨集錄製給一個指令alt-B好了

35

還記得怎麼錄製巨集嗎工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R)

設定好快速鍵記得要「指定」然後就要開始錄製程式了

首先游標此時應該在 左一欄我們按Tab鍵

游標會往右移到右邊一格同時會選取反白此

時插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N) 設定為「電

話」的自動圖文集

這時再shift-Tab往回走到第一欄游標會將第一

欄公司名稱反白選取同樣方法設定自動圖文

集「公司」 接著tabrarrtabrarrtabrarrtabrarrtab往右移五格選

取 設定自動圖文集 「地址」再往右移一格rarr選

取設定自動圖文集 「聯絡人」

這樣開戶存資料到各帳戶的動作都已完成接下來就是要一一領出來的動作了 Ctrl-N (或檔案(F)rarr開新檔案(N)或F5) 開啟一個空白檔案 我們希望做一個地址文件依次為地址公司名稱某個人「收」電話等

36

好開始了 地址按F3鍵rarr出現了我們剛才存的「地址」這個自動圖文集內的資料 台北縣中和市建一路 90 號

按 enter 換行 公司F3出現我們剛才存入「公司」內容光寶電子股份有限公司 enter 換行聯絡人F3出現 黃大山的名字我們補上「 先生 收」幾個字enter 換行先寫「電話」再寫一次電話 F3就出現 電話(02)2222 6181

這時字體有大有小再ctrl-A整個選取rarr格式(O) rarr字形(F) rarr設為14號字 工作結束記得按 停止錄製 鍵這樣 alt-B 這個程式就錄製完成

驗收成果alt-Y 回到 ADD游標移到一筆你要的資料「光寶」alt-B是不是自

動開啟新頁同時抄入底下文字

台北縣中和市建一路90號

光寶電子股份有限公司

黃大山 先生 收

電話(02)2222 6181

棒吧這樣是幾秒一秒鐘完成

貨運標籤的製作

再來做下面的練習題我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤一邊是

寄件人一邊是收件人要怎麼做

過程就是先製作貨運標籤的空白表格存檔再製作巨集叫出來使用

開啟新檔建立下面的表格取個檔名就叫 ADDx1好了

人

貨

收

c1 e1

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

書籤

在第五章超連結的地方我們介紹過 書籤也就是在文章中插旗做記號連結

時或寫巨集時可以用也就是現在要用

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我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

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人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

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在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

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(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

還記得怎麼錄製巨集嗎工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R)

設定好快速鍵記得要「指定」然後就要開始錄製程式了

首先游標此時應該在 左一欄我們按Tab鍵

游標會往右移到右邊一格同時會選取反白此

時插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N) 設定為「電

話」的自動圖文集

這時再shift-Tab往回走到第一欄游標會將第一

欄公司名稱反白選取同樣方法設定自動圖文

集「公司」 接著tabrarrtabrarrtabrarrtabrarrtab往右移五格選

取 設定自動圖文集 「地址」再往右移一格rarr選

取設定自動圖文集 「聯絡人」

這樣開戶存資料到各帳戶的動作都已完成接下來就是要一一領出來的動作了 Ctrl-N (或檔案(F)rarr開新檔案(N)或F5) 開啟一個空白檔案 我們希望做一個地址文件依次為地址公司名稱某個人「收」電話等

36

好開始了 地址按F3鍵rarr出現了我們剛才存的「地址」這個自動圖文集內的資料 台北縣中和市建一路 90 號

按 enter 換行 公司F3出現我們剛才存入「公司」內容光寶電子股份有限公司 enter 換行聯絡人F3出現 黃大山的名字我們補上「 先生 收」幾個字enter 換行先寫「電話」再寫一次電話 F3就出現 電話(02)2222 6181

這時字體有大有小再ctrl-A整個選取rarr格式(O) rarr字形(F) rarr設為14號字 工作結束記得按 停止錄製 鍵這樣 alt-B 這個程式就錄製完成

驗收成果alt-Y 回到 ADD游標移到一筆你要的資料「光寶」alt-B是不是自

動開啟新頁同時抄入底下文字

台北縣中和市建一路90號

光寶電子股份有限公司

黃大山 先生 收

電話(02)2222 6181

棒吧這樣是幾秒一秒鐘完成

貨運標籤的製作

再來做下面的練習題我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤一邊是

寄件人一邊是收件人要怎麼做

過程就是先製作貨運標籤的空白表格存檔再製作巨集叫出來使用

開啟新檔建立下面的表格取個檔名就叫 ADDx1好了

人

貨

收

c1 e1

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

書籤

在第五章超連結的地方我們介紹過 書籤也就是在文章中插旗做記號連結

時或寫巨集時可以用也就是現在要用

37

我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

38

人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

39

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

好開始了 地址按F3鍵rarr出現了我們剛才存的「地址」這個自動圖文集內的資料 台北縣中和市建一路 90 號

按 enter 換行 公司F3出現我們剛才存入「公司」內容光寶電子股份有限公司 enter 換行聯絡人F3出現 黃大山的名字我們補上「 先生 收」幾個字enter 換行先寫「電話」再寫一次電話 F3就出現 電話(02)2222 6181

這時字體有大有小再ctrl-A整個選取rarr格式(O) rarr字形(F) rarr設為14號字 工作結束記得按 停止錄製 鍵這樣 alt-B 這個程式就錄製完成

驗收成果alt-Y 回到 ADD游標移到一筆你要的資料「光寶」alt-B是不是自

動開啟新頁同時抄入底下文字

台北縣中和市建一路90號

光寶電子股份有限公司

黃大山 先生 收

電話(02)2222 6181

棒吧這樣是幾秒一秒鐘完成

貨運標籤的製作

再來做下面的練習題我要把剛剛抄下來的一筆地址轉成貨運標籤一邊是

寄件人一邊是收件人要怎麼做

過程就是先製作貨運標籤的空白表格存檔再製作巨集叫出來使用

開啟新檔建立下面的表格取個檔名就叫 ADDx1好了

人

貨

收

c1 e1

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

書籤

在第五章超連結的地方我們介紹過 書籤也就是在文章中插旗做記號連結

時或寫巨集時可以用也就是現在要用

37

我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

38

人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

39

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

我們要在收貨人要出現的那一格做一個記號好像插一根旗子下次可以一

下子就到這裡來現在把游標移到收貨人資料要出現的那一格也就是第一列的

第三欄那一格插入(I) rarr書籤(K) 給書籤一個好記的名稱就叫他「c1」好了rarr新

增書籤就設定好了同樣再設定第一列第五格為e1書籤然後就可以存檔備用

開始來寫巨集了工具(T)rarr巨集(M) rarr錄製巨集(R) 巨集名稱「製作一格貨

運標籤」巨集快速鍵我就選alt-D

延續剛剛alt-B 抄出來的一筆地址資料作為開始 ctrl-A 全選rarr ctrl-C 複製 ctrl-O 叫出 剛剛做好的ADDx1檔案 Ctrl-G 「到」我們剛剛設定的書籤c1的位置rarr到rarr關閉

ctrl-V 貼上我們剛剛的地址資料然後 backspace 往前刪除兩次將多餘的 段落

指標 刪去再一次 ctrl-G「到」「書籤」「e1」rarr到rarr關閉再ctrl-V複製一次同

樣再backspace兩次刪去多餘的段落指標Ctrl-A全選ctrl-B改成粗體字按「停

止巨集錄製」大功告成

我們再來演練一次延續剛剛的動作alt-B把地址叫出來後接著執行alt-D貨運

標籤就完成了

人

貨

收

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司

黃 大 山 先 生 收

電 話 (02)2222 6181

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

在A4紙印出來左半頁可以割下來貼在紙箱外面右半部可以寫一些寄樣品的內容

割下來可以貼在寄樣品簿

一張A4紙 印八格貨運標籤

再來做下一個連習題如果老客戶或是寄不只一箱一張A4紙可以印八格或

十格同樣的貨運標籤能不能也設定指令一次完成當然可以

先準備兩格貨運標籤的空白表格檔名就叫 addx2doc 如下

38

人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

39

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

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F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

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(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

人 貨

收

人貨

收

人

貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

人貨

寄

公 道 伯 企 業 股 份 有 限 公 司

台 北 市 中 山 北 路 三 段188 號

電 話 (02) 2789-8643

同樣設定第一列第三格「書籤」「c1」第一列第七格「書籤」「g1」存檔

準備好了就開始來錄製新的巨集因為要印八格巨集快速鍵就取a-8好了比較

好記

延續前面執行alt-B之後已叫出一組地址資料之後 ctrl-A全選rarrctrl-C複製rarrctrl-O開啟舊檔addx2docrarrctrl-Grarr「書籤」 「c1」 rarr「到」

rarr「關閉」rarr ctrl-V貼上rarrbackspace將多餘的段落標記吃掉 rarrctrl-Grarr「書籤」 「g1」 rarr「到」rarr「關閉」rarr再一次 ctrl-V貼上rarrbackspace 這樣就完成兩格標籤了 接下來ctrl-A全選rarrctrl-B粗體rarrctrl-C複製rarr向下darr rarrenter rarr ctrl-V貼上rarr

ctrl-Vrarrctrl-V貼上三次rarrbackspace兩次將多餘的 段落標記 刪去rarr按「停止錄製

巨集」就完成

接著就可以執行看看先執行alt-B再執行a-8就完成八格的貨運標籤印出

來可以割一割每張就可貼在紙箱上成為貨運標籤一方面可以更省事不用一

張一張用人寫還可能抄錯或寫得東倒西歪更有效率更漂亮同時也提升公司

形象

Visual Basic程式

再進行進一步的練習題之前我們來窺探一下Visual Basic程式的內容別

怕不必跳過我們只是去看一下程式長得怎麼樣我們並不需要「寫」程式

程式放在哪裡工具(T)rarr巨集(M)rarr巨集(M)

39

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

在「巨集名稱」找到我們剛剛寫好的巨集按編輯(E)就可以看到程式碼了

我們逐一解釋一下 一格貨運標籤 巨集 巨集開始 一格貨運標籤 巨集名稱 ampchr(10)ampa-B 快速鍵 a-B 程式開始 SelectionWholeStory 全選 SelectionCopy 複製 DocumentsOpen FileName=Addx1doc ConfirmConversions=False ReadOnly _ =False AddToRecentFiles=False PasswordDocument= PasswordTemplate _ = Revert=False WritePasswordDocument= WritePasswordTemplate= _ Format=wdOpenFormatAuto 開啟 Addx1doc 只有第一句話是我們要的後面的都是預設的程式將之刪去

也可以(不要動它也沒關係但刪去後程式會更簡潔易讀假如你要讀他)

SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=c1 到c1 下面這一段「取代」的動作不是我們做的可將之刪去也可以不理它 SelectionFindClearFormatting With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue

40

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

41

Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With

SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionGoTo What=wdGoToBookmark Name=e1 到e1 SelectionFindClearFormatting 同上這一段是多餘的不要理它或刪去 With SelectionFind Text = ReplacementText = Forward = True Wrap = wdFindContinue Format = False MatchCase = False MatchWholeWord = False MatchByte = True MatchWildcards = False MatchSoundsLike = False MatchAllWordForms = False End With SelectionPaste 貼上 SelectionTypeBackspace 倒退 SelectionWholeStory 全選 SelectionFontBold = wdToggle 粗體 End Sub 程式結束

看起來也都淺顯易懂等你熟一點有些小步驟例如少做一次「粗體」

少「倒退」一次也可以進到程式來直接補上一句程式碼可省掉重新錄製的功

夫但如果搞不懂你就乖乖重錄一次就是也不用傷腦筋去弄懂程式

倒是有一個地方必須要學的就是程式中有牽涉到讀取檔案的部分常常會

碰到今天錄好程式今天可用明天就不對勁的情形譬如

DocumentsOpen FileName=Addx1doc程式是在目前的檔案夾 directory內

去讀Addx1doc這個檔當你的檔案夾是 Addx1doc放的檔案夾時程式執行就正確

但之間如果你變更了檔案夾directory時執行就出現錯誤找不到檔案

如何補救就是要叫出程式把檔案的位置整個path補齊寫清楚譬如假

設我們的檔案是放在Dword的高級應用Addx1doc我們就要把程式補齊成為

DocumentsOpen FileName=Dword的高級應用Addx1doc 就沒問題了不管你在

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

那個directory都不會有問題了

寫信給客戶

我們再回到第一章還記得我們有學過一個自動圖文集「To」

TO 聯絡人 先生 FAX 日期2013年12月22日 先生

你好

祝

鴻圖大展 現在的題目是我們 打開adddoc檔把客戶的資料帶進來

如何做有點類似alt-B的作法執行alt-Y叫出Add檔Ctrl-F找到我們的客

戶開始錄製巨集我們把巨集快速鍵訂為 alt-M這次我們要公司名稱聯絡人

傳真等資料

Alt-Home 到 左一欄 rarrTab往右一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr電話rarr確定rarrshift-Tab往左退一欄rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr公司rarr

確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr傳真 rarr確定rarrTab rarrTab rarrTab rarr插入(I)rarr自動圖文集(A)rarr新增(N)rarr聯絡人rarr確定

這樣把三個我們要的資料都存入到自動圖文集了然後再到我們要的地方

把他們一一叫出來用

Ctrl-N開新檔案rarrTo rarrF3出現剛剛說的內容此時游標停在 To 的冒號後

面rarr公司rarrF3 讀出「公司」資料rarr往下鍵rarr往左移三格rarr聯絡人rarrF3 rarr往下

鍵rarr傳真rarrF3 rarr往下移一兩列rarrHome到 左邊rarr聯絡人rarr空格rarr往左鍵rarrF3rarr

backspace兩次把名字吃掉只留姓rarr往下鍵rarrend 把游標移到 你好之後

此時字體有大有小ctrl-A全選rarr格式(O)rarr字體(F)rarr14號字停止錄製大

功告成

回到Add檔游標移到我們要的客戶上按alt-M是不是出現

TO光寶電子股份有限公司 聯絡人黃大山 先生 FAX(02)2221 6193 日期2013年12月22日

42

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

黃 先生

你好

祝

鴻圖大展 游標停在「你好」之後馬上可以接下去寫你的信方便吧神奇吧

合併列印

此處不介紹「合併列印」請參考別的書籍但要特別提的就是其實本章

所講的原理和合併列印的原理幾乎完全一樣所差的只是本章教的是一筆資料的合

併列印而word內建的「合併列印」是整個表格（或資料庫）每一筆的合併列印

列印中文直式小信封

再來教一個非常有用的動作列印信封這是天天要做的事我們先從中文

直式小信封做起

步驟一先準備一個直式小信封的表格 存檔因為信封不是A4大小所以

我們如果把信封放在印表機進紙器的中央就要告訴電腦紙的左右寬度是多少這

可能需要嘗試與錯誤很多次才改到比較好的印出的位置的結果而且可能你這

一批買到的信封和上一批的長寬也有可能不同你還是印一張出來後就要再微調

我們先設法辛苦的做出一張比較滿意的信封通常有兩種一行地址＋收信人的

還有是一行地址＋一行公司名稱＋收信人的我們來做後者做出一張如下的信封

台 北 縣 中 和 市 建 一 路90 號

光 寶 電 子 股 份 有 限 公 司 43

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

黃 大 山 先 生 鈞 啟 我們現在就要 (1) 快速找到這一筆客戶資料 (2) 快速將找到的這筆資料抄到上面的信封表格內 (3) 看是否需稍做修改接著就可按快速鍵rarr印出

如何做 第一步就是把剛剛的信封表格內的變動文字去掉只留下不變的文字及空白的表

格並在幾個主要位置插旗（也就是設定書籤）存檔給個檔名叫 「小信封doc」

先 生 鈞 啟 我們在第一行 開頭處設定 書籤 a1 在 先生的 開頭處設定 c1 存檔

第二步如何找到該筆客戶資料方法前面已教過就是叫出 adddoc檔ctrl-F 尋

找就可找到常做這種動作就可以做的很熟很快

第三步就要開始錄寫程式了其實這可以給各位當功課練習先在表格中我們

會用到的資料一筆一筆設定為自動圖文集再叫出 剛剛寫好的 小信封doc 把go to 各個書籤位置把資料從自動圖文集 一個一個叫出來就完成了但記得看一下

如果對方是小姐就把先生改成小姐才可印出（當然你也可以在 ADDdoc 檔中多

設一欄「稱呼」存放 「先生」或 「小姐」請電腦一次帶入也可以看哪一種方

便可自行斟酌

因為這一個題目是我們的招牌課題我還是再帶各位做一遍好了

錄製巨集工具(T) rarr巨集(M) rarr 錄製新巨集 (R) 巨集名稱(M) rarr 小信封 rarr鍵

盤 (K) rarr 請按新設定的快速鍵 (N) rarr a-J rarr指定 rarr 關閉好開始錄製「小信

封」巨集

滑鼠在該筆資料的任意位置內rarr alt- Home rarr 到 左欄 rarr 按tab 鍵 rarra-IAN 設

定自動圖文集 電話 rarr shift tab rarr a-IAN 公司 rarr tab rarr tab rarrtab rarrtab rarrtab rarr a-IAN 地址 rarr tab rarr a-IAN 聯絡人把各個 自動圖文集 設好

44

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

45

F6 (或c-O) 叫出舊檔一步一步找到 小信封doc 叫出來c-G 到 書籤 a1處讀

出 地址（打 地址再按F3） 按往下鍵讀出 公司 c-G 到 書籤 c1處讀出

聯絡人

按 停止錄製大功告成驗收一下找到資料按a-J 是否如本書封面所說的幾

秒鐘就完成把信封放進印表機就可開始印了

還有一個基本動作要記得就是印完之後要離開 小信封doc時記得 不要存檔保

持表格的空白下次好再用如果你不小心 按 存檔那會怎麼樣程式執行時就

會出現上次的資料加這次的資料亂七八糟的如何補救就是 把 小信封doc 內

變動的資料刪去rarr存檔也就是重新做一個空白的 小信封doc檔rarr存檔就可以再

用了

列印支票

上一章教過用功能鍵做阿拉伯數字轉換成國字大寫數字如果要開支票我們如何

套印資料到支票上呢

1 首先要設計一個套印檔把年月日收票人大寫金額小寫金額的

位置都找好尺寸位置都微調好大概會有下面的格式 96 1 31

大同股份有限公司 陸萬壹仟肆佰玖拾捌元整 64198

2 把變動的資料刪去留下不變的資料和表格

元整

3 游標進入96年那一欄插入(I)書籤(K) 「year」

4 存檔成「支票doc」

5 其次做一個資料檔支票資料檔doc

公司 年 月 日 金額 金額大寫 大同股份有限公司 96 1 31 64198

6 開始寫程式我們有兩件事要做一是要把阿拉伯數字自動轉換成大寫數字

二是要把整筆資料一一寫入到「支票檔doc」的指定位置我們先做大寫數字

轉換

(1) 進入金額欄選取 64198 插入(I)自動圖文集(A)N新增(N) 設定自動圖

文集「金額」

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

46

(2) 隨便找個地方插入(I)功能變數(F) 選擇 AUTOTEXT空一格後 寫入

「金額」按「確定」 就出現64198將該數字反白複製 (3) 右移進入「金額大寫」欄插入(I)數字(E)進入視窗貼上就出現64198

記得往下選擇「壹 貳 參hellip」「確定」就出現 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 公司 年 月 日 金額 金額大寫

大同股份有限公司 96 1 31 64198 陸萬肆仟壹佰玖拾捌 7 再來就要把資料寫入到支票上工具(T)巨集(M)錄製新巨集(R) 設定一個快

速鍵譬如alt-B 或任何你喜歡的鍵

8 ctrl-Home 跳到 左欄tabrarr到「年」那一欄插入(I)自動圖文集(A)N新增

(N) 「年」shift-tab 左移到 左一欄並選取之IAN 設定為自動圖文集「公

司」tabrarrtabrarr把月份資料也設定為自動圖文「月」同法再右移設定自動

圖文集「日」再右移設定自動圖文集「金額」

9 然後再右移這時候要按「F9」就會執行「金額轉換大寫」再將之設定為

自動圖文集「大寫」

10 檔案(F)開啟就檔(O) 找到「支票doc」 編輯(E)到(G)書籤 「year」鍵入「年」

F3 就出現「96」 同法rarr右移「月」F3 右移「日」F3darr下移公司F3

下移 home金額F3 下移 home大寫F3

11 「停止巨集」就完成了

12 之後只要往下複製填入新的資料按Alt-B 就可以列印支票了

接下來就要靠各位從工作中去舉一反三了也是本章的功課 1 如果你是代書應該有很多制式的表格要給地政事務所的 2 旅行社是不是有需要幫客戶填「出入境申報表」的 3 工廠貿易商還有報價單詢價單委託工作單採購單等等一大堆對外的表

格文件等 4 各行各業都有天天在用的信件表格聯絡單

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

第十章 樣式

樣式

樣式 是什麼樣式 是視窗版文書軟體如word等所特有的以前在DOS版的文書軟

體如 PE2HE5漢書hellip等都沒有甚至windows內建的wordpad也沒有樣式這東

西一般word的書或課程比較會有提到但我碰到的人幾乎沒有人在用這也是非常

可惜的

在DOS的文書軟體中文字格式就只有字形大小顏色粗體斜體底線這幾個

選擇變化選擇很少以文字的方式 txt 存檔但佔用的記憶體也很少不同軟體

之間大家也幾乎完全相通

段落

而到了如Word之類的文書軟體則是以「段落」

的方式在儲存檔案段落和文字就是不一樣的東

西了我們看到每一段落結尾的地方都有 的記

號每出現一個 這樣的記號就表示前面是一

個 word所定義的「段落」

備註如果你看不到 這個記

號可能是被隱藏了 按工具

(T) rarr選項 (O)rarr檢視rarr格式

化標記rarr 將 段落標記(M)打鉤就可看到 了

我們來看一看 樣式 包含哪些內容格式(O) rarr 樣式(S)

我們看一下「內文」這個「樣式」在敘述的地方看到

1 字型的部分中文的時候使用「新細明體」英文的時候使用「Times New Roman」

字體

2 字體大小是 14點

3 使用語言中文是使用「台灣的中文」英文是使用「美國英文」

47

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

48

5 段落靠左排列單行間距本段落不編行號

還包括了不少東西

有的地方例如標題我們要字型大小26點標楷體15行間距居中排列等我們

可以給它定義一個樣式譬如「標題26」

有些不同的層次我們會設定不同的字型段落等常常重複用到只要設定為我

們專用的各種「樣式」要用到哪一種就去格式(O)rarr樣式與格式(A) 去選你要的「樣

式」就非常方便

只是對一般人來說大概都會很懶得去自訂很多御用的樣式這一段知道有這麼

一回事就好了

樣式在office軟體都有用到譬如說excel中也有用到樣式而且是非常重要的一個東

西

複製樣式 的指令

倒是另外有幾個動作值得學一學工具列上有一支掃把 就是用來方便「複製

樣式」用的指令當你把一個段落的架構安排得很滿意之後你希望別的段落也有

相同的樣式就只需把游標移到該段落去點選掃把掃過目標段落該段落就會

出現和原來段落一樣的樣式

還有一個鍵盤指令其功能和掃把一樣

Ctrl-Shift-C 複製樣式

Ctrl-Shift-V貼上樣式

弄熟的話比掃把還快(鍵盤指令比滑鼠指令快太多了)這指令也很好記一般複製

copy是Ctrl-C 複製樣式則多了Shift貼上也是一樣Ctrl-V加上Shift 原來同時按兩

個鍵變成同時按三個鍵而已

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第十一章 normaldot

範本 template

我們林林總總學了不少東西也應該在你的電腦中寫了不少程式再來的問題是

你在甲電腦寫的程式如何抄到乙電腦去用本章就是要教這一部份不然你就得

每一部電腦都所有的動作全部做一遍尤其是每個人都會碰到電腦當機重灌你新

灌進來的word也又要重新再來全部的動作還蠻辛苦的所以本章 好不要漏掉

normaldot

normaldot是什麼東西是word特有的叫做「範本」的東西雖然我們一進入word就在用它但一般時候我們不需要懂它它存的是你的用法習慣的依據如果你有

更改或補充在你離開word時他會問你

「normaldot已被修改要不要存檔」

你如果回答「要」他就會依據你修改的地方更新normaldot的內容包括我們寫

的 自動圖文集巨集自訂快速鍵自訂工具列樣式 等等的資料都在裡面

如果你沒看過本書根本不會做任何增改word也有它預設的參數以及我們教過的

預設的快速鍵預設的工具列預設的自動圖文集等等word是根據normaldot告訴

它的東西在運作你完全不懂或沒做任何變動他也自行在運作的很好只是你看

完本書會一些高級技巧他也會都記下來你就會用得很有效率得心應手

所以我們只要找到normaldot 將它複製到另一台電腦 就可省掉很多事了

normaldot 放在哪裡

至於normaldot 這個檔案放在哪裡呢放在一個很神秘的地方放在Cwindow中

而不是放在 word程式裡面而且Window 98和 window XP又放在不同的位置甚至

還會放到隱藏檔案中你可以在檔案總管中用 檔案搜尋 在C碟去找它的位置

1 在Window 98 放在cwindowsapplication dataMicrosofttemplate

2 Window XP 則 是 隱 藏 檔 案 放 在 CDocuments and Settingsuserapplication datamicrosofttemplatesnormaldot

3 每一個版本都會放在不同的地方

4 找到 normaldot 複製出來

5 再到另一台電腦先不要開啟 word 在 檔案總管 找到normaldot rarr按F2 更改

檔名 rarr 改為 normal2dot 以備萬一有問題時可以再改回來

6 再把我們個人心血調教過的normaldot複製到 同一個資料夾中helliphelliptemplate底下

7 再開啟word 就可以開始使用我們調教過的word了

更改「內文」樣式

「內文」這個樣式是word 基本的樣式所有的樣式都是依據「內文」為基礎

再去進行更改你開一個新檔內建的樣式就是「內文」所以「內文」跟我們寸步

不離要很合我們用才方便譬如word 內建的「內文」是「細明體」「12號字」假

如你喜歡那很好但假如跟你的習慣不同就有點痛苦了譬如我的習慣是用「14號字」每次都必須要動手去把12號字改成14號字非常辛苦我即使是改了下次

在開新檔「內文」還是原來的「12號字」

有什麼辦法可以更改「內文」樣式又可以記憶起來呢

因為前面說過「樣式」也會記憶到normaldot所以我們只需要加一個動作告

訴電腦把我的的更改記憶到normaldot就可以了

1 格式(O) 樣式與格式(S) 找到「內文」 2 按滑鼠右鍵出現選單後選擇 修改(M) 3 改到你比較習慣的設定譬如說我習慣用14號字左右對齊等等 4 記得勾選 左下角 加入範本中(A) 就會對 normaldot進行修改下次你離開word

再重新開啟word時「內文」樣式已經變成你存檔的方式了這樣就方便多了

50

第十二章 關於圖片的一些密技

Word設計者送給大家的意外禮物

玩word玩到某個境界赫然發現word有很棒而快速的一些處理圖片的密技我

在猜本來並不是當初設計word程式的人的本意有很多的對於圖片處理的基本工

作雖然大部分的專業處理圖片的軟體都會具備但一者你還要去找或買那些軟體

再者你即使有那些軟體有很多因為功能太強反而一般人還不知道要如何用很

誇張地用word來做卻非常方便也很容易上手例如調整圖片的亮度解析度

裁減圖片浮水印改變大小縮小圖形儲存的記憶體大小等等尤其是縮小記憶

體大小(down size)的特技才是精彩

一首先把滑鼠移進圖形內按左鍵rarr-

1 圖形的外框會出現八個座標點

2 上方的工具列會自動出現圖片工具列如果沒有出現則將滑鼠移到右上角

灰色指令區按滑鼠右鍵出現全部的工具列點選「圖片」就會出現

可再插入新的圖片

可調整對比

可調整亮度 我們經常會照到一些很暗的照片看了難過丟了可惜只

要在這裡調亮再調整對比大部分都可救起來簡單好用

可調整圖片和文字的相對位置擺法

可設定圖片為透明色

悔棋剛剛做都不算重新回到 原始的圖片

剪刀用來把不要的邊剪掉但不是縮小

超好用的 圖形瘦身大法

二再來介紹word的「圖形瘦身downsize大法」操作方便功能強大可以三兩下

把幾十Mega記憶體的圖檔變成幾十K的圖檔厲害又方便一個文書軟體又附

送這麼重要的圖形功能實在是神奇方法如下

1 開新檔案然後插入rarr圖片rarr從檔案我們插入一個1375KB大屯瀑布的圖形 51

2 檔案(F) rarr 另存成網頁(G) 隨便給一個檔案名稱(電腦會給你doc2)「檔案類

型」則要選擇「網頁」（不可選「單一類型網頁」）OK這樣就瘦身完成了

3 然後到「檔案總管」去找到剛剛存檔的地方（譬如doc2files） 點選進入

我們看到image001 1375KB 已經被瘦身成image002 剩下多少只剩44KB請

點選進去看看很方便吧圖形看起來一樣清晰但記憶體只剩131

4 把瘦身後的image002改名成「大屯瀑布sjpg」（或其他你喜歡的名字）把其他

的檔案doc2files doc2htm filelist image001jpg等等全部都可刪去不要讓這些

留在你的硬碟中

52

53

附錄一 ASCII

什麼是ASCII

ASCII就是American Standard Code for Information Interchange美國訊息交換標

準代碼）是早期的一套電腦編碼系統它主要用於顯示現代英語直到2007年開始

才逐漸被unicode取代

學ASCII有什麼用

不用學ASCII你只需要知道他就好了但是他有一些很好用的符號如果會用就蠻

方便的 ASCII

110 n o p q r S T u v w 120 x y z | ~ euro 130 lsquo ƒ bdquo hellip dagger Dagger ˆ permil Š lsaquo 140 Œ Ž lsquo rsquo ldquo rdquo bull 150 ndash mdash ˜ trade š rsaquo Œ ž Ÿ 160 iexcl cent pound curren yen brvbar sect uml copy 170 ordf laquo not - reg macr deg plusmn sup2 sup3 180 acute micro para middot cedil sup1 ordm raquo frac14 frac12 190 frac34 iquest Agrave Aacute Acirc Atilde Auml Aring AElig Ccedil 200 Egrave Eacute Ecirc Euml Igrave Iacute Icirc Iuml ETH Ntilde 210 Ograve Oacute Ocirc Otilde Ouml times Oslash Ugrave Uacute Ucirc 220 Uuml Yacute THORN szlig Agrave Aacute Acirc atilde auml aring 230 AElig Ccedil egrave eacute Ecirc Euml Igrave iacute icirc iuml 240 ETH Ntilde ograve oacute Ocirc Otilde Ouml divide oslash ugrave 250 Uacute Ucirc uuml yacute THORN Ÿ 左手按住alt 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176 就出現 deg 筆記型電腦不行

譬如我們常會用到乘號鍵盤上只有英文字母X x 看起來怪怪的如果你知道

ASCII(215) 就是times 那多棒 左手按住Alt鍵右手在右邊九宮格的數字盤鍵入215

兩手同時放掉就得到 times 常用到的有 ASC(165) yen ASC(176) deg ASC(178) sup2 ASC(215) times ASC(177) plusmn ASC(181) micro

這些常用的你要做一個小抄貼在你的電腦上或背起來還有一個更好的方法就

是設定「自動圖文集」譬如 把+-設定自動圖文集plusmn那就不用背也不用小抄了

54

附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

版權所有

雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

55

「內文」這個樣式是word 基本的樣式所有的樣式都是依據「內文」為基礎

再去進行更改你開一個新檔內建的樣式就是「內文」所以「內文」跟我們寸步

不離要很合我們用才方便譬如word 內建的「內文」是「細明體」「12號字」假

如你喜歡那很好但假如跟你的習慣不同就有點痛苦了譬如我的習慣是用「14號字」每次都必須要動手去把12號字改成14號字非常辛苦我即使是改了下次

在開新檔「內文」還是原來的「12號字」

有什麼辦法可以更改「內文」樣式又可以記憶起來呢

因為前面說過「樣式」也會記憶到normaldot所以我們只需要加一個動作告

訴電腦把我的的更改記憶到normaldot就可以了

1 格式(O) 樣式與格式(S) 找到「內文」 2 按滑鼠右鍵出現選單後選擇 修改(M) 3 改到你比較習慣的設定譬如說我習慣用14號字左右對齊等等 4 記得勾選 左下角 加入範本中(A) 就會對 normaldot進行修改下次你離開word

再重新開啟word時「內文」樣式已經變成你存檔的方式了這樣就方便多了

50

第十二章 關於圖片的一些密技

Word設計者送給大家的意外禮物

玩word玩到某個境界赫然發現word有很棒而快速的一些處理圖片的密技我

在猜本來並不是當初設計word程式的人的本意有很多的對於圖片處理的基本工

作雖然大部分的專業處理圖片的軟體都會具備但一者你還要去找或買那些軟體

再者你即使有那些軟體有很多因為功能太強反而一般人還不知道要如何用很

誇張地用word來做卻非常方便也很容易上手例如調整圖片的亮度解析度

裁減圖片浮水印改變大小縮小圖形儲存的記憶體大小等等尤其是縮小記憶

體大小(down size)的特技才是精彩

一首先把滑鼠移進圖形內按左鍵rarr-

1 圖形的外框會出現八個座標點

2 上方的工具列會自動出現圖片工具列如果沒有出現則將滑鼠移到右上角

灰色指令區按滑鼠右鍵出現全部的工具列點選「圖片」就會出現

可再插入新的圖片

可調整對比

可調整亮度 我們經常會照到一些很暗的照片看了難過丟了可惜只

要在這裡調亮再調整對比大部分都可救起來簡單好用

可調整圖片和文字的相對位置擺法

可設定圖片為透明色

悔棋剛剛做都不算重新回到 原始的圖片

剪刀用來把不要的邊剪掉但不是縮小

超好用的 圖形瘦身大法

二再來介紹word的「圖形瘦身downsize大法」操作方便功能強大可以三兩下

把幾十Mega記憶體的圖檔變成幾十K的圖檔厲害又方便一個文書軟體又附

送這麼重要的圖形功能實在是神奇方法如下

1 開新檔案然後插入rarr圖片rarr從檔案我們插入一個1375KB大屯瀑布的圖形 51

2 檔案(F) rarr 另存成網頁(G) 隨便給一個檔案名稱(電腦會給你doc2)「檔案類

型」則要選擇「網頁」（不可選「單一類型網頁」）OK這樣就瘦身完成了

3 然後到「檔案總管」去找到剛剛存檔的地方（譬如doc2files） 點選進入

我們看到image001 1375KB 已經被瘦身成image002 剩下多少只剩44KB請

點選進去看看很方便吧圖形看起來一樣清晰但記憶體只剩131

4 把瘦身後的image002改名成「大屯瀑布sjpg」（或其他你喜歡的名字）把其他

的檔案doc2files doc2htm filelist image001jpg等等全部都可刪去不要讓這些

留在你的硬碟中

52

53

附錄一 ASCII

什麼是ASCII

ASCII就是American Standard Code for Information Interchange美國訊息交換標

準代碼）是早期的一套電腦編碼系統它主要用於顯示現代英語直到2007年開始

才逐漸被unicode取代

學ASCII有什麼用

不用學ASCII你只需要知道他就好了但是他有一些很好用的符號如果會用就蠻

方便的 ASCII

110 n o p q r S T u v w 120 x y z | ~ euro 130 lsquo ƒ bdquo hellip dagger Dagger ˆ permil Š lsaquo 140 Œ Ž lsquo rsquo ldquo rdquo bull 150 ndash mdash ˜ trade š rsaquo Œ ž Ÿ 160 iexcl cent pound curren yen brvbar sect uml copy 170 ordf laquo not - reg macr deg plusmn sup2 sup3 180 acute micro para middot cedil sup1 ordm raquo frac14 frac12 190 frac34 iquest Agrave Aacute Acirc Atilde Auml Aring AElig Ccedil 200 Egrave Eacute Ecirc Euml Igrave Iacute Icirc Iuml ETH Ntilde 210 Ograve Oacute Ocirc Otilde Ouml times Oslash Ugrave Uacute Ucirc 220 Uuml Yacute THORN szlig Agrave Aacute Acirc atilde auml aring 230 AElig Ccedil egrave eacute Ecirc Euml Igrave iacute icirc iuml 240 ETH Ntilde ograve oacute Ocirc Otilde Ouml divide oslash ugrave 250 Uacute Ucirc uuml yacute THORN Ÿ 左手按住alt 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176 就出現 deg 筆記型電腦不行

譬如我們常會用到乘號鍵盤上只有英文字母X x 看起來怪怪的如果你知道

ASCII(215) 就是times 那多棒 左手按住Alt鍵右手在右邊九宮格的數字盤鍵入215

兩手同時放掉就得到 times 常用到的有 ASC(165) yen ASC(176) deg ASC(178) sup2 ASC(215) times ASC(177) plusmn ASC(181) micro

這些常用的你要做一個小抄貼在你的電腦上或背起來還有一個更好的方法就

是設定「自動圖文集」譬如 把+-設定自動圖文集plusmn那就不用背也不用小抄了

54

附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

版權所有

雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

55

第十二章 關於圖片的一些密技

Word設計者送給大家的意外禮物

玩word玩到某個境界赫然發現word有很棒而快速的一些處理圖片的密技我

在猜本來並不是當初設計word程式的人的本意有很多的對於圖片處理的基本工

作雖然大部分的專業處理圖片的軟體都會具備但一者你還要去找或買那些軟體

再者你即使有那些軟體有很多因為功能太強反而一般人還不知道要如何用很

誇張地用word來做卻非常方便也很容易上手例如調整圖片的亮度解析度

裁減圖片浮水印改變大小縮小圖形儲存的記憶體大小等等尤其是縮小記憶

體大小(down size)的特技才是精彩

一首先把滑鼠移進圖形內按左鍵rarr-

1 圖形的外框會出現八個座標點

2 上方的工具列會自動出現圖片工具列如果沒有出現則將滑鼠移到右上角

灰色指令區按滑鼠右鍵出現全部的工具列點選「圖片」就會出現

可再插入新的圖片

可調整對比

可調整亮度 我們經常會照到一些很暗的照片看了難過丟了可惜只

要在這裡調亮再調整對比大部分都可救起來簡單好用

可調整圖片和文字的相對位置擺法

可設定圖片為透明色

悔棋剛剛做都不算重新回到 原始的圖片

剪刀用來把不要的邊剪掉但不是縮小

超好用的 圖形瘦身大法

二再來介紹word的「圖形瘦身downsize大法」操作方便功能強大可以三兩下

把幾十Mega記憶體的圖檔變成幾十K的圖檔厲害又方便一個文書軟體又附

送這麼重要的圖形功能實在是神奇方法如下

1 開新檔案然後插入rarr圖片rarr從檔案我們插入一個1375KB大屯瀑布的圖形 51

2 檔案(F) rarr 另存成網頁(G) 隨便給一個檔案名稱(電腦會給你doc2)「檔案類

型」則要選擇「網頁」（不可選「單一類型網頁」）OK這樣就瘦身完成了

3 然後到「檔案總管」去找到剛剛存檔的地方（譬如doc2files） 點選進入

我們看到image001 1375KB 已經被瘦身成image002 剩下多少只剩44KB請

點選進去看看很方便吧圖形看起來一樣清晰但記憶體只剩131

4 把瘦身後的image002改名成「大屯瀑布sjpg」（或其他你喜歡的名字）把其他

的檔案doc2files doc2htm filelist image001jpg等等全部都可刪去不要讓這些

留在你的硬碟中

52

53

附錄一 ASCII

什麼是ASCII

ASCII就是American Standard Code for Information Interchange美國訊息交換標

準代碼）是早期的一套電腦編碼系統它主要用於顯示現代英語直到2007年開始

才逐漸被unicode取代

學ASCII有什麼用

不用學ASCII你只需要知道他就好了但是他有一些很好用的符號如果會用就蠻

方便的 ASCII

110 n o p q r S T u v w 120 x y z | ~ euro 130 lsquo ƒ bdquo hellip dagger Dagger ˆ permil Š lsaquo 140 Œ Ž lsquo rsquo ldquo rdquo bull 150 ndash mdash ˜ trade š rsaquo Œ ž Ÿ 160 iexcl cent pound curren yen brvbar sect uml copy 170 ordf laquo not - reg macr deg plusmn sup2 sup3 180 acute micro para middot cedil sup1 ordm raquo frac14 frac12 190 frac34 iquest Agrave Aacute Acirc Atilde Auml Aring AElig Ccedil 200 Egrave Eacute Ecirc Euml Igrave Iacute Icirc Iuml ETH Ntilde 210 Ograve Oacute Ocirc Otilde Ouml times Oslash Ugrave Uacute Ucirc 220 Uuml Yacute THORN szlig Agrave Aacute Acirc atilde auml aring 230 AElig Ccedil egrave eacute Ecirc Euml Igrave iacute icirc iuml 240 ETH Ntilde ograve oacute Ocirc Otilde Ouml divide oslash ugrave 250 Uacute Ucirc uuml yacute THORN Ÿ 左手按住alt 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176 就出現 deg 筆記型電腦不行

譬如我們常會用到乘號鍵盤上只有英文字母X x 看起來怪怪的如果你知道

ASCII(215) 就是times 那多棒 左手按住Alt鍵右手在右邊九宮格的數字盤鍵入215

兩手同時放掉就得到 times 常用到的有 ASC(165) yen ASC(176) deg ASC(178) sup2 ASC(215) times ASC(177) plusmn ASC(181) micro

這些常用的你要做一個小抄貼在你的電腦上或背起來還有一個更好的方法就

是設定「自動圖文集」譬如 把+-設定自動圖文集plusmn那就不用背也不用小抄了

54

附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

版權所有

雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

55

2 檔案(F) rarr 另存成網頁(G) 隨便給一個檔案名稱(電腦會給你doc2)「檔案類

型」則要選擇「網頁」（不可選「單一類型網頁」）OK這樣就瘦身完成了

3 然後到「檔案總管」去找到剛剛存檔的地方（譬如doc2files） 點選進入

我們看到image001 1375KB 已經被瘦身成image002 剩下多少只剩44KB請

點選進去看看很方便吧圖形看起來一樣清晰但記憶體只剩131

4 把瘦身後的image002改名成「大屯瀑布sjpg」（或其他你喜歡的名字）把其他

的檔案doc2files doc2htm filelist image001jpg等等全部都可刪去不要讓這些

留在你的硬碟中

52

53

附錄一 ASCII

什麼是ASCII

ASCII就是American Standard Code for Information Interchange美國訊息交換標

準代碼）是早期的一套電腦編碼系統它主要用於顯示現代英語直到2007年開始

才逐漸被unicode取代

學ASCII有什麼用

不用學ASCII你只需要知道他就好了但是他有一些很好用的符號如果會用就蠻

方便的 ASCII

110 n o p q r S T u v w 120 x y z | ~ euro 130 lsquo ƒ bdquo hellip dagger Dagger ˆ permil Š lsaquo 140 Œ Ž lsquo rsquo ldquo rdquo bull 150 ndash mdash ˜ trade š rsaquo Œ ž Ÿ 160 iexcl cent pound curren yen brvbar sect uml copy 170 ordf laquo not - reg macr deg plusmn sup2 sup3 180 acute micro para middot cedil sup1 ordm raquo frac14 frac12 190 frac34 iquest Agrave Aacute Acirc Atilde Auml Aring AElig Ccedil 200 Egrave Eacute Ecirc Euml Igrave Iacute Icirc Iuml ETH Ntilde 210 Ograve Oacute Ocirc Otilde Ouml times Oslash Ugrave Uacute Ucirc 220 Uuml Yacute THORN szlig Agrave Aacute Acirc atilde auml aring 230 AElig Ccedil egrave eacute Ecirc Euml Igrave iacute icirc iuml 240 ETH Ntilde ograve oacute Ocirc Otilde Ouml divide oslash ugrave 250 Uacute Ucirc uuml yacute THORN Ÿ 左手按住alt 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176 就出現 deg 筆記型電腦不行

譬如我們常會用到乘號鍵盤上只有英文字母X x 看起來怪怪的如果你知道

ASCII(215) 就是times 那多棒 左手按住Alt鍵右手在右邊九宮格的數字盤鍵入215

兩手同時放掉就得到 times 常用到的有 ASC(165) yen ASC(176) deg ASC(178) sup2 ASC(215) times ASC(177) plusmn ASC(181) micro

這些常用的你要做一個小抄貼在你的電腦上或背起來還有一個更好的方法就

是設定「自動圖文集」譬如 把+-設定自動圖文集plusmn那就不用背也不用小抄了

54

附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

版權所有

雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

55

53

附錄一 ASCII

什麼是ASCII

ASCII就是American Standard Code for Information Interchange美國訊息交換標

準代碼）是早期的一套電腦編碼系統它主要用於顯示現代英語直到2007年開始

才逐漸被unicode取代

學ASCII有什麼用

不用學ASCII你只需要知道他就好了但是他有一些很好用的符號如果會用就蠻

方便的 ASCII

110 n o p q r S T u v w 120 x y z | ~ euro 130 lsquo ƒ bdquo hellip dagger Dagger ˆ permil Š lsaquo 140 Œ Ž lsquo rsquo ldquo rdquo bull 150 ndash mdash ˜ trade š rsaquo Œ ž Ÿ 160 iexcl cent pound curren yen brvbar sect uml copy 170 ordf laquo not - reg macr deg plusmn sup2 sup3 180 acute micro para middot cedil sup1 ordm raquo frac14 frac12 190 frac34 iquest Agrave Aacute Acirc Atilde Auml Aring AElig Ccedil 200 Egrave Eacute Ecirc Euml Igrave Iacute Icirc Iuml ETH Ntilde 210 Ograve Oacute Ocirc Otilde Ouml times Oslash Ugrave Uacute Ucirc 220 Uuml Yacute THORN szlig Agrave Aacute Acirc atilde auml aring 230 AElig Ccedil egrave eacute Ecirc Euml Igrave iacute icirc iuml 240 ETH Ntilde ograve oacute Ocirc Otilde Ouml divide oslash ugrave 250 Uacute Ucirc uuml yacute THORN Ÿ 左手按住alt 右手在右邊數字鍵盤鍵入 176 就出現 deg 筆記型電腦不行

譬如我們常會用到乘號鍵盤上只有英文字母X x 看起來怪怪的如果你知道

ASCII(215) 就是times 那多棒 左手按住Alt鍵右手在右邊九宮格的數字盤鍵入215

兩手同時放掉就得到 times 常用到的有 ASC(165) yen ASC(176) deg ASC(178) sup2 ASC(215) times ASC(177) plusmn ASC(181) micro

這些常用的你要做一個小抄貼在你的電腦上或背起來還有一個更好的方法就

是設定「自動圖文集」譬如 把+-設定自動圖文集plusmn那就不用背也不用小抄了

54

附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

版權所有

雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

55

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附錄二 word 指令表

按鍵 公道伯指令 word 自然輸入法 windows

F1 說明 a-F1 c-F1 自然設定選項

F2 存檔 a-F2 date+解除連結 c-F2 列印預覽

F3 自動圖文集 a-F3 c-F3 特殊圖文集

F4 關閉檔案 a-F4 關閉檔案 c-F4 關閉檔案

F5 開新檔案 a-F5 c-F5 doc restore F6 開啟舊檔 a-F6 times 不能用 c-F6 下一個視窗

F7 列印 a-F7 選取一列 c-F7 移動文字

F8 到前一視窗 a-F8 選取一欄 c-F8 帳簿欄寬

F9 功能變數更新 a-F9 查看功能變數碼 c-F9 插入 field chars

F10 表格往右一格 a-F10 縮小工作視窗 c-F10 文件 大化

F11 表格 左 a-F11 visual basic c-F11 F12 另存新檔 a-F12 c-F12 開啟舊檔

a-1 式樣 c-1 自然輸入法記憶新詞 c--

a-2 字體 c-2 兩倍行距 c-= 下標

a-3 字型大小 c-3 一格貨運標籤 c+ 上標

a-4 視窗大小 c-4 c-[ 字形減一號

a-5 標楷體 c-5 15 倍行距 c-] 字形加一號

a-6 arial 字體 c-6 自然輸入法選項設定 c- 1 倍行距

a-7 短邊 c-7 自然輸入法符號表 a-= 表格小計

a-8 直寫 30 號字 c-8 英文信頭 a-[ 抄自辭典

a-9 表格置中 c-9 自然輔助辭典 a-] 叫出辭典

a-0 Times New Roman c-0 中文信頭 a- 報價單

a-A （表格） c-A 全選 a- To

a-B 從 add 抄一組地址 c-B 粗體字 a- 訂購單

a-C c-C 複製 a- 全形半形轉換

a-D c-D 字型選擇 a- 委託加工單

a-E (編輯) c-E 文字置中 a- 住址rarr筆記頭

a-F (檔案) c-F Find a-c-0 去信頭

a-G 常用電話 c-G 到 a-c-1 加中文頭

a-H (說明) c-H replace a-c-2 加英文頭

a-I (插入) c-I 斜體字 a-c-3 中文介紹信

a-J 小信封 c-J 左右對齊 a-c-4 英文介紹信

a-K 帳簿封面 c-K 超連結 a-c-5 去頭

a-L 複製一列（非表格中） c-L 靠左 a-c-6 取消功能變數連結

a-M 表格刪 後一列 c-M 首列縮排 a-c-7 表格內容置中

a-N 內文 c-N 開新檔案 a-c-8 中信封

a-O (格式) c-O 開啟舊檔 a-c-9 darr改成larr｜

a-P 頁寬 c-P 列印 a-c-= 小信封有電話

a-Q 表格刪一列 c-Q 套用預設段落格式 ASCII a-R 複製 normaldot c-R 靠右 151 mdash

a-S 刪一列 c-S 存檔 176 deg

a-T (工具) c-T 縮排 177 plusmn

a-U 無編號 c-U 下線 178 sup2

a-V (檢視) c-V 貼上 181 micro

a-W (視窗) c-W 關閉檔案 183 middot

a-X 紙改橫寫 c-X 剪下 197 Aring

a-Y 叫出 add 檔案 c-Y 重複動作 215 times

a-Z 表格複製一列 c-Z 悔棋

說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

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雖然歡迎翻印但非經作者同意不得做商業用途

公道伯 20131222

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說明此 word 指令表只是一個參考我在前面教過有幾個層次的指令我用不同

顏色來標示 綠色window 共用的指令 藍色word 專用的指令 紅色自然輸入法指令因為我有用到自然輸入法而他內建會用到幾個指令就

讓出來給他用 褐色我寫的指令有一些我在課程中有提到但大部分沒有提到給大家參考而

已如果你覺得學我把幾個指令也寫出來也不錯的話就當成本書的作業吧 自訂工具列

這裡也把我自己訂的工具列弄出來給大家參考我在銀幕上只留這一個工具列上

面都是我常會用到的其他的工具列則全部隱藏起來銀幕上就很清爽又 大化

了

公道伯的工具列

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公道伯 20131222

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